CMPUS MEDIANEIRA

MANUAL DO ALMOXARIFADO

Medianeira 2012

Ministrio da Educao Universidade Tecnolgica Federal do Paran Cmpus Medianeira Departamento de Materiais e Patrimnio Diviso de Almoxarifado

APRESENTAO

O Almoxarifado o local destinado guarda, localizao, segurana e preservao do material adquirido, adequado sua natureza, a fim de suprir as necessidades operacionais dos setores integrantes da estrutura organizacional da UTFPR Cmpus Medianeira. Sendo assim, o Almoxarifado tem como suas principais funes: Receber e conferir os materiais adquiridos ou cedidos de acordo com o documento de compra (Nota de Empenho e Nota Fiscal) ou equivalentes; Receber, conferir, armazenar e registrar os materiais em estoque; Registrar em sistema prprio as notas fiscais dos materiais recebidos; Encaminhar ao Departamento de Contabilidade e Finanas as notas fiscais para pagamento; Elaborar estatsticas de consumo por materiais e centros de custos para previso das compras; Elaborar balancetes dos materiais existentes e outros relatrios solicitados; Preservar a qualidade e as quantidades dos materiais estocados; Viabilizar o inventrio anual dos materiais estocados; Garantir que as instalaes estejam adequadas para movimentao e retiradas dos materiais visando um atendimento gil e eficiente; Organizar e manter atualizado o registro de estoque do material existente; Propor polticas e diretrizes relativas a estoques e programao de aquisio e o fornecimento de material de consumo; Estabelecer normas de armazenamento dos materiais estocados; Estabelecer as necessidades de aquisio dos materiais de consumo para fins de reposio de estoque, bem como solicitar sua aquisio.

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SUMRIO

1 ALMOXARIFADO: RESUMO TERICO................................................................................ 1.1 Recebimento........................................................................................................................

04 05

1.1.1 Entrada de Materiais......................................................................................................... 06 1.1.2 Conferncia Quantitativa.................................................................................................. 06

1.1.3 Conferncia Qualitativa..................................................................................................... 06 1.1.4 Regularizao.................................................................................................................... 1.2 Armazenagem...................................................................................................................... 1.3 Distribuio.......................................................................................................................... 2 LEGISLAO..................................................................................................................... 07 07 09 09

3 ALMOXARIFADO UTFPR CMPUS MEDIANEIRA................................................................ 09 3.1 Recebimento e Aceitao..................................................................................................... 09 3.1.1 Rotina para Recebimento de Materiais............................................................................. 10 3.1.2 Rotina para Aceitao de Materiais.................................................................................. 12

3.2 Protocolo e Nota Fiscal......................................................................................................... 16 3.3 Aquisies de Materiais para o Estoque.............................................................................. 3.4 Requisies de Material....................................................................................................... 3.5 Balanos Mensais do Movimento de Estoque..................................................................... 3.6 Inventrios e Tomada de Contas do Almoxarifado.............................................................. 16 18 20 21

4 DISPOSIES GERAIS........................................................................................................ 23

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1 ALMOXARIFADO: RESUMO TERICO*

