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Sumário Pág.

01. Introdução 3

02. Objetivo 4

03. Indicadores que mostram a

saúde do negócio 5

04. O que é No Show? 7

05. O que fazer para aumentar a

taxa de comparecimento? 8

1. Lembre seus pacientes que

ele tem consulta 8

2. Crie o sentimento de comprometimen-

to logo no agendamento 9

3. Valorize a experiência do paciente 10

4. Invista no Marketing e divulgue

a sua clínica 11

5. Uma opção: terceirizar o

marketing da sua clínica 12

06. Tenha tudo em um só lugar:

Franquias Rede Odonto 14

07. Rede Odonto 15

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01 Introdução
A maioria das clínicas odontológicas, convivem com um
sério problema que pode afetar o dia a dia dos Dentistas: o
não comparecimento, sem aviso prévio, da impossibilidade
do cliente cumprir o atendimento agendado.

Além de dificultar o trabalho interno de organização de

agenda e recebimento de pacientes, provocando transtor-
nos na agenda, isto traz também um prejuízo financeiro
para a clínica e seus profissionais.

O horário reservado, e que se tornou vago, poderia aten-

der a outros pacientes.

O resultado? Uma perda de produtividade e lucratividade

que muitas vezes passam despercebidas e só aparecem
quando o problema financeiro se torna insustentável.

Mas, é preciso lembrar que nem todos agem de má-fé e

que o esquecimento é a causa da grande maioria dessas
ausências.

Pensando em minimizar esse quadro, separamos algu-

mas ações importantes e imediatas para serem tomadas e
reverterem esse quadro de evasão após marcação.

Confira todas as nossas dicas, leia com atenção e fique

com tudo que achar interessante. Boa leitura.

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02 Objetivo

Sua clínica tem uma alta taxa de cancelamentos e ausên-

cias nas consultas?

Pensando nisso, desenvolvemos esse material rico com

ações diretas para reverter esse quadro que pode causar
um impacto importante na sua.

Esse é um e-book desenvolvido pela Rede Odonto. Pre-

paramos esse material para ser uma ajuda no processo de
gestão e acompanhamento da sua Clínica Odontológica.

Tome ações diretas e funcionais que vão te ajudar a ca-

minhar em outra direção com a sua clínica.

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03 Indicadores que mostram a
saúde do negócio
Assim como em qualquer empresa, com Clínicas Odonto-
lógicas não é diferente. Os indicadores, também chamados
de KPI’S, são dados importantes que precisam ser acompa-
nhados para garantir a saúde de cada negócio.

No caso específico da gestão de clínicas, há algumas

particulares que ilustram o cenário.

Tempo de espera
Dados sobre o tempo de espera para marcação da próxi-
ma consulta.

Taxa de ocupação das agendas

Em quais dias, horas e serviços as agendas estão cheias,
ou não estão.

Tempo de consulta/realização do exame

Taxa sobre o tempo em cada procedimento, tempo em
consultório, tempo nos exames e etc.

Satisfação do paciente
Avaliação do paciente sobre os serviços prestados e seu
potencial de indicação para outras pessoas.

No-show de pacientes
Taxa de não comparecimento após marcação de exame
ou consulta.

Esses são alguns tópicos que ajudam a entender como

está caminhando o sucesso de uma clínica.

É preciso entender os índices da sua clínica e conhecer o

que é o ideal em cada cenário.

Ter um no-show alto não é bom, por exemplo, assim

como o tempo de espera também não deve ser alto.
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 Por outro lado, a satisfação do paciente precisa ter nível
elevado.

Acompanhar esses dados é importante por diversos mo-

tivos, não só para tomar decisões rápidas que transformem
os resultados da sua clínica, como para entender no que de-
senvolver ou retrair.

Como por exemplo, a taxa de ocupação das agendas

pode ser grande, mas deve ser organizada.

Se ela interfere no tempo de espera, isso pode interferir

nas taxas futuras de evasão. Então, nem sempre ter muitos
clientes é a melhor resposta se você não tem uma estrutura
para atendê-los.

Tenha atenção com a agenda. Marque horários consecu-

tivos, mas evite atrasos, principalmente em casos de novos
pacientes da sua clínica. Não ter um cuidado especial neste
momento pode resultar na perda de muitos pacientes.

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04 O que é No-show?
No-show foi um termo criado pelas companhias aéreas e
que hoje se difundiu para diversas áreas.

Em explicação literal, é uma taxa de não comparecimento

após a compra de uma passagem, ou agora, marcação de
um exame ou consulta.

De acordo com os dados da pesquisa Panorama das

Clínicas e Hospitais 2023, 48% dos profissionais
avaliaram o no-show como um dos principais desafios
enfrentados na gestão de suas instituições de saúde.

