O guia completo para

Gerenciamento
de Fornecedores

Fortaleça o relacionamento com a cadeia de suprimentos

Saber escolher fornecedores e ter um bom relacionamento
com seus parceiros são elementos fundamentais no dia a
dia de todas as organizações. Isso porque a escolha da
cadeia de suprimentos impacta diretamente o produto
final da empresa e seus resultados financeiros.
Cada vez mais as empresas estão cientes de que devem se
integrar e colaborar com os fornecedores para se manterem
competitivas e dar o próximo passo em direção à
excelência. O avanço das tecnologias e a globalização
trazem como consequência a possibilidade de contratação
de fornecedores de qualquer parte do mundo, bem como a
redução do ciclo de vida de materiais e produtos. Por isso, a
seleção, avaliação e homologação de fornecedores devem
ser cada vez mais criteriosas.
Os eventos dos últimos anos expuseram as vulnerabilidades
de muitas organizações para atender às suas necessidades
de matérias-primas ou produtos acabados, especialmente
aquelas que dependem de fornecedores únicos e / ou que
não possuem uma boa gestão da cadeia de suprimentos.
Felizmente, estão surgindo novas tecnologias que
melhoram drasticamente a visibilidade em toda a cadeia
de ponta a ponta e apoiam a capacidade das empresas de
obter resultados eficazes e consistentes.
Para permitir que uma organização extraia mais valor de seus
relacionamentos com fornecedores, o Supplier Lifecycle
Management (SLM), também conhecido como Gestão do
Ciclo de Vida dos Fornecedores, é organizado em torno de um
conjunto de processos complementares essenciais. Esses
processos se concentram na segmentação de fornecedores,
governança SLM, gestão de desempenho e desenvolvimento
de fornecedores. Embora a maioria das empresas tenha um
processo em vigor para gerenciar seus relacionamentos com
esses parceiros, muitas vezes ainda há espaço para
melhorias. A seguir estão os principais fundamentos para
desenvolver e estabelecer uma estratégia sólida de gestão de
fornecedores.
 Busca de fornecedores (Sourcing)
O processo de busca de fornecedores, conhecido também pela expressão em
inglês Sourcing, é a primeira etapa para ajudar as empresas a selecionar o
melhor fornecedor para uma determinada necessidade.
Infelizmente, em muitas empresas esse processo não funciona corretamente,
resultando em entregas de baixa qualidade e perda de grandes oportunidades
de economia.

Na hora de selecionar os fornecedores, o comprador costuma trabalhar em

colaboração com a área exigente, que ajudará a desenvolver uma
especificação onde será descrito o produto ou serviço a ser adquirido. Com a
especificação, os fornecedores em potencial podem entender facilmente as
necessidades dos clientes, enquanto os compradores podem avaliar o que o
mercado tem a oferecer e definir os critérios vencedores.

Depois de ter uma imagem clara dos requisitos do negócio, a próxima etapa é
convidar formalmente os fornecedores a fazerem uma cotação para o seu
negócio.
Qualificação e Avaliação
A abordagem com fornecedores pode começar por meio de um
questionário de pré-qualificação simples e curto, enviado a potenciais
fornecedores. Em muitas organizações esse questionário é conhecido
como RFI, uma abreviação do termo em inglês Request For Information.
Aqueles que forem qualificados, recebem uma Solicitação de Cotação,
documento formal e mais complexo com apresentação da empresa,
editais de licitação de fornecedores e informações detalhadas sobre o
projeto e requisitos.
Para algumas organizações, é comum esta etapa incluir licenças,
documentos e certificações exigidas, aspectos financeiros e
econômicos, experiência em saúde e segurança, histórico de projetos e
qualificações de pessoal e visita in loco.
Nesta fase, os fornecedores potenciais são peneirados e os
compradores têm uma visão de quais são os mais promissores para
fornecer os bens ou serviços que atendem aos padrões da empresa.
 Durante o processo de avaliação, o objetivo é esclarecer os termos da
oferta e obter valor adicional além do que foi oferecido, que pode variar
entre um preço mais baixo, um produto de melhor qualidade, menor
risco, melhores condições de pagamento etc. Ao final deste processo ,
você fecha o negócio com o melhor fornecedor.
A maioria dos fornecedores define uma concessão de preço em sua
primeira oferta. Para obter esta concessão, você deve:

