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2018
Copyright © UNIASSELVI 2018
Elaboração:
Prof. Rogério Lacerda
L131g
Lacerda, Rogério
Gestão de projetos. / Rogério Lacerda. – Indaial: UNIASSELVI, 2018.
191 p.; il.
ISBN 978-85-515-0219-8
1.Administração de projetos. – Brasil. II. Centro Universitário
Leonardo Da Vinci.
CDD 658.404
Impresso por:
Apresentação
Olá, acadêmico, seja bem-vindo à disciplina de Gestão de Projetos!
III
NOTA
O conteúdo continua na íntegra, mas a estrutura interna foi aperfeiçoada com nova
diagramação no texto, aproveitando ao máximo o espaço da página, o que também
contribui para diminuir a extração de árvores para produção de folhas de papel, por exemplo.
Todos esses ajustes foram pensados a partir de relatos que recebemos nas pesquisas
institucionais sobre os materiais impressos, para que você, nossa maior prioridade, possa
continuar seus estudos com um material de qualidade.
IV
V
VI
Sumário
UNIDADE 1 – INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS........................................................... 1
VII
RESUMO DO TÓPICO 2........................................................................................................................ 110
AUTOATIVIDADE.................................................................................................................................. 111
REFERÊNCIAS.......................................................................................................................................... 189
VIII
UNIDADE 1
INTRODUÇÃO À GESTÃO DE
PROJETOS
OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM
A partir desta unidade, você será capaz de:
PLANO DE ESTUDOS
Esta unidade está dividida em três tópicos. No decorrer da unidade,
você encontrará autoatividades com o objetivo de reforçar o conteúdo
apresentado.
1
2
UNIDADE 1
TÓPICO 1
1 INTRODUÇÃO
Uma empresa, sendo instituída, necessita de um nível de organização
para alcançar os seus objetivos. E, para que estes objetivos sejam alcançados, a
utilização da técnica de planejamento estratégico, fundamentada em métodos
analíticos, auxilia a compor um conjunto de objetivos e ações que impactarão em
curto, médio e longo prazo a empresa.
4
TÓPICO 1 | DE ONDE VÊM OS PROJETOS?
FONTE: <http://m.diarioonline.com.br/noticias/veiculos/noticia-410988-como-funciona-uma-
linha-de montagem-de-automoveis.html>. Acesso em: 10 set. 2018.
5
UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS
Esse segundo tipo de processo tem como principal característica que não
se pode determinar com precisão a duração de sua atividade, o que torna o uso de
ferramentas estatísticas limitadas a este contexto. Porém, outras análises podem
ser muito importantes a serem realizadas na gestão desse processo, por exemplo,
a natureza da abertura de chamados do help desk ou quais atendentes têm o maior
número de reabertura de chamados. Essas análises e reflexões podem sugerir
uma necessidade de capacitação e averiguação dos motivos que levaram a um
desempenho indesejado pelos gestores.
6
TÓPICO 1 | DE ONDE VÊM OS PROJETOS?
Gerenciamento de Gerenciamento de
projetos tradicional projetos estratégico
Atingir prazo, custo e Atingir os objetivos de
Paradigma central
escopo prometido negócio
Foco Eficiência Eficácia e eficiência
Papel do gerente de Terminar o trabalho Ampliar mercado e
projetos prometido resultados da empresa
Estilo do gerente de
“Um tamanho veste todos” Adaptativo
projetos
Como atingir a vantagem
Definição do projeto O que precisa ser feito?
competitiva?
Equipes e resolução de Liderança, visão,
Lado humano
conflitos significado e motivação
FONTE: Adaptado de: Shenhar (2004)
Retomando, pode-se dizer então que projetos são únicos por natureza e
processos são repetitivos por natureza. Projetos precisam de um objetivo claro
para que se haja um planejamento operacional e que todos os recursos necessários
sejam mobilizados em uma ordem do tempo para que o objetivo seja alcançado.
7
UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS
8
TÓPICO 1 | DE ONDE VÊM OS PROJETOS?
EXEMPLO
Uma organização ao traçar um objetivo, deve identificar quais são as áreas
de gestão que impactam o alcance deste. Neste exemplo é possível observar que o
objetivo estratégico pode ser desdobrado pelos resultados das áreas de mercado,
produção, pessoas e financeiro, conforme apresentado na Figura 5.
9
UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS
10
TÓPICO 1 | DE ONDE VÊM OS PROJETOS?
11
UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS
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TÓPICO 1 | DE ONDE VÊM OS PROJETOS?
13
UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS
a. Portfólio
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TÓPICO 1 | DE ONDE VÊM OS PROJETOS?
15
UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS
16
TÓPICO 1 | DE ONDE VÊM OS PROJETOS?
b. Programas
Porém, essas filiais são construídas de uma maneira temporal, ou seja, uma
primeira filial é entregue e já entra em operação, vendendo e atendendo ao cliente.
Enquanto isso, o projeto da segunda filial inicia, e esse mesmo gestor de portfólio
tem que dar assistência. Ou seja, duas iniciativas coordenadas estão em andamento:
o projeto da segunda filial e o processo de atendimento da primeira filial.
18
RESUMO DO TÓPICO 1
• Projetos são ações pontuais com começo, meio e fim claros, com um conjunto
de atividades coordenadas, que utilizam recursos organizacionais a fim de
alcançar um determinado objetivo.
19
AUTOATIVIDADE
20
UNIDADE 1
TÓPICO 2
1 INTRODUÇÃO
Após contextualizar o panorama de origem dos projetos dentro de
uma organização e também como os projetos são coordenados para constante
alinhamento com a estratégia, podemos agora analisar e conceituar mais
profundamente o que é um projeto.
2 TIPOS DE PROJETOS
Existem várias tipologias e taxonomias para caracterizar projetos e
determinar quais instrumentos gerenciais são adequados para quais contextos.
Um dos principais elementos de determinação do tipo de projeto e futura escolha
das técnicas é o grau de conhecimento que temos do projeto.
21
UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS
esforço, quais itens que tipicamente geram atrasos, quais fornecedores que
atendem a sua necessidade, ou quais variáveis ambientais afetam determinada
atividade, como a chuva.
22
TÓPICO 2 | DEFINIÇÃO E TIPOS DE PROJETOS
Pilares
Paredes
Vigas
Baldrame Torre caixa
d'água
Vigas
Radier
Lages
23
UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS
24
TÓPICO 2 | DEFINIÇÃO E TIPOS DE PROJETOS
25
UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS
Importante salientar que não é o setor de construção civil que tem projetos
com base histórica, pois podem existir muitos projetos de construção civil que são
singulares, sem comparação com outros, não se caracterizando então esse tipo de
projeto.
Por outro lado, existem projetos em que não há uma base histórica pela
qual a organização possa se comparar. Geralmente isso ocorre onde as metas
e o escopo do projeto se tornam incertos ou imprecisos, fruto da limitação de
conhecimento da equipe naquele tipo de projeto, típico de projetos de inovação.
EXEMPLO
Para exemplificar as diferenças entre projetos, imaginemos o projeto de
um novo produto, uma barraca de camping, conforme ilustrado na Figura 19.
Obviamente, barraca é um produto clássico, composto de hastes e tecido protetor.
26
TÓPICO 2 | DEFINIÇÃO E TIPOS DE PROJETOS
FONTE: O autor
27
UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS
Nesse exemplo deixa claro que para resolver problemas, não é somente
uma questão de engenharia ou tecnologia, mas focar no problema e endereçar
necessidades dos usuários.
