06/09/2022 15:46 Estudando: Programa 5S | Prime Cursos

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Estudando: Programa 5S

Fechamento de uma auditoria

Dicas para o consenso das notas com os auditores após fechamento da auditoria.

- Após a discussão de todos os registros com o auditado, consense as notas ou conceitos com o(s) outro(s)
auditor(es), na ausência do auditado. Isto pode ser feito no próprio local auditado ou em um outro local. Pode
ser feito no mesmo dia ou em um outro.

- Agrupe os registros de acordo com os itens de avaliação, quando o formulário de avaliação possibilita o
registro aleatório, independente do item. Este procedimento facilita a definição das notas ou conceitos, a
discussão com o auditado numa possível discordância e a posterior definição de metas e elaboração do plano
de ação pelo auditado.

- Verifique em qual descrição das notas ou conceitos o conjunto de registros de um item se encaixa (quando
houver descrição para cada nota ou conceito)

- Seja cuidadoso para as notas ou conceitos extremos, mas não tenha medo. Para dar um conceito ou nota,
máximo ou mínimo, esteja coberto de argumentos.

- Não atribua notas para os itens não aplicáveis. Caso você não tenha observado algum item de avaliação
evite atribuir notas ou conceitos. Caso o auditor insista, marque outro momento ou retorne ao local para
auditar apenas o item não observado.

- Caso não haja um consenso entre auditores, estabeleça a nota ou conceito maior, pois o auditado não tem
culpa pelo impasse. O bom senso manda que o auditor que tem mais familiaridade com a área deve ter a sua
posição respeitada por outro que não se sente a vontade para definir uma nota. Em caso de grandes
divergências é recomendável que o item não seja pontuado, embora as observações sejam mantidas.

- Não se baseie na nota anterior. Concentre-se na auditoria atual. Caso a nota ou conceito atual seja inferior à
anterior, mesmo com várias melhorias feitas, leve a discussão com o auditado para a coerência entre os
registros atuais e as notas ou conceitos atribuídos. Caso tenha havido distorções entre as notas e os
conceitos anteriores e os atuais, reconheça a falta de rigor da auditoria anterior e convença ao auditado se
concentrar no que ele pode tirar de proveito dos registros atuais, como oportunidade de melhorias.

- Evite citar nomes, exceto quando for a única alternativa de se referenciar ao local

Dicas para o auditor no fechamento das notas ou conceitos com o auditado

- Apresente a nota ou conceito para cada item avaliado e leia o que está escrito nos critérios, dando um tempo
para o auditado refletir (3 segundos).

- Caso o auditado discorde da nota ou conceito, leia todos os registros pertinentes ao item em questão. No
final da discussão defina a nota ou conceito.

- Faça uma revisão das notas caso alguns problemas não tenham sido classificados corretamente. Quando
concluído que um ou mais problemas pertençam a outro item ou “S”, poderá ser feita uma revisão na nota ou
conceito, não só para o item em questão, como também para outros itens onde o problema se encaixar,
mesmo que nota para estes itens já tiverem sido atribuídas.

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- Após atribuir uma nota, evite acrescentar outros itens que não foram registrados. Isto transmite a sensação
de auditor “mal intencionado”. Lembre-se que após a discussão dos registros, nada mais poderá ser
acrescentado, exceto o que ficou para ser confirmado. Da mesma forma, evite eliminar do relatório os
registros solucionados pelo auditado entre a conclusão da discussão e o consenso das notas.

- Não se deixe envolver emocionalmente pelos argumentos, mesmo que argumente os prejuízos causados
pela obtenção de uma nota ou conceito abaixo de metas estabelecidas com a liderança ou com a
organização.

- Sempre que houver polêmica, pule para outro item. Considera-se como discussão polêmica aquela em que
auditores e auditados já não apresentam novos argumentos que enriqueçam o debate.No final, o item
polêmico será rediscutido. Este procedimento pode ser facilitado se, previamente, os auditores acordarem
para um “apartar a briga” quando o outro se envolver em algo polêmico.

- Conclua a auditoria agradecendo a atenção. Evite palavras de conforto, de críticas ou de reconhecimento.

Este é um papel das lideranças. Se necessário, faça apenas um resumo do que foi observado, principalmente
comparando com a auditoria anterior. Informe que o relatório será enviado posteriormente pela coordenação
das auditorias. Caso o auditado solicite cópia dos registros no momento da conclusão, evite fornecê-lo se não
estiver devidamente organizado e legível, pois do contrário poderá causar uma imagem negativa sobre o
auditor, sobre a auditoria e sobre o próprio 5S.

- Registre o horário de término. Separe o tempo que foi gasto para a visita e o consenso, daquele gasto para o
fechamento das notas com o auditado. Isto facilitará o planejamento das próximas auditorias.

Dicas para o auditado no fechamento das notas ou conceitos com o auditor

- Esteja com os critérios de avaliação em mãos para discutir com o auditor na mesma linguagem. Verifique se
a nota ou conceito atribuído está de acordo com os critérios de avaliação e os registros discutidos
anteriormente.

- Evite usar de argumentos emocionais para induzir ao auditor rever a nota ou conceito que está coerente. O
auditor está habilitado para não aceitar promessa de correção futuras.

- Evite tratar o auditor como um vendedor, tentando fechar uma nota média entre a sua expectativa e a
percepção do auditor, quando os registros e os critérios de avaliação levam ao conceito e à nota atribuída pelo
auditor.

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