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Início (/) >> Ufba Em Pauta >> Modernização garantida pela implantação de processos eletrônicos
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Eficiência, economia, aumento da produtividade, facilidade de acesso e ampliação da sustentabilidade ambiental devem ser os ganhos que virão com a
implantação do Processo Eletrônico Nacional (PEN), na Universidade Federal da Bahia, a partir de 21 de dezembro de 2018.
A modernização possibilitada pelo sistema de tramitação eletrônica atende a determinação do Decreto Presidencial n. 8.539 de 8 de outubro de 2015
(http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2015-2018/2015/Decreto/D8539.htm) e visa a “institucionalizar de forma planejada e controlada a
tramitação eletrônica de processos e documentos em todas as unidades acadêmicas e administrativas da UFBA”, informa a presidente do comitê executor do
Programa UFBA PEN, Maria Luiza Braga.
O processo eletrônico permitirá a todo cidadão e a membros da comunidade UFBA realizar uma consulta transparente, rápida, segura e padronizada aos processos
e documentos que tramitam na Universidade. E o pronto acesso será possível graças à versão do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos
(SIPAC), utilizada pela UFBA, que observa os requisitos da Numeração Única de Protocolo (NUP) e Protocolo Integrado, propostos pelas portarias
interministeriais do Ministério da Justiça (MJ) e do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP), de números 2.320/2014 e 2.321/2014, respectivamente, para
todos os órgãos da administração pública.
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04/01/2019 Modernização garantida pela implantação de processos eletrônicos | Universidade Federal da Bahia
A implantação do PEN – que trará celeridade na criação, tramitação e acesso de processos e documentos, aprimoramento da confiabilidade, segurança das
informações, redução do uso de papel, dos custos com tramitação física e do espaço de armazenamento físico – faz parte do Programa institucional UFBA SIM
(Sistemas Integrados e Modernos) e tem participação direta da reitoria, das pró-reitorias de Planejamento e Orçamento (Proplan), Administração (Proad), de
Desenvolvimento de Pessoas (Prodep), da Superintendência de Administração Acadêmica (SUPAC), da Superintendência de Avaliação e Desenvolvimento
Institucional (SUPAD), da Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) e do Sistema Universitário de Bibliotecas (SIBI). O projeto de implantação de
tramitação eletrônica de processos integra as diretrizes e metas de tecnologia da informação, estabelecidas pela gestão da Universidade, e presentes no seu PDTI
(Plano Diretor de Tecnologia da Informação), para o período 2014-2018 e para o próximo também e consta, como medida de agilidade, economicidade para a
instituição.
De acordo com ela, os membros do Comitê UFBA PEN “estabelecem normatização para os vários tipos de documentos e processos com o objetivo de realizar a
classificação, determinar a temporalidade e a destinação deles (área meio e área fim) e adaptar os procedimentos operacionais acadêmicos e administrativos para
criação e tramitação de processos e documentos digitalizados e natos digitais”. Para os documentos natos digitais, “foram elaborados modelos (templates) tanto
para a criação de novos documentos, que já devem nascer eletrônicos, como também para os que precisam continuar existindo em meio analógico devido a
aspectos legais”, esclareceu a servidora da Superintendência de Tecnologia da Informação.
“A implantação do PEN na UFBA é muito mais que uma inovação tecnológica, ela representa uma mudança na cultura organizacional, na forma como o trabalho é
realizado por diversos setores”, acentuou a assistente da coordenação de Desenvolvimento Humano da Pró-Reitoria de Desenvolvimento de Pessoas
(CDH/PRODEP), Josênia do Amaral, destacando, por isso, que será preciso “capacitar a força de trabalho da Universidade, a fim de proceder corretamente a
tramitação eletrônica dos diversos processos administrativos”.
Segundo ela, será oferecido um curso de capacitação pela (PRODEP), cujo conteúdo contempla a organização institucional da UFBA, a legislação relativa à
instrução processual e padrões de digitalização, a versão mais atual do módulo de Protocolo do SIPAC, além de noções básicas de gestão documental. As inscrições
serão realizadas no próximos dias 12 a 14 de novembro e a atividade será realizada entre 21 de novembro a 21 de dezembro, de forma presencial e também à
distância (EAD), voltada para servidores técnicos-administrativos e terceirizados que trabalham com cadastramento de processos.
