Procedimentos

Operacionais
Padrão

GESTÃO DE ESTOQUES

XYZ Processing Índia (P) Limitada

 Índice
Página nº.
Procedimentos Operacionais Padrão..............................................................................................................1
Índice..........................................................................................................................................................2
1. GERAL............................................................................................................................................4
1.1 VERSÃO CONROL................................................................................................................4
1.2 REGISTRO DE PROBLEMAS E COMENTÁRIOS.............................................................4
1.3 POPs RELACIONADOS.........................................................................................................4
1.4 PROPRIEDADE......................................................................................................................4
2. VISÃO GERAL DO PROCESSO..................................................................................................5
2.1 RESUMO DO PROCESSO.....................................................................................................5
2.2 SUBPROCESSOS...................................................................................................................5
3. PROCESSO DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS....................................................................6
3.1 FLUXOGRAMA DE PROCESSO..........................................................................................6
3.2 DESCRIÇÃO DO PROCESSO...............................................................................................6
4. PROCESSO DE EMISSÃO DE MATERIAL..............................................................................10
4.2 DESCRIÇÃO DO PROCESSO..................................................................................................11
5. MATERIAL ENVIADO EM BASES RETORNÁVEIS..............................................................13
5.1 FLUXOGRAMA DE PROCESSO........................................................................................13
5.2 DESCRIÇÃO DO PROCESSO.............................................................................................13
6. TRANSFERÊNCIA DE LOCALIZAÇÃO...................................................................................15
6.1 FLUXOGRAMA DE PROCESSO........................................................................................15
6.2 DESCRIÇÃO DO PROCESSO.............................................................................................15
7. VERIFICAÇÃO FÍSICA..............................................................................................................16
7.2 DESCRIÇÃO DO PROCESSO..................................................................................................17
8. CONTROLE PERPÉTUO DE ESTOQUE...................................................................................19
8.2 DESCRIÇÃO DO PROCESSO..................................................................................................20
9. MONITORAMENTO DE ESTOQUE..........................................................................................22
9.1 FLUXOGRAMA DE PROCESSO........................................................................................22
9.2 DESCRIÇÃO DO PROCESSO.............................................................................................22
10. DESCARTE DE ESTOQUE.....................................................................................................23
10.1 FLUXOGRAMA DE PROCESSO (DESCARTE DE MATERIAL DE QUALIDADE).....24
10.2 DESCRIÇÃO DO PROCESSO (DESCARTE DE MATERIAL DE QUALIDADE)..........24
10.3 FLUXOGRAMA DE PROCESSO (DESTINAÇÃO DE RESÍDUOS DA PRODUÇÃO). .25
10.4 DESCRIÇÃO DO PROCESSO (DISPOSIÇÃO DE RESÍDUOS DA PRODUÇÃO).........25
11. RECEBIMENTO DE SUBPRODUTOS NAS LOJAS.............................................................26
11.2 DESCRIÇÃO DO PROCESSO................................................................................................27
12. EXCEÇÕES E RESOLUÇÕES................................................................................................27

Página de
31
 13. CATÁLOGO E CALENDÁRIO DE RELATÓRIOS...............................................................28
14. Indicadores-chave de desempenho (KPI)..................................................................................29
15. GLOSSÁRIO..................................................................................................................................29
15.1 GLOSSÁRIO DE TERMOS UTILIZADOS............................................................................29
15.2 GLOSSÁRIO DE FLUXOGRAMAS......................................................................................29
16. ANEXOS........................................................................................................................................30
16.1 LISTA DE ANEXOS................................................................................................................30
1.1

Página de
31
 1. GERAL

1.1 VERSÃO CONROL

POP Projetado
Versão Descrição Data Avaliado por Aprovado por
nº. por

1 Rascunho

2 Final

1.2 REGISTRO DE PROBLEMAS E COMENTÁRIOS

Levantado Data
Ir. Não. Questões / Comentários Recomendações
por Prevista

1.3 POPs RELACIONADOS

Ir. Não. Código de Processo / Nome do Processo / SOP
SOP
1. --- Compras (excepto frutas e activos fixos)

2. --- Compras (Frutas)

3. --- Garantia da qualidade

4. --- Funções de Vendas

5. --- Controles de Produção

1.4 PROPRIEDADE

Departamento Matriz Localidades / Fábricas

Lojas --- Sr. Santosh Pandey

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31
 2. VISÃO GERAL DO PROCESSO

2.1 RESUMO DO PROCESSO

Este POP abrange procedimentos e diretrizes a serem seguidos para a gestão de Estoques de Frutas e Bens de
Capital. Todas as mercadorias são armazenadas na Loja Principal sob a custódia do Gerente da Loja. Essas
mercadorias são emitidas com base em uma Requisição de Material aprovada no ERP.
A Verificação Física Obrigatória é realizada para todos os itens na presença de pessoal que não seja a equipe de
custódia de estoque, de acordo com os planos pré-determinados. Além disso, os Controles Perpétuos de Estoque
são habilitados para determinadas categorias de estoque.
O POP também abrange procedimentos para identificação de Inventário em Movimento e Movimento Lento. É
convocada uma reunião do Comité de Operações e são tomadas as medidas adequadas para esse inventário.
Além disso, os processos de Transferências Interdepartamentais, Transferências Interarmazéns e Eliminação de
Estoque também são abordados neste POP.
Após a entrada do material, os aspectos qualitativos e quantitativos são verificados de acordo com as
especificações estabelecidas para o material recebido. Todos os detalhes técnicos/resultados da verificação de
qualidade dos itens especificados são registrados e mantidos no Módulo de Qualidade integrado ao ERP.

O objetivo desses procedimentos é garantir a entrada correta e oportuna dos materiais recebidos na fábrica e a
documentação adequada dos documentos comprobatórios para facilitar a aprovação precisa das contas.

