Gestão de Projetos

Material Complementar 02:

Iniciação do Projeto

Autoria:
Carlos Eduardo Soares Canejo Pinheiro da Cunha
Professor, Consultor Estratégico e Mentor em Projetos Ambientais, Gestão de Resíduos,
Licenciamento, Planejamento e Gestão Ambiental
Engenheiro Civil / Msc Eng. Ambiental / Doutor em Eng. Ambiental
2. Iniciação:
2.1. Identificação do contexto da organização:

Você conhece o contexto

da organização que
atua
2. Iniciação:
2.1. Identificação do contexto da organização:
Não temos como fazer gerenciamento de projetos
sem prestar atenção em mercado, demandas e
tendências. Ninguém gerencia projetos no vácuo.
Os projetos acontecem dentro de um contexto, uma
empresa, uma instituição, uma entidade maior com
estratégias e metas a serem atingidas e clientes a
serem atendidos.
Cada projeto é apenas uma dentre tantas iniciativas
executadas para atender a estas metas.
É fundamental descobrir o que é importante
para a instituição na qual o projeto esta
sendo desenvolvido, se não descobrirmos,
tomaremos decisões erradas!
2. Iniciação:
2.1. Identificação do contexto da organização:

Para gerenciar projetos é

necessário ampliar o seu olhar!
É necessário saber que não existe projeto com
planejamento perfeito e que o realinhamento
de metas, objetivos, métodos é fundamental
para o sucesso empresarial! A reconfiguração
contínua é uma boa prática internacional em
gestão de projetos!
Em síntese, no mundo de hoje, velocidade
importa! Logo, mude rápido, erre rápido,
corrija rápido, entenda que errar faz parte do
processo de aprendizagem, erre logo para
logo aprender como se faz!!!
2. Iniciação:
2.1. Identificação do contexto da organização:

Estratégia Valores
FORNECEDORES
MERCADO
Visão Cultura
Fatores Ambientais da Empresa
CLIENTES CONCORRENTES

Metas
_
_
Objetivos

ÓRGÃOS EMPRESA GOVERNO

Gestão de Alto Nível: Gestão do Portfólio:

Coordena os macroprocessos e Coordena projetos e programas
rotinas da organização. específicos
2. Iniciação:
2.1. Identificação do contexto da organização:
Os Fatores Ambientais da empresa são considerados
como entradas em quase todos os processos de
planejamento, mas não são saídas de nenhum!

Eles podem limitar as ações de

gerenciamento e podem influenciar
positivamente ou negativamente no
resultado do projeto!
2. Iniciação:
2.1. Identificação do contexto da organização:

O que é o
ecossistema dos
Projeto
 Fatores
Ambientais
• Estratégia
• Cultura
• RH
• Mercado e ...

Ativos de processos
organizacionais
• Processos, Políticas e
Procedimentos
• Repositório de conhecimento
organizacional

Sistemas
Organizacionais
• Estrutura de
governança
• Tipo de estrutura

Ecossistema do Projeto organizacional

2. Iniciação:
2.2. Termo de Abertura do Projeto (TAP):

O Termo de Abertura de
Projetos (TAP) é a certidão
de nascimento do seu
projeto!
Segundo Silva (2017), o TAP pode ser um
documento, uma ata de reunião ou até
mesmo um e-mail com as principais
informações do projeto, elaborado logo no
início do mesmo, com macroinformações
(sem um detalhamento muito grande).
Todos as partes interessadas devem ter
conhecimento do projeto e, de certa forma,
consentir com ele.
2. Iniciação:
2.2. Termo de Abertura do Projeto (TAP):

O TAP serve para informar as partes interessadas que o

projeto esta começando, bem como apresentar as
principais informações e definir responsáveis!
2. Iniciação:
2.2. Termo de Abertura do Projeto (TAP):
Como o TAP objetiva apenas dar uma visão macro do
projeto, não invista muito HH em discussões e
reuniões longas.

