 Resultados de aprendizagem

 Ao final deste módulo, você deverá ser capaz de:


o Descreva o que é uma equipe ou grupo e como eles operam.
o Discuta os cinco estágios comuns de desenvolvimento de grupo.
o Liste as características de uma equipe eficaz.
o Explique como se preparar para uma reunião e como criar uma agenda eficaz.
o Descreva as funções dos vários membros de uma reunião.
o Distinguir os diferentes tipos de reuniões.
o Liste e explique as cinco etapas do planeamento estratégico.
o Identifique as áreas a serem consideradas em uma análise SWOT.
o Descrever um conselho de administração e outras estruturas de governança.
o Revise os estilos de tomada de decisão e descreva uma abordagem para alcançar o consenso.
o Descrever os responsáveis dos vários membros do conselho.
o Identifique as áreas de controlo financeiro que precisam ser monitoradas.
Construindo a Equipe
Introdução

Este módulo trata das questões práticas de organização do seu grupo. A forma como uma associação é
organizada depende de qual é o seu propósito, mas, além da estrutura organizacional específica que você
escolher, há muitos aspectos do desenvolvimento do grupo que precisam ser considerados.

 Quando plantamos uma semente de rosa na terra, notamos que ela é pequena, mas não a criticamos
como sem raízes e sem caule.  Nós a tratamos como uma semente, dando-lhe a água e o alimento
necessários para uma semente. Quando brota da terra, não a condenamos como imatura e
subdesenvolvida; nem criticamos os botões por não estarem abertos quando aparecem. Ficamos
maravilhados com o processo que está ocorrendo e damos à planta os cuidados necessários em cada
etapa de seu desenvolvimento.

(Timothy Gallway, The Inner Game of Tennis)

 Visão geral do processo de grupo

 O processo de grupo refere-se a como o grupo realiza seu trabalho. Inclui os arranjos formais de funções
e responsabilidades, mas também relacionamentos informais, padrões de comunicação e distribuição de
poder e influência dentro do grupo.
Os grupos que têm um processo de grupo ruim geralmente enfrentam dificuldades. Quando o grupo não
está funcionando bem, os membros ficam alienados, desanimados, argumentativos e seu envolvimento
pode diminuir.

Costuma-se dizer que “a forma deve sempre seguir a função”. “Função” refere-se ao propósito principal
para o qual o grupo foi formado. "Forma" refere-se às várias estruturas que implementamos para nos
ajudar a fazer isso, como conselhos de administração, reuniões, grupos de tarefas e políticas e
procedimentos. 

É importante que a forma que você escolher para sua organização seja compatível com sua função e
também com os valores e princípios fundamentais de seus membros.

1.Elementos Organizacionais
Existem alguns elementos organizacionais comuns que a maioria das organizações compartilha. Esta não
é uma lista exaustiva, mas contém algumas das coisas que parecem ser importantes para o funcionamento
bem-sucedido do grupo.

Visão

Como o Gato Risonho disse para Alice no País das Maravilhas. “Se você não sabe para onde vai,
qualquer caminho leva”. Às vezes, o conflito surge em um grupo porque os membros têm ideias
diferentes sobre onde esperam chegar. Reserve algum tempo em grupo para desenvolver uma visão
compartilhada do futuro que você está tentando alcançar.

Propósito

As pessoas ficam energizadas quando são motivadas por um senso de propósito comum. É útil nos
lembrarmos frequentemente da conexão entre o trabalho que estamos fazendo hoje e os resultados de
longo prazo que esperamos ver no futuro.

Valores e princípios.

Grupos nos quais os indivíduos compartilham valores básicos e concordam com um conjunto de
princípios orientadores pelos qua
is operar funcionam com mais facilidade do que aqueles que não o fazem. Embora os membros possam
ter valores que diferem uns dos outros como indivíduos, quando se reúnem precisam desenvolver um
conjunto explícito de valores e princípios compartilhados para o grupo, com os quais cada membro pode
se comprometer.

Relacionamentos.

Relacionamentos positivos alimentam os esforços de voluntários, funcionários pagos, consultores,

associados e voluntários. Relações igualitárias tendem a levar à iniciativa individual e ao senso de
responsabilidade pela organização como um todo. Grupos bem-sucedidos nutrem relacionamentos que
são receptivos, receptivos, empáticos, cuidadosos e respeitosos.

Ritimos.

Existem fluxos e refluxos que ocorrem naturalmente na vida dos indivíduos e nas vidas das
organizações. Haverá rajadas de atividade intercaladas entre horários de menos atividade. Reconhecer que
esta é uma ocorrência natural tornará mais fácil lidar com sentimentos de frustração nos momentos em
que parece haver pouco progresso.

Aprendizado.

Para manter as pessoas interessadas e manter seu grupo bem informado, é importante que novos
conhecimentos e membros do grupo adquiram habilidades. Também é importante que os novos
conhecimentos e habilidades sejam compartilhados dentro do grupo e usados de forma eficaz. Os
objetivos do grupo serão promovidos mais rapidamente se ele for capaz de se adaptar às mudanças nas
condições externas e/ou internas.

Regras básicas.

Processo de grupo eficaz é essencial. Não importa o estilo de governança que você escolher, as “regras
básicas” precisam ser estabelecidas; como: “as reuniões começam e terminam na hora” ou “todos têm a
oportunidade de serem ouvidos”. Os membros do grupo precisam concordar com as regras básicas,
escrevê-las e consultá-las em cada reunião. Cada membro deve assumir a responsabilidade de garantir
que as regras básicas sejam respeitadas.

Fortalecimento.

Os grupos são empoderados quando os membros individuais são empoderados; ou seja, cada um deles
acredita que tem a capacidade e a oportunidade de contribuir de maneira significativa. Para que isso
aconteça, o grupo deve:

• Oferecer orientação adequada aos novos membros.

• Assegurar igualdade de acesso à informação.

• Esteja disposto a considerar seriamente pontos de vista alternativos.

• Oferecer amplas oportunidades para contribuições.

• Garantir o devido processo observado na tomada de decisões.

• Encoraje o envolvimento em tarefas desafiadoras.

• Fornecer acesso aos recursos.

• Criar oportunidades de aprendizado e networking.

• Reserve um tempo para garantir um alto nível de conforto para todos os envolvidos.
• Reconheça as contribuições.

Estágios Comuns de Desenvolvimento de Grupo

Nem todos os grupos passam pelos mesmos estágios de desenvolvimento, nem os percorrem em
ordem. Muitas vezes, eles pulam um estágio, talvez voltando a ele mais tarde. Embora reconhecendo esse
especto não linear do desenvolvimento do grupo, pode ser útil entender que existem experiências comuns
entre os grupos.

Fase 1: Formando o Grupo

Quando um grupo se reúne pela primeira vez e as pessoas não se conhecem, elas podem se sentir
inseguras e, portanto, hesitar em assumir compromissos fortes imediatamente. Alguns podem ficar um
pouco confusos sobre o propósito e os objetivos do grupo. Outros podem não ter certeza se terão algo em
comum com os outros membros.

Nesta fase, o facilitador ou presidente precisa encorajar o grupo a passar algum tempo se conhecendo,
estabelecendo regras básicas, explorando valores e desenvolvendo padrões de comunicação eficazes.

Estágio 2: Assumindo a propriedade

À medida que o grupo se reúne, é importante que os membros comecem a se apropriar do processo do
grupo. Eles precisam entender e/ou moldar seus propósitos e tarefas de maneira que façam sentido para
eles e sejam pessoalmente significativos. À medida que os membros expressam seus diversos pontos de
vista, algumas áreas de conflito podem ocorrer. Também pode haver alguns ressentimentos em relação ao
facilitador ou presidente se ele não for visto como justo e desalinhado com um lado ou outro.

É essencial, neste ponto, garantir que todas as perspetivas sejam levadas em consideração e que esforços
sejam feitos para acomodar a diversidade emergente. Se isso não for facilmente alcançado, uma revisão
da visão, missão e objetivos pode ser útil. Se for evidente que nem todos os membros compartilham a
mesma visão básica e senso de missão, pode ser necessário que o grupo se divida em subgrupos que
realizarão atividades diferentes.

Estágio 3: Reunindo-se

Tendo resolvido com sucesso quaisquer desentendimentos, o grupo agora tem um senso de coesão e os
membros sentem confiança e aceitação uns dos outros. Eles são capazes de assumir um compromisso
mais forte, talvez de longo prazo, com o grupo e estão dispostos e são capazes de assumir maiores
responsabilidades. 
Existem procedimentos eficazes de tomada de decisão e o poder é compartilhado entre todos os membros
do grupo. Esses fatores levam o grupo a desenvolver uma forte identidade organizacional; eles são muito
mais do que uma coleção de indivíduos agora.

Fase 4: Fazendo Acontecer

A atmosfera de grupo aberta e solidária que foi alcançada nesta fase contribui muito para altos níveis de
produtividade. Como uma equipe interdependente, os membros agora são capazes de assumir grandes
projetos e levá-los a uma conclusão bem-sucedida. 

Embora possa haver uma recompensa inerente às realizações, também é importante reconhecer o trabalho
árduo e os esforços das pessoas. Muitos voluntários da comunidade fazem sacrifícios consideráveis em
termos de tempo, vida familiar, atividades de lazer e/ou finanças pessoais quando se envolvem ativamente
em suas comunidades.

