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Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental

Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental

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Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental

Pagina: 1 Código: 002

Índice 1. Objetivo 2. Abrangência 3. Referências 4. Definições e Abreviaturas 5. Fluxograma 6. Realização 6.1. Geração dos Documentos 6.1.1 Manual de Gestão Ambiental 6.1.2 Procedimentos 6.1.3 Resto da Documentação 6.2 Revisão, Aprovação e Registro da Documentação 6.3 Distribuição e Controle da Documentação 6.4 Modificações 6.5 Atualização do Relatório de Aspectos Ambientais Significativos 7. Responsabilidades 8. Registros 9. Mudanças na Documentação ANEXO A: Formato de Lista de Distribuição da Documentação do SGA. ANEXO B: Formato de Lista de Documentos em Vigor. ANEXO C: Formato de Folha de Entrega da Documentação. ANEXO D: Formato de Programa Ambiental.

Elaborado por:

Revisado por:

Aprovado por:

Data:

Data:

Data:

quem deve fazer.4. tais como regulamentos e padrões. distribuição e modificação da documentação que integra o Sistema de Gestão Ambiental da Engevali Cerâmica. acesso e atualização da legislação ambiental incidente (código .Formato: Impresso para os resultados das atividades e dados.Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 2 Código: 002 1. onde e como deve ser feito e poder ser revisto para refletir as suas mudanças. . Manual de Gestão Ambiental da Engevali Cerâmica Procedimento para identificação.5 da Norma NBR ISO 14.010) 4.SGA: Sistema de Gestão Ambiental. revisão. Definições e Abreviaturas Definições: . . -Abreviaturas: .004) Procedimento para Gestão da Formação e Sensibilização (código .Documento: Meio utilizado para descrever ou controlar o que deve ser feito.4 e 4.Unidade: A organização e o espaço físico onde é implantado o SGA.001:2004. Referências Item 4. quando. . O termo inclui um documento interno como procedimentos e instruções e documentos externos. Objetivo Descrever as diretrizes a serem seguidas na elaboração.4. Abrangência Este procedimento abrange toda a documentação que integra o Sistema de Gestão Ambiental da Engevali Cerâmica. aprovação. 3. 2.

O corpo técnico do SGA também possui uma cópia dos referidos modelos.1. .no cabeçalho consta o logotipo da empresa. O formato do manual é descrito da seguinte maneira:  Primeira página: .1 Geração dos Documentos Os modelos dos formatos para os diferentes documentos do SGA se encontrão em formato eletrônico no Departamento Ambiental. Realização 6. 6.Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 3 Código: 002 5. sendo que cada tópico corresponde a um capitulo do manual. Fluxograma 6. .1 Manual de Gestão Ambiental O Manual de Gestão Ambiental tem seu formato feito através de tópicos.no meio da página consta o nome do documento. o cabeçalho no meio e no canto superior direito a numeração da pagina correspondente.

 Para as páginas seguintes: .a ultima pagina deve conter a seguinte notificação: fim do documento 6.  Para última página: . bem como a entrada em vigor do referido documento. O corpo técnico do SGA e o Departamento Ambiental elaboram os procedimentos gerais aplicáveis a empresa.Última pagina deve conter a seguinte notificação: fim do documento.o logotipo da empresa no canto esquerdo da página.em todo documento consta o logotipo da empresa. . revisam e aprovam o documento. o cabeçalho e a numeração correspondente no canto superior direito.Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 4 Código: 002 .contêm o procedimento do item mencionado na primeira página  Para última página: .em todo documento consta o logotipo da empresa. Os procedimentos se redigem.a numeração segue o procedimento da primeira página . revisam e aprovam o referido documento. sempre que possível. .consta na ultima página a relação das pessoas que preparam. . de acordo com as seguintes especificações (se algum conteúdo não é aplicável.Na última página consta a relação das pessoas que preparam. junto ao departamento ambiental.no final da página consta a data de finalização do documento .2 Procedimentos  Primeira página: Todos os procedimentos apresentam uma estrutura que começa com um cabeçalho. elabora o manual de gestão ambiental.1. . bem como o cabeçalho indicando o conteúdo e o tipo de procedimento. coloca-se não procede ou não se aplica): 1. que se repetem durante todo o documento e que contém da esquerda para a direita: .o titulo indicando o conteúdo e o tipo de procedimento. Objetivo: Descreve claramente o motivo do documento. bem como o cabeçalho indicando o conteúdo e o tipo de procedimento.  Para as páginas seguintes: . O corpo técnico do SGA.

