Ciclos Operacionais dos Testes de Auditoria

CICLOS OPERACIONAIS DOS TESTES DE AUDITORIA

De acordo com a definio do Dicionrio da Lngua Portuguesa ( Priberam, www.priberam.pt), Ciclo: uma srie de factos que se sucedem, determinados pelas mesmas causas ou influncias. Ainda na mesma fonte, defini-se economicamente Ciclo como: conjunto de flutuaes regulares de grande amplitude que ocorrem ao longo de um determinado nmero de anos e que se caracterizam por uma fase de expanso econmica seguida de uma fase de recesso. Em uma empresa industrial, Ciclo Operacional definido como o tempo transcorrido entre o incio da produo e o recebimento de caixa dos clientes provenientes da venda do produto industrializado. J em Auditoria, podemos defini-lo como o percurso que se inicia na primeira fase do processo, que o planejamento, at o trmino, na ltima fase, que o parecer do auditor.

Determinao dos Ciclos Operacionais Para a preparao da proposta de prestao de servios profissionais de auditoria independente, torna-se necessrio o conhecimento prvio, superficial, das principais atividades da empresa a ser auditada, a fim de se mensurar honorrios relativos a tal servio. necessrio o conhecimento detalhado do nvel de controles internos e do sistema de informaes mantidos pela empresa, objetivando avaliar e definir os procedimentos de auditoria que sero aplicveis em cada rea. Isso porque quanto melhores forem os controles internos, menores sero os testes de auditoria. Dessa forma, para avaliao da qualidade dos controles internos mantidos por uma empresa, torna-se necessria a identificao de cada um dos ciclos, fluxos, operacionais de sua atividade. Depois de identificado cada ciclo operacional, torna-se necessrio classifica-los quanto a sua importncia, influncia e riscos na atividade global da empresa, objetivando considera-los nos exames e procedimentos de auditoria, no mesmo grau de importncia que representem. Dessa forma, daremos mais importncia aos ciclos de maiores influncias no resultado da atividade da empresa. Cada empresa, em funo de seus objetivos operacionais especficos, ramo de atividade, manter nveis de controle interno em seus ciclos operacionais, distintos de outros ramos de atividade. Ou seja, haver dependncia, exclusivamente, em funo do negcio, volume e riscos envolvidos durante a desenvoltura das atividades operacionais da empresa. Para Determinao da avaliao de controles internos mantidos sobre cada ciclo operacional, definindo-se os procedimentos de auditoria a serem aplicados, haver a identificao dos ciclos que maiores conseqncias traro nas demonstraes financeiras a serem auditadas. Naturalmente, haver inmeras transaes e atividades operacionais distintas dentro de uma empresa e, evidentemente, cada uma delas trar o reflexo de seus registros nas demonstraes financeiras. Sendo Assim, a cada tipo de transao, o auditor definir o volume e o grau de exames a serem praticados a fim de comprovar a

veracidade de cada registro efetuado. Normalmente estes exames so realizados em maior volume nas contas quem envolvem o resultado da empresa. Na identificao dos ciclos operacionais de uma empresa, o enfoque a ser dado ir variar de acordo com os riscos envolvidos. Operaes praticadas de forma contnua e freqente ao longo de todo o exerccio em exame, refletindo um representativo volume quantitativo de transaes, recebero detalhes de exames diferenciados daquelas ocorrncias ocasionais, que ocorreram esporadicamente ao longo do exerccio. H de se consideram, tambm, os reflexos de volume que cada ciclo operacional, freqente ou no, causa sobre as demonstraes financeiras objeto dos exames de auditoria. Aps identificados os ciclos operacionais de interesse, que tenham representatividade quanto ao volume de transaes e quanto aos reflexos nas demonstraes financeiras, o auditor ir definir e orientar os seus trabalhos de forma a avaliar o grau de controles internos mantidos pela empresa, dirigindo os seus trabalhos de forma ordenada, verificando e aplicando os seus testes em cada um dos ciclos individualmente. Depois de avaliar os ciclos importantes em uma empresa, o auditor ter definido o grau de confiana que poder depositar em relao aos saldos contbeis, reflexos dos registros de cada transao, definindo os procedimentos de auditoria a serem aplicados sobre os saldos, em maior ou menor extenso. De maneira geral, as empresas desenvolvem atividades bsicas nas seguintes reas: compras; vendas, pessoal; custos ? produo.

Os ciclos operacionais identificados em uma empresa so desenvolvidos de maneira conjunta, inter-relacionado-se com funes paralelas necessrias para a manuteno de controles internos sobre cada atividade. Agrupando as atividades operacionais correlatas aos principais ciclos operacionais de uma empresa, temos: compras, contas a pagar, pagamentos; vendas, contas a receber, recebimentos; pessoal e folha de pagamentos; custos, estoques, mercadorias ou servios vendidos; etc.