Além de fornecer algum reconhecimento público de suas contribuições, certifique-se de que haja um
"fluxo e refluxo" em seu nível de participação. Quando um projeto é concluído, os membros mais ativos
provavelmente precisarão de uma pausa. Isso pode encorajar outras pessoas a se apresentarem para ajudar
no próximo projeto. Também pode ajudar no desenvolvimento da liderança e no planeamento da
sucessão, à medida que os membros mais novos aumentam seu nível de participação.

Etapa 5: seguindo em frente

Sempre haverá rotatividade na adesão ao grupo. Dependendo da natureza do grupo, pode chegar um

momento em que seja apropriado que o grupo se desfaça. Quer uma pessoa deixe o grupo ou todos os
membros sigam caminhos separados, é importante que haja um sentimento de encerramento, com saída
em boas condições. 

Se o grupo estiver se dissolvendo, pode ser útil fazer uma avaliação do trabalho do grupo, reconhecer a
contribuição positiva feita pelos membros e celebrar as realizações do grupo.

Lembre-se de que, qualquer que seja o estágio em que seu grupo esteja, ele está em um estado de vir a
ser; ou seja, está sempre evoluindo e se desenvolvendo. É importante notar as qualidades positivas do
grupo, bem como as áreas que precisam de algum trabalho.

Construindo a Equipe

Introdução

Uma equipe é um grupo de pessoas que trabalham coletivamente em prol de um objetivo

comum. Construir uma equipe eficaz reduzirá os conflitos e aumentará os resultados. Uma equipe forte e
coesa usa liderança compartilhada e escuta ativa. Em equipas de alto desempenho, os
 membros têm habilidades e responsabilidades amplas e complementares, cargas de trabalho, tomada de
decisão, informações e recursos são distribuídos mais ou menos igualmente. 

A interação de todos esses fatores cria um efeito sinérgico, em que os resultados alcançados pela equipe
são maiores do que os resultados que poderiam ser alcançados se cada membro estivesse trabalhando de
forma independente.

Características de Equipes Eficazes

Equipes altamente eficazes têm estas qualidades:

o Sentido compartilhado de propósitos e valores.

o Defina regras básicas e examine seu próprio processo de grupo de tempos em tempos.
o Clima de confiança, respeito, apoio mútuo.
o Aceite o valor do conhecimento, das habilidades e da experiência dos outros.
o Expressar diferenças de opinião livremente.
o Criativo, sem expectativa de conformidade estreita.
o Identifica conflitos e os resolve satisfatoriamente.
o Distribuição de funções e responsabilidades, reconhecimento e recompensas.
o Flexível e responsivo às necessidades em constante mudança.
o Esforce-se para obter o desempenho ideal.
o Avalie o desempenho e o progresso regularmente.
o Assuma riscos saudáveis.
o Veja o "quadro geral".
o Relações sociais positivas entre os membros.

Características de Equipas Eficazes

Para construir uma equipe eficaz, deve haver apoio da liderança, disposição por parte dos membros de
deixar de lado o "eu" e adotar o "nós" como referência e ter confiança e confiança uns nos outros. O
treinamento em trabalho em equipa é útil, assim como ter membros mais experientes como mentores dos
mais novos. O espírito colaborativo e os resultados aprimorados de uma equipe eficaz ajudarão o grupo a
manter sua associação, adaptar-se às mudanças e desenvolver soluções inovadoras para problemas
complexos.

Reuniões efetivas

Introdução
 Uma boa reunião não acontece simplesmente. Preparação e planeamento adequados são
essenciais. Abaixo estão algumas dicas.

Antes do encontro
Deve haver um propósito claro para a reunião. A maioria das pessoas está muito ocupada, portanto, antes
de propor que tirem um tempo para sair, certifique-se de que haja pelo menos a expectativa de que algo
será realizado e que é importante que estejam lá. Pergunte se é necessário um encontro presencial; talvez
o trabalho possa ser feito por telefone ou pela Internet.

Se esta for uma reunião regular de comitê ou diretoria, é importante que os participantes entendam os
propósitos gerais do grupo, os papéis e responsabilidades do grupo e deles como participantes individuais
ou líderes. Para que uma reunião seja produtiva, os participantes devem estar interessados e motivados
para ajudar, devem ter algumas habilidades interpessoais básicas e ser capazes de trabalhar como
membros de uma equipe. Estas são características a serem consideradas ao recrutar novos membros para
o seu grupo.

O presidente ou facilitador da reunião precisa especialmente entender seu papel e ter algumas habilidades
básicas em gerenciamento de reuniões e resolução de conflitos. Os programas de treinamento podem estar
disponíveis na United Way local, centro de voluntários ou fundação comunitária.

Antes do encontro

Às vezes, é útil para o presidente minimizar as surpresas entrando em contato informalmente com as
pessoas com antecedência. Se surgir um problema importante, tente fornecer informações básicas que
expliquem os dois lados e, se possível, prepare soluções alternativas para propor ao grupo ou um método
construtivo para lidar com o problema.

Aqui está uma breve lista de verificação que o presidente ou qualquer outra pessoa envolvida na
organização da reunião pode usar para garantir que todos sejam notificados e que tudo seja resolvido
antes da reunião.

O presidente/facilitador foi designado.

o O tomador de minutos foi designado.

o O cronometrista foi designado.
o

o Agenda foi feita.

o A agenda não é muito ambiciosa.
o Uma pausa foi marcada na agenda.
o A agenda foi distribuída a todos.
o Relatórios especiais foram distribuídos.
o Todos foram notificados de hora e local.
o O lugar de reunião está equipado para uma reunião.

A ordem do dia
 Grupo da Comunidade XYZ

Reunião Mensal Sexta-feira, 7 de junho de 2002: 19:00 21:30

Salão Comunitário, 123 First St. Sala #1

Agenda

Itens
Apresentado Antecipado Enviados
 Item 
Tempo Por Resultado Fora antes
da reunião

Chamar reunião para

pedido:
7:00 - · Boas-vindas e Membros prontos
Cadeira
7:15 Apresentações para participar
· Objetivo da revisão
e regras básicas

Estilos de reunião

O estilo de reunião que seu grupo decide, seja formal ou informal, regras da maioria ou consenso,
coletivo ou orientado pela liderança, depende de muitos fatores. O diagrama abaixo lista alguns dos
fatores envolvidos na decisão de qual tipo de estilo de reunião é o certo para o seu grupo.
 Presidindo a Reunião

Principalmente, é responsabilidade do presidente moderar a discussão, garantir o incentivo à participação,

mediar conflitos e manter o foco. Aqui estão algumas dicas sobre procedimentos eficazes de presidência:

o Se houver novatos no grupo, faça sempre breves apresentações.

o Algumas palavras de boas-vindas e apreço são geralmente bem recebidas.

o Certifique-se de que o tom da reunião seja de respeito e apreço pelo tempo e esforço dos participantes.

o Mostre respeito pelo valor do tempo dos outros começando e parando no horário.

o Explique o propósito da reunião e/ou revise a agenda para lembrar aos participantes por que eles estão lá.

o Revise as regras básicas, especialmente se houver novos membros presentes.

o Mantenha o foco da reunião seguindo a agenda. Se for levantado um item que não está na agenda, mas a
maioria dos membros concorda que é importante discutir, ele pode ser adiado para o final da reunião, se
houver tempo suficiente, ou adiado para uma reunião futura. Se for um item que requer informações
básicas ou tempo para reflexão, pode ser melhor deixá-lo para a próxima ou alguma outra reunião futura.

o Se as pessoas chegarem atrasadas, não recapitule os procedimentos até agora. Fazer isso não é atencioso
com aqueles que chegaram a tempo.

o O papel do presidente é facilitar a reunião; normalmente a mesa não faz sugestões ou opiniões. É muito
importante que o presidente pareça neutro e dê tempo igual para ambos os lados de uma
o questão. Em uma reunião formal, se o presidente se sentir compelido a falar, ele(a) deve pedir a outra
pessoa que assuma a presidência até que esse item da pauta seja concluído.
Presidindo a Reunião

o Se alguém estiver atrapalhando o processo de reunião; por exemplo, dominando a

discussão ou conversando com um vizinho quando outra pessoa está falando, peça
educadamente para que se abstenha (por exemplo, sugira que é hora de deixar outra pessoa
falar ou peça que guarde a conversa com o vizinho para o intervalo) . Se o comportamento
continuar, o moderador deve conversar com a pessoa em particular no intervalo e informar
à pessoa que sua conduta é inaceitável.

o Não se apresse em pedir uma decisão ao grupo; dedique o tempo necessário para que todos
sintam que já se pronunciaram e exploraram suficientemente os assuntos. No ponto em que
ninguém tiver mais nada a dizer sobre o assunto, ou as pessoas começarem a se repetir, a
mesa deverá reafirmar a moção ou questão a ser decidida e solicitar uma decisão. É vital
que o grupo veja a decisão como uma decisão coletiva, não uma minoria de membros
impondo sua vontade aos demais. Mesmo aqueles que votam contra uma decisão devem,
para o bem do grupo, estar dispostos a mantê-la como a vontade do grupo e agir de acordo
com a decisão.

