Gestão Documental

Marilucy da Silva Ferreira

Técnico em
Biblioteconomia
 Gestão Documental
Marilucy da Silva Ferreira

Curso Técnico em
Biblioteconomia

Escola Técnica Estadual Professor Antônio Carlos Gomes da Costa

Educação a Distância

Recife

1.ed. | Agosto 2023

 Professor Autor
Marilucy da Silva Ferreira
Revisão
Marilucy da Silva Ferreira
Coordenação de Curso
Liliane Rodrigues de Assis
Coordenação Design Educacional
Deisiane Gomes Bazante
Design Educacional
Ana Cristina do Amaral e Silva Jaeger
Helisangela Maria Andrade Ferreira
Jailson Miranda
Roberto de Freitas Morais Sobrinho
Diagramação
Jailson Miranda
Catalogação e Normalização
Hugo Cavalcanti (Crb-4 2129)
Coordenação Executiva (Secretaria de Educação e
Esportes de Pernambuco | SEE)
Ana Cristina Cerqueira Dias
Ana Pernambuco de Souza
Coordenação Geral (ETEPAC)
Arnaldo Luiz da Silva Junior
Gustavo Henrique Tavares
Maria do Rosário Costa Cordouro de Vasconcelos
Paulo Euzébio Bispo
Secretaria Executiva de
Educação Integral e Profissional
Escola Técnica Estadual
Professor Antônio Carlos Gomes da Costa
Gerência de Educação a distância
Sumário
INTRODUÇÃO ............................................................................................................................... 5

UNIDADE 01 | OS CONCEITOS, AS CARACTERÍSTICAS E A ORGANIZAÇÃO LEGAL DA ARQUIVÍSTICA

NO BRASIL .................................................................................................................................... 6

1.1. A Importância da Arquivística ....................................................................................................................8

1.2 Características dos documentos e arquivos................................................................................................9
1.3 A classificação dos documentos............................................................................................................... 10
1.4 A legislação de arquivos e documentos ................................................................................................... 11
UNIDADE 02 | A GESTÃO DOCUMENTAL NAS EMPRESAS ........................................................... 19

2.1 Conceito e objetivos da Gestão Documental ........................................................................................... 20

2.2 Métodos e Tecnologias de Ação da Gestão Documental ........................................................................ 24
2.2.1 Gestão Eletrônica de Documentos – GED ............................................................................................. 25
2.3 Gestão Documental e as Empresas ......................................................................................................... 29
2.4 Perfil do profissional Técnico em Arquivo na Gestão Documental......................................................... 31
2.5 Recursos, Ferramentas e Competências para a Prática da Gestão Documental ..................................... 34
CONCLUSÃO ............................................................................................................................... 41

REFERÊNCIAS.............................................................................................................................. 42

MINICURRÍCULO DO PROFESSOR ................................................................................................ 45

INTRODUÇÃO
Nascer, tomar vacinas, fazer uma matrícula, arranjar um trabalho, fazer um exame,
prestar concurso, registrar um boletim de ocorrência, casar, comprar um imóvel, ganhar na loteria,
morrer! O que esses eventos têm em comum? Você sabe? Documentos!

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Isso mesmo, vivemos em uma sociedade cujas relações e atividades interagem

diretamente com a produção, apresentação e comprovação de documentos. Em outras palavras,
você até pode fazer igual ao Caetano Veloso e ir caminhando sem lenço, mas não sem documentos!
Um profissional de biblioteca pode atuar em arquivo? Durante a leitura você vai concluindo...

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Agora, andando pelo conteúdo deste E-book, você irá identificar que o documento
apresenta diversas perspectivas: histórica, comprobatória, identificação, etc.
Assim, nossos encontros com o mundo documental acontecerão neste E-book em duas
competências:
• Definir os Conceitos, as Características e a Organização Legal da Arquivística no Brasil.
• Compreender a Gestão Documental nas Empresas.

Um ótimo estudo!

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UNIDADE 01 | OS CONCEITOS, AS CARACTERÍSTICAS E A ORGANIZAÇÃO
LEGAL DA ARQUIVÍSTICA NO BRASIL
Quem é você? Já se perguntou isso alguma vez para o espelho? A sociedade e o mercado
de trabalho querem saber! Seu nome, idade, endereço, profissão, antecedentes, etc. Tudo isso
abrange suas credenciais de origem: pais, país, locais de formação, títulos e capital (status da conta
bancária!). E tudo isso demanda comprovação, documentos.

Figura 01 – Documento de identificação pessoal

Fonte: http://4.bp.blogspot.com/_8jqW3L5TxXI/Sye_2o1At9I/AAAAAAAAAek/rtWKq0ypZfQ/s400/identidade.jpg
Descrição da figura: Imagem de um RG com foto do personagem Seu Madruga da série de tevê mexicana Chaves.

Ou seja, a vida em sociedade, composta por regras e normas, nos permite uma identidade
concreta, objetiva, um lugar no mundo em que temos uma referência de onde viemos e quem somos.

Ei, dá uma paradinha aí, e vai no AVA ouvir o Podcast desta competência que
tem umas dicas massa!

Assim como as pessoas físicas (como você), as pessoas jurídicas (instituições/ empresas)
também produzem e precisam de documentos para validar sua proveniência. Isso requer delas

6
competências para a gestão, para organização, guarda, preservação e uso de seus documentos em
arquivos internos.
Portanto, os documentos não aparecem, aqui ou ali, pelo efeito de “desígnios dos
deuses”, mas dependem de causas humanas que não escapam de forma alguma à análise e os
problemas que são postos pela sua transmissão (MARC BLOCH, p.194-42 citado por LE GOFF, 1990,
p. 469). Muitos autores buscam discutir o conceito de documento.

“Uma estrela é um documento? Um seixo rolado pela correnteza é um documento?

Um animal vivo é um documento? Não, mas são documentos as fotografias e os
catálogos de estrelas, as pedras de um museu de mineralogia, os animais catalogados
e expostos num zoológico.” (BRIET, 1951, p. 1).
“Documento é o livro, a revista, o jornal; é a peça de arquivo, a estampa, a fotografia,
a medalha, a música; é, também, atualmente, o filme, o disco e toda a parte
documental que precede ou sucede a emissão radiofônica.”
[...] “Em todo documento devem ser consideradas três ordens de elementos: os
elementos materiais (substância, forma e acabamento), os elementos gráficos (textos,
imagens reais ou convencionais, notações), os elementos intelectuais.”. (OTLET, 1937).
Documento: “[...] peça escrita ou impressa que oferece prova ou informação sobre um
assunto ou matéria qualquer.” (GOMES, 1967, p. 5, citado por TANUS; RENAU; ARAÚJO,
2012, p.161).
O documento pode ser compreendido de duas formas: a primeira remete à própria
origem da palavra docere, “aquilo que ensina”, ou, o documento se torna uma fonte
de algo que pode ser ensinado; a segunda, o entendimento de documento como
“suporte de informação”, do qual perguntas e respostas podem ser feitas. (CHAGAS,
1994, citado por TANUS; RENAU; ARAÚJO, 2012, p.167).

E na biblioteca, será que documento é importante? Vamos refletir com a citação a seguir:
Na Biblioteca, no desempenho de atividades em biblioteca, a papel crucial, pois, mediante
dela são realizadas atividades que só são possíveis por meio de práticas documentais, como
registros catalográficos de livros, resumos, livro de normalização, e entre outros
procedimentos que depende documentação como base.(SILVA ; PEREIRA, 2022, p.2).

