FACULDADE DE CIÊNCIAS DA EDUCAÇÃO

Coordenação do Curso de Ensino de História

TEXTO DE APOIO DA DISCIPLINA DE INTRODUÇÃO A DOCUMENTAÇÃO

Contextualização

A Documentação tem no conceito otletiano sua concepção primeira, tendo-se desenvolvido

epistemologicamente a partir deste referencial.

Os advogados Paul Otlet (1868-1944) e Henri La Fontaine (1854-1943) foram os mentores do Instituto
Internacional de Bibliografia (IIB), criado em 1895 na Bélgica, e do Repertório Bibliográfico Universal
(RBU), cujo projecto foi proposto no mesmo ano e chegou a ter 16 milhões de fichas em 1934. O
sonho de Otlet era o de oferecer um índice de assuntos por meio do RBU que permitiria ir (por
assunto) ao coração do conhecimento (FAYET-SCRIBE, 2001, p.47; 49). Este sonho relacionava-se à
ideia de que o acesso ao conhecimento por todos os povos levaria a uma maior compreensão da
concepção de alteridade, no sentido do conhecimento das diferenças, o que possibilitaria a paz
mundial.

Segundo Fayet-Scribe (2001, p.77), para a elaboração do RBU foram definidas normas para registros
bibliográficos, registros catalográficos internacionais, formatos dos documentos (em particular, a
ficha) e empregues tipos específicos de mobiliário. As normas catalográficas redigidas por Charles
Sustrac e o formato da ficha de 7,5 por 12 cm foram inspirados nas normas anglo-saxãs. A
Classificação Decimal de Dewey (CDD), publicada em 1876 nos Estados Unidos, foi utilizada
inicialmente em sua 5a edição (de 1894) para o trabalho de classificação dos documentos do RBU. A

1
classificação decimal foi editada pela primeira vez em francês em 1905, mais tarde sendo revista e
conduzindo a um novo instrumento documentário, a Classificação Decimal Universal (CDU), que é
extensamente utilizada na Europa até os dias de hoje.

Otlet adoptou a palavra documentação inicialmente, em 1903, em artigo intitulado Les sciences
bibliographiques et la documentation, no sentido do processo de fornecimento de documentos ou
referências dos mesmos àqueles que precisam da informação que eles contêm. Este autor refere-se
a um corpo de conhecimento denominado ciências bibliográficas definidas como: produção,
fabricação de material, distribuição, registro, estatística, conservação e utilização, por esta razão
incluindo compilação, impressão, publicação, venda, bibliografia e biblioteconomia. Otlet considerou
como documentos não somente livros e manuscritos, mas também arquivos, mapas, esquemas,
ideogramas, diagramas, desenhos e reproduções dos mesmos, fotografias de objetos reais, entre
outros (Otlet, 1903 apud Woledge, 1983, p.270-271).

Para Fayet-Scribe (2001, p.47; 49; 50), este texto pode ser considerado o fundador da obra de Otlet.
Segundo esta autora, a biblioteca deixa de ser apenas uma instituição conservadora de livros e estes
não são mais os únicos em torno dos quais poderiam ser identificados conhecimentos: a ideia de
documento é criada, importando sua função menos que sua morfologia. Mais à frente, designando a
actividade específica de colectar, processar, buscar e disseminar documentos, Otlet usou o termo
documentação, em 1905, no artigo L’organisation rationelle de l’information et de la documentation
en matière economique (Otlet, 1905 apud Chernyi; Gilyarevskii; Mikhailov, 1973, p.46). Observamos
aí provavelmente o primeiro uso das palavras informação e documentação.

Entre 1905 e 1917, Otlet foi abandonando a palavra bibliografia em suas publicações em proveito das
palavras documentação e informação, ainda que muitas vezes empregue uma pela outra. No Tratado
de Documentação, ele fez uso da palavra Documentologia para designar o campo do conhecimento
que propõe ultrapassando as palavras bibliografia, bibliologia e documentação (Fayet-Scribe, 2001,
p.52). Também no Tratado, em seu início, consta a bandeira (ainda atual) da Documentação como a
da necessidade de tornar acessível a quantidade de informação publicada, produzindo “[...] um todo
homogêneo destas massas incoerentes [...]”, para o que seriam necessários novos procedimentos,
distintos da Biblioteconomia, conforme eram aplicados até aquele momento (OTLET, 1996, p.6).
2
Três anos mais tarde, apresentando visão sistêmica desenvolvida pelos teóricos seguintes por meio
da noção de fluxo documentário, Otlet descreve a Documentação como sendo constituída por uma
série de operações distribuídas, hoje, entre pessoas e organismos diferentes. O autor, o copista, o
impressor, o editor, o livreiro, o bibliotecário, o documentador, o bibliógrafo, o crítico, o analista, o
compilador, o leitor, o pesquisador, o trabalhador intelectual. A Documentação acompanha o
documento desde o instante em que ele surge da pena do autor até o momento em que impressiona
o cérebro do leitor (Otlet, 1937).

Na continuidade da perspectiva informacional proposta por Otlet, aqueles que nela actuaram viram-
se obrigados a buscar possibilidades de interpretação para suas exposições reiteradas, difusas e
prepotentes e para sua produção dita científica – como podemos observar no Tratado – realizada de
forma detalhista, descritiva e enciclopédica, menos que argumentativa, conforme relata Rayward
(Arnau Rived; Sagredo Fernández, 1993, p.112). Talvez por estes motivos, o percurso de
desenvolvimento da Documentação contou, simultaneamente, com contestadores e adeptos
fervorosos. Em especial após a morte de Otlet, seus continuadores foram instados a compreender o
momento político e cultural que caracterizou o início do século na Europa. Estudos sobre
Documentação foram desenvolvidos por vários autores como Bradford (1951),

Vickery (1959), Shera (1966), Sagredo Fernández e Izquierdo Arroyo (1983), entre outros.
Ressaltamos ainda as pesquisas realizadas pelo grupo francês das Ciências da Informação e da
Comunicação e pelo espanhol López Yepes, que tratamos à frente. Quanto às obras básicas sobre o
tema, o livro de Suzanne Briet Qu’est-ce que la documentation?, de 1951, foi traduzido para o
espanhol em 1960, e apenas em 2006 para o inglês (BRIET, 1951, 1960, 2006). André Cannone, na
Bélgica, produziu uma edição fac-similar do Tratado de Documentação em 1989 e buscou retomar os
trabalhos de Otlet (Otlet, 1989). O Tratado recebeu versão espanhola em 1996 (Otlet, 1996), mas
não possui versão em inglês. Apenas bem recentemente, estas duas obras foram disponibilizadas em
texto integral na Internet.

Rayward (1967, 1975) tem publicado em idioma inglês sobre a obra de Otlet, buscando identificar os
possíveis significados deste tema nos contextos atuais. Michael Buckland, ao lado de Rayward, é um
dos responsáveis pela divulgação da Documentação neste idioma no contexto de seus estudos
3
históricos sobre Ciência da Informação. Apesar da extensa e antiga produção de literatura sobre
Documentação na Europa, as contribuições de Rayward e Buckland têm demonstrado grande
potencial de difusão e influência. O aniversário de 100 anos da criação da FID foi um dos factores que
promoveu a divulgação das origens da Documentação.

Segundo Buckland (1996), os fundamentos e técnicas propostos por Otlet e sedimentados

especialmente do final do Século XIX aos anos 1930 receberam várias contribuições no seio da Europa
até os dias actuais, mas muitas delas foram perdidas na devastação deste continente durante a
Segunda Guerra Mundial. Apenas nos anos 1950 a Documentação surgiu com força nos Estados
Unidos, dividindo espaço com a Biblioteconomia Especializada, e rapidamente sendo recolocada pela
Ciência da Informação. Para Estivals (1978, p.30 apud López Yepes, 1995, p.77), a obra de Otlet foi
esquecida entre 1940 e 1965, década em que foi significativamente retomada na Europa. Desse
modo, encontramos na França, Espanha e Portugal, a referência inconteste sobre a continuidade
teórica e prática dos princípios propostos por Otlet, em especial no tema da organização da
informação e de aportes linguísticos e tecnológicos a este processo. Nestes países, a Documentação
compõe a pesquisa, a formação e as práticas profissionais relacionadas.

Objectivos da disciplina

Objectivos Gerais

• Compreender a evolução e fundamentos da documentação em História

Objectivos específicos

• Discutir a essência da evolução da documentação em História;

• Perceber as particularidades da operação com documentos em História;
• Estudar a tipologia de documentos em história;
• Identificar a lógica de indexação e catalogação de documentos
• Entender preservação, conservação, restauração e recuperação física do acervo

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UNIDADE TEMÁTICA I: INTRODUÇÃO A DOCUMENTAÇÃO EM HISTÓRIA

Introdução

No presente capítulo irá se debater a ideia geral sobre a documentação desde o processo de
produção dos documentos, o seu tratamento em arquivo ou centro documental até a sua
disponibilização ao leitor final.

Pode se dizer que o Documento é o livro, a revista, o jornal; é a peça de arquivo, a estampa, a
fotografia, a medalha, a música; é, também, actualmente, o filme, o disco e toda a parte documental
que precede ou sucede a emissão radiofônica.

Nisto pode se afirmar que a Documentação é constituída por uma série de operações distribuídas,
hoje, entre pessoas e organismos diferentes. O autor, o copista, o impressor, o editor, o livreiro, o
bibliotecário, o documentador, o bibliógrafo, o crítico, o analista, o compilador, o leitor, o
pesquisador, o trabalhador intelectual.

Portanto a Documentação acompanha o documento desde o instante em que ele surge da pena do
autor até o momento em que impressiona o cérebro do leitor. Ela é activa ou passiva, receptiva ou
dativa; está em toda parte onde se fale (Universidade), onde se leia (Biblioteca), onde se discuta
(Sociedade), onde se colecione (Museu), onde se pesquise (Laboratório), onde se administre
(Administração), onde se trabalhe (Oficina).

Objectivos

• Perceber as particularidades da operação com documentos em História;

Elementos da Documentação: Documentos, Materiais e Estrutura

A colecta de documentos, primeiro elo da cadeia, é a operação que permite constituir e alimentar
um fundo documental ou o conjunto de documentos utilizados por uma unidade de informação. Esta
operação prevê a localização dos documentos, a seleção e os procedimentos de aquisição (gratuita
ou paga). A coleta pressupõe que o responsável esteja regularmente informado sobre a evolução dos

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conhecimentos e sobre a produção da área de especialização e que a unidade de informação esteja
integrada no circuito científico nacional e internacional, formal e informal.

Quando se trata de publicações editadas comercialmente, a colecta baseia-se em diversas fontes,

relativamente confiáveis e acessíveis, como o depósito legal das bibliografias nacionais, os catálogos
de editores, os índices, as bibliografias de todo tipo e os repertórios. Quando se trata de literatura
não-convencional, a busca das fontes toma uma forma diferente. Além de o documentalista conhecer
os organismos e os especialistas que produzem estas fontes, ele necessita organizar uma rede de
trocas e de aquisição sistemáticas, o que significa estar integrado no meio científico.

Além disso, a aquisição não se faz ao acaso, mas em função de uma política estritamente ligada aos
interesses e aos objetivos da unidade de informação. A selecção que precede à aquisição pressupõe
um conhecimento muito preciso da demanda e de sua evolução.

Procede-se, então, as operações de controle e registro material do documento. Depois do registro

provisório ou definitivo, inicia-se o tratamento intelectual: descrição bibliográfica, descrição do
conteúdo, armazenamento ou arquivamento, pesquisa e difusão. Todas estas operações têm por
objectivo encontrar imediatamente a informação necessária para responder à demanda.

O primeiro passo é identificar o documento. Este é o objectivo da descrição bibliográfica ou

catalogação, que registra as características formais do documento como autor, título, fonte, formato,
língua e data de edição. Estes dados são registados em uma nota bibliográfica que é a identidade do
documento.

A etapa seguinte é a descrição de conteúdo, chamada também de análise documentária. Suas

principais operações são a descrição das informações que o documento traz e a tradução destas
informações na linguagem do sistema. Para minimizar esta dificuldade semântica, procede-se a uma
tradução dos termos da pergunta e dos termos do documento que contém a resposta em uma
linguagem comum, unívoca, isto é, que tem o mesmo sentido para todos que a utilizam: a linguagem

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documental. Como a linguagem natural, ela é composta de um léxico1 e de uma sintaxe2. O léxico e
a sintaxe destas linguagens apresentam duas particularidades próprias ao tratamento documental.
Por um lado, o vocabulário é purificado de tudo que possa complicar seu sentido: a ambiguidade de
forma e significado, a sinonímia, a pobreza informativa e a redundância. Por outro lado, ele é fixo:
seu uso e suas relações são codificados e não podem ser modificados. Desta forma, obtém-se um
instrumento relativamente estável, que pode ser modificado, se for necessário. A descrição de
conteúdo pode ser mais ou menos aprofundada conforme as necessidades.

O nível mais elementar da descrição de conteúdo é a classificação, que determina o assunto principal
do documento e algumas vezes alguns assuntos secundários. Estes assuntos serão traduzidos para as
palavras apropriadas da linguagem documental. Em algumas bibliotecas não especializadas, a
classificação é a única forma de descrição de conteúdo utilizada. Para tal, utilizam-se os sistemas de
classificação enciclopédicos ou muito gerais. O objectivo é classificar as informações de acordo com
um número restrito de categorias e ordenar as fichas de forma a se encontrar rapidamente o
documento que contém estas informações.

A indexação é uma forma de descrição mais aprofundada e consiste em determinar os conceitos

expressos em um documento, em função de sua importância para o sistema, e representá-los de
acordo com os termos adequados da linguagem documental. Esta operação pressupõe um
conhecimento do assunto do documento e uma definição precisa do nível de informação a ser
preservado de forma a responder às necessidades dos usuários.

Por fim, a condensação permite restringir a forma inicial do documento em um resumo, de tamanho
e tipo variáveis de acordo com o nível de análise, o valor do documento e o sistema utilizado. O
resumo permite facilitar seu registo na memória e reduzir o tempo de consulta, possibilitando ao
usuário conhecer rapidamente as informações contidas no texto do documento.

1
conjunto de termos conhecidos, de acordo com os sistemas e as épocas em que foram criados, como palavras-chave,
descritores, notações ou índices
2
ou conjunto de relações entre as palavras, que podem ser um simples plano de classificação ou um conjunto
complexo de relações
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A partir destas operações, o documento e a informação que ele contém são representados por uma
nota bibliográfica, que é incorporada à memória de armazenamento e pesquisa do sistema: a ficha
tradicional (ou catálogo) ou a ficha de cartões perfurados, cada vez menos utilizado, e substituído
pelos sistemas automatizados em suportes legíveis por computador, como fitas magnéticas,
disquetes e discos rígidos.

O documento propriamente dito será armazenado em um local determinado de acordo com o

método utilizado pela unidade: por tipo de documento, formato, autor (classificação alfabética),
assunto (classificação sistemática) ou ordem de chegada (classificação cronológica). O
armazenamento é uma operação material que permite apenas localizar o documento. Uma
identificação colocada no documento, o número de chamada, materializa esta localização.

Os documentos, ou ao menos os documentos textuais, podem ser armazenados na sua forma

original, em microforma, em suporte magnético ou ainda em suporte óptico. A utilização das
microformas desenvolveu-se nas décadas de 70 e 80. As vantagens desta forma de armazenamento,
que permitem a economia de espaço de até 95%, em alguns casos, a redução de peso, a possibilidade
de duplicar a coleção de forma imediata e a sua facilidade de difusão, justificam os inconvenientes
de leitura e de conservação que existem, mas que são suscetíveis de aperfeiçoamento. Os suportes
magnéticos apresentam igualmente grandes vantagens, como a grande capacidade de
armazenamento e o acesso rápido à informação, mas sua duração é pequena, e, além disso, seu
conteúdo limita-se ao texto e ao gráfico. Entretanto, as memórias ópticas que serão certamente os
meios de gestão da informação do futuro permitem armazenar, em um mesmo suporte, texto,
imagem e som.

As operações de pesquisa documental, também chamadas de “selecção”, efetuam-se a partir da

memória, e não a partir do estoque de documentos.

A pesquisa e a difusão da informação são o fundamento dos serviços oferecidos aos usuários e a
razão de ser da unidade de informação. A pesquisa manual (em catálogos de fichas), ou automatizada
(na memória de um computador) pode ser realizada na forma retrospetiva (no conjunto do fundo

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documental de forma a recuperar todos os documentos capazes de responder a uma pergunta
corrente) e na forma seletiva ou combinatória.

A difusão da informação pode se dar pelo fornecimento do próprio documento, pelo fornecimento
de referências por meio de documentos “secundários”, como as bibliografias, e pela prestação de
informações extraídas e apresentadas em documentos de avaliação e síntese ou documentos
“terciários”. A difusão pode ser permanente, ocasional ou personalizada, de acordo com as
necessidades do usuário. Pode ser ainda feita na unidade de informação, ou em domicílio. Cada forma
de prestação destes serviços supõe modalidades diferentes, formas específicas e públicos diversos.

Quase todas estas operações podem ser realizadas com o auxílio do computador. Podem ser
realizadas operações de forma automatizada, a uma grande velocidade, que podem suprimir as
duplicações de trabalho e os processos manuais repetitivos, como a entrada e a seleção dos dados
bibliográficos em um formulário legível por máquina ou diretamente por meio da leitura
automatizada de textos (leitura ótica); o controle e a verificação; a indexação automática, a partir de
um tesauro armazenado no computador; o armazenamento de dados em arquivos e a pesquisa
documental de acordo com diversos critérios e métodos; a edição de produtos documentais,
especialmente os “índices" e a resposta a perguntas.