Todavia, projetos sem base histórica não têm essa determinação, ou se há,
existe uma insegurança quanto a sua precisão. O que se tem no início de projetos
dessa natureza são palpites e opiniões, que chamaremos aqui de uma hipótese
ou premissa de projeto, que somente após a execução se pode aferir se estavam
corretas ou não.
28
TÓPICO 2 | DEFINIÇÃO E TIPOS DE PROJETOS
UNI
O ciclo de vida por fases é indicado em projetos em que haja uma base
histórica adequada para determinar os marcos do projeto e confiabilidade nas
estimativas para conseguir determinar a grandeza de cada fase, mesmo que
29
UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS
Uma opção ao ciclo de vida por fases é o ciclo de vida iterativo. Uma
iteração é um conjunto de atividades que são realizadas com vistas a dissipar
dúvidas e riscos de projeto de forma progressiva (PEREIRA et al., 2007).
Esse ciclo de vida é indicado para projetos com base histórica limitada
ou inexistente, sendo necessário evoluir o projeto gradativamente para entender
seus requisitos e ter bases de estimativas mais confiáveis. Em uma iteração, há
um foco de curto prazo de entrega de um conjunto restrito de requisitos que seja
operacional, ou seja, seja útil para o usuário e a equipe de projeto observar se
estão no caminho correto.
30
TÓPICO 2 | DEFINIÇÃO E TIPOS DE PROJETOS
31
UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS
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TÓPICO 2 | DEFINIÇÃO E TIPOS DE PROJETOS
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UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS
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TÓPICO 2 | DEFINIÇÃO E TIPOS DE PROJETOS
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UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS
4 ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS
Como observado nas seções anteriores, as organizações podem executar
sua estratégia por meio de processos ou por projetos. Dessa forma, a disposição dos
recursos humanos, financeiros e de infraestrutura são estruturados e organizados
para atender a essa tipologia de execução estratégica (MINTZBERG, 1995).
Por exemplo, uma empresa privada típica pode ser entendida como um
conjunto de processos financeiros, de operações, recursos humanos, logística,
vendas e atendimento ao cliente. Por trás dessa tipologia, em que chamamos de
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TÓPICO 2 | DEFINIÇÃO E TIPOS DE PROJETOS
37
UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS
Deste modo, área de vendas, que antes era só responsável por atingir
uma meta de vendas, precisa também estar alinhada com o desenvolvimento do
produto para que a força de vendas possa ter pessoas e um discurso alinhado com
a proposta de valor e modelos de precificação adequado para o novo produto que
se está disponibilizando.
38
TÓPICO 2 | DEFINIÇÃO E TIPOS DE PROJETOS
• Existem projetos que possuem uma ampla base histórica e é possível determinar
de forma análoga e comparativa, quais foram os principais fatores críticos de
sucesso dos projetos anteriores, bem como conseguir parâmetros para estimar
prazo e custo.
• Existem projetos em que não há uma base histórica pela qual a organização
possa se comparar. Geralmente isso ocorre quando as metas e o escopo do
projeto se tornam incertos ou imprecisos, fruto da limitação de conhecimento
da equipe naquele tipo de projeto, típico de projetos de inovação.
41
AUTOATIVIDADE
42
UNIDADE 1
TÓPICO 3
GESTÃO DE PROJETOS
1 INTRODUÇÃO
Uma vez contextualizado como as organizações executam a sua estratégia
e como são estruturadas as pessoas, recursos financeiros e de infraestrutura para
execução dessas ações, passa-se agora a abordar o tema central da gestão de
projetos.
43
UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS
Portanto, cada projeto tem que ter um gestor de projeto para que possa
observar e analisar o contexto de forma singular e específica, entender quais
práticas descritas no conjunto de base de conhecimentos de gestão de projetos
possam ser úteis para aquele determinado momento do projeto, formando então
uma metodologia de gestão de projetos.
44
TÓPICO 3 | GESTÃO DE PROJETOS
45
UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS
Grupo de
Grupo de Grupo de Grupo de Grupo de
processos de
Áreas de processos de processos de processos de processos de
monitoramento
conhecimento iniciação planejamento execução encerramento
e controle
4.4. Monitorar
e controlar o
trabalho do
4. 4.1. Desenvolver 4.2. Desenvolver 4.3. Orientar
projeto
Gerenciamento o termo de o plano de e gerenciar o 4.6 Encerrar o
da integração abertura do gerenciamento do trabalho do projeto ou fase
4.5. Realizar
do projeto projeto projeto projeto
o controle
integrado de
mudanças
5.1. Planejar o
gerenciamento do
escopo
5.2. Coletar os
5.5. Validar o
5. requisitos
escopo
Gerenciamento
do escopo do 5.3. Definir o
5.6. Controlar o
projeto escopo
escopo
5.4. Criar a
estrutura analítica
do projeto
(EAP)
6.1. Planejar o
gerenciamento do
cronograma
6.2. Definir as
atividades
6.3. Sequenciar as
6. atividades
Gerenciamento 6.7. Controlar o
do tempo do 6.4. Estimar os cronograma
projeto recursos das
atividades
6.5. Estimar as
durações das
atividades
6.6. Desenvolver o
cronograma
46
TÓPICO 3 | GESTÃO DE PROJETOS
7.1. Planejar o
gerenciamento dos
custos
7.
Gerenciamento 7.4. Controlar os
7.2. Estimar os
dos custos do custos
custos
projeto
7.3. Determinar o
orçamento
8.
8.1. Planejar o 8.2. Realizar
Gerenciamento 8.3. Controlar a
gerenciamento da a garantia da
da qualidade do qualidade
qualidade qualidade
projeto
9.2. Mobilizar
a equipe do
projeto
9.
9.3.
Gerenciamento 9.1. Planejar o
Desenvolver
dos recursos gerenciamento dos
a equipe do
humanos do recursos humanos
projeto
projeto
9.4. Gerenciar
a equipe do
projeto
10.
Gerenciamento 10.1. Planejar o 10.2.
10.3. Controlar
dos recursos de gerenciamento das Gerenciar as
as comunicações
comunicações comunicações comunicações
do projeto
11.1. Planejar o
gerenciamento dos
riscos
11.2. Identificar os
riscos
11.3. Realizar a
11.
análise qualitativa
Gerenciamento 11.6. Controlar
dos riscos
dos riscos do os riscos
projeto
11.4. Realizar
a análise
quantitativa dos
riscos
11.5. Planejar as
respostas aos
riscos
12.
12.1. Planejar o 12.2.
Gerenciamento 12.3. Controlar 12.4. Encerrar as
gerenciamento das Conduzir as
das aquisições as aquisições aquisições
aquisições aquisições
do projeto
13. 13.3.
13.4. Controlar
Gerenciamento 13.1. Identificar 13.2. Planejar o Gerenciar o
o engajamento
das partes as partes gerenciamento das engajamento
das partes
interessadas no interessadas partes interessadas das partes
interessadas
projeto interessadas
47
UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS
48
TÓPICO 3 | GESTÃO DE PROJETOS
49
UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS
50
TÓPICO 3 | GESTÃO DE PROJETOS
De forma objetiva, o que se quer dizer é que a gestão de projetos não se trata
de gerar documentos. Isso torna a gestão de projetos uma atividade burocrática
de simples formalização, comprometendo os objetivos organizacionais e
distanciando o gerente da sua equipe.