E o arquivo, quando será que a história do arquivo começou no Brasil? Será que os nativos
que aqui habitavam já tinham arquivos? Não. A história dos arquivos brasileiros começa com o
processo de colonização, durante a ocupação portuguesa. Nesta competência você verá mais sobre
conceitos e também um pouco da origem deles no Brasil, além de suas características e tipos.

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 “A estruturação do Brasil como um país independente em 7 de setembro de
1822 trouxe consigo nos anos subsequentes a necessidade de construção da
identidade nacional. Nada mais forte para marcar essa construção do que a
criação do Arquivo Nacional, proposta pela Constituição de 1824. Porém, só
foi estruturado no ano de 1838[ ...]” (MELO; SILVA; DORNELES, 2017, p. 135).
“Entre os séculos XVI e XVIII, cabia a cada uma das autoridades
metropolitanas na colônia (governo, ouvidoria, provedoria, bispado,
Câmaras, exército, Igreja etc.) e seus escrivães manterem e organizarem os
seus cartórios, os quais por sua vez formavam sistemas de informações
interligados, mas distintos. Para o governo das capitanias essa tarefa competia
aos Secretários do Governo. Tendo-se em consideração às
necessidades jurídico-administrativas, era indispensável tanto para a
metrópole quanto para as instâncias de poder na colônia, não só o despacho
dos vários assuntos, como também a manutenção e organização dos seus
‘arquivos’, existindo normatizações régias para a organização e o
armazenamento dos documentos oficiais produzidos “(MELO, 2006, citado por
MELO; SILVA; DORNELES, 2017, p. 132).”

Fonte: https://periodicos.ufpb.br/index.php/pbcib/article/view/33763/17924

Tão importante quanto esses conteúdos, a área que reflete sobre a razão de ser dos
arquivos precisa ser também lembrada.

1.1. A Importância da Arquivística

A Arquivologia (ou Arquivística) é uma disciplina que estuda as funções do arquivo, os

princípios e as técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e
utilização dos arquivos (ARQUIVO NACIONAL, 2005). O profissional desta área é o arquivista, em nível
superior, ou técnico em arquivo, em nível técnico.

8
 Figura 2 – Profissional de arquivo
Fonte: https://cdn.xxl.thumbs.canstockphoto.com.br/trabalhando-escrit%C3%B3rio-muito-escritur%C3%A1rio-3d-
desenho_csp9244980.jpg
Descrição da figura: Boneco 3d branco sentado em cadeira giratória, digitando em um computador, em uma mesa de
madeira com pilhas de papel.

O arquivo, por sua vez, é a acumulação ordenada dos documentos, sendo a maior parte
textual, criados por uma instituição ou pessoa, ao longo de suas atividades e preservados para
consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro (PAES, 1997).

1.2 Características dos documentos e arquivos

“A forma como um documento é criado, utilizado e depois destinado à guarda

permanente, ou eliminação, precipita-se a uma decisão complexa, visto que, ainda que seu valor
probatório prescreva à linha do tempo, nem sempre perecerá na história social.” (FERREIRA, 2018,
p. 1).
O documento “é o termo genérico que designa os objetos portadores de informação” (LE
COADIC, 2004, p. 5), podendo ser considerado um artefato que representa e expressa um objeto e,
segundo seu tipo de suporte, pode denominar-se documento em papel ou documento eletrônico. (LE
COADIC, 2004). O documento em papel pode também ser chamado de analógico.
É interessante notar ainda que uma pessoa ou empresa, pode compor ao longo da vida
vários arranjos de documentos. Tais documentos carregam uma história. São fontes históricas.

9
 Você sabe o que é um documento histórico?
https://alunosonline.uol.com.br/historia/o-que-um-documento-historico.html

Os documentos podem ter características diversas, como procedência, valor, natureza e

gênero. Eles podem, por exemplo, ter uma finalidade administrativa, quando estão ainda sendo
utilizados em uma instituição.
Tipos de Documentos
Jornais, literatura, registros paroquiais, diários, biografias
Escritos
testamentos, gráficos, cartas.

Não-Escritos Utensílios, mobiliários, roupas, construções, moedas e armas.

Entrevistas, programas de rádio, lendas contadas, história em

Orais
quadrinhos.

Visuais|audiovisuais Pinturas, caricaturas, fotografias, filmes.

Quadro 1 – Tipos de documentos

Fonte: A autora (2022), adaptado de: O documento histórico como recurso didático - ppt carregar (slideplayer.com.br)

1.3 A classificação dos documentos

Os documentos podem ser classificados de diversas formas como:

• Quanto à procedência: documentos públicos e privados;
• Quanto ao valor: Administrativo, fiscal, contábil, legal, histórico;
• Quanto à natureza do assunto: ostensiva, sigilosa;
• Quanto ao gênero: Textual, cartográfico, iconográfico, digital.

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 E por falar em valor histórico...
Você já ouviu falar sobre os 10 DOCUMENTOS MAIS ANTIGOS DA HISTÓRIA?
Não?! Então...
VEM POR AQUI: https://hypescience.com/10-documentos-mais-antigos-do-
seu-tipo/

Os profissionais que atuam em arquivos precisam estar atentos à legislação arquivística.

Atualmente, isso ainda é mais evidente, devido às novas formas de produção, disponibilização e
armazenamento documental, através das tecnologias disponíveis no mercado (copiadoras, máquinas
de digitalização, páginas de transparência institucionais).

1.4 A legislação de arquivos e documentos

No cenário da legislação vigente em torno do arquivo no Brasil, há três leis que merecem
destaque por focar arquivos em públicos e privados, a profissão do arquivista e diretrizes sobre
documentos digitalizados.

Aqui serão apresentados alguns trechos das leis, mas é importante que você,
estudante, busque aprofundar-se, pois, nas empresas isso pode otimizar seu
trabalho e, até mesmo evitar erros que podem se transformar em problemas
(exemplo: eliminar um documento que deveria ser arquivado)

• Lei 8.159\1991(Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá

outras providências) – Muito importante ler esta lei, visto que arquivos públicos e
privados são locais, nos quais, você poderá atuar (Ex.: arquivos públicos, arquivos de
prefeituras, arquivos de maternidades, arquivos de secretaria escolar, arquivos de
escritórios de advocacia, arquivos de empresas de pequeno, médio e grande porte).

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 Parte do texto da Lei 8.159\1991:

Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a

documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à
cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e
informação.
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter
público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.

Fonte: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L8159.htm

• Lei 6.546 \1978 (Dispõe sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de

Técnico de Arquivo, e dá outras providências) – No estado de Pernambuco não há
graduação na área de Arquivologia. O estado mais próximo a oferecer o curso é a
Paraíba. É comum, assim, em arquivos, pessoas que são da área administrativa
assumirem os postos de trabalho, ou profissionais da área de Biblioteconomia e
Secretariado em empresas privadas e, em órgãos públicos, pessoas da área da
Educação (caso das secretarias escolares) e historiadores, em arquivos históricos.

Para o cargo de arquivista, a lei é clara, exige-se diploma de graduação. Mas o que será
que a lei orienta para profissionais que queiram, por exemplo, um posto desta categoria em uma
empresa, ou assumir uma vaga de concurso na área, cujos requisitos peçam uma formação técnica
específica, ou algo que justifique competência comprovada para a função?