Dessa forma, o auditor deve agregar todas as funes que completam um ciclo operacional e, ao final, agrupar os ciclos operacionais de uma forma que representem toda a atividade da empresa. Documentao dos Ciclos Na avaliao dos controles internos atravs da aplicao dos testes de auditoria sobre os principais ciclos operacionais de uma empresa, o auditor dever desenvolver um mtodo de trabalho que lhe proporcione obter o conhecimento necessrio sobre o grau dos controles existentes sobre o ciclo determinado, atingindo os objetivos necessrios

para tal em tempo compatvel com essa necessidade. A metodologia a ser aplicada no desenvolvimento deste trabalho deve considerar fatores como seu tempo de execuo, a segurana nas informaes obtidas, a meta e o objetivo claramente definidos. Estas observaes devem ser feitas, pois, o tempo desperdiado no trabalho de auditoria tem relao direta contrria ao nvel de lucratividade de um trabalho. Ou seja, quanto mais tempo for gasto na desenvoltura dos trabalhos, maior ser o desembolso, gasto, da empresa. Sendo assim, para a execuo dos testes de auditoria nos procedimentos operacionais de uma empresa, torna-se necessrio: determinar o ciclo operacional; documentar, registrar, esse ciclo; avaliar criticamente os procedimentos; aplicar os testes de aderncia.

O auditor deve determinar a forma pela qual ele ir trabalhar no sentido de manter documentado o seu trabalho de anlise dos ciclos operacionais. Para isso, ele ir definir os papis de trabalho a serem utilizados para estes registros, nos quais sero pormenorizados os procedimentos de influncia contbil e reflexos de controles internos em vigor no ciclo sob exame. Uma fase inicial deste processo est em documentar o conhecimento prvio necessrio sobre os aspectos administrativos e sobre a influncia nos saldos contbeis do ciclo operacional em exame. Este conhecimento fundamental para se iniciar a conduo dos trabalhos de auditoria a serem praticados e para se definir como os testes sero desenvolvidos. A forma de obter os conhecimentos bsicos sobre o ciclo operacional ir variar em cada circunstncia real. Podero existir normas pormenorizadas na empresa, onde o conhecimento ser obtido atravs da leitura dos manuais, como tambm poder haver caso em que necessitar que se efetuem entrevistas com os responsveis pela rea/ciclo examinados. de suma importncia que, no registro do conhecimento do ciclo, sejam considerados todos os efeitos que possam vir a afetar o registro das transaes, com reflexos nos saldos contbeis e evidncias quanto ao controle interno praticado. As formas de se efetuar o registro dos ciclos, desde que sejam claras, completas e objetivas, podem ser: - forma descritiva; e - fluxograma. H necessidade de se evidenciar os documentos utilizados, a forma de arquivo, os relatrios produzidos e os nveis e cargos das pessoas que assumam tarefas de execuo, conferncia e aprovao, identificando responsabilidades. Aps certificar que todos os passos da atividade operacional testada se encontram fielmente registrados, documentados, o auditor exerce uma avaliao crtica dos procedimentos descritivos, verificando estarem sendo observados parmetros bsicos de controles internos necessrios de serem aplicados na atividade. Para estas atribuies se faz necessria uma formao profissional adequada, a qual requer conhecimento de controles internos necessrios em cada ciclo operacional e experincia desenvolvida em outras empresas.

Aps aplicados os questionrios padronizados de auditoria e verificao ou avaliao dos controles internos, aliados obsero crtica, comparativa e tcnica da pessoa do auditor, transparece, no ciclo documental, a existncia, ou no, dos controles internos, auxiliando o conhecimento sobre a atividade e exame, podendo ser ento definidos os procedimentos bsicos de auditoria a serem praticados nos saldos contbeis que refletem as operaes do ciclo. Aplicao dos Testes Aps a determinao, documentao e avaliao crtica efetuada sobre o ciclo operacional de uma empresa, torna-se necessria a verificao documental, denominados de testes de aderncia, a fim de se certificar de que os procedimentos descritos esto efetivamente sendo aplicados pela empresa. Identificados os pontos fracos do fluxo operacional de um sistema, h condio de dirigir os testes de aderncia a estes, preparando programas de auditoria onde tais aspectos sero verificados. Abrangncia dos ciclos: CICLO Receitas ABRANGNCIA Vendas, dedues de vendas, custos das mercadorias vendidas, contas a receber, caixa e bancos, desconto sobre vendas, notas de crdito. Despesas com pessoal, custos administrativos, custos de produo, despesas de encargos sociais, salrios e obrigaes sociais a pagar, a recolher, caixa e bancos. Estoque de produo de material de papelaria e almoxarifado, imobilizado, investimentos, diferido, realizvel, servios de advogado, de consultoria, de limpeza, de comunicao, de transporte, de alimentao, de promoo comercial, de ocupao, outros servios e despesas gerais. Contas de acumulao dos custos de matria-prima, de mo-de-obra e de gastos indiretos de produo, estoques, e custos das mercadorias vendidas.

Folha de Pagamento

Compras e desembolsos

Ciclo de Produo

Aplicao e Escopo dos Testes Na primeira auditoria, os testes detalhados devem ser aplicados para os principais fluxos, abrangendo o universo de operaes da empresa. Nas auditorias subseqentes, medida que se adquire confiana nos controles internos, os testes podero: ser aplicados em base rotativa;

incluir operaes de um nico ms para vrios fluxos; ser aplicados em menor extenso; ser dirigidos; ter nfase diferente em funo de alteraes nos fluxos.

