APRENDIZAGEM EM

PROCESSOS
ADMINISTRATIVOS

Ana Luiza Leonardo Ferreira

ana.gerencial@gmail.com
PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO
DO TRABALHO
 1 – TRABALHO E EMPRESA
NÃO É COMIGO

Esta é uma historinha sobre quatro pessoas: TODO

MUNDO, ALGUÉM, QUALQUER UM e NINGUÉM.
Havia um importante trabalho para ser feito e TODO
MUNDO tinha certeza de que ALGUÉM o faria.
QUALQUER UM poderia fazê-lo, mas NINGUÉM o fez.
ALGUÉM se zangou, porque era um trabalho de TODO
MUNDO.
TODO MUNDO pensou que QUALQUER UM poderia fazê-
lo, mas NINGUÉM imaginou que TODO MUNDO
deixasse de fazê-lo.
Ao final, TODO MUNDO culpou ALGUÉM, quando
NINGUÉM fez o que... QUALQUER UM poderia ter feito.
 ADMINISTRAÇÃO

Conjunto de princípios e normas que tem por objetivo planejar,

organizar, dirigir, coordenar e controlar os esforços de um grupo de
indivíduos que se associam para atingir um resultado comum.
(LACOMBE; HEILBORN, 2003)

Maneira de governar organizações ou parte delas. É o processo de

planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos
organizacionais para alcançar determinados objetivos de maneira
eficiente e eficaz.

Constitui uma importante atividade em nossa sociedade que se baseia

no esforço cooperativo do homem por meio das organizações.
(CHIAVENATO, 2004)
 ADMINISTRAÇÃO ORGANIZACIONAL

Aproveitar da melhor forma as circunstâncias externas,

de modo a utilizar o mais eficientemente possível os
recursos de que dispõe (pessoas, máquinas, materiais
e capital) para fazê-la sobreviver e progredir

(LACOMBE, 2003)
 PERFIL FUTUROS ADMINISTRADORES

 Comunicação e expressão
 Raciocínio lógico, crítico e analítico
 Visão sistêmica e estratégica
 Criatividade e iniciativa
 Negociação
 Tomada de decisão
 Liderança
 Trabalho em equipe
 Antes da Indústria

• Organização Militar – hierarquia

• Impérios Coloniais – política

• Igreja Católica – hierarquia e política

• Fase artesanal - Utilização de trabalhadores altamente

qualificados e de ferramentas simples e flexíveis para
produzir exatamente o que o consumidor deseja.
 Homem – Empresa – Natureza

3 níveis de existência:

• Físico: planeta físico, atmosfera, hidrosfera (águas) e litosfera (rochas e

solos), que seguem as leis da física e da química

• Biológico: a biosfera com todas as espécies da vida, que obedecem as

leis da física, química, biologia e ecologia

• Social: o mundo das máquinas e construções criadas pelo homem,

governos e economias, artes, religiões e culturas, que seguem leis da
física, da química, da biologia, da ecologia e também leis criadas pelo
homem

Fonte:http://www.ambientebrasil.com.br
 Globalização

Após a globalização a tecnologia adquiriu

enorme destaque em nossa sociedade
levantando problemas econômicos, políticos,
sociais e principalmente culturais.
Contrapondo com os benefícios da
comodidade, rapidez, precisão e confiabilidade
????????????????
Tecnologia

Progresso ou Retrocesso

????????????????
 PRODUTIVIDADE, EFICIÊNCIA E
EFICÁCIA
Produtividade

• Relação entre produtos obtidos e os fatores de produção (energia,

pessoal, máquinas, materiais e matéria prima) empregados em
sua obtenção

• Capacidade de produzir, característica do que produz com

abundância ou lucratividade.

• Obter a melhor relação entre volume produzido e recursos

consumidos.

