Administração de Pessoal

Vale Transporte
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Sumário
CAPÍTULO 01 Parametrizações e operação do sistema 4
Vale-Transporte 5
Fluxo do Processo 5
Cadastros dos transportes 6
Definir a apuração da quantidade de passes a distribuir 6
Cadastrar pontos de embarque, meios, linhas, escalas e preços de transporte 7
Definir exceções 7
Vincular um colaborador a um histórico de escala 8
Digitar os passes a distribuir 8
Gerar valores de VT para o cálculo da folha 8
Excluir passes 9
Modelos de referência 9

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Apresentação

O módulo Administração de Pessoal gerência e realiza com eficiência processos trabalhistas

das empresas, atendendo todas as rotinas de departamento pessoal, tais como o assunto desta
apostila o cadastro dos trabalhadores.
Todos os parâmetros dos sistema são configurados para que os cálculos executados possam
atender as exigências legais e estabelecidas em contrato. Os registros cadastrados dos trabalhadores
permitirão que o sistema possa interpretar cada um sua definição e gerar dados financeiros para esta
condição, garantido os pagamentos e direitos dos trabalhadores, além de controlar as obrigações.
Esta apostila irá fornecer informações importantes de como ocorre a rotina de vale transporte
e as informações necessárias para que se possa gerar o cálculo no sistema .
Irá apresentar as etapas do processo de vale transporte dos trabalhadores e as
parametrizações necessárias no sistema e como será o fluxo de execução e operacionalização no
sistema da folha.

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CAPÍTULO 01
PARAMETRIZAÇÕES E OPERAÇÃO DO SISTEMA

Objetivos Específicos

l Expor o alinhamento inicial e os aspectos importantes para uso do vale transporte pelos
trabalhadores no sistema;
l Evidenciar as etapas do processo de vale transporte e definições necessárias para o cálculo
no sistema;
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VALE-TRANSPORTE

De acordo com o que preconiza a lei 7.418 de 16/12/1985, todo empregado terá direito a
receber antecipadamente o vale-transporte (VT) para deslocamento ao trabalho. Nesse sentido, o
Administração de Pessoal possui todas as parametrizações necessárias para atender às necessidades
da organização e da legislação brasileira.
O módulo gerencia o vale-transporte através do cadastro de linhas, escalas, meios e empresas
de transporte, bem como a emissão de relatórios para distribuição e compra dos mesmos e a
integração dos valores na folha de pagamento ou rescisão.
A distribuição e compra são realizadas através dos pedidos mensais e avulsos. Com o pedido
mensal, é emitido um relatório para calcular e comprar a quantidade de vale-transporte necessária
para o colaborador, de acordo com o seu histórico de escala. Já o pedido avulso trata os casos onde
é necessário realizar a compra do VT após a geração mensal da empresa, como na admissão de um
colaborador, por exemplo.
Na admissão do colaborador é identificado se o vale- transporte será necessário para o
deslocamento do colaborador de sua residência ao trabalho, e vice-versa. Identificada a escala de
transporte previamente cadastrada, faz- se necessário o cadastro no histórico de escalas de
transporte do colaborador, caso contrário, deverá ser cadastrada uma nova linha de vale-transporte
e escala de transporte para atender o percurso utilizado pelo colaborador. Este cenário tende a se
repetir quando surge uma nova linha de transporte que um colaborador ativo no benefício passará a
utilizar.

FLUXO DO PROCESSO

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Cadastros Dos Transportes

O cadastro das informações de transporte é um dos primeiros passos para o gerenciamento

do vale-transporte. O Administração de Pessoal trabalha com os seguintes conceitos:
l Definições: neste momento é importante identificar no processo de geração da compra do

vale-transporte se as situações de afastamento, feriados e programação de férias serão des-

considerados da quantidade de passes comprados.

Por exemplo: será gerada a compra de 01/09/2016 à 30/09/2016, totalizando 21 dias úteis (des-
considerando sábados, domingos e feriados). Caso exista uma programação de férias para o
período, esses dias podem ser desconsiderados ou não da compra.
l Meio: refere-se ao tipo de transporte (ônibus, metrô, barca, e assim por diante) que o cola-
borador utiliza para se deslocar da residência ao trabalho e vice e versa. Esta informação será
vinculada na linha de vale-transporte que compõe a escala de VT que o colaborador utilizará.
l Linha: é o itinerário de transporte existente na localidade/região onde o colaborador reside e
utiliza para chegar ao local de trabalho. Nas regiões onde não existe o conceito de transporte
integrado, há casos em que o colaborador utiliza mais de uma linha de transporte.
l Escalas: refere-se à escala que será vinculada ao colaborador e, através dela, gerada a quan-
tidade de VT necessária para o seu deslocamento. Na composição da escala de VT são cadas-
tradas as linhas de transporte necessárias para o deslocamento do colaborador. Podem ser
definidas a partir da solicitação de passes para cada dia, semana ou mesmo uma quantidade
fixa por período. Estas escalas são permanentes, não necessitando de atualização a cada com-
petência.

Cada escala pode atender diversos colaboradores que se enquadrem na mesma situação. Se
apenas alguns colaboradores possuem uma escala um pouco diferenciada, a mesma não
necessita ser parametrizada nesta opção, podendo ser utilizada, neste caso, o recurso de exce-
ções do vale-transporte.

Definir a apuração da quantidade de passes a distribuir

1. Para iniciar, acesse o menu Colaboradores > Vale Transporte > Definições (FR028DVT) e indique

se, na distribuição do VT, o sistema deve ou não considerar dias posteriores à previsão de tér-
mino de um afastamento.
2. Informe se o sistema deve ou não tratar as solicitações de vale-transporte do módulo Con-
trole de Ponto.
3. Indique se as trocas de escala ou horário devem ser consideradas durante a apuração do
VT do colaborador, caso haja programação de troca e integração com o módulo Controle de
Ponto.

