SERVIÇOS

BANCÁRIOS
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS

AULA 17 / MÓDULO 4
O que será trabalhado nessa aula:
ROTINAS BANCÁRIAS
Rotinas administrativas; Planejamento, programação e controle de processos de trabalho; transporte de documentos;
Malotes de espécies e de documentos; Normas e controles internos;

AEFSPR
AMBIENTE VIRTUAL DE APRENDIZAGEM - AVA
SUMÁRIO
Rotinas administrativas 06

Transporte de documentos 11

Normas e controles internos 15

Malotes de espécies e de documentos 20

Referências bibliográficas 24

AEFSPR
AMBIENTE VIRTUAL DE APRENDIZAGEM - AVA
INTRODUÇÃO
Ao estabelecer critérios para uma boa administração, e iniciar um processo de rotina administrativa, nada melhor do que iniciar
pelas funções: planejamento, organização, direção e controle. Eles princípios fundamentais para um sucesso duradouro da
organização. O cenário que se seguirá, não é de vida boa, mas de muita responsabilidade, pois envolve sigilo de documentos,
valores, e reputação, tanto de instituições financeiras, como de clientes envolvidos. Estabelecer processo de rotina administrativa,
é essencial para que haja eficácia na execução das demandas de um banco. Veremos que nenhuma instituição como as já
mencionadas pode transportar malotes com documentos ou valores sem uma autoridade dada por órgãos competentes. Veremos
que existem sistemas de controle internos para esses processos, legalizando-os, e autorizando-os a atuarem nessa área.
 ROTINAS
ADMINISTRATIVAS
Você sabe o que são rotinas administrativas de uma empresa e para que elas servem? Rotinas administrativas são processos que
acontecem de forma sistemática e que contribuem para a atividade proposta pela empresa e, consequentemente, o sucesso.
As funções administrativas fazem parte da rotina de qualquer empresa. Com a teoria em mãos, o estudo avança para a
compreensão das funções administrativas seccionadas pelos quatro pilares do PODC (Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar), que
compõe os princípios básicos para uma Administração eficaz e eficiente de uma empresa. Independentemente do tamanho da
organização e do pessoal empregado, todo gestor deve acompanhar e supervisionar as quatro funções administrativas essenciais
para obter resultados positivos em sua organização. Dentro de cada função, encontramos ainda inúmeras atividades que devem
ser planejadas, organizadas, dirigidas e controladas pelo administrador, uma vez que ele precisa estar envolvido e ciente do
desempenho de a toda a cadeia do processo.

Rotina 01: Planejar

Nessa área, o profissional trabalha com a definição de metas e com as estratégias traçadas para alcançá-las. Para isso, ele precisa
fazer uma análise do mercado, de modo a identificar elementos que influenciem o desempenho econômico e produtivo da
organização. É muito importante que as metas sejam mensuráveis, que as estratégias sejam viáveis e que todos os setores da
empresa sejam considerados no planejamento. Além disso, o profissional deve monitorar os resultados e, se necessário, revisar as
metas, considerando o contexto mercadológico em que a empresa está inserida. O planejamento estratégico é essencial para o
crescimento da organização. Essa é uma área da Administração ainda recente, mas que já tem o seu valor reconhecido.
Rotina 02: Organizar
E como colocar em prática tudo aquilo que foi planejado? Organizando os recursos da empresa. Defina de que maneira o projeto
será feito e o distribua entre os departamentos e profissionais correspondentes. Otimizar o tempo de trabalho e evitar
desperdícios são diferenciais nessa rotina. Para isso, o administrador precisa de uma ótima capacidade de organização individual
e coletiva. Ter uma visão sistêmica e conhecimento sobre os processos produtivos da empresa também são características
essenciais. O fluxo de despesas é algo que deve estar organizado e atualizado. Contas fixas do estabelecimento de trabalho e o
salário dos funcionários devem ser pagos em dia. Sem atrasos, as chances de problemas futuros são bem menores.

