KICK-OFF

INTERNO DO
PROJETO

<Projeto/Cliente>

2022/ mês
 2

AGENDA

O quê

Quem

Quando

Como

Vamos combinar
uma jornada de
sucesso?
 3

OBJETIVO ➢ Objetivos:

DESTA REUNIÃO •
•
Deixar todo o time do projeto “na mesma página”
Reforçar o escopo do projeto
< Promover o alinhamento do time do projeto> • Onde estamos nesse momento do projeto?
• O que esperamos de cada um no projeto e suas
responsabilidades
• Metodologia de projetos TOTVS, cerimônias e
artefatos
• Como devemos atuar frente as nossas dificuldades
e as dificuldades do cliente
• Preservar o cliente de problemas da TOTVS
• Entender como podemos nos antecipar aos
problemas no projeto
Aumento na Entrega com Clientes
produtividade qualidade Satisfeitos
 4

01

O QUÊ
O projeto
MACRO ESCOPO DO PROJETO 5

COMPRAS

AMBIENTE
5 Empresas e 2 Filiais distribuídas em ESTOQUE
2 Ambientes (Aplicação + Banco de
Dados+200 Específicos)

TMS FATURAMENTO

PCO FINANCEIRO

GESTÃO DE CONTÁBIL
CONTRATOS

RH FISCAL/TAF
(PONTO/FOLHA E
MEDICINA)

ATIVO FIXO
 PREMISSAS E RESTRIÇÕES 7

PREMISSAS RESTRIÇÕES

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volutpat dus.
 8

02

QUEM
Time do projeto

TIME DO
PROJETO
Formado pela Equipe do
Projeto e principais
interessados
Tem o objetivo de validar a
evolução do projeto.
Alterações de escopo, prazo
e custos deve estar sujeita a
sua aprovação
9
PAPÉIS
COMITÊ DO PROJETO
Conjunto de todos os atores
USUÁRIO CHAVE
Especialista do processo de
(TOTVS e Cliente) que fazem negócio e centralizador na
parte do projeto. implantação de um projeto.
Que provê e valida informações
para descoberta.
PATROCINADOR
Que provê os meios e USUÁRIO FINAL
recursos para a realização Que executa as atividades
do projeto. operacionais da
implantação.
GERENTE DO PROJETO
Que orquestra o projeto.
EQUIPE TÉCNICA
Composta por analistas,
especialistas e
desenvolvedores.
LÍDER DE PROCESSO
Que responde pelo processo.
 COMITÊ DO PROJETO 10

Responsabilidades de cada papel

PATROCINADOR
COMITÊ DO PROJETO GERENTE DE PROJETO LÍDER DE PROCESSO USUÁRIO CHAVE USUÁRIO FINAL EQUIPE TÉCNICA
DO PROJETO

Participar das reuniões
de definição
Participar das
reuniões de Participar das reuniões de Participar das reuniões de
Integrar pessoas Completar os registros
planejamento, definição, implementação definição, implementação
e expectativas (base de dados)
acompanhamento e cerimônias do projeto. e cerimônias do projeto.
e encerramento

Identificar e apontar
Validar regras e Definir a equipe de situações para uma Executores das tarefas Participar dos
Validar a evolução do projeto
planos gerais trabalho melhor execução de internas treinamentos dos sistemas
atividades

Garantir o Completar os registros

Aprovar qualquer alteração Divulgar atividades, planos Analisar o impacto nos
Indicar líderes comprometimento da (base de dados) e replicar Operadores do sistema
de escopo, prazo e custos e cronograma de trabalho processos e sistemas
equipe do projeto os treinamentos realizados

Por intermédio de reuniões Divulgar Emitir relatórios para Emitir relatórios para Apoiar os usuários na
Acompanhar indicadores /
periódicas, atestar o atividades, planos e conferência das conferência das migração e consolidação
objetivos do projeto
andamento do projeto cronograma de trabalho informações no sistema informações no sistema dos dados