H muito tempo atrs, quando ocorreu a invaso rabe na Pennsula Ibrica, a palavra alxarif designava a pessoa de confiana do Sulto, responsvel pela guarda dos bens do seu senhor. A prpria origem da palavra Almoxarife vem deste vocbulo, que atravs de metaplasmos de transformao, chegam assim at os nossos dias, gerando tambm o nome para o setor: Almoxarifado (Viana, 2000). Os Almoxarifados primitivos eram caracterizados como depsitos, localizados em grande parte, nos piores e mais inadequados locais de uma empresa, onde os materiais eram acumulados de qualquer forma, utilizando mo de obra desqualificada. Com o tempo, surgiram sistemas de manuseio e de armazenagem bastante sofisticados, o que acarretou aumento da produtividade, maior segurana nas operaes de controle e rapidez na obteno das informaes. Dentre outras palavras o Almoxarifado pode ser conceituado como sendo o local destinado guarda e conservao de materiais, em recinto coberto ou no, adequado sua natureza, tendo a funo de destinar espaos onde permanecer cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localizao, equipamentos e disposio interna acondicionados poltica geral de estoques da empresa. O responsvel pelo Almoxarifado, denominado tambm como Almoxarife, deve possuir alto grau de honestidade, lealdade, confiana e disciplina. Os principais objetivos de um Almoxarifado so: Assegurar que o material esteja armazenado em local seguro e na quantidade ideal de suprimento; Impedir que haja divergncias de inventrio e perdas de qualquer natureza; Preservar a qualidade e as quantidades exatas; Possuir instalaes adequadas e recursos de movimentao e distribuio suficientes a um atendimento rpido e eficiente. A eficincia de um Almoxarifado depende fundamentalmente: Da reduo das distncias internas percorridas pela carga e do consequente aumento do nmero das viagens de ida e volta; Do aumento do tamanho mdio das unidades armazenadas; Da melhor utilizao de sua capacidade volumtrica. A organizao funcional de um Almoxarifado pode ser resumida utilizando-se de suas principais atribuies, sendo: Receber para guarda e proteo os materiais adquiridos pela empresa; Entregar os materiais aos seus usurios mediante requisies autorizadas;
_________________________________ * Referncia: SOUZA JUNIOR, Sergio Lopes de. Noes Bsicas de Almoxarifado, Estoque, Transporte de Materiais. Publicado em 29/04/2009.

Ministrio da Educao Universidade Tecnolgica Federal do Paran Cmpus Medianeira Departamento de Materiais e Patrimnio Diviso de Almoxarifado Manter atualizados os registros necessrios. Embora no haja meno na estrutura organizacional do Almoxarifado, o controle deve fazer parte do conjunto de atribuies de cada setor funcional envolvido, sendo: recebimento, armazenagem e distribuio. O controle deve fornecer a qualquer momento as quantidades que se encontram disposio em processo de recebimento, as devolues ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas.

1.1 Recebimento Recebimento a atividade intermediria entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferncia dos materiais destinados empresa. As atribuies bsicas do recebimento so: Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devoluo de materiais; Analisar a documentao recebida, verificando se a compra foi autorizada; Controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos; Proceder a conferncia visual, verificando as condies da embalagem quanto a possveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas nos respectivos documentos; Proceder a conferncia quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos; Decidir pela recusa, aceite ou devoluo, conforme o caso; Providenciar a regularizao da recusa, devoluo ou da liberao de pagamento ao fornecedor; Liberar o material desembaraado para estoque no Almoxarifado. As atividades de recebimento abrangem desde a recepo do material na entrega pelo fornecedor at a entrada nos estoques. A funo de recebimento de materiais compe um sistema global integrado com as reas de contabilidade, compras e transportes e caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques fsico e contbil. O recebimento compreende quatro fases: Entrada de materiais; Conferncia quantitativa; Conferncia qualitativa; Regularizao.

Ministrio da Educao Universidade Tecnolgica Federal do Paran Cmpus Medianeira Departamento de Materiais e Patrimnio Diviso de Almoxarifado 1.1.1 Entrada de Materiais A recepo dos veculos transportadores representa o incio do processo de recebimento que tem como objetivos: A recepo dos veculos transportadores; A triagem da documentao suporte para o recebimento; Constatao se a compra, objeto da Nota Fiscal em anlise, foi autorizada; Constatao se a compra autorizada est no prazo de entrega contratual; Constatao se o nmero do documento de compra consta na Nota Fiscal; Cadastramento no sistema das informaes referentes s compras autorizadas. As compras no autorizadas ou em desacordo com a programao de entrega devem ser recusadas, transcrevendo-se os motivos no verso da Nota Fiscal. Outro documento que serve para as operaes de anlise de avarias e conferncia de volumes o "Conhecimento de Transporte Rodovirio de Carga", que emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada. As divergncias e irregularidades insanveis constatadas em relao s condies de contrato devem motivar a recusa do recebimento, anotando-se no verso da Nota Fiscal as circunstncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. O exame para constatao das avarias feito atravs da anlise da disposio das cargas, da observao das embalagens, quanto a evidncias de quebras, umidade, dentre outros danos. Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser encaminhados ao Almoxarifado. Para efeito de descarga do material no Almoxarifado, a recepo voltada para a conferncia de volumes, confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros e controles de compra.