2.2 SUBPROCESSOS
- Recebimento de Material
- Emissão de Material
- Material Enviado em Base Retornável
- Transferência de armazém
- Verificação física
- Controle Perpétuo de Estoque
- Monitoramento de Estoque
- Recebimento de Subprodutosem Lojas
- Alienação de Estoque

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31
 3. PROCESSO DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS
Gatilho: CHEGADA DO MATERIAL NA PORTA DA FÁBRICA
Fim: CONJUNTO DE DOCUMENTOS (INVOICE, CHALLAN, QA SLIP, WEIGHMENT SLIP, GRN ETC.) ENCAMINHADOS AO
DEPARTAMENTO DE CONTAS PARA

Contabilidade

Frequência: MÚLTIPLA; CADA VEZ QUE O MATERIAL CHEGA AO PORTÃO DA FÁBRICA

3.1 FLUXOGRAMA DE PROCESSO

3.2 DESCRIÇÃO DO PROCESSO

Responsabilida
Atividade de Processo
de
3.2.1 Portão de Entrada
- Na chegada do material na porta da fábrica, retire os documentos de compra do
pessoa portando o Material e verificar.
- Verifique o nome da XYZ na face dos documentos de compra e da condição física Segurança do
do Veículo juntamente com o Material Transportado. Portão de
- Permitir a entrada de material no portão de entrada e fazer a entrada no registro Entrada
de entrada de material
com base na triagem inicial do material e documentos e emitir um Token de
Descarga para a pessoa que transporta materiais.
- Apor Carimbo Interno na fatura ou challan mencionando o Portão de Entrada nº. e

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31
 Responsabilida
Atividade de Processo
de

Página de
31
 Executivo de loja íntima.

- A inscrição no Cadastro de Materiais deve ser feita em tempo real (imediata)

base.
- A intimação ao Departamento de Loja deve ser enviada imediatamente após a
entrada em
Registro Interno de Materiais.

2A
- O veículo deve entrar apenas pelo portão designado da fábrica.
- Verifique se o challan / fatura do fornecedor está no nome de "XYZ Processing
India (P)
Ltd" e o endereço correto da empresa é mencionado nele.
- Garantir que não há material não autorizado (material que não tenha
documentos adequados,
itens suspeitos etc.) entra na instalação sem a aprovação da autoridade
interessada.
- Todos os detalhes necessários devem ser inseridos no Registro de Entrada de
Materiais de acordo com o
formato definido.
- Uma vez entrados no interior da Fábrica, os veículos devem ser estacionados no
local designado
apenas espaço de estacionamento, antes da Pesagem / Liberação de QA /
Intimação para descarga etc. conforme aplicável.
- Se o espaço de estacionamento designado estiver totalmente ocupado, os
veículos devem ser estacionados
fora das dependências da fábrica e será permitida a circulação no interior
somente mediante disponibilidade da vaga de estacionamento.
- Os veículos não devem ser autorizados a entrar no local da fábrica à noite ou
permanecer
pernoite na fábrica (entre 22h e 6h).

Pontos de dados de entrada: Seguintes detalhes a serem capturados no Registro de

Entrada de Frutas:
- número de entrada do portão (número de série),
- data de entrada,
- Nome do Fornecedor,
- Descrição do Material,
- Quantidade do Material Recebido (Conforme os documentos acompanhados),
- Unidade de Medida (UOM),
- Nome do Transportador / Pessoa Transportadora de Material,
- Número do Token de Entrada,
- Tempo interior,
- Tempo para fora,
- Assinatura doPessoa de segurança,
- Observações, se houver, específicas para o Interior dos Materiais.
Pontos de dados de saída: Inscrição no Registro de Entrada de Materiais

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 Responsabilida
Atividade de Processo
de
3.2.2 Verificação de documentos de materiais e descarga de materiais
Ao receber a intimação da Segurança do Portão de Entrada, Receba Documentos
Materiais da pessoa portadora de Materiais e verifique Nome do Fornecedor, Item
Recebido, Referência ao PO etc.

Se for necessária a pesagem:

- Instruir o condutor do veículo a deslocar-se do veículo em direção à Ponte de
Pesagem
- Obter o Peso Bruto do Veículo e preparar a Folha de Pesagem
- Descarregar os Materiais no local de armazenamento designado
- obter tara, peso do veículo e peso líquido dos materiais;
- Reconhecer a cópia do challan de entrega do motorista e devolver com a
instrução
para se deslocar para fora da fábrica

Se a pesagem não for necessária: Loja–

- Instruir a pessoa que transporta materiais a descarregar os materiais no local No comando
designado
área de armazenamento
- Verificar fisicamente a quantidade dos materiais (Contagem Física, Balança etc.)
- Reconhecer a cópia do challan de entrega do motorista e devolver com a
instrução
para se deslocar para fora da fábrica

O material deve ser descarregado dentro de 2 horas após a entrada dentro do

2 GH
portão da fábrica.

X
- Nenhum material não autorizado (material sem documentos adequados,
suspeito
itens, mercadorias danificadas etc.) deve ser autorizada a descarga sem a
aprovação da autoridade interessada.

3.2.3 - Certifique-se
Preparação da GRNde que o veículo está devidamente estacionado e que nenhum
PO no ERP
- Após o descarregamento dos Materiais, Identificar a ordem de compra contra a
qual o material é recebido
e fazer GRN em ERP.
- O Affix ERP gerou um número de referência único (GRN No.) na compra
documentos e encaminhamento de documentos ao Departamento de Contas para Loja–
prestação de contas. No comando
- Intime a equipe de controle de qualidade caso seja necessária uma verificação de
qualidade.

Sem PO no ERP
- Caso o PO não tenha criado até o momento da descarga dos materiais, follow-up
com a Equipe de Compras para criação de PO no ERP.

