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SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO

PROCEDIMENTOS CODAE
Unidades Educacionais

CODAE – COORDENADORIA DE ALIMENTAÇÃO ESCOLAR

2019
Coordenadoria de Alimentação Escolar:

Jossélia Aparecida Fosia Carneiro da Fontoura

Coordenadora da Coordenadoria

Carolina Bastos Mendonça


Diretora da Divisão de Nutrição

Elaboração e Diagramação:

Carolina Sousa Coelho Dias


Nutricionista

Vanessa Aparecida Nogueira


Nutricionista

Nathalia Martins Ernesto


Estagiária Nutrição

Elisiane Gomes do Nascimento


Estagiária Nutrição

Angélica Ahouagi
ÍNDICE

◊ Preenchimento Relatório de estoque no EOL ........................................................... 3

◊ Preenchimento Relatório de Refeições Servidas no EOL ......................................... 5

◊ Cadastro de reuniões e outras atividades com suspensões de aula .................... 8

◊ Acesso a Pasta de impressos de controle ................................................................ 11

◊ Recebimento dos alimentos ..................................................................................... 12

◊ Controle de validade dos Alimentos ...................................................................... 13

◊ Cancelamento de Entregas de Alimentos não perecíveis ................................... 15

◊ Cancelamentos de entregas de alimentos perecíveis ......................................... 16

◊ Devolução de alimento próprio para o consumo .................................................. 18

◊ Retirada de alimento impróprio para o consumo .................................................. 20

◊ Reclamação de qualidade dos alimentos .............................................................. 22

◊ Ocorrência roubo ou furto ......................................................................................... 23

◊ Contatos CODAE ......................................................................................................... 24


Preenchimento Relatório de estoque no EOL

A Unidade deve realizar o apontamento do estoque mensalmente, de acordo com o


cronograma enviado por CODAE através das DREs. (Atenção! Sempre verificar se o crono-
grama é voltado para a sua unidade, pois existem diferenças nas datas).

Como acessar o Relatório de Estoque no EOL:

1. Entrar no EOL com o login


da unidade (Preenchendo os
campos operador, unidade e
senha)

2. Clicar em “Funcional” →
“Opções de Escola”

3. Digitar o código EOL da uni-


dade que deseja consultar e
clicar em “Pesquisar”

3
4. Verificar se o nome da es-
cola está correto e clicar so-
bre ele.

5. Clicar em “Integração siste-


ma EOL com outros sistemas”
→ com Sistema PAPA
(MERENDA) → Controle de Es-
toque de Alimentos.

6. Desta forma, a planilha de estoque abrirá no navegador.

Conceitos importantes:

♦ Estoque atual: quantidade total dos alimentos disponíveis na unidade

♦ Recebimento Transf: quantidade de alimento recebido durante o período de consumo


por meio de guia de transferência (de uma unidade para outra);

♦ Saídas Transf: quantidade de alimento retirado da unidade por transferência ou


por estar impróprio para consumo.

No Relatório de Estoque a unidade deverá apontar as quantidades reais de cada alimen-


to armazenado na despensa, pois é com estes dados que o sistema realiza o cálculo pa-
ra o envio. Ao realizar o registro correto, a chance de ocorrer excesso de estoque de
algum alimento é reduzida.

4
Preenchimento Relatório de Refeições Servidas no EOL

A Unidade deve realizar o apontamento do relatório de refeições servidas mensalmente,


de acordo com o cronograma enviado por CODAE através das DREs. (Atenção! Sempre
verificar se o cronograma é voltado para a sua unidade, pois existem diferenças nas datas).

Como acessar o Relatório de Refeições servidas no EOL:

1. Entrar no EOL com o


login da unidade
(Preenchendo os cam-
pos operador, unidade e
senha)

2.Clicar em “Operacional” →
“Escola”

5
3. Clicar em “Integração sistema EOL com outros sistemas” → com Sistema PAPA
(MERENDA) → Refeições servidas → Informe de planilha

4. Selecionar o ano de
referência e colocar o
código da unidade
(pode ser o código EOL
ou o CODAE);

5. Os apontamentos ocorrerão em diferentes períodos no mês, de acordo com o que estiver


descrito na tela inicial na coluna período de digitação:

6
6. O período de apontamento varia conforme o agrupamento ao qual pertence a unidade.

