ANÁLISE DE

PROCESSOS E SEUS
FLUXOGRAMAS
 MAS,
O QUE É UM
PROCESSO
O QUE É UM PROCESSO
O PROCESSO

CADEIA DE VALOR

atividade atividade atividade atividade

RECEBIMENTO PRODUÇÃO VENDAS EXPEDIÇÃO

CLIENTES
FORNECEDORES

INFORMAÇÃO
Conceito de Processos
1.Entradas 1.Atividades 1.Saídas

1.Açõe
s
1.Todo trabalho realizado em uma
organização é viabilizado através de uma rede
de processos
2.Toda pessoa faz parte de um processo
3.Todo processo gera um produto (saída)
4.Todo processo tem um cliente (interno ou
externo à Organização)
5.Todo processo requer entradas
6.Todo processo tem fornecedores
Conceito de Processos

Os processos e a agregação de valor:

Sempre que o trabalho humano satisfaz as

necessidades das pessoas, ele agrega valor.

Então...

Agregar valor é agregar satisfação ao seu cliente.

Os clientes só pagam por aquilo que na

sua percepção tem VALOR
Conceito de Processos
Em geral, organizações estruturadas por
função apresentam dificuldades de ver os
vários processos que são desenvolvidos
para atender às necessidades dos Clientes

Visão
de
Processo

Visão
Funcional
 Conceito de Processos
Como algumas pessoas enxergam e entendem a Empresa
90
80
70
60
50 Leste
40 Oeste
30 Norte
20
10
0
1° Trim. 2° Trim. 3° Trim. 4° Trim.

Organograma Estratégias Procedimentos Itens de Controle

...
ATIVIDADE
ATIVIDADE
11
E os Processos? E as interfaces????
ATIVIDADE ATIVIDADE
n 2 E as entradas e Saídas???
PROCESSO E as etapas dos processos??? Onde
"X"
ATIVIDADE ATIVIDADE
6 3 começam e onde terminam???
Como enxergar o todo e não as
ATIVIDADE ATIVIDADE partes???
5 4
Conceito de Processos
Para produzir um bem ou serviço necessitamos
construir um processo
Um processo de negócios é um conjunto de três ações:
Processo de Negócio

Fornecedor Cliente

Introduzir Enviar/Entregar
Processar
 Visão Vertical do Negócio

PRESIDÊNCIA

DIRETORIA DIRETORIA DIRETORIA

ADMINISTRATIVA COMERCIAL INDUSTRIAL
FINANCEIRA

COMPRAS VENDAS PRODUÇÃO

ATACADO

CONTAS A VENDAS EXPEDIÇÃO

PAGAR/RECEBER VAREJO

RH
Visão por processos
A abordagem de processo deve integrar as funções
organizacionais para focalizar o cliente:
FLUXOGRAMA FERRAMENTA IMPORTANTE
PRO SEU NEGÓCIO
MAS AFINAL, O QUE É UM FLUXOGRAMA?
Cliente Vendas Contabilidade

Início

Um fluxograma é Solicita Efetua Pedido de Providencia 1

2

Pedido
uma compra venda Venda
NF NF

representação
gráfica de
um determinado Confere
Entrega
veículo e NF

processo
Fim
 O QUE É UM FLUXOGRAMA
Cliente Vendas Contabilidade

Éa Início

representação
gráfica que Solicita Pedido Efetua Pedido de Providencia 1
2

apresenta a
Venda NF
compra venda NF

sequência
do trabalho, Entrega

mostrando
Confere
veículo e NF

responsáveis e
unidades Fim

organizacionais
envolvidas
MAS, AFINAL O QUE É UM FLUXOGRAMA

O fluxograma, de
maneira geral, procura
apresentar o processo
passo a passo, ação por
ação.
MAS, AFINAL O QUE É UM FLUXOGRAMA

Uns chamam de gráfico de

procedimentos, outros de
gráfico de processos; há
quem prefira rotular fluxo de
pessoas e papéis; ou fluxo de
documentos.
Os Símbolos (legendas) Utilizados em um
Fluxograma
 PARA FAZER UM
FLUXOGRAMA TEM
QUE CONHECER OS
PROCESSOS DA
EMPRESA
ATIVIDADE DE SALA DE AULA PARA
MELHORAR APRENDIZADO
 ATIVIDADE DE SALA DE AULA
PARA MELHORAR APRENDIZADO
EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS
E SEUS RESPECTIVOS
PROCESSOS
 Tipos de
Processos
empresariais
Tipos de Processos empresariais
Tipos de Processos empresariais
Tipos de Processos empresariais
 TIPOS DE
FLUXOGRAMAS
 TIPOS DE FLUXOGRAMAS
Multifuncioanl ou Sintético

Representa genericamente os processos, apresenta

um conhecimento superficial, pode ser interessante
quando é necessário apenas um conhecimento
superficial, para discutir um processo.

