Os mtodos de arquivamentos podem ser diretos ou indiretos, ou ainda semi-indireto.

O importante que a escolha seja planejada e aplicada de forma correta. Pode ser utilizado mais de um mtodo simultaneamente, porm necessrio que haja uma correta classificao da massa documental para que outras pessoas possam compreender o mtodo escolhido.

MTODO ALFABTICO
O mtodo alfabtico que veremos nesta aula o mais utilizado tanto por empresas pblicas quanto privadas. Dificilmente as pessoas observam as regras de alfabetao. Vamos conhec-las e aplic-las. Isto vai ajudar muito na organizao do arquivo. o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o NOME. um mtodo direto, porque a pesquisa feita diretamente, no sendo necessrio se recorrer a um ndice auxiliar para localizar qualquer documento. Nesse mtodo, as fichas ou pastas so dispostas na ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para a alfabetao, atravs de guias divisrias, com as respectivas letras (Paes, 2005, p. 62). Desvantagens desse mtodo: os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento alfabtico, quando o volume de documentos muito grande, devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes.

1. Arquivamento de nomes
De acordo com Paes (2005), o arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetao, apresentadas a seguir: 1.1. Pela 1 letra do ltimo sobrenome: Joo Barbosa; Pedro lvares Cabral; Paulo Santos a) Barbosa, Joo b) Cabral, Pedro lvares c) Santos, Paulo 1.2. Para sobrenomes iguais: a) Teixeira, Anbal b) Teixeira, Marlia c) Teixeira, Paulo d) Teixeira, Vitor 1.3. Para nomes compostos: Camilo Castelo Branco; Paulo Monte Verde; Heitor Villa Lobos. a) Castelo Branco, Camilo b) Monte Verde, Paulo c) Villa Lobos, Heitor

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1.4. Para sobrenomes abreviados: J. Vieira; Jonas Vieira; Jos Vieira a) Vieira, J. b) Vieira, Jonas c) Vieira, Jos 1.5. Para nomes com artigos e preposies: Pedro de Almeida, Ricardo d'Andrade; Lcia da Cmara; Arnaldo do Couto. a) Almeida, Pedro de b) Andrade, Ricardo de c) Cmara, Lcia da d) Couto, Arnaldo do 1.6. Para sobrenomes com grau de parentesco: Antonio Almeida Filho; Paulo Ribeiro Jnior; Joaquim Vasconcelos Sobrinho. a) Almeida Filho, Antonio b) Ribeiro Jnior, Paulo c) Vasconcelos Sobrinho, Joaquim 1.7. Para pessoas da mesma famlia: Jorge de Abreu Sobrinho; Jorge de Abreu Filho; Jorge de Abreu Neto. a) Filho, Jorge de Abreu b) Neto, Jorge de Abreu c) Sobrinho, Jorge de Abreu 1.8. Para nomes estrangeiros: Georges Aubert; Winston Churchill; Paul Muller; Jorge Schmidt. a) Aubert, Georges b) Churchill, Winston c) Mueller, Paul d) Schmidt, Jorge 1.9. Para nomes estrangeiros (espanhol) com o nome da me: Jos de Oviedo Y Bnos; Francisco de Pina de Mello; Antonio de Los Rios. a) Oviedo Y Bnos, Jos de b) Pina de Mello, Francisco de c) Rios, Antonio de Los. 1.10. Para nomes Orientais Japoneses e rabes: a) Al Ben Hur (permanece) b) Ly Youtohn (permanece) 1.11. Para nomes estrangeiros com preposio: Giulio Di Capri; Esteban De Penedo; Charles Du Pont; John Mac Adam a) De Penedo, Esteban b) Di Capri, Julio c) Du Pont, Charles d) Mac Adam, John 1.12. Para Pessoas Jurdicas: EMBRATEL; lvaro Ramos & Cia; A Colegial; The Library of Congress; Fundao Getlio Vargas: a) lvaro Ramos & Cia b) Colegial (A)

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c) Embratel d) Fundao Getlio Vargas e) Library of Congress (The) 1.13. Para Numeral: 4 Congresso de Secretariado; I Encontro Regional de Arquivologia; III Simpsio de Apicultura. a) Congresso de Secretariado (4) b) Encontro Regional de Arquivologia (I) c) Simpsio de Apicultura (III)

Reveja as regras de alfabetao 1.6 e 1.7. Ambas so para graus de parentesco, porm a primeira delas para nomes diferentes, j a segunda diz respeito a nomes iguais e graus de parentescos diferentes. Fique atento para no errar no arquivamento.