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 Responsabilida
Atividade de Processo
de
processo de criação.
- Uma vez que a OC é criada, faça GRN contra a OP; sistema de afixo gerado
exclusivo
número de referência (número GRN) nos documentos de compra e
encaminhamento de documentos ao Departamento de Contas para fins contábeis.
- Intimidade do Executivo de QA caso seja necessária uma verificação de qualidade.
Consulte o SOP para 'Garantia de Qualidade' para o Processo de QA.
- Caso sejam realizados testes de QA, com base nos resultados de QA, prepare a
GRN em
ERP.

- A GRN deve ser preparada no prazo de 1 dia após a descarga do material.

- Da mesma forma, todos os Documentos de Compra devem ser enviados para o
Departamento de Contas
dentro de um dia.

•4
- Nenhum GRN é preparado sem levantar uma OP.
- As mercadorias recebidas são conforme especificação e termos em OP; a
aprovação é tomada em
os casos com desvios nas especificações de qualidade.
- As mercadorias são mantidas no local apropriado até que a GRN seja feita para
evitar roubo / dano.
- Vários GRNs serão preparados caso os materiais tenham sido recebidos contra
diferentes ordens de compra na mesma fatura.
- A GRN não deve ser impressa. Em vez disso, apenas o Número GRN deve ser
mencionado em
os Documentos de Compra para fins contábeis e de referência futura.

Pontos de dados de entrada: Deslizamento de pesagem / QA Slip (Com

especificações de qualidade desejadas, se houver)
Pontos de dados de saída: GRN no ERP (Quantidade Recebida, Quantidade
Aceita/Rejeitada, Fatura/Data de Entrega etc.)

4. PROCESSO DE EMISSÃO DE MATERIAL

Trigger: REQUISIÇÃO DE MATERIAL PELO USUÁRIO
Fim: EMISSÃO DE MATERIAL COM AVISO DE RECEBIMENTO PELO USUÁRIO
Frequência: MÚLTIPLA; CADA VEZ QUE A REQUISIÇÃO DE MATERIAL É LEVANTADA PELO USUÁRIO

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31
4.1 FLUXOGRAMA DE
PROCESSO

4.2 DESCRIÇÃO DO PROCESSO

Responsabilida
Atividade de Processo
de

4.2.1 Requisição de Materiais

Mediante solicitação, Levante Requisição de Material no ERP preenchendo os
seguintes detalhes:
- Item necessário,
- quantidade necessária,
- Prazo de entrega, se houver é qualquer específico,
1 Anotações
Na Requisição de Material pelo usuário, um Alerta ERP será dado Utilizador
automaticamente à Loja - Executivo para emissão de material. (levantamento de
2 g requisição para o
- Especificações desejadas, incluindo prioridade se alguma for inserida no ERP ao material)
elevar o
Requisição de Material.
- A requisição deve ser levantada apenas caso os materiais desejados não
estejam em mãos.
- Vários itens não devem ser requisitados em relação ao único código de item.
O Código do Item separado deve ser criado no ERP se o Item necessário não for
dominado.
Consulte SOP para 'Criação Mestre' para o processo de Criação Mestre de
Item.

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31
 Responsabilida
Atividade de Processo
de
Pontos de dados de saída: requisição de material

4.2.2 Verificação da disponibilidade de material

- Ao receber a intimação para Requisição de Material, verifique se o requisito
O material está disponível em outro departamento.
- No caso de haver material ocioso deitado com qualquer outro departamento,
íntimo o
HOD interessado através de e-mail para devolver o material ocioso.
- Caso o material não esteja disponível em nenhum outro departamento, verifique
o material
disponibilidade na Loja e Problema. Se não estiver disponível, levante uma
Requisição de Compra para o Departamento de Compras.
(Consulte o POP na compra – exceto frutas e ativos fixos para o processo
de compra de materiais.) Loja–
No comando

A disponibilidade deve ser identificada em até um dia após o recebimento da

Requisição de Material
Um
- Caso o material esteja em fase de testes, ele deve ser considerado como
disponível para emissão somente após a obtenção da aprovação por escrito da GQ.

Pontos de dados de entrada: Requisição de Materiais

Pontos de dados de saída:
- Intimação ao HOD, caso haja material disponível em outro departamento
4.2.3 Tema Relevante
- Emitir o Material disponível na Loja para o Usuário. Para emitir materiais,
selecione
Item, Quantidade, Departamento e demais detalhes necessários no Diário de
Movimentação no ERP e Emissão dos Materiais.
- Tire a impressão da Nota de Emissão de Material e assine-a pelo usuário para
registro
durante a entrega do material, caso a aprovação seja dada pelo Gerente da Loja.
Loja–
No comando
O material deverá ser emitido imediatamente após sua disponibilização nas Lojas

2g
- O material deve ser emitido com base no FIFO ou na ordem de data de validade.
- O material não deve ser emitido sem a atualização do nível de estoque no ERP.
- As Datas de Expiração / Validade dos Materiais devem ser acompanhadas
regularmente e
portanto, os materiais devem ser emitidos.

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 5. MATERIAL ENVIADO EM BASES RETORNÁVEIS
Gatilho: IDENTIFICAÇÃO DA NECESSIDADE DE ENVIO DE MATERIAL EM BASES RETORNÁVEIS
Fim: RECEBIMENTO DO MATERIAL COM O PASSE DO PORTÃO
Frequência: CONFORME A EXIGÊNCIA

5.1 FLUXOGRAMA DE PROCESSO

5.2 DESCRIÇÃO DO PROCESSO

Responsabilida
Atividade de Processo
de
5.2.1 Identificação do requisito
Identificar o Requisito para que o Material seja enviado para fora da Planta e obter a
aprovação do respectivo HOD.
O material pode ser enviado para fora da fábrica nas seguintes duas situações,
basicamente:
Material enviado para Reparos
Departamento de
Levantar Requisição de Serviço no ERP e gerar Serviço PO. No Service PO, Usuários
mencione o Item, Detalhes dos Reparos necessários, Data Prevista de Devolução etc.
(Consulte o SOP para 'Compra - Exceto Frutas e Ativos Fixos' para criar o
Serviço PO)

Assim que o Service PO for gerado, envie o material para a Loja juntamente com as
instruções para preparar o Returnable Gate Pass.

