As qualidades imprescindveis para ser uma boa Secretria Executiva

Por Regi em 15/02/2011, 09:00 MOTIVAO A motivao uma das tcnicas gerenciais, muito presente no dia-a-

dia de uma Secretria Executiva, pois, sendo essa, um elo entre a alta hierarquia e demais clientes internos, a motivao deve ser a base para uma atuao adequada e harmoniosa. A secretria pode atuar como agente motivador, transmitindo uma imagem positiva da sua rea de atuao e promovendo o intercmbio entre subordinados e chefias. Detalhes (aparentemente mnimos) como cumprimentar as pessoas; tratar a todos com igualdade, independente das diferenas culturais, sociais, econmicas, raciais e hierrquicas so fatores essenciais para a motivao; alm de, lembrar detalhes pessoais como data de aniversrio; elogiar um bom trabalho realizado, contribui, sobremaneira, para a motivao das pessoas (elas se sentem lembradas, reconhecidas). LIDERANA A liderana mais uma das tcnicas gerenciais. A secretria precisa conhec-la para poder auxiliar seu gerente a pratic-la no dia-a-dia. Observamos que essa habilidade hoje faz parte do contexto pessoal e profissional de uma Secretria Executiva. O lder algum que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados, em constante harmonia. O lder compartilha, delega, mas no manda, por isso, sua postura diante dos funcionrios j sempre positiva. COMUNICAO A comunicao um tributo essencial da atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O xito da empresa, da gerncia, da Secretria, depende essencialmente da habilidade dos indivduos se comunicarem. A comunicao deve ser clara, objetiva e flexibilizada de acordo com a cultura de cada funcionrio, pois, para se concretizar uma comunicao necessrio que a mensagem enviada seja plenamente entendida e recebida pelo interessado. ADMINISTRAO DO TEMPO A administrao do tempo nada mais, nada menos, que se planejar e organizar sua rotina diria, a fim de que o trabalho seja desenvolvido, sem afetar sua qualidade de vida, tanto pessoal, quanto profissional. Saber organizar-se utilizando o tempo de forma adequada e eficaz um desafio que, para muitos gerentes tem sido o objetivo prioritrio nas organizaes que inclusive, dedicam por livre e espontnea vontade, vrias horas em treinamento especializado no assunto, mesmo que as organizaes no tenham ainda despertado totalmente para tal

necessidade. preciso administrar o prprio tempo e o do executivo tambm, tarefa rdua! A maioria dos treinamentos a respeito utilizam exerccios para serem feitos em parceria, pelo executivo e a Secretria. RESPONSABILIDADE E DECISES As atividades de uma Secretria ultimamente esto sendo enfatizadas pelo maior poder de deciso com que essas profissionais vm atuando nos mais diversos segmentos organizacionais. A responsabilidade est sendo exigida a cada trabalho executado e a participao nas tomadas de decises tem sido um verdadeiro desafio na carreira de uma Secretria, que vem respondendo satisfatoriamente s organizaes. INFORMTICA Alm da sua contribuio estratgica, uma das ferramentas essenciais no trabalho de uma Secretria a informtica que, sem dvida, proporciona inovao no trabalho Executivo/Secretria tornando-o mais gil e eficiente, permitindo, assim, que encontrem mais tempo para outras atividades. A informtica um processo que possibilita novos desafios que motivam a profissional a acompanhar as novas exigncias da empresa por meio de cursos para dominar conhecimentos em diversas reas. Assim, a evoluo profissional dinamizada, para atingir o novo status, e necessrio entender que Secretria uma profisso e no apenas uma funo. imprescindvel estar sempre buscando o aperfeioamento e se atualizando em outras reas. As empresas buscam Secretrias empreendedoras e polivalentes, com perfil de assessora, e que no somente atendam aos executivos, mas tambm estejam interadas das metas e resultados. IMPORTNCIA DOS IDIOMAS Num mundo em que tudo gira em torno da globalizao impossvel esquecer a real importncia de se dominar um segundo idioma. A lngua mais imposta pelos pases o ingls, que deixou de ser apenas desejvel para ser imperativa, porm, hoje o idioma espanhol est dominando tambm, o mundo dos negcios. Aprender um novo idioma no mais um diferencial de um universo restrito de pessoas, mas uma necessidade bsica para profissionais que atuam nas mais diversas reas e para quem est se preparando para ingressar no cada vez mais competitivo mercado de trabalho. Hoje, para se conseguir um bom emprego, necessrio ingressar numa faculdade, fazer um bom curso de idiomas ou mesmo uma viagem de intercmbio ou estudos. Conhecer e aprofundar-se no ingls h tempos deixou de ser um privilgio de poucos para cair nas graas de muitos. Exigir fluncia no idioma uma prtica comum em diversas empresas, devido internacionalizao dos mercados mundiais, que transformou o ingls numa lngua universal. O mercado atualmente considera requisito bsico, no momento da contratao, que o candidato domine o ingls e, se possvel, conhea um outro idioma, como espanhol ou alemo, por exemplo. E, para terminar, o bom humor! Essa profissional tem tarefas interminveis, mas est sempre cumprindo suas responsabilidades com um sorriso nos lbios, e sempre disposta a trabalhar mais e mais! Isso com certeza mais uma qualidade muito relevante, pois cumprir suas funes e manter-se motivada para poucas! Boa semana de trabalho meninas! Continuem exercitando suas habilidades de super secretrias executivas!