INTRODUÇÃO À

CONTABILIDADE NORTE
AMERICANA
LIVRO 1
Guia Definitivo Para Aprender a
Contabilidade Americana e
Entender Os Princípios Contábeis
dos Estados Unidos

por MARK PETERSON

 Este Valioso Livro Pertence A:.
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 ÍNDICE
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CAPÍTULO 1
O QUE É CONTABILIDADE AFINAL?
CAPÍTULO 2
PRINCÍPIOS BÁSICOS DE CONTABILIDADE
CAPÍTULO 3
PRINCÍPIOS CONTÁBEIS
CAPÍTULO 4
ESCRITURAÇÃO
CAPÍTULO 5
CARREIRAS
CAPÍTULO 6
LUCROS E PERDAS
CAPÍTULO 7
NOÇÕES BÁSICAS DE ESCRITURAÇÃO
CAPÍTULO 8
CONTABILIDADE PESSOAL
CAPÍTULO 9
OBTENDO LUCROS
CAPÍTULO 10
ATIVOS E PASSIVOS
CAPÍTULO 11
GANHOS E PERDAS
CAPÍTULO 12
BALANÇO PATRIMONIAL
CAPÍTULO 13
RECEITA E CONTAS A RECEBER
CAPÍTULO 14
ESTOQUE E DESPESAS
CAPÍTULO 15
DEPRECIAÇÃO
CAPÍTULO 16
RELATÓRIO DE DEPRECIAÇÃO
CAPÍTULO 17
INVESTIMENTO E FINANCIAMENTO
CAPÍTULO 18
RESERVAS DE DINHEIRO PARA CONSTRUÇÃO
CAPÍTULO 19
SOFTWARE QUASAR
CAPÍTULO 20
GERENCIANDO O RESULTADO FINAL
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 CAPÍTULO 1
O QUE É CONTABILIDADE AFINAL?
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Qualquer pessoa que tenha trabalhado em um escritório em algum momento

ou outro, teve que ir à contabilidade. Eles são as pessoas que pagam e
enviam as contas que mantêm o negócio funcionando. Eles fazem muito
mais do que isso, no entanto. Às vezes referidos como "contadores de
feijão", eles também mantêm o olho nos lucros, custos e perdas. A menos
que você esteja administrando seu próprio negócio e atuando como seu
próprio contador, você não teria como saber o quão lucrativo - ou não - seu
negócio é sem alguma forma de contabilidade.

Não importa em que negócio você esteja, mesmo que tudo o que você faça
seja saldar um livro de cheques, isso ainda é contabilidade. Faz parte até
mesmo da vida de uma criança. Economizar uma mesada, gastar tudo de
uma vez - estes são princípios contábeis.

Quais são alguns outros negócios onde a contabilidade é crítica? Bem, os

agricultores precisam seguir procedimentos contábeis cuidadosos. Muitos
deles administram suas fazendas ano após ano, contraindo empréstimos
para plantar as plantações. Se for um bom ano, um ano rentável, então eles
podem pagar seu empréstimo; se não, eles podem ter que carregar o
empréstimo, e acumular mais encargos com juros.

Cada empresa e cada indivíduo precisa ter algum tipo de sistema de

contabilidade em suas vidas. Caso contrário, as finanças podem fugir deles,
eles não sabem o que gastaram, ou se podem esperar um lucro ou um
prejuízo de seus negócios. Manter-se no topo da contabilidade, seja para um
negócio de vários bilhões de dólares ou para uma conta corrente pessoal é
uma atividade necessária diariamente se você for inteligente. Não fazer isso
pode significar qualquer coisa desde um cheque devolvido ou o lançamento
de um prejuízo para os acionistas de uma empresa. Ambos os cenários
podem ser igualmente devastadores.

A contabilidade é basicamente uma informação, e esta informação é

publicada periodicamente nos negócios como uma declaração de lucros e
perdas, ou uma declaração de renda.
 CAPÍTULO 2
PRINCÍPIOS BÁSICOS DE CONTABILIDADE
________________

A contabilidade foi definida como, pelo Professor de Contabilidade da

Universidade de Michigan William A Paton, como tendo uma função
básica: "facilitar a administração da atividade econômica". Esta função tem
duas fases intimamente relacionadas: 1) medir e levantar dados
econômicos; e 2) comunicar os resultados deste processo às partes
interessadas".