51
UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS
Assim, um projeto não é criado de uma maneira objetiva, mas sim, se inicia
a partir de uma pessoa, ou um conjunto de pessoas, com recursos financeiros ou
econômicos para financiar o projeto e iniciar o estudo e execução da eliminação
ou a melhoria do contexto em que ele se encontra.
52
TÓPICO 3 | GESTÃO DE PROJETOS
53
UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS
O lucro é tão óbvio, que uma organização e um projeto tem que ser
orientado aos seus clientes, porém, não se pode fazer tudo o que o cliente
deseja, pois, o principal stakeholder continua sendo o patrocinador do projeto. O
patrocinador possui dimensões de sucesso do projeto diferentes do cliente e, é o
patrocinador que em caso de conflito de interesses precisa ser ouvido para saber
se uma demanda de clientes é incorporada no projeto ou não.
54
TÓPICO 3 | GESTÃO DE PROJETOS
Como exemplo foi citado acima que o patrocinador tem duas grandes
responsabilidades no projeto. A primeira é determinar de forma antecipada,
os objetivos e métricas de sucesso do projeto, bem como em segundo lugar,
disponibilizar os recursos necessários para a execução.
Essas duas atribuições são típicas do patrocinador, porém, não devem ser
usadas de forma exaustiva ou genéricas a qualquer contexto. É importante sempre
o diálogo e reuniões com patrocinadores, necessários para determinar de uma
forma clara e acordada a responsabilidade de cada uma das partes interessadas.
55
UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS
UNI
Nesse exemplo, o gerente poderia optar por uma visão otimista por criar
uma premissa como “a remuneração da empresa é compatível para atrair pessoas
qualificadas para o cargo”. Mas também, o gerente de projeto com mais cautela
poderia assumir uma premissa mais conservadora, como “será necessário uma
adequação do plano de cargos e salários da organização para que o projeto consiga atrair
talentos compatíveis com os anseios comerciais da empresa”.
57
UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS
58
TÓPICO 3 | GESTÃO DE PROJETOS
59
UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS
LEITURA COMPLEMENTAR
FONTE: <http://www.cnj.jus.br/gestao-e-planejamento/492-gestao-planejamento-e-pesquisa/
gestao-e-planejamento/gestao-e-planejamento-do-judiciario/metodologia-de-gestao-de-
projetos/13735-criterios-sugeridos-para-priorizacao-de-projetos-estrategicos>. Acesso em: 3 out.
2018.
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RESUMO DO TÓPICO 3
61
AUTOATIVIDADE
62
UNIDADE 2
PLANEJAMENTO DE PROJETOS
OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM
A partir desta unidade, você será capaz de:
PLANO DE ESTUDOS
Esta unidade está dividida em três tópicos. No decorrer da unidade,
você encontrará autoatividades com o objetivo de reforçar o conteúdo
apresentado.
63
64
UNIDADE 2
TÓPICO 1
1 INTRODUÇÃO
O desenvolvimento do TAP – termo de abertura do projeto – é o primeiro
processo do ciclo de vida do projeto. Este é considerado o pontapé oficial,
confirmando que o projeto deve iniciar.
65
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
66
TÓPICO 1 | COMO DEFINIR O ESCOPO DO PROJETO?
1. Premissas:
• P1- Diretor comercial irá participar de reuniões de estruturação do plano de
projeto ao menos 2h por semana de reunião presencial ou videoconferência.
• P2- Apenas UMA loja será escopo desse projeto e as demais lojas terão projetos
específicos, dado que a meta é 20 lojas.
• P3- O recrutamento e seleção de pessoas não será escopo desse projeto, sendo
responsabilidade do diretor de pessoas.
• P4- O orçamento estará à disposição do gerente de projeto de forma integral no
início do projeto.
67
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
Exemplo 1:
68
TÓPICO 1 | COMO DEFINIR O ESCOPO DO PROJETO?
UNI
Exemplo 2:
69
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
70
TÓPICO 1 | COMO DEFINIR O ESCOPO DO PROJETO?
71
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
com os objetivos definidos, uma vez que a EAP serve de insumo para a elaboração
dos cronogramas, orçamentos e demais artefatos que compõe um planejamento
de projeto.
72
TÓPICO 1 | COMO DEFINIR O ESCOPO DO PROJETO?
Essas ações, então, podem ser ordenadas de forma sequencial para que
se consiga obter o conhecimento necessário para o desenvolvimento da estrutura
73
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
O gerente de projeto deve então observar que podem existir outras áreas
de conhecimento que irão contribuir na decomposição. Dessa forma, poderá
então definir profissionais de marketing digital e de associações de bairro
da comunidade para que consigam juntos compor uma divulgação virtual e
presencial de forma efetiva.
74
TÓPICO 1 | COMO DEFINIR O ESCOPO DO PROJETO?
A regra de 4-40 poderá ser aplicada para 8-80. Ou seja, o pacote de trabalho
é definido entre 8 e 80 horas, porém cabe destacar que esses números, tanto de
4-40 como de 8-80, não são números científicos, simplesmente são palpites iniciais
para que o gerente do projeto consiga determinar qual é o valor a ser usado para
seu projeto em específico.
Dessa maneira, o gerente de projeto pode iniciar uma iteração para que
consiga realizar experimentos e pesquisas de campo com o objetivo de decompor
o projeto e, com mais brevidade possível, conseguir minimizar os riscos da
incerteza de um projeto.
75
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
EXEMPLO
Retomando o exemplo da construção de uma nova filial de uma loja, o
gerente de projetos inicia então a construção da EAP. A partir do TAP e da base
histórica que a empresa possui, o gerente de projetos identifica as principais etapas
do projeto e solicita a ajuda de alguns especialistas em cada área de conhecimento
para a definição dos pacotes de trabalho.
76
TÓPICO 1 | COMO DEFINIR O ESCOPO DO PROJETO?
77
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
Para o layout da loja, será seguido o manual de lojas, com ampla base
histórica (documental), apresentados na figura a seguir:
78
TÓPICO 1 | COMO DEFINIR O ESCOPO DO PROJETO?
79
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
80
RESUMO DO TÓPICO 1
81
AUTOATIVIDADE
1 Você foi designado como gerente de projetos para a realização de uma festa
de formatura. Faça a proposição de um TAP para esse projeto.
82
UNIDADE 2 TÓPICO 2
1 INTRODUÇÃO
Uma vez estabelecidos os componentes que formarão o escopo do projeto,
passa-se então à atividade de organização desses componentes de uma forma
lógica.
2 SEQUENCIAMENTO DE ATIVIDADES
Existem muitas maneiras de realizar o sequenciamento de atividades,
mas essa ordenação dependerá do ciclo de vida adotado no projeto, conforme
se observou na Unidade 1. Como método básico de priorização, utilizam-se
dependência lógica, valor agregado aos objetivos do projeto e risco.
83
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
Existem ainda outros três tipos de dependências que podem ser utilizadas
pelo gerente de projetos em casos específicos. Em casos em que uma atividade tem
que ser encerrada obrigatoriamente junto com a outra, ou seja, uma dependência
de duas atividades em que uma deve ser concluída com a outra (FTF – Finish to
Finish).
84
TÓPICO 2 | COMO PLANEJAR O TEMPO E O CUSTO DO PROJETO?
Por fim, o quarto tipo de dependência se refere à atividade que precisa ser
iniciada para que a outra seja encerrada (STF – Start to Finish).
85
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
86
TÓPICO 2 | COMO PLANEJAR O TEMPO E O CUSTO DO PROJETO?
