Gestão de clínica

e consultório
odontológico:
guia prático para você
03 INTRODUÇÃO

04 COMO ESCOLHER O MELHOR PONTO?

08 COMO FAZER UMA BOA GESTÃO ADMINISTRATIVA?

11 COMO GARANTIR UMA BOA GESTÃO FINANCEIRA?

14 COMO TREINAR UMA EQUIPE DE SUCESSO?

16 COMO ENCONTRAR PACIENTES?

POR QUE UMA FRANQUIA ODONTOLÓGICA

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É UMA BOA OPÇÃO?

21 CONCLUSÃO

22 SOBRE A ODONTOCLINIC
 A gestão da clínica odontológica é fundamental para o sucesso do seu
negócio, isso é algo que não dá nem para discutir, certo? Mas não se
trata apenas de garantir que o atendimento seja bom ou que o preço dos
procedimentos seja atrativo. A administração exige cuidado em muitas
áreas, com atenção nos mínimos detalhes para aumentar as chances de
êxito do consultório e o foco ser totalmente na experiência dos pacientes.

Para que isso aconteça, porém, é necessário avaliar questões como a

localização da sua clínica, a gestão financeira, a promoção do seu negócio

Intro-
e até mesmo ter os parceiros certos ao seu lado. A partir do momento
que todas essas escolhas são feitas após análises profundas de cada
caso, você e a sua equipe podem se concentrar apenas em entregar um
atendimento diferenciado aos pacientes.

dução
Dito isso, não se trata de uma tarefa muito simples, como você pode
notar. Pensando nisso, preparamos um conteúdo completo com todas
as informações que você precisa para fazer uma gestão eficiente da sua
clínica odontológica. Quer saber como? Continue a leitura deste material
e tire as suas dúvidas!
Como escolher o
melhor ponto?
COMO ESCOLHER O MELHOR PONTO?
O primeiro passo do trabalho de gestão da
clínica odontológica é a escolha do local de
funcionamento. Afinal, de que adianta ter os
preços mais competitivos, os tratamentos
mais inovadores, o melhor atendimento
da região, mas não conseguir levar os
pacientes até o consultório? Por isso, você
precisa considerar alguns critérios na
decisão do ponto mais adequado.
ESCOLHA DO BAIRRO
A definição do bairro em que a sua clínica
será instalada é fundamental. Em um
primeiro momento, é preciso observar se
aquela região é bastante frequentada ou
oferece acesso fácil ao seu público-alvo.
Ficar muito distante da realidade dos seus
pacientes pode prejudicar o seu negócio.
A ideia é tornar a experiência mais
eficiente possível e isso passa diretamente
pela localização dentro da cidade.
Portanto, bairros comerciais são uma
boa opção, uma vez que o movimento
é mais intenso. Estar perto ou em vias
movimentadas também é um diferencial.
Outro fator que precisa ser analisado na
escolha do bairro é a oferta de serviços
na região. Existem outras clínicas
odontológicas por perto? A concorrência
pode até ser algo positivo, levando mais
pessoas interessadas em tratamentos
odontológicos para essa área. E tem
mais: quando seu serviço é bem-
feito, não há motivos para ter medo de
concorrência, concorda?
ESTRUTURA DO PRÉDIO
Por mais que o prédio em que a sua
empresa se instale não seja da sua
responsabilidade, o impacto na experiência
do cliente é considerável. Por conta disso,
você não pode ignorar a estrutura do espaço
a ser alugado. Um ambiente totalmente
moderno ao lado de outros negócios mais
defasados, por exemplo, pode não ser
bem-visto pelos pacientes da sua clínica.
Além disso, é importante observar como
são as questões de segurança, se há
espaço para estacionar ou se é possível
fazer parceria com estacionamentos
próximos. Quando não há facilidade para
parar o carro, os pacientes podem acabar
não voltando.
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COMO ESCOLHER O MELHOR PONTO?

