FLUXOS TOBE E CENTRAL DE CADASTROS

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Master Data – Design Planning BR
SCHNEIDER
 Fluxos ToBe
Cadastro Clientes, Fornecedores e Materiais
Fluxo integração – Cliente TO BE
 
Nossa recomendação como uma boa pratica de mercado e boa pratica SAP, é a Nesse fluxo temos os seguintes benefícios:
 
substituição do fluxo mostrado anteriormente pelo fluxo abaixo, que utiliza o MDG como
 Fluxo de integração com a primeira parte
sugestão de ferramenta de validação/aprovação. automatizada, preenchendo todos os campos
Para esse fluxo recomendamos o SLA de 1 hora para cada step de aprovação o nos reduz o que são padrões no cadastro de cliente e
executando as validações nos órgãos
tempo de criação de um cliente de até 10 dias do fluxo atual para até 5 horas e 15
Governamentais de forma automatizada.
minutos.  
 Fluxo de aprovação do cadastro em uma única
ferramenta de validação, onde todos os steps
de aprovação são por pessoas que trabalham
na central de cadastro, o que garante uma
maior agilidade no processo de aprovação do
cadastro, pois todos os envolvidos na
aprovação trabalham na mesma equipe.

 Sistema de aprovação dentro do SAP MDG que

irá gerar o controle de todos os níveis de
aprovação de forma standard bem como gerar
relatórios estatísticos de forma standards dos
clientes que estão sendo criados.
 
 Análise de crédito ocorre em paralelo ao fluxo
de integração, não travando o fluxo, liberando
mais rapidamente o cliente para a integração
com o sistema New Orca.
Fluxo integração – Cliente TO BE
Fluxo integração 2 - Cliente TO BE
 
Nossa recomendação é a substituição do fluxo mostrado anteriormente pelo fluxo abaixo que utiliza o sistema
Onshuttle. Esse fluxo foi construído já considerando as politicas Globais que o Brasil deve seguir, para esse
fluxo recomendamos o SLA de 1 hora para cada step de aprovação o nos reduz o tempo de criação de um
cliente de até 2 dias do fluxo atual para até 6 horas.
Nesse fluxo temos os seguintes benefícios:
 
 Automatização no processo de
complemento dos dados que são
padrões no cadastro de cliente e
validação dos dados nos órgãos
governamentais de forma automatizada.
 
 Alimentação automática da planilha
utilizada pelo sistema Onshuttle para
criação do workflow de aprovação,
reduzindo a chance de erros de
cadastro.
 
 Todo fluxo de aprovação realizado por
pessoas que trabalham na mesma
equipe, garantido maior agilidade nas
validações.
Fluxo integração 2 - Cliente TO BE
Fluxo integração – Fornecedor TO BE
 
Nossa recomendação é a substituição do fluxo mostrado anteriormente pelo fluxo abaixo,
que utiliza o MDG como sugestão de ferramenta de validação/aprovação.
Para esse fluxo recomendamos o SLA de 1 hora para cada step de aprovação o nos reduz Nesse fluxo temos os seguintes benefícios:
 
o tempo de criação de um fornecedor para até 4 horas.  Automação na validação dos dados
informados pelo usuário nos órgãos
governamentais necessários para o
processo.

 Sistema de aprovação dentro do SAP

MDG que irá gerar o controle de todos
os níveis de aprovação de forma
standard bem como gerar relatórios
estatísticos de forma standards dos
fornecedores que estão sendo criados.

 Estrutura de aprovação completa,

envolvendo todas as áreas necessárias
na validação do cadastro, evitando erros
de cadastro.
Fluxo integração – Fornecedor TO BE
Fluxo integração – Material TO BE
 
Para o fluxo de cadastro de materiais, nossa recomendação é o fluxo abaixo que não utiliza o SAP MDG.
Para esse fluxo recomendamos o SLA de 1 hora para cada step de aprovação o
Nesse fluxo temos os seguintes benefícios:
nos reduz o tempo de criação de um fornecedor para até 4 horas.  
 Após o input dos dados básicos
informados pelo usuário no sistema
PIN, o programa desenvolvido no SAP,
faz o preenchimento de todos os
campos padrões que devem ser
preenchidos para aquele tipo de
material, evitando os erros de cadastro.

 Planilha que será utilizada para a

criação do Workflow no sistema
Onshuttle é preenchida de forma
automática.