1.1.2 Conferncia Quantitativa a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde efetivamente recebida.

1.1.3 Conferncia Qualitativa Esta atividade tem por objetivo garantir a adequao do material ao fim que se destina. A anlise de qualidade efetuada pela inspeo tcnica visa garantir o recebimento adequado do material. So utilizados no processo de inspeo: a especificao de compra do material e alternativas aprovadas; desenhos e catlogos tcnicos; dentre outros. A depender da quantidade, a inspeo pode ser total ou por amostragem, utilizando-se de conceitos estatsticos. A anlise visual tem por finalidade verificar o acabamento do material, possveis defeitos, danos pintura, etc. A anlise dimensional tem por objetivo verificar as dimenses dos materiais, tais como largura, comprimento, altura, espessura, dimetro. Os ensaios

Ministrio da Educao Universidade Tecnolgica Federal do Paran Cmpus Medianeira Departamento de Materiais e Patrimnio Diviso de Almoxarifado especficos para materiais mecnicos e eltricos comprovam a qualidade, a resistncia mecnica, o balanceamento e o desempenho de materiais ou equipamentos.

1.1.4 Regularizao Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmao da conferncia qualitativa e quantitativa, respectivamente, por meio do laudo de inspeo tcnica e pela confrontao das quantidades conferidas e faturadas. O processo de Regularizao poder dar origem a uma das seguintes situaes: Liberao de pagamento ao fornecedor; Liberao parcial de pagamento ao fornecedor; Devoluo de material ao fornecedor; Reclamao de falta ao fornecedor; Entrada do material no estoque. Os procedimentos de regularizao, visando confrontao dos dados, objetivando recontagem e aceite ou no de quantidades remetidas em excesso pelo fornecedor, envolvem os seguintes documentos: Nota Fiscal; Conhecimento de transporte rodovirio de carga; Documento de contagem efetuada; Relatrio tcnico da inspeo; Especificao de compra; Catlogos tcnicos; Desenhos. O material em excesso ou com defeito ser devolvido ao fornecedor, dentro de um prazo de 10 dias a contar da data do recebimento, acompanhado da Nota Fiscal de Devoluo, emitida pela empresa compradora.

1.2 Armazenagem A armazenagem dos materiais no Almoxarifado obedece a cuidados especiais, que devem ser definidos no sistema de instalao e no layout adotado, proporcionando condies fsicas que preservem a qualidade dos materiais, objetivando a ocupao plena do edifcio e a ordenao da arrumao. Compreende as fases da armazenagem dos materiais: Verificao das condies de recebimento do material; Identificao do material;

Ministrio da Educao Universidade Tecnolgica Federal do Paran Cmpus Medianeira Departamento de Materiais e Patrimnio Diviso de Almoxarifado Guarda na localizao adotada; Informao da localizao fsica de guarda; Verificao peridica das condies de proteo e armazenamento; Separao para distribuio. Alguns cuidados devem ser tomados durante o projeto do layout de um Almoxarifado, de forma que se possam obter as seguintes condies: Mxima utilizao do espao; Efetiva utilizao dos recursos disponveis (mo de obra e equipamentos); Pronto acesso a todos os itens; Mxima proteo aos itens estocados; Boa organizao; Satisfao das necessidades dos clientes. No projeto de um Almoxarifado devem ser verificados os seguintes aspectos: Itens a serem estocados (itens de grande circulao, peso e volume); Corredores (facilidades de acesso); Portas de acesso (altura, largura); Prateleiras e estruturas (altura e peso); Piso (resistncia). Dependendo das caractersticas do material, a armazenagem pode dar-se em funo de parmetros como: fragilidade, combusto, volatilizao, oxidao, exploso, intoxicao, radiao, corroso, volume, peso, forma. Os materiais sujeitos armazenagem no obedecem a regras taxativas que regulem o modo como os materiais devem ser dispostos no Almoxarifado. Por essa razo, devem-se analisar, em conjunto, os parmetros citados anteriormente, para depois decidir pelo tipo de arranjo fsico mais conveniente, selecionando a alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais. Com relao localizao dos materiais, o objetivo estabelecer os meios necessrios perfeita identificao da localizao dos materiais. Normalmente utilizada uma simbologia (codificao) alfanumrica que deve indicar precisamente o posicionamento de cada material estocado, facilitando as operaes de movimentao e estocagem. O Almoxarife o responsvel por este sistema e dever possuir um esquema do depsito com o arranjo fsico dos espaos disponveis por rea de estocagem.