Em qualquer circunstncia, o programa de verificao dever ser previamente definido, mesmo sendo com mais ou menos testes. Formulrios e programas Sero revisadas as utilidades dos formulrios existentes em cada empresa. Reviso dos formulrios de: vendas; compras; pessoal; custos; etc. Exemplo de Testes das Receitas 1 ? Abrangncia dos testes 1.1 Quais Receitas: venda de produtos; vendas de ativos permanentes e outros itens; juros; notas de dbitos emitidas; receitas eventuais; recuperao de despesas. 1.2 Testes especficos para outras receitas (no decorrentes de vendas): explicao da natureza e da razoabilidade de saldos das contas; seleo com base na operao geradora e no atravs de vouching de razo; acompanhamento do processo gerador; conferncia dos saldos; correta classificao como tal. 1.3 Em atividade cujo volume no seja significativo, conjugar com exames nas reas, como, por exemplo, baixas no permanente com ganhos ou perdas de capital. 2 ? Vendas de Produtos 2.1 Principais documentos e evidncias: pedido de compras/vendas: formulrios de comprador e vendedor; documento/carimbo da verificao de crdito; documento/carimbo da verificao de estoques; nota fiscal; fatura; duplicatas; canhoto de entrega, romaneio, nota de frete, conhecimento de embarque; nota de crdito; nota de dbito; comprovante de devolues; aviso bancrio: de locao da duplicata e de pagamento; autorizao de baixa de duplicata incobrvel.

2.3 Funes no ciclo de receitas: processamento inicial dos pedidos; concesso de crdito; faturamento; expedio; contabilizao da venda; processamento da cobrana e do recebimento; processamento e registro das devolues, abatimentos, ou acrscimos de preo por atraso no pagamento ou reajuste contratual; baixa de incobrveis; Avaliao de risco e reforo de proviso para crditos duvidosos. 2.3 Principais controles internos: pedidos aprovados; extratos fornecidos a clientes; evidncia de anlise de crdito; preos e condies conforme tabela aprovada; documentos e embarques controlados; conferncia interna do faturamento/embarque com o pedido; conferncia aritmtica; segregao de funes entre aprovao de crdito, faturamento e embarque e controle de recebimentos; devolues e abatimentos aprovados; incobrveis baixados s com aprovao. 2.4 Auditoria do cicio de receitas: Elaborao do "Sumario de Volumes" contendo: preo mdio de venda, praticado no ano, dos principais produtos; principais produtos e valor mdio faturado por ms; principais clientes e valor mdio faturado por ms; quantidade vendida (media mensal) dos principais produtos; quantidade de pedidos de vendas emitidos (media mensal); total de pedidos de vendas emitidos; quantidade de notas fiscais emitidas; quantidade de faturas emitidas; quantidade de duplicatas emitidas; prazo mdio de recebimento e de faturamento; giro das duplicatas a receber. Descrio do sistema de controle interno, abordando as seguintes caractersticas: principais documentos emitidos e recebidos; registros dos documentos; arquivos; conferencias e aprovaes; polticas de vendas e aprovaes de crditos; comisses sobre vendas; polticas de descontos; procedimentos de devolues/notas de credito; vendas vista e de sucatas; relatrios gerenciais. Aplicao dos testes detalhados: revisar as contas do razo para detectar a existncia de itens anormais nas contas a receber, nos lanamentos de. vendas e crditos e nos livros fiscais; investigar os itens anormais observados;

comparar os pedidos de vendas, ou similares, com as notas fiscais, faturas e duplicatas; verificar autorizao para venda; . testar aprovao de credito ao cliente, por elemento responsvel e designado; testar a exatido aritmtica dos pedidos de vendas, notas fiscais, faturas e duplicatas; confrontar preos faturados com tabela de preos aprovada; verificar autorizao para descontos financeiros e comerciais e se os mesmos obedecem poltica estabelecida pela empresa; examinar o pedido de compra; confrontar preos, quantidades e condies de compra no pedido com a nota fiscal; examinar nota de entrada e registro de entrada da mercadoria, confrontandoa com a nota fiscal; verificar lanamento no controle de estoques e apurao do novo custo mdio; xiste evidencia, no corpo da nota, do lanamento nos registros fiscais e conferencia na entrada da mercadoria?; verificar a incluso nestes registros; conferir clculos - preo, impostos; verificar se os documentos esto em nome da Cia. e de acordo com a natureza de. suas operaes; verificar a contabilizao das contas originais; verificar se os comprovantes anexos ao processo de pagamento so suficientes; verificar se a documentao cancelada para evitar reapresentaes; verificar se existe evidencia quanto preparao, conferencia e aprovao para pagamento; examinar a incluso do cheque no livro caixa - pagamentos; verificar se foi dado o melhor tratamento no caso do aproveitamento de descontos de caixa. Devolues verificar as causas e sua aprovao; examinar a nota fiscal de devoluo; verificar os lanamentos contbeis, fiscais e de kardex1.
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