Devem ser discutidas as premissas

básicas e principais resultados,
prazos, custos e responsáveis para
que o projeto comece no trilho!
 2. Iniciação:
2.2. Termo de Abertura do Projeto (TAP):

Reunião de
Checklist: O GP: Entendendo: Alinhando: Apresentação: Formalização:
Abertura:

• Comercial produz • O escritório de • O GP compreende a • GP, comercial e • O GP produz uma • Cliente alinha • Apresentação
checklist com projetos escolhe o lógica do projeto e cliente repassam o apresentação reunião formal de formal de abertura
informações do gerente do projeto alinha com o cliente checklist e alinham formal do projeto abertura com todas (Inicia-se o
projeto junto ao e repassa as os requisitos entendimentos as partes planejamento)
escritório de informações para interessadas
projetos da ele
empresa
2. Iniciação:
2.2. Termo de Abertura do Projeto (TAP): Modelo PMBOK

Como devo abrir um

projeto conforme o
Guia PMBOK
2. Iniciação:
2.2. Termo de Abertura do Projeto (TAP): Modelo PMBOK
O grupo de processos de iniciação do
PMBOK objetiva facilitar a autorização
formal para o inicio de um projeto ou dar
continuidade em um projeto corrente
A continuidade é derivada de novas fases de um
mesmo projeto, conforme visto anteriormente nos
ciclos de vida. É uma oportunidade de reavaliar
objetivos e, se necessário, repensar prazos e
recursos da próxima fase!

No Guia PMBOK também fica claro que esse grupo

de processos também tem como objetivo identificar
as partes interessadas mais influentes que podem
apoiar ou rejeitar o projeto!
2. Iniciação:
2.2. Termo de Abertura do Projeto (TAP): Modelo PMBOK
Na etapa de iniciação devem ser
desenvolvidas as descrições do projeto
e seus objetivos!
O TAP é um dos processos de iniciação e servirá
como base para a definição do escopo, das entregas,
da duração e dos custos! Nesta etapa o Gerente de
Projetos é formalmente designado!

Desenvolvido pelo Professor -Carlos Eduardo Canejo - 2019

2. Iniciação:
2.2. Termo de Abertura do Projeto (TAP): Modelo PMBOK

ATENÇÃO !!!
Antes de iniciar esta etapa, os requisitos ou as
necessidades do negócios precisam estar
definidas no plano de negócios ou no plano de
gerenciamento da atividade!

COPYRIGHT
Desenvolvido
COPYRIGHTVisio
CARLOS
pelo
Treinamentos
Professor
EDUARDO
-Carlos
emS.Gestão
C.
Eduardo
P. DAe CUNHA
Meio
Canejo
Ambiente
2017
- 2019
2. Iniciação:
2.2. Termo de Abertura do Projeto (TAP): Modelo PMBOK

Quais são os fatores

críticos de sucesso
segundo Guia
PMBOK
2. Iniciação:
2.2. Termo de Abertura do Projeto (TAP): Modelo PMBOK

1 Definir com clareza seu objetivo e abrangência

2 Alinhamento com o planejamento estratégico da empresa

3 Identificação de um patrocinador

4 Identificar as partes interessadas no projeto e definir estratégias para ganhar apoio

5 Aceitação formal pelo patrocinador do projeto

6 Identificação de data de início e das dependências do projeto

7 Reconhecer oportunidades e ameaças no ambiente externo

8 Aprovação do termos de abertura pelo patrocinador e partes interessadas

2. Iniciação:
2.2. Termo de Abertura do Projeto (TAP): Processo 4.1.
Ferramentas e Técnicas:

• Opinião especializada
• Coleta de dados
• Habilidades interpessoais
e de equipe
• Reuniões.

Entradas: Processamento: Saídas:

• Documentos de negócios • Desenvolver Termos de • Termo de abertura de

• Acordos abertura de projetos projetos
• Fatores ambientais da • Registro das premissas
empresa
• Ativos de processos
organizacionais
2. Iniciação:
2.2. Termo de Abertura do Projeto (TAP): Processo 4.1.
Documentos de Negócios:
O Business case e é um instrumento que permite
ENTRADAS
prever resultados de uma decisão empresarial. É uma
ferramenta de planejamento e suporte à decisão que
projeta os prováveis resultados financeiros e outas
consequências empresariais de uma ação. Ele figura
como técnica neste processos pois já tem as seguintes
informações:
• Porquê o projeto é necessário?
• Como o projeto ajudará a resolver os problemas
identificados pela organização?
• Qual a solução recomendada?
• Quais os benefícios esperados?
• O que pode ocorrer ao negócio se a solução não
for implantada?
• Quando solução será implantada e os recursos
necessários para tal?
Acordos: Fatores Ambientais da Empresa:
São definidos pelo Guia PMBOK São quaisquer normas, guias de
como documentos que estabelecem processos ou sistemas
as intenções de um projeto e são organizacionais que possam influir
normalmente documentos legais. no desenvolvimento do projeto
Podem assumir diversas formas: podendo ser relativo à empresa
Contratos, memorandos de requerente ou responsável pelo
entendimento, e-mails, acordos projeto. Devem ser descritos no TAP
verbais e etc. pois possuem influência no projeto.
Estão fora do controle da equipe de
OBS: Contratos são previstos quando
projeto.
se trata de um cliente externo
Ativos de processos organizacionais:
São políticas, modelos ou informações históricas que podem influenciar ou
impactar o projeto. Representam conhecimento acumulado da organização.
2. Iniciação:
2.2. Termo de Abertura do Projeto (TAP): Processo 4.1.
FERRAMENTAS

Opinião Especializada:
Um projeto pode ter detalhes técnicos que não são da competência do gerente do projeto ou dos responsáveis iniciais
E TECNICAS
pelo seu desenvolvimento. Tais detalhes podem influenciar nos custos e prazos do processo, além de comprometer
outros fatores. Por isso, sempre que possível, um especialista (consultor externo) deve ser consultado para esclarecer
os pontos que possam gerar dúvida.

Coleta de dados: Habilidades interpessoais: Reuniões:

As técnicas de coleta de dados são Essas habilidade, chamadas de soft Obviamente são nas reuniões que as
otimizadas para obter dados de forma skills auxiliam a obtenção de partes interessadas expõe seus
mais eficiente. As técnicas consenso e como sugestão o Guia desejos sobre o que esperam do
recomendadas são: Brainstorm, PMBOK sugere: gerenciamento de projeto, bem como se dá por iniciado
grupos de discussão e entrevistas. conflitos, facilitação e o trabalho nele
gerenciamento de reuniões.

-
2. Iniciação:
2.2. Termo de Abertura do Projeto (TAP): Processo 4.1.

Termo de abertura do projeto (TAP) Registro de Premissas:

O TAP é a saída deste processo. Segundo Guia PMBOK ele deve Uma premissa é uma crença no que você assume
conter:
ser verdade no futuro.
SAÍDAS

• Nome do projeto
• Gerente do projeto
Você faz suposições com base em seu conhecimento,
• Versão e data de publicação
experiencia ou a informação disponível na mão. Estes são
• Responsabilidade do gerente do projeto
eventos ou circunstâncias antecipadas que se espera que
• Autoridades do gerente do projeto
aconteçam durante o ciclo de vida do seu projeto.
• Escopo do projeto em nível macro
• Riscos, prazos e investimento
Supõe-se que as premissas sejam verdadeiras, mas não
• Principais fases do projeto
necessariamente serão. As vezes podem revelar ser falsas, o que
• Principais envolvidos
pode afetar o seu projeto! Premissas adicional riscos ao projeto!
• Comentários
• Assinatura e aprovação

-
2. Iniciação:
2.2. Termo de Abertura do Projeto (TAP):

Só podemos construir
o TAP de acordo com o
PMBOK
 2. Iniciação:
2.3. Termo de Abertura do Projeto (TAP): Modelo Canvas

A aplicação do PM Canvas é
Em 2013, o Gestor de Projetos José
interativa e deve ocorrem em
Finocchio Junior, desenvolveu, baseado Um dos principais
um brainstorming com os
no Business Model Canvas, o Project benefícios da
principais stakeholders do
interface é a sua
Model Canvas (PM Canvas). O PM Canvas projeto. Através do uso de post
agilidade e
é um aplicativo que funciona tanto em its e canetas, sinalizar as
A ferramenta se aplica a integração entre
respostas às perguntas, de
ambiente Android quanto iOS e pode ser realização de um primeiro os stakeholders
forma a buscar as soluções aos
baixado via loja de apps. overview do projeto, em uma do projeto.
possíveis problemas
esfera macro encontrados