Ministrio da Educao Universidade Tecnolgica Federal do Paran Cmpus Medianeira Departamento de Materiais e Patrimnio Diviso de Almoxarifado 1.3 Distribuio A distribuio dos materiais estocados deve ser realizada mediante programao ou necessidade dos demais departamentos de uma empresa, normalmente, se faz por meio de requisio especfica.

2 LEGISLAO

A administrao de Almoxarifados de rgos pblicos federais regida pela Instruo Normativa N. 205 de 08 de abril de 1988 que tem como objetivo racionalizar, com minimizao de custos, o uso de material atravs de tcnicas modernas que atualizam e enriquecem essa gesto com as desejveis condies de operacionalidade, no emprego do material nas diversas atividades. Para tal considera-se material como sendo uma designao genrica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessrios, veculos em geral, matrias primas e outros itens empregados ou passveis de emprego nas atividades das organizaes pblicas federais, independente de qualquer fator, bem como, aquele oriundo de demolio ou desmontagem, aparas, acondicionamentos, embalagens e resduos economicamente aproveitveis.

3 ALMOXARIFADO UTFPR CMPUS MEDIANEIRA

A Diviso de Almoxarifado da Universidade Tecnolgica Federal do Paran - UTFPR, Cmpus Medianeira, dispe de mais de 150 itens entre material de limpeza, expediente e eltrico. Sua localizao foi projetada para facilitar o acesso de todo seu pblico, incluindo os fornecedores. Os espaos destinados guarda e conservao dos materiais visam atender as normas de segurana bem como a legislao federal que rege sobre a administrao de Almoxarifado de rgos pblicos, garantindo assim que as instalaes estejam adequadas para movimentao dos materiais, assim sendo, adota procedimentos que visam assegurar o atendimento ideal s demandas da Universidade. Tendo como o principal objetivo deste Manual a documentao dos procedimentos realizados pela Diviso de Almoxarifado, seguem as rotinas detalhadas adotadas atualmente pelo Almoxarifado da UTFPR Cmpus Medianeira.

3.1 Recebimento e Aceitao

O recebimento o ato pelo qual o material adquirido entregue no local previamente designado, no caso o Almoxarifado, uma vez que todo o registro de entrada e distribuio de material dever ser de responsabilidade do Almoxarifado.

Ministrio da Educao Universidade Tecnolgica Federal do Paran Cmpus Medianeira Departamento de Materiais e Patrimnio Diviso de Almoxarifado A aceitao consiste na operao segundo a qual se declara que o material recebido satisfaz s especificaes contratadas. So considerados documentos hbeis para o recebimento de materiais ou equipamentos: Nota Fiscal, Fatura e Nota Fiscal/Fatura; Termo de Cesso, Doao ou Declarao exarada no processo relativo permuta; Guia de Remessa de Material ou Nota de Transferncia; Guia de Produo. Nestes documentos constaro, obrigatoriamente: descrio do material, quantidade, unidade de medida e valor. Observando-se que, quando o material no corresponder com exatido ao que foi pedido, ou ainda, apresentar faltas ou defeitos, o encarregado pelo recebimento ou o Almoxarife, providenciar junto ao fornecedor a regularizao da entrega.