Definir, validar Regras de Realizar atividades de

Aprovar mudanças de Acompanhar indicadores / Realizar provas funcionais
Validar os resultados obtidos Negócios e realizar provas infraestrutura e
escopo do projeto objetivos do projeto no sistema
funcionais no sistema administrar o ERP
 11
ESTRATÉGIA E COMUNICAÇÃO
 12

03

QUANDO
Macro cronograma do projeto e próximos passos
 Status Report | Timeline 13

ONDE
ESTAMOS Escopo contratado Planejado
✔ Concluído Em replanejamento

MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV

04 11 18 25 02 09 16 23 30 06 13 20 27 03 10 17 24 02 09 16 23 30 06 13 20 27 04 11 18 25
PLANEJAMENTO

Planos do Projeto PLAN

Start do Projeto START

Modelo I
DESCOBERTA

Blueprint LEVANTAMENTOS

Validações VAL BP
EXECUÇÃO

Plan de Sprints

Sprints #1 #2 #3
ENTREGA

VIRADA
Transição
OPERAÇÃO ASSISTIDA
 PRÓXIMOS PASSOS 14

PASSO 1 - 01/01 PASSO 2 - 01/02 PASSO 3 - 01/03 PASSO 4 - 01/04

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ipsum dolor sit amet, nonummy euismod tincidunt ut
consectetuer. laoreet.
 STATUS RESUMIDO DO PROJETO ●
●
Conforme planejado
Em risco
15
LEGENDA ● Impactado
STATUS ● Finalizado
● Não iniciado

PANORAMA GERAL / FATOS RELEVANTES DO PERÍODO

● Item1
● Item2

RISCOS E DECISÕES

● Item1
● Item2

PRINCIPAIS ATIVIDADES
● Item1
● Item2
 16

04

COMO
 FASES DA MIT DIGITAL
A metodologia está dividida em 4 fases, com entregáveis e atividades específicas.
Cada fase termina em um Quality Gate para verificar a completude dos entregáveis.

Aborda todo o processo comercial, desde a arquitetura do projeto até o primeiro contato do time de serviços
CICLO DE VENDA com o cliente após a assinatura da proposta.

É o alinhamento mais aprofundado das necessidades e expectativas, com definição do time do projeto e

1 FASE
Preparação
partes interessadas, revisão e confirmação do escopo, dos prazos e da estratégia em geral. É também um
momento de identificação/revisão dos riscos e alinhamento técnico. A organização geral deve compor o plano
preliminar do projeto e promover um bom evento de abertura e determinação do baseline (versão 1).

É o desenho efetivo da solução a ser entregue, sendo revisto os requisitos sobre a análise dos processos e

2 FASE eliminação de gaps do escopo e/ou processo. Nesta fase as estratégias do projeto são refinadas e são
definidos os fluxos de trabalho para as próximas fases. Além disso, é esperado que ao final desta fase seja
Refinamento determinado um novo baseline (versão 2) e elaborado o plano de Sprints para a construção e teste da
solução.

3
É a construção de fato sobre o desenho detalhado e aprovado na fase anterior. A construção e testes são
FASE baseadas em Sprints com base no backlog. A preparação do plano de virada e os testes da solução ocorrem
Realização nesta etapa.

É a execução das atividades de transição para entrada em produção e o período de acompanhamento ou

4 FASE
Operação
Operação Assistida logo após a decisão de GO LIVE! Este grupo de atividades também tem o objetivo de
controlar as ações de encerramento do projeto, garantindo a qualidade acordada, operação sustentável das
soluções implantados, alinhamento e relacionamento com o cliente e por fim registrar todas as lições
aprendidas que ainda não tenham sido registradas.
 ⮚ Validação Interna da Proposta