• Produzir mais e melhor, em menos tempo e gastando menos, com

foco no lucro e na competitividade
 Produtividade

(+) (-)
mais lucro menos esforço
mais produto menos desperdício
mais qualidade menos reclamação
mais resultado menos re-trabalho
mais satisfação menos prejuízo
Eficiência – Eficácia

Eficácia – indica que uma organização realiza seus objetivos -

faz o que realmente precisa ser feito - fazer corretamente

Eficiência – indica a utilização produtiva em sua forma mais

econômica - menor quantidade de recursos produzindo mais
 EFICIÊNCIA EFICÁCIA

capacidade de realizar
ausência de desperdício
resultados

uso econômico de recursos grau de realização dos objetivos

capacidade de resolver
- recursos com + produção
problemas
Eficiência X Desperdício

• Eliminar o desperdício significa reduzir ao mínimo a

atividade que não agrega valor ao produto ou
serviço.

• Quanto maior a eliminação do desperdício maior o

valor agregado de um produto, o que impacta em
menores custos de produção sem comprometer o
valor do produto (para o cliente)
 2 – PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

O planejamento é uma ferramenta administrativa, que

possibilita perceber a realidade, avaliar os
caminhos, construir um referencial futuro,
estruturando o trâmite adequado e reavaliar todo o
processo a que o planejamento se destina. Sendo,
portanto, o lado racional da ação. (wikipedia)
É importante dimensionar o planejamento:

• Abrangência – qual o tamanho do seu projeto?

• Etapas – quantas?
• Tempo e duração
 Missão
• A missão deve responder o que a empresa ou a
organização se propõe a fazer, e para quem.

• O enunciado da missão é uma declaração concisa do

propósito e das responsabilidades da sua empresa
perante os seus clientes:

- Por que a empresa existe?

- O que a empresa faz?
- Para quem?
 Missão
O propósito é algo com muito mais significado do que a
simples descrição do que é feito internamente; a
missão retrata a verdade de que o resultado da
empresa é maior do que a soma das partes do que é
feito.

Deve dar a direção e significado a existência da

organização. Está ligada diretamente aos seus
objetivos institucionais, a medida que representa a
sua razão se ser.
 Missão

• "Nossa missão é oferecer a todos os clientes um meio de

locomoção a pequenas distâncias para pessoas e cargas,
com um grau de confiança superior aos produtos
oferecidos por empresas semelhantes no mundo inteiro."
Elevadores Otis (Indústria líder na fabricação de
elevadores)

• "Comercializar veículos desenvolvidos e fabricados nos

Estados Unidos, líderes mundiais em qualidade, custo e
satisfação do cliente, através da integração de pessoas,
tecnologia e sistemas empresariais, transferindo
conhecimento, tecnologia e experiência a toda a General
Motors." Divisão Saturn da GM (Indústria
Automobilística)
 Missão
• “Nossa missão é oferecer processamento de textos e
serviços de computação gráfica rápidos e confiáveis;
formar entre as empresas locais uma reputação de
especialistas em processamento de textos na escolha de
projetos de pequeno e grande portes. Keystrokes Word
Processing” (empresa de serviços de secretariado)

• "A missão da Cruz Vermelha é melhorar a qualidade de

vida humana;, aumentar a autoconfiança e a
preocupação com os outros; e ajudar as pessoas a evitar
emergências, preparar-se para elas e enfrentá-las." Cruz
Vermelha Internacional (Organização Humanitária
Internacional)
 Missão
• MISSÃO FIEMG: Liderar o processo de desenvolvimento
sustentável da Indústria em Minas Gerais, fortalecendo sua
competitividade e buscando a melhoria contínua das
condições socioeconômicas do Estado e do país.

• MISSÃO SENAI: Contribuir para o fortalecimento da Indústria

e o desenvolvimento pleno e sustentável do País,
promovendo a educação para o trabalho e a cidadania, a
assessoria técnica e tecnológica, a produção e disseminação
de informação e a adequação, geração e difusão de
tecnologia.
 Visão
• A visão é a descrição do futuro desejado
para a empresa e deve refletir o alvo a ser
alcançado:

- pelos esforços individuais;

- pelos esforços das equipes e
- pela alocação dos recursos.
 Visão
• O enunciado da visão deve conter tanto a
aspiração, como a inspiração.