 As aprovações dentro do sistema

Onshuttle ocorrerão mais rapidamente,
pois todos os integrantes da aprovação
trabalham na mesma equipe o que
agiliza a validação e aprovação de todos
os steps.
Fluxo integração – Material TO BE
Fluxo integração – Material TO BE com MDG
 
Segundo fluxo de cadastro de materiais, onde nossa recomendação como uma boa pratica de mercado e boa pratica SAP é
utilizar o SAP MDG. Nesse fluxo temos os seguintes benefícios:
Para esse fluxo recomendamos o SLA de 1 hora para cada step de aprovação o nos  
 Após o input dos dados básicos informados
reduz o tempo de criação de um Material para até 3 horas. pelo usuário no sistema PIN, o programa
desenvolvido no SAP, faz o preenchimento de
todos os campos padrões que devem ser
preenchidos para aquele tipo de material,
evitando os erros de cadastro.

 O programa desenvolvido no SAP ECC faz o

envio dos dados completos do Material para o
MDG, onde é criada uma change request para a
criação do material.

 As aprovações dentro do sistema SAP MDG irão

ocorrer mais rapidamente, pois todos os
integrantes da aprovação trabalham na mesma
equipe o que agiliza a validação e aprovação de
todos os steps.

 Sistema de aprovação dentro do SAP MDG que

irá gerar o controle de todos os níveis de
aprovação de forma standards bem como gerar
relatórios estatísticos de forma standards dos
materiais que estão sendo criados.
Fluxo integração – Material TO BE com MDG
Proposta Central de
Cadastros
Papeis e Responsabilidades

Papeis e responsabilidades na Gestão de Cadastro

 
A Central de cadastros é a área da empresa responsável por garantir que todas as regras de negócio necessárias na
criação de um cadastro sejam aplicadas corretamente, e caso ocorra algum problema, que a área responsável pelo
dado, seja comunicada e determine a ação que deverá ser executada para que o problema seja solucionado, pois a
central de cadastros não executa validações ou determina regras de negócio, apenas garante a aplicação das regras
pré-estabelecidas pelas áreas de negócio.
Papeis e Responsabilidades

Na sequencia mostraremos um exemplo de um modelo de central de cadastro e responsabilidade de dados

para a criação de um cliente/fornecedor.

A central de cadastros deve

possuir profissionais
qualificados juntamente as
áreas de negócio para que
seja possível a validação dos
cadastros em cada um dos
níveis necessários.
Papeis e Responsabilidades

Segue abaixo um modelo de central de cadastros e responsabilidade de dados para a criação de um material.

Os modelos de central de cadastro e

responsabilidade de dados mostrados, são os
modelos que recomendamos ao Grupo SE
como sendo o ideal para a gestão de cadastros.
Estrutura Central de Cadastros
Para que seja implementada a estrutura de Central de cadastros que estamos sugerindo ao Grupo SE, devemos
levar em consideração os seguintes volumes:

Cadastro de Clientes/Fornecedores e Materiais Regionais ( Apenas Brasil )

Clientes / Fornecedores
• Volume médio de cadastros no ano = 2.200
• Quantidade média de cadastros por mês = 184
• Quantidade media de cadastros por dia = 10 (considerando 20 dias uteis no mês)
• Quantidade media de cadastros por hora = 1,5 (considerando 8 horas uteis por dia)

Materiais
• Volume médio de cadastros no ano = 3900
• Quantidade média de cadastros por mês = 325
• Quantidade media de cadastros por dia = 16 (considerando 20 dias uteis no mês)
• Quantidade media de cadastros por hora = 2 (considerando 8 horas uteis por dia)
Estrutura Central de Cadastros
Com o volume de cadastro apresentado a central de cadastros deve ser estruturada funcionar com 3 funcionários
que devem ser distribuídos da seguinte forma:

Um Funcionário deverá ser treinado para executar todas as validações de todos os níveis de aprovação na
central de cadastro para clientes e fornecedores.

Como isso deve ser realizado?

• Treinamento intensivo em cada uma das áreas

• Instruções de trabalho de cada área bem detalhada e
atualizada frequentemente.
• Dentro de cada área de aprovação, deve ser definida
todas as regras necessárias para cadastro e validação das
informações pertinentes a área, para que o processo
seja passível de uma automatização, reduzindo a carga
de trabalho que o funcionário da central de cadastro
tem ao validar o cadastro.
Estrutura Central de Cadastros
Um Funcionário deverá ser treinado para executar todas as validações de todos os níveis de aprovação na
central de cadastro para o cadastro de materiais.