o No final da reunião, muitas vezes é útil resumir o trabalho que foi realizado e as ações a
serem tomadas antes da próxima reunião. Muitos grupos também realizam uma breve
avaliação, escrita ou verbal, de como os participantes sentiram o andamento da reunião.
Acompanhamento da reunião

Os seguintes pontos relativos às reuniões devem ser observados:

o A ata da reunião deve ser distribuída antes da metade do caminho entre esta reunião e a próxima, para
que as pessoas tenham tempo de cumprir seus compromissos antes da próxima reunião.

o A ata é um registro do conteúdo importante da reunião, não uma transcrição literal de tudo o que foi
dito. Devem conter a data e hora da reunião, as presenças e o registro de quaisquer decisões ou
compromissos assumidos. Os atas não devem adicionar seus próprios comentários ou informações
adicionais às atas. Se as atas forem simples, evitará erros ou deturpações (e às vezes embaraços) e
permitirá que o autor da ata ainda possa participar da reunião.

o Se for crucial que uma determinada tarefa seja concluída antes da próxima reunião, provavelmente é
uma boa ideia que o presidente ou outra pessoa apropriada pergunte se ela foi concluída antes da
próxima reunião, com tempo suficiente para que outro possa assumir se necessário.
 Acompanhamento da reunião

Reclamações Soluções possíveis

As reuniões são muito

Estabeleça um horário firme para encerrar a reunião e cumpra-o
longas

Encurte a agenda para itens essenciais

Programe mais tempo do que você acha necessário para cada item para dar
algum
flexibilidade

  Nomeie um cronometrista para garantir que o cronograma seja respeitado

Coloque itens menos importantes no final e, se necessário, tabela para o

  próximo
reunião

Participação Inclusiva
Em uma comunidade saudável, os residentes entendem, respeitam e apreciam toda a gama de variação
entre seus números, ao longo de dimensões como cultura, crenças, habilidades, renda, idade, gênero e
orientação sexual. A diversidade fortalece nossas comunidades, desde que tenhamos a consciência e o
respeito necessários para vivermos e trabalharmos juntos em harmonia.
Cada pessoa tem uma perspetiva única e uma contribuição única a fazer.

A composição do seu grupo deve idealmente refletir de forma substancial a diversidade da comunidade
que você representa. Se o grupo deve responder às necessidades e questões da comunidade, ele deve estar
ciente e ser representativo de toda a comunidade. Quanto mais diversificado o grupo, maior a
probabilidade de melhorar o bem-estar da comunidade para todos os seus residentes.

Sem representação adequada, haverá falta de conhecimento das questões, necessidades e recursos dentro
de certas partes da comunidade. Além disso, uma maior diversidade fornece uma “caixa de ferramentas”
maior de habilidades, conhecimento e experiência; talvez grande o suficiente para fornecer as soluções
que estamos procurando.
Participação Inclusiva

 Muitos grupos consistem principalmente de amigos e colegas. Embora possa ser mais “confortável” ficar
com o familiar, é importante alcançar as partes da comunidade que tendem a ser sub-representadas nos
assuntos e organizações da comunidade e garantir que elas se sintam bem-vindas para participar. Existem
várias maneiras concretas pelas quais os grupos podem eliminar ou pelo menos reduzir as barreiras à
participação:
o Recrute ativamente pessoas de setores sub-representados da comunidade.

o Fornecer um pequeno honorário ou arcar com os custos de passagens de ônibus, estacionamento e creche.

o Evite atividades que sejam caras para os membros; por exemplo, alguns grupos se reúnem durante o
jantar, o que pode ser apropriado para uma associação comercial ou profissional, mas não para a maioria
dos grupos comunitários.

o Certifique-se de que os locais de reuniões e atividades sejam acessíveis para pessoas com mobilidade
reduzida ou alternativa.

o Não misture religião ou outras crenças com o trabalho do seu grupo, a menos que esteja explicitamente
relacionado ao propósito do seu grupo.
Reuniões Públicas

Ao organizar uma reunião pública, há uma série de fatores que você precisa levar em consideração:

o Quem você espera que compareça.

o Tenha um propósito claro que deseja informar; treinar e orientar; Problema resolvido?

o Como será organizado (você fará uma apresentação; terá um palestrante convidado, painel, etc.?).

Localização:
• Determine a quantidade de espaço necessária.

• Certifique-se de que seja de fácil acesso (por exemplo, acessível por transporte público).

• Certifique-se de que seja acessível para cadeiras de rodas.

• Verifique se há espaço de estacionamento adequado.

• Decidiu se você precisará de uma área para refeições.

• Determine os móveis necessários.

• Verifique se há iluminação adequada.

• Certifique-se de que haja instalações sanitárias.

o Custos envolvidos : 

• Instalações para reuniões/estacionamento.

• Alimentos e/ou bebidas.

• Propaganda e promoção.

• Materiais de inscrição.

• Puericultura.
 Reuniões Públicas

o Tempo envolvido no planeamento

o Duração:

• Determine quanto tempo deve durar a reunião e avise as pessoas para que tomem as providências
necessárias.

Recursos necessários:

• Designar comitês para diferentes tarefas.

• Oradores convidados, facilitadores.

• Acomodação para palestrantes convidados.

• Equipamento audiovisual (flipcharts, retroprojetores, etc.).

Agenda/Programa:

• Crie um programa detalhado para distribuir.

Acompanhamento:
• Distribuição de relatório.

• Identificação dos próximos passos.

Conflito de Navegação

Em grupos comunitários saudáveis, esperamos que haja uma diversidade de opiniões e perspetivas entre
nossos membros. 

Se todos estiverem empenhados em buscar soluções que satisfaçam a todos, os membros explorarão os
vários fatores envolvidos em uma diferença de opinião, por exemplo, valores, ideologia e experiências
passadas, para tentar entender o ponto de vista de cada um. 

Conflito de Navegação

Aqui estão algumas dicas para tornar esse processo o mais produtivo possível:

o Reconheça o conflito e traga-o à tona.

o Identifique as questões essenciais envolvidas nas diferentes posições que estão sendo tomadas.

o Leve o tempo necessário para lidar com a situação de forma eficaz.

o Se os ânimos estiverem exaltados, pode ser melhor ter um período de "esfriamento" e deixar a discussão
para a próxima reunião.

o Colete informações de ambos os lados.

 Em seus esforços para mudar, você encontrará muitas pessoas que não estão dispostas a apoiar seus
esforços e talvez até coloquem obstáculos em seu caminho. Compreender seu ambiente político e social e
planejar cuidadosamente suas estratégias será o seu caminho para o sucesso.

Resistência à Mudança

As pessoas resistem à mudança quando sentem que estão perdendo mais do que ganharão. Aqui estão algumas
estratégias para reduzir a resistência à mudança:

o Envolva todos os que serão afetados pela mudança no processo. Certifique-se de que haja um bom fluxo de informações
e ofereça oportunidades para contribuições, discussões e feedback.

o Reconheça a perda com empatia e compense-a na medida do possível.

o Destaque os custos de não mudar.

o Demonstrar forte compromisso com a mudança.

o Aceite a realidade e a importância da percepção subjetiva das pessoas sobre a mudança, não se surpreenda com reações
exageradas.

o Certifique-se de que as informações estejam prontamente disponíveis.

o Defina o que acabou e o que não acabou e o que vem a seguir.

o Marque os finais, trate o passado com respeito.

o Deixe as pessoas levarem alguma parte do velho caminho com elas.

Planejamento estratégico

O planejamento estratégico é como um roteiro que traça uma tomada para chegar ao seu destino. Às vezes você pode
seguir um caminho que já foi traçado; outras vezes, você precisará forjar uma nova estrada à frente. É importante que o
plano estratégico seja desenvolvido coletivamente pelo grupo. 

Você não pode importar um plano de outro grupo, por exemplo, um mapa de Guelph não é muito bom se você estiver
tentando navegar em Sault Ste. Maria. Você também não pode contratar um
 consultor para fazer isso por você, ou mesmo confiar isso a um membro individual do seu grupo. É um processo
contínuo que requer o envolvimento de todos os que têm interesse em seus resultados.

O planejamento estratégico tem cinco componentes principais:

o Missão (O que você espera realizar).

o Análise Estratégica (Onde você está agora? Que fatores você precisa considerar no planejamento para o futuro?).

o Direções Estratégicas Amplas (Como você vai chegar onde quer estar?).

o Objetivos Operacionais e Planos de Ação (O que você vai fazer? Quando?).

o Avaliação (Como você saberá quando teve sucesso ou pelo menos está no caminho certo?).

Planejamento estratégico

Embora o planejamento estratégico seja um elemento importante para qualquer organização, não é necessariamente a
primeira atividade que o grupo precisa assumir. É necessário um certo nível de prontidão, em termos de habilidades,
comprometimento e funcionamento do grupo. O Ministério da Agricultura, Alimentos e Assuntos Rurais de Ontário
(OMAFRA) sugere que embarcar em um exercício de planejamento estratégico não é apropriado nessas circunstâncias:

o Falta de liderança, treinamento ou habilidades.

o Falta de comprometimento com o processo.

o A "crença da velha guarda" de que nada pode ajudar e nada muda.

o Falta de tempo, dinheiro ou outros recursos para realizar o processo.

o Problemas com indivíduos-chave.

o Dificuldade com programas ou implementação de políticas.

o Pouca  probabilidade de o plano estratégico ser usado.

o Um mau relacionamento entre os jogadores.

o Uma grande eleição está próxima.

