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Procedimento de Arquivo e Protocolo
Procedimento de Arquivo e Protocolo
Arquivo corrente:
Arquivo intermediário:
É a guarda da documentação proveniente do arquivo corrente, mas que foram
deixando de ser usados com frequência.
Arquivo morto:
É onde ficam os documentos que estão desatualizados ou que são de uso
esporádico. Em uma organização, tais documentos são conservados em função da
sua temporalidade, ou seja, do prazo necessário para o arquivamento dos
documentos.
E o protocolo, o que é?
É um documento emitido para comprovar a entrega e/ou o recebimento de
determinado documento.
Temos que pensar nos dois meios possíveis para essa organização: o meio
físico e o digital.
Dica:
Por exemplo, é possível ter uma pasta apenas com contratos, outra com
documentos internos, outra com notas fiscais e assim por diante. Não entenda pasta
apenas como um objeto pequeno, pois ela pode ser grande, ou substituída por um
arquivo ou estante com tranca.
Lembre-se que para facilitar a busca desses documentos eles precisam estar
organizados por pastas e nomeados de uma maneira clara para localização.
Para lembrar:
Esses são alguns dos motivos que justificam o zelo e comprometimento com as
rotinas de arquivamento e protocolos.