PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO- COORDENAÇÃO

“A função do gestor é liderar equipes e tomar as decisões estratégicas

necessárias para atingir os objetivos da organização para a qual trabalha. Assim,
atuar como gerente envolve oito grandes funções: analisar, planejar, tomar
decisões, organizar, delegar, coordenar, liderar e monitorar a sua equipe.”

O presente documento tem por finalidade orientá-lo em relação aos

procedimentos de acompanhamento dos processos da clínica, seus deveres
perante a PINEAPPLE, na qualidade de coordenador (a). A leitura cuidadosa de
cada item deste documento é importante para facilitar sua comunicação com
a PINEAPPLE durante a jornada.

PINEAPPLE

A Pineapple Medicina Integrada é um novo conceito de atenção à saúde,

com tratamento integral de acordo com o perfil de cada pessoa, de cada
paciente. Aqui não temos números. Tratamos de gente.

A Medicina Integrada contempla diversas especialidades da Medicina

Tradicional atuando de forma conjunta no seu atendimento, diagnóstico e
tratamento com métodos alternativos que são eficazes e seguros.

Você e sua família são tratados de forma exclusiva, individualizada, global e

moderna por uma equipe multidisciplinar que inclui, entre outros profissionais,
clínico geral, cardiologistas, nutricionistas e dermatologistas.

PRIMERAS ORIENTAÇÕES

As orientações a seguir buscam explicar aspectos práticos da coordenação

da clínica: a sua integração o acompanhamento dos processos da PINEAPPLE, o
pagamento dos auxílios e benefícios, a entrega dos resultados, metas, relatórios
exigidos até a finalização dos manuais. Os procedimentos adotados requerem
o cumprimento de todas as exigências para o acompanhamento do time,
observando-se os prazos estabelecidos, para que não ocorram atrasos nas
solicitações, nas providencias do que for necessário para organização do início
do desenvolvimento dos projetos e, principalmente, nos atendimentos realizados
na clínica.

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 É fundamental mantemos a comunicação e organização do consultório e
tarefas de todos os colaboradores envolvidos no dia a dia. De tal forma que
esses cumprimentos estão sintetizados nas próximas páginas e bem detalhados
ao longo do presente documento.

COMPETÊNCIAS DO PROFISSIONAL

É importante se atentar que a posição do coordenador clínico, requer um

conhecimento profundo do setor de saúde, habilidades interpessoais e
habilidades de liderança. Normalmente, uma de suas responsabilidades é
supervisionar as atividades diárias da clínica. Embora as funções são
desenvolvidas conforme necessidade do dia a dia, as responsabilidades
fundamentais permanecem as mesmas. Isso inclui gerenciar a equipe, garantir o
atendimento adequado ao paciente, assistir determinados pacientes,
comunicar-se com diferentes departamentos e comparecer às reuniões
periódicas.

Uma das funções principais é gerenciar a equipe e manter um ambiente de

trabalho profissional. Por exemplo, pode ser responsável por fazer agendas de
funcionários, designar atividades para equipe, escalas médicas, contratação de
colaboradores como seus desligamentos e supervisão geral. No caso de
problemas, cabe ao coordenador lidar com eles e manter um fluxo de trabalho
tranquilo. Como resultado o desempenho efetivo desse trabalho exige que uma
pessoa seja organizada, um bom tomador de decisões e seja capaz de interagir
com funcionários e pacientes. Este tem grande parte de seu tempo dedicado a
tarefas administrativas e gerencias para garantir o sucesso dos processos
administrativos, atendimento adequado ao paciente, que é extremamente
importante e vital para o sucesso da clínica. Uma grande parte desse trabalho
gira em torno de supervisionar o desempenho dos funcionários e garantir que ele
atenda aos regulamentos. Por exemplo, essa pessoa deve se certificar de que os
pacientes recebam o atendimento correto desde seu agendamento até seu
pós consulta sejam realizados conforme programado.

Outro aspecto desse trabalho é a comunicação com os diferentes

departamentos da empresa. Uma vez que muitos têm vários departamentos que

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se concentram em diferentes áreas de atendimento ao paciente, é importante
que todos os prestadores de cuidados permaneçam na mesma página.
Consequentemente, geralmente cabe a um coordenador alternar entre esses
diferentes departamentos e manter o fluxo de informações. Isso ajuda a otimizar
o atendimento ao paciente e evita que erros sejam cometidos.

Participar de reuniões periódicas com diretores e outros supervisores é uma

parte adicional do trabalho. Para que a empresa funcione de forma eficaz, é
importante que os superiores trabalhem juntos. Durante essas reuniões,
informações como orçamento da empresa, novas tecnologias e questões
urgentes são frequentemente discutidas. Para obter o máximo dessas reuniões, o
coordenador precisa ser um jogador da equipe e ter habilidades interpessoais
sólidas

FERRAMENTAS ADOTADAS PELA PINEAPPLE

Para facilitar a comunicação entre o (a) coordenador da clínica, e a equipe

da PINEAPPLE, principalmente quanto à identidade da clínica, implementação
dos manuais, serão utilizadas as seguintes ferramentas:

E-MAIL: Ficam registrados a comunicação formal, as solicitações,

documentos compartilhados.
Contato: coordenacao.pinheiros@pineapplemedicina.com.br

● DRIVE: São pastas que são acessadas através de links compartilhados onde
ficam registrados todos os dados e atividades dos setores da clínica:
administrativo, financeiro, comercial, reembolso, recepção e laboratórios.
Link para acesso: https://drive.google.com/drive/my-drive

● ATA DE REUNIÃO: Ficam registradas os assuntos abordados em reunião, as

pendencias, seus responsáveis e prazo de entrega.