Isso normalmente acontece devido ao fato de que muitos

pacientes esquecem as consultas agendadas, o que leva a
cancelamentos ou possíveis remarcações.

Dessa forma, o termo no-show se refere às faltas signifi-

cativas dos pacientes nas consultas, prejudicando não ape-
nas a agenda e rotina da instituição e dos colaboradores,
mas também os horários de atendimento aos outros pa-
cientes, comprometendo o faturamento da empresa.

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05 O que fazer para aumentar a
taxa de comparecimento?
Aqui separamos 5 ações básicas de implementação para
você iniciar e começar a reverter o quadro de no-show na
sua clínica.

Importante lembrar que é comum, e sempre vão aconte-

cer desistências e não comparecimentos, o que precisamos
fazer é diminuir essas taxas garantindo que elas, mesmo
acontecendo, não causem impacto na saúde financeira do
seu negócio.

Confira as ações que separamos:

1. Lembre os seus pacientes

que eles têm consulta
O esquecimento é um dos principais moti-
vos que leva o paciente a faltar a um atendi-
mento.

Para evitar que isso aconteça é extrema-

mente importante que a sua clínica ou con-
sultório invistam em um processo de lembrete
que pode ser humano, com o auxílio de secretárias, ou au-
tomatizado com auxílio, por exemplo, de disparos de SMS
para os pacientes, lembrando dos dias da consulta odonto-
lógica.

Informe com clareza todas as formas de contato com a

clínica e certifique-se de que o atendimento é qualificado
em todas elas.

Caso o paciente sinta a necessidade de desmarcar a

consulta, é imprescindível que isso possa ser feito com
agilidade, facilidade e eficiência.

Sempre crie em conjunto as marcações, listas de espera

para datas específicas, faça a lembrança em tempo
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hábil para remarcações e não perca suas datas.

Assim, no caso de cancelamento, ainda é possível en-

caixar novos pacientes que estejam na lista de espera. Afi-
nal, uma brecha na agenda significa perda financeira para
quem recebe por hora trabalhada, concorda?

2. Crie o sentimento de comprometimento

logo no agendamento

Uma medida bastante eficiente na

prevenção do não comparecimento dos pa-
cientes é gerar um senso de responsabilida-
de logo no momento do agendamento.

É importante que a secretária seja enfática

– sempre mantendo a cordialidade – quanto à
importância do compromisso estabelecido.

Uma sugestão é finalizar o contato ao telefone sempre

confirmando a data e horário recém combinados e pedindo
para que, caso aconteçam imprevistos, a clínica seja avisa-
da com o máximo de antecedência.

Deixe aberto todos os canais possíveis de contato e a

partir do momento que o paciente se compromete a cum-
prir com sua palavra, ele fica menos suscetível ao esqueci-
mento.

Outras dicas são: reforçar a escassez de horários dispo-

níveis, deixando claro que o reagendamento pode levar tem-
po, e entrar em contato no dia anterior fazendo um lembrete
do combinado.

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 3. Valorize a experiência do paciente
Falando em experiência do paciente, esse é
um ponto importante quando se trata de bai-
xa de comparecimento nas consultas odon-
tológicas.

Criar um vínculo com cada paciente é

essencial para diminuir as faltas na consulta
odontológica.

Afinal, quando procuram um Dentista, as pessoas geral-

mente estão passando por um período de insegurança e
fragilidade.

Faça com que cada paciente sinta-se acolhido e protegi-

do, escute o que ele tem a dizer e preste sempre um aten-
dimento pautado por atenção e empatia. Estes princípios
valem para toda a equipe, portanto, todos devem ser recebi-
dos com o melhor atendimento possível.

Mais uma vez, isso fará com que as pessoas façam um

esforço extra para não deixar de comparecer às próximas
consultas, porque vão buscar a mesma sensação de tran-
quilidade e acolhimento.

Seja o exemplo, se você quer que o paciente não se atra-

se, não atrase também.

Qualquer clínica, seja médica ou odontológica, são co-

nhecidas por seus atrasos. Na maioria dos casos, não é por
mal, pois uma consulta acaba não tendo uma duração es-
pecífica.

Algumas duram mais, outras menos, mas isso pode gerar

uma “fila” de pessoas insatisfeitas na sala de espera.

Então, o dentista e a equipe devem ter em mãos outros

dados, para prever a duração de cada exame ou consulta.
Ex. O tempo de uma primeira consulta é diferente de uma
consulta de retorno, então não perca a mão desses dados.
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 Faça o possível para organizar sua agenda e não deixar
seus pacientes esperando muito tempo.

4. Invista no Marketing e
divulgue a sua clínica
O marketing não funciona apenas para atrair
novos clientes, ele também funciona para
mantê-los.