• A aspiração de tornar-se "algo", e a inspiração

porque esse "algo" deve merecer e valer a pena
ser concretizado, deve-se sentir orgulho em
participar da construção dessa visão.
 Visão
• A visão deve facilitar a resposta às seguintes perguntas:

• No que a empresa quer se tornar?

• Qual a direção é apontada?
• Onde nós estaremos?
• O que a empresa será?
• Em que direção eu devo apontar meus esforços?
• Eu estou ajudando a construir o que?
• Os recursos investidos estão levando a empresa
para onde?
 Visão
• A visão precisa ser prática, realista e visível (não
podemos alcançar aquilo que não vemos), pois
não passará de uma mera alucinação, se ela
sugerir ou propuser resultados inatingíveis.

• Visão, também não tem nada a ver com projetos

ou sistemas, que devem ou se sonha implantar, a
visão não deve apontar quaisquer "comos", ou
declarações de intenções ou ainda de boa
vontade.
 Visão
Visão 2020 - Seremos uma das cinco maiores
empresas integradas de energia do mundo e a
preferida pelos nossos públicos de interesse.
(Petrobrás)

Ter 30 mil “mc restaurantes” até o ano 2000. (Mc

Donald’s)

A Samsung é guiada por uma visão singular: liderar

a revolução da convergência digital.
 Visão
Ser líder em nosso negócio e um dos principais
agentes em cada um dos nossos seg-mentos de
atuação e mer-cados geográficos- chave. (Bureau
Veritas)

Ser em 2010 uma das três maiores empresas de mine-

ração do mundo em capita-lização de mercado.
(CVRD)

Nossa Visão é ser reconhe-cida como a empresa

núme-ro 1 em soluções em docu-mentos no Brasil.
(Gestetner do Brasil LTDA)
 Valores
Para Hofstede (1980), o sistema de valores é responsável
pela "programação mental", pois constituem a
centralidade da cultura. Nesse sentido, valores
organizacionais poderiam ser definidos como uma
grande tendência nas organizações para preferir
alcançar certos estados e objetivos em detrimento a
outros.
 Valores
• Fator 1 – Realização: a valorização da competência
para o alcance do sucesso da organização e dos
empregados.
• Fator 2 – Conformidade: valorização do respeito às
regras e modelos de comportamento no ambiente de
trabalho e no relacionamento com outras organizações.
• Fator 3 – Domínio: valorização do poder, tendo como
meta a obtenção de status, controle sobre pessoas,
recursos e mercado.
• Fator 4 – Bem-estar: valorização da satisfação dos
empregados mediante a qualidade de vida no trabalho.
 Valores
• Fator 5 – Tradição: valorização dos costumes e práticas
consagradas.
• Fator 6 – Prestígio: valorização do prestígio
organizacional na sociedade, mediante a qualidade de
produtos.
• Fator 7 – Autonomia: valorização de desafios, a busca
de aperfeiçoamento constante, a curiosidade, a
variedade de experiências e a definição de objetivos
profissionais dos empregados.
• Fator 8 – Preocupação com a coletividade: valorização
do relacionamento com pessoas que estão próximas da
comunidade.
 Objetivos

Devem ser:

• focalizados em um resultado
• consistentes
• mensuráveis
• relacionados com um determinado período
• alcançáveis
 Objetivos
Funções dos objetivos

• Norteiam a organização
• São uma fonte de legitimidade que justifica a
existência da organização
• Servem como parâmetros de relevância e alcance
• Servem como parâmetros de análise de performance
 Objetivos
• “O verdadeiro objetivo da indústria não é o lucro: o
empresário deve sempre se propor a produzir bens e
serviços úteis... A negação dessa idéia é a
especulação”. (Henry Ford)

• “O homem conduz o barco de margem a margem, mas

se orienta de estrela a estrela”. (Anônimo)

• “Não há vento favorável para quem não sabe aonde

vai”. (Sêneca)
 Objetivos
• "Alice perguntou ao coelho: “Qual a estrada que devo
seguir?” O coelho respondeu: “Depende de aonde você
quer chegar.” E Alice disse: “Mas eu não sei aonde
quero ir.” E o coelho respondeu: “Então, qualquer
estrada servirá”. (Lewis Carrol)