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 Parte do texto da Lei 6.546 \1978:

Art. 1º - O exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo, com

as atribuições estabelecidas nesta Lei, só será permitido:
I - aos diplomados no Brasil por curso superior de Arquivologia, reconhecido na
forma da lei;
Il - aos diplomados no exterior por cursos superiores de Arquivologia, cujos
diplomas sejam revalidados no Brasil na forma da lei;
III - aos Técnicos de Arquivo portadores de certificados de conclusão de ensino
de 2º grau;
IV - aos que, embora não habilitados nos termos dos itens anteriores, contem,
pelo menos, cinco anos ininterruptos de atividade ou dez intercalados, na data
de início da vigência desta Lei, nos campos profissionais da Arquivologia ou da
Técnica de Arquivo;
V - aos portadores de certificado de conclusão de curso de 2º grau que recebam
treinamento especifico em técnicas de arquivo em curso ministrado por
entidades credenciadas pelo Conselho Federal de Mão-de-Obra, do Ministério
do Trabalho, com carga horária mínima de 1.110 hs. nas disciplinas específicas.

Fonte: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/1970-1979/L6546.htm

• Lei 12.682\2012 - Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em

meios eletromagnéticos) – Devido às novas formas de tratamento e gestão de
documentos em meio virtual, a legislação faz sinalizações importantes, inclusive, em
caso de eliminação, expurgo de documentos físicos. Isso é de extrema relevância e
deve-se ter atenção máxima, pois, a falta de um documento, pode ocasionar rupturas
de sociedade, desistência de formalização de um acordo ou efetivação de uma
compra, perdas processuais, perdas financeiras, etc.

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 Parte do texto da Lei 12.682\2012:

Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um

documento para código digital.

Art. 2º- A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou

equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por
imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no
regulamento
§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos
termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído,
ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o
disposto na legislação específica.
§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de
acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor
probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para
atender ao poder fiscalizatório do Estado
§ 3º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os
documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão
ser eliminados.
Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão
protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

Fonte: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-
2014/2012/lei/l12682.htm

No que se refere às políticas públicas, destaca-se que a lei 8.159, de 1991, “vem reforçar
a necessidade de um maior envolvimento do arquivista com as questões relacionadas à gestão dos
arquivos correntes, pois, ela estabelece que a gestão dos documentos públicos correntes é de
competência das instituições arquivísticas.” (RODRIGUES, 2006, p.103).
Já sobre o aumento da produção de documentos, é a partir da segunda metade do século
XX, que há uma reorientação da profissão dos arquivistas, em virtude dos documentos produzidos
(RODRIGUES, 2006). Nese contexto, a eliminação de documentos antes de serem recolhidos para
guarda permanente entra em pauta, mais especificamente na América do Norte e repercute para

14
outros países do Ocidente (RODRIGUES, 2006). Assim, é formulado “o conceito de ciclo de vida dos
documentos de arquivo.” (RODRIGUES, 2006, p. 103).

Figura 03 - Eliminação de documentos

Fonte: https://www.riotron.com.br/descarte-de-documentos/
Descrição da figura: imagem de uma pilha de pastas amarelas de papel com documentos e ao lado, um pequeno monte
de papel triturado.

Existem várias denominações tipológicas de arquivo, ou seja, o lugar em que as coleções

documentais são mantidas e preservadas nas instituições. Abaixo, destacam-se as principais:
TIPO DESIGNAÇÃO
Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
Arquivo instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer
que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Arquivo Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das
atividades-meio de uma instituição ou unidade administrativa. Expressão
Administrativo
usada em oposição a arquivo técnico.
Arquivo Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das
atividades-fim de uma instituição ou unidade administrativa. Expressão
Técnico
usada em oposição a arquivo administrativo.
1-Unidade administrativa ou serviço responsável pelo arquivo corrente.
Arquivo
2-Conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação,
Corrente
constituam objeto de consultas frequentes.
1 – Conjunto de documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos
Arquivo produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Intermediário
2 - Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso
pouco frequente, que aguarda destinação.

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 1 – Conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo
que devem ser definitivamente preservados.
Arquivo
2 – Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função
Permanente de seu valor.
3 - Arquivo responsável pelo arquivo permanente. Também chamado de
arquivo histórico.
Quadro 2 - Principais tipos de arquivos, adaptado de TJRJ, 2006.
Fonte: http://portaltj.tjrj.jus.br/web/guest/institucional/dir-gerais/dgcon/degea/dicionario-arquivistico#c

SE LIG@!
O arquivo, portanto, tem por função ser mais funcional que cultural,
enquanto instituições como bibliotecas e museus apresentam um objetivo
cultural (PAES, 1997). Acrescenta-se também que, além de cultural, os arquivos
históricos e públicos se prestam para fins de pesquisa histórica, jurídica e
científica.

O crescimento da produção de documentos nas últimas décadas atingiu não apenas os

processos e serviços arquivísticos, como também biblioteconômicos e dos centros documentais. É
válido lembrar que o documento é criado com um objetivo e seu valor está diretamente ligado ao seu
ciclo vital. O ciclo vital de documento refere-se à “sucessão de fases por que passam os documentos,
desde o momento em que são criados até a sua destinação final” (TJRJ, 2006, p. 2).
O tempo de vida e a utilidade de documentos arquivísticos são determinados pela tabela
de temporalidade, instrumento que estabelece as três idades do arquivo, ilustrada na tabela abaixo:

16
 Quadro 3 - As três idades do documento arquivístico
Fonte: a autora (2022), adaptado de Paes (1997).

Segundo a legislação brasileira, o arquivo fica aproximadamente 20 anos como

intermediário e, quando o documento já tem entre 25 a 30 anos, ele é considerado permanente
(BELLOTTO, 2004). Em virtude das mudanças tecnológicas e a complexidade das instituições
burocráticas, a eliminação de documentos tornou-se uma necessidade. Devido ao seu
armazenamento cumulativo integral ter se tornado inviável, a eliminação se faz necessária e
obrigatória (BELLOTTO, 2004).

SE LIG@!
Há o Conselho Nacional de Arquivo - CONARQ, que atua no processo de
implantação e regulamentação de instituições arquivísticas, criado em 1938,
situado no Rio de Janeiro. O mesmo tem por finalidade “implementar e
acompanhar a política nacional de arquivos, definida pelo Conarq, por meio da
gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e da
divulgação do patrimônio documental do País” (CONARQ; ARQUIVO
NACIONAL, 2023).

17
 O determinante da validade do documento arquivístico se dispõe em relação ao meio que
o produziu, só assim, conforme afirma Bellotto (2004), ele tem sentido. Seu conjunto tem de retratar
a infraestrutura e as funções do órgão que o gerou, bem como suas atividades fim e meio (BELLOTTO,
2004).
Para a viabilização dos processos de guarda, recuperação e acesso aos documentos de
um arquivo, é necessário que haja arranjo dos mesmos. O termo arranjo, na terminologia arquivística,
é designado como: sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos
documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente
estabelecido (TJRJ, 2006).
E aí, quanta coisa nova apresentada sobre arquivo, hein? Vale relembrar:
• Teorias e conceitos sobre documento e arquivo
• Classificação, tipos e características de documentos e de arquivos
• Legislação arquivística
• o que mais? Está tudo andando ou rodando? Se for rodando, pause e revise
depois...se está tudo andando, você já pode seguir.

