X CONGRESSO DE TECNOLOGIA

EM MANUTENÇÃO E COMÉRCIO
ELETRÔNICO

TÉCNICAS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

APLICADAS NA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA
DE MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS EM
LABORATÓRIOS DE ANÁLISES CLÍNICAS

05/10/2005

Apresentação:
Helder José Celani de Souza, MSc, PMP
Gerente de Processos Produtivos
 GP: VISÃO GERAL
CENÁRIO GERAL DA GESTÃO DE PROJETOS

PMI – Project Management Institute

IPMA – International Project Management Association

PROJETOS: O que há para refletir ?

Prazer ou Pesadelo ?

Sucesso ou Fracasso ?

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 GP: VISÃO GERAL

QUAL A ORIGEM DE UM PROJETO ?

Das necessidades de Mudanças.

“ O homem é regido por necessidades insatisfeitas e

organizadas por uma hierarquia” (Maslow)

O QUE É UM PROJETO ?

É um ESFORÇO TEMPORÁRIO empreendido

para criar um produto/serviço ÚNICO.

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 GP: VISÃO GERAL

Visão macro do ATENDER O CLIENTE

Gerenciamento de Projetos

CU
AZ

S TO
PR
ESCOPO

QUALIDADE

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 GP: VISÃO GERAL

Ciclo de Vida do Projeto

Encerramento
Planejamento

Execução
5
Concepção

GRUPOS DE
Controle PROCESSOS

ÁREAS DE CONHECIMENTO:
• Escopo
• Tempo 9
• Custos
• Qualidade ÁREAS DE
• Recursos Humanos CONHECIMENTO
• Comunicações
• Riscos
• Suprimentos
• Integração
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 GP: VISÃO GERAL

Os Mandamentos da Gerência de Projetos

9 Foco ativo na função interface

9 Organizar e Motivar equipe
9 Planejar estrategicamente e operacionalmente
9 Lembrar da “Lei de Murphy”
9 Identificar Stakeholders
9 Vestir as 3 camisas do GP: Cliente, Organização e o Projeto
9 Administrar Conflitos
9 Gerenciar Riscos - Esperar o inesperado
9 Confiar na intuição
9 Aplicar habilidades Comportamentais
9 Resolver problemas através da negociação e da colaboração
9 Controlar e avaliar os resultados

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 Projeto EPROM

EPROM
Estratégia em Processos
de Manutenção

Projeto de implantação
de um sistema de gestão
de manutenção em Lab.
de Análises Clínicas e CD.

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 Iniciação
¾ Análise de Viabilidade

¾ Apresentação para Diretoria (AAA)

¾ Elaboração do Project Charter

¾ Identificação e Designação do Gerente

de Projeto

¾ Definição das Restrições

¾ Definição das Premissas

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 Iniciação

A Definição da Equipe e Estrutura do Projeto

PROJETO EPROM
Gerente de Projeto

Lab. 1 ADM do Sistema

Nome Mantec Web
Nome

Lab. 2 Gestão de Compras

Nome & Contratos
Nome

Centro Diagnóstico
Nome

Infra-estrutura
e Atendimento
Nome

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 GER. DO ESCOPO

¾ Elaboração da Declaração de Escopo

¾ Plano de Gerenciamento de Escopo

¾ Sistema de Controle de Mudanças

¾ WBS – Work Breakdown Structure

¾ Baseline

¾ Documentos e detalhes complementares

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 WBS

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 GER. DO TEMPO

¾ Definição da lista de atividades

¾ Seqüência de atividades

¾ Diagrama de rede

¾ Estimativa de duração de atividades

¾ Elaboração do Cronograma

¾ Definição do sistema de controle do

cronograma
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Principais Entregas do
Projeto - Cronograma

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 GER. DE CUSTOS
PLANO DE
GERENCIAMENTO
DE CUSTOS

™ Ger. de Custos

9 Planejamento
Histograma de Recursos de Recursos
9 Estimativas de
Custos
9 Orçamento dos
Custos
9 Controle de Custos
(EVA)

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GER. DE RISCO
PLANO DE
GERENCIAMENTO DE
RISCOS

™ Ger. Riscos:

9 Planejamento
dos Riscos
9 Identificação dos
Riscos
9 Análise Qualitativa
9 Análise Quantitativa
9 Plano de Resposta
aos Riscos
9 Monitoramento e
Controle

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GER. DE COMUNICAÇÃO
PLANO DE
COMUNICAÇÕES

™ Ger. Comunicação:

9 Planejamento
das comunicações
9 Distribuição das
informações
9 Relatórios de
Performance
9 Fechamento
administrativo
(conclusão do
projeto)