3.1.1 Rotina para Recebimento de Materiais A empresa transportadora deve aguardar sua vez para o atendimento do recebedor devendo este: 1. Retirar a Nota de Empenho e conferir com a Nota Fiscal enviada pelo fornecedor. Receber o material apenas se o valor da Nota Fiscal for igual ou menor do que o valor total da Nota de Empenho. Atentar-se com relao ao tipo de empenho: Ordinrio ou Global. Quando ordinrio, a entrega feita na sua totalidade, se global, a entrega pode ser parcial. 2. O descarregamento realizado pela transportadora, devendo o recebedor indicar o local adequado para o material. 3. O recebedor deve acompanhar o descarregamento e conferir a quantidade de volumes entregues de acordo com o recibo do frete. (Como o frete no a pagar, no deixada nenhuma via do recibo do frete, sendo vivel anotar a transportadora que realizou o servio). 4. No ato do recebimento, se o recebedor verificar que houve danos nas embalagens, dever escrever ou carimbar no verso do recibo do frete: Embalagem danificada sujeito conferncia pelo solicitante e possvel indenizao. 5. Depois de acompanhado e conferido toda a entrega do material, o recebedor deve escrever ou carimbar no canhoto da Nota Fiscal: Recebido ...... volumes sujeito conferncia. 6. Finalizar o recebimento assinando e carimbando o canhoto da Nota Fiscal. Muitos materiais so recebidos pelo Almoxarifado, cuja origem no tenha sido por meio de compra, portanto, sem a existncia de documentao especfica. Nestes casos, atentar-se quanto Natureza da Operao, muitas vezes caracterizada Simples Remessa. Para tanto, deve-se entrar em contato com o responsvel pela aquisio. O Fluxograma 1 a seguir representa as etapas descritas anteriormente.

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Fluxograma 1: Rotina para Recebimento de Materiais

Incio

Almoxarife recebe uma via da Nota de Empenho

Almoxarife lana a Nota de Empenho para controle

Nota de Empenho arquivada at o Recebimento

No recebimento, confere Nota Fiscal com Nota de Empenho NO SIM

Entrar em contato com o fornecedor para averiguao NO Recusa do Recebimento

SIM

Receber o material e conferir embalagem e quantidade

Finalizar o recebimento assinando o canhoto da Nota Fiscal ou equivalente

Fim Fim

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Ministrio da Educao Universidade Tecnolgica Federal do Paran Cmpus Medianeira Departamento de Materiais e Patrimnio Diviso de Almoxarifado 3.1.2 Rotina para Aceitao de Materiais Finalizado o recebimento do material, o Almoxarife providenciar a conferncia do mesmo conforme descrito abaixo e representado pelo Fluxograma 2: 1. O Almoxarife deve identificar e solicitar ao responsvel pelo material ou equipamento que realize a conferncia. 2. Quando o material caracterizado como sendo de consumo, o responsvel deve retir-lo, mediante assinatura em protocolo especfico ou similar. Quando for um bem considerado permanente, sendo necessrio identific-lo junto Diviso de Patrimnio, o Almoxarife deve providenciar o formulrio denominado Conferncia Tcnica (Figura 1). 3. Aps a devida conferncia do material, o Almoxarife deve dar entrada em sistema informatizado, prprio da UTFPR, do referido bem e encaminhar a Nota Fiscal para pagamento, quando material de consumo, ou encaminhar o processo de compra para a Diviso de Patrimnio, quando bem permanente. 4. Se constatado alguma irregularidade no material recebido durante sua conferncia, o Almoxarife deve providenciar junto ao fornecedor sua resoluo, estando o responsvel pelo material ciente deste processo. Em caso de devoluo, o Almoxarife deve preencher a Nota de Simples Remessa / Devoluo (Figura 2) e providenciar, em comum acordo com o fornecedor, o meio mais eficiente para devoluo do material. Esta Nota de Simples Remessa poder tambm ser utilizada para envio de outros materiais.