Outras tarefas que serão logo automatizadas são a condensação de dados e a tradução. As pesquisas
actuais no campo da inteligência artificial (IA) e a aplicação dos sistemas especialistas no campo da
informação apresentam grandes perspectivas. O computador pode ser utilizado também para gerir
a aquisição e na gestão de contas.

De acordo com sua vocação, as unidades de informação estão ligadas mais particularmente a uma
das funções da cadeia documental que consiste de:

a) armazenamento e consulta no local, como as bibliotecas tradicionais com vocação de

preservar o património;
b) descrição de conteúdo e difusão, como os centros e serviços de documentação;

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 c) análise e extração da informação contida nos documentos, como os centros de informação,
os bancos de dados, os centros de análise e de contato e os centros de avaliação;
d) recenseamento de fontes de informação, como os centros de referência e de orientação.

Embora as tarefas documentais articulem-se de forma lógica, não é necessário que todas sejam
executadas pelo mesmo organismo. Existe actualmente uma diversificação constante dos organismos
de tratamento da informação - consequência da explosão da oferta e da demanda de informação. O
usuário que frequentava a biblioteca sem pressa para fazer pesquisas em um catálogo manual foi
substituído pelo homem apressado que exige uma informação actual, verificada e fornecida nos seus
mínimos detalhes, em domicílio.

Os serviços e produtos de informação multiplicam-se e diferenciam-se a partir da diversificação dos

usuários. A proliferação de termos que designam as diversas unidades de informação traduz a
enorme riqueza da informação documental. Entre estes organismos, pode-se citar as bibliotecas, os
arquivos, as bibliotecas especializadas, os centros ou serviços de documentação, os centros ou
serviços de análise da informação, os serviços de contacto, os bancos e bases de dados, as
mediatecas, os serviços de orientação e os serviços de compilação de dados. Na realidade, estas
unidades diferenciam-se entre si, de acordo com o aspecto da cadeia documental que priorizam.

Pode-se considerar que existem três ramos de actividades principais:

a) a conservação e o fornecimento de documentos primários;

b) a descrição de conteúdo e sua difusão, acompanhada pelo fornecimento de referências e
pela indicação das fontes ou documentos secundários;
c) e o fornecimento de informações a partir de dados disponíveis ou documentos terciários.

Na prática, esta distinção corresponde à prestação de serviços diversos e de produtos cada vez mais
elaborados, destinados a diferentes usuários. Um estudante, por exemplo, que prepara uma tese de
química deve dirigir-se a um centro de documentação especializado para informar-se sobre o que
existe no assunto que lhe interessa e deve consultar ele próprio os documentos em questão. Um

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engenheiro que deseja saber o último resultado de uma análise pode obter esta informação por meio
de um serviço de análise de dados em forma de informação pontual e imediatamente utilizável.

Enquanto as bibliotecas de conservação existem desde a Antiguidade3, os centros de documentação

respondem a preocupações mais actuais de sinalização de uma literatura que se tornou muito
numerosa e de difícil acesso para ser recuperada diretamente pelo usuário. Neste sentido, os centros
de documentação vêm especializando-se e estão ligados aos organismos mais variados, como
empresas, universidades, administrações e instituições públicas. Atendem a grupos de usuários muito
especializados, algumas vezes extremamente reduzidos. O número de unidades de informação - mais
de 100 mil no mundo inteiro - mostra a que ponto este sistema de alerta e pesquisa da informação
tornou-se indispensável.

As unidades do terceiro tipo são mais recentes. Elas têm como função responder, de forma rápida e
segura, a questões muito especializadas, fornecendo uma informação selecionada, verificada,
avaliada e apresentada em forma de produtos como análises, sínteses e estudos de tendências. Os
serviços de orientação, de intercâmbio e de contato, encarregados de dirigir o usuário às fontes de
informação que lhe interessam correspondem a outra tendência atual.

Na realidade, se as unidades de informação privilegiam uma função, elas não excluem totalmente as
outras. É por esta razão que os serviços de documentação dispõem muitas vezes de uma biblioteca
que fornece também documentos secundários.

Conservação, documentação e informação constituem os pólos de um conjunto complexo de

organismos que possuem denominações variadas, com funções que se complementam. Desta forma,
criaram-se redes de informação que concebem grandes sistemas integrados em nível nacional e
internacional. A noção de rede, isto é, sistema de cooperação e de compartilha de tarefas, não é
nova, mas apoiou-se consideravelmente nas novas técnicas de tratamento da informação
(informática e telecomunicações). A interconexão pode ser feita em vários níveis -territorial,
funcional e sectorial - e pode se sobrepor e se justapor, constituindo uma malha de trocas integradas.

3
(a história perpetua a memória da fabulosa Biblioteca de Alexandria, que conservava mais de 700 mil rolos de papiro
no ano de 48 A.C.)
11
Existem redes especializadas em uma das funções documentais: aquisição, catalogação coletiva,
armazenamento cooperativo (geralmente em microforma), armazenamento e elaboração de dados.
Estas funções podem ser oferecidas em cooperação, de acordo com os procedimentos adoptados
pelos integrantes do sistema.

As redes especializadas em uma disciplina, ou em um ramo de actividade, compreendem unidades

especializadas em um sector do conhecimento, como medicina, ciências da terra, ou em uma
atividade económica ou industrial. Algumas redes são dirigidas a uma categoria específica de
usuários, como, por exemplo, as pequenas e médias empresas, ou a administração.

Actualmente, alguns grandes sistemas de informação com estruturas mais ou menos centralizadas
coordenam a informação mundial em seu campo de especialidade. A envergadura destes sistemas e
a amplitude dos obstáculos – de caráter político, jurídico, financeiro, humano, económico e
linguístico -, que devem ser ultrapassados, demandam o apoio das autoridades governamentais e
uma vontade política coordenada.

O tratamento da informação feito de forma cooperativa traduz-se na racionalização e na estruturação

constante das instituições nacionais, de forma a integrar-se em um sistema. Qualquer esforço neste
sentido pressupõe considerar o desenvolvimento do tratamento da informação dentro de um
planejamento global nacional. A concepção e a consolidação de um sistema nacional de informação,
geralmente assumida por um organismo público, deve passar por dois estágios essenciais: a definição
das linhas gerais do sistema em função das condições nacionais e o reforço da infra-estrutura de
informação.

A estas novas tarefas correspondem novas exigências. Para dominar a informação já não é suficiente
o saber profissional baseado apenas nos conhecimentos técnicos do livro (biblioteconomia) ou do
documento (documentação). Além disso, é necessário recorrer a disciplinas múltiplas.

Desta forma, abre-se um vasto campo de pesquisa que não está tão longe das práticas profissionais
como pode parecer. Na realidade, os pesquisadores das ciências da informação apoiam-se em
métodos e em observações que necessitam da participação das unidades de informação.

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Por estar em contacto direto com as operações técnicas e com os usuários, estas unidades fornecem
elementos de estudo e dados, bem como possibilidades de experimentação indispensáveis à
formulação e à verificação de teorias. O impacto da pesquisa no tratamento da informação traduz-se
por uma rápida evolução dos procedimentos e das técnicas. Todo especialista de informação de
qualquer nível vê seu trabalho diretamente subsidiado e moldado pela contribuição da análise
fundamental.

A evolução da demanda e a necessidade de passar da fase de fornecimento de documentos ou de

referências à prestação de informações transformaram a profissão. As funções dos profissionais da
informação diversificaram-se e se especializaram. As fronteiras que os separam dos cientistas se
atenuaram e evoluíram no sentido de uma melhor compreensão recíproca.

O profissional de informação necessita de novas competências em linguística, em informática, em

lógica e, naturalmente, no assunto tratado.

É possível analisar apenas o que se compreende. Dois fatos traduzem esta interacção necessária. Por
um lado, um dos grandes objectivos dos especialistas de informação é o desenvolvimento de aptidões
e técnicas documentais básicas pelos usuários, adquiridas mediante uma formação apropriada. Por
outro lado, o especialista de informação deve ter uma dupla qualificação - em técnicas documentais
e no domínio, ou assunto que ele trata - bem como uma formação contínua para actualizar os seus
conhecimentos.

Reforçado pelo pessoal executivo e apoiado pelo pessoal de formação e de pesquisa, o corpo
profissional apresenta perfis extremamente diversos, algumas vezes mal definidos: analistas,
indexadores, catalogadores, analistas especializados, difusores de informação, analistas de sistema,
generalistas, técnicos e agentes de contacto, que completam e enriquecem as actividades
tradicionais do bibliotecário e do arquivista. Entretanto, uma mesma preocupação os une: assegurar
de forma eficaz o acesso à informação, ao conhecimento, ao maior número possível de usuários; e
preservar a informação de factores de degradação (detenção, ignorância, deformação, subordinação
ideológica, segredo e censura).

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Estes especialistas da informação, cujo desenvolvimento e harmonização são uma das principais
tendências da sua profissão, necessitam de programas de educação e de formação diferenciados,
ainda insuficientes, sobretudo nos países pouco industrializados. Neste sentido, a cooperação
internacional, feita através das grandes organizações internacionais, como as Nações Unidas e suas
agências especializadas, ou por acordos e convenções bilaterais e multilaterais entre países,
desenvolveu-se de várias formas. Está sendo empreendido um esforço importante no que diz
respeito aos países em desenvolvimento, com a realização de programas de formação local ou em
países tecnicamente mais avançados, ou pelo envio de pessoal qualificado, e por meio de assistência
financeira – sem falar do fornecimento de documentos e de equipamentos. Qualquer pessoa que
deseje formar-se em técnicas de informação deve poder beneficiar-se das possibilidades oferecidas
por uma rede de formação cada vez mais densa.

As profissões da informação apresentam características comuns, apesar de suas diferenças técnicas.

O especialista da informação – instrumento de comunicação e de contato, cuja curiosidade e espírito
crítico são constantemente solicitados e postos a serviço da coletividade - deve ser reciclado
periodicamente. Sua Inteligência é estimulada pela amplitude das tarefas e das necessidades dos
usuários. Este profissional exerce uma carreira nova, de grande atualidade, cujo papel intermediário
entre a ciência e a consciência é fundamental. A solução do desafio lançado pela explosão
documental está em grande parte em suas mãos.

Documentos e Documentação

Documento é o livro, a revista, o jornal; é a peça de arquivo, a estampa, a fotografia, a medalha, a

música; é, também, actualmente, o filme, o disco e toda a parte documental que precede ou sucede
a emissão radiofônica.

A Documentação é constituída por uma série de operações distribuídas, hoje, entre pessoas e
organismos diferentes. O autor, o copista, o impressor, o editor, o livreiro, o bibliotecário, o
documentador, o bibliógrafo, o crítico, o analista, o compilador, o leitor, o pesquisador, o trabalhador
intelectual.

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A Documentação acompanha o documento desde o instante em que ele surge da pena do autor até
o momento em que impressiona o cérebro do leitor. Ela é activa ou passiva, receptiva ou dativa; está
em toda parte onde se fale (Universidade), onde se leia (Biblioteca), onde se discuta (Sociedade),
onde se colecione (Museu), onde se pesquise (Laboratório), onde se administre (Administração),
onde se trabalhe (Oficina).

Elementos da Documentação: Materiais e Estrutura

Em todo documento devem ser consideradas três ordens de elementos:

• os elementos materiais (substância, forma e acabamento),

• os elementos gráficos (textos, imagens reais ou convencionais, notações),
• os elementos intelectuais.

Os elementos intelectuais são os mais importantes; mas sua possibilidade de expressão está, porém,
em função dos dois primeiros. Trata-se, sempre, de dar forma a qualquer fragmento retirado da
realidade, de exprimi-la tal qual ela é, ou de maneira tal que a imaginação possa representá-la. Para
esse fim escolhe-se e grupa-se em uma certa ordem. A escolha e o agrupamento são determinados
pelos fins que podem ser: ou registrar objectivamente o que é, ou o de fazer compreender por certa
categoria dada do espírito, ou o de persuadir a fim de obter tal adesão ou tal ato voluntário, ou, ainda,
o de distrair, divertir, exaltar, encorajar, consolar.

As operações e os produtos da documentação (todas as espécies de documentos) ocorrem no ciclo

assim definido. O homem, alternativamente, retira ideias da realidade ou introduz ideias na
realidade; entre a realidade e a ideia intervém, cada vez mais, os documentos que, por sua vez,
servem à elaboração de novos documentos.

O conjunto dos documentos existentes deve ser constantemente misturado e esmagado, submetido
às operações de uma ‘química’, mais exatamente, de uma ‘metalurgia documental’. Da mesma
maneira que se deve separar de sua ganga o metal puro, assim separa-se a verdade, original e tida
por dita uma vez, da massa de erros e de repetições.

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Não é bastante, assim, à documentação produzir e acumular confusamente; ela deve remontar a
seus fins, saber registrar segundo a ciência, saber criar segundo a arte e saber aplicar segundo a
utilidade.

Na Documentação trabalham, continuamente, duas tendências: uma, a especialização, donde a

divisão de tarefas, outra, a combinação, donde a colaboração. Encontram-se essas tendências no
ciclo inteiro das operações: produção, distribuição, conservação e utilização.

Por conseguinte, todas as publicações devem conformar-se a esse princípio: possibilidade de

comparar, uns com os outros, os resultados expostos, de acumulá-los, de acondicionar de maneira
diversa seus elementos e isto só é realizável com um mínimo de disposições que digam respeito à
forma, tanto material quanto intelectual. Em particular, aplica-se este princípio no que diz respeito
às notícias históricas originais publicadas em periódicos, se as considerarmos como uma produção da
qual todo o conteúdo, através dos resumos, das anotações, das críticas e das dissecações, está
destinado a passar, em seguida, pelos ciclos das formas documentais sistemáticas.

O espírito cria, incessantemente, formas intelectuais; incessantemente, estas se reproduzem da

mesma maneira que as espécies naturais, plantas e animais, se perpetuam através da vida e da morte
dos indivíduos. A realidade documental, por conseguinte, se apresenta como fundo e forma. O fundo
são os materiais acumulados; a forma são as estruturas sob as quais se apresentam.

A desembaraço do que possa ajudar esta produção contínua não é uma das menores tarefas da
documentação racional. Quanto melhores forem os materiais, quanto mais sólidos e de maior
mobilidade, tanto mais fácil será enquadrá-los nas diferentes estruturas. Reciprocamente, quanto
mais facilmente forem transformáveis e desmontáveis essas estruturas, tanto maior será a facilidade
que se encontrará na utilização dos materiais num maior número de estruturas diferentes. A Física
resolveu o problema da transformação de todas as formas da energia, umas nas outras. A
Documentação, por sua vez, deve resolver o problema da fácil conversão de estruturas ou conjuntos,
uns nos outros, da utilização múltipla dos materiais ou elementos.

16
A Documentação propõe tal problema em termos tanto mais audaciosos quando o espírito, já se
tendo elevado muito alto no sentido da generalização e da abstração, pode, presentemente, invocar
em seu auxílio a arte sutil do cálculo, assim como o das máquinas maravilhosas nascidas desta mesma
arte. Estas máquinas realizam sempre, em número cada vez maior, as operações intelectuais que,
durante muito tempo, erradamente, acreditavam-se reservadas ao espírito, tão somente. O espírito,
nos dias de hoje, está vestido, armado, equipado; tem seus instrumentos. Os documentos que estes
serviram para produzir são, por sua vez, novos instrumentos para a produção de outros. É o ciclo.

O Sistema de Publicações Científicas

Pode-se, teoricamente, considerar uma organização que, para cada domínio dos conhecimentos e
das actividades e sobre uma base de cooperação internacional, compreendesse as dezasseis formas
seguintes de publicação:

• elementos de documentação: fichas bibliográficas e analíticas de documentação

bibliográfica ou analítica;
• coleção de documentação bibliográfica ou analítica (títulos ou análises);
• coleção de documentação sinótica (dados numéricos, constantes, estatísticos);
• atlas de mapas e de quadros;
• coleções de monografias;
• revistas (notícias sobre progressos recentes):
• anuários informando sobre as pessoas e as instituições;
• coleções de textos antigos ou clássicos;
• catálogos-inventários das entidades ou objetos do domínio considerado;
• terminologia;
• notações e símbolos fundamentais;
• classificações;
• trabalhos gerais sistemáticos;
• dicionários ou enciclopédias alfabéticas;
• planos coordenados de pesquisas;

17
 • códigos de resoluções (indicações e votos, regras, métodos, convenções dos organismos
internacionais qualificados).

Estas formas de publicação cobririam, assim, o campo inteiro de cada ramo do conhecimento e,
portanto, por totalização, o campo inteiro da Ciência.

As Novas Formas de Documentos: Fotos, Filmes, Discos

Os documentos prendem-se a um conjunto de sinais: visuais, uns; auditivos, outros. Todos os sentidos
do homem poderiam ser utilizados para esse fim (Ex. a escrita tátil dos cegos). Porém, na realidade,
apenas a vista e o ouvido deram lugar a desenvolvimento no qual se associam, constantemente, entre
si. Um texto é a visualização de caracteres que evocam o som da palavra; o cinema falado faz ver e
ouvir, simultaneamente, no que está com a radiofonia prestes a aliar-se à televisão.

À Documentação, daqui para o futuro, cabe tirar as conclusões destes fatos e da extrema significância
que tomaram na realidade social. O livro de hoje, em relação ao livro de ontem, pode ter conservado
seu lugar, porém, foi desalojado da posição quase exclusiva que ocupava no tempo em que Livro e
Bíblia eram, por assim dizer, equivalentes.