E aí, tá gostando do assunto? Quer saber mais?

É só seguir para a videoaula desta competência, blz?

Ah, se quiser, você pode também aprender umas palavras específicas

usadas pelos profissionais de arquivo:

Anopistógrafo: Documento escrito ou impresso de um único lado.

Antroponímia: Estudo dos nomes próprios de pessoas (antropônimos).
Fonte: Arquivo Nacional (2005)

18
UNIDADE 02 | A GESTÃO DOCUMENTAL NAS EMPRESAS
Imagine suas roupas com todas as peças misturadas, imaginou? Agora transfira isso para
milhares de pilhas de documentos em uma empresa... E se as empresas guardassem seus documentos
de qualquer forma, misturando datas, tipos de documentos, que caos, não?

Ei, dá uma paradinha aí, e vai no AVA ouvir o podcast desta semana que tem
umas dicas massa!

Nesta competência Você irá ver de forma mais aplicada como é feita a Gestão Documental
nas empresas.

Ei, Assista e relembre, em resumo, os temas da primeira competência neste

vídeo que é ao mesmo tempo didático e engraçado!
Gestão de documentos – os Aspones:
https://www.youtube.com/watch?v=udDeLg0qGFg&t=325s

As empresas buscam arquivar, seja para usar no dia seguinte, algumas vezes ao ano, ou
mesmo para preservar a sua memória institucional, com a guarda permanente dos seus documentos.
Antes, porém, é importante entender quais os objetivos da mesma e quais suas atividades.

Se lig@!
Conforme a legislação, quando uma instituição privada vai à falência , é papel
do estado recolher para um dos seus órgãos a documentação e a preservar.
Ex.: você precisa de documentação de uma empresa que faliu:
Fonte: https://fagundesadv.com.br/blog/como-comprovar-tempo-de-
trabalho-em-empresas-que-nao-existem-mais/

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2.1 Conceito e objetivos da Gestão Documental

A gestão de documentos alude ao conjunto de procedimentos e operações técnicas

referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente, conforme o Art.
3º, da Lei 8.159/91 (BRASIL, 1991).
Para realizar a gestão de documentos, faz-se necessário estabelecer uma série de
procedimentos, entre os quais:
• elaborar uma política de gestão de documentos arquivísticos;
• conhecer a estrutura e funções da instituição;
• identificar os tomadores de decisão da administração estratégica;
• identificar os processos e os documentos gerados;
• analisar os fluxos de trabalho;
• desenvolver estratégias de implementação ou adequação do sistema de gestão de
documentos;
• subsidiar, com instrumentos técnico-científicos, a implementação da gestão de
documentos e dos serviços arquivísticos;
• identificar problemas e propor soluções quanto à gestão de documentos no âmbito
da administração pública.

Observe, estudante, que o conceito apresenta a gestão documental como algo dinâmico,
vivo. Agora, que tal conhecer os objetivos da gestão documental? Mas antes, observe a tirinha e
reflita sobre tudo que foi pontuado até agora no contexto de arquivo.

Figura 5 - Arquivo morto

20
 Fonte: Charles Schulz
Descrição da figura: Quadrinho no qual Snoopy fala ao seu amigo Woodstock. quadrinho 1 – Snoopy fala: Mais uma
carta de rejeição, arquive com as outras. Quadrinho 2 - o amigo de Snoopy aparece com uma pá. Quadrinho 3: Snoopy
reflete: acho que não quero ver o sistema de arquivamento dele.

Não podemos pensar no arquivo como um espaço inativo, pois, “o arquivo não está
morto. Nós é que ainda não temos consciência disso. O despertar só é possível por meio de reflexão,
responsabilidade e ações de conscientização sobre o valor de tudo que configura uma organização:
setores, estrutura, pessoas, atividades e, certamente, documentos.” (FERREIRA, 2017, p. 137).

Segundo documento elaborado pelo sistema de arquivo de São Paulo, coordenado por
Bernardes e Delatorre (2008), são objetivos da gestão de documentos:
• Assegurar o pleno exercício da cidadania
• Agilizar o acesso aos arquivos e às informações
• Promover a transparência das ações administrativas
• Garantir economia, eficiência e eficácia na administração pública ou privada
• Agilizar o processo decisório
• Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe
• Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos
• Racionalizar a produção dos documentos
• Normalizar os procedimentos para avaliação, transferência, recolhimento, guarda e
eliminação de documentos
• Preservar o patrimônio documental considerado de guarda permanente

Além dos objetivos elencados acima, há também as atividades da gestão de documentos,

desde sua produção até sua destinação final, as quais, conforme Bernardes e Delatorre (2008, p.9)
são:

• Produção de documentos – elaboração padronizada de tipos; implantação de

sistemas de organização da informação e aplicação de novas tecnologias aos
procedimentos administrativos.

21
 • Utilização dos documentos - inclui todas as atividades de Protocolo (recebimento,
classificação, registro, distribuição, tramitação e expedição), todas as atividades de
Arquivo (organização e arquivamento, reprodução, acesso à documentação e
recuperação de informações) e a gestão de sistemas de protocolo e arquivo, sejam
eles manuais ou informatizados.
• Destinação de documentos - inclui uma das atividades mais complexas da gestão de
documentos, que é a avaliação. A avaliação se desenvolve a partir da classificação
dos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos públicos ou
empresas privadas, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda e sua destinação
final, garantindo a preservação de documentos de guarda permanente e a eliminação
criteriosa de documentos desprovidos de valor probatório e informativo.
• Tramitação - estudo das instâncias de decisão, padronização e controle do fluxo
documental (workflow).
• Organização e arquivamento – de acordo com os critérios definidos no Plano de
Classificação.
• Reprodução – Duas razões para a reprodução: 1. reprodução visando a preservação
do documento original de guarda permanente e, 2. reprodução visando a
substituição do documento em papel pelo microfilme. O documento em papel de
guarda temporária poderá ser eliminado e o microfilme deverá ser preservado pelo
prazo indicado na Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo.
• Classificação – recupera o contexto de produção dos documentos, isto é, a função e
a atividade que determinou a sua produção e identifica os tipos/séries documentais.
• Avaliação – trabalho multidisciplinar que consiste em identificar valores para os
documentos e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua
guarda e destinação (eliminação ou guarda permanente).