Ciclo de Venda ⮚ Abertura de Contratos e Projetos

⮚ Onboarding

1 FASE
Preparação 2 FASE
Refinamento 3 FASE
Realização 4 FASE
Operação

Alinhamentos iniciais, avaliação e definição Entendimento do negócio do cliente e Realizações de Sprints, focados em Acompanhamento da experiência e valor
do planejamento e elaboração dos planos disseminação da abordagem do trabalho e resultados rápidos e com percepção de gerado, garantindo que o projeto seja
do projeto. quais entregas serão realizadas de acordo evolução constante, gerando valor a todos finalizado com qualidade e insumos
com o proposto no projeto os envolvidos no projeto. positivos para novos projetos do cliente

⮚ Passagem de bastão
⮚ Execução, monitoramento e controle
⮚ Abordagem inicial ⮚ Análise e desenho de processo e
configuração ⮚ Execução, monitoramento e controle
⮚ Protótipo e validação ⮚ Sprints e Releases ⮚ Execução, monitoramento e controle
⮚ Aspectos técnicos
⮚ Definição da estratégia de testes ⮚ Capacitações ⮚ Transição
⮚ Preparação da capacitação ⮚ Cargas de dados
⮚ Planos do projeto, cronograma e ⮚ Operação Assistida
⮚ Definição da conversão de dados e ⮚ Preparação e execução das simulações
custos
interfaces ⮚ Plano de Transição ⮚ Transição, retrospectiva, encerramento
⮚ Backlog do projeto e planejamento das ⮚ Encerramento da fase e avaliação de e avaliação de Quality Gate
⮚ Boas vindas do projeto Sprints e Releases Quality Gate
⮚ Encerramento da fase e avaliação de
Quality Gate
⮚ Encerramento da fase e avaliação de
Quality Gate
Fase
1
Preparação
É o alinhamento mais aprofundado das
necessidades e expectativas, com
definição do time do projeto e partes
interessadas, revisão e confirmação do
escopo, dos prazos e da estratégia em
geral. É também um momento de
identificação/revisão dos riscos e
alinhamento técnico. A organização geral
deve compor o plano preliminar do
projeto e promover um bom evento de
abertura e determinação do baseline
(versão 1).
Entregáveis
1.1 Passagem de bastão
1.2 Abordagem inicial
1.3 Aspectos técnicos
1.4 Planos do projeto, cronograma e
custos
1.5 Boas vindas do projeto
1.6 Encerramento da fase e avaliação
de Quality Gate
Atividades Acelerador
1.1.1 Reunião de transição com comercial
Metodologia:
Transição Comercial - MIT065
1.2.1 Validar Stakeholders Termo de Abertura - MIT021
1.2.2 Definir estratégia geral, premissas, Plano de Projeto - MIT030
restrições e expectativas Guia de boas vindas - MIT024
Cronograma do projeto - MIT032
Monitoramento e Controle do Projeto -
1.3.1 Verificar aspectos técnicos
MIT013
Backlog de atividades - MIT022
1.4.1 Elaborar cronograma e definir marcos do
projeto
1.4.2 Definir equipe
1.4.3 Determinar o baseline 1
1.5.1 Programar e realizar o reunião de abertura
Material de Apoio:
do Projeto (Kick-off)
Kick-off Interno - MA080
Solicitação de mudança – MIT031
1.6.1 Encerrar a fase e avaliar Quality Gate
Fase
2
Refinamento
É o desenho efetivo da solução a ser
entregue, sendo revisto os requisitos
sobre a análise dos processos e
eliminação de gaps do escopo e/ou
processo. Nesta fase as estratégias do
projeto são refinadas e são definidos os
fluxos de trabalho para as próximas
fases. Além disso, é esperado que ao
final desta fase seja determinado um