Neste sentido, busca-se primeiro o que precisa ser feito e depois, como
esse objetivo será alcançado. Os objetivos são representados por perguntas ou
indicadores, e os meios indicados pelas atividades de projeto.
EXEMPLO
Dada a lista de pacotes de trabalho exposta no tópico anterior (Figura 7),
podemos organizar os pacotes de trabalho usando primeiramente o critério de
dependência. Após essa análise, podemos aperfeiçoar a priorização, acrescentando
os critérios de riscos e agregação de valor ao projeto.
87
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
88
TÓPICO 2 | COMO PLANEJAR O TEMPO E O CUSTO DO PROJETO?
3 ESTIMATIVAS DE PROJETO
As estimativas de projeto são, na verdade, as estimativas do conjunto de
atividades identificadas como pacotes de trabalho dentro da etapa de estrutura
analítica de projeto.
89
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
Como podemos observar, esses exemplos são factíveis desde que você
consiga traçar uma relação paramétrica entre o tamanho do projeto mensurado
por um indicador físico, como metro quadrado, e funcionalidades de um produto
com a relação de esforço obtido em situações passadas.
90
TÓPICO 2 | COMO PLANEJAR O TEMPO E O CUSTO DO PROJETO?
91
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
Desta forma, qual o especialista tem razão nessa situação? Neste sentido,
o próximo passo da técnica Delphi é o confronto das estimativas, o gerente de
projeto faz de maneira isolada uma comparação do nível de esforço de cada pacote
de trabalho. Obviamente, para aqueles pacotes de trabalho em que não existam
uma grande dispersão dos valores de esforço, o gerente de projetos pode arbitrar
o valor de esforço do seu projeto, podendo ser mais otimista ou pessimista.
Nos casos em que haja uma grande dispersão dos esforços entre os
especialistas, o gerente de projeto poderá fazer novas rodadas de estimativas.
Essas rodadas de estimativas e de novos pressupostos feitos pelos especialistas
é realizada a cada pacote de trabalho e até que o gerente de projeto tenha a sua
confiança em elaborar um plano com aquelas informações dos especialistas.
93
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
EXEMPLO
O gerente do projeto precisa estimar o esforço envolvido com o projeto,
porém diferentes pacotes de trabalho podem requerer diferentes métodos de
estimativa.
Dado que a loja do projeto atual é maior e tem 300m2, o gerente de projeto
estimou então 1200 horas de trabalho para os pacotes de medições do piso,
colocação do piso e ajustes dos recortes.
94
TÓPICO 2 | COMO PLANEJAR O TEMPO E O CUSTO DO PROJETO?
95
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
96
TÓPICO 2 | COMO PLANEJAR O TEMPO E O CUSTO DO PROJETO?
Esse profissional, com esse pacote de trabalho, pode ter um acordo com a
empresa de só trabalhar de manhã, por exemplo. Deste modo, perfazendo 4 horas
diárias, assim esse pacote de trabalho de 8 horas de esforço durará na verdade,
em termos de tempo, dois dias de trabalho.
97
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
Esse GAP precisa ser explicitado aos stakeholders para que o financiador
do projeto consiga observar se ele deseja pessoas de maior senioridade para o
projeto ou aceita os níveis de diferença atual entre a equipe e o desejado.
EXEMPLO
Para planejar as pessoas que irão compor a equipe de projeto, o gerente
de projeto deve avaliar cada pacote de trabalho e saber as competências e
habilidades necessárias para cada uma delas. No quadro a seguir há um exemplo
dessa avaliação.
99
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
a) Engenheiro civil.
b) Arquiteto.
c) Engenheiro mecânico.
d) Eletrotécnico.
e) Profissional de segurança.
100
TÓPICO 2 | COMO PLANEJAR O TEMPO E O CUSTO DO PROJETO?
5 CRONOGRAMA E ORÇAMENTO
Uma vez que identificamos os objetivos do projeto, construímos a estrutura
analítica de projeto, identificando assim os pacotes de trabalho e posteriormente
realizando uma estimativa de nível de esforço e equipe envolvidos com o projeto,
é possível a construção de cenários de cronogramas e orçamentos para o projeto
(PMI, 2013).
101
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
102
TÓPICO 2 | COMO PLANEJAR O TEMPO E O CUSTO DO PROJETO?
Apesar de tecnicamente isso não chamar cronograma, por não ter detalhes
de quando cada pacote de trabalho será encerrado, deixa aos stakeholders, gerente
de projeto, e, principalmente, a equipe do projeto uma clara noção de quais são
as prioridades em um dado momento. Dessa forma, esse tipo de apresentação
de compromissos de tempo é muito útil pois, simplifica a forma de gerenciar o
projeto.
Uma vez que não interessa em qual dia precisamente um pacote de trabalho
será encerrado, mas um conjunto de pacote de trabalho tem que ser encerrado
naquela iteração, deixando as decisões de menor nível de responsabilidade para
equipe que pode, dentro de uma interação tomar as decisões para contornar
problemas, premissas e riscos que constantemente vêm à tona na execução.
103
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
Uma organização que está iniciando a gestão de projetos que quer fazer
esse controle no nível orçamentário, ou seja, fazer com que a conta do orçamento
da empresa “feche” com a soma de todos os projetos, pode ser tornar uma
atividade árdua e burocrática, tirando o foco do projeto e ao que ele se destinou
para dar foco a uma questão burocrática.
104
TÓPICO 2 | COMO PLANEJAR O TEMPO E O CUSTO DO PROJETO?
105
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
EXEMPLO
No exemplo da loja, o GP elaborou um timeline, deixando claro os marcos
do projeto, conforme ilustrado na figura a seguir.
106
TÓPICO 2 | COMO PLANEJAR O TEMPO E O CUSTO DO PROJETO?
107
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
108
TÓPICO 2 | COMO PLANEJAR O TEMPO E O CUSTO DO PROJETO?
109
RESUMO DO TÓPICO 2
110
AUTOATIVIDADE
111
112
UNIDADE 2 TÓPICO 3
1 INTRODUÇÃO
Uma vez determinada a versão dos documentos que irão compor a linha
de base, passa-se a pensar na parte da execução do projeto.
Uma vez que essa aceitação formal é sugerida, que seja realizada por meio
de uma reunião e depois um envio de e-mail para que todos consigam responder
ao seu “de acordo”. Caso haja alguma divergência de opinião, o gerente de projeto
precisa iniciar uma negociação e saber se a objeção de um integrante da equipe,
ou mais, ocorre por alguma fragilidade no planejamento ou se trata de um receio
de que o planejamento não esteja ideal.
O gerente de projeto não deve fazer o uso da sua autoridade para impor
um planejamento, pois, na melhor das hipóteses, criará um conflito no momento
do uso da sua autoridade. Mas, o pior cenário é que o gerente de projeto faça uso
da autoridade e a equipe apenas finja que está aceitando o planejamento, mas no
fundo do seu entendimento, a equipe não acredita naquele plano. Esse é o pior
cenário, pois durante a execução, caso haja qualquer desvio, seja de execução ou
de planejamento, a equipe não irá se comprometer a trabalhar com contingências
que necessitam algum tipo de dedicação e esforço a mais do que o planejado.
Uma vez que aquele plano não foi aceito de uma maneira explícita, mas sim o
113
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
plano foi imposto pelos stakeholders e pelo gerente de projeto. Dessa maneira,
a obtenção do aceite dos planos validados pelos stakeholders e pela equipe é de
suma importância para a execução do projeto.