22
 Ei, será que é importante guardar documentos em locais como hospitais?
Documentos como prontuários são fonte de informações importantes sobre o
paciente.
Nesse sentido, um arquivo hospitalar deverá ser responsável em :
• Guardar e preservação dos prontuários dos pacientes
• Manter a ordenação de arquivamento dos prontuários
• Controlar a movimentação dos prontuários para os diversos serviços
do hospital
• Arquivar cronologicamente quaisquer documentos pertinentes ao
prontuário que venham para o serviço
• Controle dos óbitos e estornos de consultas de pacientes com óbito
• Controle de duplicatas, encaminhando para a Central de Marcação,
para fusionar
• Numeração ordenada das capas dos prontuários

Fonte: https://www.gov.br/ebserh/pt-br/hospitais-universitarios/regiao-
sul/husm-ufsm/saude/diretrizes-de-regulacao-assistencial/gestao-de-arquivo-
e-documentacao-clinica

Em relação à classificação de documentos, seu uso é eficaz para a organização

documental, em especial para procedimentos em que os documentos “protagonizam como objetos
comunicativos, probatórios, informativos, testemunhais, pedagógicos e metodológicos.” (FERREIRA,
2018, p. 39).
A ordenação pode ser numérica, alfabética, geográfica, nominal, temática, alfanumérica,
etc. Ela aperfeiçoa tanto o arquivamento, como também o desarquivamento, quando necessário.
Para iniciar o processo de ordenação e guarda, antes, são necessárias as seguintes etapas:

23
 Conferência
Consiste na verificação de
Leitura
cada documento quanto ao
seu destino (arquivamento, Cada documento deve ser
informação, etc.) lido cuidadosamente, a fim
de verificar o seu conteúdo
e sob que classificação
deverá ser arquivado. (se já
existe pasta ou se há
necessidade de abrir nova)
Seleção
Selecionar o material que
será realmente arquivado,
daquele que poderá ser
descartado imediatamente,
sem prejuízo para a
instituição (como cópias,
comunicados passageiros)

Quadro 4 – Ações/ etapas para ordenação documental

Fonte: A autora (2022), baseado em Martins (2011)

2.2 Métodos e Tecnologias de Ação da Gestão Documental

Sempre que se fala em métodos, alude-se a processos, certo? Então, como processo, há
várias formas de se fazer gestão documental, mas todas devem seguir um roteiro. Se esse roteiro
inspirar praticidade e eficiência aos envolvidos, melhor ainda. E como isso é possível? Indo devagar;
integrando todos os atores: gestão, arquivistas, técnicos e usuários; planejando; avaliando e
mensurando a realidade atual e definindo metas para o resultado que se deseja alcançar.
Em outras palavras: comece pequeno, converse com sua equipe, identifique o problema,
desapegue, pense também nos documentos novos, etc. (SIMA, 2023).

Quer aprofundar mais esses pontos? Acesse o link:

https://simagestao.com.br/7-dicas-praticas-para-uma-digitalizacao-de-
documentos-bem-sucedida/
https://simagestao.com.br/organizacao-de-arquivos-nocoes-basicas-parte-iii/

24
 Note, estudante, que, até então, falou-se sobre a gestão de documentos. Todavia, tão
importante quanto, é necessário também que você conheça um pouco sobre a Gestão Eletrônica de
Documentos – GED. A lei 12.682, entende a digitalização como a conversão da fiel imagem de um
documento para código digital.

Figura 6 - Método de gestão documental

Fonte: https://blog.sajadv.com.br/dicas-para-fazer-gestao-documental/
Descrição da figura: imagens em linha reta de pilha de documentos com seta apontando para uma pequena máquina
de digitalização como um documento sobre ele. Mais uma seta segue apontando para um computador. Após o
computador uma imagem de 3 computadores e um celular conectados à uma nuvem azul.

Essa gestão documental, em meio eletrônico, possibilita economia de tempo de acesso

pelo usuário e de espaço de armazenamento físico dos documentos. Isso gera benefícios que
aperfeiçoam a tramitação e circulação documental. Os processos judiciais, disponíveis nos sites dos
tribunais são um exemplo disso.

2.2.1 Gestão Eletrônica de Documentos – GED

Assim como documento que nasce em meio virtual, o documento físico que, ao ser
digitalizado, torna-se uma fonte legal ou histórica, disponível em meio digital. A Gestão Eletrônica de
Documentos, ou GED, é uma soma de todas as tecnologias e produtos com objetivo de gerenciar
informação eletronicamente de forma eletrônica (KOCH, 1997, citado por BAHIA; FACHIN, 2010, p.15
).
A GED “surgiu da prática ou teoria dos arquivos, mas por uma necessidade da
administração pública” (RODRIGUES, 2006, citado por BAHIA; FACHIN, 2010, p.15). A GED busca
tornar o armazenamento, fluxo e acesso aos documentos mais rápido e eficaz.

25
 Assim, seu processo consiste em, a partir de um acervo, gerenciar uma coleção de
documentos, através de uma seleção planejada, para digitalização, armazenamento e fluxo.
Após essa fase, o documento ainda precisa passar por controle de qualidade, classificação
e indexação, sendo validado para o acesso pelo pesquisador| cliente. E quais são as etapas de um
GED? Confira abaixo:

Figura 7 - fluxo de processo de gestão eletrônica de documentos.

Fonte: https://cklitzke.com.br/wordpress/wp-content/uploads/img-nova.gif
Descrição da figura: Fluxo com etapas da gestão eletrônica de documentos. Na figura aparecem caixas como as
palavras\expressões: arquivo de documentos, preparação, digitalização, controle de qualidade, classificação e
indexação, homologação e consulta.
A GED otimiza a guarda, busca e segurança desses arquivos (ACERVO, 2023). E, como isso
acontece na prática? Confira detalhamento abaixo:
Ação Descrição
Nesta etapa deve-se definir quais documentos serão digitalizados e de que
Planejamento maneira a digitalização será realizada, forma de captura dos documentos, local
de armazenamento, acesso, tudo isso favorecerá as decisões a serem
tomadas, conforme o tipo da empresa e seu objetivo com esse processo.
Esta etapa, para garantir a qualidade e legibilidade dos arquivos, deve-se
prepará-los para que os documentos mantenham sua qualidade original ao
Preparação dos serem digitalizados. Assim, é importante retirar objetos como clipes e
grampos, estejam novos ou enferrujados, plastificações. Em documentos mais
documentos
antigos, o papel pode apresentar-se frágil ou com vestígios de poeira, partes
de insetos mortos, ou outras sujidades. Nesses casos, é válido realizar uma
limpeza com pincel para uma melhor digitalização.
Digitalização de Nesta etapa os documentos serão digitalizados em um scanner. Nesse
Documentos momento cópias idênticas ao documento digitalizado serão criadas. Deve-se

26
 ter atenção para que a resolução seja de qualidade e com um tamanho de
arquivo menor. O Tipo de Scanner influenciará em uma melhor resolução do
documento.
Nesta etapa a atenção deve ser dada aos arquivos, verificando se há alguns
Controle de com defeitos como manchas, riscos, e partes sem aparecer, por o documento
estar mal posicionado. Assim, ao digitalizar os documentos, faz-se necessário
qualidade
um controle de qualidade, verificando a legibilidade e a boa definição dos
documentos para que sejam armazenados em um sistema GED.
Nesta etapa, os documentos são migrados para o local em que serão
armazenados e é criado um modelo de organização, o qual pode ser temático
Indexação (assuntos, palavras), cronológico (por datas), geográfico (lugares), seções,
tipos, etc. Tudo isso facilitará a localização\recuperação do documento no
sistema.
Nesta etapa os documentos já podem ser acessados pelos usuários. Esse
acesso dos usuários aos documentos ocorre remotamente com o sistema
Disponibilização GED. Dessa forma, as consultas são mais rápidas e seguras. Tal segurança e
agilidade diminui o risco de perda de documentos, o que é passível de ocorrer
com o documento em meio físico.

Quadro 5 - ações para guarda, busca e segurança na GED

Fonte: Baseado em Acervo (2023)

A recuperação também é mais rápida, pois não é preciso que o arquivista, ou profissional
de determinada empresa para sua atividade para irem um local específico busca o documento. Outro
ganho também a citar é que o documento original tem sua vida mais longa, visto que o manuseio,
ainda que com luvas com o tempo pode danificá-lo.