O planejamento é um processo cíclico; não é algo que se faz apenas uma vez, mas continua ao longo da vida do
grupo. Assim, o ponto de partida do seu planejamento não precisa necessariamente ser o desenvolvimento de uma visão
ou declaração de missão. Alguns grupos descobriram que, indo direto à ação, conseguiram mobilizar um grande número
de pessoas e ganhar credibilidade e sucesso imediatos.
No entanto, em um processo de Comunidade Saudável, no qual todos os setores da comunidade devem estar envolvidos,
é mais provável que um processo de planejamento estratégico siga o processo de visão mais ou menos
imediatamente. Caso contrário, as ações não refletirão uma estratégia comunitária ampla que tenha o comprometimento
de um amplo espectro de seus membros.

Aqui estão alguns pontos a serem considerados ao planejar sua sessão de planejamento estratégico:

Contrate um facilitador para presidir a reunião se achar que precisa de alguém imparcial ou conhecedor das
etapas envolvidas no planejamento estratégico.

1. Selecione um presidente que ajudará o grupo a cumprir a agenda.

2. Crie uma equipe de planejamento estratégico ou um comitê de direção com representantes dos principais grupos
de partes interessadas (por exemplo, qualquer pessoa que tenha uma "participação" no resultado. De dentro das
organizações, você pode incluir membros, beneficiários de serviços ou benefícios, funcionários e voluntários.
De fora da organização, talvez um representante do governo local, prestadores de serviços relacionados,
representantes dos setores social, econômico e ambiental. Certifique-se de que quaisquer conflitos de interesse
reais ou potenciais sejam identificados; o grupo decidirá se essa pessoa deve ou não estar envolvida no processo
de planejamento estratégico.

3. Certifique-se de que aqueles que concordam em participar do processo de planejamento entendam o tempo e o
compromisso envolvidos.

4. Ouça as preocupações das pessoas sobre o processo; sobre seus outros compromissos; e sobre sua
disponibilidade e planeje a(s) sessão(ões) de acordo.

Missão

“Uma missão não pode ser impessoal;

Peter F. Drucker: Excelência em desempenho: a coragem de liderar; Associação sem fins lucrativos de Michigan; 2000

A maioria dos grupos acha útil desenvolver uma declaração de missão formal para seu grupo. A missão de uma
organização é uma declaração clara e concisa do propósito da organização e os meios amplos pelos quais ele será
alcançado. Por exemplo, a missão da Coalizão de Comunidades Saudáveis de Ontário é “trabalhar com as diversas
comunidades de Ontário para fortalecer seu bem-estar social, econômico e ambiental”. A declaração de missão é o ponto
de referência para decisões sobre quais atividades o grupo deve realizar. Ao considerar iniciar uma nova iniciativa, os
membros devem se perguntar se a atividade promoverá a missão do grupo?”

As declarações de missão devem ser analisadas e revisadas de tempos em tempos para garantir que continuem a ser
relevantes para a comunidade à medida que ela evolui e para os membros do grupo. Desenvolver ou revisar a declaração
de missão geralmente é a primeira atividade de um processo de planejamento estratégico.

Análise Estratégica

Uma coisa é obter informações e outra é organizar e entender as informações para que possam ser usadas para
desenvolver um plano eficaz que tenha amplo apoio da comunidade. 

A decisão de quanta informação você coletará será baseada em uma avaliação subjetiva do que você acha necessário
para desenvolver um plano eficaz, o tempo que está disposto a gastar com isso e os recursos disponíveis.

Uma das abordagens mais comuns para a análise organizacional é a Análise SWOT. 
SWOT significa Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. Em uma análise SWOT, são identificados os pontos
fortes e fracos internos, juntamente com as oportunidades e ameaças externas dentro do ambiente em que a organização
opera. Pode ser informal, levando algumas horas divididas em algumas reuniões, ou pode envolver análises
aprofundadas envolvendo a contratação de consultores, a coleta de dados primários e secundários de pesquisa e/ou
entrevistas intensivas com as principais partes interessadas, exigindo vários meses de trabalho.

Análise Estratégica
A tabela a seguir sugere áreas a serem observadas em sua avaliação.

Forças e Fraquezas Internas Oportunidades e Ameaças Externas

Fundos Grau de apoio da comunidade

Recursos humanos (remunerados e não remunerados) Clima político

Instalações Condições económicas

Liderança Questões e interesses comunitários concorrentes

Filiação Organizações concorrentes

base de doadores Relacionamento com (potenciais) financiadores

 Gerenciamento Mudanças na tecnologia

Governança

Estrutura legal

Governança refere-se a "todos os processos de governo, seja empreendido por um governo, mercado ou rede, seja sobre
uma família, tribo, organização formal ou informal ou território e seja por meio de leis, normas, poder ou linguagem".

Existem muitos grupos que não têm uma estrutura formal. Estes tendem a se concentrar mais em networking, autoajuda
ou outras atividades que não exigem um grau substancial de responsabilidade por fundos, pessoal ou contratos, e se
envolvem em atividades de baixo risco. 

Os membros agem como indivíduos do ponto de vista legal e são responsáveis pelas consequências de suas ações como
indivíduos. À medida que os grupos assumem mais responsabilidades, eles podem querer considerar a incorporação
como uma entidade legal separada. O grupo se torna uma corporação; uma entidade legal separada ou "pessoa", por
assim dizer, de modo que a responsabilidade legal dos membros individuais seja reduzida. A corporação pode emitir e
assinar contratos, manter imóveis, processar e ser processada em um tribunal, tudo em nome da corporação. 

Estrutura legal  

Outras vantagens de se tornar uma organização sem fins lucrativos incluem isenção de imposto de renda, direito
exclusivo ao nome da organização e, para algumas fontes de financiamento, elegibilidade para receber doações. Há
também obrigações, no entanto, como preencher uma declaração anual de informações com o governo.

Grupos que tenham fins filantrópicos podem se inscrever como entidades beneficentes pelo governo federal. Existem
várias vantagens no registro de caridade. Por um lado, permite emitir recibos oficiais de doações para fins de redução do
imposto de renda dos doadores. A organização está isenta do pagamento de imposto de renda e é elegível para doações
de fontes que doam apenas para instituições de caridade. Para se qualificar para o registro, a organização deve ser
estabelecida e operada exclusivamente para fins de caridade e deve dedicar seus recursos a atividades de caridade. 

As organizações devem ter um ou mais dos seguintes objetivos:

o O alívio da pobreza.

o O avanço da religião.

o O avanço da educação.

o Benefício comunitário (aplica-se a uma gama bastante restrita de atividades, estabelecidas pelos tribunais).

o As instituições de caridade devem arquivar relatórios sobre suas atividades financeiras e operacionais anualmente.

Estrutura organizacional

Mesmo grupos ou associações informais acharão útil escrever sua missão, propósito, objetivos e critérios de adesão, na
forma de uma constituição. E eles também podem querer escrever seus procedimentos e regras na forma de um
estatuto. Para organizações incorporadas é exigido por lei.

A constituição e os estatutos são os documentos políticos iniciais de uma organização. Eles expõem o propósito básico
do grupo, sua forma e procedimentos, para que, independentemente de quem sejam os membros, haja continuidade e
consistência no trabalho que é realizado em nome do grupo.

Constituição

A Constituição estabelece o propósito e a natureza do grupo. Dependendo do escopo das atividades do grupo, pode ser
prudente que a constituição seja revisada por um advogado. Normalmente, a constituição não mudaria ao longo da vida
da organização.

Constituição

As seguintes informações são geralmente encontradas em uma constituição:  

o Nome da organização.

o Finalidade da organização.

o Principais políticas (por exemplo, critérios de associação, população a ser atendida).

o Declaração de status legal (por exemplo, se incorporada ou não).

o Impressão do selo corporativo, se a organização for incorporada.

o Localização da sede ou endereço postal do grupo.

o Declaração de que os membros do Conselho de Administração não receberão remuneração.

o Procedimentos de "dissolução", caso a organização deixe de existir.

 estatuto
 O estatuto descreve os procedimentos operacionais da organização e pode mudar de tempos em tempos. Ele precisa ser
revisado regularmente e revisado conforme necessário para garantir que permaneça consistente com a prática real.

Estatuto

Os seguintes itens geralmente estão contidos em um estatuto:

o Metas e objetivos da organização.

o Limitação de suas atividades; por exemplo, pode ser que os membros decidam que a organização não deve participar de
atividades políticas.

o Elegibilidade para adesão; descrição das classes de membros; se as taxas serão ou poderão ser cobradas.

o Número de Conselheiros no Conselho, duração do mandato e funções.

o A indenização dos Conselheiros; ou seja, declarando que não serão responsabilizados como indivíduos pelas ações do
Conselho como um todo.

o Membros do conselho.

o Os cargos Executivos, geralmente constituídos por Presidente, Vice-Presidente, Secretário e Tesoureiro, e suas funções e
atribuições.

o Designação dos oficiais de assinatura.

o Ano fiscal.

o Comitês.

o Exigência de Assembleia Geral Ordinária.

o Regras de ordem a serem seguidas durante as reuniões, incluindo a forma como as decisões são tomadas.

o Procedimentos para alteração do estatuto.