Fluxograma vertical

E um modelo representativo muito utilizado, foi criado por

Michael Addison
É utilizado um formulário padronizado e colocados símbolos
convencionais de operação, transporte, arquivamento, demora e
inspeção, descrição do método atual e quem executa.
Assim, facilita a descrição de rotinas e procedimentos, é
utilizado na entrevista para que aos decorrer dela apenas
interligue os símbolos
 FLUXOGRAMAS MULTIFUNCIONAL

Cliente: Cliente Vendas Contabilidade

Solicita compra de
veículo. Início
Vendas (vendedor):
Efetua a venda de
2
veículo; Pedido de 1
Solicita Pedido Efetua Providencia
Emite pedido de venda compra venda Venda
NF NF

e envia à
Contabilidade.
Contabilidade:
Providencia a Nota
Fiscal – NF; Confere
Entrega
veículo e NF
Envia a NF ao
vendedor.
Vendas (vendedor):
Vendedor entrega a Fim
NF e o veículo ao
Cliente.
Cliente:
FLUXOGRAMAS MULTIFUNCIONAL
MONTAGEM ALMOXARIFADO DEPÓSITO ESTOQUE PRODUÇÃO

Requis ita Separa e entrega

ferramentas ferramentas

Separa e entrega
Requis ita peças peças e
e equipamentos equipamentos

Separa e entrega
Requisita
matéria-prima
matéria-prima

Separa e entrega
Requisit a m at erial m at erial
sem i-acabado sem i-acabado

T udo
OK?
Não
Sim
Volta a unidade
Montagem da que não fornece
lavadora

2
Embalagem da
1 máquina e envio para
Emite Memo e envia cliente
máquina para depósito

ARQ
ARQ

Memo
Memo 2o Via
Docs. & Requisição 1o Via
 FLUXOGRAMAS VERTICAL

Identificar:
Atividades Necessárias no processo
Atividades que podem ser eliminadas no processo
Atividades estão certas dentro do processo
O tempo certo para executar cada atividade do
processo
Como cada atividade está sendo executada
Qual o principal objetivo do projeto a luz do
processo analisado?
 FLUXOGRAMAS VERTICAL

Importante:

A grande importância é dada no trabalho

de levantamento de dados, pois se não
forem bem feito, conseqüentemente a
análise da situação ficará
comprometida em decorrência.
FLUXOGRAMAS VERTICAL
 FLUXOGRAMAS VERTICAL
O fluxograma abaixo é uma tentativa de integrar todas as
informações objetivas do processo em uma só planilha. O gráfico e
todo em colunas, e o sentido de seu preenchimento é vertical. A
inclusão das colunas para tempo e distância preenche uma grande
demanda de interessados no campo de análise organizacional.
 ROTINA FLUXOGRAMA VERTICAL
FLUXOGRAMAS VERTICAL OPERAÇÃO TO
TA
IS
Órgão
:
TRANSPORTE _____
_____
EXECUÇÃO _____
CONTROLE. _____
Estud
ESPERA ado
por
_____
_____
ARQUIVO _____
PROVISÓRIO __
Data
ARQUIVO ____/
DEFINITIVO ____/
____
Cargo PROCEDIMENTOS tempo Distânci
1 a

6
 Metodologia de
Análise, Redesenho
e Informatização
de Processos
Metodologia de Análise, Redesenho
e Informatização de Processos

1 – Identificado o Processo a ser estudado

2 – Levantamento detalhado do processo
3 –Análise do processo atual
4 –Redesenho do processo
5 – Normatização do novo processo
6 - Implantação e implementação do novo processo
7 - Gerenciamento do novo processo - Worflow
 Metodologia de Análise, Redesenho e
Informatização de Processos
1 – Identificar o processo a ser estudado

PROCESSO

SUB PROCESSO

ATIVIDADE ATIVIDADE ATIVIDADE ATIVIDADE

Escolha do processo a estudar

TAREFAS Indicadores de problemas
(queixas, filas, etc.)
Simples identificação não é
suficiente (várias unidades)
2 – Levantamento detalhado do processo

Uso de gráficos
✓documentação, (fluxogramas)
✓volume de trabalho,
✓recursos utilizados,
✓tempos de execução,
✓custos envolvidos,
✓fluxo do processo,
✓fatores críticos de sucesso e
✓os pontos chave dos processos,
✓tecnologia de informação utilizada).
3 – Análise do Processo Atual -

✓Este processo é realmente necessário? Agrega valor?