• “O grande problema de nossa época é o grande número

de placas de orientação e nenhum destino”. (I. Kronen
Berger )
 Objetivos
EMPRESA DEFINIÇÃO MÍOPE

Avon Cosméticos

Xerox Copiadoras

BMW Automóveis

Expresso Pizza Pizzas

Arezzo Sapatos

Localiza Aluguel de Automóveis

Posto de Combustível Combustível

EMIVE Alarmes

Ótica Óculos

Hospital Saúde

Laboratório Exames
 Objetivos
EMPRESA DEFINIÇÃO MÍOPE DEFINIÇÃO ESTRATÉGICA

Avon Cosméticos Beleza

Xerox Copiadoras Digitalização
BMW Automóveis Prazer em dirigir
Expresso Pizza Pizzas Prazer em alimentação
Arezzo Sapatos Moda
Localiza Aluguel de Automóveis Soluções em Transporte
Posto de Combustível Combustível Energia
EMIVE Alarmes Segurança
Ótica Óculos Estética e conforto visual
Hospital Saúde Segurança e acolhimento
Laboratório Exames Apoio ao diagnóstico
 Análise SWOT
Strenghts (Pontos Vantagens internas da empresa em relação
fortes) aos concorrentes

Weaknesses (Pontos Desvantagens internas da empresa em

fracos) relação aos concorrentes

Aspectos positivos do ambiente que envolve a

Opportunities
empresa com potencial para trazer vantagem
(Oportunidades)
competitiva

Aspectos negativos do ambiente que envolve

Threats (Ameaças) a empresa podendo comprometer a vantagem
competitiva que ela possui
 Ambiente Externo
• Científicos e tecnológicos: Conhecimentos acumulados pela
humanidade que influenciam na maneira de realizar as tarefas e
operações.

• Políticos: Padrões de organização e funcionamento do Estado e

da sociedade civil e dos seus mecanismos de interação e
regulação (inclusive a opinião pública).

• Econômicos: Organização do sistema

econômico; política econômica; produto
nacional bruto e per capita; perfis de
distribuição de riqueza; taxas inflacionárias
e níveis de emprego, entre outros.
 Ambiente Externo
• Institucionais: Contextos de normas legais que
regulamentam comportamentos individuais e coletivos.

• Sociais: Tradições culturais, valores, ideologias, pressões

sociais e mitos, entre outros.

• Demográficos: Crescimento demográfico, densidade

demográfica, distribuição espacial, composição etária e
étnica, entre outros.

• Ecológicos: Meio ambiente físico e natural que circunda o

sistema organizacional.
 Ambiente Interno
• Consumidores: Usuários dos produtos
e serviços da organização.

• Fornecedores: Supridores de
recursos: capital, mão-de-obra,
materiais, equipamentos, serviços,
informações, etc.

• Concorrentes: Produzem bens ou serviços iguais,

semelhantes ou sucedâneos, visando aos mesmos
consumidores ou usuários; competem pelos mesmos
recursos junto aos mesmos fornecedores.
 Ambiente Interno
• Regulamentadores: Entidades que impõem controles,
limites e restrições à ação da organização: governo, meios
de comunicação de massa, sindicatos, associações
empresariais e de classe e organizações não
governamentais, por exemplo.

• Difusos: Com organizações que podem antagonizar ou

apoiar o sistema organizacional.

• Competitivos: Com organizações que têm objetivos

similares, competindo pela mesma clientela.
 Ambiente Interno
• Funcionais: Com organizações fornecedoras de
insumos e consumidoras de produtos ou serviços do
sistema organizacional.

• Normativos: Com organizações que traçam normas

que afetam o sistema organizacional.

• Capacitadores: Com organizações que alocam os

recursos necessários ao funcionamento da instituição.
SWOT
 Cultura Organizacional

• Conjunto de valores em vigor numa empresa, suas

relações e sua hierarquia, definindo os padrões de
comportamento e de atitudes que governam as ações e
decisões mais importantes da administração.