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 Material enviado por Outros Motivos
Envie material para a Loja e informe o Executivo da Loja para preparar um Passe de
Portão Retornável.
5.2.2 Preparação do Gate Pass
- Prepare o passe do portão ao receber uma intimação do departamento de
usuários.
- Informe o material de saída, quantidade, meta / data prevista de retorno, pessoa
Responsável pelo Follow-up etc.
- Uma vez requisitado, o pedido seguirá para aprovação do aprovador
autoridade.
- Se alguma alteração precisar ser feita no Gate Pass, altere o gate pass de acordo
com
as observações da autoridade aprovadora.
Lojas –
- Imprima o passe do portão, assine e envie junto com o material. Responsável

O Gate Pass deve ser aprovado no prazo de um dia após o recebimento da

intimação do departamento de usuários.
g
- O passe Gate deve conter a data prevista de devolução do material de saída.

Pontos de dados de entrada: PO de serviço

Pontos de dados de saída: Return Gate Pass
5.2.3 Aprovação no Gate Pass
- Verifique o material a ser enviado em base retornável e o Gate Pass feito pelo
Executivo de Loja.
- Aprovar o Gate Pass no ERP com base na exigência.
- Rejeitar o Gate Pass se o material estiver sendo enviado por motivos ilegítimos ou
o Gate
O passe está incompleto w.r.t. os detalhes.

Autoridade de
aprovação
O Gate Pass deve ser aprovado em até um dia após o recebimento da intimação
do Executivo da Loja.
p
- Certifique-se de que o material está sendo enviado por motivos genuínos e
legítimos.

Pontos de dados de entrada: PO de serviço

Pontos de dados de saída: Return Gate Pass

5.2.4 Preparação do Gate-In Entry Lojas–

No momento do recebimento de volta do material enviado em bases retornáveis, No comando
receba o material conforme o processo pré-definido (Consulte a Seção 3.2 -
Processo de Recebimento de Material)
Marque uma entrada na referência Returnable Gate Pass no ERP. Mencione a data
real de recebimento e mencione a observação para o Passe de Portão Retornável.

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 dia do recebimento da mercadoria.

- Certifique-se de que a entrada de entrada esteja marcada no Passe de portão

retornável.
- O material enviado em bases retornáveis deve ser monitorado regularmente e
deve ser

6. TRANSFERÊNCIA DE LOCALIZAÇÃO
Gatilho: EXIGÊNCIA DE MATERIAL E IDENTIFICAÇÃO DE MATERIAIS OCIOSOS DEITADOS COM O OUTRO LOCAL
Fim: RECONHECIMENTO DOS MATERIAIS RECEBIDOS DO OUTRO LOCAL
Frequência: COMO POR A EXIGÊNCIA

6.1 FLUXOGRAMA DE PROCESSO

6.2 DESCRIÇÃO DO PROCESSO

Responsabilida
Atividade de Processo
de
6.2.1 Transferência de Material
- Ao receber uma intimação da equipe da loja, identifique o material ocioso
disponível no piso.
- Transfira o Material para a Loja através do Diário de Movimentação de Estoque.
- Obter aprovação da Autoridade de Aprovação. Utilizador
- Uma vez aprovado pela autoridade aprovadora, prepare uma nota de
devolução de material
com o Item, Quantidade, Motivos da Transferência etc.
- Devolva o material para a equipe da loja e obtenha o reconhecimento. Arquive
uma cópia do
a nota de devolução reconhecida e entregar outra cópia à Loja - Executivo.

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 Responsabilida
Atividade de Processo
de

O material deverá ser enviado em até um dia após o recebimento do formulário

de intimação da Loja – Equipe.
•
- As transferências interdepartamentais de material não devem ser feitas
diretamente e
deve ser encaminhado através de Lojas.
- Caso alguma alteração seja necessária, as alterações necessárias serão
realizadas
Pelo usuário e novamente o pedido irá para a aprovação da autoridade
aprovadora.

Pontos de dados de entrada: Intimação do Executivo da Loja

Pontos de dados de saída: Nota de retorno de material
Referência a Formulários / Modelos / Políticas: Formato para Nota de Devolução de
Material
6.2.2 Aprovação para Transferência do Material
Após o recebimento da intimação do ERP, verifique o Item, Local, Motivos da
Transferência etc. e aprove/rejeite a solicitação.
Respectivos
HODs
departamentais
A rejeição da aprovação deve ser dada no prazo de 1 dia após o recebimento da
requisição para Transferência de Material.

6.2.3 Recebimento de Material

Receber o material do usuário e reconhecer a Nota de Transferência de Material.
Mencione a Data de recebimento na Nota de Transferência de Material. Loja - Executivo
Mantenha uma cópia da Nota de Transferência de Material com os registros da Loja e
Devolva uma cópia reconhecida para os registros do usuário.