As atividades propostas tm o objetivo de avaliar seu aprendizado. Havendo dvidas, retorne ao contedo.

26) Assinale a alternativa INCORRETA a respeito da escolha dos mtodos de arquivamento. a) A escolha do sistema de arquivamento deve estar diretamente relacionada com a anlise cuidadosa das atividades da instituio. b) Um aspecto a ser considerado na escolha do mtodo de arquivamento como o documento solicitado no arquivo. c) Aps minuciosa anlise das atividades, possvel ento definirmos qual o mtodo principal e quais sero os auxiliares. d) O correto adotarmos um nico mtodo de arquivamento, dispensando mtodos auxiliares. e) Dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h documentos que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou nmero. 27) Os sistemas de arquivamento podem ser divididos em duas grandes partes, sendo: a) Bsicos e geogrficos. b) Bsicos e alfabticos. c) Bsicos e padronizados. d) Padronizados e numricos. e) Padronizados e alfanumricos.

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28) Sobre os mtodos de arquivamento, INCORRETO afirmar que: a) Os mtodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. b) Sistema indireto assim denominado por fazer parte dos arquivos descentralizados. c) Por sistema direto entende-se aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado. d) Por sistema indireto entende-se aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes consultar um ndice alfabtico remissivo. e) O mtodo alfanumrico, combinao de letras e nmeros, no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado parte do sistema semi-indireto. 29) Na organizao de um arquivo, os elementos importantes a serem considerados so: a) Nome do remetente, do destinatrio ou da pessoa a que se refere o documento. b) Local de procedncia ou de origem. c) Assunto principal do documento. d) Data de incio da formulao do documento. e) Todas as alternativas anteriores. 30) Analise as alternativas abaixo e escolha a alternativa correta, a respeito de ordem de documentos para entrada no arquivo: I. A ordem deve obedecer aos critrios de classificao, e esta deve estar de acordo com o elemento mais importante e freqentemente procurado no arquivo. II. A ordem alfabtica utilizada quando o elemento principal o nome. III. A ordem geogrfica utilizada quando o elemento principal o local. IV. A ordem numrica (simples ou cronolgica), quando o elemento principal a ser considerado um nmero. V. A ordem de assunto de fcil utilizao, porm com a desvantagem de exigir a interpretao pessoal do assunto do documento. Esto corretas as alternativas: a) I, II e IV respectivamente. b) I, II, III, IV e V. c) II, IV e V. d) III, e V. e) I, III e V.

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MTODO GEOGRFICO
Agora conheceremos o mtodo geogrfico. Este mtodo no deixa de usar o alfabtico, mas a ateno principal voltada para os estados, cidades, ou regies. O mtodo geogrfico do sistema direto. A busca feita diretamente ao documento. Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a procedncia do local (Paes, 2005, p. 68). As melhores ordenaes geogrficas so: Nome do estado, cidade e correspondente. Nome da cidade, estado e correspondente. Nome do estado, cidade e correspondente. Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabtica, em relao s demais cidades, que devero estar dispostas aps as capitais. Neste caso h necessidade de se utilizarem guias divisrias, com notaes indicativas dos nomes dos estados. Mostraremos alguns exemplos encontrados em Paes (2005, p. 69).

Nome da cidade, estado e correspondente. Quando o principal elemento de identificao a cidade e no o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabtica por cidades, no havendo destaque para as capitais.