7. A unidade deverá selecionar o dia que irá informar a quantidade de refeições servidas por
faixa etária; E nos fins de semana e feriados selecionar a data e salvar.

8. Após o preenchimento, os dias úteis compreendidos no período de apontamento deverão


ficar VERDES e os dias não úteis neste mesmo período deverão ficar LARANJA.

Para maiores informações a unidade deverá acessar o manual de Procedimentos


Relatório de Refeições Servidas disponível na pasta impressos de controle
(procedimento para acesso pág. 11).

7
Cadastro de reuniões e outras atividades com suspensões de aula

As UEs devem informar à CODAE, assim que tiverem o calendário homologado na DRE, as
datas de Reunião Pedagógica e de outras atividades com suspensão total de aula,
por meio do sistema EOL.

Por que as UEs devem inserir no sistema as datas com suspensão total de aula?

Para que o sistema não programe alimentos para serem consumidos nestes dias, evitan-
do assim envios desnecessários de alimentos.

PORÉM, lembramos que, mesmo com a suspensão de aulas, a CODAE poderá


realizar entregas de alimentos! Portanto, mesmo com as aulas suspensas, as UEs
devem manter um plantonista para recebimento de alimentos.

Local de acesso à tela de cadastro

O acesso à tela segue o mesmo caminho


do acesso ao Informe Planilha.

Menu “INTEGRAÇÃO SISTEMA EOL COM OU-


TROS SISTEMAS” → “com Sistema PAPA
(MERENDA)” → “Refeições Servidas” →
”Cadastro de Reunião Pedagógica”

Veja ao lado:

Atenção! Sempre que a data de suspensão de aula for alterada, a mesma de-
verá ser atualizada no EOL para evitar a falta de alimentos.

8
Cadastrando datas
Para iniciar o cadastro: Encontre a data que deseja cadastrar nos períodos da tabela que apa-
rece na tela (1). Selecione a linha correspondente (2).

2 1

Um calendário irá aparecer logo abaixo da tabela.


⇒ Selecione a data (a célula fica cor de rosa)
⇒ Clique no botão “Cadastrar Reunião Pedagógica” (4) (a célula assume a cor verde)
Da mesma forma, para excluir uma data basta selecionar o dia e clicar em “Excluir Reunião
Pedagógica” (5) -

4 5

9
Prazos para cadastro

O cadastro/ alteração das Reuniões deverão ser realizados com maior prazo de antecedência
possível (mínimo 40 dias), pois a CODAE realiza o cálculo para envio de alimentos com bastan-
te antecedência.

Perguntas e Respostas

• O que devo fazer para atualizar o calendário de suspensão de aulas?

Datas futuras podem ser alteradas com antecedência de pelo menos 40 dias no próprio
sistema. Para isso, basta acessar novamente a tela:
⇒ Selecionar a data que quiser excluir, clicar em “Excluir Reunião Pedagógica”.
⇒ Selecionar a nova data e clicar em “Cadastrar Reunião Pedagógica”.

• A data que desejo cadastrar ou alterar não está habilitada para seleção. O que faço?

Quando a data não está disponível para seleção significa que o cálculo do alimento para
esta data já foi realizado. Envie a informação por e-mail para CODAE Atendimento
( smecodaeatendimento@sme.prefeitura.sp.gov.br ), com cópia para o Cogestor, para verificar-
mos o que poderá ser feito. Dependendo do caso, não haverá tempo hábil para altera-
ção do envio de alimentos.

• Quais unidades devem cadastrar as datas de suspensão de aula pelo EOL?

Todas as unidades que já preenchem o relatório de refeições servidas pelo EOL.

• Devo cadastrar as datas em que tenho reunião pedagógica/suspensão de aula so-


mente em um dos turnos?