A ferramenta tem por objetivo o

desenvolvimento colaborativo do plano de
A metodologia do aplicativo é baseada na resposta a perguntas simples e estratégicas do
projeto com o engajamento e participação ativa
projeto: “o quê”, “quando”, “como”, “por quê”, “quem” e “quanto”
dos stakeholders

Fonte: Adaptado de Silva 2016

2. Iniciação:
2.3. Termo de Abertura do Projeto (TAP): Modelo Canvas

Como devo começar a

gestão do meu projeto
utilizando o PM
Canvas
 2. Iniciação:
2.3. Termo de Abertura do Projeto (TAP): Modelo Canvas
Primeiro Passo:
Definir o PITCH! É o nome curto que denomina
seu projeto, mostra a essência de seu projeto.
Segundo Passo:
Definir o Gerente de Projetos (GP): É o
responsável por responder pelas principais
questões! Ele não realiza todas as ações, mas
será o ponto focal, o integrador!
Terceiro Passo (B):
Definir a Justificativa: Consiste
em problemas, oportunidades ou
demandas não atendidas que
existem hoje.
Terceiro Passo - POR QUÊ? (C):
Definir o Objetivo SMART: Objetivo é aquilo que queremos
atingir. O que se pretende fazer em linhas gerais!
Geralmente um objetivo SMART:
1) Começa com um verbo;
2) Contém descritores que tornam seu conteúdo específico
3) Deve ser atingível pela empresa;
4) Deve ter algum número que possa ser medido;
5) Prever uma expectativa de tempo para a conclusão

OBSERVAÇÕES:
Terceiro Passo - POR QUÊ? (A):
1) No PM Canvas, a justificativa deve ser sempre escrita de
Responder a questão: “Porque estamos fazendo este projeto?”. É importante forma negativa. Exemplo: “Faturamento Baixo” ao invés de
enfatizar que o seu projeto deve gerar algum benefício e agregar valor “Aumentar Faturamento”;

Comece sempre pelo “porquê” 2) Sempre colocar “um pedaço” de informação em cada post-
it.
Fonte: Adaptado de Silva 2016
2. Iniciação:
2.3. Termo de Abertura do Projeto (TAP): Modelo Canvas