A organização ou grupo também pode promulgar outras políticas que julgar adequadas; algumas das políticas mais
comuns estão relacionadas a pessoal, anti discriminação e equidade, relações com a mídia e confidencialidade.

o O grupo também pode manter uma lista de regras permanentes ou declarações de procedimentos
operacionais do dia-a-dia nos quais o Conselho está envolvido; por exemplo, “Todas as despesas
superiores a US$ 500 devem ser aprovadas por uma maioria de 2/3 dos votos do Conselho de
Administração”. Estes seriam mantidos juntos em um local para fácil referência e datados para que
pudessem ser cruzados com a ata da reunião em que a regra foi feita. Estes formam a estrutura
 o organizacional do grupo e, se eficazes, irão: Orientar as decisões sobre como as coisas são feitas.

o Defina uma política sobre como as pessoas se relacionam umas com as outras.

o Forneça uma estrutura para lidar com problemas como conflito e tensão.

o Autorizar um porta-voz para fins de relações públicas.

o Estabeleça controles financeiros.

o Certifique-se de que o poder seja distribuído de forma bastante equitativa dentro do grupo.

o Estabeleça princípios para orientar a ação.

o Fornecer responsabilidade.

o Proteger os membros da responsabilidade individual.

1.Definicao.

Os membros devem compartilhar uma percepção clara do problema ou questão. Pode ser uma questão complexa
classificar nossos problemas interligados e identificar questões distintas que podem ser abordadas como itens separados.

2.Proponha soluções

Todos os memros devem ter a oportunidade de propor soluções, sem comentários negativos sobre elas neste momento.

3.Exploracao

Em grupo, explore calma e abertamente os prós e os contras de cada alternativa; faça um esforço genuíno para entender
os pontos de vista alternativos do seu próprio.

4.Decisao.

5.Avaliacao.

Após a implementação da decisão, deve haver uma avaliação do seu resultado.

Estilos de Tomada de Decisão - Grupos Democráticos

Os grupos democráticos operam de acordo com um conjunto de princípios, como os listados pelo Ministério de
Alimentos e Assuntos Rurais de Ontário em seu informativo intitulado Procedimentos para Reuniões.

o Cada membro tem direitos iguais a todos os outros membros, com justiça e cortesia para todos.

o A vontade da maioria deve ser realizada.

o A minoria deve ser ouvida e seus direitos protegidos.

o Será considerado apenas um tópico por vez.

   Este estilo geralmente inclui os seguintes procedimentos:

o Presidente chama a reunião à ordem. O contador de minutos registra o tempo.

o O quórum está estabelecido. É o número de pessoas necessárias para que as decisões da reunião sejam obrigatórias para
o grupo. Cabe ao grupo decidir qual é esse número; na maioria das vezes é uma maioria simples (ou seja, 50% mais
um). Às vezes, outros fatores estarão envolvidos; por exemplo, um dos critérios de quórum em uma reunião do Conselho
do OHCC é que membros de pelo menos três regiões da província estejam presentes.

Estilos de Tomada de Decisão - Grupos Democráticos

o Os relatórios podem ser “recebidos”, ou seja, não há compromisso assumido com nenhuma de suas recomendações, ou
“adotados”, caso em que o grupo aprova seu conteúdo e se compromete a tomar as devidas providências em relação a
suas recomendações.

o Para itens que requerem uma decisão, um membro faz uma "moção". Esta é uma declaração clara da ação
proposta. Deve ser apoiado por um segundo membro para mostrar que há algum apoio para isso. Se não houver segundo,
nenhum tempo adicional é gasto com isso. Se for apoiado, a mesa pede discussão. O presidente pode decidir limitar a
quantidade de discussão permitida e convocar uma votação.

Qualquer membro também pode convocar uma votação, mas uma maioria de dois terços dos membros deve concordar
antes que a votação seja realizada. Apenas um movimento pode ser considerado por vez. Quando uma moção está "na
mesa" nenhum outro negócio pode ser considerado. As moções podem ser apresentadas, retiradas ou emendadas.  (mais
informações sobre esse e outros procedimentos parlamentares estão no PDF de recursos).

o Geralmente há uma seção perto do final da reunião para "Novos Negócios", que é uma oportunidade para os membros
levantarem questões para discussão ou decisão imediata, ou para serem colocadas em uma agenda futura.

o O Presidente pode encerrar a reunião; um movimento não é necessário. Se houver negócios inacabados, ele poderá adiar
a reunião para outro horário e local para finalizá-la. Alguns grupos consideram que seu trabalho continua de uma reunião
para outra e preferem encerrar a reunião em
o vez de encerrá-la. Alguns também optam por aprovar uma moção de adiamento, sem a necessidade de um segundo.

Estilos de Tomada de Decisão - Grupos Democráticos

Procedimento Parlamentar

Muitos grupos usam uma forma de procedimento parlamentar, geralmente simplificada em algumas regras básicas. Eles
operam por princípios democráticos, tais como:

o Cada membro tem direitos iguais a todos os outros membros, com justiça e cortesia para todos.

o A vontade da maioria deve ser realizada.

o A minoria deve ser ouvida e seus direitos protegidos.

o Será considerado apenas um tópico por vez.

Estilos de Tomada de Decisão - Consenso

Usar o consenso como um processo de tomada de decisão exige que todos os membros participem na obtenção de uma
decisão com a qual todo o grupo esteja satisfeito. As decisões expressam a vontade de todo o grupo, não apenas de uma
maioria. Baseia-se na premissa de que o ponto de vista de todos é importante e deve ser ouvido, e que todas as
preocupações são válidas. Às vezes, uma voz solitária percebeu algo que os outros não perceberam.

Às vezes é dito que trabalhar por consenso leva mais tempo do que usar um processo de regras de maioria, mas isso não
é necessariamente assim. Primeiro, as decisões que provavelmente serão melhores devido ao entendimento mais
profundo que é promovido e às forças criativas que são desencadeadas à medida que os membros buscam a melhor
solução. Em segundo lugar, é possível delegar autoridade a membros individuais, comitês ou grupos de trabalho. 

Em alguns casos, pode fazer sentido para um grupo usar o consenso apenas para certos tipos de decisões que podem ter
impactos de longo prazo, como políticas ou planeamento. Nessa situação, é importante que o grupo tenha clareza sobre
quais itens requerem consenso e quais não.

Existem situações em que o consenso não é apropriado e não funcionaria bem, como:

o Sensação de urgência ou pressão do tempo.

o Agenda excessivamente ambiciosa ou dificuldade em cumprir a agenda.

o Alterando a adesão.

o Frequência irregular um membro não pode falar por outros que não estão presentes.

o Ausência de regras básicas/aplicação.

o Barreiras à participação.
o Hostilidades sutis e a formação de panelinhas.

o Falta de identidade da equipe.

Características da construção de consenso

As várias características da construção de consenso são as seguintes:

o Processo coletivo, aberto e justo que permite que todos falem e sejam ouvidos.

o As decisões são tomadas pelo grupo como um todo.

o Facilita o trabalho conjunto das pessoas para encontrar soluções e formas de criar e manter uma comunidade saudável.

o Voluntário e inclusivo.

o Promove a cooperação e a colaboração.

o Usa a resolução criativa de problemas, a diversidade de conhecimentos, experiências e opiniões dentro do grupo.

o A liderança é compartilhada.

o Requer paciência, perseverança e confiança.

o Pede que não sejamos rígidos em nossos pensamentos e soluções.

o Permite que os participantes controlem a agenda e moldem o processo.

o Leva a uma solução aceitável com a qual todos podem conviver; não conduz necessariamente à unanimidade; é uma
vontade de aceitar uma decisão, por vezes com reservas ou diferenças de opinião ainda existentes.

Benefícios do Consenso

O consenso pode ser um processo difícil; exigente e, por vezes, muito frustrante. Quando você persiste, no entanto, a
construção de consenso também pode ser uma experiência gratificante. Ele não apenas ajuda o grupo a discutir questões
e buscar soluções em um ambiente aberto; ajuda a promover um senso de propriedade compartilhada e solidariedade
entre todos os envolvidos. Alguns outros benefícios podem incluir o seguinte:

o Reduz as barreiras entre diferentes grupos.

o Promove compreensão e respeito por outros grupos.

o As responsabilidades e os compromissos com a mudança são compartilhados.

o As decisões são duradouras porque todos participam delas.

o Ajuda a antecipar problemas e evitar disputas ou conflitos.

o Incentiva a unidade e a compreensão.

o Promove o comprometimento com as decisões.

o Constrói e fortalece parcerias.

Procedimento para obter consenso

Existem muitas versões de processos de tomada de decisão por consenso. Aqui está um exemplo:

1.Identificacao do Problema.

Alguém levantará um problema e fornecerá algumas informações básicas sobre ele e explicará por que é importante para
o grupo considerá-lo.

2.Reafirme o problema.

O facilitador expõe o assunto de forma clara e coloca a questão que deve ser decidida.

3.Discussao.