Neste primeiro momento, a capacitação deverá alcançar 200 servidores, alocados em duas turmas de 100 e terá seis módulos com carga horária total de 28 horas
(24 horas EAD e quatro horas presenciais) – que também poderão ser usadas como créditos para efeitos de progressão — e favorecerá o aumento da
produtividade nos procedimentos operacionais com a modalidade eletrônica dos processos administrativos, dando início à primeira fase da implantação do
UFBAPEN.
Neste primeiro momento, serão implantados os processos eletrônicos relativos à compra (adesão, SRP, dispensa, inexigibilidade), desde a fase de criação do
processo até a homologação da licitação, mas sem ir até a fase de pagamento, informou Braga. “É bom destacar que a implantação do PEN será um processo
gradual, começando por um conjunto de assuntos de processos e gradualmente implantando novos assuntos”, ressaltou.
Em novembro de 2016, a Universidade Federal da Bahia (UFBA) recebeu do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP) o ofício circular nº
802/2016, solicitando planejamento institucional para implantação do Processo Eletrônico Nacional (PEN), conforme disposto no Decreto Presidencial n.
8.539/2015, que estabelece o prazo de outubro de 2018 para as instituições que já possuíam um sistema de tramitação eletrônica. As portarias 187/2016 e
188/2016, emitidas pelo reitor da UFBA, designaram um Comitê Diretivo com a finalidade de deliberar sobre o planejamento e a escolha do sistema para adesão
ao PEN e um Comitê Executor com a finalidade de planejar e executar ações para a efetiva implantação do PEN.
O Comitê para Implantação do Processo Eletrônico na UFBA foi instituído em janeiro de 2017, composto por um comitê diretivo e um comitê executivo. O Comitê
Diretivo é formado por dirigentes da área acadêmica, pessoal e administrativa e delibera sobre planejamento institucional para a implantação do processo
administrativo eletrônico e efetivo acompanhamento da execução das metas e ações traçadas, e de definir o software de tramitação de processos eletrônicos em
conformidade com o PEN.
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Já o Comitê Executor, formado por especialistas nas áreas de arquivologia, tecnologia da informação, desenvolvimento institucional e recursos humanos, tem a
finalidade de planejar e executar ações para efetivar a implantação do processo administrativo eletrônico na Universidade e fomentar as atividades necessárias. O
coletivo é dividido em grupos de trabalhos nas áreas de procedimentos operacionais (PO), Tecnologia da Informação (TI), Comunicação, Capacitação e Gestão
documental.
Nos meses de janeiro e fevereiro de 2017, o Comitê Executor elaborou o Relatório Técnico de Avaliação com o resultado da análise de conformidade das
ferramentas do Sistema Eletrônico de Informação (SEI) e SIPAC, em relação ao Decreto Presidencial 8.539/2015 e Portaria Interministerial 1.677/2015. Este
relatório serviu de base para a tomada de decisão do Comitê Diretivo que optou, em março de 2017, continuar utilizando o módulo de Protocolo do SIPAC para
tramitação eletrônica de processos, pois o sistema atingiu o percentual de aderência de 51,11% à Portaria 1.677/2015 e 80% ao Decreto 8.539/2015. Entretanto, é
importante ressaltar que ainda serão necessários ajustes para torná-la totalmente aderente aos critérios estabelecidos pelos documentos.
Fonte:
EdgarDigital (http://www.edgardigital.ufba.br/?p=9731)
(http://teclim.ufba.br/agu (https://ufba.br/manua
TV UFBA (/ufba_em_pauta/moderniza%C3%A7%C3%A3o-garantida-pela-implanta%C3%A7%C3%A3o-de-processos-eletr%C3%B4nicos?qt-pagina_inicial_q
Estudantes (/ufba_em_pauta/moderniza%C3%A7%C3%A3o-garantida-pela-implanta%C3%A7%C3%A3o-de-processos-eletr%C3%B4nicos?qt-pagina_inicial_
(http://www.agenda.ufba.br/)
https://ufba.br/ufba_em_pauta/moderniza%C3%A7%C3%A3o-garantida-pela-implanta%C3%A7%C3%A3o-de-processos-eletr%C3%B4nicos 3/3