Nesse caso no necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes aos estados, pois as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela cidade. imprescindvel, porm que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Alguns exemplos so:

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Braslia (Distrito federal) Silva, Jackson Braslia (Minas Gerais) Leite, Edson Itabaiana (Paraba) Santos, Therezinha Itabaiana (Sergipe) Souza, Lourdes da Costa e Correspondncia com outros pases. Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades sero alfabetadas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem.

Vantagens do mtodo geogrfico: direto e de fcil manuseio. Desvantagens: exige duas classificaes local e nome do correspondente.

O mtodo geogrfico muito utilizado. Podem ser introduzidas as cores como elementos para chamar a ateno e facilitar o acesso aos documentos. Experimente!

MTODOS NUMRICOS
Iniciaremos o estudo dos mtodos numricos. Eles so de grande utilidade e fcil manuseio. Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o nmero, a escolha deve recair sobre um dos seguintes mtodos: simples, cronolgico ou dgito-terminal. Esses mtodos so indiretos, uma vez que, para se localizar um documento ou pasta, h que se recorrer a um ndice alfabtico (em fichas), que fornecer o nmero sob o qual o documento e(ou) pasta foram arquivados. A numerao obedece somente ordenao seqencial, embora a disposio fsica das pastas, nas gavetas ou estantes, possa apresentar peculiaridades prprias a cada mtodo.

Mtodo numrico simples

O mtodo numrico simples constitui-se na atribuio de um nmero a cada correspondente ou cliente, pessoa fsica ou jurdica, obedecendo-se ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica, j que o mtodo exige um ndice alfabtico remissivo (Paes, 2005, p. 70).

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Alm do registro (em livro ou fichas) das pastas ocupadas, a fim de se evitar que sejam abertas duas ou mais pastas com o mesmo nmero, indispensvel um ndice alfabtico remissivo, sem o qual fica difcil a localizao dos documentos. No mtodo numrico simples, pode-se aproveitar o nmero de uma pasta que venha a vagar. Por exemplo: em uma organizao existe uma pasta de n X, onde se guarda a correspondncia de determinada firma. Por qualquer motivo a organizao termina suas relaes comerciais com a referida firma. Para que no se conserve uma pasta no arquivo corrente, sem utilidade, faz-se a transferncia dos documentos, aps anlise e seleo, para o arquivo permanente, e aproveita-se o mesmo nmero com um novo cliente. Quanto ficha de ndice alfabtico, referente primeira firma, permanecer ela no fichrio acrescida de nova indicao do lugar onde se encontra no arquivo permanente. O novo cliente, que ocupa a pasta de n X, ter tambm uma ficha no ndice alfabtico em seu respectivo lugar. O mtodo numrico simples, feitas algumas adaptaes, tem ampla aplicao nos arquivos especiais (discos, fotografias, filmes, fitas sonoras) e documentos especializados (projetos de engenharia, projetos de financiamento, pronturios mdicos, cadastros de funcionrios).

Sempre que utilizar mtodos numricos voc dever fazer um controle parte. uma questo lgica: no h como memorizar tantos nmeros. Voc pode fazer este controle usando o computador. Com uma simples tabela do ACCESS, ou criando um sistema prprio, o computador exerce influncia marcante no controle de documentos. Saiba mais, conversando com um profissional da rea da tecnologia da informao.

As atividades propostas tm o objetivo de avaliar seu aprendizado. Havendo dvidas, retorne ao contedo.

31) Sobre o mtodo geogrfico INCORRETO afirmar que: a) um mtodo indireto. b) Este mtodo preferido, quando o principal elemento a ser considerado em um documento a procedncia local. c) Uma das ordenaes do mtodo geogrfico : nome do estado, cidade e correspondente. d) Pode ser utilizada outra ordenao sendo: nome da cidade, estado e correspondente. e) Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente.