Os membros discutem a questão, não apenas em termos de prós e contras de, por exemplo, escrever a carta, mas
consideram ações alternativas e suas possíveis implicações. Os membros falam aberta e honestamente sobre seus
pensamentos e sentimentos sobre o assunto. 

O facilitador decidirá se alguma estrutura seria benéfica; (s) ele pode decidir usar o método "go-around" no qual os
membros se revezam para falar sobre o assunto, andando em círculo até que todos tenham falado. Em vez de repetir o
que os outros disseram, os membros podem apenas indicar que concordam com outra pessoa e, se não tiverem nada a
acrescentar, podem passar. 

Em um processo de consenso, ninguém tem permissão para interromper o outro e os membros não respondem
diretamente uns aos outros ou debatem uns com os outros; eles esperam sua vez e então oferecem, se não uma solução,
pelo menos um novo insight ou algo que leve o grupo ao consenso.

4.Resposta coletiva.

Muitas vezes, como resultado da discussão, surge uma resposta coletiva que parece ter o apoio de todos. O facilitador,
então, resume a ação proposta e, em seguida, sonda os membros para obter sua resposta, perguntando a cada um deles se
eles concordam com a ação proposta. Se todos concordarem, o consenso foi alcançado.

5.Opcao de quando o consenso não alcançado.

a) Afastando-se. Quando uma ou duas pessoas estão relutantes em concordar com uma solução proposta, o facilitador
deve perguntar se elas estão dispostas a "afastar-se". Isso significa que, embora as pessoas relutantes possam não
concordar com a solução, elas não a consideram fundamentalmente errada ou inapropriada e, portanto, estão dispostas a
permitir que o grupo avance com ela. Se várias pessoas optarem por "se afastar", há mais trabalho a ser feito para
melhorar o grau de consenso.

(b) Acordo de Adiamento. Se não for possível chegar a um acordo, talvez o grupo deva deixar a questão ou problema
de lado por um tempo. Dê às pessoas tempo suficiente para pensar sobre o assunto e considerar o que os outros
disseram; ninguém deve se sentir pressionado a concordar. No entanto, tenha cuidado para não evitar o problema
completamente. Guarde o
problema por um curto período de tempo, não para sempre! Se o problema for controverso, pode ser necessário algum
tempo para respirar ou para se acalmar.

(c) Consenso de Bloqueio. Quando um participante não pode aceitar uma determinada decisão, ele pode impedir que a
ação proposta prossiga, bloqueando o consenso. Se o consenso não for alcançado, aqueles que se manifestaram contra a
proposta podem ser solicitados a fornecer mais informações sobre suas preocupações. O método "round robin" pode ser
usado, pedindo-se aos membros que tentem encontrar uma solução que seja satisfatória para todos. Alguns momentos de
reflexão podem ser tomados, para tentar aprofundar o problema. Freqüentemente, diferenças individuais em valores e
crenças estarão na raiz do desacordo. 

À medida que surgem, pode ser que os membros oponentes descubram que seus sentimentos, embora compreensíveis,
não são relevantes para o assunto em questão. Através da consideração cuidadosa de pontos de vista alternativos, os
membros podem descobrir que existem pontos de acordo sobre os quais eles podem se basear. Se o consenso não for
alcançado; ou seja, se um ou mais membros declararem que não apóiam a ação proposta, ela não poderá ser realizada. É
uma grande responsabilidade ter o poder de impedir que o grupo aja, e não ser subestimado, mas usá-lo pode ser um
verdadeiro serviço ao grupo.

(d) Continuando a Falar. Se o consenso não for alcançado, talvez todas as diferentes opções não tenham sido
apresentadas ou não tenham sido exaustivamente discutidas. Tente expandir alguns dos pontos levantados durante a
discussão; talvez seja necessário um pouco mais de informação ou histórico. Descubra se algum ponto precisa ser
esclarecido.

(e) Go-Around. Um go-around é um exercício que permite que todos falem ao redor da mesa por 5 a 10 minutos
completamente ininterruptos. Dê a todos a mesma quantidade de tempo para falar. Ninguém tem permissão para oferecer
críticas ou interpor comentários enquanto outra pessoa está falando. Nenhuma ideia é rejeitada e todas as objeções e
reservas são ouvidas.

(f) Discussão em pequenos grupos. Às vezes, quando o consenso não pode ser alcançado em um grande grupo, talvez o
grupo deva se dividir em grupos menores para discutir as questões. Lembre-se de que muitas pessoas se sentem mais à
vontade para falar em um grupo pequeno do que em um grupo grande. Consequentemente, grupos menores ajudam a
garantir que todos contribuam para a discussão. Uma vez que os grupos tenham discutido as questões, peça-lhes que
apresentem suas ideias para todo o grupo.

(g) Votação. Decida antes de iniciar o processo de consenso se deseja permitir a opção de votação se nenhum consenso
puder ser alcançado. Nesse caso, seja claro sobre as condições em que você o usará. Decida o número de votos que você
permitirá que uma decisão seja aprovada (ou seja, 50% +1, 60%, 75%).
. Conselhos de Administração e Outras Estruturas de Governança

O Conselho de Administração deve ser estabelecido se um grupo deseja se constituir como uma organização sem fins
lucrativos. Grupos sem personalidade jurídica também podem estabelecer um Conselho de Administração se sentirem a
necessidade de uma estrutura organizacional formal, na qual alguns membros assumam um papel de
governança. Dependendo da natureza do grupo e das atividades que pretende assumir, existem outras estruturas de
governança que podem ser mais adequadas do que um Conselho de Administração. Pode ser que um comitê, nomeado
ou eleito pelos membros, seja um órgão de governança eficaz.

Se o grupo está apenas começando, pode ser útil estabelecer um Comitê Diretivo, composto por membros com as
habilidades e experiência necessárias para conduzir o grupo em seu estágio inicial de desenvolvimento. Se a atividade
principal do grupo for um grande projeto, talvez um Comitê de Gestão seja apropriado. Se houver vários comitês de
trabalho ou atividades sendo realizadas pelos membros, outro tipo de comitê administrativo a ser considerado é um
Comitê de Coordenação. Talvez o comitê tenha uma combinação de funções, como um Comitê de Planejamento e
Coordenação. Independentemente do tipo de estrutura de governança que o grupo
 decida implementar, é importante que os Termos de Referência sejam estabelecidos para que fique claro quais
atribuições, responsabilidades e escopo de autoridade os membros esperam do comitê. 

Se o grupo está apenas começando, pode ser útil estabelecer um Comitê Diretivo, composto por membros com as
habilidades e experiência necessárias para conduzir o grupo em seu estágio inicial de desenvolvimento. Se a atividade
principal do grupo for um grande projeto, talvez um Comitê de Gestão seja apropriado. Se houver vários comitês de
trabalho ou atividades sendo realizadas pelos membros, outro tipo de comitê administrativo a ser considerado é um
Comitê de Coordenação. Talvez o comitê tenha uma combinação de funções, como um Comitê de Planeamento e
Coordenação. Independentemente do tipo de estrutura de governança que o grupo decida implementar, é importante que
os Termos de Referência sejam estabelecidos para que fique claro quais atribuições, responsabilidades e escopo de
autoridade os membros esperam do comitê. 

Principais funções de governança

A constituição ou os estatutos da organização geralmente estabelecem quantos membros do conselho haverá, os

procedimentos pelos quais eles são eleitos e destituídos e os cargos executivos. Normalmente, existem quatro posições
executivas em um Conselho de Administração:

o Tutela: garantir que todas as questões financeiras sejam tratadas adequadamente e que todos os requisitos legais sejam
atendidos.

o Definição de política: o que o grupo fará, estabelecendo direções amplas e limitações de como atingirá seus objetivos,
como o grupo conduzirá seus negócios e como se relacionará com outros órgãos importantes (por exemplo, funcionários,
patrocinadores).

o Planejamento: planejamento estratégico para o direcionamento de longo prazo e sustentabilidade do grupo.

o Avaliação:  garantir que o grupo está operando de forma eficaz, suas atividades estão funcionando sem problemas e os
resultados desejados são alcançados.

 Cabe ao grupo decidir coletivamente como será governado e definir suas próprias expectativas de seu corpo
governante. As informações a seguir são destinadas aos Conselhos de Administração, pois possuem requisitos legais e
práticas comuns. Muitas das informações também podem ser aplicadas a outras estruturas de governança, caso o grupo
decida fazê-lo.

Atribuições de um Diretor
Os diretores são colocados em posição de confiança pelos membros e são obrigados a agir no melhor interesse da
organização. Espera-se que eles realizem seu trabalho com isso em mente:

Honestidade

Divulgue toda a verdade, evite transações fraudulentas ou enganosas, sem apropriação indevida de fundos ou
propriedades, sem empréstimos indevidos.
1.Boa fe-

Tenha sempre em mente o melhor interesse da organização e não exceda os limites de sua autoridade.

2.Lealidade.

Deve colocar o interesse da organização acima dos interesses pessoais.

3.Conflito de interesse-existem várias maneiras pelas quais os conflitos de interesse podem surgir; por exemplo, se um
Diretor usar sua função como Diretor para negociar um contrato que o beneficie financeiramente, mas não seja um
acordo justo para a organização.

