20/09/2022_AULA_DETECÇÃO E PREVENÇÃO DE FRAUDES

DETECÇÃO E PREVENÇÃO DE FRAUDES

A maior parte dos problemas relacionados à fraudes estão atreladas ao

objetivo de obtenção irregular de vantagem financeira. Para conseguir
dinheiro ilegalmente na organização fraudes e outras ações de cunho
ilegal, imoral e antiético são cometidas intencionalmente e
deliberadamente. Se essas ações passarem despercebidas podem afetar o
parecer do auditor sobre a situação financeira e os resultados
relacionados à atividade da organização no período auditado. Nesse
sentido, é necessário que o auditor tenha o máximo de cuidado e atenção
para detectar tais fraudes com base nos exames documentais e
investigações que se tornem necessárias.

No link a seguir você poderá ver um site interessante sobre

monitoramento e divulgação de fraudes e atentados contra a ordem
financeira. Acessem o link do site a seguir, e tenham conhecimento do
Link: http://www.fraudes.org/.

Os problemas relacionados às fraudes e desvios podem envolver e

comprometer comprometida a alta administração ou os funcionários da
organização, não importa. Todos os envolvidos devem ser investigados e
deve-se gerar processos de apuração que evidenciem o que de fato
ocorreu até que tudo esteja às claras conforme se espera de um processo
que visa a análise da confiabilidade, como é o caso da auditoria interna.
As fraudes podem ser pelo menos dos tipos a seguir:
• Apropriação indevida de dinheiro;

• Apropriação indevida de bens;

• Falsificação ou manipulação de contas;

• Fachada;

• Reservas secretas.

Apropriação indevida de dinheiro

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Geralmente, quando o proprietário ou gestores da organização
tem um controle muito limitado sobre o recebimento e
pagamentos podem ocorrer a apropriação indevida de dinheiro ou
o chamado desfalque de dinheiro. Isso é muito comum,
especialmente em grandes organizações empresariais.
A auditoria interna é fundamental no processo de prevenção de
fraudes que visam a apropriação indevida já que envolve a análise
dos processos que derivam esses desvios. Igualmente envolve a
conferência dos relatórios que podem apontar problemas antes
mesmo que se instaurem os processos fraudulentos em montantes
significativos.
O dinheiro ou, como é também conhecido no meio empresarial, o
numerário pode ser desviado por várias formas como
mencionamos abaixo:
Uma das mais comuns formas de fraudes envolvendo numerários
é o registro de pagamentos fictícios, ou seja, o lançamento de
pagamentos sem a devida origem ou o respaldo documental.
Somente a auditoria visando o cruzamento entre os documentos e
os registros identificam esse tipo de fraude.

Registro ou lançamento de uma quantidade maior do que a quantidade

real do pagamento em questão. Esse tipo de fraude deixa um rastro de
fácil identificação devido ao fato de que geralmente há uma divergência
entre o documento utilizado para comprovar o registro e o registro em si.
Recibos de entradas suprimidos como se não houvesse havido o
recebimento. Esse tipo de fraude geralmente é descoberta quando o
cliente que efetuou o pagamento é cobrado pela dívida que inexiste.
Registro menor do que o valor real recebido. Similar ao caso anterior
ocorre quando o cliente paga uma quantia e o funcionário fraudador
registra um valor a menor com a intenção de suprimir parte do valor
recebido. Também é descoberta quando da indagação dos clientes quanto
ao pagamento total da dívida ou durante o processo de auditoria dos
pagamentos parciais.
No sentido de se evitar problemas relacionados e esses tipos de fraudes,
deve haver um controle rigoroso sobre recebimentos e pagamentos de
dinheiro conhecidos como "sistema interno" de controle. O auditor deve
verificar o Livro Caixa com os registros originais, contas contábeis de
registro, faturas, recibos, talões ou livros de duplicatas, folhas de

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pagamento, registros de vendas, extratos bancários etc., a fim de
descobrir tais fraudes
Os sistemas de informações empresariais são os grandes responsáveis
pela eficácia dos controles internos uma vez que a maior parte dos fluxos
de informações depende desses sistemas. Quanto mais eficaz em termos
informacionais for o sistema de informação, mais se espera que ele evite
problemas de erros e fraudes devido ao aumento da transparência.

Apropriação indevida de bens

Empresas que manuseiam produtos de alto valor geralmente

correm mais riscos com esse tipo de fraude e necessitam
cercar-se de mais cuidados para evitar essa classe de apropriação
indébita. Sem registros adequados de estoque, tanto relativos a
entradas quanto a saídas de produtos, se torna difícil para o
auditor descobrir essa fraude, por isso, se verá na última sessão
dessa unidade que o controle de estoques deve primar pelo
registro adequado dos principais itens de revenda e consumo. A
periódica verificação de estoque, feitas geralmente de forma não
avisada e a manutenção dos registros adequados de movimento
de entradas e saídas de estoques podem reduzir a possibilidade

de fraude.