NECESSIDADE DE REFORMA

Essa etapa é um pouco mais complexa porque cada

situação tem seus pontos positivos e negativos. Um
espaço com necessidade de reforma pode representar
um custo mais baixo para fechar o contrato, além de
condições melhores para o locatário. Por outro lado,
exige que você faça reformas e invista recursos em
busca de reparar os cômodos dentro daquele ambiente.

Outro aspecto que não pode ser desconsiderado é o

tempo que a clínica vai ficar fechada até que se finalize
a reforma. Sendo assim, é preciso entender quais
são as suas condições financeiras e quais serão as
reformas necessárias. Mesmo com um preço muito
acessível, realizar uma obra muito grande pode não ser
uma opção tão interessante de investimento.

6
COMO ESCOLHER O MELHOR PONTO?

FLUXO DE PESSOAS NA RUA

Por último, mas não menos importante, está a

necessidade de analisar o fluxo de pessoas nas
ruas próximas ao imóvel a ser alugado. Uma rua
muito vazia consegue afastar muitos clientes em
horários ao final do dia.

Já uma via em que as pessoas tradicionalmente

frequentam a pé, por exemplo, pode ser um
aspecto positivo, mas já pensou se a sua clínica
ficar em um espaço em que os carros sejam os
principais meios de transporte, sem pontos de
ônibus ou metrô? O fluxo será menor, ainda mais
sem possibilidade de estacionar, como dissemos.

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Como fazer
uma boa gestão
administrativa?
COMO FAZER UMA BOA GESTÃO ADMINISTRATIVA?

Além do contato com o paciente e a oferta de um

atendimento diferenciado, é importante garantir que a
gestão administrativa seja bem-feita. Com uma maior
organização interna, torna-se muito mais simples
entregar uma experiência satisfatória aos pacientes.
Confira, então, alguns aspectos que precisam estar
presentes no seu plano de ação.

CRIAÇÃO DE METAS

Em primeiro lugar, é necessário definir metas para a sua

clínica. Desde o número de atendimentos que devem
ser feitos ao longo de uma semana até mesmo o ticket
médio que deve ser alcançado ou o Retorno sobre
Investimento (ROI) das ações para atração de pacientes.

A ideia é traçar objetivos que possam ser visualizados

e compreendidos por toda a equipe, garantindo que os
esforços sigam sempre na mesma direção.

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COMO FAZER UMA BOA GESTÃO ADMINISTRATIVA?

BUSCA POR MELHORIAS

Apenas ter essas metas não será o suficiente para que o seu negócio tenha
sucesso, é preciso acompanhá-las de perto. Verifique com frequência quais são os
indicadores que estão no caminho certo e aqueles que precisam ser reformulados.

Isso facilitará a adoção de ações que levem às metas estipuladas, como a

criação de campanhas específicas, por exemplo, para atrair mais pacientes em
um mês no qual os números estiverem mais baixos.

MONITORAMENTO CONSTANTE

Por mais que os resultados e as metas sejam alcançadas, isso não significa que
o esforço está finalizado. É preciso revisitar as métricas, criar objetivos e sempre
encontrar maneiras de melhorar o trabalho realizado.

Sendo assim, mesmo com os resultados positivos, não se acomode e faça

com que a sua clínica esteja sempre posicionada como referência dentro
do seu segmento.

10
Como garantir
uma boa gestão
financeira?
COMO GARANTIR UMA BOA GESTÃO FINANCEIRA?

O controle dos recursos financeiros da sua clínica

também é fundamental, especialmente para o
sucesso a longo prazo. Porém, com algumas práticas
simples de serem executadas, os resultados podem
melhorarbastante.

DEFINA O PLANEJAMENTO FINANCEIRO

Independentemente do segmento de atuação, qualquer

negócio precisa se organizar financeiramente para
apresentar resultados consistentes.