2 PLANEJAMENTO DE COMUNICAÇÃO
Um fator importante ao se planejar a execução é a questão da gestão da
comunicação. A gestão da comunicação passa pelo planejamento das informações
que precisam ser trafegadas entre a equipe, entre os stakeholders e, em alguns
casos, com atores externos como clientes sociedade e mídia.
114
TÓPICO 3 | PREPARANDO PARA A EXECUÇÃO
115
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
116
TÓPICO 3 | PREPARANDO PARA A EXECUÇÃO
3 PLANEJANDO A QUALIDADE
A gestão da qualidade em projetos é de suma importância para o alcance
dos objetivos pelos quais o projeto existe, porém, a qualidade é uma das áreas de
conhecimento do PMI que deve ser criteriosamente pensada e analisada para que
o nível de formalismo esteja compatível com as necessidades de projeto e com a
maturidade da organização.
117
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
FONTE: <https://bergan.com.br/qualidade-ou-preco-adivinhe-o-que-seu-cliente-prefere/
qualidade-x-preco/>. Acesso em: 12 set. 2018.
118
TÓPICO 3 | PREPARANDO PARA A EXECUÇÃO
Dessa maneira o gerente tem que tomar decisões que equilibrem essas
duas dimensões, ou seja, se não conseguir ter as duas dimensões em níveis de
excelência, qual será a dimensão preferível. Com certeza, essa não é uma decisão
das mais fáceis e a complexidade aumenta quando colocamos outros indicadores
de desempenho, uma vez que é comum que um projeto tenha 10, 15 ou até mais
indicadores de sucesso.
119
UNIDADE 2 | PLANEJAMENTO DE PROJETOS
120
TÓPICO 3 | PREPARANDO PARA A EXECUÇÃO
DICAS
121
RESUMO DO TÓPICO 3
• O gerente de projeto não deve fazer o uso da sua autoridade para impor um
planejamento, pois, na melhor das hipóteses, criará um conflito no momento
do uso da sua autoridade.
122
AUTOATIVIDADE
123
124
UNIDADE 3
EXECUÇÃO E CONTROLE DE
PROJETOS
OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM
A partir desta unidade, você será capaz de:
PLANO DE ESTUDOS
Esta unidade está dividida em quatro tópicos. No decorrer da unidade, você
encontrará autoatividades com o objetivo de reforçar o conteúdo apresentado.
125
126
UNIDADE 3
TÓPICO 1
1 INTRODUÇÃO
Ao realizar o conjunto de práticas, ou algumas das práticas abordadas nos
tópicos anteriores, existe recorrentemente a afirmação de que todo planejamento
é fruto de premissas e suposições. Estas suposições são artifícios necessários do
gerente de projeto, pois, em poucas situações, será possível ter pleno conhecimento
de todas as variáveis para conseguir realizar um planejamento.
127
UNIDADE 3 | EXECUÇÃO E CONTROLE DE PROJETOS
Nas reuniões diárias observamos que três perguntas são realizadas, sendo
o que você fez desde a última reunião, o que que você vai fazer até a próxima
reunião e o que pode o impedir. A terceira pergunta é justamente o processo
contínuo de identificação de riscos e todos esses devem ser identificados e
formalizados.
A identificação dos riscos pode ser realizada de uma forma mais informal,
com simples papéis colados na parede, com sistemas de informações simples, como
bloco de notas ou estruturação de lembretes, mas também podem ter aplicações
mais elaboradas, como uma planilha eletrônica onde haja um identificador para
cada risco.
De uma forma prática, os riscos são avaliados por duas dimensões, sendo
a primeira o impacto para o sucesso do projeto e a segunda a probabilidade de que
ele aconteça. Quanto ao impacto no sucesso do projeto, os riscos variam conforme
a sua gravidade. Caso ele aconteça, pode ter um impacto catastrófico no projeto,
por vezes, até impedir ou fazer com que o projeto seja encerrado, ou um impacto
que poderia ser negligenciado e o produto será entregue com algumas limitações.
128
TÓPICO 1 | E SE ALGO SAIR DO PLANEJAMENTO?
129
UNIDADE 3 | EXECUÇÃO E CONTROLE DE PROJETOS
Essa análise gráfica também pode ser representada por uma análise
matemática, colocando um fator de alta probabilidade, o alto impacto com valor
de sete pontos, por exemplo, médio cinco pontos e baixo três pontos. Realizando
a multiplicação, um projeto de alto impacto e média probabilidade vai gerar 35
pontos de exposição, depois basta ordenar a planilha eletrônica pela exposição.
Deste modo, torna-se um modelo dinâmico, pois a cada reunião semanal pode-se
alterar o impacto e a probabilidade.
Um risco evitado significa alterar parte do escopo para que aquele risco
não aconteça. Por exemplo, imagina-se o risco de não saber se os roteadores
wifi vão conseguir propagar o sinal para todas as salas de um determinado
estabelecimento, então, pode-se negociar que a instalação dos roteadores estejam
fora do escopo do projeto, dessa maneira o risco será eliminado.
130
TÓPICO 1 | E SE ALGO SAIR DO PLANEJAMENTO?
131
UNIDADE 3 | EXECUÇÃO E CONTROLE DE PROJETOS
Obviamente, por questões éticas, essas gorduras não são bem vistas pelo
patrocinador do projeto, parecendo que o gerente de projeto está muito precavido
ou até mesmo cobrando alguma coisa que não irá realizar. Assim, não seria
ético atribuir ao projeto muitas mais horas que o necessário, simplesmente para
eliminar ou mitigar um desconforto da equipe e uma insegurança do gerente de
projeto.
EXEMPLO
O gerente de projetos decide realizar uma reunião com alguns especialistas
nos temas do projeto e chegou com uma lista dos riscos conforme o quadro a
seguir:
Descrição do risco
R1 – Não conseguir contratar vendedores a tempo
132
TÓPICO 1 | E SE ALGO SAIR DO PLANEJAMENTO?
133
UNIDADE 3 | EXECUÇÃO E CONTROLE DE PROJETOS
134
TÓPICO 1 | E SE ALGO SAIR DO PLANEJAMENTO?
135
UNIDADE 3 | EXECUÇÃO E CONTROLE DE PROJETOS
136
TÓPICO 1 | E SE ALGO SAIR DO PLANEJAMENTO?
Probabilidade:
aceitar, pois estamos
trabalhando com
o mesmo líder de
engenharia para
Nenhum dos projetos
discutir os assuntos
anteriores teve esse
com os técnicos dos
evento (probabilidade)
projetos arquitetônicos,
R5 – e quando houve
estruturais, hidráulicos,
Incompatibilização algum problema, foi
Baixa Médio elétricos, iluminação,
de projetos de facilmente contornado
sonoro e segurança.
construção pelos técnicos sem
Impacto: as questões
qualquer intervenção
serão gerenciadas
executiva do gerente de
pontualmente, não
projeto (impacto).
sendo necessário, para
o momento e para
situações passadas
analisadas, uma ação
mais contundente.
Probabilidade: foi feita
uma consulta on-line
no site da prefeitura e
uma ligação telefônica,
dizendo que o processo
de liberação ocorre em
uma semana. Assim,
o canteiro de obras
O gerente de projeto
poderá iniciar com
não tem todos os
licença provisória nesse
procedimentos e
horizonte de tempo.