Não. Devem ser cadastradas somente as datas com suspensão total de atividades, ou seja,
com aulas suspensas em todos os turnos do dia.

• Devo cadastrar as reuniões pedagógicas que acontecerão durante os finais de sema-


na? E os feriados e emendas de feriados?

Não. Finais de semana, feriados e emendas de feriados são considerados como dias não
úteis (cor rosa claro no calendário) e não precisam ser cadastrados.

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Acesso a Pasta de impressos de controle

O acesso aos Impressos de controle é através do site da CODAE, conforme link e figura
abaixo:
http://portal.sme.prefeitura.sp.gov.br/Main/Page/PortalSMESP/Coordenadoria-de-Alimentacao
-Escolar

1. Ao entrar na página, vá até a área de “serviços”, onde está o ícone para os


“Informativos Técnicos”.

2. Acesse o ano de 2018 e selecione o informativo Nº 08/2018 - JULHO/2018.

3.

4. Selecione o tipo de Unidade no próprio informativo. Após isso será aberta a pasta
do Google drive onde consta a pasta de impressos.

Para preencher é necessário salvar a planilha no computador.

É importante ler com atenção este informativo para entender como funciona o aces-
so às planilhas da CODAE.

11
Recebimento dos alimentos na data Programada

PREPAREM-SE PARA O MOMENTO DA ENTREGA!!!!

O recebimento dos alimentos na data programada é de extrema importância, pois


sela a parceria com a CODAE. O profissional que recebe e confere o alimento na
escola é quem atesta se o objetivo da CODAE está sendo alcançado, ou seja, se a
quantidade e a qualidade dos alimentos enviados estão adequados.
PORÉM, quando a escola está fechada ou, por qualquer outro motivo a entrega não pode
ser realizada, ocorre uma série de PREJUÍZOS, para a CODAE, para a escola e, principalmen-
te, para os alunos.
Por isso, é imprescindível que se mantenha sempre um funcionário responsável para receber
os alimentos!!!!
Quais as consequências das entregas não realizadas?

Risco de desabastecimento da unidade;


Desperdício de alimentos;
Prejuízo ao erário público: paga-se 2 vezes pela mesma entrega.

No caso de alimentos congelados não há uma nova entrega, causando prejuízo ao


cumprimento do cardápio e ao atendimento dos alunos.
Necessidade de envio de justificativa (por e-mail) para programação da nova entrega e
para documentar o ocorrido;
O que fazer para que isso não aconteça?

Toda vez que for planejado algum evento ou reunião no qual os funcionários tiverem que
se ausentar da unidade (inclusive em dias de parada pedagógica programadas), sem-
pre se organizar para deixar um responsável, no horário das 8:00 às 16:00, para receber os
produtos enviados pela CODAE.
A CODAE realiza em torno de 2.400 entregas diariamente, o que torna im-
possível alterar os cronogramas de entregas.

São diversos profissionais e setores envolvidos para garantir a compra do melhor produto pos-
sível. Todo o planejamento é feito com antecedência e o cardápio é elaborado para aten-
der as necessidades nutricionais dos alunos, nas diferentes faixas etárias.

Desde a compra até o prato, a qualidade do alimento é rigorosamente controlada, sempre


com a preocupação de que o mesmo chegue em excelentes condições para os alunos.

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Controle de validade dos Alimentos

Alertamos sobre a necessidade de CONTROLE DA VALIDADE dos alimentos enviados pela


CODAE que compõem o Programa de Alimentação Escolar.

O vencimento de alimentos na Unidade Educacional resulta em desperdícios e elevado ônus


à municipalidade, visto que demanda investimento para a compra, entrega e no caso de
passar do prazo de validade, além do alimento não ser consumido, tem-se um custo eleva-
do pela retirada e destinação sanitária.

Como realizar uma organização adequada:

⇒ Acomodar os produtos na despensa com os PRAZOS DE VALIDADE afixados em local


visível;

⇒ Aplicar a técnica do PVPS:

PVPS = PRIMEIRO QUE VENCE É O PRIMEIRO QUE SAI

⇒ No Relatório de Estoque apontar as quantidades reais de cada alimento armazena-


do na despensa, pois é com estes dados que o sistema realiza o cálculo para o en-
vio. Para facilitar a contagem do estoque, é importante preencher o formulário de
“controle diário de estoque”.