No novo conjunto, o microfilme (fotomicrofilme) está prestes a ocupar todo um sector. Em bobinas
ou em ‘plaquettes’, já reunidas em apreciáveis coleções; com minúsculos aparelhos para a filmagem
e outros para a projecção, o microfilme vai modificar as próprias condições da organização
documental. Os trabalhos originais, acompanhados da confusa, mas utilíssima aparelhagem de suas
ilustrações, mapas, diagramas, anexos, etc., não mais serão reduzidos de modo a torná-los cabíveis
no limitado espaço dos periódicos. Confiados aos Centros de Documentação e por estes atestada a
data cientificamente certa, estes trabalhos lá ficarão depositados, prontos a serem reproduzidos por
filmes (eventualmente por cópias fotostáticas ampliadas), a qualquer pedido. Os grandes centros
poderão limitar-se ao anúncio bibliográfico dos trabalhos neles depositados. Disso resultará um
auxílio extraordinário aos trabalhos de especialização dos quais, embora interessando a grupo
reduzido, o progresso geral da ciência depende.

18
Em todos os sentidos, o desenvolvimento deve ser esperado. Com as máquinas para compor e com
as grandes impressoras tornou-se necessário trabalhar tendo em vista a quantidade, em detrimento
da qualidade. Pela cópia fotostática (reflectografia), pelos processos econômicos do decalque, pelos
processos da duplicação colorida (Fordigrafia), podem-se conceber edições sem inversão de grande
capital. Os meios de reprodução oferecem, assim, todas as possibilidades de uma curva ascendente,
de um exemplar à significativa tiragem de milhões de exemplares, por meio de clichês metálicos.

Progride, por outro lado, a gravação do som (fonografia). Fazem-se verdadeiros fonogramas
empregando-se material, de tão leve peso que se pode expedi-los como correspondência ou carta.
Um passo a mais no sentido do progresso: o escrito pode, assim, ser lido, digamos, como aumentado
por uma lente.

Desse modo, seriam substituídas a escrita e a leitura natural pela transcrição artificial da palavra em
sinais arbitrários. A entonação viria juntar-se à articulação. Bastaria, então, um aparelho que
transformasse a palavra falada em um texto escrito foneticamente, desembaraçado, por
conseguinte, de toda ortografia e de toda etimologia. A estenografia conduziu a esse estado e já
possui mesmo máquinas especiais (estenótipo).

Que se concentrem as invenções, que sejam dirigidas para fins elevados, definidos e propostos
antecipadamente; que se aumentem os prêmios reservados para a multidão de interessados pelas
iniciativas, e então novas maravilhas se realizarão. A telecomunicação assumiu a posição de pioneira.

A Documentação Administrativa

As populações tornadas mais numerosas, seus meios mais complexos, sua interpenetração e
interdependência maiores, forçoso é, então, para evitar o caos na sociedade humana, nela conseguir
a realização de mais ordem. Esse objetivo diz respeito à Administração do Estado, da Profissão, do
Capital, das Associações. Tal empreendimento numa sociedade que, incessantemente, se economiza,
se industrializa, se intelectualiza, se universaliza, “se planifica”, não é realizável a não ser pela
documentação.

19
Tem-se consciência desse papel da documentação ao considerar-se os múltiplos fatores que entram
em jogo na administração e que se podem exprimir por esta fórmula: “Para o fim (A), definido e
desenvolvido segundo o plano (B), repartido circunstanciadamente no tempo e no espaço, de acordo
com o programa ou orçamento (C), na execução das ordens e instruções (D), conformando-se aos
métodos (E), submeter-se a matéria e os objetos (F), a uma série de operações (G), fazendo neles
intervir os agentes pessoais (individuais ou coletivos) (H), os agentes materiais (matérias, forças,
propriedades) (I) e as máquinas e utensílios ou instrumentos (J) , de maneira a obter os produtos ou
resultados (K), destinados a integrarem-se no conjunto (L)” .

A Documentação intervém em cada um desses onze fatores e liga-os, sem interrupção, em um ciclo.
Para tal fim, desenvolveram-se certos instrumentos documentais como o Plano geral de organização
(harmonograma); a Classificação geral das matérias; o Manual geral de instruções; o Relatório
permanente; as Fórmulas coordenadas; o Registro contínuo de dados administrativos em pastas,
registros móveis e fichários de assuntos. A Contabilidade ordena-se de tal modo que conduz a um
balanço permanente, do qual surge a Estatística. Balanços e estatísticas agrupados de escalão em
escalão, devem englobar as formas nacionais e mesmo as mundiais, conduzindo à previsão, por
intermédio do sistema orçamentário. A Documentação técnica ou científica, a todo momento, liga-
se à Documentação administrativa.

Pela documentação organizada, a Administração torna-se mais consciente e pode fazer seus serviços
conhecidos a seus administrados. As publicações editadas em sistema, para isso contribuem,
repousando todas sobre os próprios documentos internos. O uso de cartazes e gráficos, por seu
turno, constitui grande meio de publicação. Pode-se conceber, também, um estabelecimento
público, de um novo tipo, consagrado, em todos os países, à exposição permanente dos assuntos
relativos à Nação, colocando, sob os olhos do público, suas imagens vivas, tais como surgem das
fontes administrativas e das científicas (generalização, permanente, do que já começou a ser feito
nas exposições).

Um problema propõe-se: o Arquivo Universal. Tal arquivo pode ser concebido pela documentação
administrativa da mesma maneira pela qual a Documentação mundial é concebida pela
documentação científica. Seria ele, também, uma estrutura destinada a receber todos os dados,
20
manuscritos, datilografados, estenografados, em ‘stencil’ ou impressos, que digam respeito à mesma
administração

O Arquivo Universal seria o instrumento unitário indispensável a uma Administração desejada

eficiente, progressista e coordenada. Seria o meio do qual se utilizaria para conceber, nitidamente,
os princípios, o método, o plano de sua ação; seria o meio de exercer sua direção, sua impulsão e seu
controle sobre todos os seus ramos e sobre os funcionários que lhes forem necessários. O Arquivo
conduziria ao equipamento de uma verdadeira 'cabine de direção', colocando à disposição dos chefes
a aparelhagem que outras cabines de comando e de pilotagem (navios e avião, 'dispatching system',
quadros das centrais elétricas) nos fazem imaginar.

Os Museus e a Documentação

Ao lado dos textos e imagens há objetos documentais por si mesmos (Realia). São as amostras,
espécimes, modelos, facsímiles e, de maneira geral, tudo que tenha caráter representativo a três
dimensões e, eventualmente, em movimento. O desiderato do ‘de visu’ acrescenta-lhes a
importância.

Com objectos formam-se coleções de que se originam Museus. Existem-nos, atualmente, de tudo:
guerra, marinha, indústria, agricultura, história, política, história das Ciências, todas as formas da
técnica, do trabalho e da arte. Relacionaram-se 2 000 museus, apenas nos Estados Unidos; os maiores
e mais conhecidos são representados, em outros países, pelo Louvre, pelo Conservatório de Artes e
Ofícios, pelo ‘British Museum’, pelo ‘Science Museum’, pelo ‘Deutsches Museum’ e pelos museus
russos. Em nossa época, de extraordinário crescimento do saber e da atividade humana,
compreendeu-se ser necessário fornecer material de estudo aos pesquisadores, às pessoas
medianamente cultas, documentação sistemática e visões panorâmicas de aspectos das ciências e
do trabalho que, doutro modo, permaneceriam, para elas, domínios impenetráveis.

Nas recentes realizações dos Museus, procura-se unir a realidade concreta objetivamente
apresentada, ou fotograficamente reproduzida, aos textos explicativos, aos quadros sinóticos,
genealógicos e cronológicos; às cartas, aos esquemas abstratos. Montagens e mecanismos

21
simplificados mostram o movimento e produzem efeitos sob influências de causas. Encontram-se
nelas reconstituições históricas, experiências ligadas às demonstrações; a realidade atual completada
pelo prolongamento no futuro, antecipação; a prática unida à teoria. Os Museus são, assim, criadores
e não mais simplesmente, colecionadores e conservadores; apresentam conjuntos. Toda uma técnica
de apresentação (mostra) nasceu. Passem os visitantes pelas salas, venham os objetos oferecer-se à
sua apreciação animados por transportadores diversos: vitrinas giratórias, tapetes rolantes, a
documentação objetiva aí está em ação. É o nascimento da Museografia.

Relacionada ao Museu, embora temporária, a Exposição, aqui especializada e nacional, ali

internacional e universal, é imensa acumulação de objetos que ilustram textos, dado o valor das vistas
animadas. Acreditou-se ter a Exposição Universal terminado seu ciclo de vida depois de 1900. Ela
renasce: Bruxelas, Paris, New York, Roma; completa-se pelas feiras de amostras, é uma ponte lançada
para os Museus.

A Exposição da Romanidade que festejará este ano (1937) o bimilenário de Augusto, irá, diretamente,
enriquecer o ‘Museu Imperial’.

Duas ordens de factos se apresentam. O Museu tornado criador vê reproduzir-se alhures a obra de
reunião e exibição que realizou. Por outro lado, o processo de esboço e de moldagem fez progressos
tais que se dispõe, presentemente, de um meio de reprodução de documentos, a três dimensões,
evocando as propriedades multiplicadoras da impressão gráfica.

Nasceu, enfim, a concepção do Museu Documental universal. Em face dos objetos, de sua
apresentação e verificação, deve ser o Museu o que é a Enciclopédia para os documentos gráficos
que por ele são, também, largamente utilizados. (o Museu Mundial, o Mundaneum e sua Rede
Universal proposta).

22
Os Organismos de Documentação: Biblioteca e Centro De Documentação

Para efectuar as operações de documentação, para conservar o documento, foram criados

organismos. Há as Bibliotecas, os Arquivos, os Centros de Documentação, os Museus. São os grandes
depósitos de tesouros intelectuais da Humanidade. É considerável seu número. Anuários
internacionais, cada vez mais completos, deles se originam.

O desenvolvimento histórico deu lugar ao aparecimento de organismos distintos e de numerosas

separações arbitrárias. Seria racional, em princípio, separar, de um lado, as funções e especializações
documentárias e, por outro lado, examinar a possibilidade de vê-las exercidas por um organismo-
tipo, único em cada país, em cada localidade, ainda que diversamente dividido.

Na realidade, a isso opõem-se obstáculos, pelo menos no que concerne às grandes instituições;
porém, à vista das religiões, dos reagrupamentos de organismos ocorridos nestas últimas décadas,
fica-se surpreendido com o movimento de concentração que se opera nos domínios científicos, como
nos da economia e nos da política. A concepção centro-ramos-redes (centre-branches-réseaux)
impõe-se por toda parte.

Parece que, para os organismos de menor desenvolvimento, a distinção, pelo menos entre Biblioteca
e Centros de Documentação, tende a desaparecer. A Biblioteca, particularmente quando
especializada, é chamada a assumir o papel dos Centros no que concerne à bibliografia, ao preparo
e à análise dos documentos, e até mesmo à sua publicação. Os Centros de Documentação formam,
em seu seio, coleções de livros que, por seu turno, constituem Bibliotecas.

De qualquer modo, em inúmeros países já se traçaram - e realizaram-se mesmo - planos inspirados

numa ‘Política de Bibliotecas e de Documentação’. Esses planos tendem a instaurar um sistema geral
e ao mesmo subordinar, com maior ou menor autonomia, os organismos documentários do país.

23
Resumo

Para efectuar as operações de documentação, para conservar o documento, foram criados

organismos. Há as Bibliotecas, os Arquivos, os Centros de Documentação, os Museus. São os grandes
depósitos de tesouros intelectuais da Humanidade. É considerável seu número. Anuários
internacionais, cada vez mais completos, deles se originam.

Portanto a vocação, as unidades documentais estão ligadas mais particularmente a uma das funções
da cadeia documental que consiste de: armazenamento e consulta no local, como as bibliotecas
tradicionais com vocação de preservar o património; descrição de conteúdo e difusão, como os
centros e serviços de documentação; análise e extração da informação contida nos documentos,
como os centros de informação, os bancos de dados, os centros de análise e de contato e os centros
de avaliação; recenseamento de fontes de informação, como os centros de referência e de
orientação.

Pode-se considerar que existem três ramos de actividades principais: a conservação e o fornecimento
de documentos primários; a descrição de conteúdo e sua difusão, acompanhada pelo fornecimento
de referências e pela indicação das fontes ou documentos secundários; e o fornecimento de
informações a partir de dados disponíveis ou documentos terciários.

Bibliografia
• Belloto, Heloisa. (2002) Arquivística: Objectos, Princípios e Rumos. São Paulo. Associação
de Arquivistas de São Paulo
• Briet, Suzanne. (2016) O que é a documentação? Brasília: Briquet Lemos Livros
• Guinchat, Claire. MENOU, Michel (1994) Introdução geral às ciências e técnicas da
informação e documentação. Brasília: IBICT, 1994.
• Miranda, Élvis. (2010) Arquivologia e Procedimentos Administrativos. Piauí: FACON
• Miranda, Élvis. (2014) Noções de Arquivologia: Preservação de Documentos. Piauí: Facon
• Ortega, Cristina. (2009) A documentação como uma das origens da ciência da informação
e base fértil para sua fundamentação.

24
UNIDADE TEMÁTICA II: TIPOLOGIA DE DOCUMENTOS EM HISTÓRIA

Introdução

Nesta unidade temática iremos estudar a tipologia de documentos em história desde as suas
características, natureza, formas de produção, publicação e utilização, até a sua distribuição em
coleções.

Posto isto importa salientar que de acordo com sua natureza, os documentos distinguem-se em
textuais e não-textuais, o que determina o tipo de informação que eles transmitem. Cada uma destas
categorias compreende uma grande variedade de documentos.

Mas também os documentos podem diferenciar-se de acordo com suas características físicas e
intelectuais. As características físicas são o material, a natureza dos símbolos utilizados, o tamanho,
o peso, a apresentação, a forma de produção, a possibilidade de consultá-los diretamente, ou a
necessidade de utilizar um aparelho para este fim e a periodicidade, entre outras.

Em geral, os livros têm um tempo de vida maior que os artigos de periódicos. Os livros permanecem
actuais durante cinco a dez anos, de acordo com seu nível e com a disciplina. Eles desatualizam-se à
medida que novos textos são publicados.

Objectivos

• Estudar a tipologia de documentos em história;

Tipos de Documentos em História

Um documento é um objecto que fornece um dado ou uma informação. É o suporte material do

saber e da memória da humanidade. Entretanto, é possível buscar informações em outras fontes,
como, por exemplo, solicitando um esclarecimento a uma pessoa ou a um organismo, participando
de uma reunião ou conferência, visitando uma exposição, ouvindo um programa de rádio ou
assistindo a um programa de televisão.

25
Mas estas fontes reúnem, na sua maioria, informações a partir de documentos. Existe uma grande
variedade de documentos. O especialista de informação deve conhecer bem suas características e
ser capaz de identificar a categoria a que pertence cada um, de forma a poder tratá-los e utilizá-los
convenientemente.

Características

Os documentos podem diferenciar-se de acordo com suas características físicas e intelectuais. As

características físicas são o material, a natureza dos símbolos utilizados, o tamanho, o peso, a
apresentação, a forma de produção, a possibilidade de consultá-los diretamente, ou a necessidade
de utilizar um aparelho para este fim e a periodicidade, entre outras.

As características intelectuais são o objectivo, o conteúdo, o assunto, o tipo de autor, a fonte, a forma
de difusão, a acessibilidade e a originalidade, entre outras.

Características físicas

Todas as características físicas de um documento influem na sua forma de tratamento. O peso, o

tamanho, a mobilidade, o grau de resistência, a idade, o estado de conservação, a unicidade, a
raridade ou multiplicidade são factores que determinam a escolha e a análise de um documento.

Natureza

De acordo com sua natureza, os documentos distinguem-se em textuais e não-textuais, o que

determina o tipo de informação que eles transmitem. Cada uma destas categorias compreende uma
grande variedade de documentos.

• Os documentos textuais apresentam essencialmente as informações em forma de texto

escrito. São os livros, os periódicos, as fichas, os documentos administrativos, os textos de
leis, os catálogos, os documentos comerciais e as patentes, entre outros.
• Os documentos não-textuais podem ter uma parte de texto escrito, mas o essencial de
suas informações é apresentado em outra forma.

26
Estes documentos devem ser vistos, ouvidos ou manipulados. Os principais documentos não-textuais
são:

• os documentos iconográficos ou gráficos: imagens, mapas, plantas, gráficos, tabelas, cartazes,

quadros, fotografias em papel e slides:
• os documentos sonoros: discos e fitas magnéticas:
• os documentos audiovisuais que combinam som e imagem: filmes, audiovisuais, fitas e
videodiscos;
• os documentos de natureza material: objetos, amostras, maquetes, monumentos,
documentos em braile e jogos pedagógicos:
• os documentos compostos, que reúnem documentos textuais e não textuais sobre um
mesmo assunto, como os livros acompanhados de discos;
• os documentos magnéticos utilizados em informática, isto é, os programas que permitem
efetuar cálculos, fazer gestão de arquivos e simulações;
• os documentos eletrônicos utilizados em informática. Veiculam texto, imagem e som. São os
documentos do futuro.

Materiais

O material é o suporte físico do documento. A natureza e o material têm características distintas. Um

documento de natureza iconográfíca, como uma fotografia, pode apresentar-se em dois suportes
diferentes: o filme negativo e a tiragem em papel. Os materiais tradicionais, como a pedra, o tijolo, a
madeira, o osso e o tecido foram suplantados, ao longo da história, pelo papel - que continua a ser o
suporte mais comum.

Mas a inovação tecnológica fez surgir novos suportes cada vez mais difundidos, como o plástico
utilizado nos discos, os suportes magnéticos utilizados nas fitas cassetes, discos e fitas de
computador, discos e fitas de vídeo, os suportes químicos fotossensíveis utilizados nos filmes, nas
fotografias e nas microformas. Nos últimos anos, um novo suporte começou a surgir: as memórias
óticas ou documentos de leitura a laser como o videodisco, o disco ótico-magnético, o disco ótico-
numérico (DON) e o disco compacto apenas para leitura (CD-ROM).