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GER. DE RH
MATRIZ
DE
RESPONSABILIDADES

™ Ger. de RH

9 Planejamento
Organizacional
9 Aquisição e definição
de recursos
9 Desenvolvimento do
trabalho em equipe
(time)

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 GER. DE RH

MATRIZ DE COMPETÊNCIAS

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 GER. DE PROCUREMENT
SOW – Statement of Work
PLANO DE
GERENCIAMENTO
ITEM DESCRIÇÃO QUANTIDADE DE COMPRAS

1 Licenças do Sw 15
Mantec Web ™ Ger. de Procurement

2 Horas de 120 9 Planejamento

Consultoria de Compras
Técnica 9 Planejamento de
Solicitações
3 Horas de 160
9 Solicitações
Treinamento
9 Seleção de
4 Etiquetas para 10000 Fornecedores
Identificação de 9 Administração de
Equipamentos Contratos
9 Fechamento de
Contratos
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 GER. DA QUALIDADE
A Política da Qualidade evidenciada abaixo define o
comprometimento da empresa com a qualidade PLANO DE QUALIDADE
(ISO 9001:2000), o meio ambiente (ISO 14000), a
segurança e saúde no trabalho (OHSAS 18001), a
redução de perdas e otimização de recursos. Essa ™ Ger. da Qualidade
política é coerente com as metas organizacionais
da empresa e com as expectativas e necessidades 9 Planejamento
de seus clientes. da Qualidade
9 Garantia da
O projeto EPROM busca basicamente: Qualidade
9 Controle da
1. Obter conformidade em qualidade frente
Qualidade
à regulamentações, legislações e normas
vigentes.
2. Atender aos requisitos de qualidade e
satisfazer os clientes do Fleury.
3. Controlar o ciclo de vida dos ativos
produtivos da empresa e otimizar os custos
envolvidos na manutenção destes.
4. Garantir a melhoria contínua dos processos
internos da empresa. Templates e Informações de uso exclusivo do Fleury S/A
 GER. DA INTEGRAÇÃO
™ PLANO DO PROJETO ™ Ger. da Integração

9 Desenvolvimento do Plano de Projeto

9 Execução do Plano de Projeto
9 Controle de Mudanças Integrado

™ ENCERRAMENTO DO PROJETO
™ ADMINISTRATIVO

9 Aceitação Formal do Cliente

9 Fechamento dos Contratos
9 Realocação/dispensa de recursos humanos
9 Arquivo de Documentação do Projeto
9 Levantamento de Lições Aprendidas
9 Apresentação de Encerramento

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 PROJETO EPROM
Principais Ganhos
™ Gerais
9 Implantação do modelo de gestão de manutenção e da Enga.
Clínica de forma corporativa no Fleury.

9 Melhoria da base de dados de Manutenção de Equipamentos

9 Criação e Padronização de Métricas de Manutenção

9 Melhoria da integração da Eng. de Manutenção com AC e CD/IM

9 Melhoria da conformidade frente à auditorias Nac./Inter.

9 Maior controle dos processos de manutenção

9 Dissiminação da metodologia de gerenciamento de projetos

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 PROJETO EPROM
Principais Ganhos
™ Gerais

9 Melhor histórico de manutenção

9 Negociação de contratos e melhoria dos níveis de serviços com

base em dados de manutenção.

9 Decisões baseadas em métricas

9 Melhoria da qualidade dos processos com redução de paradas,

garantia de realização das manutenções necessárias e registros.

9 Projeto integralmente documentado e divulgado.

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 PROJETO EPROM
Principais Ganhos
™ CMMS / Planejamento e Controle de Serviços
9 Conhecimento do sistema Mantec Web – Auditorias Int./Ext.

9 Redefinição da responsabilidade e escopo da ADM Sistema

9 Aumento do número de licenças do Mantec Web (de 5 para 15)

9 Revisão e limpeza do banco de dados do sistema em uso

9 Implantação do controle de versões e atualização do sistema

9 Definição de perfis de uso do sistema (multiplicadores, planejadores, etc)

9 Treinamentos para os diversos perfis e ADM Sistema

9 Desenvolvimento de Fluxos, Procedimentos, revisão cadastral,

e identificação dos equipamentos em regime de manutenção.