Rotina 03: Liderar

Certamente você já ouviu por aí que “nem todo chefe é líder”. Sabe por quê? Para exercer a liderança é imprescindível possuir
inteligência emocional e ter a capacidade de perceber as emoções dos outros. O líder deve influenciar e motivar os funcionários
de forma positiva, para que os resultados desejados sejam alcançados. Por exemplo, delegar funções de acordo com a experiência
e limitação de cada membro da sua equipe. Compartilhar responsabilidades faz com que a rotina se torne mais leve e mais
eficiente.
Rotina 04: Controlar
Criar padrões de desempenho e acompanhar periodicamente a execução das tarefas são atividades de extrema importância. Para
controlar a empresa, é necessário ter boa capacidade de análise e basear-se em números para os indicadores técnicos. Relatórios
periódicos auxiliam nesta questão. Uma empresa bem administrada tem tudo para obter cada vez mais lucro e aumentar seu
espaço no mercado. Para organizar todas essas funções, as empresas costumam produzir organogramas, manuais e
regulamentos internos. Ferramentas como Google Drive, Dropbox, Trello, Evernote, dentre outras, podem facilitar o processo
dessas atividades. Acompanhar as demandas da equipe e garantir que tudo será entregue dentro do prazo combinado é uma
ótima forma de controle. Reuniões semanais para acompanhar os projetos e definir prioridades podem ser boas ideias.

Como desempenhar as funções administrativas

Para finalizar, é importante que o colaborador tenha sempre em mente a importância de integrar as quatro funções
administrativas: o planejamento, a organização, a direção e o controle administrativo. Os quatro pilares da Administração são
equivalentes em valor individual, mas juntas, transformam-se no sucesso do projeto coletivo. Em uma pequena empresa, por
outro lado, muitas vezes, o líder deve assumir mais de um papel. Nesse caso, as dificuldades são maiores e complexas, mas não
impossíveis se a pessoa se planejar, organizar, dirigir e controlar cada etapa do processo com segurança e eficiência. Para tanto,
as pessoas precisam estudar e se especializar em cada função, compreendendo a teoria, colocando as ferramentas à disposição
na prática, tendo em vista a realidade financeira do negócio e a capacidade de gestão pessoal. Além da capacitação constante, é
importante que o gestor invista seu tempo em estratégias. Uma organização bem estruturada, busca inovações e melhores
práticas administrativas, está sempre atenta às mudanças e tendências de mercado, detectando oportunidades e precavendo-se
contra riscos, o que é fundamental para uma organização alavancar positivamente seus resultados. O equilíbrio e o bom
desempenho entre todas as funções administrativas provam sua eficácia com a estabilidade e o crescimento sustentável do
negócio. É preciso haver um planejamento eficaz desses processos, para que se cumpram dentro das metas traçadas como
colaborador e empresa.
TRANSPORTE DE
DOCUMENTOS
O transporte de valores realizado em solo brasileiro é feito através de empresas privadas que atuam com grandes aparatos e
técnicas de segurança para que todo a movimentação seja feita com o mais alto nível de proteção possível. Além disso, esse
transporte possui respaldo legal e supervisão da Polícia Federal para que seja ainda mais sério e seguro, utilizando profissionais
que são treinados especialmente para essa função e com o uso de veículos especializados, que são os chamados carros fortes. O
transporte é feito com rotinas planejadas e monitoramento em tempo real, feito por equipes qualificadas que trabalham com
gestão de alto risco. Além disso, o monitoramento existe juntamente com bases operacionais de coordenadas e com uma
guarnição composta por – no mínimo – quatro vigilantes. Porém, para a realização do recolhimento, controle e posterior
transporte, existem várias formas para realizar a gestão corretamente nas empresas. Esse transporte pode ser dos seguintes itens:

1. Malote - O malote é um dos sistemas mais comuns utilizados, pois se resume no recolhimento e envio de dinheiro ou
documentos entre empresas, bancos e outros locais determinados. Após os valores serem recolhidos pela empresa e serem
contabilizados pelo caixa, diariamente ou com a frequência necessária, uma empresa de transporte especializada busca o malote
contendo os valores e o encaminha de forma segura até o local de destino que, na maioria das vezes, é uma agência bancária.