Figura 8 - Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Fonte: http://www.maxquality.com.br/investir-em-gerenciamento-eletronico-de-documentos/
Descrição da figura: Imagem de um computador lep top com uma gaveta aberta na qual há pastas de documentos e

27
 uma lupa sobre as mesmas.

Ressalta-se que, mesmo com um scanner, a empresa tenha o cuidado de treinar a equipe
para digitalizar, dando instruções quanto ao processo, salientando as etapas da digitalização. Caso a
empresa opte por terceirizar o serviço e contratar uma empresa que o faça, é importante observar
se há um projeto relacionado ao que será feito com fluxo de trabalho para apresentar informações
como:
• quantitativo da equipe operacional;
• materiais a serem utilizados pela equipe (luvas, toucas, máscaras, óculos de proteção,
álcool, etc.);
• materiais a serem utilizados nas pastas ou documentos (flanelas, pincéis, lápis para
anotações, envelopes e pastas para rearquivamento dos documentos físicos, papel
ofício para gerar novas etiquetas, etc.);
• equipamentos para digitalização: quantidade de scanners, computadores;
• quantidade de documentos digitalizados por semana, ou mês;
• formas de backup dos documentos digitalizados;
• envios atualizados de relatórios e estatísticas de produção parcial e global;
• orçamento por demanda em pequena, média e grande escala;
• relato de problemas, quando houver, etc.

Com isso, a empresa contratante do serviço poderá acompanhar o desenvolvimento do

processo com mais transparência e segurança.
Outro ponto a ressaltar é que, além do treinamento, é importante que a equipe utilize
Equipamentos de Proteção Individual, ou EPI´s. Isso vai auxiliar para que o documento não sofra
danos como, por exemplo, o suor nos dedos, ao paginar o documento, evitar incidentes como
espirros, ou tosse, eventos que pode molhar os documentos com mucosas, suor, ou mesmo sangue
(se o pesquisador se machucar ou tiver algum corrimento bucal ou nasal.
Além disso, a segurança das pessoas que manuseiam documentos com fungos, bactérias,
poeiras ou até mesmo vírus que podem durar dias vivos sobre a superfície do papel. Portanto, ganha
o documento por sua preservação física e quem o manuseia por sua segurança e qualidade de vida
no trabalho.

28
2.3 Gestão Documental e as Empresas

Até aqui, foi abordado a GED em suas etapas e o que se requer para que ela aconteça.
Agora, veja alguns exemplos de ferramentas e projetos em instituições que fazem a gestão
documental. Tanto empresas privadas, como empresas públicas têm adotado a gestão documental
como uma ferramenta para otimizar seus processos, sejam em atividades meio, como é o caso de
arquivos dando apoio às atividades internas dentro das empresas, como em atividades fim, como é
caso da pesquisa em arquivos históricos.
Nos dias atuais, a gestão documental tem caminhado para um panorama virtual, ou seja,
a GED é adotada como iniciativa econômica de espaço e tempo do fluxo documental (produção, uso,
circulação, guarda, recuperação, preservação, etc.). Para que o GED seja eficaz, é preciso investir em
uma estrutura de equipamentos (computadores, scanners) e sistemas (softwares de tratamento de
documentos). Neste caso, há iniciativas como o Alfresco.
O Alfresco é um exemplo de programa que trata informação documental
eletronicamente. Ele é um software que visa facilitar o trabalho em equipe em documentos
armazenados no sistema. Tanto uma plataforma de gerenciamento de conteúdo quanto um sistema
de gerenciamento de documentos. Ideal para equipes que regularmente criam e atualizam conteúdo,
especialmente de maneira colaborativa. (LINUX SOLUTIONS, 2023).

Se lig@!
Administração econômica do ciclo de vida do conteúdo da criação à destruição
ou arquivo final:
O Gerenciamento do Ciclo de Vida da Informação (ILM) garante que os
registros estejam disponíveis até serem destruídos ou arquivados. O Alfresco
Governance Services permite que as empresas armazenem registros e
informações de maneira fácil e econômica ao longo do ciclo de vida, mantendo
os recursos de segurança para atender aos requisitos regulamentares e de
conformidade. (ALFRESCO, 2023).

Como empresa que presta um serviço de digitalização para outras empresas, a Arquivar
é um exemplo. Ela apresenta argumentos estatísticos interessantes para seu serviço ser adotado,
como o tempo de horas semanais para se localizar um documento, a reprodução de documentos mais

29
de uma vez e a economia de espaço, ao migrar documentos para um sistema de armazenamento
digital (ARQUIVAR, 2020).

Se lig@!
9.3 horas
é o tempo gasto por semana por um funcionário buscando um documento
83% recriam
documentos nas empresas por não achar suas versões antigas
60% de espaço
é liberado ao migrar para um sistema de armazenamento digital
Fonte: https://arquivar.com.br/

Como exemplo de instituição pública que adotou a digitalização, destaca-se o arquivo

público de Curitiba. Nele, há vários documentos como decretos, revistas e fotografias.

Arquivo Público de Curitiba

São atas, decretos, contratos, fotografias, plantas arquitetônicas, revistas e
outros inúmeros registros públicos que, no formato eletrônico, passam a ser
localizados e disponibilizados mais rapidamente. “Além das facilidades de
acesso, a digitalização reduz a necessidade de manipulação dos originais, o
que contribui para a conservação dos documentos”, explica o diretor do
Arquivo Público Municipal, Rubens Zampieri.
Fonte: https://www.curitiba.pr.gov.br/noticias/arquivo-publico-digitaliza-
documentos-historicos-e-facilita-acesso-da-populacao/39622

As instituições públicas, muitas vezes, encontram barreira pela falta de recursos. Nesses
casos, recorrer a projetos junto a outras instituições culturais, ou mesmo empresariais, pode ser uma
alternativa.

30
2.4 Perfil do profissional Técnico em Arquivo na Gestão Documental

As competências de um profissional estão diretamente ligadas à atividade por ele

desenvolvida em campo. Isso significa que, quando ocorrem alterações, como é o caso da
digitalização como uma realidade para muitos arquivos, o profissional precisa desenvolver-se para
atender as demandas em pauta.

Se liga no decreto sobre digitalização de documentos:

Decreto de digitalização
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-
2022/2020/decreto/D10278.htm

Aqui seguem algumas recomendações para o profissional que for atual com conteúdo
digital ou digitalizado:
• Atualizar-se para o mercado digital e aprender elementos básicos para um processo
de digitalização.
• Aprender a operar equipamentos de digitalização, scanners, softwares de
armazenamento.
• Entender quais as demandas da empresa a qual está a serviço.
• Comprometer-se com a segurança física e digital dos documentos que estão sendo
tratados.
• Ensinar o que aprendeu e perguntar o que não sabe.
• Saber trabalhar em equipe e compartilhar suas novas habilidades que venham somar
com agilidade e qualidade em suas atividades.

No que se refere à legislação, é importante entender que o técnico opera subordinado

hierarquicamente a um gestor, seja ele um arquivista ou consultor da empresa. Nesse sentido,
quaisquer mudanças ou problemas durante suas atividades devem ser reportadas, preferencialmente
por escrito (email, livro de registro, ou notas, atas de reunião).
A lei 6.546 de 1978 dá diretrizes de como e com o que o profissional técnico deve atuar.
Assim, recomenda-se que, em atividade, ela seja consultada com frequência, para não haver

31
demandas que são do arquivista, repassadas para um profissional de nível técnico. Outro ponto é que
as atividades do técnico devem ser orientadas e supervisionadas pelo profissional arquivista.