Como exemplo, os contadores de uma empresa periodicamente medem os

lucros e perdas de um mês, um trimestre ou um ano fiscal e publicam esses
resultados em uma demonstração de lucros e perdas que é chamada de
demonstração de resultados. Estas declarações incluem elementos como
contas a receber (o que é devido à empresa) e contas a pagar (o que a
empresa deve). Também pode ficar bastante complicado com assuntos
como lucros retidos e depreciação acelerada. Isto nos níveis mais altos da
contabilidade e na organização.

Grande parte da contabilidade, no entanto, também se preocupa com a

escrituração contábil básica. Este é o processo que registra cada transação;
cada conta paga, cada centavo devido, cada dólar e cada centavo gasto e
acumulado.

Mas os proprietários da empresa, que podem ser proprietários individuais

ou milhões de acionistas, estão mais preocupados com os resumos dessas
transações, contidos no demonstrativo financeiro. O demonstrativo
financeiro resume os ativos de uma empresa. O valor de um ativo é o que
ele custou quando foi adquirido pela primeira vez. O demonstrativo
financeiro também registra quais foram as fontes dos ativos. Alguns ativos
estão na forma de empréstimos que têm que ser pagos de volta. Os lucros
também são um ativo da empresa.
No que se chama escrituração contábil de entrada dupla, os passivos
também são resumidos. Obviamente, uma empresa quer mostrar uma
quantidade maior de ativos para compensar o passivo e mostrar um lucro. A
administração destes dois elementos é a essência da contabilidade.

Existe um sistema para fazer isto; nem toda empresa ou indivíduo pode
conceber seus próprios sistemas de contabilidade; o resultado seria o caos!
 CAPÍTULO 3
PRINCÍPIOS CONTÁBEIS
________________

Se todos os envolvidos no processo de contabilidade seguissem seu próprio

sistema, ou nenhum sistema, não haveria como dizer verdadeiramente se
uma empresa era lucrativa ou não. A maioria das empresas segue o que se
chama princípios contábeis geralmente aceitos, ou GAAP, e existem
enormes tomos em bibliotecas e livrarias dedicadas apenas a este tópico. A
menos que uma empresa declare o contrário, qualquer pessoa que leia uma
declaração financeira pode fazer a suposição de que a empresa usou GAAP.

Se GAAP não são os princípios usados para preparar demonstrações

financeiras, então uma empresa precisa deixar claro qual outra forma de
contabilidade é usada e é obrigada a evitar o uso de títulos em suas
demonstrações financeiras que poderiam enganar a pessoa que a examina.

Os GAAP são o padrão ouro para a preparação das demonstrações

financeiras. Não revelar que usou princípios que não o GAAP torna uma
empresa legalmente responsável por quaisquer dados enganosos ou mal
entendidos. Esses princípios têm sido aperfeiçoados ao longo de décadas e
têm governado efetivamente os métodos contábeis e os sistemas de
relatórios financeiros das empresas. Foram estabelecidos princípios
diferentes para diferentes tipos de entidades empresariais, tais como
empresas com e sem fins lucrativos, governos e outras empresas.

Contudo, os GAAP não são cortados e secos. Eles são diretrizes e, como tal,
estão freqüentemente abertos à interpretação. As estimativas têm que ser
feitas às vezes, e requerem esforços de boa fé para a exatidão. Você
certamente já ouviu a frase "contabilidade criativa" e isto é quando uma
empresa empurra o envelope um pouco (ou muito) para fazer seu negócio
parecer mais lucrativo do que poderia realmente ser. Isto também é
chamado de "massagear os números". Isto pode ficar fora de controle e
rapidamente se transformar em fraude contábil, o que também é chamado
de cozinhar os livros. Os resultados destas práticas podem ser devastadores
e arruinar centenas e milhares de vidas, como nos casos da Enron, Rite Aid
e outros.
 CAPÍTULO 4
ESCRITURAÇÃO
________________

Então o que acontece com os departamentos de contabilidade e

escrituração? O que essas pessoas fazem diariamente?