• Criar competição - para obter os melhores resultados na fase de

negociação. Não se esqueça de ter, pelo menos, três alternativas
confiáveis.
• Analisar cuidadosamente todas as cotações para ter uma ideia de
um alvo extenso, mas confiável.
Seleção e Gestão de contratos
Para negociar, monitorar e refinar os acordos legais entre seus fornecedores, sejam
eles quaisquer organizações terceirizadas que forneçam contratos básicos (ou seja,
contratos de suporte para bens e serviços prestados a sua organização), você
precisa de um método centralizado para redigir, revisar, aprovar e atualizar esses
documentos. A automação que incorpora modelos (pré-aprovados por sua equipe
jurídica) garante que os contratos novos e existentes estejam em conformidade
com as políticas da sua empresa, bem como com a lei, e incluem informações
precisas sobre os termos, condições e preços do fornecedor.
Essa abordagem também ajuda a identificar oportunidades de melhorar o ROI
(retorno sobre investimento) para sua empresa, com maneiras de construir
parcerias mutuamente benéficas com seus fornecedores estratégicos de melhor
desempenho.
O gerenciamento robusto de contratos reduzirá o risco para sua organização. Isso
inclui questões como conflitos de interesse e fraude. Ou seja, sua empresa deve
garantir que todas as medidas apropriadas sejam tomadas para prevenir, identificar
e remediar conflitos de interesse, englobando medidas para combater a fraude ao
longo da vigência do contrato.
 Gestão de riscos
Dentre os fatores indiretos que podem causar insegurança e
afetar a performance comercial de uma empresa, o
desempenho de seus fornecedores é um dos mais voláteis.
Portanto, definir todos os critérios envolvidos na qualificação
e aprovação de um fornecedor é extremamente importante.
Além de ajudar a otimizar o processo, essa prática auxilia no
rastreamento dos riscos que precisam ser mitigados.
A maioria das organizações não julga importante definir
esses critérios, o que geralmente resulta em uma série de
desafios, incluindo atrasos na entrega, não conformidade e
questões regulatórias, que sempre impactarão seus
processos internos.
Os fornecedores podem ser classificados de acordo com o
tipo de insumo ou serviço que fornecem e seu impacto real
no produto final da sua organização. À medida que o parceiro
se torna crítico, os riscos relacionados a ele são
potencializados, a relação ganha maior complexidade e a
saúde da parceria se torna um fator essencial ao sucesso do
negócio. Assim, com o objetivo de estabelecer estratégias
para o tratamento de tais ameaças, o gerenciamento de riscos
de fornecedores assume um papel extremamente importante
na proteção do valor entregue e contribui para os demais
sistemas de gestão da empresa. Veja um exemplo de
definição de riscos do fornecedor abaixo:
Definição de risco do fornecedor
Fornecedores Críticos
Produtos ou serviços que afetam diretamente a qualidade da sua oferta e há poucas (ou apenas
uma) alternativas de fornecedor no mercado para esses insumos ou serviços.

Risco Alto
Insumos ou serviços que afetam diretamente a qualidade da sua oferta, mas existem alternativas
no mercado para este produto/serviço.

Risco Médio
Produtos importantes, mas que não fazem parte dos processos críticos da empresa.

Risco Baixo
Fornecedores de baixo risco que não apresentam impacto em nos requisitos de qualidade da
empresa.
Segmentação
As informações de contato e contrato para sua cadeia de suprimentos são importantes, mas como você categoriza seus fornecedores
internamente também pode ser uma ferramenta crítica para um planejamento e desenvolvimento de negócios eficazes. A
segmentação é uma complementação da gestão de riscos da sua empresa. Dependendo de suas necessidades, os fornecedores
podem ser classificados de acordo com uma variedade de categorias, mas algumas das mais comuns seguem o modelo STOC:

Fornecedores estratégicos
Esses fornecedores-chave são essenciais para a produção e entrega de bens e
serviços de sua empresa aos clientes. Eles formam a base de sua cadeia de
suprimentos e frequentemente apresentam oportunidades significativas para
parcerias que beneficiam sua empresa e o fornecedor. O sourcing estratégico se
concentra na capacidade do fornecedor de atender não apenas às necessidades
específicas atendidas pelos produtos e serviços que oferece, mas também em
sua capacidade de apoiar os objetivos gerais da sua empresa para lucratividade,
competitividade e ingresso no mercado.
 Fornecedores táticos
Como o nome indica, os fornecedores táticos desempenham um
papel mais direto e situacional, ao invés de estratégico, em sua
cadeia de suprimentos. Eles ainda são importantes, no entanto, já
que são escolhidos e avaliados com base em sua capacidade de
atender a necessidades críticas específicas em seu fluxo de trabalho
de produção geral. O sourcing tático se concentra em métricas de
“alta qualidade, preço certo, tempo certo”.