Outra é se o Diretor atuar em dois conselhos diferentes que tenham uma relação financeira ou sejam
concorrentes. Também é possível que os conflitos de interesse não envolvam ganhos financeiros, mas vantagens
políticas ou sociais. Conflitos de interesse devem ser divulgados e o Diretor não deve participar de qualquer discussão
sobre assuntos relacionados a esse conflito.

4.Dever de Cuidar- os diretores zelam pelo cumprimento de suas funções com consciência, de acordo com seu nível de
competência, conhecimento e autoridade. O teste padrão de cuidado é o que uma "pessoa razoavelmente prudente" faria
nas mesmas circunstâncias.

5.Dever de diligência.

Os diretores devem se familiarizar com todos os aspectos da organização, incluindo os negócios que são realizados, as
políticas e a delegação de responsabilidades. Eles devem comparecer às reuniões do conselho regularmente e ler os
materiais fornecidos.

Se um ato ilegal for planejado em uma reunião do Conselho, um Conselheiro ausente poderá ser responsabilizado por
não comparecer e dissuadir os demais membros do Conselho; aqueles que estiverem presentes podem ser considerados
responsáveis, a menos que tenham expressado imediatamente sua discordância.

6.Dever de habilidades.

Os diretores devem usar qualquer nível de habilidades que possuam para proteger os interesses da organização.

7.Dever de prudência.

Os diretores devem ser práticos e cautelosos, exercendo bom senso.

8.Dever de Continuação.

Um diretor não pode evitar a responsabilidade renunciando; ele ou ela é responsável por atos cometidos ou
negligenciados no exercício do cargo. (Centro de Recursos Comunitários de Londres, 1996).
Estrutura do Conselho
A constituição ou os estatutos da organização geralmente estabelecem quantos membros do conselho haverá, os
procedimentos pelos quais eles são eleitos e destituídos e os cargos executivos. Normalmente, existem quatro posições
executivas em um Conselho de Administração:

1.Presidente

• Fornece liderança.
• Facilita o trabalho do conselho.

• Supervisiona as operações gerais.

• Oficial de assinaturas autorizado de cheques e contratos.

• Convoca e geralmente preside as reuniões (alguns grupos alternam a tarefa de presidir as reuniões).

• Garante que informações adequadas sejam fornecidas aos membros do conselho.

• Incentiva e facilita a participação de todos os conselheiros.

• Garante que as regras de ordem aceitas sejam seguidas.

• Membro ex officio de todos os comitês (ex officio significa "em virtude de cargo ou cargo oficial").

2.Vice presidente

• Desempenhar as funções do Presidente em sua ausência ou impedimento.

• Podem ser atribuídas outras funções pelo Conselho.

• Oficial de assinatura autorizado.

3.O tesoureiro

• Responsável pela gestão das finanças da organização.

• Relatórios sobre a situação financeira da organização ao Conselho.

• Garante que outros relatórios financeiros sejam enviados conforme necessário.

• Oficial de assinatura autorizado.

4.A secretaria.

• Responsável pela elaboração e manutenção dos documentos oficiais da organização, incluindo as atas do Conselho.

•  Guardião do selo corporativo (caso a organização possua).

5.Presidente anterior.

• Ex-diretor do Conselho de Administração.

•  Oferece assistência ao presidente entrante conforme necessário.

6.Comites de Conselho.
 4.Processo de governanca- O Conselho precisa definir políticas sobre como conduz seus negócios, como as decisões são
tomadas e como se organizar para ser eficaz em suas funções de governança e liderança. 

Carver identifica sete características de políticas eficazes:

o Explícito,
o Literal,
o Apresentação,
o Atual,
o Prontamente disponível,
o Compreensivo,
o Mude de questões políticas grandes para questões menores.

Responsabilidade

Os membros do conselho são responsáveis pelo bem-estar da organização. Se a organização tiver perdas financeiras ou
estiver envolvida em atividades criminosas ou conduta antiética, o Conselho de Administração é responsável. Alegar
ignorância não é uma desculpa aceitável. Os membros do conselho são legalmente obrigados a usar julgamento prudente
ao lidar com questões organizacionais, assim como fariam com seus próprios assuntos pessoais.

Se você for eleito ou nomeado para um Conselho de Administração, você, como indivíduo, é potencialmente responsável
por quaisquer erros, irregularidades ou negligência do Conselho. Se você estiver no Conselho como representante de
outra organização, poderá ter alguma proteção de responsabilidade da organização que representa, caso ela esteja
segurada para este tipo de ocorrência, mas você deve verificar se é esse o caso ou não.

Responsabilidade

Existem muitas áreas que poderiam colocar os membros do Conselho em posição de responsabilidade por erros
ou irregularidades:

1.Compras- Se você estiver comprando um item para a organização, certifique-se de que tem autoridade clara para fazê-
lo e que o valor que está autorizado a gastar foi declarado. Se você decidir por conta própria comprar algo para a
organização, a organização não é obrigada a reembolsá-lo.
2.Contratos-e muito importante que, se você assinar um contrato em nome da organização, fique claro que é a
organização que detém o contrato, não você como indivíduo.
3.Actos criminais- Os membros do conselho podem ser considerados culpados individualmente por atos criminosos, por
exemplo, usar fundos da organização para uso pessoal. Se uma organização for considerada culpada de um ato
criminoso, como fraude, quaisquer membros do Conselho que permitiram ou estavam cientes do ato provavelmente
também seriam responsabilizados como indivíduos. Deve colocar o interesse da organização acima dos interesses
pessoais.
4.Escopo de autoridade- Conselhos de Administração podem cair em perigo se excederem seu escopo de autoridade,
seja como organização, o que pode acontecer se assumirem atividades que não estão identificadas em sua Carta Patente,
Constituição ou Estatuto Social, ou como pessoas físicas, se atuarem em nome da organização, mas sem receber essa
autoridade do Conselho.
5.Legsilacao-
o As organizações devem cumprir todos os atos, estatutos e regulamentos associados aplicáveis. Se a organização for
incorporada sob a Lei das Corporações de Ontário, Parte III: Corporações sem Capital Social (ou seja, sem fins
lucrativos), os membros do Conselho devem revisar a Lei de tempos em tempos, pois ela estabelece os requisitos básicos
para escrituração, procedimentos de reunião e documentos a serem arquivados no governo provincial.

6.Imposto de renda- Como uma organização sem fins lucrativos, a organização será isenta de imposto de renda, mas as
informações devem ser arquivadas no governo federal anualmente sobre a origem e os gastos dos recursos.
7.Pessoal- Os membros do conselho são os responsáveis finais pelas práticas financeiras e de gestão relacionadas a
qualquer equipe empregada pela organização. Por exemplo, se uma organização declarar falência, o Conselho de
Administração é responsável pelos salários e férias dos funcionários, por um período de tempo especificado. Todas as
deduções de folha de pagamento aplicáveis também devem ser pagas. Outras áreas de responsabilidade podem ocorrer
como resultado de demissão de funcionários ou violações de direitos humanos.
8.Fiduciario ou agente- Se um Conselho ou membro do Conselho detiver fundos ou propriedades em nome de outro
indivíduo ou organização, ou estiver autorizado a agir em nome de outro, ele deve exercer o mais alto padrão de cuidado
em seu papel como fiduciário ou agente.

Responsabilidade
Dado o potencial de responsabilidade pessoal, os membros potenciais do Conselho devem
considerar cuidadosamente o escopo da atividade da organização, sua gestão e práticas éticas e a
extensão da proteção oferecida aos membros do Conselho. 

Existem várias medidas que podem ser incorporadas na organização para limitar a responsabilidade do
Conselho.

1.Indenizacao

Normalmente, há uma cláusula no estatuto da organização que estabelece que os membros do Conselho
serão indenizados (ou seja, compensados) por quaisquer perdas pessoais resultantes do cumprimento dos
deveres e responsabilidades de um membro do Conselho de maneira adequada e razoável.

2.Seguro- A maneira pela qual o Conselho garante que tem a capacidade de indenizar os membros do
Conselho por perdas pessoais é adotar uma Política de Erros e Omissões de Diretores e Diretores. 
A organização também deve ter uma apólice de seguro de responsabilidade civil geral, que cubra perdas
ou danos à propriedade da organização e sinistros de danos pessoais, mas a apólice de D&O oferece
cobertura para sinistros resultantes de práticas financeiras e administrativas.

4.Divulgacao- Os membros do conselho têm a responsabilidade de declarar conflitos de interesse e

levantar questões sobre as atividades de outras pessoas se houver motivo para suspeitar que possam haver
um conflito.

5.Ractificacao de afiliação- Existem alguns itens que devem ser aprovados pelos membros da
organização, por exemplo, demonstrações financeiras anuais, a nomeação do auditor, a eleição do
Conselho de Administração e alterações nos estatutos. 
 Responsabilidade

Aqui estão algumas dicas para você, como membro do Conselho, ajudar a evitar responsabilidade

o Compareça a todas as reuniões do Conselho: se precisar faltar a uma, certifique-se de ler a ata antes da
próxima reunião do Conselho.
o Leia todas as atas das reuniões e certifique-se de que sejam precisas e que quaisquer erros em um
conjunto de atas sejam registrados nas atas da reunião seguinte.
o Insista para que as atas contenham quaisquer divulgações que foram feitas e o resultado de quaisquer
votos registrados sejam declarados.
o Leia todos os materiais de referência relacionados aos itens nos quais você votará.
o Revise a constituição e o estatuto e levante qualquer questão de conflito com os atos propostos.
o Certifique-se de que a gestão adequada e os controles internos estão em vigor.
o Monitore os gastos e, para instituições de caridade, a emissão de recibos de caridade (certifique-se de que
não sejam exagerados e sejam emitidos de acordo com os regulamentos federais).
o Certifique-se de que os comitês do conselho se reportem ao conselho e não excedam sua autoridade.