27
As tecnologias ópticas permitiram o desenvolvimento de suportes informatizados com maior
capacidade de armazenamento e duração que os suportes magnéticos. As memórias ópticas têm
suportes físicos variados: o vidro, o alumínio e o polímero utilizados no DON; o plástico, o metal e o
PVC, utilizados no videodisco: o macrolon, o alumínio e o plástico utilizados no CD-ROM. As
propriedades físico-químicas dos materiais influenciam as condições de conservação e de utilização
de documentos.

Forma de produção

De acordo com sua forma de produção, os documentos podem distinguir-se em brutos e

manufaturados.

• Os documentos brutos são objetos encontrados na natureza, como as amostras de terra,

os minerais, as plantas, os ossos, os fósseis e os meteoritos.
• Os documentos manufaturados são objetos fabricados pelo homem. Podem ser objetos
produzidos artesanal ou industrialmente como os vestígios arqueológicos, as amostras e
os protótipos, ou criações intelectuais, como os objetos de arte, as obras literárias,
artísticas, científicas, técnicas e os documentos utilitários, fabricados à mão ou por meio
de máquinas.

As principais técnicas de produção são a gravura, a litografia, a imprensa, a duplicação e os

procedimentos fotográficos elétricos ou fotoelétricos. Os documentos podem ser produzidos em
pequena ou em grande escala. As inovações técnicas e o uso de novos materiais têm modificado
consideravelmente a forma de produção dos documentos manufaturados, bem como seu uso. Os
meios de produção são actualmente mais diversificados e mais simples, além de serem mais
difundidos e mais potentes, o que permite uma produção maior.

A reprografia permite duplicar facilmente os documentos, multiplicando, desta forma, as

possibilidades de acesso e de difusão reservadas até bem pouco tempo a uma minoria.

A micromedição é a edição de documentos em formatos extremamente reduzidos, tendo coino

suporte um filme, uma ficha ou um cartão. Apesar de ter certos inconvenientes, esta forma de edição
28
traz vantagens consideráveis na redução de peso, de espaço, e na facilidade de distribuição e de
duplicação, simplificando o funcionamento das unidades de informação e a circulação da informação.

O registo da informação nas memórias óticas é feito com a utilização da tecnologia do laser. O
princípio geral do registro do som e da imagem é o mesmo para o CD-ROM ou para o DON. A
informação é registrada em uma matriz original ou masterem forma de dados numéricos, digitais ou
digitalizados. Os discos são produzidos a partir desta matriz. As técnicas de impressão, de leitura e as
normas adotadas pelos fabricantes são muito diversificadas.

Um mesmo documento, textual ou iconográfico pode apresentar-se em formato normal e em

microforma, ou ainda em disco magnético ou ótico. Portanto, é possível escolher o formato que
apresenta as melhores condições de aquisição, de conservação e de utilização. O uso da informática
no tratamento de textos, de imagens e de dados facilita e acelera consideravelmente a produção de
documentos que podem ser transmitidos à distância.

Modalidades de utilização

As modalidades de utilização constituem também um critério essencial na escolha dos documentos.

Alguns podem ser utilizados diretamente pelo homem, outros necessitam de equipamentos
especiais. As microformas só podem ser lidas por meio de aparelhos de leitura especiais. Os
documentos audiovisuais podem ser utilizados somente com o auxílio de aparelhos de projeção de
imagens e de reprodução do som. As memórias magnéticas de computador são acessíveis somente
com equipamentos de informática. As memórias óticas podem ser lidas em microcomputadores
profissionais, com interface apropriada para tal. A unidade de informação que utiliza documentos
deste tipo deve dispor de aparelhos em número suficiente.

Além disso, é necessário prever a sua manutenção. O custo destes equipamentos está diminuindo
rapidamente. Eles são cada vez mais comuns e sua utilização é bastante fácil.

29
Periodicidade

A periodicidade é uma característica importante, principalmente para os documentos textuais.

Alguns documentos são produzidos apenas uma vez. Outros são produzidos em série. Uma
publicação seriada é um documento que aparece em volumes ou fascículos sucessivos, a intervalos
mais ou menos regulares: são as coleções de obras, os relatórios periódicos, as revistas e os jornais.
O conteúdo de cada edição é diferente. Entretanto, a apresentação física dos documentos, seu título
e outras características são iguais.

As revistas e os jornais são conhecidos como periódicos, porque aparecem, em princípio, a intervalos
definidos e regulares. Sua periodicidade pode variar de 24 horas a um ano. É importante conhecer a
periodicidade das revistas para poder controlar sua chegada na unidade de informação.

Coleções

As coleções são uma outra forma de agrupar os documentos. Sua periodicidade é irregular. Os
documentos que pertencem a uma mesma coleção têm a mesma forma, geralmente o mesmo
objectivo, e um conteúdo diferente, relativo a um mesmo tema, identificado por um título ou por
uma designação própria da coleção. Muitas vezes, cada documento recebe um número de ordem na
coleção. Existem coleções de documentos sonoros, de fotografias em papel, de diapositivos e de
outros tipos de documentos não-textuais, bem como coleções de documentos textuais.

Forma de publicação

A forma de publicação permite estabelecer uma distinção entre os documentos publicados e os não-
publicados. Os primeiros são distribuídos comercialmente e podem ser comprados por qualquer
pessoa na instituição que os produziu, geralmente especializada nesta actividade, como as editoras
ou as livrarias. Os documentos não-publicados não são comercializados e sua difusão é, em geral,
restrita. Constituem a chamada “literatura subterrânea" ou “literatura não-convencional", ou ainda
“literatura cinzenta". Alguns são manuscritos ou datilografados, outros são produzidos por processos
de duplicação, ou impressos. Sua tiragem é sempre limitada. São muitas vezes documentos de

30
trabalho, teses e relatórios de estudos ou de pesquisas, reservados ao uso particular do autor ou ao
uso interno das instituições que os produziram. Estes documentos podem sofrer alterações.

Os documentos não-publicados têm um papel importante na pesquisa, na administração e nas

atividades de produção e de serviços. Algumas vezes são publicados com muito atraso. Seu valor está
no seu conteúdo, bem como na sua atualidade. São um meio de informação importante e muitas
vezes único em algumas áreas do conhecimento. São documentos de difícil acesso, porque sua
produção é dispersa, porque não são publicados e muitas vezes não são repertoriados. Alguns deles
permanecem secretos durante um determinado período e são acessíveis apenas a um número
restrito de pessoas autorizadas, como alguns documentos militares, políticos, administrativos e
comerciais. Outros são limitados por sua forma de produção e por sua tiragem limitada, como, por
exemplo, as teses não publicadas. Estes documentos devem ser sistematicamente procurados,
mediante contatos pessoais com os autores ou com os organismos produtores.

Alguns documentos de caráter pessoal e familiar são protegidos por disposições que proíbem a sua
divulgação antes de um determinado período.

Os documentos manuscritos produzidos no dia-a-dia, como as cartas, as notas e as faturas, são, em

geral, conservados por razões administrativas, ou como prova. Podem adquirir um valor histórico
independente de sua função inicial, da mesma forma que os rascunhos e as notas.

Características intelectuais

As características intelectuais de um documento permitem definir seu valor, seu interesse, o público
a que se destina e a forma de tratamento da informação.

Objetivo

O objectivo de um documento, ou a razão pela qual foi produzido varia muito. Um documento pode
ser produzido para servir como prova, ou testemunho, para preparar outro documento, para expor
ideias ou resultados, para o trabalho, para o lazer, para o ensino, para a publicidade, ou para a
divulgação e ainda para garantir os direitos de uma pessoa ou de uma coletividade.

31
Grau de elaboração

O grau de elaboração de um documento permite estabelecer uma distinção essencial entre

documentos primários, secundários e terciários.

• Os documentos primários são os originais, elaborados por um autor.

• Os secundários são aqueles que se referem aos documentos primários e que não existiriam
sem estes. Trazem a descrição dos documentos primários. São as bibliografias, os catálogos e
os boletins de resumos, entre outros (ver o capítulo "As bibliografias e as obras de referência:
a literatura secundária”).
• Os terciários são aqueles elaborados a partir de documentos primários e/ou secundários.
Reúnem, condensam e elaboram a informação original na forma que corresponde às
necessidades de uma categoria definida de usuários. São as sínteses e os estados-da-arte,
entre outros

Conteúdo

O conteúdo de um documento pode ser avaliado a partir do assunto tratado, da forma de

apresentação, da exaustividade, da acessibilidade, do nível científico, do grau de originalidade e de
novidade, da idade das informações, em função da data de publicação do documento, e ainda do fato
de o documento ter, em parte, ou essencialmente, dados numéricos.

Todos estes critérios são relativos: um documento pode não trazer nenhuma informação nova, mas
ser apresentado de forma mais clara e mais acessível a determinado público. Um documento antigo
pode ter seu conteúdo completamente desatualizado, mas ser um testemunho importante de sua
época. Em cada atividade de informação, é necessário estabelecer os critérios mais importantes para
avaliar cada documento.

Origem

A origem, a fonte e o autor de um documento exercem um papel importante na sua forma de

utilização. A fonte de um documento pode ser pública ou privada, anônima ou conhecida, individual

32
ou coletiva, secreta ou divulgada. O autor pode ser uma pessoa, ou um grupo de pessoas, uma
organização ou várias organizações. A forma de obtenção de um documento, seu tratamento e sua
difusão podem ser influenciados por estas características.

A natureza mais ou menos confidencial de uma fonte de informação influencia o uso que pode ser
feito desta fonte. Um jornalista, por exemplo, pode recusar-se a indicar a fonte onde buscou sua
informação. Entretanto, esta fonte continua válida, pois este procedimento é admitido pela
deontologia da profissão. Um cientista, ao contrário, deve mostrar a prova do que afirma e citar as
fontes.

Alguns documentos são de domínio público, isto é, qualquer pessoa pode utilizá-los. Outros são
protegidos pela propriedade literária e/ou artística ou comercial, por algumas disposições do direito
comum que proíbem sua utilização durante um certo período sem o consentimento do autor, ou das
pessoas citadas ou representadas, e sem o pagamento dos direitos autorais. Isto pode restringir
consideravelmente as possibilidades de difusão. É importante que os responsáveis pelas unidades de
informação conheçam as disposições jurídicas relativas ao direito de informação e, particularmente,
a legislação referente aos direitos autorais do seu país. Esta legislação varia de um país a outro.

Se fosse estabelecida uma tipologia exaustiva, os tipos de documentos identificados pelas unidades
de informação seriam mais diversificados. Sua identificação responde a preocupações práticas, para
facilitar as operações de seleção, de armazenamento, de tratamento e de difusão da informação.

Geralmente distingue-se, no nível formal, as monografias (documentos únicos que tratam de um

assunto), as publicações periódicas, as patentes e as normas, os documentos não -textuais (entre
eles, as imagens, os mapas e as fotografias), os documentos secundários e os documentos não
convencionais.

Essas categorias são definidas em função das necessidades e do tratamento que se pretende dar a
cada tipo de documento.

No nível intelectual, é possível distinguir geralmente os documentos essenciais, que tratam

exclusivamente de assuntos que interessam à unidade de informação, e os documentos marginais.
33
Estes últimos podem ser divididos em dois subgrupos de documentos: os que contêm, em uma certa
proporção, informações que interessam ã unidade de informação e aqueles que contêm raramente
este tipo de informação e que, em principio, devem ser descartados. Os documentos essenciais
devem ser adquiridos e tratados em prioridade.

Esta distinção é puramente formal e depende das necessidades e dos objetivos da unidade de
informação.

Estrutura dos documentos

A estrutura dos documentos varia de acordo com o seu tipo e de um documento a outro, mas existem
traços comuns. Em alguns casos, o documento contém o conjunto de informações necessárias ao seu
tratamento. Em outros, ele deve ser acompanhado por outro documento que o identifica.

Monografias

Uma monografia tem, em geral, uma capa, uma página de rosto, um texto dividido em várias partes
e um sumário que se encontra no início ou no fim do volume. Além desses elementos fixos, pode-se
encontrar ilustrações e notas de pé de página que completam as indicações do texto com referências
e observações. Estas notas podem estar localizadas no final dos capítulos ou no final do volume. O
prefácio que, em geral, é escrito por uma pessoa diferente do autor, e a introdução encontram-se no
início da obra. O posfácio encontra-se no final da obra. A introdução, o prefácio e o posfácio
apresentam, em geral, o autor, a obra, o assunto e as intenções do autor, ou fazem um resumo da
obra. Pode-se encontrar ainda bibliografias no final do volume ou dos capítulos, glossários ou léxicos,
índices de assuntos, de lugares e de pessoas citadas e anexos com dados suplementares.

Publicações seriadas

De acordo com o Sistema Internacional de Dados sobre Publicações Seriadas (ISDS), uma publicação
seriada é uma publicação, impressa ou não, que aparece em fascículos ou em volumes sucessivos,
com uma sequência numérica ou cronológica, durante um período de tempo indeterminado. Estas
publicações são os periódicos, os anuários, os relatórios, as atas de sociedades e as coleções de

34
monografias. Uma publicação periódica compõe-se de uma capa, sempre a mesma para cada
número, mas que pode ser modificada ao longo da vida do periódico e de um texto, que tem os
seguintes elementos:

• um sumário com a lista dos artigos e das seções do periódico;

• vários artigos, acompanhados ou não de um resumo, de ilustrações e de bibliografia; uma
parte informativa sobre a vida da instituição que edita a revista, condições de assinatura e
responsabilidades da publicação, informações sobre o assunto em que o periódico é
especializado e um calendário de eventos; uma parte bibliográfica, eventualmente com
notícias e recensões de livros novos;
• um correio do leitor; publicidade.

Além destes elementos, o periódico pode ter um editorial, assinado pelo diretor ou pelo redator da
publicação, que apresenta geralmente sua opinião sobre um assunto de atualidade ou sobre os
artigos do fascículo em questão. Alguns periódicos trazem resumos dos artigos em várias línguas e
algumas vezes a tradução completa dos artigos em uma ou em duas línguas. Outros trazem artigos
em várias línguas. São os periódicos bilíngues ou multilíngues.

A cada ano, os sumários dos números dos periódicos são reunidos em um índice que remete cada
tópico aos fascículos e páginas correspondentes. Estes índices podem ser acumulados a cada cinco
ou a cada dez anos. São instrumentos de pesquisa rápidos e seguros e facilitam a recuperação da
informação.

Os periódicos são numerados em séries contínuas, por ano ou por volume. Os documentos não
publicados têm uma estrutura muito variável. Muitas vezes estes documentos não trazem as
menções de autor, de título, de data e de fonte, que se encontram, em geral, na página de rosto.
Estes documentos, normalmente, não têm sumário nem capa.

35
Documentos não-textuais

A estrutura dos documentos não - textuais é decorrente de sua natureza, de seu objetivo e de seu
conteúdo. Alguns são simples, como a fotografia de um único objeto. Outros são complexos, como
um filme sonoro sobre uma criação de animais.

Este tipo de documento apresenta, muitas vezes, problemas de identificação. O autor, o título, a
fonte, as partes do documento e outras informações podem estar no próprio documento, em forma
de legenda, ou então na sua embalagem. Uma parte das informações pode estar no documento, e
outra parte, na sua embalagem. Estas informações podem se encontrar ainda em um documento
anexo. Este é o caso de alguns objetos, de alguns documentos materiais, dos negativos de filmes ou
das fotografias em papel. Estas informações devem indicar a natureza do documento, a data e o local
de realização, informações sobre sua produção e informações sobre as tomadas, entre outras. Os
mapas, as plantas e os gráficos devem ter indicações de título, uma legenda ou lista explicativa dos
símbolos e cores convencionais utilizados e uma escala, isto é, a indicação da relação entre as
dimensões reais e as dimensões no papel.

Eventualmente, indicações de autor, data, fonte, impressão ou edições. Alguns documentos, como
as leis, as decisões de justiça, os relatórios periódicos e os projetos de pesquisa têm os mesmos
elementos de identificação que podem apresentar-se em uma ordem fixa.

Partes

Cada parte do documento tem seu valor próprio para a identificação e o tratamento. As mais
importantes são geralmente a capa, a página de rosto e o sumário. A maior parte das informações
necessárias à identificação do documento devem encontrar-se em locais precisos, determinados
pelas normas ou pelo uso corrente. A data, por exemplo, encontra-se no início ou no fim do
documento. Os títulos deveriam, em princípio, caracterizar o documento, mas são muitas vezes
ambíguos e vagos.

Para caracterizar um documento textual, utilizam-se as informações da capa, da página de rosto, do

sumário, dos títulos dos capítulos, das seções e os parágrafos. Esta caracterização permite ter uma
36
visão de conjunto do documento e, ao mesmo tempo, identificar cada parte do texto. O índice é útil
para identificar os assuntos; o resumo, a introdução e o prefácio permitem ter uma visão global do
documento e conhecer as intenções do autor. A apresentação, a bibliografia e as ilustrações dão uma
ideia do tratamento dado ao assunto.

Para caracterizar os documentos não-textuais, utilizam-se as informações da sua embalagem e das

etiquetas. Entretanto, é necessário completar as informações sobre este tipo de documento com
catálogos e documentos comerciais. Os documentos não-textuais devem ser examinados no seu
conjunto. Esta é, muitas vezes, a única forma de identificá-los.

Unidade documental

A unidade documental é uma parte de um documento identificável fisicamente, de forma a facilitar

seu tratamento, ou seja, sua descrição bibliográfica, sua descrição de conteúdo, seu armazenamento,
a pesquisa da informação e a sua difusão. Um documento é uma unidade física, mas pode trazer
informações de natureza diferente ou de assuntos diversos que é necessário destacar. Algumas
vezes, estas informações correspondem a uma parte do documento que pode ser isolada, como, por
exemplo, um capítulo de livro, um artigo de periódico, um anexo, uma tabela ou um mapa. A unidade
destacada deve formar uma separata.