7. VERIFICAÇÃO FÍSICA
Gatilho: PLANO DE VERIFICAÇÃO FÍSICA
Fim: AÇÃO ADEQUADA PARA AJUSTES DE ESTOQUE, SE HOUVER, E APROVAÇÃO DAS TRANSAÇÕES CONTÁBEIS
Periodicidade: ANUAL

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7.1 FLUXOGRAMA DE
PROCESSO

7.2 DESCRIÇÃO DO PROCESSO

Responsabilida
Atividade de Processo
de

7.2.1 Planejando a verificação física

- Extraia a declaração de estoque do ERP de acordo com a Categorização ABC.
- Preparar um plano e agendar a verificação física em consulta com o
respectivo HOD.
- Faça as alterações necessárias, se necessário, no Plano de Verificação Física, de
acordo com
Financiar/
as observações da Autoridade de Aprovação.
Auditoria Interna
- Definir data limite para movimentação de estoque no momento da verificação Equipe
física
atividade e cronograma de encaminhamento para a equipe de verificação física.
- Intimar a agenda para a Planta-GM e HODs preocupados.
- Baixe a lista de inventário depois de garantir que todas as entradas pendentes
sejam registradas
no ERP e entrega para a Equipe de Verificação Física.

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31
 Responsabilida
Atividade de Processo
de

2 - Procedimento de corte deve incluir hora exata para corte de recebimentos,

despachos
e outros movimentos.
- Garantir que a GRN de todos os materiais tenha sido contabilizada antes da
geração
de relatório de estoque do ERP.
- Entrada de existências fisicamente transferidas de um departamento para
outro deve ser passado no ERP antes da geração do relatório de estoque do
ERP.
- Certifique-se de que a lista de estoque não contenha quantidade de estoque
conforme o ERP.
- A Equipe de Verificação Física não deve incluir a pessoa da mesma
departamento / Guardião de Estoque para garantir a segregação de funções.

Pontos de dados de entrada: relatório de inventário

7.2.2 Realização de Verificação Física
- Receber lista de inventário para verificação física e realizar verificação física
conforme cronograma.
- Mencionar contagem do estoque na folha de verificação física e obter
reconhecimento do respectivo HOD.
- Registre a contagem física no ERP e Encaminhe a verificação física do estoque
Folha para o departamento de Contabilidade.

1 Notas
De acordo com o requisito, membros da produção, qualidade, etc., podem ser
incluídos com base na extensão da verificação. No entanto, a verificação deve ser
supervisionada por pessoas normalmente não preocupadas com a manutenção de
estoques.
•
- As equipes para verificação física do estoque devem ser compostas por
representantes
dos Departamentos de Contas e Custódia. Físico
Equipe de
- Produtos acabados para os quais foram geradas faturas no ERP, mas que Verificação
não são expedidos para clientes devem ser mantidos separadamente e não
devem ser considerados para a verificação física. Se considerada, a devida
reconciliação deve ser realizada.
- A movimentação de estoque deve ser completamente interrompida durante a
realização de atividades físicas.
verificação.
- No caso de materiais a serem verificados com a ajuda do equipamento
(pesagem
máquinas, fitas etc.), garantir que os equipamentos utilizados estejam calibrados
e mostrem as medidas corretas.
- Uma vez verificado, coloque uma marca distintiva no inventário verificado para
evitar a duplicação
Contando.
- Quaisquer itens encontrados em condições danificadas / não utilizáveis devem
ser apropriadamente
marcado em folhas de contagem de estoque para fácil referência.

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 Responsabilida
Atividade de Processo
de
materiais em área fechada etc. são seguidos.

Pontos de dados de entrada: Folha de Lista de Inventário

Pontos de dados de saída: Contagem Física do Inventário
Referência a Formulários / Modelos / Políticas: Política de Inventário (Diretrizes
w.r.t. a Verificação Física)
7.2.3 Reconciliação de Estoque
- Receba a Folha de Verificação Física de Inventário da Equipe de Verificação
Física.
Avalie as variâncias, se houver, entre o Inventário ERP e o Inventário verificado
fisicamente.
- Em caso de não diferença, o processo termina aqui.
- Em caso de desabastecimento, identifique a criticidade.
- Em caso de desvios importantes, reconte e verifique novamente o nível de
estoque dos itens críticos. Em
caso de variâncias não críticas:
V Procure razões apropriadas para as variações dos departamentos
interessados.
V Avaliar o impacto e avaliar as razões fornecidas pelos departamentos.
V Se as faltas forem reconciliadas, registre as explicações apropriadas, obtenha
aprovação
junto das autoridades competentes e preparar os pormenores necessários Departamento de
para efectuar ajustamentos contabilísticos nos livros. Contas
- Em caso de pequenos desvios, ajuste o estoque no ERP através do Diário de
Estoque.
- Se houver excesso de estoque:
V Identificar documentos contábeis relevantes para verificar problemas não
registrados ou
recebimento contabilizado mais do que o real no ERP, se houver.
V Se não forem identificados motivos para o excesso de estoque, prepare uma
nota para atualizar os estoques
em ERP.
V Passe na Entrada de Ajuste de Estoque no ERP e obtenha aprovação da
aprovação
autoridade.

A Reconciliação de Inventário deve ser realizada em até 2 dias após a

8. CONTROLE PERPÉTUO DE ESTOQUE

Trigger: RELATÓRIO DE INVENTÁRIO DO ERP
Fim: AJUSTE DE ESTOQUE NO ERP
Periodicidade: ANUAL / TRIMESTRAL / MENSAL

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31
8.1 FLUXOGRAMA DE
PROCESSO

8.2 DESCRIÇÃO DO PROCESSO

Responsabilida
Atividade de Processo
de
8.2.1 Realização de Verificação Física
- Faça o download do extrato de estoque e identifique o estoque que requer
perpétuo
Controle.
- Realizar verificação física e registrar a contagem física.
- Obter aprovação dos respectivos HODs.
- Descubra as variações de estoque de acordo com o ERP e estoque de acordo
com o físico
Contar.
- Encaminhar a Folha de Verificação Física juntamente com a Declaração de
Loja - executiva
Variação para a Loja
Gestor para aprovação.

Categoria A – Mensal, Categoria B – Trimestral, Categoria C – Anual

9
- Os documentos para verificação de estoque devem estar devidamente
assinados e arquivados.
- Produtos acabados para os quais foram geradas faturas no ERP, mas que
não são expedidos para clientes devem ser mantidos separadamente.