R6 – Não conseguir exigências que a
Com o protocolo
os alvarás em prefeitura faz para a
Média Alto da documentação
tempo para abertura de um novo
solicitada pela
inauguração comércio na cidade
prefeitura, poderemos
(probabilidade). Sem
ter mais realidade
alvará, a loja não pode
nessas conjecturas.
funcionar (impacto).
Impacto: não há planos
de contingência,
uma vez que não
há disponibilidade
de imóveis com
as características
necessárias para a loja
nessa cidade.
137
UNIDADE 3 | EXECUÇÃO E CONTROLE DE PROJETOS
Probabilidade: já está
comprovado que
esse risco é iminente.
Mesmo que haja uma
terceirização do serviço
de obras operacionais,
a probabilidade não
se altera e a multa
contratual da empresa
terceirizada não
compensa os impactos
gerados. Assim, o
Em projetos anteriores,
gerente de projetos
observou-se que
sugere o uso de buffer
todos (probabilidade)
de cronograma para
sofrerão impactos
R7 – Rotatividade acomodar esse risco
Alta Alto superiores a 15% do
de pessoal na obra e ir gerenciando esse
tempo (impacto) por
risco de forma semanal.
conta de rotatividade
Também, como ação
do pessoal de
estruturante, analisar
construção civil.
com o departamento
pessoal, técnicas de
melhorias no clima
organizacional
das pessoas que
trabalham nos níveis
mais operacionais,
mitigando a chance de
um desligamento por
questões banais.
Impacto: uso do buffer de
cronograma.
Probabilidade: nessa
versão inicial do plano
há um pacote de trabalho
para divulgação externa
A questão da de vaga. Mas o gerente
capacitação e de projeto irá se reunir
orientação de novos com o departamento
colaboradores em de pessoas para saber o
cidades fora da matriz que pode ser realizado
foram problemáticos a partir da segunda
R8 – Defasagem de em projetos anteriores iteração para mitigar
conhecimento dos (probabilidade) e esse risco.
Alta Alto
vendedores maior é importante que a Impacto: existe um plano
que o esperado empresa mantenha de contingência possível
o padrão e a cultura que é liberar dois
organizacional e vendedores seniores
consiga chegar nas de lojas da matriz,
pessoas que farão o com ampla vivência na
contato direto ao cliente empresa, que poderão
(impacto). ganhar diárias para
trabalhar duas semanas
ou quanto necessário na
cidade em questão para
mitigar impactos.
138
TÓPICO 1 | E SE ALGO SAIR DO PLANEJAMENTO?
Essa é uma decisão arrojada, mas importante, pois caso o GP espere para
iniciar o seu trabalho com todas as informações e planos de mitigação em mãos,
pode estender demasiadamente o início do projeto. Muitas vezes, os riscos mais
importantes e impactante em um projeto só pode ser identificado durante a
própria execução. O esforço em catalogar os riscos foi realizado e as limitações do
plano apontadas de forma explícita. Isso é o mais importante.
139
RESUMO DO TÓPICO 1
• A gestão e riscos buscam antever planos alternativos que possam ser acionados
ou planos ostensivos, que para em um cenário que algo dê errado, ou alguma
premissa não seja confirmada, o gerente de projetos já consiga ter em mãos
alguns planos de ações.
• A identificação dos riscos pode ser realizada de uma forma mais informal, com
simples papéis colados na parede, com sistemas de informações simples, como
bloco de notas ou estruturação de lembretes, mas também podem ter aplicações
mais elaboradas, como uma planilha eletrônica onde haja um identificador
para cada risco.
• Os riscos são avaliados por duas dimensões, sendo a primeira o impacto para
o sucesso do projeto e a segunda a probabilidade de que ele aconteça.
• Após a ordenação dos riscos pela sua exposição, inicia-se a análise de planos
de resposta aos riscos.
140
AUTOATIVIDADE
R1: Atrasos de um
fornecedor
R2: Falta de recursos
para execução da festa
R3: Local de difícil
acesso para convidados
R4: Qualidade do buffet
e bebidas
141
142
UNIDADE 3
TÓPICO 2
MOBILIZAÇÃO DA EQUIPE
1 INTRODUÇÃO
Uma vez realizado o planejamento do projeto, inicia-se um grupo de novas
atividades para que seja possível materializar o plano em um produto e assim
alcançar os objetivos propostos pelo termo de abertura de projeto. Entretanto,
o principal desafio, nesse momento, para o gerente de projeto é garantir o
alinhamento entre o termo de abertura de projeto e o plano de projeto, com a
execução.
143
UNIDADE 3 | EXECUÇÃO E CONTROLE DE PROJETOS
Uma dica importante neste ponto é, caso uma pessoa obrigatória não
consiga estar presente, ela possa delegar a sua participação para uma pessoa
indicada, porém essa pessoa delegada deve ter poder decisório, ou seja, a
autoridade e responsabilidade pelas decisões da reunião. Caso um delegado esteja
na reunião em nome de uma pessoa obrigatória, mas essa não conhece o teor da
144
TÓPICO 2 | MOBILIZAÇÃO DA EQUIPE
reunião e também não tem autoridade para tomar as decisões necessárias para
os resultados da reunião, o gerente de projeto deve cancelar o evento, poupando
tempo dos demais colegas presentes.
145
UNIDADE 3 | EXECUÇÃO E CONTROLE DE PROJETOS
Essa prática pode parecer burocrática, mas pode poupar muito tempo do
gerente de projetos. Caso ele não faça a memória de reunião em tempo real, além
do tempo gasto com a reunião, deverá ainda elaborar a memória e muitas vezes
um gerente pode ter reuniões sucessivas, ocasionando uma lentidão na emissão
destas memórias. Uma reunião efetiva ideal é aquela que quando os participantes
voltam as suas áreas de trabalho já receberam um e-mail com as decisões tomadas
pelo grupo da reunião.
Uma boa prática, caso haja polaridade na decisão, é que o gerente de projeto
possa dar um tempo de alguns dias para que o grupo minoritário possa fazer um
relatório mais aprofundado dos seus argumentos, gerando uma nova reunião,
porém, esses casos devem acontecer para temas complexos e de alto impacto para
a organização ou para o sucesso do projeto e não devem ser executados para
questões onde o custo de uma reunião seja superior ao impacto negativo de uma
decisão “errada”.
146
TÓPICO 2 | MOBILIZAÇÃO DA EQUIPE
2 HABILIDADES INTERPESSOAIS
O gerente de projeto é um profissional polivalente e com características,
às vezes, até mesmo, antagônicas. Podemos categorizar o gerente de projeto com
três habilidades, as habilidades técnicas no escopo do problema do projeto, o
domínio das técnicas de gestão de projeto e habilidades interpessoais.
147
UNIDADE 3 | EXECUÇÃO E CONTROLE DE PROJETOS
148
TÓPICO 2 | MOBILIZAÇÃO DA EQUIPE
Existem pessoas mais práticas, sucintas, que gostam de ser diretas e que
não se ofendem facilmente e não levam as críticas como ações pejorativas. Mas
devemos também entender que existem pessoas que precisam do contato mais
humano, que precisam contar as histórias de uma maneira mais elaborada e se
fazer entendido, como também há as pessoas que necessitam de feedback, em
que devem ser meticulosamente medidas as palavras, pois podem ser entendidas
como uma ofensa ou até gerar uma insegurança pessoal naquela pessoa.