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32) Sobre o mtodo geogrfico CORRETO afirmar que: a) de fcil utilizao e interpretao. b) Pertence ao sistema direto. c) O mtodo geogrfico possui como submtodo o alfabtico. d) Tem ampla adaptao quando os documentos so classificados por regies. e) Todas as alternativas anteriores esto corretas. 33) Sobre o mtodo numrico simples INCORRETO afirmar que: a) um mtodo que se constitui na atribuio de um nmero a cada correspondente ou cliente. b) um mtodo que obedece a ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica. c) um mtodo que exige um ndice alfabtico remissivo. d) um mtodo direto. e) um mtodo que exige registro em livro ou fichas. 34) Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o nmero, a escolha deve recair sobre um dos seguintes mtodos: a) Numrico simples, cronolgico ou dgito-terminal. b) Numrico simples, alfabtico ou geogrfico. c) Ideogrfico, alfabtico ou geogrfico. d) Alfabtico, simples ou geogrfico. e) Geogrfico, cronolgico ou alfabtico. 35) Sobre o mtodo numrico simples CORRETO afirmar que: a) Constitui-se na atribuio de um nmero a cada correspondente ou cliente, pessoa fsica ou jurdica. b) Nesse mtodo no h preocupao com a ordenao alfabtica. c) Este um mtodo do sistema indireto, pois necessita de um ndice alfabtico remissivo para localizar os documentos. d) O mtodo numrico simples tem ampla aplicao nos arquivos especiais (discos, fotografias, filmes, fitas sonoras) e documentos especializados (projetos de engenharia, projetos de financiamento, pronturios mdicos, cadastros de funcionrios). e) Todas as alternativas anteriores esto corretas.

MTODO NUMRICO CRONOLGICO E DGITO TERMINAL

Dentro da classificao de numricos, o mtodo cronolgico e dgito terminal so bastante utilizados. Conhea-os neste tpico. Neste mtodo, alm da ordem numrica, dever ser observada a data. Esta modalidade a adotada em quase todas as reparties pblicas (Paes, 2005, p.

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75). Numera-se o documento e no a pasta. O documento depois de autuado, colocado capa de cartolina, na qual, alm do nmero de protocolo, so transcritas outras informaes e, em geral, passa a ser denominado processo. Assim, alm da ficha numrica, tambm chamada de ficha de protocolo, que o registro propriamente dito, no qual ser indicada toda a movimentao do documento ou processo, devem ser preparados ndices auxiliares (em fichas) alfabtico, de procedncia e de assunto para facilitar a recuperao da documentao.

Mtodo Numrico-cronolgico
Vantagens - Maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros por ser mais fcil lidar com nmeros do que com letras. Desvantagens - Trata-se de um mtodo indireto, obrigando a duplicidade de pesquisa.

Mtodo Dgito-terminal
Este mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documento e cujo elemento principal de identificao o nmero. Entre as instituies de grande porte que precisam arquivar parte considervel de seus documentos por nmero, podemos mencionar, entre outras, o INSS, as companhias de seguros, os hospitais e os bancos (Paes, 2005, p. 76). Os documentos so numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, disposto em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares. Exemplo: decompondo-se o nmero 829.319, tm-se os seguintes grupos: 82-93-19. Como a leitura feita sempre da direita para a esquerda, chama-se o grupo 19 de primrio, o grupo 93 de secundrio e o grupo 82 de tercirio. Quando o nmero for composto de menos de cinco dgitos, sero colocados zeros sua esquerda, para complementao. Assim o nmero 41.054 ser representado pelos grupos 04-10-54. Nesse mtodo o arquivamento dos documentos, pastas ou fichas elaborado, considerando-se em primeiro lugar o grupo primrio, seguindo-se o secundrio e finalmente o tercirio.

Mtodo Dgito-terminal
Vantagens -. Reduo de erros de arquivamento, rapidez na localizao e arquivamento, uma vez que trabalha com grupos de dois dgitos, expanso equilibrada do arquivo distribudo em trs grandes grupos e possibilidade de diviso eqitativa do trabalho entre os responsveis pelo arquivo. Desvantagens - Leitura no convencional dos nmeros e disposio fsica dos documentos de acordo com o sistema utilizado na leitura.

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