Aula 3: Tipologia de auditoria de processos

Apresentação

Nesta aula, serão apresentados os principais tipos de auditorias (interna e externa), as fases da auditoria, suas
características, além das vantagens e desvantagens de cada modelo e as ferramentas que podem ser usadas para a
auditoria. Você compreenderá como usar adequadamente cada ferramenta.

Objetivos

 Definir os modelos de Auditoria (interna e externa) e as vantagens e desvantagens de cada modelo;

 Descrever as fases da auditoria e suas características;
 Discutir as ferramentas que podem ser usadas para a auditoria.

Auditoria interna
De acordo com Dias (2005), a auditoria interna consiste em “atividade independente e objetiva de garantia e
consultoria, concebida para adicionar valor e melhorar as operações de uma organização”.

A auditoria interna é desempenhada por um departamento independente da organização, vinculado diretamente à

alta direção da empresa ou instituição. Caberá a este departamento realizar as verificações necessárias para os
processos organizacionais. Isto inclui avaliar sistemas e procedimentos para mitigar as possibilidades de fraudes, erros
ou práticas que provoquem desperdícios.

De acordo com Dias (2015), a principal função da auditoria interna é a avaliação independente dos processos
organizacionais.

Para cumprir estes objetivos, os seguintes aspectos devem ser considerados:

 Atingimento de todos os objetivos existentes nesses processos;

 Suporte dos riscos inerentes, caso esses riscos não sejam atingidos;
 Eficiência dos controles adotados que deveria garantir e assegurar a eficácia das operações desenvolvidas;
 • Identificação das ações corretivas necessárias à manutenção ou melhoria da rentabilidade da empresa.

O auditor interno, portanto, é um empregado da empresa, incluído no organograma funcional. Faz parte do trabalho
do auditor interno analisar riscos e controles dos processos organizacionais, avaliar se os processos estão em
conformidade com padrões previamente definidos e apontar ações de melhorias.

O auditor externo

A grande vantagem da contratação de um auditor externo ou de uma empresa de auditoria é

justamente o aumento da independência atividade de auditoria.

Também é recomendável a contratação de uma auditoria externa nas seguintes situações:

 Quando a empresa não tiver condições de manter em sua estrutura uma área de auditoria interna de forma
permanente;
 Quando a empresa considerar que não precisa de uma área de auditoria dentro da estrutura, mas necessita
avaliar seus processos organizacionais de forma pontual.

Na hipótese de contratação de um auditor externo ou de empresa de auditoria, será importante estabelecer as

seguintes condições:
  Definição dos projetos em que o auditor irá atuar e o total de horas de trabalho, que serão alocadas em cada
projeto;
 O total de profissionais que serão alocados (staff técnico);
 O formato da avaliação e do relatório final da auditoria.

Atenção

A remuneração do auditor externo é calculada em horas de consultoria. Se o auditor for autônomo, isto poderá
garantir uma boa remuneração para o profissional.

Modalidades de auditoria
Os auditores (internos e externos) podem desempenhar diferentes modalidades de auditoria. Naturalmente, estas
diferentes possibilidades exigirão perfis profissionais e capacitação também distintos.

Conheça algumas das modalidades de auditoria:

Auditoria contábil Comitê de Procedimentos Auditoria tributária Auditoria operacional

contábeis (CPC)
Auditoria de gestão Auditoria de Tecnologia da Auditoria de balanço
Informação

Fases da Auditoria
De acordo com Dias (2015), a auditoria de processos pode ser esquematizada em quatro fases:

Detalhamento das fases da auditoria de processos

1 - Planejamento da auditoria
Fase em que são definidos todos os parâmetros e objetivos acordados com a alta administração para o processo
de auditoria. Deve ser fruto da reunião de definição de objetivos. Todos as informações necessárias para a
compreensão da metodologia de trabalho empregada devem ser dadas nesta reunião, bem como o perfil da
equipe a ser alocada no projeto e os prazos envolvidos.
Os acordos estabelecidos nesta reunião inicial devem ser registrados em uma ata ou termo de abertura de
projeto.
Aconselha-se também que sejam definidos na reunião de planejamento os padrões dos seguintes documentos de
auditoria:
• Possíveis geradores de melhorias:
Documentação dos fatos ou aspectos que possam gerar melhoria no processo.
• Aspectos para auditorias futuras:
Documento que visa registrar fatos que possam ser objeto de auditoria futura, uma vez que não façam parte do
escopo da auditoria realizada naquele momento.
• Ata da reunião de definição dos objetivos de trabalho:
 Documento que registra a reunião inicial entre o auditor e a área auditada, com estabelecimento de objetivos,
compromissos das partes e resultados esperados.
O projeto de planejamento da auditoria deve conter os seguintes elementos:
• Objetivo da auditoria:
Acordo entre a auditoria e a alta gestão sobre os motivos da auditoria.
• Objetivos do processo a ser auditado:
Especificação dos objetivos do processo objeto de auditoria junto à administração e à gerência do processo. Isto
inclui a enunciação dos riscos, declarados pelos donos do processo.
• Escopo do trabalho:
Ações incluídas nas auditorias e relacionadas ao seu objetivo. Inclui a declaração das expectativas quanto ao
trabalho.
• Metodologia de trabalho:
Especificação, por parte da auditoria, dos testes que serão realizados, do tipo de amostragem que será feita, das
técnicas empregadas e da forma de abordagem para levantamento dos dados e informações.
• Estimativa de término da auditoria:
Declaração do prazo em que será realizada a auditoria, considerando todo o tempo (em horas) necessário para a
realização do trabalho.
• Dimensionamento das principais operações do processo:
Especificação do volume de documentos que serão analisados e que foram considerados na especificação do
tempo necessário ao projeto.
• Equipe de Auditoria:
Documentação que enuncia todos os profissionais que trabalharão na auditoria e quais são as responsabilidades
de cada membro da equipe.

2 - Avaliação dos controles internos

Segundo Dias (2015), a avaliação dos controles internos é feita em três etapas. Veja cada uma delas:

1) Levantamento dos processos

Nesta etapa, o auditor deve documentar como o processo é executado, identificar os objetivos de cada processo e
registrar quais são os controles utilizados para aferir a eficácia do processo. O auditor deve validar todos o registro do
fluxo do processo e os controles utilizados com os usuários do processo e o gestor ou responsável pela área auditada.
É muito importante avaliar quais são os riscos inerentes aos processos.
O risco corresponde à possibilidade de ocorrência de falha no processo decorrente de erro humano, por defeitos de
sistemas e máquinas, ou ainda, por interveniência externa, causando acidentes, atrasos ou paralisações.
2) Análise dos controles internos
Nesta etapa, o auditor avaliará se os controles de processos documentados são congruentes com os riscos
identificados. O auditor deverá verificar se os controles usados são capazes de prevenir os riscos associados aos
processos, evitando possíveis prejuízos, acidentes ou paralisações.
Também cabe ao auditor inferir se estes controles possibilitam a formação de uma base de dados ou informações
que possibilitem a melhoria do processo.
Caso conclua que existem problemas nos controles do processo ou no fluxo do processo, o auditor deve identificar as
causas e apontar possíveis melhorias.
É importante ainda que o auditor inclua nos apontamentos desta análise os fatos que corroboraram para sua análise.
Por fim, recomenda-se que a análise aponte os aspectos de melhoria da qualidade e eficiência, que podem ser
agregados ao processo, possibilitando ganhos para a organização.
3) Verificação das conformidades do processo
Nesta etapa, o auditor irá analisar in loco, ou seja, onde os processos são executados, se esta execução ocorre de
acordo com a documentação do processo. O auditor poderá incluir aspectos adicionais de melhorias. A etapa anterior
avaliou apenas a documentação e controles.
Na etapa seguinte será feita a avaliação da execução, verificando se a mesma ocorre de acordo com o fluxo ou se há
inconformidades em sua operação. Neste momento, o auditor poderá testar se as melhorias sugeridas na análise
anterior são factíveis ou não.
3 - Emissão do programa de trabalho e suporte dos testes feitos nos papéis de
trabalho.
Na definição do programa de trabalho, são descritos os tipos de testes que foram efetuados pelo auditor informando
objetivos, abrangência e resultados. Esta é uma etapa que inclui também os papéis de trabalho, documentos que
suportam as conclusões do auditor. Eles são a garantia de integridade, exatidão e qualidade dos procedimentos
efetuados na auditoria.