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Fluxograma 2: Rotina para Aceitao de Materiais

Incio

Almoxarife identifica e solicita ao responsvel a conferncia do material

CONSUMO SIM

O responsvel confere o material quantitativamente e qualitativamente

PERMANENTE SIM

NO
O responsvel retira o material mediante protocolo de entrega Almoxarife entra em contato com o fornecedor para providenciar a resoluo da irregularidade encontrada O responsvel preenche o Formulrio Conferncia Tcnica

Almoxarife lana a Nota Fiscal e realiza a baixa na relao de materiais pendentes de entrega

Em caso de devoluo, o Almoxarife prepara o documento de remessa e embala o material

Almoxarife lana a Nota Fiscal e realiza a baixa na relao de materiais pendentes de entrega

Almoxarife encaminha a Nota Fiscal Diviso de Compras ou Financeiro para pagamento Aguarda a troca do material

Almoxarife encaminha todo o processo de compra, anexado a Nota Fiscal, Diviso de Patrimnio

Almoxarife arquiva o restante do processo de compra

Fim

Fim

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Figura 1: Conferncia Tcnica

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Figura 2: Nota de Simples Remessa / Devoluo

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Ministrio da Educao Universidade Tecnolgica Federal do Paran Cmpus Medianeira Departamento de Materiais e Patrimnio Diviso de Almoxarifado 3.2 Protocolo e Nota Fiscal

De acordo com o Item 3 da Instruo Normativa N. 205 de 08/04/1988, toda entrega de material adquirido por um rgo pblico deve ser realizado no Almoxarifado, salvo quando o mesmo no possa ou no deva ser ali estocado ou recebido, entretanto, qualquer que seja o local de recebimento, o registro de entrada do material ser sempre no Almoxarifado. O primeiro registro de entrada de um material se faz por meio de protocolo, que ser utilizado tambm para conferncia do material e envio da Nota Fiscal para pagamento. Neste protocolo so preenchidos os dados abaixo: Data de chegada do material; Nmero do empenho ou similar; Nmero da Nota Fiscal ou similar; Nome do Fornecedor; Valor da Nota Fiscal ou similar; Data de emisso da Nota Fiscal ou similar; Descrio sucinta do material recebido; Data da conferncia e/ou entrega; Assinatura do conferente; Data de envio da Nota Fiscal; Nome do Setor/Departamento que recebeu a Nota Fiscal; Assinatura do recebedor da Nota Fiscal. Aps a conferncia do material e este estando de acordo com as especificaes e quantidades adquiridas, ser realizado o lanamento da Nota Fiscal em sistema informatizado prprio da UTFPR de acordo com a Nota de Empenho. Aps o lanamento, o Almoxarife carimba a Nota Fiscal dando seu acordo para pagamento e, por fim, envia ao setor competente. Em alguns casos, o Almoxarife pode constatar algumas divergncias da Nota Fiscal com a Nota de Empenho, sendo assim, ser necessrio entrar em contato com o fornecedor para proceder com a correo das irregularidades ora encontradas.

3.3 Aquisies de Materiais para o Estoque

Um dos objetivos principais do Almoxarifado controlar a sada e aquisio dos materiais de consumo para fins de reposio de estoque. O Almoxarife efetua o pedido ao constatar que os materiais mantidos em estoque atingiram a quantidade mnima para atender satisfatoriamente as necessidades dos setores requisitantes at a compra de nova remessa.

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Ministrio da Educao Universidade Tecnolgica Federal do Paran Cmpus Medianeira Departamento de Materiais e Patrimnio Diviso de Almoxarifado Tradicionalmente, a aquisio de materiais para o Almoxarifado se faz a cada incio de ano com previso de consumo para 12 (doze) meses. Para tanto, o Almoxarife pesquisa a sada de materiais durante o perodo de um ano e requisita a quantidade necessria para atender por mais um ano, sempre observando o disposto no Item 2.5 da Instruo Normativa N. 205 de 08/04/1988 onde diz que deve ser evitada a compra volumosa de materiais sujeitos, num curto espao de tempo, perda de suas caractersticas normais de uso, tambm daqueles propensos ao obsoletismo. Para a aquisio de materiais, se faz necessrio o levantamento de, no mnimo, trs oramentos. Com os valores fornecidos pelas empresas, calcula-se a mdia e faz a requisio de compra em sistema informatizado, a qual deve ser enviada, anexa aos oramentos, Diviso de Compras, conforme representado pelo Fluxograma 3 abaixo.