2. Cofre Inteligente - Além do que já foi trazido até aqui, o cofre inteligente também é uma maneira de controlar os valores
recebidos por uma empresa para posterior transporte. Porém, esse método é mais moderno, possuindo maior praticidade e segu-
rança. Isso porque, o sistema de cofre inteligente evita que o dinheiro tenha que ser contado e separado manualmente. O próprio
cofre realiza a contagem e separação das notas, bastando apenas que elas estejam armazenadas no compartimento. Assim, o
fechamento de caixa se torna muito mais eficiente e seguro. No mesmo sentido, esse tipo de cofre emite relatórios gerenciais e
permite que a empresa tenha acesso online do controle do fluxo de caixa. Além disso, todo um mecanismo de segurança é
instalado, inclusive com possibilidade de entitamento de cédulas em caso de arrombamento do cofre. Portanto, como você pode
ver, esse é um dos métodos mais seguros de recolhimento de valores em empresas que têm grande fluxo de cédulas.

3- ATM Reciclador - O reciclador ATM também é uma forma de controle e recolhimento de valores, sendo muito utilizado por
supermercados e farmácias. Isso porque esse tipo de sistema permite que os depósitos sejam feitos pela empresa nos caixas
eletrônicos instalados na loja. Assim, os valores são creditados na conta do destinatário. Essas mesmas cédulas podem ser
sacadas pelos clientes da loja, o que também reduz consideravelmente a necessidade da presença da empresa de transporte de
valores na empresa. Essa tecnologia agiliza a operação e torna tudo mais prático e seguro. Ainda não são todas as empresas
financeiras que utilizam esse método de controle e recolhimento de dinheiro, porém cada vez mais o investimento ocorre nesse
sentido. Com equipamentos como a recicladora, o trabalho pode ser feito com muito mais rapidez e sem as chances de erros
humanos.
Existe conciliação de transporte de numerários?
Sim, existe! Como comentamos anteriormente, o processo de recolhimento de numerários é bastante complexo. Ele exige uma
série de etapas que vão desde à contagem do dinheiro do caixa ao depósito no banco. Por conta da sua complexidade, é muito
importante que a empresa também tenha um processo de conciliação financeira específico. Então, como garantir que a
informação registrada pelo caixa é a mesma registrada pelos funcionários da transportadora? Isso só é possível graças ao
processo de conciliação de recolhimento de numerários. Nesse processo, os valores que saem do caixa da sua empresa são
mapeados e comparados com os que chegam à empresa transportadora de valores (ou o encarregado a deixar o malote no
banco) e, em outro momento, com os extratos bancários. Com todo esse mapeamento da jornada do seu dinheiro, é possível
identificar se houve inconsistências na contagem realizada por cada um desses agentes ou se foram creditados valores diferentes
do esperado, sejam para mais, sejam para menos. Dessa forma, você consegue ter maior segurança sobre cada centavo que sai do
seu estabelecimento e, em caso de inconsistências, agir com maior rapidez baseado em fatos e dados.
 NORMAS E
CONTROLES INTERNOS
O Banco Central publicou a Resolução CMN nº 4.968, de 25 de novembro de 2021, que revisa e consolida os atos normativos dos
sistemas de controles internos das instituições financeiras e demais instituições autorizadas a funcionar. O Conselho Monetário
Nacional e o BACEN estão aprimorando as normas da governança corporativa das instituições regulamentadas, buscando
eficiência no Sistema Financeiro Nacional e seguindo as melhores práticas internacionais, como as previstas pelo documento do
Comitê de Basileia – Framework for Internal Control Systems in Banking Organizations. Nesse sentido, destacamos a seguir os
principais pontos da Resolução, como objetivos e características essenciais.

Objetivos
As instituições devem implementar e manter sistemas de controles internos com os seguintes objetivos:
1. Desempenho – relacionado à efetividade e à eficiência das atividades;
2. Divulgação de informações financeiras, operacionais e gerenciais que sejam úteis para o processo de tomada de decisão;
3. Conformidade com as disposições legais, regulamentares e previstas em políticas e códigos internos.