S • Specific: Específico: Com qualificadores suficientes para

esclarecer o projeto

M • Measurable: Mensurável: Pode ser medido ao final do

projeto

A • Attainable: Alcançavel: Pode ser realizado com os recursos

da organização

R • Realistic: Realista: Deve ser realista, condizente com a

realidade

T • Time-Bound: Delimitado no tempo: Possui data limite para

ser cumprido
 2. Iniciação:
2.3. Termo de Abertura do Projeto (TAP): Modelo Canvas
Terceiro Passo – POR QUÊ? (D): Quarto Passo – O QUE? (B):
Definir os Benefícios: Em geral são associados Definir Requisitos: Os requisitos são características
a aumento de coisas boas ou redução de coisas que o cliente, usuário ou demandante do projeto
ruins! Exemplo: “Automatização dos cálculos de desejam ou necessitam em relação so produto do
juros” não é um benefício, o benefício seria projeto. Podem ser características relacionadas à
“Ganho do projeto com a automatização OBSERVAÇÕES: qualidade, tamanho, forma, funcionalidade,
(redução de tempo de processamento, redução desempenho, confiabilidade e etc. Trata-se do
de erros de cálculos e etc.)”. 1) Enquanto o objetivo SMART é detalhamento do produto.
um verbo, o produto é um
substantivo.
Quarto Passo – O QUE? (A): 2) Não confunda requisito com Quinto Passo – QUEM? (A):
escopo. Requisitos são Responder a questão:
Responder a questão:
demandados pelo cliente
O que o projeto vai gerar? (esta associado ao desejo) e Quem está envolvido?
escopo é o conjunto de
Um produto? Um serviço? Um resultado? entregas que a equipe do Conhecer as pessoas envolvidas com o projeto e saber
O produto é o resultado do projeto. O que o demandante, projeto produzirá para ter o interagir com elas é fundamental para o sucesso de
ou/e cliente deseja ter depois que o projeto for concluído! produto pronto! todo o projeto.
Fonte: Adaptado de Silva 2016
 2. Iniciação:
2.3. Termo de Abertura do Projeto (TAP): Modelo Canvas
Quinto Passo – QUEM? (B):
Definir os Stakeholders: É fundamental
identificar os stakeholders internos e externos do
projeto. Os externos são aqueles que não realizam
nenhuma entrega no projeto, ou seja não fazem
parte da equipe. O PM Canvas também sugere
incluir nesta seção fatores externos ao
gerenciamento, como uma entidade, instituição ou
até mesmo o clima!
Quinto Passo – QUEM? (C):
Definir a Equipe: É o conjunto de pessoas, ou
papeis, que trabalharão para desenvolver o produto,
serviço ou resultado do projeto. É fundamental
tentar esmiuçar ao máximo as equipes, mas,
dependendo do porte do projeto, esta pode ser uma
tarefa muito difícil!
Fonte: Adaptado de Silva 2016
Sexto Passo – COMO? (A):
Responder a questão:
Como será organizado?
Sexto Passo – COMO? (B):
Definir Premissas: É a parte mais complexa da gestão de projetos. Premissas são todas
as coisas que assumimos como verdadeiras no projeto, mas não temos como garantir. É
tudo que achamos que ocorrerá, suposições. Na verdade precisamos de premissas para
planejar! Premissas são geradoras de riscos, uma vez que podem deixar de ser verdade!
Por isso devem ser documentadas e monitoradas. Geralmente estão associadas aos
stakeholders externos
Definir Restrições: Restrições são imposições que o projeto deve atender, são limitações.
Normalmente são associadas a prazos, custos, equipe, forma de trabalho e etc.
2. Iniciação:
2.3. Termo de Abertura do Projeto (TAP): Modelo Canvas
Sexto Passo – COMO? (C):
Definir Entregas: Dizem respeito a aquilo que a
equipe produzirá para ter o produto. O conjunto
de entregas é o escopo do projeto! Uma analogia
perfeita é a de um quebra cabeça, cada peça é
uma entrega e o produto é a imagem formada!
Entretanto, nem sempre é possível
prever todas as entregas!
Sexto Passo – QUANDO / COMO? (A):
Responder as questões:
Quando acontecerá?
Quanto vai custar?
Sexto Passo – QUANDO / COMO? (B):
Definir Entregas: Em geral só conseguimos ter estas
informações após o fim do projeto.. Por isso nesta etapa
o importante é ter um norte, uma ordem de grandeza.
Sexto Passo – QUANDO / COMO? (C):
Definir Riscos: Risco é um tema que mercê atenção especial e deve ser estudado com
mais cuidado na parte de planejamento, mas, na iniciação do projeto, sempre temos que ter
em mente as incertezas do projeto. Risco é o produto da Probabilidade de ocorrência de
algo pela Magnitude da ocorrência do mesmo.
Sexto Passo – QUANDO / COMO? (C):
Definir “Linha do Tempo”: No PM Canvas a ideia de linha do tempo não é fornecer um
prazo, mas sim, dar uma ideia de relação de precedência entre as principais entregas e
uma relação de duração entre elas. No Canvas, em geral, o quadro de linha do tempo é
dividido em quatro partes, no lado direito das entregas previstas.
 2. Iniciação:
2.3. Termo de Abertura do Projeto (TAP): Modelo Canvas

OBSERVAÇÕES:
No Canvas, definir uma linha do tempo não significa
montar um cronograma! Trata-se de uma análise de
viabilidade de prazos em linhas gerais!

Sexto Passo – QUANDO / COMO? (E):

Definir “Custos”: No PM Canvas a ideia é
conseguir uma estimativa geral, chamada de alto Em síntese....
nível. O ideal é tentar obter uma estimativa de
custo por entrega a ser feita
2. Iniciação:
2.3. Termo de Abertura do Projeto (TAP): Modelo Canvas
2. Iniciação:
2.3. Termo de Abertura do Projeto (TAP): Modelo Canvas
Obrigado!

Autoria:
Carlos Eduardo Soares Canejo Pinheiro da Cunha
Professor, Consultor Estratégico e Mentor em Projetos Ambientais, Gestão de Resíduos,
Licenciamento, Planejamento e Gestão Ambiental
Engenheiro Civil / Msc Eng. Ambiental / Doutor em Eng. Ambiental