Falsificação ou manipulação de contas

A fim de atingir determinados objetivos específicos, todos ilegais

e imorais, as contas podem ser manipuladas por pessoas
responsáveis que estão na gestão e, na maioria dos casos, no topo

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da organização. Eles preparam as contas tal maneira que eles
divulgam apenas uma imagem falsa em relação ao verdadeiro
quadro apresentado pelas contas. Alguns exemplos que podemos
dar em relação aos modos utilizados na manipulação das contas
são os seguintes:

● Inflar ou esvaziar despesas e rendimentos.

● Anulação de dívidas em excesso ou em menor quantidade
que a corretamente paga ou recebida dependendo do
interesse do fraudador.
● Sobrevalorização ou subvalorização das ações de
fechamento de contas ou de relatórios de controle.
● Carregar excesso de depreciação ou redução das mesmas
dependendo dos interesses dos fraudadores.
● Considerar as despesas de capital como receitas e
vice-versa.
● Transferência para devedores duvidosos em excesso ou
redução das mesmas de acordo com o interesse dos
fraudadores.
● Supressão de vendas ou compras ou evidenciação de vendas
ou compras fictícias etc.

Vitrine, situação de fachada ou limpeza de janela

É uma metáfora que significa a maneira de apresentar os dados

financeiros em uma posição muito melhor do que a posição
originalmente se apresenta. É conhecida como uma situação de
fachada, limpeza de janela, apresentação de uma vitrine etc.
Algumas das razões para a limpeza de janela são os seguintes:

● Para os gestores ganharem a confiança dos acionistas.

● Para se obter mais crédito.

● Para se elevar o preço das ações no mercado, pagando mais

dividendos para que as ações realizadas possam ser
vendidas mais facilmente e com valores mais significantes.

● Para atrair potenciais parceiros ou acionistas.

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 ● Para preparar o negócio para venda ou operações de fusão,
cisão ou incorporação, ou até mesmo no caso de entrega da
empresa para quitação de dívidas.

APROFUNDANDO O CONHECIMENTO: Em relação à prática de

“maquiagem” citada acima você pode ler a reportagem disponível
no link: FRIENDLANDER, David; MACEDO, Fausto. O
vice-presidente de finanças do banco mandou o contador maquiar
o balanço. 2010. Disponível em: <
http://economia.estadao.com.br/noticias/geral,o-vice-presidente
-de-financas-do-banco-mandou-o-contador-maquiar-o-balanco,65
8184 >. Acesso em: 20/09/2022.

Reservas secretas
Em reservas secretas as contas são preparadas de tal forma que
elas revelam uma imagem pior do que na verdade a situação real
apresenta. Os objetivos da preparação das contas desta forma
são:

● Para esconder a verdadeira posição da empresa dos

concorrentes.
● Para evitar ou reduzir o passivo fiscal, o que não deve ser
confundido com formas legais de redução de tributos
derivados do planejamento tributário conforme citado na
última sessão dessa unidade quando exemplificamos o
controle interno de tributos.
● Para reduzir o preço das ações no mercado para não pagar
dividendos ou pagar dividendos mais baixos de modo que as
ações poderão ser compradas a um preço muito mais baixo
daquela cotação derivada de uma situação financeira melhor.

É muito difícil de detectar tais fraudes uma vez que elas são
cometidas por pessoas internas e geralmente de alto escalão nas
organizações, como diretores, gerentes, controladores financeiros
etc. Para detectar esse tipo de fraude, o auditor deve estar
vigilante e deve tornar a busca completa, incluindo inquéritos,
investigações documentais de base, cruzamento de informações
etc. para chegar à posição verdadeira e aos causadores das

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fraudes, inclusive acionando órgãos de fiscalização da
administração societária, de polícia, fiscal etc. para se envolverem
se for o caso.

QUESTÃO PARA REFLEXÃO: Qual seria a relação entre a auditoria

interna e os controles internos nas empresas?

EXEMPLOS DE CONTROLES AUDITADOS

Para que a auditoria possa desempenhar seu trabalho de forma

completa é necessário que ela, além de buscar fraudes e erros nos
controles já existentes bem como nos processos em andamento,
sugira controles e processos mais eficazes.
Todos os tipos de controles são importantes para a empresa que
deseja ter continuidade e vislumbre crescimento, tanto em termos
econômico-financeiro como mercadológico. Principalmente no
ambiente de competitividade saber que caminho se está seguindo,
se a empresa está se desviando daquilo que se planejou, é
fundamental.
Você pode ver no vídeo a seguir que os controles internos, mesmo
no caso de um órgão público (prefeitura) ou de uma empresa
privada, são fundamentais para a eficácia da gestão e dos
resultados almejados.