O Conselho poderá solicitar que determinados atos ou decisões sejam ratificados pelos membros, como
forma de mostrar que eles agiram de boa fé e tomaram as mesmas decisões que a maioria dos membros
faria na mesma circunstância. 

Algumas organizações pedem deliberação dos membros na Assembleia Geral Ordinária para aprovar as
decisões que o Conselho de Administração tomou em seu nome ao longo do ano anterior.

 Certifique-se de que o auditor atenda às qualificações estabelecidas na Lei das Sociedades por Ações e no
estatuto da organização. Revise as declarações auditadas e a carta dos auditores ao conselho, que pode
conter declarações de preocupações e recomendações importantes.
 Mantenha suas próprias anotações nas reuniões. Pode ser importante em uma data posterior mostrar que
um curso de ação foi considerado e rejeitado, ou pode indicar sua compreensão da situação no momento.
 Mantenha todos os minutos e documentos importantes em um fichário ou pasta para fácil acesso quando
necessário.
 Insista na obtenção de parecer jurídico quando entender que existe dúvida sobre a legalidade de um acto
proposto; e em outras opiniões profissionais, se achar necessário.
 Insista em um voto registrado se achar que o assunto pode resultar em uma reclamação futura de erro ou
irregularidade.

 Vote contra qualquer gasto ou compromisso proposto que a organização não possa cumprir.
 Renuncie ao conselho se achar que ele não está agindo de maneira responsável e de acordo com os
desejos de seus membros.
Gestão Financeira - Orçamento

Antes de obter qualquer quantia considerável de financiamento, é importante criar um orçamento que liste
todas as suas receitas e despesas previstas. O orçamento deve refletir as metas e prioridades da
organização. Ao estimar os custos das atividades envolvidas em seu projeto, lembre-se de pensar
antecipadamente em suas atividades futuras e no que elas custarão.

Gaste tempo para pesquisar os custos reais e, se você estiver operando um escritório, os aumentos
projetados no aluguel e nos serviços públicos. Ao pensar em todos os itens, identifique quais são os mais
essenciais. Se você tivesse que cortar, o que você poderia mudar ou omitir que teria o menor efeito
prejudicial nas atividades da organização? Se você recebe fundos de várias fontes diferentes para projetos
diferentes, é aconselhável mostrá-los separadamente em seu orçamento e relatórios, junto com versões
consolidadas que os combinam. Os orçamentos não são escritos em pedra; conforme suas circunstâncias
mudam; por exemplo, você recebe uma nova doação para operar um novo projeto, você deve atualizar seu
orçamento de acordo (por exemplo, quando você recebe uma nova doação para operar um novo projeto).

 O Conselho de Administração ou, na sua ausência, os membros, aprovam o orçamento e eventuais

revisões posteriores. Os relatórios financeiros devem conter o valor orçado para cada item e o valor real
gasto. Os diretores devem comparar cuidadosamente esses dois números e solicitar explicações para
quaisquer variações significativas.

Quem está envolvido na gestão financeira?

o Tesoureiro: Seu grupo deve designar um tesoureiro para monitorar e registrar todas as transações
financeiras. Registros precisos são essenciais, portanto, se você não tiver alguém em sua organização
especializado em contabilidade, pode ser necessário contratar alguém que seja. O Tesoureiro ainda deve
supervisionar as finanças e verificar o trabalho do contador.

o Oficiais de assinatura: Seu grupo deve ter pelo menos dois oficiais de assinatura para assinar
cheques. Alguns grupos selecionam até quatro oficiais no caso de um ou dois dos outros oficiais não
poderem ser contatados ou não estiverem disponíveis.

o Membros do conselho e/ou membros do grupo: Quase todos no grupo estão envolvidos na gestão
financeira em algum nível. O grupo toma decisões coletivas sobre panejamento de projetos e questões
financeiras. Além disso, todos devem ser responsáveis pelo dinheiro que gastam. Guarde todos os recibos
e transações financeiras para que o Tesoureiro possa manter registros precisos.

o Auditor: Tenha seus livros auditados anualmente para garantir que seus registros sejam precisos. O
auditor é alguém que não está regularmente envolvido nos assuntos financeiros do grupo e é geralmente,
embora não necessariamente, um revisor oficial de contas.
 Manutenção de registros financeiros

A tarefa mais importante envolvida na gestão financeira é manter registros precisos de cada transação
financeira. Os registros devem ser mantidos para que o grupo cumpra seu papel de administrador dos
ativos do grupo, o que é especialmente importante se o dinheiro de outras pessoas estiver envolvido; por
exemplo, de doações ou doadores. 

A atenção à situação financeira da organização ajudará o grupo a garantir que seus objetivos sejam
alcançados de forma eficaz. Relatórios precisos e abrangentes também são necessários para fornecer
credibilidade aos financiadores e ao público em geral.

 Acompanhe e relate todas as despesas, receitas e o lucro líquido de cada evento especial.

 Registre o GST pago em suprimentos e serviços, pois organizações sem fins lucrativos são elegíveis para
o reembolso de uma parte do GST pago.

 Além de grandes transações financeiras, seu grupo inevitavelmente terá que fazer pequenas
compras. Nessas ocasiões, você pode preferir usar o dinheiro para pequenas despesas em vez de
preencher um cheque. Para transações envolvendo caixa pequeno, use as seguintes etapas:

 Determine o custo acima do qual você usará cheques para pagar pelos itens e abaixo do qual você usará
apenas dinheiro (por exemplo, muitos grupos optam por usar dinheiro em caixa para itens de valor igual
ou inferior a US$ 20).

 Passe um cheque nominal ao Tesoureiro ou a quem este designar, no valor que pretende guardar na caixa
para pequenas despesas.

 Guarde o dinheiro em uma caixa de dinheiro pequena trancada para a qual o Tesoureiro (e/r quem ele
nomear) tenha a chave.

 Mantenha um diário separado para transações de caixa pequena.

 Guarde todos os recibos.

 Quando o caixa pequeno estiver baixo, some os recibos; um cheque neste valor será passado, descontado
e colocado na caixa de caixa pequena. Os recibos devem ser mantidos e os lançamentos do caixa pequeno
registrados nos livros contábeis da organização.
 Relatórios financeiros

Existem dois tipos principais de relatórios financeiros que o grupo deve revisar mensalmente:

a) Relatório de Receitas e Despesas: (também conhecido como Demonstração de Lucros e

Perdas)Relate as receitas de cada fonte e as despesas de cada item do orçamento para um período de
tempo especificado, geralmente um mês, mais uma comparação com o valor orçado para o ano até o final
daquele mês e o orçamento para o ano inteiro.

o As receitas incluem depósitos, doações de bens e serviços e receitas de permuta.

o As receitas e despesas podem ser apresentadas em regime de caixa; ou seja, o valor real recebido ou gasto
durante esse período de tempo ou em regime de competência; ou seja, as receitas são distribuídas
uniformemente pelos meses em que serão gastas; despesas anuais de montante fixo, como seguro, são
distribuídas uniformemente pelos meses cobertos pela apólice de seguro.

Se houver vários projetos com orçamentos separados, relatórios separados de receitas e despesas devem
ser preparados para cada projeto, além de um relatório consolidado para toda a organização.

Existem dois tipos principais de relatórios financeiros que o grupo deve revisar mensalmente:

b) Balanço:

o Ativos: dinheiro no banco, caixa pequena, itens pré-pagos, contas a receber (dinheiro devido à
organização), despesas pré-pagas e ativos de capital, como veículos, móveis, equipamentos e mercadorias
à venda.

o Passivo: dinheiro que é devido pela organização a terceiros.

o O patrimônio líquido é igual a ativos menos passivos; dividido em vários fundos. Um fundo de reserva
pode ser estabelecido para ser usado apenas em emergências ou encerramento da organização. Um fundo
designado pode ser reservado para uma finalidade específica, por exemplo, para comprar um
computador. Os lucros acumulados são o superavit do ano anterior e o lucro líquido é o superávit até
agora neste ano.
Demonstração do Fluxo de Caixa

Esta é uma ferramenta de gestão que fornece uma projeção mês a mês das necessidades de caixa da
organização. À medida que o ano avança, substitua as projeções mensais pelas receitas e despesas reais
dos meses e revise as projeções conforme necessário para garantir que sejam o mais realistas possível. Ao
acompanhar todas as entradas e saídas e projetar com a maior precisão possível, você poderá identificar
problemas iminentes e resolvê-los antes que se tornem críticos.

Prevenção de Fraude e Roubo

Infelizmente, alguns voluntários roubam de suas organizações. As sugestões a seguir para evitar fraudes e
roubos foram extraídas de uma folha de dicas publicada pela Unidade de Grandes
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Conselhos de Administração e Outras Estruturas de Governança
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