Processo de Caixa

TOTVS Gestão Financeira

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Sumário

1. Introdução .............................................................................................................................. 3
1.1. Objetivo do Treinamento ......................................................................................................... 3
1.2. Caixa ....................................................................................................................................... 3
1.3. Utilizando o Processo de Caixa ................................................................................................. 5
1.4. Conclusão ................................................................................................................................ 6

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1. Introdução

Olá!

Seja bem-vindo ao treinamento Processo de Caixa do TOTVS Gestão Financeira.

1.1. Objetivo do Treinamento

Ao término deste treinamento você terá conhecido mais sobre:

• Parametrização.
• Abrir e ativar sessão.
• Baixar Lançamentos.
• Fechamento.
• Relatórios.

1.2. Caixa

O objetivo do Processo de Caixa é, por meio de uma interface simples e objetiva, facilitar os
recebimentos e pagamentos pela Tesouraria, face às suas atribuições.

Características

As características são:

1 - Interface:
Simples e objetiva.

2 - Segurança:
- Permite acesso restrito de acordo com o perfil do usuário.
- Permite Autenticação mecânica, cujos dados parametrizados para serem impressos poderão ser
escolhidos pelo usuário.
- Imprime recibo após o recebimento/Pagamento.

3 - Gerenciamento da Informação:
- Emite relatórios de fechamento e Balanço das Sessões de Caixa.

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- Permite Consultas de Saldos em qualquer fase da movimentação.

- Demonstra históricos das operações.
- Permite ao Supervisor o acompanhamento de todas as sessões ativas.
- Posiciona a situação Financeira por Aluno/responsável Financeiro do Segmento Educacional.

Pré-requisitos

Os pré-requisitos são:

- Definir para o segmento TOTVS Gestão Financeira as permissões de acesso por usuário, acessando
Serviços Globais / Segurança.

- Acessar o menu Ambiente / Parâmetros / TOTVS Gestão Financeira / Etapa 02.02.05: Caixa e definir
as regras.

Etapas do processo

As etapas são:

1 - Gerenciar o cadastro do usuário e definir atribuições. Para isso, acesse: Serviços Globais /
Segurança.
O sistema permite que seja atribuído, a cada operador, um nível de acesso aos recursos através das
definições do perfil. Você poderá criar um perfil para supervisor, aquele que gerenciará as sessões e um
perfil para Operador, com acesso limitado.

2 - Definir a usabilidade da autenticação mecânica, as informações que deverão ser impressas na

autenticação, relatórios que serão gerados no processo e etc. Para isso, acesse Ambiente / Parâmetros /
TóTuS Gestão Financeira / Etapa 02-02-05 - Caixa.

3 - Abrir a sessão. Na abertura deverão ser definidas as regras e as permissões concedidas. Este
processo tem prioridade com relação às permissões definidas pelo perfil do usuário.

4 - Ativar a sessão para dar início às baixas/inclusões de Lançamentos e extratos pelo Caixa. Você
poderá ativar e desativar uma sessão quantas vezes for necessário.
Inclusive, é permitido realizar baixas de Lançamentos pelo valor integral ou parcial utilizando vários
meios de pagamento.

5 - Após ativar, a sessão ficará disponível para a quitação dos Lançamentos ou execução dos recursos
permitidos pelo usuário.

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6 - Serviços Extras: Atende uma demanda do Classis Ensino Superior e Básico. Esta funcionalidade
permite que se registre, no momento da baixa, algum “serviço extra” gerenciado pelos segmentos citados.

7 - Fechamento de sessão: No final do período de trabalho é feito o fechamento da sessão, momento

em que é possível emitir os relatórios, desde que tenham sido informados na parametrização, etapa 2.

No período seguinte, repetir esta sequência a partir da etapa 3.

1.3. Utilizando o Processo de Caixa

Considerando que a parametrização tenha sido feita e os perfis de usuários definidos, a etapa
seguinte será acessar o menu Caixa / Sessão de Caixa, para que usuário Supervisor gerencie o Caixa e os
operadores abram e/ou ativem Sessão.

Gerenciar Caixas

O usuário Supervisor deverá ter atribuições para executar todos os recursos disponíveis, ou seja:

- Atualizar Sessões abertas.

- Abrir e fechar Sessões.
- Obter informações das Sessões, como: dados do operador, saldo inicial, saldo da movimentação até
o momento e o saldo atual da Sessão.
- Analisar informações detalhadas no histórico.
- Ter, ainda, atribuições para atualizar sessões já finalizadas.

Abrir Nova Sessão de Caixa

Este procedimento é realizado pelo Operador no início dos períodos de trabalho.

Ativar Sessão de caixa

Após ativar a Sessão, o Operador com o perfil devidamente definido, poderá então baixar e incluir
Lançamentos e extratos manuais de Caixa.

Para Baixar Lançamentos, informe um dos campos de pesquisa, que poderá ser: Número do
documento, referência do Lançamento, o Cliente/Fornecedor, o Código de barras e o IPTE. Lembrando que
esses dois últimos campos somente estarão disponíveis após a geração de boleto para o Lançamento.

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Para baixar Lançamentos, use a opção Baixa. Para incluir Lançamentos, use o Incluir Lançamento e
assim sucessivamente.

Desativar/Fechar Sessão de Caixa

A sessão de Caixa poderá ser desativada quantas vezes forem necessárias.

Já o fechamento normalmente será realizado a cada término de período de trabalho e, de acordo

com as parametrizações já citadas, será possível imprimir relatório de Balanço e fechamento da Sessão.

1.4. Conclusão

Assim, você terminou o treinamento Processo de Caixa do TOTVS Gestão Financeira.

Neste treinamento você conheceu mais sobre:

• Como obter resultados rápidos usando a interface simples e objetiva de Caixa.

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