responsáveis por arquivar os registros.. especificando como. bem como outros documentos que o completam. . Programa de Formação. Registros: Se incluem. 9. o âmbito de aplicação. Abrangência: Descreve-se a referência e. No final da página constam as respectivas pessoas que preparam. 4.1. constam de informações onde estão os nomes dos documentos. Responsabilidades: Indica-se mediante tabelas quem são as partes implicadas (e seu grau de responsabilidade). Anexos: São os documentos ou formatos que geram os procedimentos. Mudanças na Documentação: Indica-se as mudanças em relação às revisões anteriores. em cada uma das etapas do procedimento.Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 5 Código: 002 2.3 Resto da Documentação O restante da documentação que seriam o Programa Ambiental (Anexo D). bem como o período de arquivamento. qual é sua função. nos casos que procede. Diagrama de Fluxo: Sempre que possível é construído um diagrama de fluxo que permita uma melhor compreensão e seguimento dos procedimentos. 10. 8. quando. Referências: Indica-se os documentos utilizados como referência para a elaboração do procedimento. uma tabela em que se indica o nome dos registros. 3. etc. 6. 5. Realização: Descreve a forma de realizar as atividades propostas no procedimento. a que e quando se aplica o procedimento. 6. revisam e aprovam os documentos. Definições e Abreviaturas: Citam-se as palavras e definições das siglas usadas. 7. período de realização. e quem realiza.

Os destinatários de um documento do SGA são identificados pelos membros do Comitê. sendo que serão marcadas com a especificação “Cópia em Vigor”. como também a data em que o receberam. O Corpo Técnico do SGA é responsável pela atualização dos novos documentos e da comunicação necessária. O Corpo Técnico do SGA é o responsável pela gestão e arquivamento das listas de distribuição. Aprovação e Registro da Documentação A documentação do SGA é revisada pelo Comitê do SGA e assinada por um dos seus membros representantes do comitê. quer seja através do uso de correio eletrônico ou outro meio necessário. O Presidente do SGA da empresa e o corpo técnico do SGA se reúnem periodicamente com o Departamento Ambiental para revisar e aprovar aqueles documentos do SGA resultem de aplicação a empresa. Para o caso de cópias em formato papel. exceto naqueles casos que explicitamente são justificados pelo Comitê do SGA. sendo realizadas listas de distribuição (Anexo A). 6. onde constam a relação das pessoas que possuem o documento. Estas pessoas são responsáveis pela custódia. como também de cópias para todos os destinatários considerados como oportunos ou interessantes à empresa. . O Presidente do comitê do SGA aprova a documentação do SGA e registra os documentos. As pessoas que recebem a documentação devem assinar em uma folha de entrega de documentação (Anexo C).Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 6 Código: 002 A elaboração e formato do Programa de Formação estão descritas no procedimento para a gestão da formação e sensibilização e no Manual de Gestão Ambiental estão descritos os restantes documentos. 6. serão feitas tantas quanto forem o número de destinatários.2 Revisão. sob a responsabilidade do Comitê do SGA e do Departamento Ambiental. A data de entrada em vigor do documento é o dia seguinte da sua data de de aprovação. O Presidente do Comitê do SGA dispõe de uma cópia em papel do conjunto da documentação.3 Distribuição e Controle da Documentação A documentação do SGA é distribuída em formato papel.

o Presidente do SGA notifica o Departamento Ambiental. O Corpo Técnico do SGA e o Departamento Ambiental dispõem de uma cópia em papel de toda a documentação e mantém um registro atualizado das revisões de cada documento mediante uma listagem de documentos em vigor (Anexo B). Qualquer mudança na documentação do SGA é revisada e aprovada de igual forma que os demais documentos originais das revisões anteriores e pelos mesmos responsáveis.). etc. acesso e atualização dos requisitos legais. juntamente com o Departamento Ambiental. que se responsabiliza pela revisão e atualização de toda a documentação. na documentação do SGA. por pelo menos duas revisões ou três anos. Cada vez que um documento for modificado deve-se mudar o respectivo número de revisão. faz-se as anotações no documento original e se leva em conta para a próxima revisão. sendo os responsáveis por esta identificação o Comitê do SGA. aplicável a Procedimentos. de forma. normas. regulamentos. Se alguém identificar erros (ortográficos. Toda a documentação está no Departamento Ambiental onde tem acesso de leitura todas as pessoa relacionadas ao SGA. ou alguma mudança de atividade que implique mudar algum documento. 6. O controle da documentação externa (legislação aplicável. Está a critério do Corpo Técnico do SGA a necessidade de revisão imediata se alguma mudança for significativa para o bom andamento do SGA. Todas as cópias obsoletas são destruídas. Instruções e ao Manual de Gestão Ambiental. etc. Se forem identificadas mudanças em algum documento de caráter específico para a empresa.). . sendo que todas as cópias obsoletas deverão ser recolhidas no momento da entrega da nova documentação. transcorrido este tempo se identifica se há mudanças significativas na mesma.4 Modificações A documentação do SGA tem um prazo de validade de três anos. São proibidas cópias de qualquer conceito que não tenham sido controladas pelo Comitê do SGA. está incluso no procedimento para identificação.Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 7 Código: 002 e informam o Comitê do SGA sobre qualquer extravio ou alteração do referido documento para poder ser novamente reposta. exceto a original. exceto no caso dos anexos que correspondam a formatos de registros. que será guardada no Departamento Ambiental. Estas cópias se identificam por “Obsoletas”.