Art. 2º Atribuições do Arquivista Art. 3º Atribuições do Técnico em Arquivo

I - planejamento, organização e direção de I - recebimento, registro e distribuição dos
serviços de Arquivo; documentos, bem como controle de sua
III - planejamento, orientação e direção das movimentação;
atividades de identificação das espécies II - classificação, arranjo, descrição e
documentais e participação no planejamento execução de demais tarefas necessárias à
de novos documentos e controle de guarda e conservação dos documentos,
multicópias; assim como prestação de informações
IV - planejamento, organização e direção de relativas aos mesmos;
serviços ou centro de documentação e III - preparação de documentos de arquivos
informação constituídos de acervos para microfilmagem e conservação e
arquivísticos e mistos; utilização do microfilme;
VI - orientação do planejamento da IV - preparação de documentos de arquivo
automação aplicada aos arquivos; para processamento eletrônico de dados.
VII - orientação quanto à classificação, arranjo
e descrição de documentos;
VIII - orientação da avaliação e seleção de
documentos, para fins de preservação;
IX - promoção de medidas necessárias à
conservação de documentos;
XI - assessoramento aos trabalhos de pesquisa
científica ou técnico-administrativa;
XII - desenvolvimento de estudos sobre
documentos culturalmente importantes.

Quadro 6 – Atribuições do Arquivista e do Técnico em Arquivo.

Fonte: Lei 6546\1978 http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/1970-1979/L6546.htm

32
 Perceba que o arquivista tem uma função mais gerencial, de coordenação, enquanto que
o técnico em arquivo tem uma função mais pontual, direcionada à execução de atividades. Já a
microfilmagem citada na lei 6.546 de 1978 é indicada para organizações que buscam preservar
documentos originais por muito tempo e desejam reduzir o espaço físico ocupado por eles. A solução
possui amparo legal (Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968. Decreto n° 1.799, de 30 de janeiro de 1996),
que permite a eliminação do documento em papel. (ARQUIVAR, 2020).

Você já ouviu falar sobre Microfilmagem?

Vem por aqui: https://arquivar.com.br/solucao/microfilmagem/

E por aqui também: https://www.youtube.com/watch?v=AuaPJx6cz9U

E aí, quanta coisa sobre gestão de documentos, hein? Vale relembrar:

• Gestão documental e Gestão Eletrônica de Documentos;
• Competências e diretrizes legais ao profissional para atuar em GED.

Agora é só seguir para a próxima competência, mas, antes, que tal assistir a
videoaula desta competência?

Ah, se quiser, você pode também aprender umas palavras específicas usadas
pelos profissionais de arquivo:

Sigilografia - disciplina que tem por objeto o estudo dos selos, sinetes e
carimbos. Também chamada esfragística.
Heráldica - disciplina que estuda os brasões e emblemas.
Fonte: Arquivo Nacional (2005)

33
 Ei, dá uma paradinha aí, e vai no AVA ouvir o Podcast desta competência que
tem umas dicas massa!

2.5 Recursos, Ferramentas e Competências para a Prática da Gestão Documental

É possível que ao entrar em algum estabelecimento, você tenha visto o pessoal da

portaria anotar informações em um livro. Ao chegar a seu destino, o documento deve ser identificado
e enviado para o setor ao qual está designado. Um protocolo deve registrar este processo, seja de
entrada ou saída do documento. Ele está inserido nas atividades dos arquivos correntes.
O protocolo refere-se a um livro, muitas vezes grande, em capa dura. Nele, o documento
recebe um número de registro. A atividade de protocolo recebe, registra, distribui e movimenta a
documentação. Ele controla o fluxo da documentação que chega na instituição.
O protocolo tem o setor de recebimento, classificação e registro e o setor de registro,
movimentação e expedição.

Recebimento Classificação Registro Distribuição Movimentação Expedição

Figura 9 – Atividades de protocolo

Fonte: A autora (2023) baseado em Bernardes e Delatorre (2008, p.9).
Descrição da figura: Um retângulo com esferas alinhadas horizontalmente, contendo as palavras recebimento, registro,
distribuição, Movimentação e expedição.

34
 O protocolo pode ser um setor, um serviço ou mesmo um livro de registro. Já na chegada
do documento ao setor de protocolo, pode-se iniciar a gestão dos documentos, entendidos aqui
como informação registrada.

O dicionário nos esclarece que protocolo é etimologicamente uma palavra

derivada do grego protókollon, isto é, “a primeira folha colada aos rolos de
papiro e na qual se escrevia um resumo do conteúdo do manuscrito”. O
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística o entende como o
“serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição,
controle da tramitação e expedição de documentos”
(ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 140 citado por SOUZA ; ALVES, 2017, p.51).

Em empresas é possível serem feitas tanto a gestão da informação, como a gestão do

conhecimento, mas há diferenças entre ambas, já que o conhecimento é algo que está na mente
humana e a informação encontra-se nos registros, a partir de dados contextualizados.

DADOS INFORMAÇÃO CONHECIMENTO

Simples observações sobre o Dados dotados de relevância e Informação valiosa da mente

estado do mundo. propósito. humana. Inclui reflexão,
síntese e contexto.
• Facilmente estruturado • Requer unidade de análise • De difícil estruturação
• Facilmente obtido por • Exige consenso em relação • De difícil captura em
máquinas ao significado máquinas -
• Frequentemente • Exige necessariamente Frequentemente tácito
quantificado -Facilmente mediação humana • De difícil transferência
transferível

Quadro 7: Dados, informação e conhecimento

Fonte: Davenport e Prusak (1998).

Perceba, estudante, que os conceitos do quadro acima estão no cotidiano da sociedade

e, isso inclui também o mercado de trabalho.
O profissional da biblioteconomia irá atuar com o tratamento da informação registrada,
desde sua coleta, seleção, preservação, guarda, até a sua disponibilização.

35
 Vamos aprofundar os tipos documentais vistos na competência 1?

Documentos textuais: São os documentos manuscritos, datilografados ou

impressos;
Documentos cartográficos: São os documentos em formatos e dimensões variáveis,
contendo representações geográficas arquitetônicas ou de engenharia.
Documentos iconográficos: São documentos em suporte sintético, em papel
emulsionado, contendo imagens estáticas.
Documentos filmográficos: São documentos em películas cinematográficas e fitas
magnéticas de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e
dimensões variáveis, contendo imagens em movimento.
Documentos sonoros: São os documentos com dimensões e rotações variáveis,
contendo registros fonográficos. Ex.: discos (CD) e fitas audiomagnéticas;
Documentos micrográficos: São documentos em suporte fílmico resultante da
microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas.
Documentos informáticos: São os documentos produzidos, tratados e
armazenados em computador.

Quadro 8 - Tipos de documentos, quanto ao suporte

Fonte: a autora (2022) baseado em: ICMBio(2010).