Fornecedores operacionais
Como os fornecedores táticos, esses atendem a uma conta específica e podem não ser
tão centrais para sua estratégia de negócios geral. Eles podem ser extremamente úteis
em certas contingências (como pedidos de emergência ou pedidos provisórios quando
surgem problemas com fornecedores preferenciais). Eles também podem fornecer itens
e serviços básicos do dia a dia que dão suporte a operações fora do fluxo de trabalho de
produção, como marketing, contabilidade e tecnologia da informação.
Fornecedores de commodities
Embora cada fornecedor tenha um papel importante a
desempenhar na cadeia de abastecimento, esses
fornecem bens e serviços que são prontamente
substituídos e de baixa importância estratégica.
Consequentemente, eles recebem menos atenção e
recursos - e apresentam muito menos oportunidades
de parcerias - do que fornecedores estratégicos ou
táticos
 Segmentação e Gestão de Risco
Após definir os riscos de cada fornecedor e enquadrá-los em sua segmentação, o próximo passo é criar uma matriz risco x
impacto que irá complementar a avaliação de risco já realizada anteriormente. Essa matriz permitirá direcionar o planejamento
de compras para que possa ocorrer de modo mais ordenado. Abaixo está um exemplo de como a matriz pode ser estruturada:
 Integração (Onboarding)
A integração do fornecedor, também conhecido como Onboarding, é o processo de coleta de informações do fornecedor em potencial, avaliando a
conformidade e os riscos e integrando-os à sua cadeia de suprimentos. Resumindo, o onboarding significa criar processos simplificados para
construir relacionamentos mais fortes entre comprador e fornecedor que resultem em melhores resultados de negócios para ambas as partes.
Esta etapa garante que os fornecedores estejam cientes das expectativas da empresa. Alguns dos principais benefícios do onboarding dentro do
processo de homologação de fornecedor são:
Contas a pagar (Procure to Pay – P2P)
O processo de contas a pagar dentro da área de compras é conhecido como Procure to Pay também chamado de P2P. Ele consiste
na integração dos sistemas de compras e contas a pagar para gerar mais eficiência e envolve sete etapas principais:

Na prática, muitas organizações possuem etapas adicionais nessas fases. A aprovação gerencial é normalmente necessária em
pontos de decisão importantes, como antes de um pedido ser enviado a um fornecedor ou antes de o pagamento ser aprovado.
Frequentemente, há processos para inspecionar as mercadorias recebidas, reconhecendo seu recebimento e inserindo-as no estoque.
A automação de aquisição para pagamento transforma o que costumava ser um processo difícil em uma rica
oportunidade não apenas para reduções de custos e tempos de ciclo de pagamento, mas também para
planejamento estratégico baseado em dados que orienta os esforços para agregar valor no nível empresarial.
Gestão de Qualidade e Desempenho
Um gerenciamento de desempenho do fornecedor robusto e bem
pensado se torna o ingrediente-chave para permitir que as
organizações atinjam a excelência do desempenho dos negócios. É
do interesse de uma organização garantir que seus fornecedores
de serviços ou materiais forneçam produtos e serviços da mais
alta qualidade e, ao mesmo tempo, cumpram com os requisitos
pré-estabelecidos.
Menos variação nas entradas vitais do processo
Isso geralmente é realizado por meio do uso de sistemas de
gestão da qualidade do fornecedor (SGQ), que permitem às
empresas monitorar as cadeias de suprimentos e inspecionar ou
auditar materiais e serviços em intervalos regulares. Ao realizar
uma avaliação de desempenho de fornecedores de serviços ou
produtos, é importante selecionar indicadores que avaliem o
desempenho dos parceiros em relação aos resultados passados ​e
sua saúde financeira. Portanto, esse processo deve ser contínuo e
conduzido por diferentes áreas e não apenas pela área de
qualidade. As questões de segurança, ambientais e sociais podem
ser alguns dos critérios também envolvidos nesta gestão. Os
benefícios do processo de Gestão de Desempenho do Fornecedor
incluem:
Gestão Relacionamento
A arte na execução de relacionamentos estratégicos com
fornecedores é buscar oportunidades para inovar, seja no
desenvolvimento de produtos ou na melhoria de processos, e se
distanciar dos impulsos implacáveis ​de corte de custos que
obcecam a comunidade da área de compras.
Os relacionamentos precisam ser estratégicos e focados no
crescimento. Isso é algo que os diretores, gerentes e funcionários
seniores nunca devem esquecer, estejam eles comprando materiais
físicos ou não, como um software.
Parceiros estratégicos exigem muito cuidado e atenção da área de
compras.
Os planos do futuro devem ser compartilhados entre ambas as partes.
Isso pode envolver o fornecimento de informações comerciais
confidenciais a um parceiro, de modo que ele possa preparar e
planejar suas próprias atividades em torno da estratégia de longo
prazo do comprador. Um fluxo livre de informações muitas vezes
parece aos compradores um desperdício absurdo de uma forte
posição de negociação e um convite aberto para um fornecedor
aumentar os custos de forma oportunista. Mas, é importante observar
que um parceiro estratégico não é o mesmo que um fornecedor
transacional. O objetivo não é necessariamente reduzir custos, mas
também maximizar a lucratividade e reduzir o risco.
Racionalização