4 - Emissão de relatório final e reporte a alta gestão dos resultados

A elaboração do relatório final deve ser realizada em três níveis diferentes, de acordo com Dias (2015).

a) Relatório de término do trabalho de campo.

Este é um relatório que detalha o trabalho de campo. Deve conter a especificação do processo auditado, o objetivo,
escopo e abrangência da auditoria, a metodologia de trabalho empregada, os pontos de controle identificados e as
ações corretivas sugeridas. Este é um documento que deve ser emitido ao término do trabalho de campo para ser
discutido com a área auditada.

b) Relatório detalhado
Relatório que deve ser emitido após o trabalho de campo e entregue à alta direção da empresa. Além dos aspectos
incluídos no relatório de término do trabalho, serão incluídos uma conclusão resumida da situação atual dos
controles realizados no processo e os gráficos de causa e efeito, além de outras ferramentas utilizadas na análise do
processo.

c) Sumário executivo
Relatório emitido após a apresentação final do trabalho, que conterá os eventuais ajustes solicitados pelo
demandante do trabalho (detalhes que eventualmente queiram que faça parte do relatório). Além dos itens já
incluídos no relatório detalhado, será acrescentado um resumo dos riscos e consequências dos pontos de controle
identificados além das discussões realizadas na apresentação do trabalho. O relatório deverá ser encaminhado para a
alta gestão da empresa e para as diretorias envolvidas.

Ferramentas da auditoria de processos

A fim de proceder a análise dos processos, o auditor pode se valer dos seguintes instrumentos:

a) Fluxograma
O fluxograma é uma representação visual de processos ou atividades, com símbolos predeterminados para
representar ações, responsáveis, direção das interações etc.

As principais vantagens da utilização de fluxogramas são:

 Visão de conjunto e integrada do processo.

 Visualização de detalhes críticos do processo.
 Identificação do fluxo do processo e das interações entre os subprocessos.
 Identificação dos pontos de controle potenciais.
 Identificação das inconsistências e pontos frágeis.

Para que a compreensão dos fluxogramas organizacionais seja facilitada, é necessário que os símbolos sejam
padronizados e sua utilização seja predefinida. O livro O processo nosso de cada dia (MARANHÃO & MACIEIRA, 2010)
apresenta os seguintes símbolos para fluxogramas:
Os fluxogramas podem ser verticais ou horizontais.

Fluxograma vertical

Modelo desenvolvido pelo Instituto Nacional Americano de Padronização. Por isto, é também conhecido como padrão
ANSI. Embora seja o mais antigo, continua sendo bastante utilizado.

Fluxograma horizontal

Modelo conhecido como funcional ou modelo Swinlane, uma vez que este modelo é usado para representar os papéis
desempenhados (funções) pelos diferentes atores (clientes internos ou externos e fornecedores) que interagem com
os processos que estão sendo representados.

b) Diagrama de Ishikawa ou Diagrama de Causa e Efeito

Esta ferramenta tem por objetivo organizar o raciocínio e a discussão sobre as causas de um problema.
Originalmente, a ferramenta foi concebida em torno de quatro causas principais: mão de obra, máquinas, métodos e
materiais, também denominado de diagrama 4M.
As pessoas encarregadas de estudar o problema listam, a seguir, cada uma das quatro categorias relacionadas às
causas, perguntando-se porque eles acontecem. Desta forma, desdobram-se os problemas até encontrar as causas
originais. Naturalmente, a esquematização com as quatro categorias serve muito bem para um ambiente fabril.
Para outros casos, o diagrama pode ser adaptado criando outras categorias ou critérios de organização. Vejam os
exemplos dos dois modelos.
DIAGRAMA DE ISHIKAWA TRADICIONAL

DIAGRAMA DE ISHIKAWA COM CRITÉRIOS ADAPTADOS

Atividade
1- Julgue a afirmativa a seguir indicando se está certa ou errada. Justifique.

2- Julgue a afirmativa a seguir indicando se está certa ou errada. Justifique.

 A

3- Julgue as afirmativas a seguir indicando se está certa ou errada. Justifique.