• Está vinculada às políticas, pois estas orientam as ações

e decisões, calcadas nos mesmos princípios que dão
origem à cultura organizacional.
 Cultura Organizacional
Primeiro nível - comportamentos e
criações

Segundo nível - valores visíveis e

conscientes

Terceiro nível - premissas básicas

 Cultura Organizacional

 As culturas devem ser mudadas pelo motivo certo

 A cultura da empresa não é monolítica
 A cultura de uma organização reflete sua liderança
 O trabalho de mudança de uma cultura não pode ser
delegado
 é um processo de longo prazo
 A mudança requer envolvimento total

AS CULTURAS ESTÃO EM CONSTANTE MUDANÇA

 Qualidade
• Escala de valores associados a aceitação ou rejeição de
alguma coisa. Associado diretamente a padronização e
processos.

• Busca pela satisfação (clientes)

• Excelência nos processos

 Qualidade
Planejamento
• Criar a consciência da necessidade e oportunidade de melhoria
• Estabelecer as metas para essas melhorias
• Identificar os clientes ou usuários - quem vai ser impactado
• Identificar as necessidades do clientes ou usuários
• Especificar um produto que atenda às necessidades identificadas
• Projetar processos que possam produzir as características
estabelecidas
• Transferir para a produção os planos resultantes e estabelecer
controles de processos
 Qualidade
Controle
• Avaliar o desempenho da qualidade
• Comparar o desempenho com as metas estabelecidas
• Adaptar as diferenças encontradas

Melhorias
• Estabelecer a infra-estrutura para a realização do empreendimento
• Identificar os projetos espeíificos de melhorias
• Estabelecer uma equipe
• Prover recursos, a motivação e o treinamento.
Qualidade – Ciclo PDCA
Walter Shewart

Plan (planejar) – traçar um

plano de ação

Do (fazer) – executar as
tarefas previstas no plano

Check ( verificar) – avaliar o

processo e o resultado obtido

Action (ações) – corrigir as

falhas baseando-se nos
resultados
Ciclo PDCA de Melhorias
 5W2H
A Técnica 5W2H é constituída de 7 palavras em inglês,
sendo 5 delas iniciadas com W e 2 iniciadas com H. São
elas:

• What (O quê?)
• Who (Quem?)
• Where (Onde?)
• Why (Por quê?)
• When (Quando?)
• How (Como?)
• How much (Quanto? / Quanto custa?)
 Nível Tópicos

Por que? - motivo (arrazoado). Qual o objetivo? -

Breve descrição da necessidade de se executar o
Estratégico (objetivo)
objeto.
Quanto? - orçamento, custo, benefício, quantidade

O que?- descrição do evento, produto, serviço, qual

Gerencial (objeto)
contexto.
Como? - método, recursos, procedimentos.
Quem? - pessoas (PF ou PJ - específicas (nomes dos
elementos da equipe) ou desejadas (perfis,
Tático / operacional competência) e seus papéis (personagens).
(detalhe da ação) Quando? - cronograma, datas (início, fim etc) - data
determinada ou relativa a alguma outra atividade
(10% de outro projeto realizado)
Onde? - local (endereço, mapa, coordenadas)
Atividade: Treinamento Grupo de Jovens
O quê? Realizar treinamento da liderança jovem da Igreja.
Quem? Responsável: Presb. José Souza.
Equipe ministradora do treinamento:
Pr. Antônio Silva.
Presb. José Souza.
Profa. Maria José da Silva.
Participantes do treinamento:
Liderança atual do Ministério para a Juventude.
Líderes em potencial.

Onde? Chácara Shalom, em Aldeia.

Por quê? Necessidade de capacitar e potencializar jovens para a liderança do
Ministério para a Juventude, através de técnicas atuais.
Quando? De 28.10.05 (19h30min) a 30.10.05. (18h).
Como? Apresentação dos tópicos abaixo, permeados com exercícios individuais
e coletivos:
Liderança cristã.
Trabalhos em equipe.
Como realizar reuniões eficazes.
Técnicas de brainstorming e brainwriting.
Liderança múltipla.

Quanto? • 20h de treinamento.