Com um bom controle é possível iden-


ficar, com antecedência, a quandade
de alimento que não será consumido
dentro do prazo de validade.

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No caso de excesso de alimentos em estoque:

⇒ Verificar se o consumo será possível até a data de validade, sempre priorizando a utiliza-
ção do alimento que vence primeiro;

⇒ Ao identificar que o consumo não será possível até a data de validade, solicitar a retirada
da quantidade excedente através do Memorando Padrão para Registro de Ocorrência
com alimentos. Todos os campos deste documento precisam ser preenchidos, inclusive a
justificativa da necessidade de retirada. O documento carimbado e assinado deve ser
encaminhado para a DRE, que enviará via malote para a CODAE.

Exemplos de necessidade de retirada por impossibilidade de utilização:

∗ Unidade com ausência de alunos e sem previsão de matricula na faixa etária de

consumo de fórmula láctea infantil, possuindo este produto em estoque com valida-
de para o ano vigente.

∗ Cozinha com problema estrutural que necessitará de reforma, impossibilitando o

preparo até a data de validade;

Destacamos sobre o DECRETO Nº 29.692 de 23 de abril de 1991 e Portaria Intersecretarial


0001/2008/SMGSME os quais definem as responsabilidades do diretor das unidades de zelar
pela preservação da qualidade dos alimentos e utilizá-los dentro dos prazos de validade.

Este Memorando poderá ser obtido na pasta de Impressos de Controle da CODAE.

Antes de preencher leia atentamente as orientações no verso do Memorando.

ATENÇÃO: A solicitação de retirada precisa ser feita com no mínimo 90 dias antes do prazo
de validade. Este tempo é necessário para que seja realizada a retirada e a redistribuição
para outras Unidades de forma que possa consumir o alimento e evitar o desperdício.

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Cancelamento de Entregas de Alimentos Não Perecíveis

No Relatório de Estoque a unidade deverá apontar as quantidades reais de cada alimento


armazenado na despensa, pois é com estes dados que o sistema realiza o cálculo para o en-
vio. Ao realizar o registro correto, a chance de ocorrer excesso de estoque de algum ali-
mento é reduzida.

Ao verificar quantidade de estoque excedente dos alimentos não perecíveis (arroz, feijão,
macarrão, óleo, etc.), a unidade escolar deve solicitar o cancelamento de envio destes ali-
mentos a fim de normalizar as quantidades estocadas.

A solicitação é feita a partir do preenchimento do “Memorando de Solicitação de


Cancelamento de Alimentos NÃO PERECÍVEIS” que deverá ser encaminhado à CO-
DAE Atendimento, nos dias de digitação de relatório de estoque, conforme cronogra-
ma enviado no início do ano através do e-mail:

smecodaeatendimento@sme.prefeitura.sp.gov.br

Importante! Antes de solicitar o cancelamento de algum alimento deve-se verificar se a quan*da-


des disponível em estoque será suficiente para suprir a necessidade até a próxima entrega.

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Cancelamentos de entregas de alimentos perecíveis

Ao verificar quantidade de estoque excedente dos alimentos perecíveis (carne, frango, peixe,
margarina, requeijão, feira, ovos, pães e/ou bolos), a unidade escolar deve solicitar o cance-
lamento de envio destes alimentos a fim de normalizar as quantidades estocadas. A solicita-
ção é feita a partir do preenchimento do “Memorando de Solicitação de Cancelamento de
Alimentos PERECÍVEIS” que deverá ser encaminhado à CODAE Atendimento sempre na 5º ou
6º feira, através do e-mail: smecodaeatendimento@sme.prefeitura.sp.gov.br

Como funciona o procedimento para cancelamento, exemplo:

SETEMBRO 2018
Domingo Segunda Terça Quarta Quinta Sexta Sábado
1 2 3 4 5 6 7
A U.E. verifica que há excesso de
carne e peixe no freezer. Envia à
CODAE uma solicitação de cancela-
mento de 2 entregas de carne e 1
entrega de peixe.
8 9 10 11 12 13 14

AS ENTREGAS DESTA SEMANA SÃO MANTIDAS NORMALMENTE E NÃO PODERÃO

15 16 17 18 19 20 21
1ª entrega de carne
Entrega de peixe cancelada
cancelada (solicitação
(solicitação atendida)
atendida)
22 23 24 25 26 27 28
2ª entrega de carne
cancelada
(solicitação atendida)

Observando o exemplo citado, ao enviar o memorando de cancelamento no dia 5 ou 6, a 1ª


entrega de carne bovina será suspensa na semana de 16 a 20 de setembro e a 2ª entrega será
suspensa na semana de 23 a 27 de setembro . A entrega do peixe será suspensa somente na
semana de 16 a 20 de setembro. Portanto, as entregas da semana de 9 a 13 de setembro de-
verão ser recebidas normalmente.

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Sendo assim, o cancelamento é efetivado na semana subsequente à solicitação e não na
semana seguinte.

Para que não haja o acúmulo de estoque de alimentos perecíveis, é importante acompanhar
o consumo habitual e o armazenamento destes alimentos na sua unidade, evitando assim
possíveis perdas e desperdícios.

Para evitar a perda de alimentos perecíveis:

• O cronograma de entrega dos alimentos é planejado de forma a evitar o acúmulo na


unidade;

• Os alimentos perecíveis são entregues em quantidade suficiente para serem consumidos


na mesma semana de recebimento, ou no máximo , até a semana seguinte e sempre
antes da próxima entrega (importante seguir o cardápio da CODAE publicado semanal-
mente);

• Devido ao elevado risco de perda destes alimentos pela ocorrência de imprevistos, tal
como a queda de energia elétrica, o freezer deve permanecer com a quantidade míni-
ma necessária, principalmente no período que antecede o recesso escolar.

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Devolução de alimento próprio para o consumo

A Unidade precisará solicitar a devolução de alimento próprio para o consumo nas se-
guintes situações:

⇒ Estoque excedente de alimento que por algum motivo específico não será consumido
até o vencimento (Exemplo: Unidade com ausência de alunos na faixa etária de consu-
mo de fórmula láctea infantil, possuindo este produto em estoque com validade para o
ano vigente e sem previsão de matricula);

⇒ Terceirização ou desativação da Unidade;

Como solicitar a devolução:

∗ Através do Memorando Padrão para Registro de Ocorrência com Alimentos (Todos os


campos em amarelo precisam ser preenchidos e é necessário descrever de forma deta-
lhada o motivo específico da devolução na “justificativa” da solicitação).

∗ O Memorando deverá ser entregue na DRE para ser encaminhado à CODAE;

Antes de preencher, leia atentamente as orientações que constam no verso do memorando.

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ATENÇÃO!: Preencher corretamente TODOS OS CAMPOS EM AMARELO,
assinar, carimbar e entregar o arquivo em sua respectiva DRE.

ATENÇÃO!: A solicitação de retirada precisa ser feita com no mínimo 90 dias antes do prazo
de validade. Este tempo é necessário para que seja realizada a retirada e a redistribuição
para outras Unidades de forma que possam consumir o alimento e evitar o desperdício.
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Retirada de alimento impróprio para o consumo

A Unidade poderá solicitar a retirada de alimento impróprio para o consumo nas se-
guintes situações:

♦ Deterioração do alimento;

♦ Infestação por insetos (carunchos, larvas, etc);

♦ Ataque por roedores;

♦ Presença de perigos físicos (objetos estranhos);

♦ Alimento com prazo de validade vencido

♦ Embalagens danificadas (amassada, enferrujada, ausência de informações como


data de validade, etc...);

♦ Outros.

Como solicitar a retirada:

Através do Memorando Padrão para Registro de Ocorrência com Alimentos, que deverá ser
entregue na DRE para ser encaminhado à CODAE.