Fluxograma 3: Rotina para Aquisio de Materiais para o Estoque

Incio

Almoxarife faz a previso anual baseado no consumo do ano anterior

Almoxarife providencia 03 oramentos e calcula a mdia dos valores

Diviso de Compras segue fluxo normal para aquisio de materiais

Almoxarife emite a requisio dos materiais e, junto com os oramentos, encaminha Diviso de Compras

Licitantes vencedores procedem a entrega dos materiais no Almoxarifado

Almoxarife recebe os materiais, confere quantidades, valores e marcas com a Nota de Empenho

Almoxarife aloca os materiais nas estantes correspondentes e previamente identificadas

Almoxarife lana a Nota Fiscal e, automaticamente, o material no estoque

Almoxarife encaminha a Nota Fiscal para pagamento

Almoxarife arquiva o restante do processo de compra

Fim

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Ministrio da Educao Universidade Tecnolgica Federal do Paran Cmpus Medianeira Departamento de Materiais e Patrimnio Diviso de Almoxarifado 3.4 Requisies de Material

Os materiais de uso comum a diversos setores da Instituio so mantidos em estoque, sendo assim, o Almoxarifado possui atualmente mais de 150 itens em seu estoque cuja relao esta disponvel para consulta na internet na pgina da UTFPR Cmpus Medianeira. Estes materiais so entregues mediante requisio prpria assinada por um servidor previamente cadastrado no sistema informatizado do Almoxarifado. Para que um servidor possa requisitar um material em estoque necessria a sua liberao para uso do sistema, tal liberao se d por meio do preenchimento do Carto de Assinatura conforme Figura 3. Por meio desta solicitao, o Almoxarife inclui o servidor na lista de pessoas autorizadas a retirar os materiais em estoque.

Figura 3: Carto de Assinatura

Aps o preenchimento e impresso da requisio, o servidor poder se deslocar at ao Almoxarifado, onde o Almoxarife entregar os materiais solicitados e far a baixa da referida requisio conforme Fluxograma 4.

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Fluxograma 4: Rotina para Entrega de Materiais do Estoque

Incio

Requisitante consulta a relao de materiais em estoque

Requisita os materiais necessrios pelo sistema, imprime e assina a requisio

Almoxarife recebe a requisio e entrega os materiais relacionados

O Almoxarife realiza a baixa dos materiais no sistema conforme requisio

Almoxarife arquiva a requisio

Fim

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Ministrio da Educao Universidade Tecnolgica Federal do Paran Cmpus Medianeira Departamento de Materiais e Patrimnio Diviso de Almoxarifado 3.5 Balanos Mensais do Movimento de Estoque

Com o objetivo de conferir e compatibilizar o saldo das contas dos materiais disponveis no estoque do Almoxarifado com os registros contbeis, no incio de cada ms, o Almoxarife providencia junto ao sistema o relatrio Balancete por Saldo (Figura 4). Este relatrio encaminhado para o Departamento Financeiro e Contbil.

Figura 4: Relatrio Balancete por Saldo

Todos os relatrios devero ser assinados pelo Almoxarife e Contador. Aps a conferncia dos relatrios, uma das vias devolvida ao Almoxarifado para arquivamento, de forma a facilitar sua consulta quando necessrio.

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Ministrio da Educao Universidade Tecnolgica Federal do Paran Cmpus Medianeira Departamento de Materiais e Patrimnio Diviso de Almoxarifado 3.6 Inventrios e Tomada de Contas do Almoxarifado