novo baseline (versão 2) e elaborado o
plano de Sprints para a construção e
teste da solução.
Entregáveis
2.1 Execução, monitoramento e
controle
2.2 Análise e desenho de processo e
configuração
2.3 Protótipo e validação
2.4 Definição da estratégia de testes
2.5 Preparação da capacitação
2.6 Definição de conversão de dados e
interface
2.7 Backlog do projeto e planejamento
das Sprints e Releases
2.8 Encerramento da fase e avaliação
de Quality Gate
Atividades
2.1.1 Monitorar e controlar as atividades do projeto
2.1.2 Assegurar que os recursos estejam atribuídos
às tarefas programadas
2.1.3 Gerenciar problemas, medidas e riscos,
mudanças, cronograma e custos
2.1.4 Comunicar status a partes interessadas
2.1.5 Organizar cerimônias do projeto
2.2.1 Workshop de avaliação dos processos
2.2.2 Desenho dos processos e configuração
2.2.3 Analisar aderência e GAPs
2.3.1 Executar protótipo e validação da solução com
o cliente
2.4.1 Definir ciclos e cenários de testes
2.5.1 Preparar capacitação
2.6.1 Definir conversão de dados e interfaces
2.7.1 Definir o backlog do produto, montar e
planejar Sprints e Releases
2.8.1 Encerrar fase e avalia Quality Gate
Acelerador
Metodologia:
Monitoramento e Controle do Projeto -
MIT013
Termo de Validação/Entrega - MIT010
Backlog de atividades - MIT022
Diagrama dos processos - MIT041
Documentos específicos por produto
Roteiro de testes - MIT045
Roteiro de capacitação - MIT037
Plano de virada e rollback - MIT054
Material de apoio:
Status Report- MIT008
Ata de reunião - MIT005
Plano de Configuração - MIT043
Solicitação de mudança - MIT031
Roteiro de conversão de dados - MIT053
Roteiro de Interface - MIT055
Manual de operação do sistema - MA072
Fase
3
Realização
É a construção de fato sobre o desenho
detalhado e aprovado na fase anterior. A
construção e testes são baseadas em
Sprints com base no backlog. A
preparação do plano de virada e os
testes da solução ocorrem nesta etapa.
Entregáveis Atividades
3.1 Execução, monitoramento e
3.1.1 Direcionar e gerenciar a execução do
controle
projeto
3.1.2 Gerenciar problemas, medidas e riscos,
mudanças, cronograma e custos
3.1.3 Comunicar o status e progresso do
projeto
3.2 Sprints e Releases 3.2.1 Configurar produto
3.2.2 Encomendar/Desenvolver customizações
3.3 Capacitações 3.3.1 Capacitar usuários-chave
3.4 Carga de dados 3.4.1 Preparar e executar carga de dados
3.5 Preparação e execução das 3.5.1 Realizar testes unitários
simulações
3.5.2 Realizar testes integrados
3.6 Plano de transição
3.6.1 Definir testes de virada
3.6.2 Definir/Revisar plano de virada
3.6.3 Aprovar e divulgar a virada
3.7 Encerramento da fase e avaliação
de Quality Gate 3.7.1 Encerrar fase e avaliar Quality Gate
Acelerador
Metodologia:
Monitoramento e Controle do Projeto -
MIT013
Backlog de atividades - MIT022
Termo de Validação/Entrega - MIT010
Roteiro de Capacitação - MIT037
Roteiro de testes - MIT045
Plano de virada e rollback - MIT054
Material de apoio:
Ata de Reunião - MIT005
Solicitação de mudança - MIT031
Status Report- MIT008
Plano de Configuração - MIT043
Manual de operação do sistema -
MA072
Avaliação de Reação da Capacitação -
MA037
Roteiro de conversão de dados -
MIT053
Roteiro de Interface - MIT055
Fase Entregáveis Atividades Acelerador