Toda unidade de informação deve estabelecer regras próprias que permitam identificar as unidades
documentais em função da especificidade dos conteúdos, do nível de análise desejado e das
necessidades dos usuários. As unidades documentais devem ser tratadas separadamente, com
menção do documento original de onde foram extraídas. O documento original recebe, por sua vez,
um tratamento próprio.

Condições

Para que um objecto ou um produto seja considerado um documento, para que ele possa servir à
comunicação e à transferência de informações, devem ser atendidas algumas condições:

37
 • o documento deve ser autêntico e sua origem, isto é, seu autor, fonte e data devem ser
verificados, na medida do possível. Esta verificação é tarefa do documentalista;
• o documento deve ser confiável. A exatidão das informações deve ser verificada por meio de
argumentos ou de provas, ou da realização de uma experiência ou cálculo. Este tipo de
verificação não ê da alçada do documentalista, menos que ele seja especializado no assunto
do documento.

Este é um dos momentos em que a cooperação entre usuário e documentalista se faz necessária:

• o documento deve ser, na medida do possível, acessível materialmente. Isto significa que ele
pode ser adquirido, emprestado ou reproduzido.

O valor de actualidade de um documento varia de acordo com a sua utilização e com o tipo de
usuário. Um assunto de atualidade, por exemplo, deve ser tratado com dados recentes. Uma
pesquisa histórica deve ser elaborada a partir de documentos da época estudada, mas utiliza também
informações recentes sobre o assunto.

Os critérios de utilidade de um documento dependem da relação entre o assunto tratado e a sua

forma de tratamento e da especialidade da unidade de informação e das necessidades dos usuários.
Quanto mais estreita for esta relação, mais o documento será útil ou pertinente para o sistema.

Tempo de vida dos documentos

O tempo de vida de um documento ou de uma unidade documental depende do seu valor intrínseco,
da disciplina ou domínio tratado, do seu grau de atualidade, de sua pertinência em relação ao estado
dos conhecimentos, aos objetivos da unidade de informação e às necessidades dos usuários. Os fatos
mudam e os conhecimentos renovam-se com menor ou maior velocidade nos diversos campos do
saber. Uma obra de filosofia, por exemplo, pode permanecer válida durante séculos. Um documento
que descreve uma máquina deve ser atualizado frequentemente.

É possível calcular a frequência de utilização ou de citação de um documento por intermédio de

métodos estatísticos e determinar, desta forma, seu ciclo de vida. Quando o documento é novo, e

38
pouco conhecido, sua utilização ê baixa. A seguir ele tem um período de grande utilização. Depois,
sua utilização diminui novamente. Em um determinado momento, ele tem apenas valor histórico.
Alguns documentos têm um tempo de vida bem-definido, porque perdem seu valor a cada nova
edição. Este é o caso dos anuários, das normas, dos repertórios e das publicações em folhas soltas. É
também o caso dos dossiês de imprensa, cuja durabilidade é tributária de sua atualidade imediata.

Os documentos preliminares de congressos e de cursos, os relatórios provisórios e os resultados de

pesquisas são, em geral, passíveis de serem modificados e transformados, podendo então serem
eliminados.

Em geral, os livros têm um tempo de vida maior que os artigos de periódicos. Os livros permanecem
actuais durante cinco a dez anos, de acordo com seu nível e com a disciplina. Eles desatualizam-se à
medida que novos textos são publicados.

Todo documento produzido em determinado momento para um determinado tipo de necessidade

verá, conforme a evolução desta necessidade, sua utilidade diminuir até o desaparecimento. Para os
documentos brutos, testemunhas de um facto, como, por exemplo, um fóssil, e para aqueles que
adquiriram valor histórico, independentemente da conjuntura científica, isto não acontece. Não se
deve confundir a frequência de uso de um documento com o seu valor de uso, pois um documento
pouco utilizado e eventualmente muito antigo pode ter um grande interesse para um certo público
e para objetivos específicos.

Resumo

Um documento é um objecto que fornece um dado ou uma informação. É o suporte material do

saber e da memória da humanidade. Todas as características físicas de um documento influem na
sua forma de tratamento. O peso, o tamanho, a mobilidade, o grau de resistência, a idade, o estado
de conservação, a unicidade, a raridade ou multiplicidade são factores que determinam a escolha e
a análise de um documento. De acordo com sua natureza, os documentos distinguem-se em textuais
e não-textuais, o que determina o tipo de informação que eles transmitem. O material é o suporte
físico do documento. A natureza e o material têm características distintas. Um documento de

39
natureza iconográfíca, como uma fotografia, pode apresentar-se em dois suportes diferentes: o filme
negativo e a tiragem em papel. Os materiais tradicionais, como a pedra, o tijolo, a madeira, o osso e
o tecido foram suplantados, ao longo da história, pelo papel - que continua a ser o suporte mais
comum. De acordo com sua forma de produção, os documentos podem distinguir-se em brutos e
manufaturados. As principais técnicas de produção são a gravura, a litografia, a imprensa, a
duplicação e os procedimentos fotográficos elétricos ou fotoelétricos.

As modalidades de utilização constituem também um critério essencial na escolha dos documentos.

Alguns podem ser utilizados diretamente pelo homem, outros necessitam de equipamentos
especiais. A periodicidade é uma característica importante, principalmente para os documentos
textuais. Alguns documentos são produzidos apenas uma vez. Outros são produzidos em série. As
coleções são uma outra forma de agrupar os documentos. Sua periodicidade é irregular. Existem
coleções de documentos sonoros, de fotografias em papel, de diapositivos e de outros tipos de
documentos não-textuais, bem como coleções de documentos textuais. A forma de publicação
permite estabelecer uma distinção entre os documentos publicados e os não-publicados.

A estrutura dos documentos varia de acordo com o seu tipo e de um documento a outro, mas existem
traços comuns. Em alguns casos, o documento contém o conjunto de informações necessárias ao seu
tratamento. Em outros, ele deve ser acompanhado por outro documento que o identifica.

Bibliografia
• Belloto, Heloisa. (2002) Arquivística: Objectos, Princípios e Rumos. São Paulo. Associação
de Arquivistas de São Paulo
• Briet, Suzanne. (2016) O que é a documentação? Brasília: Briquet Lemos Livros
• Guinchat, Claire. MENOU, Michel (1994) Introdução geral às ciências e técnicas da
informação e documentação. Brasília: IBICT, 1994.
• Miranda, Élvis. (2010) Arquivologia e Procedimentos Administrativos. Piauí: FACON
• Ortega, Cristina. (2009) A documentação como uma das origens da ciência da informação
e base fértil para sua fundamentação. UFMG. BJIS, v.3, n.1, p.3-35, jan./jun. 2009.
Disponível em: <http://www2.marilia.unesp.br/revistas/index.php/bjis>. ISSN: 1981-1640

40
UNIDADE TEMÁTICA III: INDEXAÇÃO DE DOCUMENTOS

Introdução

A unidade temática tratara sobre a lógica de indexação de documentos desde os princípios de

indexação, características e forma dos termos de indexação.

A indexação, é uma unidade de pensamento de um determinado conjunto que constitui o conteúdo

temático de um documento; o conceito torna-se claro ao indexador por um processo de análise,
através da qual é identificado e, no caso de se lhe reconhecer pertinência informativa, é,
seguidamente, seleccionado.

O termo de indexação tem como característica essencial a sua funcionalidade; actua na pesquisa
como ponto de acesso à informação, como uma porta de entrada, por assunto, num sistema
informativo. Os termos podem assumir dois tipos: termo simples, termo composto e termo com
qualificador; qualquer destas categorias pode necessitar de ser seguida de notas explicativas.

Objectivo

• Identificar a lógica de indexação de documentos

Indexação de Documentos

O processo de indexação por assuntos, dentro das técnicas documentais, não pode contar com
normas que verdadeiramente apoiem a objectividade da análise do documento, determinem, com
precisão, a decisão correcta a tomar perante as opções colocadas pela representação dos conceitos,
de forma a garantir a sua coerência e conferir uniformidade aos instrumentos de pesquisa
disponibilizados ao universo utilizador.

Esta situação é intrínseca à própria indexação e deve-se, em última análise, à multiplicidade e à

diversidade dos casos que se apresentam na prática corrente, casos de forma nenhuma susceptíveis
de enquadramento numa tipologia que tornaria possível estabelecer um corpo limitado de regras;
sem normas bem definidas, surgem possibilidades de opção e o subjectivismo do indexador pode

41
intervir negativamente, quando o que se pretende é disponibilizar, com objectividade, o conteúdo
dos documentos, o pensamento dos autores, numa palavra, abrir caminho para que se venha a obter
uma informação de qualidade.

A diversidade de indexadores num mesmo sistema, avoluma e potencializa a intervenção negativa

dos referidos subjectivismos. Se esta é uma situação desconfortável e preocupante na indexação
individual, multiplicam-se os inconvenientes, nas suas consequências gravosas, quando se trata de
um trabalho de equipa, numa mesma instituição ou em várias, tornando-se, neste último caso, mais
notórias nos nossos dias, já que a cooperação se vai generalizando; mais dificilmente se garantem
hoje a uniformidade e a coerência das opções.

A esta diversidade junta-se uma outra, a diversidade de utilizadores, dos seus interesses, em geral,
dos interesses dos vários momentos e situações da sua vida, das características das instituições que
armazenam, tratam, disponibilizam e difundem a informação, elas próprias sujeitas a
condicionalismos temporais.

Temos que partir, declarada e frontalmente, da convicção de que indexar é muitas vezes um acto de
escolha entre duas ou mais hipóteses válidas, se consideradas fora de um contexto muito próprio;
ora é esse contexto que deve ser reconhecido, bem caracterizado e enfrentado, para que se
determinem as soluções que lhe forem mais adequadas.

É verdade que possuímos a NP 3715 (1989) Documentação. Método para análise de documentos,
determinação do seu conteúdo e selecção de termos de indexação e a NP 4036 (1992)
Documentação. Tesauros monolingues: directivas para a sua construção e desenvolvimento, mas,
pelas características gerais da indexação, já apontadas, pouco têm de efectivamente normativo,
constituindo, antes, um corpo metodológico de acompanhamento do processo de indexação.

Não se assumindo, contudo, frontalmente, como tal, não definem princípios orientadores da decisão;
difusamente referem «princípios» e «critérios», mas a verdade é que, não os isolando, não lhes
dando, como tal, o devido relevo, não lhes conferem uma posição decisiva, de presença efectiva e
determinante, na hora das opções.

42
Assim, sem contestar de uma maneira geral o conteúdo das Normas, mantendo mesmo a designação
«normas», verificar-se-á que as citamos com a frequência exigida, na l.a Parte, e localizando com
precisão, na 2.a Parte, todas as suas soluções, o que é particularmente importante, mormente
quando elas não são coincidentes com as que agora se propõem.

Acima de tudo procuramos neste documento, apresentar o mesmo conteúdo com uma estrutura
diferente, de modo a que possa prestar o apoio metodológico referido, o efectivo e único apoio
possível. Essa estrutura caracterizar-se-á pela definição de enquadramentos genéricos para a
problemática, pelo traçar de caminhos de raciocínio, procurando desenvolver, no indexador, a
convicção e a capacidade de aproximar situações congéneres, constituir referências, que, por
analogia ou dedução, conduzam a soluções consistentes.

PRINCÍPIOS DA INDEXAÇÃO

Qualidade da análise

A qualidade da indexação depende, antes de tudo, da qualidade da análise, resultando esta da

fidelidade com que exprime o conteúdo total ou parcial do documento, ou seja, da fidelidade com
que exprime o pensamento do autor; resulta, ainda, de uma avaliação positiva da sua pertinência
informativa em relação ao potencial utilizador.

A 1.ª fase do processo de indexação consiste na análise do conteúdo temático/informativo dos

documentos; o que está principalmente em causa, neste princípio, é a apreensão exacta do conteúdo
informativo do documento, o respeito pelo pensamento nele consignado, conjugado com a
pertinência, ou seja, com o valor potencial que tenha para o utilizador que solicite a informação ou
que com ela venha a deparar-se. (Princípio 2).

De notar, ainda, que só essa apreensão exacta do conteúdo evita as situações de ambiguidade, em
que facilmente se pode cair, e que impuseram a prevenção consignada no Princípio 7.

A qualidade da indexação depende assim, em primeiro lugar da qualidade da análise; é essa qualidade
uma das garantias de que, em determinada pesquisa, não se recuperem documentos sem informação

43
pertinente («ruído»), ficando, eventualmente, escondidos outros que poderiam interessar
(«silêncio»).

Esta exigência pressupõe que o indexador desenvolva qualidades pessoais como as características de
um espírito analítico-sintético; em primeiro lugar a objectividade, já que a análise é um campo onde
o subjectivismo facilmente se insinua; deve possuir, ou propor- se adquirir, conhecimentos mínimos
da área temática em que se move e contará sempre com o apoio regular de obras de referência,
designação que alargamos a todos os novos meios e suportes de informação. Deverá notar-se que a
utilização simultânea de uma linguagem de indexação combinatória, e de uma linguagem categorial,
de uma classificação, constitui um grande apoio para uma análise correcta, na medida em que,
integrando o assunto concreto num âmbito mais vasto, o torna mais claro e facilita a sua
identificação.

Simplicidade formal

0 termo de indexação deve assumir uma forma tão simples quanto possível. Dadas as características
de ponto de acesso e a menor funcionalidade da pesquisa através de uma forma complexa, o termo
de indexação deve ser tão simples quanto possível; justifica-se o uso de uma forma composta quando
necessária para a representação de um conceito, porque em muitos casos, é impossível fazer
representar um conceito por um termo simples, ou porque a forma composta se encontra
consagrada no uso corrente.

HOSPITAL PEDIÁTRICO nunca poderá ser representado por um termo simples; a forma adjectiva é
mais simples do que a prepositiva, HOSPITAL PARA CRIANÇAS, pelo que será adoptada, a menos que
esta última se imponha como forma mais corrente. (Princípio 2).

Coerência e uniformidade

No processo de indexação deve impor-se a coerência da aplicação dos mesmos princípios e da

manutenção dos critérios de escolha para a solução de casos análogos; é, digamos assim, uma
uniformidade intrínseca. Deve procurar-se, também, a uniformidade exterior, aquela que é
imediatamente visível, que acima de tudo, anula as potencialidades da sinonímia, garantindo, para a
44
representação de um mesmo conceito, a escolha de um mesmo termo; sempre que possível,
deverão, também, utilizar-se termos de estrutura idêntica para conceitos análogos.

A uniformidade é a face exterior, visível, da qualidade de um catálogo; não se emprega, ora uma
forma erudita, ora uma forma popular, ora o singular, ora o plural, por exemplo, para conceitos de
uma mesma área (Princípio 5).

Mas nem sempre esta uniformidade pode prevalecer perante a coerência na aplicação de princípios
e critérios; basta considerar, por exemplo, as possibilidades divergentes impostas pela prioridade
dada às formas consagradas no uso corrente onde a uniformidade imporia, a escolha, em absoluto,
de uma mesma forma; por exemplo, de uma das formas do termo composto, adjectiva, prepositiva
ou com modificador após vírgula; ainda exemplificando, vemos que se imporia a forma AFONSO I
para o primeiro rei de Portugal, forma pela qual, na pesquisa, não seria efectivamente procurado em
primeira mão; não temos dúvida em eleger, coerentemente com o Princípio 2, a forma AFONSO
HENRIQUES.

Distinguimos terminologicamente estas duas exigências, coerência e uniformidade, para maior

clareza no entendimento de dois aspectos efectivamente distintos; é, contudo, corrente em
indexação, adoptar, indistintamente, o termo consistência para as duas situações, como
permanência de utilização dos mesmos critérios e formas, na mesma perspectiva da qualidade do
resultado final, do catálogo.

Controlo da sinonímia

Para um mesmo conceito deve escolher-se um único termo de indexação (termo preferencial ou
descritor), permitindo-se através de uma relação de equivalência o acesso pelos seus sinónimos (não
descritores)

Só em pontos remotos, a propósito de controlo do vocabulário e das relações de equivalência que se

devem estabelecer num tesauro, é que a NP 4036 refere abertamente o aspecto fundamental de
controlo da sinonímia que, aliás, determina todas as escolhas antes preconizadas; não o investe,
contudo, na função de princípio geral, que efectivamente lhe cabe.
45
Analogia

Em casos de dúvida na aplicação directa dos princípios e das normas, procurar-se-á uma solução
análoga a alguma já encontrada para casos idênticos, fazendo assim valer a coerência e a
uniformidade.

Controlo da ambiguidade

A escolha dos termos, em qualquer caso, mas muito particularmente em sistemas pós-coordenados,
deve ser cuidadosamente feita de modo a que não resulte ambiguidade no momento da pesquisa.

O caso mais evidente de ambiguidade deve-se a uma falta de controlo da polissemia; há que ter um
cuidado especial com os homógrafos, pois o mesmo termo não pode representar dois conceitos, sob
pena de provocar «ruído» na informação.

Surgem, também, situações propícias à ambiguidade quando uma operação booleana é realizada no
momento da pesquisa, em pós--coordenação, portanto, intercepcionando dois conceitos para obter
um outro mais específico; a norma apresenta um exemplo que se tornou clássico: o produto da
intercepção entre alimentação e plantas pode conduzir aos conceitos diferentes de alimentação de
plantas e plantas como alimentação. Convém notar que o risco é efectivamente corrido ao nível da
análise; ao optar por dois conceitos genéricos em vez de um específico, por razões muito próprias e
expressamente permitidas nas normas, o indexador tem que prever as consequências que daí podem
advir, neste caso os efeitos perniciosos da ambiguidade.