O que chamamos de engajamento, são as

estratégias criadas pela equipe de marketing
que mantém os clientes conectados, mesmo na
espera por atendimento, ou seu dia de consulta.

As estratégias são específicas, que podem variar desde

envio de e-mails, acompanhamento por redes sociais, libe-
ração de materiais, “check in” de atendimentos e diversas
ações possíveis para manter os pacientes atentos aos seus
dias de atendimento.

O marketing digital, é necessário hoje para qualquer em-

preendimento e pode ser a divisão entre sucesso e fracasso
se não for bem feito.

Desenvolver uma autoridade no meio digital, pode ser sim

um dos fatores que vão manter o seu negócio saudável e
com taxas de comparecimento e marcações altas.

Quando feito da forma correta, o retorno é certo!

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 5. Uma opção: terceirizar
o marketing da sua clínica
Sabemos que muitas vezes terceirizar o tra-
balho não é bem aceito, principalmente em
pequenas empresas, mas ter pessoas que
entendam de marketing digital com certeza
vão te ajudar a criar as melhores estratégias
para alcançar os resultados desejados.

Se contratar alguém para cuidar do Marketing da sua

clínica não é uma opção, outra alternativa é terceirizar o
Marketing Digital e Offline da sua clínica

Hoje em dia, é crucial para uma empresa ter uma presen-

ça digital desenvolvida e bem posicionada.

Não existe trabalho sem pacientes, então se você buscar

crescer, o Marketing da sua clínica precisa ser visto como
investimento, e não gasto.

Separamos alguns pontos importantes sobre ter um

Marketing especializado na sua clínica.

• Graças à terceirização, não é necessário contratar mais

pessoas:

É suficiente que o gestor da área cuide do trabalho

desenvolvido pela agência, garantindo que tenha a qualida-
de esperada. No tempo economizado pela terceirização de
algumas tarefas, a equipe pode se concentrar na aplicação
das estratégias, por exemplo.

• Equipes especializadas:
Conte com recursos técnicos necessários para fazer um
bom trabalho de marketing.

• Tenha uma visão 360º:

Pessoas de fora da empresa costumam trazer uma nova
perspectiva e ideias inovadoras para uma estratégia de
marketing.

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 É importante ter em mente que terceirizar não é entregar
um serviço para outras pessoas, o Marketing é sobre contar
histórias, e nada melhor do que você para contar a sua e do
seu negócio.

Terceirizar é ter uma equipe de apoio que pode te dar

todo o suporte que você precisa para desenvolver o seu tra-
balho, aumentar sua presença digital, divulgar a excelência
do seu serviço e crescer de forma exponencial.

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06 Tenha tudo em um só lugar:
Franquias Rede Odonto

Não só gerenciar sua clínica, um fran-

queado Rede Odonto, também tem todo o
apoio de marketing.

Uma equipe especializada que promove todo o desen-

volvimento e crescimento que você precisa. Produção de
conteúdo, posts nas redes sociais, apoio para campanhas
e divulgações, edição de vídeos e animações, produção e
acompanhamento de fotos, ideias para redes sociais e etc.

Ter uma franquia pode ser uma alternativa importante,

não só para clínicas de médio porte, como grandes e peque-
nas.

Ser franqueado significa que você tem o suporte em di-

versas áreas e liberdade para fazer seu trabalho com a tran-
quilidade de ter uma equipe de olho em tudo que você preci-
sa.

• Gestão Financeira;
• Gestão de Marketing;
• Gestão de espaço e materiais, além de tudo que uma
Clínica Odontológica precisa.

As franquias são conhecidas por oferecer o produto com-

pleto e especializado, podem ser o diferencial de qualida-
de de vida para você, profissional da Odontologia, além de
acompanhar o crescimento dos seus serviços e da sua clí-
nica.

Primeira coisa que não pode sair da sua cabeça é: Marke-

ting, assim como gestão da sua clínica, não podem ser sub-
jugados.

Trate como investimento importante e veja cada vez mais

clientes marcando e comparecendo a suas consultas.
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07
Todo esse material foi desenvolvido pelos profissionais
da Rede Odonto, somos referência em estrutura de atendi-
mento.

Uma franquia conhecida há mais de 25 anos, com

diversas clínicas franqueadas que recebem a estrutura
completa de nosso apoio profissional.

Tudo isso com valores acessíveis, muito abaixo da média

de mercado.

E, conseguimos isso porque desenvolvemos um modelo

de sucesso, que cresce baseado em estratégias já consoli-
dadas no mercado, e oferecem aos nossos parceiros
resultados acima da média.

Se você quer ser o próximo, entre em contato e veja o que

podemos fazer pelo seu sonho.

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