Não é muito diferente quando se trata de uma clínica

odontológica e o trabalho deve começar com uma análise
aprofundada sobre toda a movimentação financeira: das
contas e despesas mais simples até as mais complexas.
O objetivo é entender o cenário financeiro da sua empresa.

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COMO GARANTIR UMA BOA GESTÃO FINANCEIRA?

FAÇA PROJEÇÕES DE CUSTOS E LUCROS

Além de saber como as coisas estão no momento, é necessário entender o

que pode mudar. Por isso, as projeções de custos e lucros são essenciais,
como a busca por despesas futuras e a necessidade de investimento em novos
equipamentos para a clínica.

A ideia é entender quais são as tendências para os próximos meses e, dessa forma,
se preparar para que a saúde financeira ou os atendimentos não sejam prejudicados.

UTILIZE FERRAMENTAS E OTIMIZE A GESTÃO

A tecnologia deve ser uma aliada na gestão de uma clínica odontológica — um

exemplo de aplicação é o uso de ferramentas que otimizem as tarefas administrativas.
Esse é um recurso ideal para tornar a rotina de trabalho mais fácil e precisa.

Além disso, o controle financeiro é facilitado, permitindo que você visualize as

finanças da clínica de forma global, aumentando a precisão das suas ações para
garantir o melhor desempenho financeiro.

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Como treinar
uma equipe de
sucesso?
COMO TREINAR UMA EQUIPE DE SUCESSO?
Além de todos os aspectos técnicos da gestão da clínica
odontológica, é preciso investir no treinamento da sua equipe.
Afinal, são eles que têm contato direto com o público e devem
transmitir a mensagem e os valores que a sua marca deseja
passar. Pensando nisso, algumas práticas precisam estar
presentes na rotina do seu time.
Confira!
PASSAR CLAREZA SOBRE AS METAS
A SEREM ALCANÇADAS
O alinhamento de todos os profissionais é essencial para que os
resultados apareçam. Por isso, é necessário que todas as metas,
desafios e estratégias sejam compartilhadas entre toda a equipe.
Apenas dessa forma é possível cobrar os resultados, com todos
cientes das suas responsabilidades e obrigações para ter um
melhor desempenho no trabalho.
REALIZAÇÃO DE TREINAMENTOS CONSTANTES
O aperfeiçoamento também precisa acontecer e, então, a realização
de capacitações deve ser constante. Seja para que os profissionais
aprendam a utilizar a ferramenta para fazer a gestão da clínica,
seja para oferecer um atendimento mais humanizado. É preciso
identificar as principais fraquezas da sua empresa e investir em
treinamentos para que os problemas sejam corrigidos.
FEEDBACKS
A rotina de feedbacks e avaliações também deve ser feita com
regularidade dentro do ambiente de trabalho. Afinal, um gestor só
pode exigir mudanças do profissional se ele for informado sobre o
que precisa melhorar.
A ideia é estimular a troca de informações e avaliações
internamente, melhorando a relação entre todos que fazem parte da
equipe e garantindo que os resultados melhorem cada vez mais.
15
Como encontrar
pacientes?
COMO ENCONTRAR PACIENTES?
Além de se organizar internamente, a sua clínica
odontológica precisa saber se comunicar com os
clientes, promovendo o seu negócio e ampliando
o alcance da sua marca. Essas são algumas das
táticas que não podem faltar se o que você quer é
encontrar mais pacientes.
MARKETING DIGITAL
O Marketing Digital é uma das alternativas mais
eficientes para se conquistar mais clientes. O
objetivo é explorar os diferentes canais digitais para
não apenas divulgar a sua clínica, mas criar um
relacionamento mais próximo com a sua audiência.
Seja com a presença nas redes sociais, seja com
envio de materiais relevantes para os pacientes, essa
é uma estratégia que não pode ser desconsiderada e
ajuda demais na captação de novos pacientes.
REALIZAÇÃO DE PROMOÇÕES E CAMPANHAS
As promoções e campanhas também precisam ser contempladas
na gestão da clínica odontológica, já que são recursos relevantes
para atrair mais clientes em potencial e até mesmo fidelizá-los.
Tudo isso deve ser feito com cautela, é claro, considerando o
cenário financeiro da clínica e assegurando que a promoção traga
mais benefícios que problemas no futuro. Sem falar no fato de
seguir as regras do Conselho Federal de Odontologia (CFO), para
que sua clínica não seja alvo de punições.
INDICAÇÃO
A indicação é uma forma tradicional e muito eficiente de conseguir
atrair mais clientes para a sua clínica. Esse pedido sempre
pode ser reforçado nas conversas e atendimento aos pacientes,
mas se trata de um processo a longo prazo, com os resultados
aparecendo à medida que a experiência oferecida seja positiva.
17
COMO ENCONTRAR PACIENTES?

