Mapeamento de Implantaçã o

Empresa: Golden Meat - Responsável Thiago

Responsáveis pela implantação – Rafael Panisset (Álamo), Keity Paula (MXM)

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1. Inicio do Projeto

O projeto teve inicio no dia 02/01/09 apenas com o s módulos Financeiros que são eles: Contas a Pagar, Contas a receber Tesouraria e
contabilidade.

Os responsáveis por cada módulo são como segue: Contas a Pagar – Junior, Contas a Receber – Juliana, Tesouraria – Edgar, Contabilidade –
Álamo. Foi indicada pela Golden Meat a Tharcyana para fazer o trabalho de apoio aos usuários e report. de dúvidas e demais problemas para a
equipe responsável pela implantação.

1.1. Treinamentos

Para este início foi feito treinamentos em loco para todos os usuários iniciando com o consultor Marcelo Peixoto e mais tarde sendo finalizado
pela consultora Keity de Paula. Ao iniciar o projeto também foi feito um treinamento maior com a usuária Tharcyana, para o apoio aos demais.

2. Andamento do Projeto

Abaixo seguem as descrições do que esta sendo feito por módulo:

Contas a Pagar – Este módulo esta sendo utilizado neste momento para lançamentos das notas fiscais de compra já realizadas. Este
lançamento esta sendo ministrado pelo usuário Junior, nele também esta sendo feito todo cadastro de fornecedores e parametrização
contábil.

Contas a Receber – Este módulo esta sendo utilizado neste momento para input dos títulos a receber, que são lançados logo após a emissão
das notas fiscais no sistema antigo. Ele esta sendo ministrada pela usuária Juliana também com o auxilio da Tharcyana.

Tesouraria - Este módulo esta sendo para procedimentos de pagamentos e recebimentos de títulos que são inseridos no contas a pagar e
receber, é neste módulo também que será feita a analise de fluxo de caixa e demais lançamentos financeiros, como tarifas, juros, e
empréstimos.

Contabilidade – Analise e ajustes por conta da Álamo

3. Problemas encontrados

De todos os problemas encontrados, citamos um que vale em especial para todos os módulos, apesar da grande boa vontade e
comprometimento dos usuários faltam a eles um procedimento interno de trabalho, o que dificulta bastante na hora de realizar as tarefas.

3.1 – Contas a Pagar

Diversos fornecedores não cadastrados

Fornecedores cadastrados, porem sem a devida parametrização contábil

Diversas notas sem input no sistema – MXM

3.2 – Contas a Receber

Diversos clientes não cadastrados

Clientes cadastrados, porem sem a devida parametrização contábil

Elaborado – Keity de Paula Pá gina 1

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Todos os títulos originados da emissão de notas de Janeiro, fora do sistema

Ausência de notas fiscais de comissão referente aos títulos do contas a receber

Notas de Devoluções sem o devido lançamento, eliminando assim o titulo a receber

3.3 - Tesouraria

Nenhuma tarifa apresentada no extrato lançada

Contas como luz, telefone, internet, serviços fora do sistema

Títulos pagos, porém sem a baixa no MXM

Transferências efetuadas, e não figurada no MXM

Contas Correntes não cadastrados Ex: Safra, Bradesco

3.4 – Contabilidade

Títulos lançados no contas a pagar e contas a receber referente à Dezembro, mas com lançamentos que foram solicitados dar entrada não
contábil, foram contabilizados, gerando assim um retrabalho de exclusão

Observações gerais

Alguns usuários não lembravam suas senhas, seria muito importante um novo trabalho de mapeamento das funções, liberando alguns acessos
que verifiquei ter necessidade e refazendo as senhas de cada um.

Não se esquecendo de criar um acesso para a nova usuária Regina que será responsável pelo faturamento

4. Sugestões por módulos

Abaixo mostramos um indicativo apurado de pontos críticos por módulo, percebido nas visitas efetuadas e conversas informal com os usuários
e algumas sugestão de melhorias que podemos ter utilizando o sistema em questão

4.1 – Contas a Pagar

CONTAS A PAGAR
BENEFÍCIOS ALCANÇADOS
PONTOS DE ATENÇÃO SUGESTÃO DE MELHORIA

1. Manter uma padronização para 1. A equipe de O&M estará criando um 1. Seguindo uma padronização o trabalho
realização do trabalho. método de organização e padrão de terá uma produtividade muito maior,
trabalho para ser seguido. diminuindo o tempo com tarefas
desnecessárias.
2. Cadastro de Fornecedores e a
parametrização do mesmo. 2. Ao chegar uma nota fiscal e sendo 2. Uma vez este Fornecedor cadastrado e
identificado ser um novo fornecedor, parametrizado da maneira correta, evita
3. Input das notas no sistema aconselhamos que de imediato fosse um retrabalho e uma analise contábil mais
inserido no sistema e parametrizado de rápida por parte da Álamo
acordo com as instruções da Álamo.
3. Com o lançamento da nota fiscal em
tempo, teremos assim um fluxo de caixa
3. Sugerimos fazer o lançamento assim com os valores sempre atualizados e
que a nota fiscal chegar, evitando assim previsões corretas do que realmente
o esquecimento ou até mesmo atraso precisa ser pago.
dos pagamentos.
Obs.: Todo este trabalho de input das notas
fiscais futuramente será automatizado com
a entrada do módulo de compras previsto
para o mês de ABRIL.

Elaborado – Keity de Paula Pá gina 2

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4.2 – Contas a receber

Contas a Receber
SUGESTÃO BENEFÍCIOS ALCANÇADOS
PONTOS DE ATENÇÃO
DE MELHORIA

1. Manter uma padronização para realização 1. A equipe de O&M estará criando um 1. Seguindo uma padronização o trabalho
do trabalho método de organização e padrão de terá uma produtividade muito maior,
trabalho para ser seguido. diminuindo o tempo com tarefas
desnecessárias

2. Input dos títulos a receber
3. Geração de boletos pelo site dos bancos
2. Para melhoria deste item enquanto não 2. Para este caso teremos como melhoria
temos o faturamento integrado, sugiro um fluxo de caixa mais exato, apontando
que o lançamento das notas seja diário o valor a receber diariamente, facilitando
utilizando para isso a ajuda da assim as tomadas de decisões
Tharcyana
3. Para este caso é preciso à implantação 3. Ganho de tempo, para os demais
imediata do módulo cobrança escritural trabalhos

4.3 – Tesouraria

Tesouraria
BENEFÍCIOS ALCANÇADOS
PONTOS DE ATENÇÃO SUGESTÃO DE MELHORIA

1. Baixa dos títulos 1. É de suma importância que diariamente

seja feita a baixa dos títulos

2. Lançamentos das contas acessórias
2. Sugerimos que estas contas acessórias O maior benefício encontrado nas tarefas de
sejam enviadas ao setor de contas a tesouraria é a agilidade que o usuário terá
pagar para concentrar o lançamento em em apurar os resultados financeiros
apenas um lugar, evitando assim a falta
de informações no sistema

5. Próximas etapas

Estamos entrando no prazo da nova fase de implantação que seria para os módulos de PCP, Estoque, Faturamento. Para isso solicito atenção
ao cronograma que será disponibilizado, é de suma importância que cada envolvido se comprometa com as datas sugeridas, para não termos
atraso e assim não perdermos mais tempo com a implantação

Para quaisquer esclarecimentos nos encontramos a disposição

Elaborado – Keity de Paula Pá gina 3

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Elaborado – Keity de Paula Pá gina 4