A racionalização de fornecedores é o processo de redução da base de fornecimento por meio da diminuição

do número de fornecedores ativos. O objetivo principal desse processo é agilizar os gastos da organização
com menos fornecedores e gerar melhor valor a partir dessas relações.
Racionalizar uma base de fornecimento é normalmente definida como escolher os fornecedores certos e o
Menos variação nas entradas vitais do processo
número certo deles, mas na prática comum, muitas vezes significa reduzir ou consolidar uma base de
fornecimento em nome da garantia de relacionamentos mais estratégicos.
Esse processo é uma estratégia de longo prazo especialmente importante, pois envolve encontrar maneiras
não apenas de melhorar a visibilidade e o desempenho da cadeia de suprimentos agora, mas continuar a
refinar e otimizar a cadeia de suprimentos para um desempenho ainda melhor no futuro.
Mais e mais compradores corporativos estão descartando suas
abordagens manuais e demoradas existentes para gerenciar
fornecedores. Essas organizações estão mudando para um
sistema automatizado de gerenciamento de fornecedores que
agiliza o processo, melhora a consistência e economiza horas
valiosas da mão de obra.

O futuro dos relacionamentos com fornecedores depende muito

de como as empresas acompanham o desempenho do parceiro e
se comunicam com ele. As ferramentas de gerenciamento de
fornecedores tornaram-se inteligentes ao longo dos anos. Um
fluxo de trabalho dinâmico de gerenciamento de relacionamento
com o fornecedor identificará os gargalos do processo,
rastreará o desempenho do fornecedor, melhorará o
envolvimento do fornecedor e reduzirá os riscos.
Agora que você já conhece o guia completo de Gestão de Fornecedores, saiba mais sobre SoftExpert SLM (Supplier Lifecycle
Management), a solução mais completa e inovadora do mercado para automação e melhoria de processos, conformidade
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A SoftExpert SLM fornece ferramentas para uma organização gerenciar fornecedores ao longo do ciclo de vida de um
relacionamento. Ele fornece uma visão de 360 ° da cadeia de suprimentos, permitindo que os relacionamentos sejam
rastreados desde a descoberta e qualificação inicial até o gerenciamento de desempenho, manutenção contínua e
racionalização do fornecedor.
A solução permite que as empresas definam portais da web e formulários configuráveis onde os fornecedores podem
inserir informações necessárias por conta própria, como produtos e serviços, licenciamento, certificações, dados
financeiros, experiência em saúde e segurança, histórico de projetos e qualificações de pessoal. O SoftExpert SLM
também ajuda a identificar fornecedores-chave para auditoria com base em suas pontuações de risco e torna mais fácil
conduzir avaliações e pesquisas de conformidade com base em políticas internas, leis, regulamentos, padrões e outros
requisitos de conformidade.
Qualificação de fornecedores
Inspeção de qualidade
Não conformidades
Portal de informações do fornecedor
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