Custo total: R$ 600,00 para um total de 20 pessoas.
O Quê? Quem? Onde? Por Quê? Quando Como? Quanto
? ?
Ação 1 Facilitadores e Sala de Entendimento do 12/02/200 Oficinas 4h
Construir o mapa Grupo reuniões negócio 6 R$ 0,00
de relacionamento envolvido
Ação 2 Coordenador In loco Mensurar a efetividade Permanen Dia a dia 15min
Gerenciamento do do processo te R$ 0,00
processo
Ação 3 Presb. R. Na Necessidade de tornar Mar. 2007 Especificando 320h
Propor modelo de Ximenes documentaç dinâmica e acessível os requisitos R$
estrutura ão as informações necessários 550,00
organizacional elaborada disponíveis na Igreja para o
para a Gestão do desenvolviment
Conhecimento na o da Gestão do
Igreja Conhecimento.
Ação 4 Presb. R. Na Igreja Para criar um Mar. 2007 Através da 120h
Propor estratégias Ximenes ambiente que propicie metodologia R$
de motivação a transformação da desenvolvida. 100,00
voltadas à Gestão informação em
do Conhecimento conhecimento pelo
e adaptadas ao universo de
ambiente colaboradores da
eclesiástico Igreja.
Ação 5 Coordenadore Na Igreja Necessidade de Dez. 2006 Reunião com 1h
Montar Equipe de s da EDV otimizar o material membros que R$ 0,00
Trabalho para para publicação possuem o perfil
revisão de textos adequado.
 Atividades Organizacionais

Materiais – compras, planejamento e armazenamento

Transportes – pessoal, matéria prima, produtos

Contabilidade e Orçamento – auditoria, planejamento

financeiro e fiscal

Recursos Humanos – recrutamento, treinamento,

sindicato, salários, benefícios
 Atividades Organizacionais

Finanças – aplicações, descontos, conciliação bancária

Organização, Sistemas e Métodos (Sistema de

Informação) – informática, normas e procedimentos,
rotinas
Serviços Administrativos – portaria, recepção, manutenção
máquinas, segurança patrimonial

Engenharias – Produto, Processo, Fabricação

 Atividades Organizacionais
Controle da Produção – expedição, armazenamento,
coordenação com as vendas

Marketing e Vendas – pesquisa de mercado, cadastro

clientes, estratégia e fixação de preços

Direção Geral – formulação, aprovação e controle dos

objetivos e políticas da empresa
 Classificação Atividades
quanto ao nível
Direção

São aquelas que constituem o conjunto de esforços, no

nível hierárquico mais alto da organização, visando a
determinar os objetivos da organização e promover a
sua realização através do acionamento de recursos
humanos e materiais.

Sub divisões – diretoria geral ou institucional, diretoria

executiva e diretoria operacional
 Classificação Atividades
quanto ao nível
Gerenciais

• Gerência Geral - Comando do processo produtivo e

acionamento dos recursos disponíveis para a realização
dos objetivos.
• Gerência Média - Comando das atividades de operação
especializada.
• Supervisão Imediata - Comando da realização,
propriamente dita, das tarefas, implicando no contato
direto com os executores.
 Classificação Atividades
quanto ao nível
Execução

Nível hierárquico mais baixo, operacional, que executa o

maior número de atividades
 Classificação Atividades
quanto aos fins
• Atividades fins (produtivas, substantivas) – constituem o
conjunto de esforços com o objetivo de facilitar a
realização dos fins da empresa. Ex: setor de produção,
vendas.

• Atividades meios (apoio, adjetivas) – constituem o conjunto

de esforços visando a realização dos fins a que se destina
a organização. Ex: RH, financeiro.

• Atividades quase-fins – atividades consideradas de

fronteira. Ex: compra de matéria-prima para a produção.
 Estruturas Organizacionais

 Após determinar o objetivo da organização partimos para a

divisão estrutural, ou seja, a forma como a empresa de
departamentaliza.