As empresas adotam boas práticas para organizar sua massa documental, por
perceberem que é mais vantajoso criar um fluxo desde a criação até a destinação final dos
documentos. Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funções, o arquivo necessita de
recursos humanos, instalações e recursos materiais (MARTINS, 1998).
Entre as operações necessárias a serem realizadas pela equipe do arquivo, Martins (1998,
p.8) destaca:
• Selecionar documentos
• Registrar documentos
• Estabelecer o método de classificação adequado

36
 • Codificar documentos
• Ordenar documentos
• Arquivar documentos de acordo com o método adotado
• Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado
• Localizar documentos
• Controlar a saída de documentos do arquivo
• Transferir e descartar documentos
• Orientar e treinar usuários

Se lig@!
Ao emprestar um documento, anote, protocole ou registre o evento com
informações como: Nome da pessoa que pegou o documento, data, tipo do
documento, classificação, etc.
Peça para quem; solicitou o empréstimo assinar abaixo dessas informações e
registrar a data (dia, mês e ano).

Tudo isso, requererá do técnico à frente do arquivo, algumas habilidades e competências

como (MARTINS, 1998, p.9):
• Estar a par de todas as atividades e interesses da Instituição e da sua área de atuação;
• Conhecer as principais regras para classificar documentos;
• Conhecer abreviaturas importantes;
• Possuir habilidade para ler e destacar as funções (ações) principais dos documentos;
• Ser leal e discreto;
• Ser metódico;
• Possuir boa memória
Repare que as competências humanas são necessárias para qualquer atividade, seja
lógica, artística, de comunicação, relacionamento, organização, gestão, entre outras.

37
 Ei, que tal relembrar alguns pontos que caracterizam o documento?

1. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua

natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulários, ficha,
livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme,
mapa.
2. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a
disposição e a natureza das informações nesse contidas. Exemplos: ata,
relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento,
organograma).
3. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o
sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Exemplos:
audiovisual (filmes); fonográfico (discos, fitas); iconográfico (obras de arte,
fotografias, negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de
uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas);
magnéticos/informáticos (disquetes, CD-rom).
4.Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de
acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de
Notas e Frequência de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de
Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário Médico,
Tabela Salarial.
Fonte: Martins (1998).

38
 Veja trecho da lei que aborda sobre esses tipos de documentos:
Lei 6.015|1973 - Dispõe sobre os registros públicos, e dá outras providências.

TÍTULO II
Do Registro de Pessoas Naturais
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Art. 29. Serão registrados no registro civil de pessoas naturais:
I - os nascimentos
II - os casamentos;
III - os óbitos;
IV - as emancipações;
V - as interdições;
VI - as sentenças declaratórias de ausência;
VII - as opções de nacionalidade;
VIII - as sentenças que deferirem a legitimação adotiva.
Fonte: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L6015consolidado.htm
CAPÍTULO IV
Do Nascimento
Art. 50. Todo nascimento que ocorrer no território nacional deverá ser
dado a registro, no lugar em que tiver ocorrido o parto ou no lugar da
residência dos pais, dentro do prazo de quinze dias, que será ampliado em
até três meses para os lugares distantes mais de trinta quilômetros da sede
do cartório.
§ 2º Os índios, enquanto não integrados, não estão obrigados a inscrição do
nascimento. Este poderá ser feito em livro próprio do órgão federal de
assistência aos índios.
Fonte: Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973 /
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l6015compilada.htm

39
 Lei 13.787 de 27 de dezembro de 2018.
Dispõe sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a
guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente.
Fonte: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-
2018/2018/lei/L13787.htm

Quer saber mais?

Quer saber mais?

É só seguir para a videoaula desta competência, blz?

Ah, se quiser, você pode também aprender umas palavras específicas usadas
pelos profissionais de arquivo:

Umidificação - procedimento em que documentos quebradiços e ressecados

são colocados numa atmosfera úmida para readquirirem flexibilidade pela
absorção gradual do vapor d'água.
Velatura - processo de restauração que consiste na aplicação de reforço de
papel ou tecido em qualquer face de uma folha. Ver também laminação.

Fonte: Arquivo Nacional (2005)

40
CONCLUSÃO
Quem bom que você esteve presente até aqui. Sua chegada e permanência já estão na
história deste curso. Indo para o contexto da disciplina, você ainda está no arquivo corrente (seus
documentos, histórico, mensagens do AVA, e, logo mais: seu diploma!).
Passado o tempo, você será parte de uma recordação de um todo que configura este
curso. Seu nome estará nessa história, como já falei. Para onde você vai a partir de agora? E qual a
sua história até aqui? Olhando para seus documentos você poderá responder muito bem sobre isso.
Há algo, no entanto, mais importante, o seu comprometimento em ser imparável!
Imparável para escrever a sua própria história e ir além dos documentos. Ficar na memória, sair das
bocas em forma de histórias, anedotas, causos e, quem sabe, grandes feitos!
Ninguém morre por inteiro, há pedaços, narrativas e vozes que não nos deixam morrer
nunca! É assim com os documentos, eles contam muita coisa, segredos, verdades que estavam
arquivadas, escondidas! Quando jovens, os documentos são ferramentas, caminhos para que as
pessoas busquem apresentar-se ao mundo, ao mercado!
Se você veio até aqui, não pare de documentar seus sonhos! Apresente-se a este universo
como alguém que, mais que executar tarefas, quer realizar sonhos, mais que aprender teorias, quer
compartilhar experiências! Assim como os documentos, você tem um grande poder: ser prova de que
a vida é um processo, que vai marcando a face, deixando o novo, encontrando o velho... o velho e
sábio tempo!
Sempre que quiser, arquive o que marcou com cor ou aprendizado a sua história, delete
o que já não faz bem a você e, desarquive tudo o que vale a pena reviver! Siga em frente, sempre
com os arquivos na memória de quem realmente é você para ir além do que você pode ser!
Bons estudos e uma GRANDE e MEMORÁVEL jornada!

41
REFERÊNCIAS

ALVES, Ítalo H. ; SOUZA, Renato T. B. de. O controle de documentos arquivísticos em trâmite: entrada,
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MINICURRÍCULO DO PROFESSOR

Marilucy da Silva Ferreira

Professora da ETEPAC. Mestra em Ciência da Informação pelo

Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação da
Universidade Federal de Pernambuco (2012). Graduada em
Biblioteconomia pela UFPE (2009). Magistério (2000). Pós-
graduada em Gestão e Tutoria em EAD. Atuou como docente e
orientadora no Curso de Aperfeiçoamento em Gestão de
Acervos Bibliográficos, Arquivísticos e Museológicos da
Fundação Joaquim Nabuco - FUNDAJ (2015-2016), na
modalidade EAD. Atuou como docente do Curso Técnico em
Biblioteca, na Secretaria Executiva de Educação Profissional do
Governo do Estado de Pernambuco - SEEP-PE (de 2012-2017). Foi Coordenadora do Curso Técnico
em Biblioteca pela SEEP-PE, na modalidade EAD (2012-2013). Possui experiência no magistério de
Ensino Fundamental I (2003-2004). Tem experiência em bibliotecas de ensino superior (2012, 2016)
e escolar (desde 2018). Foi analista de informação em empresa voltada à Tecnologia Jurídica (2014-
2015). Tem experiência em arquivo acadêmico (2017-2018). Fez estágios em renomadas instituições
(Centro de Documentação da Rede Globo NE, 2008, Arquivo Geral do Tribunal do Justiça de
Pernambuco, 2009). Tem publicações nas áreas de Organização, Recuperação e Representação da
Informação, Indexação e EAD, em capítulos de livros, artigos de revistas, eventos na área de
Biblioteconomia, Arquivologia e Ciência da Informação.

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