Como isso deve ser realizado?

• Treinamento intensivo em cada uma das áreas

• Instruções de trabalho de cada área bem detalhada e
atualizada frequentemente.
• Dentro de cada área de aprovação, deve ser definida
todas as regras necessárias para cadastro e validação das
informações pertinentes a área, para que o processo
seja passível de uma automatização, reduzindo a carga
de trabalho que o funcionário da central de cadastro
tem ao validar o cadastro.
Estrutura Central de Cadastros
O terceiro funcionário, deve ser treinado para que atue nas validações/aprovações dos cadastros de clientes
bem como nas validações/aprovações dos cadastros de Materiais, esse funcionário será o responsável por
desafogar possíveis picos de cadastros de cliente/fornecedor ou no cadastro de materiais, bem como atuar
durante as férias dos funcionários “Titulares das Áreas” ou cobrir qualquer possível imprevisto que algum
deles possa vir a ter em determinado dia.
Estrutura Central de Cadastros

Quando o terceiro funcionário da central de cadastros não esta atuando no cadastro de clientes/fornecedores
ou no cadastro de materiais, ele esta executando os relatórios gerenciais que nos permitem medir o
desempenho/eficiência da central de cadastros, bem como executando as rotinas pré-estabelecidas que vão
executar o Data Quality dos dados cadastrados e alertar as áreas de negocio sobre possíveis problemas de
cadastro, auxiliando as áreas em importantes tomadas de decisões.

Os funcionários da Central de cadastros, devem possuir um contato de fácil acesso em cada uma das áreas de
negocio responsáveis pelas regras de cadastro/validação, para que possa ser enviado para analise os casos que
são exceção a regra, ou que necessitem de uma validação extra no procedimento a ser executado, exemplo um
cliente que esta com bloqueio jurídico e a central de cadastro recebe a solicitação da equipe de vendas para
que o bloqueio seja retirado, nessa situação, na instrução de trabalho do funcionário da central de cadastro,
deve constar o procedimento de acionamento do contato na área jurídica, para que o cadastro possa ser
avaliado pela área jurídica e a mesma determinar se o cadastro deve ou não ser desbloqueado.

Considerando que temos um processo de cadastro bem estruturado, com todos os dados possíveis
automatizados e uma central de cadastros bem treinada para efetuar a correta validação e aprovação dos
cadastros, podemos adotar os seguintes SLAs de atendimento:
Estrutura Central de Cadastros

Cadastro de Cliente e Fornecedor

Cada uma das etapas deve ter um SLA

de 1 hora para validação/aprovação.
Caso o cliente/fornecedor esteja
recebendo uma simples atualização de
uma informação especifica, o
cliente/fornecedor estará liberado
para a sincronização com o sistema
New Orca em 1 hora.
Caso esteja sendo feita uma criação de
um cliente/fornecedor o mesmo
poderá ficar disponível para
sincronização com o sistema New Orca
1 hora 1 hora 1 hora 1 hora 1 hora 1 hora em 6 horas.
• Quantidade media de cadastros por dia = 10 (considerando 20 dias uteis no mês)
• Quantidade media de cadastros por hora = 1,5 (considerando 8 horas uteis por dia)
Estrutura Central de Cadastros

Cada uma das etapas deve ter um SLA de 1 hora

para validação/aprovação.
Caso o Material esteja recebendo uma simples
atualização de uma informação especifica,
material estará liberado para uso em 1 hora.
Caso esteja sendo feita uma criação de um
novo material o mesmo poderá ficar disponível
para utilização em 3 horas.

1 hora 1 hora 1 hora

• Quantidade media de cadastros por dia = 16 (considerando 20 dias uteis no mês)

• Quantidade media de cadastros por hora = 2 (considerando 8 horas uteis por dia)
Papeis e Responsabilidades

Na formação da equipe, sugerimos o modelo T-SHAPED, em referência ao modelo AGILE, formação de equipe
multidisciplinar de profissionais (time) indicados para o trabalho é mais eficiente do que um grupo de trabalho.
Papeis e Responsabilidades

No formato T-SHAPE, cada profissional tem sua especialidade mas atuação de maneira global genérica em prol
do time.

Modelo de trabalho colaborativo T-SHAPE.

Obrigado