 As empresas surgem normalmente pequenas e com capital

familiar, comercializando apenas 1 produto ou serviço

 Ao crescer os donos devem separar a propriedade das

funções de direção e o capital deve ser constantemente
reinvestido
 Estruturas Organizacionais

CONDICIONANTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

 Objetivos e estratégias
 Ambiente
 Tecnologia
 Recursos humanos

NÍVEIS DE INFLUÊNCIA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

 Nível estratégico
 Nível tático
 Nível operacional
 Estruturas Organizacionais

Qualquer unidade produtiva razoavelmente organizada

defende o melhor aproveitamento de seus recursos
humanos e materiais ao alcance das metas para as quais
se dirige, atuando num ambiente de forte competitividade
e, às vezes, essas capacidades não são totalmente
explícitas.

As pequenas e médias empresas têm algumas características

específicas e sabendo administrá-las, independentemente
do tempo de existência da companhia, caracteriza-se
melhor o negócio, distinguindo-o dos demais.
 Estruturas Organizacionais
1. Flexibilidade: adaptam-se facilmente a novas situações e
conjunturas

2. Mobilidade: deslocam-se para linhas inéditas de produtos ou

serviços assim que são exigidos pelo mercado

3. Decisões rápidas: não há perda de tempo em exaustivas reuniões e

nem a burocracia atrapalha a tomada de decisões

4. Contato direto com os clientes: o mercado fronteiriço proporciona

uma aproximação com os consumidores, permitindo cumprir com
presteza os aspectos de flexibilidade e mobilidade no atendimento
diferenciado e constante
 Estruturas Organizacionais
5. Informalidade comportamental: as relações são mais pessoais e
familiares, possibilitando mais compreensão e união de esforços

6. Sentimento de grupo: é uma decorrência da informalidade

comportamental, proporcionando mais participação por parte dos
empregados nas decisões da companhia

7. Baixo ponto de equilíbrio: o resultado de lucro é conseguido com

maior facilidade, pois os custos fixos são menores e as variáveis têm
melhores condições de diminuição

8. Independência e liberdade de decisão e ações: os objetivos e metas

que pretendem alcançar são determinados, definidos e arriscados
pelos próprios empresários, não devendo justificativas ou pedidos de
licença para nenhum órgão externo
 Estruturas Organizacionais

9. Maior criatividade e iniciativa: são, normalmente, mais

audaciosas, criadoras e abertas às novidades

10. Volume reduzido de investimentos: com os custos fixos

menores, há mais capital destinado a pesquisa de novos
produtos e tecnologias

11. Gastos gerais minimizados: as obrigações econômicas

decorrentes de gastos administrativos, burocracia e serviços
intermediários são menores
 Estruturas Organizacionais
Algumas vantagens são de caráter operacional:

1. Inventividade e experimentação: servem como campo de provas para

novas idéias e produtos, novos serviços e materiais, os quais uma
grande empresa é incapaz de testar ou não deseja experimentar

2. Antecipação ao mercado: os pequenos dirigentes não só acompanham

como se antecipam ao mercado — concepções inovadoras podem ser
postas às prova sem grandes investimentos de capital ou
desenvolvimento do mercado de consumo

3. Atenção aos detalhes: atendem encomendas de produtos diferentes ou

variedades de pedidos, como no caso de quantidades reduzidas de um
item, com grande diversidade de modelos
 Estruturas Organizacionais
4. Facilidade para alterar planos e programações: seguem com
mais facilidade as tendências, especialmente as de mercado, tão
logo essas comecem a mostrar sua força

5. Agilidade perante a concorrência: qualquer movimento dos

competidores tem resposta por meio de medidas para reduzir os
custos, por exemplo, proporcionando a diminuição dos custos
finais dos produtos e/ou serviços

6. Maior controle da produção: com menos tarefas a programar,

modificam os prazos normais do processo produtivo, cumprindo
jornadas ampliadas, pela ausência de intrincadas etapas de
coordenação exigidas pela produção em massa
 Estruturas Organizacionais

7. Facilidade em alterar a produção: um simples telefonema de um

cliente resulta em providências imediatas, visto que as
instruções não percorrem os longos canais de comando de uma
grande empresa

8. Versatilidade: todas as mudanças características desse tipo de

empreendimento são realizadas rapidamente e com custos
baixos
 Estruturas Organizacionais

Todas estas vantagens das pequenas e médias empresas fazem

com que as grandes empresas criem as suas unidades
estratégicas de negócios e, mesmo com o crescimento de uma
companhia, não podem ser perdidas, mantendo-as
independentemente do porte da organização.