Características essenciais
- Os sistemas de controles internos devem:
a) Ser contínuos e efetivos, definindo as atividades de controle em todos os níveis de negócios e para todos os riscos aos quais a
instituição está exposta;
b) Integrar as atividades rotineiras das áreas relevantes da instituição;
c) Ser revisados e atualizados periodicamente;
d) Ter aspectos relacionados à cultura de controle, definindo responsabilidades e obrigações dos colaboradores no cumprimento
das diretrizes e políticas internas, de acordo com o apetite de risco dos administradores, além do compromisso com a ética e a
integridade;
e) Possuir aspectos relacionados à identificação e à avaliação de riscos, o que engloba, entre outros requisitos, identificação e
avaliação contínua dos fatores externos e internos que possam trazer riscos à instituição, revisando e atualizando periodicamente
os sistemas e medidas para mitigação de riscos tolerados e não controlados, além da análise potencial de ocorrência de fraudes
nas atividades desenvolvidas em todos os níveis de negócios;
f) Ter aspectos relacionados às atividades de controle e segregação de funções, o que envolve, entre outros, controles físicos de
atividades apropriados para os diferentes departamentos, acompanhamento de situações de não conformidade e segregação de
funções para evitar situações de conflito de interesses, controles para evitar o envolvimento da instituição em atividades
indevidas ou ilícitas, em especial as relacionadas aos riscos sociais, ambientais e climáticos; procedimentos e controles de PLDFT;
g) Possuir aspectos relacionados à informação e à comunicação, englobando canais de comunicação adequados ao nível de
atuação; acesso a informações compreensíveis, confiáveis, tempestivas e relevantes; diretrizes para a utilização de fontes externas
de informações e para a divulgação ao público externo sobre eventos e condições de mercado relevantes para a tomada de
decisão; planos de retomada e contingência de negócios, entre outros;
h) Prever aspectos relacionados ao monitoramento, que deve ser contínuo e prever avaliações periódicas, inclusive pela auditoria
interna da eficácia dos sistemas de controles internos, além do acompanhamento das atividades desenvolvidas, atualização de
premissas, metodologias e modelos de gestão de riscos e da existência de canais de relato sobre deficiências nos controles
internos. As atividades devem ser acompanhadas por meio de relatório periódico, elaborado anualmente, que deve:

• Conter a avaliação sobre adequação e efetividade dos sistemas de controles internos;

• Possuir cronograma de saneamento;
• Incluir a manifestação dos responsáveis pelas áreas a respeito das deficiências encontradas em verificações anteriores e
medidas efetivamente adotadas para solucioná-las;
• Ser submetido ao conselho de administração ou diretoria e auditoria interna e externa;
• Permanecer à disposição do BCB pelo prazo de 5 anos.

A Diretoria e o Conselho de Administração das instituições devem se envolver ativamente na definição dos sistemas de controles
internos, promovendo valores éticos e de integridade, estabelecendo uma cultura organizacional com ênfase na relevância dos
sistemas de controles internos e no engajamento dos colaboradores. A Resolução também destaca a necessidade da alta
administração em manter estrutura organizacional adequada para garantir qualidade e efetividade, bem como assegurar recursos
adequados e suficientes para o exercício das atividades dos sistemas de controles internos. As instituições devem designar
perante o BACEN diretor responsável pelo cumprimento da Resolução, que pode desempenhar outras funções na instituição,
desde que não haja conflito de interesses. A Resolução não se aplica às administradoras de consórcio e às instituições de
pagamento autorizadas, que se sujeitam a regramento específico (Resolução BCB 93, de 6 de maio de 2021 e Circular 3.856/2017).
A Resolução entrará em vigor no dia 1º de janeiro de 2022, exceto quanto à exigência de indicação do diretor responsável, que
passa a valer a partir de 1º de janeiro de 2023.
MALOTES DE ESPÉCIES
E DE DOCUMENTOS
Em suma, este serviço é usado para envio rápido de documentos, papéis, cartões e dinheiro e pequenos objetos. Os malotes são
úteis para empresas, condomínios e instituições para promover uma melhor comunicação, especialmente entre filiais. Assim, os
volumes são restritos em tamanho. Além disso, um malote é uma embalagem feita de material relativamente maleável, como lona
ou nylon. Isso significa que há algumas restrições de tipo de carga. Por exemplo, não é possível enviar objetos frágeis, como vidros
de cristal, ou medicamentos, já que estes exigem controle total de temperatura e luminosidade. Apesar do malote garantir a
integridade da carga, não é ideal para objetos delicados e pontiagudos. No geral, entregas de malotes podem ser feitas a nível
nacional, estadual ou em uma mesma cidade. Esta é uma maneira de garantir o envio rápido e, por vezes, frequente, de materiais
importantes entre filiais de uma mesma empresa, por exemplo. Dessa forma, é possível agendar o transporte de malotes por dia,
semana ou mês. Para utilizar um serviço de entrega de malotes, basta contactar uma transportadora especialista nesta
modalidade. Desse modo, é possível fazer um orçamento baseado na necessidade de envios da sua empresa. Em seguida, agenda-
se a coleta e o objeto passa por uma triagem, sendo encaminhado para o destino, de acordo com o planejamento da melhor rota.
Assim, para garantir a segurança do item, o malote recebe uma codificação, que permite seu rastreio em tempo real.

