NOES DE ARQUIVOLOGIA PROF.

LIDA MENEZES CONCURSO TRE/MS

NEON CONCURSOS

ARQUIVOLOGIA MTODOS E TCNICAS DE ARQUIVO

Finalidade: -Preservao -Acesso informao de seus documentos que servem Administrao e Histria - Base terica e prtica para que se compreenda o processo evolutivo da humanidade. -Funes e atividades dos rgos produtores, seja pessoa fsica, jurdica, pblica ou privada. Portanto, arquivos organizados, e nunca fragmentados.

TERMINOLOGIA ARQUIVISTICA
Acervo - totalidade dos documentos conservados em um arquivo. Acesso possibilidade de consulta a um arquivo, como resultado de autorizao legal. Acondicionamento embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio. Acumulao formao progressiva, natural e orgnica do arquivo. Armazenamento guarda de documento em mobilirio ou equipamentos prprios em reas que lhes so destinadas. Arquivamento conjunto das operaes de acondicionamento e armazenamento de documentos. Arquivista profissional de arquivo, de nvel superior.

ARQUIVSTICA
Disciplina tambm conhecida como arquivologia que tem por objeto o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, mtodos e tcnicas a serem observados na sua constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao.

ARQUIVO
Conjunto de documentos que independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, publicas ou privadas. Entidade administrativa responsvel pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos arquivos sob sua jurisdio. Edifcio em que so guardados os arquivos Mvel destinado a guarda de documentos.

CONSERVAO Conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteo fsica dos arquivos contra agentes de deteriorao. DOCUMENTO Unidade de registro de informao, qualquer que seja o suporte utilizado. CLIMATIZAO Controle de temperatura e umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera conservao.

RGOS DE DOCUMENTAO
ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU: noes que se confundiram por muito tempo, no s pela finalidade e forma fsica dos documentos, mas tambm, porque estas instituies tinham o mesmo objetivo. Elas funcionavam como grandes depsitos de documentos de qualquer espcie, produzidos pelo homem. As trs tem a funo de guardar, mas seus objetivos so diferentes, podendo ser assim definidos:

Arquivo
o conjunto de documentos que independentemente da natureza ou suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, publicas ou privadas, visando a utilidade que podero oferecer no futuro.

Biblioteca
o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.

Museus
Instituies de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar a disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural. Observa-se, ento que as finalidades das Bibliotecas e dos Museus so essencialmente CULTURAIS, enquanto que as dos Arquivos so FUNCIONAIS, porm o valor cultural existe, uma vez que constituem a base fundamental para o conhecimento da Histria.

ESTGIOS DE EVOLUO TEORIA DAS TRES IDADES

Para que os arquivos possam desempenhar suas funes, torna-se indispensvel que os documentos estejam dispostos de forma a servir o usurio com preciso e rapidez. A metodologia a ser adotada dever atender as necessidades da instituio a que serve, como tambm, a cada estgio de evoluo por que passam os arquivos.

Arquivo de 1 Idade ou Corrente

Constitudos de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que se recebem e os produziram em dependncias prximas de fcil acesso.

Arquivo de 2 Idade ou Intermedirio

Constitudo de documentos que deixara de ser freqentes consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria.

Arquivo de 3 Idade ou Permanente

Constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que conservam em razo de seu valor histrico (probatrio e informativo) os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos. A cada uma dessas fases, corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma organizao adequada.

MTODOS DE ARQUIVAMENTO
A escolha do mtodo de arquivamento deve considerar as caractersticas dos documentos a serem classificados. Os mtodos bsicos de arquivamento mais utilizados so os seguintes: Alfabtico; Geogrfico; Numrico simples; Ideogrfico.

Mtodo Alfabtico
Elemento principal o nome, neste mtodo no necessrio consultar ndices para se localizar os documentos. As fichas ou pastas so colocadas em ordem alfabtica, segundo as regras gerais de Alfabetizao. Considera-se, primeiro, o ltimo sobrenome, depois o prenome. Exemplos: Jorge Elias de Alencar Eduardo Fonseca Arquivam-se: Alencar, Jorge Elias de Fonseca, Eduardo

Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome: Exemplos: Zulmira Albuquerque Sandra Albuquerque Arquivam-se: Albuquerque, Sandra Albuquerque, Zulmira

Empresas com nomes abreviados so considerados como se tivessem escritos por extenso.
Exemplos: Cia. Eletricidade de Brasl Telebraslia Arquivam-se: Companhia de Eletricidade de Braslia Telecomunicaes de Braslia

Sobrenomes compostos ligados por hfens tero entrada pela primeira parte. Exemplos: Osmar Vilas-Boas Bianca Duque-Estrada Arquivam-se: Duque-Estrada, Bianca Vilas-Boas, Osmar

Se o nome for composto de dois sobrenomes ligados pela partcula e, estes sero considerados compostos. Exemplos: Regina Costa e Silva Srgio Moura e Santos Arquivam-se: Costa e Silva, Regina Moura e Santos, Srgio

Os nomes com Santo, Santa e So, seguem a regra dos nomes formados de um substantivo e um adjetivo. Exemplos: Maria Santa Clara Jos So Marcos Igor Santo Amaro Arquivam-se: Santa Clara, Maria Santo Amaro, Igor So Marcos, Jos

Ttulos como Doutor, General, Conde, Ministros, etc.., devem figurar no fim, entre parnteses. Exemplos: Doutor, Abel de Almeida Ministro Dilson Funaro Arquivam-se: Almeida, Abel de (Doutor) Funaro, Dilson (Ministro)

Os nomes que exprimem grau de parentesco com Jnior, Filho, Sobrinho, Neto, so considerados partes integrantes do ltimo sobrenome, mas no so considerados pela alfabetao. Exemplos: Janana Antunes Neta Carlos Santos Jnior Marcos Lima Sobrinho Mario Dutra Filho Arquivam-se: Antunes Neta, Janana Dutra Filho, Mario Lima Sobrinho, Marcos Santos Junior, Carlos

Nomes orientais Japoneses, Chineses e rabes so registrados como se apresentam. Exemplos: Chen Tai-Chien Roin Ko-Sheng Al Bem Hur Arquivam-se: Al Ben Hur Chen Tai-Chien Roin Ko-Sheng

Os nome espanhis: sobrenome paterno antecede o materno, no devendo ser abreviado. por este que se deve entrar. Exemplos: Jorge Pin Y Soler Silvia Perez Fontana Arquivam-se: Perez Fontana, Silvia Pin Y Soler, Jorge

As firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser considerados tais como se apresentam. Exemplos: C & Modas J. Cmara & Irmos S/A

Os congressos, conferncias, reunies, assemblias, quando precedidas de nmero, que estejam em algarismos ou por extenso, entraro pelo nome e os nmeros so colocados no fim entre parnteses. Exemplos: 5 Congresso de Psicologia 20 Reunio da Associao Comercial. Arquivam-se: Congresso de Psicologia (5) Reunio da Associao Comercial (20)