150
TÓPICO 2 | MOBILIZAÇÃO DA EQUIPE
Porém, de uma forma exagerada, uma pessoa com essa característica pode
colocar o projeto em risco, pois a ação pode ser muito intensa e com pouca reflexão
aos objetivos do projeto, tornando então o projeto um sucessivo ciclo de refazer
a cada dia, ou a cada iteração, um novo planejamento gerando intermináveis
retrabalhos.
Você pode pensar qual é a melhor característica? Como vimos, não existe
a melhor característica, somente nesses exemplos simples, você pode observar
que as pessoas com essas características têm potencialidades e, principalmente,
são ideais em determinado ponto do projeto, mas também têm fragilidades.
3 LIDERANÇA
A liderança em projetos, uma das habilidades fundamentais que o gerente
de projetos precisa ter para o sucesso nas suas execuções de projeto, é fundamental
pois impacta no desempenho da equipe e esta é o principal fator para o sucesso
do projeto.
151
UNIDADE 3 | EXECUÇÃO E CONTROLE DE PROJETOS
A seleção das pessoas que irão compor a equipe deve ser criteriosa, pois
muitos problemas de desempenho se dão por uma designação a um pacote de
trabalho a uma pessoa que não tenha habilidade e atitude para executar aquela
tarefa. Dessa forma é importante que o gerente de projetos tenha um maior nível
de autonomia para que ele escolha sua equipe.
152
TÓPICO 2 | MOBILIZAÇÃO DA EQUIPE
A palavra polivalente significa que uma pessoa, mesmo que seja um exímio
especialista em uma determinada área, em algum instante do projeto pode
precisar assumir outro papel que pode não ser a sua especialidade e nesse
momento a questão de motivação e a relação interpessoal é mais importante que
sua habilidade técnica.
Como dica prática, os objetivos devem ter uma entrega clara e uma
meta de prazo para sua conclusão, geralmente, a meta de prazo é estabelecida
ao fim de uma iteração, assim fica simples a sua mensuração. A entrega clara
tradicionalmente é um substantivo sucedido de um verbo no particípio, como
“relatório de testes submetido ao controle de versão” e não somente “elaborar
um plano de teste”.
153
UNIDADE 3 | EXECUÇÃO E CONTROLE DE PROJETOS
Outro erro comum de liderança é dar autonomia para uma pessoa que
seja experiente profissionalmente. Por exemplo, um desenvolvedor de software
com muita experiência, com mais de 20 anos de execução de diferentes tipos de
projetos, mas somente programando, agora este assume a função de arquiteto
de softwares. Apesar da sua experiência pregressa e de alta maturidade em
programação e desenvolvimento de software, na área de arquitetura de software
ele deve ser tratado com uma pessoa de baixa maturidade técnica. Novamente,
caso a maturidade seja baixa é necessário um maior acompanhamento, caso a
maturidade seja alta, menor o acompanhamento do gerente de projeto.
154
TÓPICO 2 | MOBILIZAÇÃO DA EQUIPE
Por ser uma reunião, o feedback então se inicia bem antes, na determinação
de objetivos. Uma vez que há um acordo de objetivos entre o líder e liderado e
do nível de acompanhamento desejado pelo liderado, o gerente de projeto envia
os objetivos, daquele ciclo de avaliação e o convite para uma reunião, com data
horário e local agendados, onde serão dados os feedbacks e a atualização de
objetivos para o próximo ciclo. Ou seja, a atividade de clarificar os resultados,
os objetivos individuais e o agendamento da execução de feedback é uma tarefa
corriqueira e rotineira do gerente de projetos de forma individual.
Um bom feedback não pode ser surpresa para o liderado, pois com a
clarificação de resultados e com a explicitação das entregas, o próprio liderado
deve estimar se teve um desempenho bom ou ruim. Por isso é tão importante
uma boa clarificação de resultados, não apenas informar “a minha equipe gostou
do meu trabalho” porque esse tipo de objetivo não traz benefício ao projeto.
Deve-se iniciar o feedback com atenção à duração, que deve ser estimada
de forma a apresentar os resultados e os seus argumentos para o liderado, e caso
algum objetivo não seja alcançado, ou algum desempenho pessoal for inferior a
normalidade, é importante que o gerente de projeto apresente possíveis causas
e o que era esperado de comportamento daquele profissional. Assim, um bom
feedback requer uma coleta de dados de pares e supervisores, de forma a trazer
elementos factuais que consigam convencer e explicar ao liderado os pontos que
ele precisa melhorar no próximo ciclo de avaliação.
155
UNIDADE 3 | EXECUÇÃO E CONTROLE DE PROJETOS
Esses dois mecanismos, muitas vezes, não estão sobre a alçada do gerente de
projeto. A capacitação continuada lida com os programas anuais de treinamento,
que normalmente as empresas comprometidas com seus funcionários possuem.
Este planejamento anual apresenta as habilidades técnicas que as pessoas devem
desenvolver em um determinado período, e esses treinamentos são agendados
corporativamente conforme os ciclos de feedback. Ou seja, se existir uma
competência, por exemplo, aprimorar uma linguagem de programação, e um
determinado desenvolvedor está com uma defasagem naquela linguagem, a
organização deve investir em capacitações continuadas a longo prazo naquele
profissional para que ele consiga progredir na sua carreira.
156
TÓPICO 2 | MOBILIZAÇÃO DA EQUIPE
157
RESUMO DO TÓPICO 2
158
AUTOATIVIDADE
159
160
UNIDADE 3
TÓPICO 3
COMUNICAÇÃO DO PROJETO
1 INTRODUÇÃO
A gestão de comunicação é um elemento importante na execução dos
projetos. Destaca-se que a comunicação, às vezes, é representada por meio de
reuniões, que já foram objeto dos tópicos anteriores. Na verdade, durante vários
momentos do planejamento e execução deste curso, além das reuniões, toda parte
de liderança também pode ser representada como um elemento de constante
comunicação.
Existe uma boa prática para evitar os e-mails para questões de projeto,
uma vez que os e-mails são de uso recorrente e, às vezes, múltiplos projetos
emitem muitos e-mails, e somados aos e-mails corporativos e pessoais, tornam
nossas caixas postais um volume intenso de dados com que não conseguimos
lidar ou quando conseguimos, nos tomam muito tempo.
Dessa maneira, se torna mais fácil gerenciar o projeto, uma vez que o
gerente de projeto pode acessar o banco de dados onde encontra as questões de
projeto, podendo ordenar pela severidade e analisar quais são as questões de
projeto que não tiveram atualização nos últimos dias e assim cobrar então dos
responsáveis alguma providência. Geralmente, visto que o sistema é adotado
maciçamente pela equipe, praticamente, elimina toda comunicação de projeto
por e-mail, proporcionando assim transparência às decisões e às providências
tomadas por cada um dos membros de projeto.
162
TÓPICO 3 | COMUNICAÇÃO DO PROJETO
EXEMPLO
Um exemplo de plano de comunicação está representado na figura a
seguir, que apresenta cada documento gerencial e técnico, se a comunicação é
mandatória, qual público-alvo, o meio de comunicação, frequência e responsável
pela elaboração do documento.
Público-alvo
163
UNIDADE 3 | EXECUÇÃO E CONTROLE DE PROJETOS
164
TÓPICO 3 | COMUNICAÇÃO DO PROJETO
165
RESUMO DO TÓPICO 3
166
AUTOATIVIDADE
167
168
UNIDADE 3
TÓPICO 4
1 INTRODUÇÃO
Durante a execução do projeto, um ato contínuo é aferir e garantir a
qualidade dos projetos. Qualidade aqui não é somente fazer bem feito ou evitar
que as falhas aconteçam, significa aferir se os procedimentos planejados estão
sendo executados conforme o proposto.