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 PROJETO EPROM
Principais Ganhos
™ CMMS / Planejamento e Controle de Serviços

9 Realização da Análise de Criticidade de Equipamentos

9 Atualização de cadastros técnicos de equipamentos

9 Revisão de planos de manutenção já existentes no sistema

9 Obtenção e Inclusão dos novos planos de manutenção

9 Implantação do novo código de manutenção

9 Disponibilização do sistema para novos usuários e áreas

9 Treinamento e Conscientização dos fornecedores de serviços

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 PROJETO EPROM
Principais Ganhos
™ Métricas de Manutenção

9 Definição e padronização dos indicadores de manutenção para

todas as áreas envolvidas

9 Revisão da forma de cálculo dos indicadores

9 Principais indicadores monitorados são: Custo, MTBF, MTTR,

Disponibilidade e % Atendimento aos Planos de M.Preventiva

9 Padronização de relatórios para todas as área envolvidas

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 PROJETO EPROM
Principais Ganhos
™ Gestão de Contratos, Almoxarifado e Compras

9 Avaliações e revisões dos fluxos existentes para compras

de materiais, contratos de serviços , aquisição de novos
equipamentos e processos envolvendo notas fiscais.

9 Implantação do almoxarifado de peças estratégicas da

área técnica

9 Inclusão de cláusulas específicas nos contratos de

serviços de manutenção de equipamentos, listas de
preços de peças, checklists e planos de manutenção
preventiva.

9 Elaboração de novos contratos e revisão dos existentes

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 ESTRUTURA ATUAL E
RESPONSABILIDADES

ÁREA 1 ÁREA 2 ENG. MANUTENÇÃO

Engenharia Clínica Engenharia Clínica CD
Nome Nome

CAM – Centro de
Infra-estrutura,
Atendimento de
Lab. 1 Atendimento,
Manutenção
Calibração
Navarro

Serviços Gerais
(limpeza,
Lab. 2 Lab 3
Transporte,
lavanderia,etc)

ADM do Sistema
Mantec Web
Fernando Santos,
Orlando e Verônica
Áreas de Suporte

Gestão de Compras
& Contratos
Carbonel e Equipe

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 A ROTINA .......
™ Garantir a continuidade dos processos implantados
através de:
9 Fórum de Gestão de Manutenção Composto por engenheiros clínicos,
planejadores de manutenção de cada área e eventualmente os
multiplicadores.

9 Empenho e comprometimento dos planejadores, multiplicadores e

usuários. Uso dos indicadores e reciclagens previstas.

9 Ações de melhoria contínua por parte dos responsáveis pela Eng.

Clínica (AC e CD/IM) e Eng. de Manutenção.

9 Realização de auditorias internas e acompanhamento das externas.

9 Geração mensal e acompanhamento dos indicadores de manutenção

9 Utilização dos dados de manutenção pelas lideranças

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 PRÓXIMOS PROJETOS ....

™ Interfaceamento do Mantec Web com SAP

9 Melhorar o controle de custos de manutenção e serviços

9 Obter consistência de informações entre Eng. Manutenção, Eng.

Clínica (AC e CD/IM) e Controladoria.

9 Obter consistência entre processos de aquisição e registros

de ativos, quer seja do ponto vista patrimonial como de
Manutenção.

9 A ser contemplado em novo projeto associado ao novo ERP.

™ Validar o Software Mantec Web (CRF21-Part 11)

ƒ Obter conformidade com esta portaria do FDA.

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GALERIA DE FOTOS
DO PROJETO EPROM

A seguir....

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GALERIA DE FOTOS
DO PROJETO EPROM
Análise de Criticidadade

Trabalho em equipe: A chave do

Sucesso !

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GALERIA DE FOTOS
DO PROJETO EPROM
Reuniões da Equipe de Projeto

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GALERIA DE FOTOS
DO PROJETO EPROM
Treinamentos

Adquirindo conhecimentos...

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GALERIA DE FOTOS
DO PROJETO EPROM
Reuniões com os multiplicadores...

Alinhando ações e conceitos...

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GALERIA DE FOTOS
DO PROJETO EPROM
Reuniões com os fornecedores...

Alinhando ações, conceitos e

melhorias no atendimento ao Fleury

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GALERIA DE FOTOS
DO PROJETO EPROM
Treinamento em Gerenciamento
de Projetos ...

Disseminando conhecimentos...

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 AGRADECIMENTOS E
MENSAGEM FINAL
™ Agradecimentos

¾ À empresa Semapi e ao Fleury que

viabilizaram a realização e divulgação deste
trabalho.

™ Mensagem Final

¾ “Sem dados, temos apenas uma opinião.”

A credibilidade dos dados de manutenção depende
primordialmente da confiabilidade e qualidade dos
registros realizados pelos planejadores,mulltiplicado-
res e usuários.

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