PRECISÕES TERMINOLÓGICAS

Em indexação por assuntos, para que haja entendimento perfeito e comunicação, particularmente
no decurso de um trabalho em comum, como, aliás, em qualquer outro domínio, é necessário que se
reconheçam os mesmos e bem definidos conteúdos semânticos aos termos técnicos utilizados e que,
ultrapassadas as alternativas, se fixem num elenco de terminologia técnica.

O objectivo deste ponto não é propriamente a fixação da terminologia geral da indexação por
assuntos, mas, antes, como base de entendimento, como base de trabalho, apresentar o sentido
46
adoptado para certos conceitos, tecendo algumas considerações justificativas, já que constituem
casos em que esse mesmo sentido não é unanimemente aceite e apresentado na bibliografia
corrente, inclusive nas próprias Normas.

Como prevenção, deve notar-se que não há qualquer razão para que não se empreguem termos
consagrados, neste domínio, como, por exemplo, e apenas exemplo, utilizador, catálogo e obra de
referência; é inquestionável que os utilizadores se servem das novas tecnologias nas suas pesquisas
e que já não lhes podemos caracterizar os perfis com a mesma precisão, mas não deixam de ser
utilizadores; é, também verdade que as novas tecnologias oferecem meio e suportes diferentes à
informação, neste caso, à informação bibliográfica; generalizou-se, e bem, o termo base de dados
bibliográficos, mas estas não deixam de ser catálogos e não deixam, também, de usar as técnicas
biblioteconómicas do tratamento catalográfico; é alargadíssimo o leque de novos tipos de fontes de
informação proporcionados pelas novas tecnologias, mas não deixam de ser consideradas obras de
referência.

Conceito/termo de indexação

Conceito, na perspectiva da indexação, é uma unidade de pensamento de um determinado conjunto

que constitui o conteúdo temático de um documento; o conceito torna-se claro ao indexador por um
processo de análise, através da qual é identificado e, no caso de se lhe reconhecer pertinência
informativa, é, seguidamente, seleccionado.

Termo de indexação, representação do conceito, quer vocabular – simples ou composta - quer

simbólica, conforme o tipo de linguagem de indexação utilizada, que constitui um ponto de acesso
do utilizador à informação e se integra num vocabulário próprio de uma linguagem de indexação
combinatória ou num quadro classificatório de uma linguagem categorial.

Este binómio conceito/termo é uma referência de base que nos situa com precisão e à partida, no
âmago do processo de indexação e nos revela a natureza dos problemas que se põem em cada uma
das suas duas etapas: por uma análise identificam-se, reconhecem-se, os conceitos do conteúdo
temático de um documento para, em seguida se representarem em termos de indexação.

47
Lida-se, portanto, na primeira fase, com conceitos que constituem unidades de pensamento do
conteúdo temático do documento; conceitos que aí vêm expressos numa linguagem natural, mas
que, para efeitos de fácil comunicação e pesquisa, vão representar-se numa linguagem de indexação;
para esta representação devemos ter presente que os termos de indexação apresentam-nos
problemas de forma propriamente dita - que forma, em geral, os termos podem assumir e problemas
de escolha de forma, ou seja, que forma, em cada caso concreto, se deve escolher.

Na linguagem corrente, na lógica e na indexação por assuntos, conceito e termo não se identificam.
Conceito, também designado por ideia e noção, constitui uma representação intelectual de um
objecto; termo é a sua representação formal, o seu suporte visível, digamos assim.

Estas definições e distinções precisas não têm, apenas, um interesse académico, teórico e um
interesse prático de corresponderem às fases do processo de indexação; a verdade é que se
reflectem em decisões pontuais frequentes, com que esse processo nos brinda, particularmente no
âmbito da complexa problemática do termo composto, que, por ser composto, não deixa de
corresponder a um único conceito; a sua decomposição é possível mas se não resultar de uma análise
idónea, pode conduzir a ambiguidades; a simplicidade desejável, conseguida, apenas, por uma
simplificação formal, não tem qualquer justificação.

Mais uma vez vem à colação o exemplo da Norma, para confirmar que alimentação de plantas e
plantas como alimentação são dois conceitos pelo que têm que ser representados por dois termos;
aliás, mesmo que na pesquisa não se corresse o risco de ambiguidade, só em casos de temas de áreas
periféricas é que se justificaria uma pesquisa por dois conceitos genéricos para, por recurso a uma
operação lógica, obter informação sobre um conceito específico; como ficou claro, só se recorre à
generalização se não se previr que possa surgir qualquer ambiguidade numa eventual pós-
coordenação.

A NP 4036, em notória falta de qualidade básica, não tem presente esta distinção, não lhe reconhece
interesse, já que, numa nota de pé da página inicial, comunica que, «por razões práticas», termo e
conceito serão, «por vezes, utilizados com o mesmo sentido»

48
Características do termo de indexação

O termo de indexação tem como característica essencial a sua funcionalidade; actua na pesquisa
como ponto de acesso à informação, como uma porta de entrada, por assunto, num sistema
informativo.

Como ponto de acesso é quase uma sugestão para a pesquisa, um indício da proximidade da
informação; não é uma expressão sintática descritiva de qualquer conteúdo de qualquer documento;
por si só não dá informação mas conduz à informação; é desejável dotá-lo de uma simplicidade
formal, como se fora mesmo e apenas um ponto - figura geométrica sem dimensões que é também
sinal gráfico de dimensões reduzidíssimas - o qual possa ocorrer facilmente à mente de quem
pesquisa, que até pode acabar por se memorizar, e é facilmente utilizável na interrogação ao sistema;
por isso é termo e não frase ou proposição gramatical; aliás, a riqueza e a liberdade sintáticas
dispersariam, levariam fatalmente a uma perda de informação, pois não teriam, em si, a garantia de
que vários utilizadores questionassem o sistema da mesma forma; estes por seu lado, indexador.

Concluímos que o termo de indexação não é uma proposição gramatical, mas haverá quem se
interrogue se esta posição vai prevalecer na indexação automática, que gostaríamos de acreditar que
não tardará a generalizar-se, acompanhando a digitalização de textos e sua incorporação nos próprios
catálogos, na medida em que se virá a servir da linguagem natural, tornando obsoletas estas técnicas
que agora nos ocupam.

Com clareza vejamos que a escolha dos termos será feita livre e automaticamente no texto integral
ou em resumos de qualidade, sem intervenção humana, mas tal só será possível com o apoio de
estudos linguísticos e estatísticos, incidindo nas diversas áreas, que conduzam ao levantamento de
termos e expressões sinónimos, os quais podem aparecer indiferenciadamente no texto, estudos que
proporcionem o estabelecimento das suas equivalências; a indexação automática permite, assim, na
pesquisa, vários termos de acesso para um mesmo conceito, mas para que, de facto, conduzam todos
a esse mesmo conceito, para que se atinja a qualidade de informação, não poderão deixar de exigir-
se o controlo da linguagem e as condições necessárias para que ele actue automaticamente;
continuarão, pois, válidos e necessários os princípios e as normas que serão aplicados, na construção

49
de um ficheiro de termos de indexação controlados, integrado num sistema automático de gestão da
informação bibliográfica.

É preciso que os técnicos da área da biblioteconomia sejam os primeiros a convencerem-se desta

realidade, fazendo-se ouvir nos desenvolvimentos necessários à sua aplicação.

FORMA DOS TERMOS DE INDEXAÇÃO

No processo de indexação, a escolha dos termos mais adequados à representação dos conceitos
oferece dificuldades muito próprias.

A tarefa resultará facilitada se se tiverem claramente presentes as várias formas possíveis e diversas,
que esses termos podem assumir e que assim se resumem: termo simples, termo composto e termo
com qualificador; qualquer destas categorias pode necessitar de ser seguida de notas explicativas.

Termo simples

Quando um termo é formado apenas por uma palava diz-se que é um termo simples. Essa palavra
será sempre um substantivo; não poderá ser adjectivo, advérbio ou verbo.

Termo composto

O termo composto, embora correspondendo a um só conceito, é formado por duas partes: núcleo e
modificador

EX.:
ACIDEZ DO SOLO

ACIDEZ, o núcleo, corresponde ao conceito genérico que está na origem do específico acidez do solo
e SOLO corresponde à diferença específica, tecnicamente designada por modificador

a) O modificador serve «para restringir a extensão do sentido do núcleo, especificando uma das
suas subclasses», diz a Norma 4036, em 3.7 b); funcionalmente escolhe-se para pospor a um
termo genérico, do que resulta a representação de um conceito específico.

50
Impõe-se que se avaliem as necessidades de especificação, que podem levar a eleger termos
compostos de maior ou de menor complexidade, especificação que deve ser pautada pelo volume
de registos existentes de um determinado tema e pelo crescimento bibliográfico previsto, pela sua
ocorrência, portanto.

A mesma preocupação de coerência e uniformidade com que se escolhe a forma de um termo

simples e a de um núcleo, dentro de um termo composto, tem que estar presente na escolha de um
modificador.

b) Contudo a «modificação» não se dá, funcionalmente, apenas para, numa linha hierárquica de
classe/subclasse («restringir a extensão»), chegar a um termo específico, cuja ocorrência o
justifique; pode escolher-se uma delimitação de um conceito, com um núcleo comum a um
número elevado de conceitos, com o fim de o distinguir desses outros nuclearmente
próximos; o modificador pode orientar a pesquisa, localizando mais fácil, rápida e
pertinentemente.

Aliás a Norma, no ponto referido, também chama distintivo ao modificador, o que corresponde à
função neste caso exercida.

EX.:
ARITMÉTICA, ensino
ARITMÉTICA, ensino básico
ARITMÉTICA, exercícios
ARITMÉTICA, história
ARITMÉTICA, manual
ARITMÉTICA, Moçambique
ARITMÉTICA, séc. 16
PRAXE ACADÉMICA, Maputo
PRAXE ACADÉMICA, Beira
PRAXE ACADÉMICA, Matola

Para exprimir totalmente a especificidade de um conceito pode ter que recorrer-se a mais do que um
modificador, eventualmente de tipos diferentes.

EX.:
LITERATURA MOÇAMBICANA, influência portuguesa
51
2.1 Os termos compostos podem apresentar-se como:

a) Expressão adjectiva quando o modificador é constituído por um adjectivo

EX.:
ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR
HOSPITAL PEDIÁTRICO
LITERATURA MOÇAMBICANA

b) Expressão prepositiva quando o modificador é ligado ao núcleo por uma preposição

EX.:
ABANDONO DOS ESTUDOS
HISTÓRIA DE MOÇAMBIQUE
PINTURA A ÓLEO

c) Expressão em que o núcleo e o modificador são separados pelo recurso à vírgula:

EX.:
ARITMÉTICA, exercícios
ENSINO BÁSICO, Moçambique
POESIA MOÇAMBICANA, ensino

Tipologia dos modificadores

Recordando o velho sentido de sub-epígrafe da terminologia tradicional, podemos atribuir aos

modificadores, a tipologia, também tradicional, que os classifica como temáticos, geográficos,
cronológicos e formais.

Esta tipologia aplica-se aos modificadores de qualquer das formas de termo composto, adjectiva,
prepositiva e com recurso à vírgula, e a qualquer dos modificadores de termos que possuam mais do
que um.

EX.:

a) Temáticos
ABANDONO DOS ESTUDOS
HOSPITAL PEDIÁTRICO
LITERATURA MOÇAMBICANA, influência portuguesa

52
b) Geográficos
ENSINO BÁSICO, Moçambique
LITERATURA MOÇAMBICANA

c) Cronológicos
HISTÓRIA DE MOÇAMBIQUE, 1926
HISTÓRIA DE MOÇAMBIQUE, séc. 20
ARQUITECTURA, Idade do Bronze
FEIRA MEDIEVAL
HISTÓRIA DE MOÇAMBIQUE, 1926-
HISTÓRIA DE MOÇAMBIQUE, 1926, até

d) Formais
EX.:
LITERATURA MOÇAMBIQUE, conferência
LITERATURA MOÇAMBIQUE, dicionário

Quando, por exemplo, o seu conteúdo informativo descrever uma localidade de uma forma global,
de carácter histórico ou monográfico; o geográfico será, assim, um termo de indexação simples ou
núcleo de um termo de indexação composto (ex.: COIMBRA para Coimbra e as Beiras, de Jaime Lopes
Dias); o mesmo se pode dizer para uma obra que, por exemplo, descreva e caracterize um século
(ex.: SÉC. 20 para As grandes questões do nosso tempo, de Edgar Morin), ou uma obra que descreva
o que se entende por um manual para ensino, por um ensaio, etc.;(ex.: ENSAIO para ...O ensaísmo
político e educacional em H. G. Wells, de Maria Leonor Pires Fernandes); assim, temos termos, e não
só modificadores, geográficos, cronológicos e formais.

LITERATURA MOÇAMBIQUE, ensaio

LITERATURA MOÇAMBIQUE, exercícios
LITERATURA MOÇAMBIQUE, manual

Resumo

O processo de indexação por assuntos, dentro das técnicas documentais, não pode contar com
normas que verdadeiramente apoiem a objectividade da análise do documento, determinem, com
precisão, a decisão correcta a tomar perante as opções colocadas pela representação dos conceitos,
de forma a garantir a sua coerência e conferir uniformidade aos instrumentos de pesquisa
disponibilizados ao universo utilizador. A qualidade da indexação depende, antes de tudo, da
53
qualidade da análise, resultando esta da fidelidade com que exprime o conteúdo total ou parcial do
documento, ou seja, da fidelidade com que exprime o pensamento do autor; resulta, ainda, de uma
avaliação positiva da sua pertinência informativa em relação ao potencial utilizador.

A 1.ª fase do processo de indexação consiste na análise do conteúdo temático/informativo dos

documentos; o que está principalmente em causa, neste princípio, é a apreensão exacta do conteúdo
informativo do documento, o respeito pelo pensamento nele consignado, conjugado com a
pertinência, ou seja, com o valor potencial que tenha para o utilizador que solicite a informação ou
que com ela venha a deparar-se. Esta exigência pressupõe que o indexador desenvolva qualidades
pessoais como as características de um espírito analítico-sintético; em primeiro lugar a objectividade.
0 termo de indexação deve assumir uma forma tão simples quanto possível. Dadas as características
de ponto de acesso e a menor funcionalidade da pesquisa através de uma forma complexa, o termo
de indexação deve ser tão simples quanto possível. No processo de indexação deve impor-se a
coerência da aplicação dos mesmos princípios e da manutenção dos critérios de escolha para a
solução de casos análogos; A uniformidade é a face exterior, visível, da qualidade de um catálogo;
não se emprega, ora uma forma erudita, ora uma forma popular, ora o singular, ora o plural, por
exemplo, para conceitos de uma mesma área.

Bibliografia
• Belloto, Heloisa. (2002) Arquivística: Objectos, Princípios e Rumos. São Paulo. Associação
de Arquivistas de São Paulo
• Guinchat, Claire. MENOU, Michel (1994) Introdução geral às ciências e técnicas da
informação e documentação. Brasília: IBICT, 1994.
• Lancaster F. (2004) Indexação e resumos: teoria e pratica. Brasilia. Briquet Lemos Livros
• Mendes. Maria. SIMÕES Maria. (2002) Indexação por assuntos: princípios gerais e normas
/ Lisboa: Gabinete de Estudos a&b.
• Miranda, Élvis. (2010) Arquivologia e Procedimentos Administrativos. Piauí: FACON
• Reis, Leonardo. SANTOS, João. (2013) Arquivologia facilitada [recurso eletrônico] Rio de
Janeiro: Elsevier
• Valentim, Marta. (org.) (2012) Estudos avançados em Arquivologia. São Paulo: Oficina
Universitária

54
UNIDADE TEMÁTICA IV: CATALOGAÇÃO DE DOCUMENTOS

Esta unidade tema reservar-se-á identificação da lógica de catalogação de documentos. Da análise

dos documentos, os elementos são enquadrados numa sequência lógica que se divide em duas
partes: O Cabeçalho = nome, palavra ou expressão que introduz uma entrada bibliográfica para
arrumação no catálogo. O Corpo da Entrada = conjunto de elementos descritivos e informativos da
obra, distribuídos por zonas.

Portanto, a catalogação é a descrição bibliográfica de um documento feita numa ficha bibliográfica,

de modo a que seja identificado com precisão. Os elementos da descrição bibliográfica são retirados
da própria monografia, prioritária e principalmente da Página de rosto, e só quando forem
insuficientes é que devem ser retirados de outra fonte de informação.

Objectivo

• Identificar a lógica de catalogação de documentos

Catalogação de Documentos

A catalogação é a descrição bibliográfica de um documento feita numa ficha bibliográfica, de modo

a que seja identificado com precisão. Os elementos da descrição bibliográfica são retirados da própria
monografia, prioritária e principalmente da Página de rosto, e só quando forem insuficientes é que
devem ser retirados de outra fonte de informação.

Da análise do documento, os elementos são enquadrados numa sequência lógica que se divide em
duas partes:

• O Cabeçalho = nome, palavra ou expressão que introduz uma entrada bibliográfica para
arrumação no catálogo
• O Corpo da Entrada = conjunto de elementos descritivos e informativos da obra,
distribuídos por zonas.

55
Cada zona, onde se vão inscrever os elementos da descrição, tem uma fonte determinada - fonte
principal de informação. Qualquer elemento retirado de outra fonte, que não a principal, deve ser
referenciado entre parênteses rectos [ ] , ou dado como nota.