O que pode ser enviado num malote?

O transporte de malotes abrange vários tipos de objetos. É muito comum que empresas o utilizem para envio de documentos,
volumes de papel, cartões de banco, cheques e, em alguns casos, dinheiro. Contudo, veja alguns itens que também usam essa
modalidade:
• Chaves;
• Materiais de papelaria;
• Pequenos frascos ou caixas;
• Livros, agendas;
• Objetos pequenos em geral.
CONCLUSÃO

Em resumo, as rotinas administrativas são responsáveis por avaliar os cenários, integrar e direcionar os esforços, e unificar os
interesses coletivos e individuais, tudo isso a fim de alcançar as metas pretendidas pela organização. O planejamento, a
organização, a delegação, e o controle desses processos em busca de resultados pessoais e organizacionais. Sendo assim, é de
suma importância que esses processos sejam bem compreendidos, pois, outras demandas como a responsabilidade por malotes
de valores e documentos exigem um grau de responsabilidade, e compromisso muito grande. Verificou-se que o processo
administrativo de um banco é muito mais complexo, e burocrático do que se imagina.
 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
O conteúdo para elaboração desse material, não é de nossa autoria e sim, pesquisado e copiado de sites abaixo
citados. Nosso intuito é apenas juntar as informações de acordo com cada tema, para facilitar a aprendizagem do
adolescente no período da sua aprendizagem teórica.

⬩ _______Equipe Cielo. Rotinas administrativas: o que são e como podem ajudar. Cielo, 2022. Disponível em:
https://blog.cielo.com.br/dicas-e-historias-de-sucesso/rotinas-
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⬩ _______Funções administrativas: Planejamento, Organização, Direção e Controle. Concursos no Brasil., 2021.

Disponível em https://www.concursosnobrasil.com.br/escola/administracao/funcoes-administrativas.html. Acesso em
23 de novembro de 2022.

⬩ SIQUEIRA, Marcelo. Transporte de numerário: como controlar o dinheiro recolhido. Blog Boa Vista Tecnologia,
2022. Disponível em: https://boavistatecnologia.com.br/blog/transporte-de-numerario/. Acesso em 23 de novembro de
2022.
 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
⬩ ________Normas e controle interno. Opice Blum, 2021. Disponível em: https://opiceblum.com.br/banco-central-
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⬩ CAMPOS NETO, R. O. C. Resolução Conselho Monetário Nacional nº 4.968, de 25 de Novembro de 2021. Banco
Central do Brasil, 2021. Disponível em:
https://www.bcb.gov.br/estabilidadefinanceira/exibenormativo?tipo=Resolu%C3%A7%C3%A3o%20CMN&numero=496
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⬩ ________Transporte De Malotes. Gritsh, 2021. Disponível em: https://gritsch.com.br/tudo-sobre-transporte-de-

malotes/. Acesso em 23 de novembro de 2022.