Não deixe de acessar, o link a seguir… entrevista Professor Jorge Bento de Souza -
Gestão Ltda, disponível em:
https://www.youtube.com/watch?v=8a4deetWZQM, acessado
em 20/09/2022.l

Como você pode perceber, não é fácil se articular os controles

internos em uma entidade pública, não porque se trata de uma
unidade pública, mas porque a pluralidade de atividades é
importante e complexa.
Mercadologicamente falando, existem vários controles
importantes que permitem à empresa verificar o nível de
aceitação de seu produto, nível de crescimento na sua
participação no mercado (market share) entre outras
informações, porém, é na área econômica e financeira que se

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encontram os maiores desafios em relação à manutenção de
controles patrimoniais.

Controle de contas a pagar

Esse controle se dá sobre todas as obrigações financeiras da

empresa que deverão ser cumpridas num determinado tempo
(vencimento).
As contas a pagar têm origem em bens e direitos, por exemplo,
estoques, móveis, veículos, imóveis etc., adquiridos pela empresa
cuja contra prestação financeira seja feita a posteriori, ou seja, os
bens e direitos adquiridos não foram pagos na sua aquisição.
Esses bens e direitos podem gerar um contas a pagar diretamente
pela aquisição com pagamento parcelado, ou ainda, pela geração
de empréstimos junto a entidades financeiras.
Outra situação que dá origem a uma conta a pagar é a existência
de custos ou despesas a serem pagas após sua ocorrência, como,
por exemplo, os aluguéis, água, luz, telefone entre outras.
Dentre as principais contas a pagar destacam-se: tributos a pagar,
salários e encargos a pagar, fornecedores, empréstimos e
financiamentos, contas de água/luz/telefone, aluguéis a pagar
entre outras.
O controle dessas contas é importante principalmente para que se
evitem atrasos, com consequente pagamento de juros e multas,
para se evitar fraudes internas com possibilidade de desvio de
recursos financeiros e também para garantir uma posição real
sobre o valor do patrimônio da empresa.
Resumidamente são motivos para o controle das contas a pagar:
evitar maiores custos financeiros (multas, juros etc.), evitar
desgaste comercial (inadimplência), diminuir os riscos de fraudes
internas, pela possibilidade de auditoria constante, aproveitar

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oportunidades de financiamento de projetos que podem alavancar
o negócio.

Dentre os motivos apresentados, a possibilidade de alavancagem

do negócio é um dos mais importantes no ambiente competitivo. A
empresa pode por meio de financiamento de equipamentos, por
exemplo, aumentar a qualidade de seu produto e ganhar mercado.
Existem várias formas que possibilitam se controlar as contas a
pagar, mas as mais indicadas sugerem a utilização de softwares
de gestão e ou planilhas eletrônicas.
Os campos que compõem esse tipo de controle são principalmente
os seguintes, podendo variar de sistema para sistema.

• Data, da ocorrência do fato gerador da conta a pagar.

• Fornecedor.
• Número documento, que deu origem à conta a pagar.
• Data vencimento.
• Valor.
• Data do pagamento.
• Juros/descontos, gerados por pagamentos em atraso ou
antecipados.
• Valor pago, equivalente à soma do valor original mais os juros
ou descontos obtidos. Lembrar que no caso de desconto está se
referindo a um valor negativo.
• Saldo do título, no caso de pagamentos parciais, ficará saldo
remanescente, e no caso de pagamento total esse saldo é zerado
indicando a quitação do título.
• Saldo das contas a pagar, que se refere ao saldo de todos os
títulos devidos por data.

FUNÇÃO DA AUDITORIA DO CONTAS A PAGAR

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Principalmente verificar a eficácia quanto às previsões de saídas
de caixa, a legitimidade com que estão sendo efetuados os
registros das operações de pagamento, a análise da confiabilidade
documental e indiretamente a eficácia quanto à gestão do fluxo de
caixa enquanto processo ligado à gestão financeira da
organização. Verificar se não há indícios de desvios relacionados à
numerários envolvendo o contas a pagar ou controles a ele
relacionados.
É importante destacar que não basta a existência do controle, é
importante que a empresa o mantenha devidamente atualizado a
cada nova operação de tal forma que toda vez que seja necessário
se tenha a informação sobre o saldo devedor da empresa.