O Corpo da Entrada: O Corpo da Entrada é constituído por sete zonas que se inscrevem numa área
demarcada da ficha

1. Zona do Título e Menção de Responsabilidade: "Responsável de uma publicação entende-se a

pessoa ou pessoas singulares e/ou colectivas, que tenham contribuído para a realização de
uma obra, quer intelectual quer artisticamente, na qualidade de autor do texto da obra, de
ilustrador, de comentador, anotador, revisor, editor literário, etc." (Regras Portugueses de
Catalogação, p. 126).
2. Zona da Edição: Indicação da edição da obra e respectiva menção de responsabilidade.
3. Zona do Pé de Imprensa: Lugar da edição, nome do editor ou distribuidor e data da edição ou
distribuição.
4. Zona da Colação: Número de páginas ou volumes, se é ilustrado, formato (em cm), menção
de material acompanhante.
5. Zona da Colecção: Título da colecção, série, número dentro da colecção.
6. Zona de Notas: Todos os dados que não têm cabimento nas outras zonas da descrição.
7. Zona do I.S.B.N.: International Standard Book Number - Número internacional normalizado
dos livros que identifica a edição de uma obra publicada por um editor

Zona Fonte Principal de Informação

1 - Título e Menção de Responsabilidade Página de rosto ou Página de rosto substituta
2 – Edição Página de rosto ou Página de rosto substituta
ou Colofão ou Páginas preliminares
3 - Pé de Imprensa Página de rosto ou Página de rosto substituta
ou Colofão ou Páginas preliminares
4 - Colação Qualquer parte da publicação
5 - Colecção Qualquer parte da publicação
6 - Notas Qualquer parte da publicação
7 - ISBN e modalidade de aquisição Qualquer parte da publicação

56
Outros elementos do Corpo da Entrada
Para além dos elementos das sete zonas do corpo da entrada, existem outros que se inscrevem fora
da área demarcada:
• As Pistas: referenciam as entradas secundárias dum mesmo documento
• A Cota: Indicação para localização do documento na estante
• A Classificação: classificação do assunto de que trata o documento de acordo com um
sistema predefinido. (Ex. C.D.U.)
• O Número de Registo: de entrada da obra no CDI.
• A Sigla: da Instituição
A Ficha Bibliográfica
O suporte para a inscrição de todos estes elementos são fichas bibliográficas de cartolina branca, em
formato normalizado com as dimensões de 75 mm x 125 mm e perfuradas no centro da margem
inferior.

125mm

75mmm

Distribuição dos elementos pela ficha

57
Se os elementos excederem a área limitada, deverá continuar-se o registo numa outra ficha,
respeitando a respectiva área, que será agrafada à primeira.

Descrição das Zonas do Corpo da Entrada: Os elementos do Corpo da Entrada são separados por uma
pontuação própria. As diferentes zonas, à excepção da primeira, são separadas entre si por : ponto,
espaço, traço, espaço (. _)

Zona do Título e da Menção de Responsabilidade: O Título próprio da obra é o primeiro elemento

desta zona. O (s) complemento(s) de título ou subtítulo(s) é (são) o(s) título(s) adicional (ais) ao título
próprio. - separa-se do título próprio, e entre si, por : dois pontos ( : )

A Menção de Responsabilidade de uma publicação é o autor ou autores, mas também o tradutor, o

ilustrado, o revisor, o editor literário, o compilador, o coordenador, etc., sendo que destes a menção
de responsabilidade é secundária. Se a obra é de um, dois ou três autores (co-autor), todos os seus
nomes são referenciados no corpo da entrada, separados por vírgula ( , ) .

Se a obra é da autoria de mais de três autores, referencia-se o nome do autor que aparece em 1º
lugar, seguido de reticências ( ... ) e da expressão " et al. " dentro de parênteses rectos [ et al.]

A menção de responsabilidade secundária é separada da menção de responsabilidade principal por

ponto e vírgula ( ; ).
A Menção de Responsabilidade é separada do título por: espaço, barra oblíqua, espaço (/ )
Esquema 1

Título: complemento de título / Menção de Responsabilidade, outra

menção de responsabilidade; menção de responsabilidade
secundária.

Zona da Edição e da Menção de Responsabilidade relativa à edição: Esta zona é precedida de ponto,
espaço, traço, espaço ( . _ ).

O número da edição é indicado em algarismos árabes e seguido de " ed.". Só se referencia a partir da
2ª edição, pois não havendo referência está implícito ser a 1ª edição.

58
A Menção de Responsabilidade relativa à edição é seguida de espaço, barra oblíqua, espaço ( / ). Só
se menciona quando se refere a pessoas que tenham contribuído para o prestígio da obra.

Esquema 2

Título : complemento de título / Menção de Responsabilidade, outra

menção de responsabilidade; menção de responsabilidade
secundária. - ed. / responsável pela edição

(O sublinhado tem apenas a função de realçar a zona que se está a

tratar)

Zona do Pé de Imprensa: Esta zona é precedida de ponto, espaço, traço, espaço ( . _ )

Local da edição e/ou da distribuição é o nome da localidade onde a obra foi editada e/ou distribuída.
Se não vier expresso na fonte principal da recolha de informação para esta zona , colocasse entre
parênteses rectos [ ]. Se o local oferece dúvidas regista-se com um ? dentro dos parênteses [Lisboa?]
Se não se souber o local regista-se entre parênteses rectos a abreviatura de " sine loco" [S.l.] Nome
do Editor e/ou Distribuidor, precedido de dois pontos ( : ). Vulgarmente é o nome.

Nota: Uma das raras excepções é, por exemplo, obras editadas pelas Edições 70, que se referenciam
exactamente desta forma para evitar enganos.

Se não figurar o nome do editor e/ou dos distribuidor, regista-se entre parênteses rectos a
abreviatura de "sine nomine" [s.n.]

Data da Publicação precedida de vírgula ( , )

Se não houver data da publicação, esta pode ser substituída pela :

• do copyright
• da impressão
• do prefácio
• do depósito legal

Caso não exista qualquer data, regista-se entre parênteses rectos a abreviatura "sine data" [s.d.]

59
Esquema 3

Título : complemento de título / Menção de Responsabilidade, outra

menção de responsabilidade; menção de responsabilidade
secundária. - 2ª ed. / responsável pela edição. - Local da edição :
Nome do Editor e/ou distribuidor , data da edição.

Zona da Colação: Esta zona é precedida de ponto, espaço, traço, espaço ( . _ ) Paginação e/ou número
de volumes:

Obras num só volume

• Se a numeração é contínua por ambas as faces da folha referencia-se o número impresso

da última página - Ex. : . _ 101 p.
• Se a numeração abrange as duas faces, regista-se por folhas - Ex. : 52 f.
• Se as primeiras páginas são numeradas em algarismos romanos seguidas de numeração
árabe (I a XII seguidas de 13 a 50), referencia-se o total de páginas Ex. : . _50 p.
• Se as primeiras páginas são numeras em romano e continua com numeração árabe
independentemente da primeira numeração ( I a XII e 1 a 50), referenciam-se as duas
numerações separadas por vírgula - Ex. : . - XII, 50 p.
• Se um número significativo de páginas ( mais de 10) não forem numeradas no final da
obra, registam-se entre parênteses rectos [ ]. Ex. : 50, [15] p.
• Se a obra não for paginada, contam-se o número de páginas ou folhas e registam-se entre
parênteses rectos. Ex. : [120] p.

Obras em mais de um volume

Se a obra tem várias unidades físicas regista-se o números de unidades seguidas de v. Isto só é válido
se a obra estiver completa, caso contrário pode fazer-se a catalogação volume a volume ou
catalogação a segundo nível. No primeiro caso regista-se - Vol. I ( nº de páginas). No segundo caso,
na zona da colação regista-se apenas a abreviatura "v" ou "vols" e na zona de notas, a 2º nível
descrevem-se os volumes e respectivo número de páginas de cada um. A Menção de Ilustração é
precedida de dois pontos ( : ) e designada pela abreviatura da palavra ilustração, "il." É um elemento

60
que nem sempre é registável pois a obra pode não ser ilustrada. O Formato corresponde à altura da
capa medida pela lombada. É precedido de ponto e vírgula (;) e registado em centímetros.

Se a publicação tiver um formato invulgar menciona-se altura x largura. Material acompanhante é

aquele que vem em separado da obra mas faz parte integrante dela. É precedido do sinal mais (+) e
deve ser indicada a sua natureza. Ex. : + 1 cassete audio.

Esquema 4

Título : complemento de título / Menção de Responsabilidade, outra

menção de responsabilidade; menção de responsabilidade
secundária. - 2ª ed. / responsável pela edição. - Local da edição :
Nome do Editor e/ou distribuidor , data da edição. _ Número de_
páginas : ilustração ; formato + material acompanhante.

Zona da Colecção

Esta zona é precedida de ponto, espaço, traço, espaço ( . - ) Regista-se entre parênteses ( ): O título
completo da colecção. O número de ordem dentro da colecção precedido de ponto e vírgula (;)

Esquema 5

Título : complemento de título / Menção de Responsabilidade,

outra menção de responsabilidade; menção de responsabilidade
secundária. - 2ª ed. / responsável pela edição. - Local da edição :
Nome do Editor e/ou distribuidor , data da edição. _ Número de_
páginas : ilustração ; formato + material acompanhante. - (

Título da colecção ; número dentro da colecção )

Zona de Notas

Esta zona é precedida de parágrafo. Cada nota é separada entre si por ponto, espaço, traço, espaço
( . _ ) Nesta zona inscrevem-se os dados que pareçam relevantes e não tenham cabimento em
qualquer das outras zonas. A redacção das notas fica ao critério de quem está a catalogar. O registo
de notas é facultativo.

61
Esquema 6

Título : complemento de título / Menção de Responsabilidade, outra

menção de responsabilidade; menção de responsabilidade
secundária. - 2ª ed. / responsável pela edição. - Local da edição :
Nome do Editor e/ou distribuidor , data da edição. _ Número de_
páginas : ilustração ; formato + material acompanhante. - (

Título da colecção ; número dentro da colecção )

Nota . - Nota . – Nota

Zona do ISBN (número internacional normalizado dos livros)

Esta zona é precedida de parágrafo. Nem sempre é conhecido o ISBN, mas quando registado na obra
deve ser sempre mencionado. O número do ISBN regista-se precedido da sigla e exactamente como
está inscrito na obra. A Modalidade de aquisição é precedida de dois pontos ( :)

Esquema 7
Título : complemento de título / Menção de Responsabilidade, outra
menção de responsabilidade; menção de responsabilidade
secundária. - 2ª ed. / responsável pela edição. - Local da edição :
Nome do Editor e/ou distribuidor , data da edição. _ Número de_
páginas : ilustração ; formato + material acompanhante. - (

Título da colecção ; número dentro da colecção )

Nota . - Nota . – Nota ISBN : compra ou oferta ou permuta

Outros elementos do Corpo da Entrada

As Pistas -. É nesta zona que se registam os cabeçalhos das fichas secundárias que vão alimentar os
vários catálogos definidos pelo catalogador, com a finalidade de uma mais fácil recuperação da
informação.

Indica-se:

62
 • Com algarismos romanos os co-autores e outros responsáveis (tradutores, ilustradores,
etc.) e os títulos.
• Com algarismos árabes o assunto ou assuntos de que trata a obra.

A Cota - É o código que permite a localização de uma espécie no meio das outras. A sua construção
foi explicada no tema anterior. Pode ser colocada no canto direito inferior da ficha.

A Classificação - explicação dada no tema anterior. Deve ser inscrita logo a seguir às pistas.

O Número de Registo - É o número de entrada no CDI . Deve ser colocado no canto superior direito
da ficha.

A Sigla da Instituição a que pertence a obra deve ser colocada no canto inferior esquerdo da ficha.

Esquema 8:
Nº registo Título : complemento de título / Menção de
Responsabilidade, outra menção de responsabilidade; menção de
responsabilidade secundária. - 2ª ed. / responsável pela edição. -
Local da edição : Nome do Editor e/ou distribuidor , data da edição. _
Número de_páginas : ilustração ; formato + material acompanhante.
- (Título da colecção ; número dentro da colecção)

Nota . - Nota . - Nota

ISBN número : modo de aquisição

Pistas

Sigla

Cota

63
Resumo

A catalogação é a descrição bibliográfica de um documento feita numa ficha bibliográfica, de modo

a que seja identificado com precisão. Da análise do documento, os elementos são enquadrados numa
sequência lógica que se divide em duas partes: O Cabeçalho e o Corpo da Entrada.

Cada zona, onde se vão inscrever os elementos da descrição, tem uma fonte determinada - fonte
principal de informação.

O Corpo da Entrada: O Corpo da Entrada é constituído por sete zonas que se inscrevem numa área
demarcada da ficha (i) Zona do Título e Menção de Responsabilidade; (ii) Zona da Edição: Indicação
da edição da obra e respectiva menção de responsabilidade. (iii) Zona do Pé de Imprensa: Lugar da
edição, nome do editor ou distribuidor e data da edição ou distribuição. (iv) Zona da Colação: Número
de páginas ou volumes, se é ilustrado, formato (em cm), menção de material acompanhante. (v) Zona
da Colecção: Título da colecção, série, número dentro da colecção. (vi) Zona de Notas: Todos os
dados que não têm cabimento nas outras zonas da descrição. (vii) Zona do I.S.B.N.: International
Standard Book Number - Número internacional normalizado dos livros que identifica a edição de uma
obra publicada por um editor

Bibliografia
• BELLOTO, Heloisa. (2002) Arquivística: Objectos, Princípios e Rumos. São Paulo.
Associação de Arquivistas de São Paulo
• GUINCHAT, Claire. MENOU, Michel (1994) Introdução geral às ciências e técnicas da
informação e documentação. Brasília: IBICT, 1994.
• LANCASTER F. (2004) Indexação e resumos: teoria e pratica. Brasilia. Briquet Lemos Livros
• MENDES. Maria. SIMÕES Maria. (2002) Indexação por assuntos : princípios gerais e
normas / Lisboa: Gabinete de Estudos a&b.
• MIRANDA, Élvis. (2010) Arquivologia e Procedimentos Administrativos. Piauí: FACON
• REIS, Leonardo. SANTOS, João. (2013) Arquivologia facilitada [recurso eletrônico] Rio de
Janeiro: Elsevier
• VALENTIM, Marta. (org.) (2012) Estudos avançados em Arquivologia. São Paulo: Oficina
Universitária

64
UNIDADE TEMÁTICA V: PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO, RESTAURAÇÃO E RECUPERAÇÃO FÍSICA DO
ACERVO

Introdução

Nesta unidade temática tratar-se-á da preservação, conservação, restauração e recuperação física do

acervo, vai abarcar os processos e elementos sobre a ideia de salvaguarda dos documentos, olhando
para os factores internos e externos da vida de um documento.

Para uma melhor compreensão do plano de conservação de acervos, ou, como também é conhecido,
um Plano de Conservação Preventiva, é preciso entender o significado de alguns conceitos com os
quais vamos conviver ao longo do curso. Vamos procurar saber o que é preservação, conservação,
conservação preventiva e restauração. Alguns desses termos têm sido usados como sinônimos – ou
como equivalentes – quando, na verdade, designam programas, atividades e ações diferentes, mas
articuladas e complementares.

Objectivo

• Entender Preservação, Conservação, Restauração e Recuperação Física dos documentos

Preservação, Conservação, Restauração e Recuperação Física dos documentos

Conway nos ensina que preservação é: (...) uma palavra que envolve inúmeras políticas e opções de
acção, incluindo tratamentos de conservação. Preservação é a aquisição, organização e distribuição
de recursos a fim de que venham a impedir posterior deterioração ou renovar a possibilidade de
utilização de um seleto grupo de materiais (CONWAY, 2001, p. 14).

Preservação, portanto, trata de ações abrangentes no âmbito institucional, isto é, acções de gestão
— planeamento, captação e alocação de recursos financeiros, humanos e tecnológicos. Hollós (2010)
complementa esse conceito afirmando que o termo preservação passa a conter um significado ainda
mais amplo, sendo reconhecido como uma disciplina de arquivo com caráter multidisciplinar.

65
Adicionalmente, a preservação exige a criação das instituições de memória, nas quais os registros da
memória podem ser guardados e organizados de forma racional, não como vestígios documentais
isolados, mas como conjuntos documentais capazes de “permitir captar a intencionalidade e o
simbolismo do corpo social ao registrar seu passado” (VON SIMSON, 2000, p.4). As instituições de
memória são as bibliotecas, os museus, os arquivos e demais instituições que desenvolvem atividades
baseadas nos registros do passado, representados pelos acervos históricos.

Conservação e Conservação Preventiva

Conservação e Conservação Preventiva são dois termos que andam juntos, mas não são a mesma
coisa. As ações de conservação se dirigem diretamente ao objeto, nele interferindo, mas sem alterar
o estado físico ou estético.

Podemos entender, assim, que a conservação é uma acção que visa interromper um processo de
degradação, sendo dirigida a cada unidade que compõe a coleção.

Por exemplo, se imaginarmos que os livros de uma biblioteca se encontram muito empoeirados e
que a poeira, em razão dos seus componentes físicos e químicos, irá acelerar o processo de
degradação do papel, torna-se necessário o planejamento e a execução de uma ação de conservação
que consistirá, basicamente, na higienização de cada livro da coleção.

Já a Conservação Preventiva, como o próprio nome diz, procura se antecipar aos problemas,
identificando e minimizando as causas que provocam a degradação dos materiais. A Conservação
Preventiva procura também conhecer a coleção e nela atuar como um todo, entendendo-a como um
conjunto de elementos – os objetos de um museu, os livros de uma biblioteca – que recebem
interferências de toda ordem, inclusive, entre si mesmos.

No exemplo acima, no qual a coleção de uma biblioteca necessitou ser higienizada, a ação de
Conservação Preventiva seria estudar o lugar no qual os livros estão estocados de modo a identificar
a causa da sujeira – uma porta voltada para uma rua sem calçamento, por exemplo –, e propor ações
para remover ou minimizar essa causa.