● SISTEMA CECB - Clínicas e Consultórios b: No sistema ficam registradas as

atividades dos atendimentos ambulatoriais feitos na clínica pela recepção,
médico, nutricionista, personal, tais como: cadastro paciente, agendamento
e prontuário. Link para acesso: https://pineapplepinheiros.cecb.med.br/

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PRIORIDADES DIÁRIAS DA CORDENAÇÃO

1) Ao chegar, sempre verificar todos os e-mails diários e do dia anterior,

resolvendo as demandas possíveis e delegando para os setores responsáveis
suas respectivas demandas.

2) Verificar o check list de agendas, relatrórios, pendências médicas,

reembolso, estoque, financeiro, agendamento, laboratoriais, limpeza e
qualquer outra demanda que possa surgir.

3) Manter assíduos os acompanhamentos dos colaboradores, principalmente

da recepção e do seu corpo clínico, assegurando de que todas as normas
estão sendo cumpridas.

CONTRATAÇÃO E DEMISSÃO DE FUNCIONÁRIOS DA CLÍNICA

A contratação e demissão dos colaboradores são feitas pelo coordenador.

A contratação e processos são os mesmos, a diferença é a necessidade de
treinamentos diferenciados para cada setor e seguimento. É da função do
coordenador pedir e verificar todos os documentos do colaborador
contratado ou desligado da empresa, a ausência de documentação implica
na não contratação do novo colaborador.

CONTROLE DE CAIXA

O livro caixa consta toda entrada e saída monetária da clínica, sendo assim o
controle e confiança do coordenador. O caixa tem que ser conferido conforme
uso do dinheiro. Todas as informações são registradas e informadas ao financeiro
na planilha do drive como os comprovantes que ficam em pasta.

ACOMPANHAMENTO DO SETOR DE AGENDAMENTO/COMERCIAL

O acompanhamento com o setor de agendamento/comercial é fundamental

para a conferencia de procura, estratégias elaboradas para captação de
consultas e coletas, esse acompanhamento consiste em saber a forma que está
sendo conduzido e a eficácia das práticas, sempre trabalhando e motivando os
assessores para que a equipe se mantenha unida e produzindo com qualidade.
CONTROLE DE ESTOQUE

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 O estoque é feito pelo coordenador e financeiro, alimentado em planilhas no
drive, para que saiba o que entra e o que sai, é importante que o controle seja
feito de forma semanal pelo coordenador para que o mesmo consiga gerar
solicitações de compras ao setor responsável. O estoque abrange materiais para
a recepção, produtos para laboratório, protocolos e insumos para os demais
departamentos.

REUNIÃO SEMANA COM A DIRETORIA

Semanalmente a Diretoria tem uma reunião com o Coordenador (a) da

unidade e nessa reunião toda a diretoria tomará ciência de todas as
pendências, relatório de resultados e juntos traçarão a conduta de resolução. É
nesta reunião que damos e recebemos o feedback de toda a funcionalidade
da empresa, desde o agendamento/comercial até processos mais burocráticos,
como o reembolso.

FEEDBACK PARA COLABORADORES

O coordenador é responsável por passar todos os Feedbacks aos colaboradores

em relação ao seu escopo de trabalho, sendo ele individual e em grupo. Os
Feedbacks são passados para que os colaboradores saibam o que fazer e o que
melhorar referente ao ponto de vista da liderança.

UNIFORMES

Os uniformes são proporcionados pelo Diretor e a manutenção feita pelo

coordenador (a), todos os setores devem estar uniformizados e arrumados para
o melhor atendimento dos pacientes, o coordenador (a) deve garantir que
todos os setores sigam as orientações dos manuais

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TERMOS

TERMO DE CIÊNCIA

O Termo de Ciência e Responsabilidade pode ser usado para muitos fins cujos
propósitos sejam de legalizar uma situação, comprovando que uma pessoa, seja
física ou jurídica, está de acordo com as normas precedidas, caso essas normas
não sejam cumpridas, o colaborador tem a ciência de que o descumprimento
das normas precedidas acarretará em distintas punições.

TERMO DE CONFIDENCIALIDADE

Termo de Confidencialidade é um documento entre duas partes, que visa

proteger dados estratégicos da parte contratante. Assim, a parte contratada
assume o compromisso de não divulgar as informações às quais terá acesso em
determinado projeto ou por algum período específico, sendo expressamente
proibido a divulgação de qualquer tipo de informação relacionada à clínica, e
os pacientes atendidos nela, seja em consulta, coleta de exames, procedimentos,
entre outros tipos de atendimentos oferecidos pela clínica.

TERMO DE USO DE IMAGEM

O Termo de Autorização de Uso de Imagem é a cessão de uso de imagem, no

qual uma pessoa cede os direitos de imagem, autorizando que outra pessoa física
ou jurídica utilize a sua imagem. O termo de uso de imagem se faz necessário
principalmente para fins comerciais.

TERMO DE SIGILO

O Termo de Sigilo é o contrato por meio do qual duas partes se comprometem

a manter em sigilo as informações que serão trocadas durante a elaboração ou
a execução de determinado projeto, desenvolvido em conjunto por ambas,
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sendo passível de multa no valor de R$600 mil reais, além da responsabilização
civil e criminal, caso haja o compartilhamento ou divulgação dos dados
pertencentes à clínica.

TERMO DE CIÊNCIA DO MANUAL

O termo de Ciência do Manual é o termo que assegura que as informações

contidas nos Manuais desenvolvidos para os setores da clínica foram entregues e
esclarecidas à cada colaborador (a). Assinando o termo o colaborador declara
estar de acordo com as obrigações dispostas no Manual de seu setor.