✓Qual é o impacto do processo para a empresa?
✓Como está seu desempenho? Como devemos medir sua performance
(eficiência e eficácia)?
✓e Poderia ser melhor? O processo é capaz de atender aos objetivos
definidos?
✓e Existem gargalos, sub-processos ou atividades-chave? As
responsabilidades estão definidas?
✓Quem são os clientes do processo e quais são suas expectativas?
✓Quais são as interfaces com outros processos e como estão funcionando?
✓Quais são os fatores críticos de sucesso? Como estão desempenhando?
✓Que ferramentas são utilizadas? Elas são eficientes e contribuem para o
desempenho do processo?
✓Qual é o entendimento a respeito do processo? Existem atividades
duplicadas ou não executadas?
3 – Análise do Processo Atual -

◼ Algumas perguntas que permitem analisar o

processo:
❑ Por que esta fase é necessária?
Tem influência no resultado final da rotina analisada?
❑ O que é feito nesta fase?
Para que serve esta fase?
❑ Onde esta fase deve ser feita?
Uma mudança de/no local permitiria maior simplificação?
❑ Quando esta fase deve ser feita?
A seqüência está na ordem correta?
❑ Quanto tempo dura a execução desta fase?
❑ Quem deve executar esta fase?
Há alguém mais bem qualificado para executá-la?
Seria mais lógico que outra pessoa a executasse?
❑ Como esta fase está sendo executada?
4 – Redesenho do Processo

✓Como podemos redesenhar o

processo para melhorar seu
desempenho?
✓Há processos similares que
podem ser utilizados como
referência (benchmarking)?
4 – Redesenho do Processo

✓A Reengenharia postula que para utilização da Tecnologia da

Informação é requerido uma estrutura baseado em processos
convencional
✓redesenhar processos empresariais e que a tecnologia de
informação é o elemento capaz de materializar este novo
conceito nas organizações,
✓Tecnologia é ao mesmo tempo um habilitador e
implementador de processos de reengenharia,
fornecendo a sustentação necessária à
implementação e gerenciamento de novos processos.
A reengenharia é a técnica de gestão empresarial voltada
para esta nova forma de realização do trabalho
5 – Normatização do novo Processo

PROCESSO Manuais

SUB PROCESSO Procedimentos

Instruções
ATIVIDADE ATIVIDADE ATIVIDADE ATIVIDADE
de Trabalho

Descrição de função
TAREFAS
Matriz de habilidades
Mapa de Competências
Normatizar (ou normalizar) é estabelecer, de forma
documentada, as normas (ou regras) para os procedimentos
inerentes a cada atividade de um processo
6 – Implantação do novo Processo

✓A implantação do novo processo implica

desenvolver etapas necessárias ao bom funcionamento
deste, quando da implementação.
✓As etapas da implantação são:
✓Treinamento do pessoal envolvido;
✓Divulgação das novas normas e manuais;
✓Teste do novo processo paralelamente com a
sistemática atual;
✓Implementação do novo processo (programação, e
preparação para o novo funcionamento).
7 – Gerenciamento do novo Processo

Workflow
É a ferramenta que possibilita automatizar,
racionalizar e potencializar processos por meio de dois
componentes implícitos: organização e tecnologia.
É definido como uma coleção de tarefas organizadas
para realizar um processo, quase sempre um negócio.
 Workflow

Workgroup
QUESTÕES QUE PODEM SER RESPONDIDAS
UTILIZANDO O FLUXOGRAMA

Enquanto elabora um fluxograma, é

importante ter em mente que ele
precisará ser capaz de responder as
seguintes questões

Quais são os pontos fortes e fracos do processo?

O processo desenhado pode ser remodelado a fim

de se tornar mais eficiente?

O processo em questão desempenha um papel

importante na empresa?
 o fluxograma também possibilita um maior
entendimento a respeito de temas como

Uma visão ampla e detalhada dos processos da

empresa.

Encontrar possíveis casos de desperdício.

Descobrir quando acontece os momentos de

tomada de decisão.

Ver como a informação é passada de um setor para

outro.

Sabes quais são os recursos da empresa que estão

envolvidos no processo.

Definir um padrão de trabalho