MS PROJECT PARA PROFISSIONAIS DE SUCESSO

FORMAÇÃO ONLINE – 2021

Workshop gratuito – Desafio 5 dias

Dia 1 – 14 de Novembro – Planear

Como iniciar o planeamento, conhecendo o MS Project, sem hesitação.

No primeiro dia deste desafio vamos começar por olhar para os elementos externos ao MS
Project e que te levam ao planeamento dos teus projectos.

Qual é o teu projecto, qual o objectivo? É exequível o teu projecto? Em que termos?

Que actividades precisas desenvolver para atingir esse objectivo e qual a data limite para a
sua concretização.

Sou capaz de realizá-lo sozinho ou irei precisar de recursos especializados em alguma das
áreas? Existe disponibilidade desses recursos no mercado?

Qual o custo em que poderei incorrer e qual o orçamento disponível? Terei de pedir algum
tipo de financiamento?

Agora que já sabes as respostas a todas estas perguntas vamos começar.

Ao iniciares o MS Project, tens o teu Plano pronto a arrancar. No lado esquerdo tens a tabela
de inserção dos dados e no lado direito tens o gráfico de apresentação dos mesmos. Vamos
fazer uma pequena visita guiada pelo programa.

Antes de mais convém falarmos um pouco sobre as versões do MSProject, e a sua evolução.

Atenção que a forma gráfica mais comum para apresentar os dados é o gráfico de Gantt mas
também podes explorar o PERT, o calendário etc.

No Gantt as actividades são apresentadas em forma de barras horizontais, cuja configuração

és tu que defines, cores, espessura, padrão …

Vamos explorar os separadores principais, vistas e tabelas, barra esquerda de menus, zona
do gráfico, esquema de apresentação de ligações, inserir desenho e texto, inserir WBS …

Iniciando o nosso projecto, na zona da tabela começamos por escrever o nome das nossas
actividades. Repara nas diversas colunas que tens como predefinição ao abrires o programa:

Carmen Velosa – Consultoria e Formação

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i – Coluna de informação da tarefa

modo de tarefa – modo de agendamento da tarefa; manual ou automático

nome da tarefa – nome que vais dar à tua actividade

duração – número de dias que vais atribuir para executar a tarefa

início – data de início da actividade

conclusão – data de conclusão da actividade

predecessoras – actividades predecessoras à qual a tua tarefa está ligada

nomes de recursos – todos os recursos que vais alocar à tua tarefa

Toda esta informação pode ser alterada, diminuída ou acrescentada. Fica atento porque no
3º dia deste nosso desfio iremos fazer estas alterações.

Após introdução das actividades repara que não aparece mais nada relativamente aos dados.
Na coluna do modo de tarefa vai aparecendo o “pin” que representa o agendamento manual.

O nosso objectivo é que o agendamento seja feito de forma automática, tendo em conta as
durações e as ligações entre as várias tarefas. Assim vamos selecionar todas as tarefas já
introduzidas e coloca-las com esta opção de agendamento manual, no separador superior
“Tarefa”. A parti daqui estamos aptos a dimensionar o nosso plano e começar a atribuir
durações. Reparaste o que acontece quando colocas a duração zero dias numa tarefa?

Não te esqueças de ir ao canto inferior esquerdo e dizer que as próximas tarefas também são
a agendar automaticamente.

Repara na data de início das diversas tarefas. Agora podes definir quando é que o teu projecto
vai iniciar – Separador Projecto – Informação de projecto

Agora vamos começar a introduzir as ligações entre as diversas tarefas, e como verás mais
tarde existem várias formas de o fazer, para já vamos apenas selecionar tarefas com o cursor
e fazer a ligação automática.

Carmen Velosa – Consultoria e Formação

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Quanto às ligações de precedência entre tarefas existem 4 tipos diferentes de ligações que
podes atribuir entre tarefas:

CC – conclusão - conclusão

CI – conclusão - início

IC – início - conclusão

II – início - início

Nesta fase já nos dava jeito ter uma actividade resume que nos indicasse de uma forma
imediata os dados sumário do nosso projecto como, duração total, data de início do projecto
e data de conclusão do projecto. Se fores ao separador formato tens o problema solucionado
e podes estar com o cursor colocado em qualquer sítio que a tua tarefa de resume do projecto
vai para a primeira linha e assume de imediato o nome que deste ao teu projecto.

Agora que sabemos qual a duração do nosso projecto surge-nos uma grande dúvida; que dias
são estes. Tens de ter em atenção que és tu que defines o calendário de trabalho no teu
projecto e para isso deverás saber que o MS Project dá-te a possibilidade de configurares os
teus horários e dias de trabalho.

É chegada a altura de falar sobre os calendários no separador Projecto – Alterar tempo útil

E agora podes aventurar-te um pouco introduzindo novas tarefas, atribuindo durações,

ligações, ……

E agora sim, olha para o teu Plano de Trabalhos e o que sentes?

PS: Neste primeiro dia do nosso workshop tenho um desafio para te fazer: Abre o teu
programa MS Projec e faz o teu Plano para organizares a festa de Natal da Empresa. Só
precisas de colocar 5 tarefas, com as durações que te indico. Imagina que a festa vai
realizar-se no dia 22 de Dezembro.

Visitar locais e escolher o sítio 12 dias

Tratar da decoração e das comidas 10 dias
Tratar dos brinquedos para os filhos
dos colaboradores 4 dias
Contratar pai Natal para animar a
festa 3 dia
Escrever o discurso para o chefe 1 dia

Carmen Velosa – Consultoria e Formação

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Define a data de início de projecto como sendo o dia 15 de Novembro de 2021 e agora
responde-me: ainda vais a tempo para preparar a festa de Natal?

Coloca no grupo (no tópico correspondente ao primeiro desafio), qual a tua resposta.

Coloca também aqui no grupo, qual foi o tema, daqueles aqui falados, que te causou
mais dúvidas e que tiveste mais dificuldades em perceber. O teu feedback é importante
e as tuas dúvidas irão ser respondidas no último dia do desafio, na nossa Masterclass
de encerramento.

Carmen Velosa – Consultoria e Formação