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 Responsabilida
Atividade de Processo
de
medição.
- Uma vez verificado coloque uma marca distintiva no inventário verificado para
evitar o dobro
Contando.
- Quaisquer itens encontrados em condições danificadas / não utilizáveis devem
ser apropriadamente
marcado em folhas de contagem de estoque para fácil referência.
- Garantir que a GRN para todo o material deve ser contabilizada antes da
geração de
relatório de estoque do ERP.
- Entrada de existências fisicamente transferidas de um departamento para
outro deve ser passado no ERP antes da geração do relatório de estoque.

Pontos de dados de entrada: lista de inventário

Pontos de dados de saída: Inventário conta com as variâncias, se houver
Referência
deaVariâncias
Formulários / Modelos / Políticas: Política de Inventário (Diretrizes
8.2.2 Avaliação
- Receba a Folha de Verificação Física de Estoque junto com a Folha de Variação
de
a Loja – Executiva. Caso as variações sejam críticas, identifique os motivos e
decida se o Ajuste de Estoque é necessário no ERP.
- Caso seja necessário Ajuste de Estoque, encaminhe a lista de estoques
necessários
adequação ao Departamento de Contas. Loja – Gerente

As variações devem ser avaliadas em até um dia após a Verificação Física do

Inventário.
Pontos de dados de entrada: Relatório de Estoque de Estoque
Pontos de dados de saída: Cronograma de verificação física com lista de inventário
8.2.3 Reconciliação de Estoque
Tomar as devidas providências para desvios e ajustar estoque no ERP.
Se forem encontradas escassez:
- Buscar razões apropriadas para desvios de departamentos
- Avaliar o impacto e avaliar as razões fornecidas pelos departamentos.
- Em caso de desabastecimento, as explicações adequadas devem ser
registados e aprovados pelas autoridades competentes e preparar os
pormenores necessários para efectuar ajustamentos contabilísticos nos livros.
Se houver excesso de estoque: Departamento de
Contas
- Identificar documentos contábeis relevantes para verificar problemas não
registrados ou recebimentos
contabilizado mais do que o real no ERP, se houver.
Caso não sejam identificados motivos para excesso de estoque, prepare nota para
atualização de estoques no ERP.

Passe na Entrada de Ajuste de Estoque no ERP e obtenha aprovação da autoridade

aprovadora.
Pontos de dados de entrada: relatório de variância

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31
 9. MONITORAMENTO DE ESTOQUE
Gatilho: --
Fim: ACOMPANHAMENTO DO STATUS DO ESTOQUE E REPORTE AO COMITÊ DE OPERAÇÕES
Periodicidade: MENSAL

9.1 FLUXOGRAMA DE PROCESSO

9.2 DESCRIÇÃO DO PROCESSO

Responsabilida
Atividade de Processo
de
9.2.1 Identificação de Inventário Não Móvel/Lento
- Extraia o Relatório de Envelhecimento de Estoque do ERP e identifique
Movimentos Inconstantes e Lentos
movendo o inventário de acordo com a política definida.
- Preparar uma lista de itens que não se movem / que se movem lentamente e
encaminham para os itens em questão
HODs. Loja - Gerente

Lista de itens não móveis / lentos deve ser preparada mensalmente dentro de 7
dias do final do mês.

Pontos de dados de entrada: Relatório de Envelhecimento do Inventário

9.2.2 Avaliação e Identificação de Razões
- Receba a lista de Inventário Não Móvel e Lento da Loja – Gerente. HODs
Avalie e identifique as razões para itens lentos e sem movimento junto com o

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 Responsabilida
Atividade de Processo
de
plano de utilização.
- Depois de incorporar as respostas para os Planos de Utilização do Não Móvel e
Estoque lento, encaminhe os motivos para o Executivo de Loja.

O Plano de Utilização deverá ser distribuído à Loja – Executivo em até 2 dias

após o recebimento da lista de Estoques Não / Movimentação Lenta.

Um
' Garantir que os documentos e comprovantes adequados sejam mantidos pelos
motivos
cedido à Equipe da Loja.

Pontos de dados de entrada: Lista de Inventário em Movimento / Movimento Lento

Pontos de dados de saída: Razões para o não movimento / lentidão do inventário /
9.2.3 plano de utilização
Consolidação e relatórios finais
- Receba o plano de utilização do departamento sábio para inventários não / de
movimento lento
e Consolidar as informações recebidas de vários HODs.
- Preparar uma apresentação final no formato necessário.
- Encaminhe a apresentação para Gerente de Loja / Planta GM.

Loja – Executivo
A Apresentação Final deverá ser encaminhada ao Gerente de Loja/GM da
Fábrica em até dois dias.

Pontos de dados de entrada: Razões para não mover / mover lentamente o

inventário / Plano de utilização
Pontos de dados de saída: Relatório sobre estoque em movimento / lento
Referência a Formulários / Modelos / Políticas: Formato da Apresentação para o
Comitê de Operações
9.2.4 Discussão e Implementação do Plano de Utilização
- Apresentar o Plano de Utilização na Reunião do Comitê de Operação.
- Avalie o relatório de itens lentos e não móveis e finalize o plano de utilização.
- Divulgar o plano de acção aprovado na reunião às pessoas interessadas e
acompanhamento de planos de ação anteriores discutidos com os resultados
alcançados. Comitê de
Operações

-
g A
Garantir que o status do plano aprovado seja monitorado regularmente.