2 AUDITORIAS
Essa averiguação da execução de um determinado procedimento planejado
recebe o nome de auditoria. De uma forma coloquial e leiga, auditoria remete a
pessoas indesejadas que perseguem o que os membros da equipe estão fazendo de
errado para levar à chefia e denunciar os que estão trabalhando “errado”. Assim,
a auditoria tem por sua finalidade a averiguação da realização de um processo,
frente ao planejado. Uma variação entre o processo planejado e como ele está
sendo executado denomina-se não conformidade.
170
TÓPICO 4 | GARANTINDO E CONTROLANDO A QUALIDADE DO PROJETO
a. Gráficos de controle
3 CONTROLE DO PROJETO
Nesta seção serão apresentados os conceitos e técnicas para o controle de
projetos. Essas práticas são fundamentais para lidar com os desvios naturais que
o gerente de projeto irá se defrontar durante a execução.
171
UNIDADE 3 | EXECUÇÃO E CONTROLE DE PROJETOS
172
TÓPICO 4 | GARANTINDO E CONTROLANDO A QUALIDADE DO PROJETO
Uma atividade é de baixo risco e a outra de alto risco, sendo a segunda mais
complexa. Para efeitos do indicador por si, a primeira atividade gerará resultados
gráficos imediatos, porém o projeto continua com o risco. A segunda atividade,
por ser mais complexa, terá uma grande probabilidade de não gerar resultados
no indicador de forma imediata, mas pensando no projeto como um todo, é
importante eliminar riscos de forma gradativa e não ir postergando decisões. Esse
173
UNIDADE 3 | EXECUÇÃO E CONTROLE DE PROJETOS
é o paradoxo dos indicadores: eles devem fazer parte dos instrumentos de gestão,
mas devem ser combinados com uma análise qualitativa para que os resultados
sejam sustentáveis ao longo do projeto.
Para cada questão de projeto aberta, por motivo de ser uma causa de desvios,
o gerente de projeto em conjunto com a equipe deve formular ações corretivas do
projeto. Essas ações corretivas podem endereçar melhorias na execução ou nos
procedimentos para que a execução consiga alcançar o planejamento na próxima
interação, ou nas próximas iterações, mas também pode haver um consenso
da equipe e do gerente de que esse desvio cedeu por uma comprovação que as
premissas de projeto durante as estimativas não foram realizadas como verdade.
174
TÓPICO 4 | GARANTINDO E CONTROLANDO A QUALIDADE DO PROJETO
Por mais que o projeto possa estar com alguns desvios intermediários, pode
ser que o gerente de projeto apresente alternativas, sejam elas de solicitações de
mudanças ou ações corretivas normais de execução de projeto, para que os marcos
não sejam afetados. Ou seja, uma reorganização de cronograma, orçamento,
pessoas e procedimentos, de forma que o marco do projeto seja mantido. Para
manter o marco de projeto pode ser necessário, por exemplo, a diminuição de
características de projeto daquela versão do marco, e também deve ser negociado
com os stakeholders de forma que o objetivo do projeto não fracasse.
175
UNIDADE 3 | EXECUÇÃO E CONTROLE DE PROJETOS
EXEMPLO
O gerente do projeto deseja utilizar a técnica de valor agregado para
controlar o andamento do projeto. Na figura a seguir são apresentados os pacotes
de trabalho para o escopo referente ao projeto da parte física da loja.
• Na coluna “VP total” o GP aloca Valor do esforço envolvido com cada pacote
de trabalho a ser concluído, conforme suas estimativas.
• Na coluna “VP até hoje”, o GP apresenta o montante de horas que deveriam ser
dispendidas até o momento do relatório de projeto.
• A coluna “% concluído até hoje” é um valor percentual que representa o quanto
uma tarefa está concluída.
176
TÓPICO 4 | GARANTINDO E CONTROLANDO A QUALIDADE DO PROJETO
Mas o GP sabe que esses dados são globais e quantitativos, ou seja, uma
vez que ele sabe que o projeto está atrasado, precisa investigar pacote de trabalho
a pacote de trabalho, para perceber qual atividade está deixando o projeto
atrasado.
177
UNIDADE 3 | EXECUÇÃO E CONTROLE DE PROJETOS
Melhor ainda está o projeto arquitetônico, sendo que 40% dele está
concluído e superou as expectativas de prazo, uma vez que 100 horas eram
estimadas, porém 40% de 420 horas totais representam o equivalente de
andamento de prazo de 168 horas. Excelente!
178
TÓPICO 4 | GARANTINDO E CONTROLANDO A QUALIDADE DO PROJETO
O projeto arquitetônico era para estar 95% pronto, mas está somente com
79% do planejado em termos de cronograma. Repare também que estão gastando
menos horas de trabalho. Será que não é por isso que o projeto atrasou? Estão
economizando horas, pois o projeto demandaria 400 horas de esforço. Só gastaram
300 horas. O “barato” nesse caso, saiu “atrasado”. O GP precisaria investigar por
que desse desvio.
179
UNIDADE 3 | EXECUÇÃO E CONTROLE DE PROJETOS
Repare que nesse ponto de controle era para estar todas as atividades
encerradas (“VP até hoje igual ao “VP total)”, porém existem duas atividades com
80% executadas (projetos sonoro e de segurança). Interessante constatar que essas
duas atividades estão com estimativas boas, ou seja, o que estão trabalhando,
estão entregando proporcional. O problema é que o esforço previsto não foi
despendido, gerando atraso no cronograma.
180
TÓPICO 4 | GARANTINDO E CONTROLANDO A QUALIDADE DO PROJETO
181
UNIDADE 3 | EXECUÇÃO E CONTROLE DE PROJETOS
182
TÓPICO 4 | GARANTINDO E CONTROLANDO A QUALIDADE DO PROJETO
4 ENCERRAMENTO DO PROJETO
Após as atividades planejadas do projeto, sua execução e controle que
levaram o produto final a ser desenvolvido, o encerramento do projeto continua
sendo um processo de gestão de projetos que muitas vezes é visto como apenas
um evento de comemoração.
183
UNIDADE 3 | EXECUÇÃO E CONTROLE DE PROJETOS
Uma importante lição aprendida que se pode dizer como clássica são os
desvios relacionados à estimativa de pacotes de trabalho. Esses aprendizados
devem ir para uma base de conhecimento em que se possa ir coletando dados de
diversos projetos até que se tenha uma métrica de produtividade dos projetos,
bem como o índice de retrabalho dos projetos em uma determinada organização.
184
TÓPICO 4 | GARANTINDO E CONTROLANDO A QUALIDADE DO PROJETO
Após esse projeto estar concluído, o produto deve ser produzido em série
e a área de conhecimento de gestão de projetos perde o apelo e aparecem outras
técnicas administrativas como gestão de processos (BPM) para produzir um
produto em larga escala.
DICAS
185
RESUMO DO TÓPICO 4
186
AUTOATIVIDADE
1 Para cada tipo de gráfico ou indicador, explique em que situações estes são
utilizados.
a) Gráficos de burn-down.
b) CPI – Índice de custo.
c) Gráfico de progresso do projeto.
187
188
REFERÊNCIAS
ANDRADE, Eduardo Leopoldino de. Introdução à pesquisa operacional. Rio
de Janeiro: LTC, 1998.
189
LACERDA, Rogério Tadeu. O sucesso em gerenciamento de projetos: a
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