66
Identificar, dirimir ou mesmo anular as causas da degradação dos materiais, portanto, são os
objectivos principais da Conservação Preventiva. E quais são essas causas? Uma parte delas se
encontra na própria natureza, outra na ação humana. Muitos especialistas denominam estas causas
de agentes aceleradores da degradação dos materiais porque entendem que o processo de
degradação é natural, isto é, intrínseco à natureza das coisas.

O quadro a seguir resume quais são estes agentes. Classifica-os de acordo com sua origem (da
natureza ou da acção humana) e os comenta.

AGENTE COMENTÁRIO
Clima: temperatura, O ambiente em que se encontram interfere de
umidade do ar, luz solar. forma permanente no estado físico dos objetos.
Variações de temperatura e umidade provocam
alterações na estrutura molecular dos
materiais. A proximidade de uma fonte natural
de umidade, calor ou frio — uma floresta, um
rio, o mar — pode alterar esses fatores
climáticos. O sol emite uma gama de raios
— Raios UV e infravermelhos — que atacam
diretamente os materiais, alterando
irreversivelmente sua estrutura física.
Natural

Pragas, insetos e micro- Os materiais de origem orgânica — papéis,

organismos madeiras, tecidos —que compõem os livros,
por exemplo, são alimentos para roedores,
xilófagos e micro-organismos (fungos e
bactérias).
Desastres naturais Enchentes, tempestades, terremotos e
maremotos são motivos de constante
preocupação não só para os acervos. Em nossa
região, felizmente, devemos ter atenção
especial apenas com as enchentes e
tempestades.
Iluminação artificial A iluminação artificial emite os mesmos raios da
luz solar, embora em grau inferior. Entretanto,
Acção Humana

em razão da proximidade e do tempo de

exposição, os danos causados são os mesmos.
Poluição A sujeira, a poeira e os gases emitidos por
inúmeras fontes –trânsito, automóveis, fábricas
— depositam-se sobre os objetos atacando sua
estrutura molecular.
67
 A proximidade de uma fonte importante de
poluição — uma fábrica — pode determinar
índices significativos de poluição.
Uso indevido O desconhecimento, ou o não atendimento, de
algumas regras básicas para o manuseio e o uso
cotidiano dos acervos pode provocar danos ao
objeto.
Sinistros Incêndios e acidentes com instalações do
edifício — elétricas, hidráulicas e outras — são,
na maioria das vezes, provocados pelo uso
inadequado, precariedade ou falta de
manutenção.
Roubo e vandalismo O interesse financeiro escuso, o tráfico ilícito de
obras, os baixos níveis de educação estão na
base destes tipos de agressão aos acervos.

O quadro acima não esgota as possibilidades de existirem outros agentes ou fatores de degradação,
pois estamos tratando da natureza e da ação do homem, ou seja, estamos tratando da própria vida
e de suas infinitas relações.

Um aspecto importante é que todas as causas e factores são interdependentes e interagem em todas
as direções. Ou seja, em exemplos bem comuns:

a) a alta umidade favorece sobremaneira o surgimento de fungos;

b) a sujeira atrai insetos e roedores. Por isso, devemos entender a Conservação Preventiva como
um conjunto de atividades abrangente que visa combater as causas da deterioração dos
acervos em todos os seus aspectos ao mesmo tempo.

Factores físicos

Os factores físicos que, de alguma forma, prejudicam a conservação dos documentos no arquivo
estão relacionados às condições do local em que são guardados ou ao clima do ambiente. Podemos
destacar nesse grupo de factores a umidade, a temperatura e a luminosidade.

Com relação à umidade, é bom destacar o seguinte: não é apenas a humidade alta que prejudica a
conservação, por propiciar o mofo e o desenvolvimento de fungos no ambiente; a humidade baixa,

68
ou seja, o ar seco, também não é interessante, pois tende a ressecar o material armazenado no
arquivo. Na prática, a umidade não deve ser muito alta nem muito baixa.

Outro factor que deve ser controlado é a temperatura, e segue o mesmo princípio da humidade: nem
alta nem baixa. Temperatura inadequada tende a diminuir a vida útil do material (em destaque papel
e mídias digitais).

Cada tipo de suporte deverá ser conservado em ambiente climatizado criado especificamente para
aquele material. É daí que surgem os chamados arquivos especiais, vistos em outra aula. Deve-se,
portanto, evitar conservar no mesmo ambiente materiais de naturezas diferentes, que exijam
condições de guarda diferenciadas, como papel comum e fotografias, por exemplo.

interessante destacar, ainda, que temperatura e umidade devem ser mantidas, na medida do
possível, de forma constante, ou seja, sem oscilações, pois a variação tende a enfraquecer o material
e diminuir sua vida útil.

A temperatura não deve sofrer oscilações. O ideal é a utilização ininterrupta de aparelhos de ar-
condicionado e desumidificadores, a fim de climatizar as áreas de armazenamento e filtrar as
impurezas do ar. Uma umidade entre 45% e 58% e uma temperatura entre 20° e 22° nos arquivos.

Com relação à luminosidade, esse é um factor que também deve ser controlado. Nesse caso,
devemos destacar os efeitos da luminosidade natural (luz do sol) sobre os documentos. Você deve
saber que a luz solar emite radiação ultravioleta que queima e amarela os materiais sobre o qual ela
incide. Não é diferente com relação aos documentos, o que nos leva a entender que não é
recomendável a instalação de arquivos em local onde haja incidência de luz solar sobre os
documentos. É algo até meio lógico, mas é comum haver questões onde o examinador sugere a luz
solar como forma de conservar os documentos, o que, naturalmente, deve ser considerado incorreto.

A luz artificial, sempre que possível, também deve ser evitada, pois também emite radiação e amarela
e envelhece o material. Em arquivos permanentes, por exemplo, a luz é sempre mínima, buscando
conservar melhor o material ali arquivado.

69
Não é à toa que os arquivos permanentes, museus e memoriais normalmente trabalham como o
mínimo de iluminação. Ao contrário do que os visitantes pensam (que seria pra dar uma aparência
de ambiente antigo), essa é uma medida para conservar o material. Até mesmo fotografias são
proibidas nesses ambientes, em função do flash – que também emite radiação – projetado sobre o
material fotografado.

Portanto, não se esqueça: o arquivo deve controlar temperatura e umidade, de acordo com o tipo
de material arquivado (os índices sugeridos pela bibliografia devem ser considerados corretos, se
aparecerem, pois representam a média), e a luminosidade, principalmente a luz do sol, deve ser
evitada.

Factores químicos

Os factores químicos estão relacionados a coisas que não devem entrar em contato com os
documentos, pois tendem a envelhecê-lo e diminuir sua vida útil. Com relação a isso, podemos
começar com o mais básico: poeira, sujidade ou fumo.

A limpeza, portanto, é factor essencial na conservação dos documentos. Não só a limpeza do próprio
documento como do local onde está armazenado. É uma coisa bem básica, mas também é utilizada
como base para a elaboração de questões.

A sugestão é que o ambiente seja limpo com frequência, mas que seja evitada a entrada de água –
impedindo, assim, o aumento da umidade e o risco de que documentos venham a se molhar durante
a limpeza do ambiente. A bibliografia sugere a utilização de pano húmido e aspirador de pó.

Em se tratando de factores químicos, é interessante destacar um detalhe bastante cobrado nas

questões: objectos ácidos devem ser evitados quando da organização dos documentos e limpeza do
ambiente. A primeira dúvida, nesse caso, é o que vem a ser esses objectos ácidos e o que isso tem a
ver com a conservação dos documentos.

O que nos interessa é que isso interfere no envelhecimento do papel e demais materiais que
compõem os documentos, uma vez que é a acidez presente na madeira (da qual o papel é fabricado)

70
que faz com que ela envelheça e apodreça com o passar do tempo. É por isso que um papel
envelhecido é mais amarelado e quebradiço do que um papel novo.

E existem papéis de diferentes níveis de acidez, o que faz com que alguns envelheçam mais
rapidamente do que outros. Papel-jornal, por exemplo, tem um nível muito alto de acidez, e é por
isso que envelhece tão rápido e não é recomendado para documentos com longo prazo de guarda.

Na confecção de documentos permanentes ou que devam ser conservados por muito tempo, é
importante, portanto, utilizar material de boa qualidade. Existem no mercado papéis produzidos
especialmente com pH neutro (é retirada a acidez durante a fabricação), o que os torna de melhor
qualidade. A própria tinta utilizada na impressão normalmente contém acidez, que deteriora o papel
a longo prazo. Papel reciclado, por exemplo, contém um grau de acidez elevado e não deve ser
utilizado para documentos que devam ser conservados por muito tempo.

Pra complicar um pouco mais o assunto, essa acidez é contagiosa. Se colocarmos junto ao papel
material com alto nível de acidez, a tendência é que ele envelheça mais rápido. Isso acontece, por
exemplo, quando colocamos um documento novo junto a um documento antigo no arquivo, ou
quando colocamos algo mais ácido em contato com o papel (cola, fitas adesivas, plastificação ou
sacos plásticos, por exemplo).

O material de limpeza do ambiente também deve ser, de preferência, com pH neutro, pois, durante
a limpeza, essa acidez pode contaminar o ambiente e os documentos que ali estão depositados. Não
se trata de exagero, isso também acontece na sua casa. Até na lavagem do seu carro é importante
esse cuidado para evitar danificar a pintura do veículo. Lembre-se: questões que sugerirem material
de pH neutro como forma de preservar os documentos estarão corretas.

Podemos destacar, ainda, a acção de elementos metálicos. Quando utilizamos clipes, colchetes ou
grampos metálicos nos documentos, a tendência é que esse material oxide e manche os documentos.
Não é à toa que, hoje em dia, são utilizados colchetes plásticos nos processos, em substituição aos
colchetes metálicos utilizados anos atrás. Não se trata do mesmo plástico dos sacos plásticos, que,

71
como vimos anteriormente, devem ser evitados. Os colchetes plásticos, assim como os clipes
plásticos, são feitos de material que não enferrujam e tendem a conservar melhor os documentos.

Ainda com relação aos elementos químicos, deve-se evitar a entrada de alimentos nos locais que
guardam documentos. Você já deve ter percebido um aviso nas bibliotecas solicitando que não se
coma junto aos livros. A questão ali não é a sua saúde (que também pode ser afetada de acordo com
a condição do livro consultado), mas sim o perigo de que qualquer alimento líquido venha a cair na
obra.

Alimentos sólidos também trazem problemas, como gordura, farelo ou qualquer resíduo que,
posteriormente, atrairá insetos, microrganismos e roedores que danificarão os documentos.

Factores biológicos

Referem-se aos seres vivos que, de alguma forma, podem comprometer a qualidade dos documentos
arquivados. Podemos destacar vários tipos de insetos (baratas, traças ou cupins, por exemplo),
microrganismos (fungos e bactérias), ácaros, ratos, e, principalmente, o ser humano (sim, o ser
humano é responsável pelos maiores estragos nos documentos de arquivo).

Com relação aos insetos, microrganismos, ácaros e ratos, podemos minimizar seus efeitos mantendo
o ambiente limpo e com controle de umidade e temperatura. Também é importante que o ambiente
seja bem arejado – ambientes sem circulação de ar favorecem o desenvolvimento de mofo.
Infelizmente, quando pensamos em ambiente de arquivo lembramos de locais instalados nos
subsolos, sem circulação de ar e com alto índice de humidade. Apesar de essa situação ser muito
comum, não é a ideal. Teoricamente, o arquivo deve ser instalado em locais limpos, arejados e com
circulação de ar. A instalação de carpete não é aconselhada, pois, além de dificultar a limpeza, ainda
favorece a proliferação de ácaros e microrganismos no ambiente.

O ser humano é, normalmente, responsável pelos problemas de conservação de documentos. Em

primeiro lugar, por não se atentar aos cuidados que deveria ter ao lidar e guardar os documentos,
mas, acima de tudo, por ser ele o usuário dos documentos no dia a dia. Na prática, o que mais danifica
os documentos é a sua utilização. Afinal, o simples fato de se pegar no papel já faz com que ele venha
72
a se desgastar. Assim, como é o ser humano que utiliza os documentos (e muitas vezes de forma
inadequada), ele acaba por ser o principal responsável pela sua má conservação.

Alguns cuidados básicos no manuseio de documentos no dia a dia, e citados na bibliografia sobre o
assunto, são os destacados a seguir:

a) Evitar dobrar documentos, pois isso danifica o papel. Até mesmo ao arquivá-los, evitar
deixá-los tortos dentro das caixas ou nas estantes;
b) Lavar as mãos antes de manusear os documentos;
c) No caso de anotações temporárias nos documentos, utilizar lápis em vez de caneta, que
permitirá apagá-las depois de um tempo sem danificar o documento;
d) Evitar amarrar documentos com barbantes, pois isso quebra o papel e danifica os
documentos;
e) Ao manusear fotografias e negativos, é recomendável o uso de luvas de algodão;
f) Evitar perfurar os documentos, sempre que possível;
g) Utilizar estantes de aço, evitando-se as de madeira – que, além de apodrecerem, são mais
suscetíveis ao ataque de cupins e, no caso de incêndio, queimam mais rápido.

Acondicionamento e armazenamento

Na conservação dos documentos, devemos ter especial atenção em como guardá-los no momento
do arquivamento. A actividade de arquivamento envolve operações de acondicionamento e
armazenamento.

O acondicionamento está relacionado às embalagens utilizadas para proteger o documento durante

o período em que estará arquivado – como pastas, envelopes ou caixas. Já o armazenamento se
refere ao local ou mobiliário em que o documento é guardado – um armário, gaveta, estante ou
prateleira, por exemplo.

Portanto, o processo de arquivamento envolve, primeiramente, seu acondicionamento em material

adequado, e o armazenamento em local ou mobiliário apropriado, de acordo com o tipo de material
guardado.
73
Restauração

Finalmente, para concluirmos esta parte das conceituações, vamos entender o que é restauração. A
restauração é constituída de intervenções mecânicas e químicas com a finalidade de revitalizar o
estado físico de um bem cultural e resgatar seus valores históricos e artísticos. Em virtude do alto
grau de complexidade e de risco que pode apresentar, a restauração deve ser feita apenas por
especialistas e em casos muito especiais (CASSARES, 2000).

Cesare Brandi define o conceito de restauração como sendo “qualquer intervenção voltada a dar
novamente eficiência a um produto da atividade humana” (BRANDI, 2004, p.26). É uma conceituação
interessante, pois remete à funcionalidade do objeto a ser restaurado. Uma intervenção de restauro
de um livro, por exemplo, deve objetivar, sobretudo, que ele possa ser novamente fonte de
informação e de conhecimento, sua função original.

Outros aspectos a serem considerados quando analisamos o planejamento de uma intervenção de

restauro: a) que os processos de restauração fatalmente modificam o objeto tratado e, se não forem
adequadamente executados, podem provocar danos maiores do que o problema que se quer
combater; b) que uma ação de restauração sempre representa longos prazos e altos valores, pois
requer profissionais, equipamentos e materiais especializados; e c) que a restauração intervém
apenas nos efeitos, não tratando as causas da degradação, pois, as causas muitas vezes são externas
ao objeto. O quadro a seguir nos dá uma síntese do que vimos até agora.

Resumo

Preservação, portanto, trata de acções abrangentes no âmbito institucional, isto é, acções de gestão
— planeamento, captação e alocação de recursos financeiros, humanos e tecnológicos.
Adicionalmente, a preservação exige a criação das instituições de memória, nas quais os registros da
memória podem ser guardados e organizados de forma racional, não como vestígios documentais
isolados, mas como conjuntos documentais capazes de “permitir captar a intencionalidade e o
simbolismo do corpo social ao registrar seu passado

74
Conservação e Conservação Preventiva são dois termos que andam juntos, mas não são a mesma
coisa. As acções de conservação se dirigem diretamente ao objeto, nele interferindo, mas sem alterar
o estado físico ou estético. Podemos entender, assim, que a conservação é uma acção que visa
interromper um processo de degradação, sendo dirigida a cada unidade que compõe a coleção. Já a
Conservação Preventiva, procura se antecipar aos problemas, identificando e minimizando as causas
que provocam a degradação dos materiais.

Identificar, dirimir ou mesmo anular os factores da degradação dos materiais, portanto, são os
objectivos principais da Conservação Preventiva. Os factores podem ser Físicos, Químicos e
Biológicos: (i) Os factores físicos que, de alguma forma, prejudicam a conservação dos documentos
no arquivo estão relacionados às condições do local em que são guardados ou ao clima do ambiente.
Podemos destacar nesse grupo de factores a umidade, a temperatura e a luminosidade. (ii) Os
factores químicos estão relacionados a coisas que não devem entrar em contato com os documentos,
pois tendem a envelhecê-lo e diminuir sua vida útil. Com relação a isso, podemos começar com o
mais básico: poeira, sujidade ou fumo. (iii) Factores biológicos: Referem-se aos seres vivos que, de
alguma forma, podem comprometer a qualidade dos documentos arquivados. Podemos destacar
vários tipos de insetos (baratas, traças ou cupins, por exemplo), microrganismos (fungos e bactérias),
ácaros, ratos, e, principalmente, o ser humano (sim, o ser humano é responsável pelos maiores
estragos nos documentos de arquivo).

Finalmente, para concluirmos esta parte das conceituações, vamos entender o que é restauração. A
restauração é constituída de intervenções mecânicas e químicas com a finalidade de revitalizar o
estado físico de um bem cultural e resgatar seus valores históricos e artísticos. Em virtude do alto
grau de complexidade e de risco que pode apresentar, a restauração deve ser feita apenas por
especialistas e em casos muito especiais.

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