10. DESCARTE DE ESTOQUE

Gatilho: REJEIÇÕES DE MERCADORIAS/RESÍDUOS DE PRODUÇÃO

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Fim: MOVIMENTO EXTERNO DE REJEIÇÕES/RESÍDUOS DA PLANTA
Frequência: BASE DE REQUISITOS

10.1 FLUXOGRAMA DE PROCESSO (DESCARTE DE MATERIAL DE QUALIDADE)

10.2 DESCRIÇÃO DO PROCESSO (DESCARTE DE MATERIAL DE QUALIDADE)

Responsabilida
Atividade de Processo
de
10.2.1 Rejeição de Inventários
Na rejeição de Materiais pela Equipe de Garantia da Qualidade / Outro Pessoal
Autorizado, Separe o Material de Outros Bons Materiais e Marque o material como
sucata/rejeitado. Qualidade /
Autorizado
Pessoa
g
- Somente materiais não utilizáveis devem ser rejeitados.

10.2.2 Segregação de Estoques Lojas –

- Mova o material rejeitado para o local designado. Gerente

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 Responsabilida
Atividade de Processo
de
- Avalie se os estoques rejeitados têm valor de venda.
V Os estoques com valor de venda serão vendidos com a Nota Fiscal de
Vendas.
(Consulte o SOP de Vendas para o processo de faturamento de vendas)
V Estoques com valor de venda zero serão baixados do ERP com aprovação
de Autoridade Homologadora e destituído em conformidade.
10.2.3 Baixa de Estoque
Baixa o material no ERP com a quantidade de rejeição e perda de carga para o P/L da
Conta.
Contas -
1 Notas
Executivo
«= Na baixa, uma intimação irá para a autoridade aprovadora para aprovação.

O material deve ser baixado no ERP assim que for descartado fisicamente.

10.2.4 Aprovação para Baixa de Estoque

Autoridade de
Após o recebimento da intimação do ERP, analise o pedido de Baixa de Inventário. aprovação
Aprovar a solicitação de Baixa no ERP.

10.3 FLUXOGRAMA DE PROCESSO (DESTINAÇÃO DE RESÍDUOS DA

PRODUÇÃO)

10.4 DESCRIÇÃO DO PROCESSO (DISPOSIÇÃO DE RESÍDUOS DA PRODUÇÃO)

Responsabilida
Atividade de Processo
de

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10.4.1 Coleta de Resíduos da Produção
- Obter tara dos veículos que transportam resíduos de produção. Produção – Shift
- Carregar Veículos com os Resíduos da Produção e obter Peso Bruto e Líquido In-charge
Peso.

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 Responsabilida
Atividade de Processo
de
- Despeje novamente os resíduos da produção nos tanques designados.
- Registre os detalhes dos Resíduos no Diário de Bordo Manual.

e- Os Resíduos de Produção devem ser regularmente transportados para os

Tanques de Resíduos de Produção em
o Pátio de Resíduos.
- O carregamento do veículo deve ser monitorado para garantir que os resíduos
não sejam espalhados
aqui
10.4.2 Registros deeResíduos
ali na PlantnoPremise.
ERP O Veículo deve estar devidamente estacionado
Registro de Quantidade de Desperdício contra a Ordem de Produção no ERP no
momento do Fechamento da Ordem de Produção. Produção – Shift
In-charge
Os resíduos devem ser registrados contra a Ordem de Produção no ERP no
momento do Fechamento da Ordem de Produção.

10.4.3 Baixa de Estoque

Baixa o material no ERP com a quantidade de Resíduos de Produção registrada
contra a Ordem de Produção e cobra perda na Conta P/L.
Contas -
Executivo
O material deve ser baixado no ERP assim que for movido para os Tanques de
Resíduos no Pátio de Resíduos e registrado na Ordem de Produção.

10.4.4 Aprovação para Baixa de Estoque

Autoridade de
Após o recebimento da intimação do ERP, analise o pedido de Baixa de Inventário. aprovação
Aprovar a solicitação de Baixa no ERP.

11. RECEBIMENTO DE SUBPRODUTOS NAS LOJAS

Gatilho : GERAÇÃO DE SUBPRODUTOS Fim : SUBPRODUTOS ARMAZENADOS NAS LOJAS Frequência: CONTÍNUA

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 11.1 FLUXOGRAMA DE
PROCESSO

11.2 DESCRIÇÃO DO PROCESSO

Responsabilida
Atividade de Processo
de
11.2.1 Envio de Subprodutos para Lojas Produção – Sr.
Consulte o SOP para controles de produção Gerente

11.2.2 Recebimento de Subprodutos nas Lojas

- No recebimento dos Subprodutos na Loja, Confirme a quantidade de Subprodutos
no ERP.
- Armazene os subprodutos na área designada de acordo com as diretrizes
definidas.

Lojas –
Responsável
Confirme e armazene os subprodutos recebidos imediatamente após o
recebimento.
.g
- Certifique-se de que os subprodutos sejam armazenados de forma segura no
local designado.

Pontos de dados de entrada: Quantidade de subprodutos

12. EXCEÇÕES E RESOLUÇÕES

Ir. Resoluções e Referência da

Exceção Observações
Não. Ações a serem Tomadas atividade
1. Material indeferido Caso o material recebido no portão seja rejeitado Secção 3.2.1 ---
enquanto inicial durante a triagem inicial pela segurança do portão,
Triagem na porta da uma aprovação via E-Mail deve ser retirada do
fábrica HOD da fábrica/compra e só então o