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4. Defina como serão tratados os descontos de perda por afastamentos ocorridos no período de
apuração do VT.
Caso a empresa queira conceder o vale- transporte somente em alguns meses para o
colaborador, ou não vá conceder todos os valores devidos em um determinado mês, use o menu
Colaboradores > Vale Transporte > Digitar Passes (FRDIGPVT). As informações inseridas nesta tela são
lançadas no processamento da folha do empregado.

Cadastrar pontos de embarque, meios, linhas, escalas e preços de transporte

As demais definições para o cadastro dos transportes ficam disponíveis no menu

Colaboradores > Vale Transporte > Cadastro. Nele ficam as telas onde são inseridas as informações
pertinentes, conforme descrito a seguir:
1. Na tela Embarque (FR028BVT), cadastre os tipos de ponto de embarque, para empresas que
utilizam este parâmetro, no transporte de seus colaboradores. Cadastre cada tipo de embar-
que diferenciado com um código e cada tipo de embarque com um nome. Informe qual a
cidade e bairro servidos por este embarque.
2. Em Meio (FR028MVT), cadastre os meios de transporte utilizados pelos colaboradores da
empresa, como ônibus, trem, metrô, barca e assim por diante.
3. Acesse a tela Linhas (FR028LVT) e cadastre cada linha existente, a empresa fornecedora e o
meio de transporte correspondente. Estas linhas serão utilizadas na formação das escalas de
vale-transporte.
4. Na tela Escalas (FR028EVT), determine as escalas de VT, atendendo à todas as variações de
linhas e quantidades diárias utilizadas. Podem ser definidas a partir da solicitação de passes
para cada dia, semana ou mesmo uma quantidade fixa por período.
5. Cadastre os valores do VT para cada linha, pela tela Preços (FR028PRT). Estes valores serão con-
siderados no momento do cálculo da folha de pagamento.

Definir exceções

Sempre que a empresa possuir vários colaboradores utilizando uma escala de vale-transporte
comum, porém com quantidades diferenciadas por colaborador, não será necessária a criação de
várias escalas. Em vez disso, é possível cadastrá- las neste item como exceções, no menu
Colaboradores > Vale Transporte > Cadastro > Exceções (FR028EXC).
Esta opção permite informar quantidades de vale- transporte diferentes para cada
colaborador, mesmo que estes possuam a mesma escala de vale-transporte. Na geração do relatório

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de vale-transporte, sempre que o colaborador possuir exceções cadastradas, estas sobrepõem as

informações da escala. Só é permitido informar apenas linhas que façam parte da escala de vale-
transporte utilizada pelo colaborador.

Vincular Um Colaborador A Um Histórico De Escala

É necessário vincular ao colaborador a um histórico de utilização de escala de VT, pois é

através deste histórico que será entregue ou descontado um valor proporcional ao período em cada
escala.
Ao incluir um novo registro e informar um código para escala, o sistema sugere a inserção de
todas as linhas cadastradas para a escala.
Este vínculo é feito pelo menu Colaboradores > Históricos > Escala Vale Transporte (FR038EVT),
e está disponível também para o módulo Benefícios.
Na Ficha Básica, estes históricos também podem ser acessados com o clique do botão direito
do mouse ou pelo botão Outras Telas.

Digitar Os Passes A Distribuir

É possível digitar uma quantidade de passes distribuídos ao colaborador, independente de ele

possuir ou não uma escala de VT.
O recurso pode ser usado em uma rescisão de contrato, por exemplo, onde a quantidade de
passes do período é diferente do período inicial cadastrado. Também pode ser utilizado quando o
colaborador deseja receber vales somente em alguns meses, ou quando não quiser receber todos os
vales devidos em um determinado mês.
A operação é feita pelo menu Colaboradores > Vale Transporte > Digitar Passes (FRDIGPVT),
bastando preencher os filtros da tela para visualizar as informações que deseja consulta ou alterar.
Depois de conferidos os valores exibidos na grade, clique em Gravar. Os dados contidos nesta
tela são lançados no processamento da folha.

Gerar Valores De VT Para O Cálculo Da Folha

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Ao gerar os relatórios de compra de vale-transporte, o sistema já grava os devidos valores na

folha de pagamento. Assim, após a geração, não é necessário executar mais nenhum procedimento
para que o cálculo da folha gere o valor a ser descontado do trabalhador.
O sistema tem a flexibilidade de calcular somente o desconto limitado a 6% do salário base do
colaborador, conforme descrito na CLT. Ainda, é possível transitar em folha de pagamento o custo
total do vale-transporte do colaborador, a fim de demonstrar o valor total das despesas, ficando
visível ao colaborador o custo da empresa. Este formato também é muito útil quando a empresa
precisa contabilizar a parte paga pela empresa.

Excluir Passes

Pelo menu Colaboradores > Vale Transporte >  Excluir (FREXCVTR), pode ser definidos os
passes de determinada competência que devem ser excluídos.
Basta indicar o cadastro do colaborador que deseja selecionar e informar a competência de
cálculo em que deseja excluir os passes.

Modelos De Referência

No menu Colaboradores > Vale Transporte > Cadastro > Listar é possível listar todos os VTs do
sistema, cadastrados em Colaborador > Vale Transporte > Cadastro.
A seguir constam alguns exemplos de modelo disponíveis no sistema.
l Relatório geração VT
l Colaboradores > Vale Transporte > Listar > Modelo 02 - Assinatura Vale Transporte.

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l Relatório Recibo Vale Transporte

l Colaboradores > Vale Transporte > Listar > Modelo 03 - Recibo Vale Transporte.

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