Os necessrios controles dos materiais em estoque no Almoxarifado sero feitos por meio de inventrios que podero ser efetuados semanalmente, mensalmente ou anualmente. Os inventrios consistem na verificao dos materiais existentes de acordo com os relatrios processados pelo sistema eletrnico do Almoxarifado. De acordo com o Artigo 88 do Decreto-Lei N. 200 de 25/02/1967, os estoques sero obrigatoriamente contabilizados, fazendo-se a Tomada Anual das Contas dos responsveis objetivando verificar se os procedimentos esto de acordo com as disposies legais que a regulamentam. Portanto, a Tomada de Contas do Almoxarife tem por finalidade: Relacionar e especificar detalhadamente o material existente em estoque; Apurar o material em estoque para fins de transferncia de responsabilidade; Analisar os documentos que controlam as atividades de entrada e sada dos materiais; Avaliar as condies de armazenamento dos materiais estocados; Avaliar a disposio fsica dos materiais a fim de verificar a praticidade na sua movimentao; Analisar o funcionamento sistemtico do Almoxarifado como um todo a fim de verificar se o seu gerenciamento est se procedendo de maneira a satisfazer as necessidades a que se destina; Apurar o material em estoque para fins de encerramento quando da extino ou transferncia de rgos e entidades. A Tomada de Contas do Almoxarifado pode ocorrer: No final de exerccio: elaborado no ms de dezembro de cada ano; Na passagem de responsabilidade: quando houver mudana de responsvel pelo Almoxarifado; No encerramento: quando o rgo for extinto ou transferido. Todos os trabalhos inerentes Tomada de Contas devem ser efetuados por meio de uma Comisso especfica composta de, no mnimo, trs pessoas diferentes das que trabalham no Almoxarifado. Compe o processo de Tomada de Contas do Almoxarifado: Portaria de nomeao da Comisso; Relatrios de saldos e movimentaes de materiais do estoque; Termo de Conferncia; Encaminhamentos; Despacho do Diretor Geral do Cmpus Medianeira.

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Ministrio da Educao Universidade Tecnolgica Federal do Paran Cmpus Medianeira Departamento de Materiais e Patrimnio Diviso de Almoxarifado O Fluxograma 5 a seguir representa o processo de Tomada de Contas do Almoxarifado.

Fluxograma 5: Rotina para Tomada de Contas do Almoxarifado

Incio

Direo designa Comisso para realizar a Tomada de Contas Anual

Comisso realiza o levantamento do estoque fsico do Almoxarifado

Almoxarife e Contador elaboram os relatrios para a Comisso

Comisso confere o Inventrio Fsico com os relatrios analticos

Comisso elabora o relatrio final e providencia os encaminhamentos

Comisso envia o relatrio para compor a Tomada de Contas Anual da Instituio

Direo homologa o processo

Almoxarife arquiva uma cpia

Fim

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Ministrio da Educao Universidade Tecnolgica Federal do Paran Cmpus Medianeira Departamento de Materiais e Patrimnio Diviso de Almoxarifado 4 DISPOSIES GERAIS

Este Manual poder sofrer alteraes a qualquer momento, assim que verificadas necessidades de melhoramento e aperfeioamento nos diversos sistemas que abrangem as atividades desenvolvidas no Almoxarifado da UTFPR Cmpus Medianeira. Adotam-se os mesmos procedimentos descritos neste Manual no que tange a Fundao de Apoio Educao, Pesquisa e Desenvolvimento Cientfico e Tecnolgico FUNTEF-PR, alterando apenas a identificao dos documentos. Complementam este Manual: Manual do Sistema Eletrnico Corporativo do Almoxarifado; Manual do Sistema Eletrnico Corporativo Oramento e Gesto; Instruo Normativa N. 205 de 08 de abril de 1988. Este Manual considera a Lei N. 8.112 de 11 de dezembro de 1990 que dispe sobre o regime jurdico dos servidores pblicos da Unio, das autarquias e das fundaes pblicas federais. Considera tambm o Decreto N. 1.171 de 22 de junho de 1994 que aprova o Cdigo de tica do Servidor Pblico Civil do Poder Executivo Federal. Os casos no previstos e/ou descritos neste Manual devero ser discutidos junto Diretoria de Planejamento e Administrao, Departamento de Materiais e Patrimnio e Diviso de Almoxarifado. Esclarecimentos e informaes adicionais podero ser obtidos diretamente na Diviso de Almoxarifado pelo e-mail almoxarifado@utfpr.edu.br ou pelo telefone (45) 3240.8023.

Medianeira, 21 de maio de 2012 Elaborado por:

DIOGO RAFAEL DAMMANN Diviso de Almoxarifado

Revisado e Aprovado por:

LAUDICENA A. REGINATTO DE PIERRI Departamento de Materiais e Patrimnio

EZEQUIEL DE LIMA Diretoria de Planejamento e Administrao

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