Responsabilidades Departamento Presidente do Corpo técnico Atividades Geração do Manual de Gestão Ambiental Geração de Procedimentos e Instruções Identificação dos Destinatários da Documentação de cada Unidade Distribuição da Documentação Controle da Documentação Atualização da Documentação e Divulgação das Mudanças Modificações da Documentação R: Revisa N R/E R/E R/E E A E R R/E E A E R R/E A/N E E E R/E R/G E E E E R/E R/E E N N RE: Relatado N N A: Aprova E: Executa N: Notifica o Departamento Ambiental de cada setor Responsável Comitê do Comitê do Ambiental do SGA Diretor SGA SGA .Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 8 Código: 002 7.

Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 9 Código: 002 8. além do seu controle e acompanhamento Corpo Técnico do SGA Comitê do SGA Presidente do Comitê do SGA 3 anos Fim do Documento .revisar e aprovar a documentação -definir as modificações Corpo Técnico do SGA Descrição do SGA Comitê do SGA Departamento Ambiental Presidente do Comitê do SGA Corpo Técnico do SGA Documentação do SGA Departamento Ambiental Departamento Ambiental Presidente do Comitê do SGA Corpo Técnico do SGA Documentação do SGA Departamento Ambiental Departamento Ambiental Presidente do Comitê do SGA Descrição das atividades de formação Corpo Técnico do SGA Comitê do SGA Presidente do Comitê do SGA 3 anos 3 anos 3 anos 3 anos Comitê do SGA Corpo Técnico do SGA 3 anos Departamento Ambiental 2 revisões ou 3 anos 3 anos Departamento Ambiental Procedimento s de Gestão Ambiental Instruções de Gestão Ambiental Programa de Formação estabelecidas pelo Comitê do SGA. além do seu controle e acompanhamento Descrição dos objetivos e metas ambientais Programa Ambiental estabelecidas pelo Comitê do SGA. Registros Nome Função Responsabili dade de Revisar Folhas de Distribuição Controle da distribuição do Manual de Gestão Ambiental Departamento Ambiental Departamento Ambiental Corpo Técnico do SGA Responsabilidade de Arquivar Período de Arquivo Até a seguinte revisão do documento Lista de Documentos em Vigor Pasta de Cópias Obsoletas Atas do Comitê do SGA Manual de Gestão Ambiental Departamento Ambiental Controle geral de documentos Departamento Ambiental Corpo Técnico do SGA Presidente do Comitê do SGA Controle geral de documentos obsoletos .

Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 10 Código: 002 OLHA DE DISTRIBUIÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO Lista de Distribuição da Documentação do SGA Folha n°: Nome Cargo Data Código Estado da Revisão Assinatura Presidente: Data: .

Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 11 Código: 002 LISTA DE DOCUMENTOS EM VIGOR Data: Título Código Estado da Revisão .

Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 12 Código: 002 FOLHA DE ENTREGA DA DOCUMENTAÇÃO Destinatário: Setor: Cargo: Telefone: E-Mail: Código Título N° Revisão Recebi em: ___/___/_____ Assinatura: .

Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 13 Código: 002 Programa Ambiental da Engevali Cerâmica Ano Elaborado por: Revisado por: Aprovado por: Data: Data de entrada em vigor: Data: Data: .

Metas e Programas 4.Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 14 Código: 002 Índice 1. Objetivos Ambientais      3. Introdução 2. Controle e Acompanhamento das Modificações .

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