♦ Todos os campos em amarelo do documento precisam ser preenchidos. É necessá-

rio descrever de forma detalhada o motivo específico da retirada na “justificativa” da so-


licitação (relatar as características alteradas do alimento a ser retirado)

Antes de preencher, leia atentamente as orientações no verso do memorando.

O alimento impróprio para consumo deverá ser mantido em embalagem ou saco plásti-
co bem fechado, em local separado dos demais alimentos.

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Casos específicos em que será necessário entrar em contato com a CODAE para ori-
entação individual :

♦ Quantidade de alimento não perecível (merendão) menor de 10kg e para perecível

(pães, resfriados e congelados), menor que 5kg.

♦ Presença de perigos físicos no alimento (objetos estranhos);

♦ Embalagem danificadas ;

Nas situações como estas mencionadas acima, a


unidade deverá enviar e-mail para CODAE Atendi-
mento informando sobre a condição e a quantidade
do alimento que está impróprio e se for possível ane-
xar fotos.

Cuidado no momento de receber os alimentos!!

Ressaltamos sobre a importância de se fazer uma rigorosa conferência, no momento da en-

trega. Caso haja algum problema ou desconformidade, a Unidade deverá recusar o item

alterado, devolvendo apenas a quantidade que apresentar problemas, anotando de for-

ma detalhada no campo “observações” de todas as vias da Guia de Remessa o motivo da

recusa e a quantidade do alimento. Por exemplo: Recusamos a entrega de duas latas de

sardinha porque estavam amassadas.

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Reclamação de qualidade dos alimentos

Deverá ser feita, quando for observado que o alimento apresenta alguma
característica inadequada para o consumo.

Exemplos:

♦ Características sensoriais alteradas (aspecto, textura, cor, odor, sabor);

♦ Embalagem danificada (amassadas, enferrujadas e estufadas...);

♦ Presença de insetos (caruncho)

A reclamação de qualidade é efetivada através do Memorando Padrão para Registro de


Ocorrência com Alimentos que deverá ser entregue na DRE que encaminha para a CODAE
para providências necessárias.

Atenção: Para que todos os campos sejam corretamente preenchidos. A justificativa precisa
ser descrita de forma detalhada, constando as características alteradas do alimento e em
que momento foram observadas (armazenamento, preparo ou no momento de servir).

O envio do Memorando é necessário para que a CODAE possa controlar a qualidade dos
alimentos entregues nas Unidades e acionar o fornecedor quando for preciso.

Ressaltamos sobre a importância de se fazer uma rigorosa conferência, no momento da en-


trega. Caso haja algum problema ou desconformidade, a unidade não deverá receber o
item alterado, devolvendo apenas a quantidade que apresentar problema, registrando com
detalhes no campo “observações” de todas as vias da Guia de Remessa o motivo da recusa
e quantidade do alimento. Dessa forma, o fornecedor fará a reentrega do produto, aten-
dendo os padrões de qualidade.

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Ocorrência roubo ou furto

Em caso de roubo ou furto de alimentos enviados pela CODAE, a Unida-


de precisará providenciar o Boletim de Ocorrência (B.O) no qual deverá ser
relacionado a quantidade de cada alimento roubado e/ou furtado.

Comunicar SME/CODAE a partir dos seguintes procedimentos:

• Entregar diretamente na DRE um MEMORANDO REDIGIDO PELA PRÓPRIA UNIDADE,


onde deverá estar descrito todos os itens e as quantidades que foram levadas;

• Se houver necessidade de reposição, informar neste documento, os itens e a quanti-


dade a serem repostos;

• Anexar uma cópia do Boletim de Ocorrência;

Atenção: A reposição poderá ser realizada apenas


para alimentos não perecíveis, pois os alimentos pere-
cíveis são entregues semanalmente e portanto, serão
enviados na semana seguinte

23
Em caso de dúvidas no preenchimento, entrar em contato com CODAE Atendimen-
to pelo e-mail smecodaeatendimento@sme.prefeitura.sp.gov.br ou pelos telefones:

• 3111-8601
• 3111-8602

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