ATENDIMENTO HUMANIZADO

Estamos falando de uma clínica

odontológica, na qual as pessoas precisam
de um atendimento mais acolhedor.
Portanto, aposte em técnicas de
encantamento dos pacientes — do momento
em que eles entram na recepção, nas
condições de pagamento, no atendimento
odontológico de fato e também no pós-
atendimento, ao verificar a satisfação.

Quando as pessoas sentem que são

importantes para sua clínica, as indicações
naturalmente aumentam, viu?

18
Por que uma
franquia
odontológica é
uma boa opção?
POR QUE UMA FRANQUIA ODONTOLÓGICA É UMA BOA OPÇÃO?

Caso esteja com dificuldades para colocar em prática

todas as dicas apresentadas acima, não há nenhum
problema em buscar ajuda externa. Já pensou em
ser um franqueado? Afinal, nada melhor que receber
o suporte de quem tem experiência e know-how
sobre um assunto, não é mesmo? Ao fazer parte de
uma rede de franquia odontológica, muitos desafios
se tornam mais fáceis de serem superados.

Seja com ajuda para escolher a melhor localização

para a sua clínica, seja com o suporte para criar
ações mais eficientes de Marketing: a franqueadora
pode ser a parceria necessária para superar esses
desafios ao longo da jornada.

Até mesmo questões como treinamento de

profissionais e acesso a tratamentos mais
inovadores podem ser oferecidos por uma franquia
diferenciada no segmento odontológico.

20
 Fazer a gestão da clínica odontológica não é uma
tarefa tão simples, mas é essencial para quem busca
por resultados no curto, médio e longo prazos. A
partir da organização interna e o uso das estratégias
certas de comunicação, o seu negócio consegue
potencializar o alcance e entregar uma experiência
ainda mais positiva aos seus pacientes.

Con-
Pode até parecer uma tarefa complicada, mas com
organização e cautela, todas essas questões podem
ser resolvidas após muita análise e estudos. Tudo isso
ajuda a construir uma marca sólida no mercado e ser

clusão
vista como referência entre as principais concorrentes.

Coloque todas essas dicas em prática no dia a dia da

sua clínica e tenha certeza de que as suas chances
são as melhores para se destacar.
A Odontoclinic começou no bairro de Santana em SP, em torno do sonho de
transformar a odontologia no país, proporcionando a todos a chance de voltar a
sorrir e reconquistar a confiança. Acreditam que com confiança as pessoas realizam
o inimaginável e, desta forma, ajudam a transformar o mundo para melhor.

Foi assim que a Odontoclinic criou um modelo de clínica multifuncional,

oferecendo soluções completas para tratamentos odontológicos de qualidade,
de forma acessível e individualizada. O negócio, claro, expandiu: o atendimento
era humanizado, trazia enorme conveniência e condições de pagamento que se
encaixavam no bolso das famílias brasileiras.

Estes mesmos pilares permanecem até hoje. Unem o atendimento acolhedor de um

consultório à mais alta tecnologia disponível em uma rede de clínicas odontológicas.
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