Entretanto, apesar deste quadro amplo e animador, não existem

somente facilidades. As características das companhias de
pequeno porte também são vistas pelo ângulo de suas
desvantagens de estruturação e organizacionais.
 Estruturas Organizacionais

1. Dificuldade de acesso às fontes de crédito: apesar da existência de

algumas linhas especiais de crédito, a maioria das instituições
exigem o mesmo tipo de garantia

2. Escassez de matéria-prima e baixa qualidade: a falta de poder de

barganha traz inúmeras restrições à aquisição de insumos

3. Mentalidade empresarial restrita: os dirigentes de empresas de

menor porte apresentam dificuldades para as reivindicações
comuns, com atitudes isoladas que inviabilizam qualquer
movimento mais uniforme
 Estruturas Organizacionais

4. Indefinição da estrutura organizacional: o excesso de centralização

das decisões e a natural impossibilidade do pequeno empresário
administrar todas as áreas de sua empresa

5. instabilidade constante: a condição de “satélite” estabelece uma

dependência irrestrita no crescimento das grandes empresas,
inviabilizando os planos de maior prazo

6. Falta de especialização: as companhias menores apresentam

mudanças constantes de atividades, não aprofundando os seus
conhecimentos em um mesmo ramo empresarial
 Estruturas Organizacionais

7. Dificuldade na análise do ambiente externo: o fato gerencial de

estar o dirigente restrito ao seu ambiente, não percebendo os
aspectos macroeconômicos que o rodeiam, distancia-o da
realidade, aprofundando a falta de visão pela necessidade de
assegurar a presença de familiares na estrutura da empresa

8. Sistemas de controle precários: a administração da empresa menor

não está preparada para um acompanhamento mais apurado das
condições de produção, dos estoques, horas trabalhadas,
rendimentos de máquinas etc.
 Estruturas Organizacionais

9. Problemas tecnológicos: a tecnologia aplicada, bem simples em

seu conjunto, concorre para o surgimento de problemas variados
que o empresário tenta resolver com seus próprios recursos e as
soluções nem sempre são as mais adequadas e econômicas,
reduzindo, com isso, a eficiência global da empresa

10. Dificuldades no recrutamento de pessoal: os trabalhadores, em

qualquer especialidade, preferem as grandes empresas, em face
das vantagens salariais, estabilidade e programas sociais.
 Organograma
Dada a dificuldade de se visualizar uma entidade como um todo,
surge a necessidade de apresentá-la num gráfico, que
mostra, de forma imediata, as relações funcionais, os fluxos
de autoridade e responsabilidade e as funções
organizacionais da empresa.
Graficamente:
 Organograma
Numa organização podemos encontrar condições como:

Funções importantes relegadas a 2.º plano

Funções secundárias com muita importância
Duplicação de funções
Funções mal distribuídas
Relações que devem existir mas na realidade não existem
 Organograma
Algumas desvantagens:

1) Mostra as relações que devem existir, o que não

necessariamente corresponde à realidade.

2) Expressa o que está documentado nos Estatutos,

regulamentos, instruções e portarias.

3) Deixa a desejar quando líderes passam a exercer

funções de comando que limitam a autoridade
formalmente delegada.
 Organograma
SUGESTÕES PARA O DESEMPENHO E AUMENTO DA
UTILIDADE

1) É necessário que apresente a estrutura que opera atualmente, e

não a que as pessoas acreditam que deveria ser.

2) Os títulos do cargo devem aparecer nos quadros, e, se houver

necessidade de identificar o nome da pessoa que ocupa o cargo,
este deve aparecer fora dele; se for colocado dentro do quadro,
deve ser feito com outro tipo e letra, para facilitar a diferenciação.

3) Para maior clareza e referência, o gráfico deve ter nome, data e

número, e deve ser mostrada a referência de outros gráficos
derivados.