4.1.1 Monitorar e controlar as atividades do

projeto
4.1 Execução, monitoramento e
4.1.2 Gerenciar problemas, medidas e riscos
controle do projeto
4.1.3 Gerenciar mudanças, cronograma e custos
4.1.4 Comunicar status a partes interessadas Metodologia:
Monitoramento e Controle do Projeto -

4
MIT013
4.2.1 Preparar ambiente de produção
Operação Backlog de atividades - MIT022
Plano de virada e rollback - MIT054
4.2.2 Treinar usuários finais
Termo de Validação/Entrega - MIT010
4.2.3. Realizar alinhamento com Suporte TOTVS
É a execução das atividades de transição Certificado de Conclusão de Serviços -
4.2 Transição 4.2.4 Definir e formalizar a estratégia e contrato MIT062
para entrada em produção e o período
de acompanhamento ou Operação de acompanhamento
Assistida logo após a decisão de GO 4.2.5 Executar a transição
LIVE! Este grupo de atividades também
4.2.6 Executar testes de virada
tem o objetivo de controlar as ações de
encerramento do projeto, garantindo a 4.2.7 Aprovar e divulgar go/no go
qualidade acordada, operação
sustentável das soluções implantados, Material de apoio:
alinhamento e relacionamento com o Ata de Reunião - MIT005
4.3 Operação Assistida 4.3.1 Acompanhar a operação assistida
cliente e por fim registrar todas as lições Status Report- MIT008
4.3.2 Encaminhar cliente ao suporte padrão Solicitação de mudança - MIT031
aprendidas que ainda não tenham sido
registradas. Transição para o Suporte - MA081
Lições aprendidas - MIT060
4.4 Transição, retrospectiva,
4.4.1 Realizar retrospectiva do projeto
encerramento e avaliação de Quality
4.4.1 Registrar lições aprendidas
Gate
4.4.2 Formalizar o encerramento do projeto
MATRIZ RACI - TIME SERVIÇOS TOTVS 23

O que é?
Método - A Matriz RACI possibilita aos membros da equipe
visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do
projeto. RACI significa: R (Responsible) A (Accountable) C
(Consulted) e I (Informed), em português: o Responsável, a
Autoridade/Aprovador, o Consultado/Colabora e o Informado.

O que faz?
Orienta a atribuição das responsabilidades ao time do projeto
TOTVS, de acordo com os entregáveis e artefatos, conforme
definido na metodologia de projetos TOTVS do Framework de
Serviços 2.0 - MIT Digital

Links úteis:
● https://drive.google.com/file/d/1Ql8X5aV9rOAVN0b7LA-
JZgzJG1g29GL4/view?usp=sharing
 24

05

JORNADA DE SUCESSO
Vamos combinar uma jornada de sucesso?
 VAMOS COMBINAR UMA JORNADA DE SUCESSO? 26

Standish Group mostra que

RISCO CALCULADO = SUCESSO! apenas 28% dos projetos de
ALTO RISCO
software foram concluídos +Prazo, +Custos = Frustração de Expectativa ☹
Este é um caminho de sucesso ☺
com sucesso.

• Engajamento de todos Porque 72% falharam?

Se não for pra “acreditar no projeto e dar o sangue”,
pede pra sair #tropadeelite
• Priorizar dores complexas mas que não
entreguem valor de crescimento
• Priorize suas dores
e dê maior atenção naquilo
que traz o maior resultado
no curto prazo

• Equipe não engajada

• Não saber onde quer chegar
gerando mudança de foco a
Olhe para os lados e todo momento​
• Dedique-se, aloque
• Menos é mais, comece
simples mas com entrega de
100% do tempo do time
... na definição, aceite e
escolha sua jornada!
valor... piloto
...evite tentar recuperar o “tempo
perdido” • Sem processo de negócios,
sem regras definidas que
geram revisão ou retrabalho

• Somos uma equipe... • Sem participação ativa

...se tiver dúvidas não se durante etapas cruciais de
preocupe, estamos sempre a • Incompatibilidade de agendas definição e piloto
disposição para ouvi-los e
corrigirmos o percurso se
necessário
• Projeto Inicio, Meio e Fim...
...evitando ou mudanças, pois • Falta de comprometimento de
precisamos dar o sentimento de todos no cumprimento de tarefas
vitória ao time! step by step
OBRIGADO
NOME E ÚLTIMO SOBRENOME
NOME E ÚLTIMO SOBRENOME

Área
Contato
E-mail TOTVS

• Tecnologia + Conhecimento são nosso DNA.

• O sucesso do cliente é o nosso sucesso.
• Valorizamos gente boa que é boa gente.

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