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Ir. Resoluções e Referência da
Exceção Observações
Não. Ações a serem Tomadas atividade
veículo será autorizado a entrar na fábrica.
2. Material indeferido Caso o material seja rejeitado durante a Secção 3.2.2 ---
enquanto verificação física pelo Executivo da Loja, uma
verificação aprovação via E-Mail deve ser retirada da
por o Loja fábrica/compra do HOD e só então o material
Executivo poderá ser descarregado.
4. Material recebido Nesses casos, geralmente a pesagem não é Secção 3 ---
em mão, motoboy, necessária. Os Itens serão contados fisicamente
etc. pela pessoa da Loja e, consequentemente, a GRN
será preparada.
5. Material Nesse caso, a aprovação será feita pela Planta – Secção 4 Material será
GM e respectivo HOD no prazo de 1 dia. emitido sem
Questão Levantar um
sem Requisição requisição É
ERP somente em
caso de
emergências.
6. Material enviado em Nesses casos, será feito acompanhamento com a Secção 5 ---
retornável base pessoa interessada. Se não for para ser recebido,
não recebido de deve ser baixado e cobrado na conta P&L.
volta
Encaminhar processo de descarte de materiais
7. Diferença na A conciliação será feita com o ERP Qtd. (Ordem Ponto 10.2.2 ---
quantidade de de Produção) e diferenças acordadas, se houver a
por serem aprovadas pela Produção – Sr. Gerente.
produtos enviados
pelo Produção
Departamento. e
recebido em o
Lojas

13. CATÁLOGO E CALENDÁRIO DE RELATÓRIOS

Reportando- Referência ao
Ir. Objetivo / Descrição
Nome do Relatório Responsável Frequência formato, se
Não. Detalhada do Relatório se a
houver
---
Atraso em GRN preparada após dois Lojas – Produção –
Mensalmente,
1. preparação de dias do recebimento dos antes do dia 7 do

Gerente GM
GRN Materiais seguinte
mês

Demora nas Detalhes do item e atraso Lojas – Produção – O mesmo que ---
2.
emissões de nos problemas, juntamente Gerente GM acima
materiais com os motivos
Número de dias de ---
estoques de matérias- Produção –
Estoque Análise primas / produtos acabados Lojas – GM / O mesmo que
4.
Relatório comparação com padrõese Gerente Controller acima
comparação dos últimos 3 Financeiro
meses
Desvio no Estoque Produção – De acordo ---
Estoque Variação Contas –
5. conforme Registros ERP e GM / com o
Relatório Gerente
Contagem Física Controller cronograma
Financeiro PV

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 14. Indicadores-chave de desempenho (KPI)
Ir.
Responsabilid Reportand
Não Medir Unidade / Particularidades Frequência
ade o-se a
.

15. GLOSSÁRIO

15.1 GLOSSÁRIO DE TERMOS UTILIZADOS

Prazo Descrição

FIFO Primeiro a entrar primeiro a sair

GRÃO-
Gerente geral
MESTRE
GRN Nota de Entrada de Mercadorias

HOD Chefe de departamento

P/L Lucros e perdas

PO Ordem de compra

QA Garantia da qualidade

15.2 GLOSSÁRIO DE FLUXOGRAMAS

Atividade por
E-Mail/
Telefone
Fluxo de Fluxo de
trabalho trabalho
de acordo de acordo
com a com
Processo matriz a
Atividad
pré- definida matriz
e
definido
Manual

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 16. ANEXOS

16.1 LISTA DE ANEXOS

Documento
Ir. Não. Descrição Documento
Ref. Número
Política de Gestão de Estoques ---
(Diretrizes para Classificação ABC, Níveis de
1. Estoque, Classificação de Itens Não / Movimentação
Lenta, Verificação Física, Emissão de Materiais,
Controles Perpétuos, Método de Movimentação de
Estoque etc.)
---
2. Registro de Entrada de Materiais
Folha de Verificação Física (Folha de Contagem de ---
3.
Materiais)
---
4. Deslizamento de Pesagem

5. Mestre de Item – Parâmetros Críticos Apêndice – I

6. Classificação de Estoque Anexo – II

7. Cronograma de verificação física de estoque ---

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 APÊNDICE I : ITEM MESTRE - PARÂMETROS CRÍTICOS

Nível de Estoque utilizado no Sistema de Controle de Estoque Fórmulas

O nível mais baixo para o qual as existências devem normalmente ser

Min = Nível de Reordenação – (uso médio no período
Nível Mínimo autorizadas a descer e é mantido como depósito regulador a disponibilizar em
médio de entrega)
situações de não entrega por um fornecedor»
Níveis de Estoque

O nível mais alto ao qual as ações devem ser normalmente autorizadas a subir,
Max = Nível de Reordenação + Qtde de Reordenação -
Nível Máximo caso contrário, muito capital de giro é amarrado, sacrificando assim a liquidez, e
(uso mínimo no periiod mínimo de entrega)
há risco de perda por deterioração e obsolescência.

Nível de Este é o nível em que uma ordem seria normalmente levantada". Ele leva em
Re-Order = uso máximo * período máximo de entrega
reordenação conta o uso máximo no período máximo de entrega

Estoque de segurança é o estoque detido por uma empresa que excede sua
Nível de Estoque de segurança = (uso diário máximo – uso médio
exigência para o prazo de entrega. As empresas mantêm estoque de segurança
Segurança diário) * Lead Time
para se proteger contra a falta de estoque.

Quantidade de Esta é a quantidade que é mais econômica para encomendar, pois minimiza os
EOQ = (2AP/S)^2
ordem EcoNomic custos de encomenda e os custos de transporte

É o tempo decorrido entre a colocação de uma

Tempo de É o custo incorrido no momento de encomendar o item e
encomenda e a recepção efectiva da mercadoria Custo do pedido
espera garantir seu fornecimento.
Outro parâmetro crítico

encomendada

Custo incorrido para manter o volume de estoque e

ABC Classificação do Inventário conforme princípio de Custo de medido como uma porcentagem do custo unitário de um
Classificação ALFREDO PARETO para controle seletivo. Transporte
item.

A Avaliação de Estoque é um aspecto importante e muito É o método de controlar a lista de estoque em intervalos
Inventário Controle
dinâmico, pois afeta o Custo dos Produtos Vendidos no regulares de recebimento e emissão para facilitar a
Avaliação Perpétuo
Resultado da Empresa. verificação regular.

A: Demanda anual em Unidades

P: Custo de fazer um pedido
S: Custo de transporte de uma unidade
por um ano

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