Agenda 2

Fichario

Como e onde guardar materiais e documentos

Leia a lista de arquivos a seguir e responda, no fichário, onde e como você os armazenaria e quais deles você
descartaria e por quê?
Para responder essa questão, consulte os dispositivos legais, as questões ligadas a conservação dos materiais,
facilidade de acesso e frequência de uso, dentre outros aspectos relevantes.
Materiais

Documentos para armazenar:

 Livros técnicos sobre a área de atuação da empresa.
 Manuais de funcionamento das máquinas usadas na empresa.
 Cópia microfilmada dos documentos trabalhistas dos empregados demitidos há cinco anos.
 Backup dos materiais desenvolvidos para o portfólio da empresa há 10 anos.
 Atas de reunião de presidência ao longo dos 15 anos de existência da empresa.
 Contratos com fornecedores que não prestam mais serviço para a empresa há três anos.
 Fotos do evento de lançamento da campanha publicitária de aniversário de 10 anos da empresa.

Os documentos citados acima são armazenados por terem algo valor legal perante a justiça, tem algum valor
técnico que pode ser utilizado com os novos funcionários (consulta para funcionários antigos) ou são
documentos que contam a história da empresa. Forma de armazenamento: os livros e manuais são
armazenados em prateleiras e o restante dos arquivos podem ser armazenados em uma cópia microfilmada.

 Documentos para descartar:

 Folder de divulgação de produto lançado há sete anos pela empresa. Motivo: já tem cópia salva no
backup da empresa no portfólio de 10 anos.
 Folder de divulgação de produto lançado há sete anos pela empresa. Motivo: já tem cópia salva no
backup da empresa no portfólio de 10 anos.
 Vídeo institucional do aniversário de um ano da empresa. Motivo: todos os anos novos vídeos são
criados.
 Arquivos descrito no item “armazenar”, após ter sido feito a cópia microfilmada. Motivo: a cópia
microfilmada é válida como o documento original e ocupada menos espaço, assim sem necessidade
de manter arquivos duplicados.

Os documentos citados acima são descartados de forma consciente que promova a reciclagem e segura para
não vazar informações importantes da empresa.
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Debate

Gestão da informação e controle: qual a relação? (coloque conhecimento técnico)

A gestão da informação é uma importante ferramenta dentro de uma organização, pois ao

longo de um dia de trabalho vários dados novos são obtidos, a gestão da informação vem para
justamente otimizar o uso dos dados e não deixar informações importantes se percam. Pode-
se avaliar a informação nos seguintes aspectos: armazenamento, segurança, consulta,
integração ao sistema utilizado e até estática sobre a área.
Levando em consideração a gestão da informação é uma aliada para se manter o controle na
empresa, por exemplo, nos últimos 5 anos uma empresa de chocolate recebe cerca de 500
pedidos na época da pascoa, mas atualmente a produção só suporta produzir 350 unidades.
Com a gestão da informação avaliando o parâmetro dos últimos anos, percebe-se que ações
devem ser tomadas para controlar melhor a produção e atender a demanda.

Referente ao caso Doces da Vovó a má gestão da custou o precioso tempo dos colaboradores
procurando as informações atualizadas, além disso a informação deveria ser utilizada para
otimizar os processos, no entanto a dificuldade do acesso pode custar um erro caro para
algum setor. Como solução a empresa deveria investir em um sistema integrado que todos os
funcionários possam ter acesso em tempo real e que cruze as informações dos dados antigos
para conseguir melhorar o planejamento.

Agenda 3

Fichário – monte um formulário de avaliação de desempenho de garçons

 O objetivo da avaliação: avaliar o atendimento dos garçons

 O público que será avaliado: os clientes que frequentam o Bar e Restaurante do seu Vitório

 Os critérios de avaliação: cordialidade, rapidez, proatividade, indicação (promoção ou pratos da casa),

nível de satisfação com o atendimento.

 A descrição dos indicadores:

-Cordialidade: o quanto o garçom demostra simpatia.
-Rapidez: o tempo que o garçom demora para atender a mesa após ser chamado.
-Proatividade: quantas vezes o garçom realizou o serviço sem ser chamado pelo cliente (exemplo: ao notar uma
mesa com os copos vazios e perguntar se o cliente gostaria de mais bebida).
-Indicação: se o garçom informa as promoções disponíveis na casa ou os pratos do dia.
-Nível de satisfação do cliente: o quanto o cliente ficou feliz com o atendimento no geral.

 O grau de desempenho a ser utilizado:

-Cordialidade: escala de 1 a 5 (sendo insatisfeito e 5 muito satisfeito)

-Rapidez: escala de 1 a 5 (sendo insatisfeito e 5 muito satisfeito)
-Proatividade: pergunta de sim ou não
-Indicação: pergunta de sim ou não
-Nível de satisfação do cliente: escala de 1 a 5 (sendo insatisfeito e 5 muito satisfeito)

 Ao final, monte o formulário da avaliação de desempenho.

Bar e Restaurante do seu Vitório

Nome:  

Frequência no estabelecimente:
Primeira vez( ) 1x por ano( ) 1x por mês ( ) 1x por
semana( )
  

Como considera a cordialidade do nosso colaborador?

1 2 3 4 5 Não sei
opinar
Péssima Ruim Neutro Bom ótimo
( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( )

Como considera a rapidez do nosso colaborador?

1 2 3 4 5 Não sei
opinar
Péssima Ruim Neutro Bom ótimo
( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( )

O nosso colaborar foi proativo no seu atendimento?

Sim ( ) Não ( )

 
Foi informado(a) das promoções ou pratos do
dia?  

Sim ( ) Não ( )

 
Qual é o seu nível de de satisfação com o nosso
atendimento?
1 2 3 4 5 Não sei
opinar
Péssima Ruim Neutro Bom ótimo
( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( )

Críticas, sugestões ou elogios:

Bloco de nota
 1- Você enxerga vantagens na avaliação 360°? Considera que ela é melhor que a
avalição tradicional, em que apenas o chefe avalia o subordinado? Por quê?

A principal vantagem da avaliação 360° é um feedback mais assertivo, visto que o

funcionário é avaliado de maneira mais ampla, assim alinhando os pontos realmente
importantes para melhorar.

Considero esse tipo de avaliação melhor que o tipo tradicional, por exemplo, um chefe
que comanda um grande departamento não consegue acompanhar de perto todos os
funcionários, dessa forma é difícil avaliar o processo do funcionário na visão de 1
superior que acompanha de longe, por isso olhar o todo é essencial.

2- Numa organização que requisitos precisam existir para que a avaliação 360° seja
possível? Pense, por exemplo, no clima organizacional, ética, na maturidade das
pessoas etc.

Na avaliação 360° é pensando em toda a linha de hierarquia, ou seja, superiores,

subordinados, clientes internos e também os externos, sem contar na avaliação que o
próprio colaborador faz de si mesmo. Sendo assim, precisamos verificar se os itens:
virtudes, habilidades e competências estão alinhadas com a empresa. Sendo assim:

 Virtudes, habilidades e competências em relação a ideologia da empresa;

 Virtudes, habilidades e competências em relação a sua função (considerando
relação com fornecedores, superior e colegas de trabalho);
 Virtudes, habilidades e competências em relação as circunstâncias externas e a
adaptação.

Titulo: Atividade obrigatória – Agenda 03