Bem, uma coisa que eles fazem que é terrivelmente importante para todos
que trabalham lá é a folha de pagamento. Todos os salários e impostos
ganhos e pagos por cada funcionário a cada período de pagamento têm que
ser registrados. O departamento de folha de pagamento tem que assegurar
que os impostos federais, estaduais e locais apropriados estejam sendo
deduzidos. O holerite anexo ao seu salário registra esses impostos.

Eles normalmente incluem imposto de renda, impostos da previdência

social e impostos sobre o trabalho que devem ser pagos ao governo federal
e estadual. Outras deduções incluem as pessoais, tais como para
aposentadoria, férias, auxílio-doença ou benefícios médicos. É uma função
crítica. Algumas empresas têm seus próprios departamentos de folha de
pagamento; outras terceirizam-na para especialistas.

O departamento de contabilidade recebe e registra quaisquer pagamentos ou

dinheiro recebido de clientes ou clientes do negócio ou serviço. O
departamento de contabilidade tem que se certificar de que o dinheiro seja
proveniente de fontes precisas e depositado nas contas apropriadas. Eles
também gerenciam para onde o dinheiro vai; quanto dele é mantido à
disposição para áreas como folha de pagamento, ou quanto dele sai para
pagar o que a empresa deve a seus bancos, fornecedores e outras
obrigações. Algumas também devem ser investidas.

O outro lado do negócio de recebíveis é a área de contas a pagar, ou

desembolsos em dinheiro. Uma empresa passa muitos cheques ao longo do
ano para pagar compras, suprimentos, salários, impostos, empréstimos e
serviços. O departamento de contabilidade prepara todos esses cheques e
registros a quem foram desembolsados, quanto e para quê.

Os departamentos de contabilidade também acompanham as ordens de

compra feitas para o inventário, tais como produtos que serão vendidos aos
clientes ou clientes. Eles também acompanham os bens, tais como bens e
equipamentos de uma empresa. Isto pode incluir o prédio do escritório,
móveis, computadores, até mesmo os menores itens, como lápis e canetas.
 CAPÍTULO 5
CARREIRAS
________________

Há muitas carreiras diferentes no campo da contabilidade, desde a

escrituração contábil inicial até o Diretor Financeiro de uma empresa. Para
alcançar posições com mais responsabilidade e salários mais altos, é
necessário ter um diploma em contabilidade, bem como alcançar várias
designações profissionais.

Um dos principais marcos na carreira de qualquer contador é se tornar um

Contador Público Certificado ou CPA. Para se tornar um CPA você tem que
ir para a faculdade com uma especialização em contabilidade. Você também
tem que passar em um exame nacional de CPA. Há também alguma
experiência profissional necessária em uma empresa de CPA. Isto
geralmente é de um a dois anos, embora isto varie de estado para estado.
Uma vez satisfeitos todos esses requisitos, você recebe um certificado que o
designa como CPA e está autorizado a oferecer seus serviços ao público.

Muitos CPAs consideram isto apenas como um trampolim para suas

carreiras. O chefe de contabilidade em muitos escritórios é chamado de
controlador. O controlador é responsável pela gestão de todo o sistema
contábil em uma empresa, ficando em cima das leis contábeis e fiscais para
manter a empresa legal e é responsável pela preparação das demonstrações
financeiras.

O controlador também é responsável pelo planejamento financeiro e

orçamentário. Algumas empresas têm apenas um único profissional de
contabilidade que é essencialmente o chefe de cozinha e lavador de garrafas
e faz tudo. À medida que uma empresa cresce em tamanho e complexidade,
então camadas adicionais de pessoal são necessárias para lidar com o
volume de trabalho que vem do crescimento. Outras áreas da empresa
também são afetadas pelo crescimento, e faz parte do trabalho do
controlador determinar quantos mais salários a empresa pode pagar por
pessoas adicionais sem impactar negativamente o crescimento e os lucros.

O controlador também é responsável pela preparação de declarações fiscais

para o negócio; uma tarefa muito mais envolvida e complexa do que
preencher formulários de imposto de renda pessoal! Em organizações
maiores, o controlador pode se reportar a um vice-presidente de finanças
que se reporta ao diretor financeiro, que é responsável pelos amplos
objetivos de crescimento e lucro e pela implementação das estratégias
apropriadas para alcançar os objetivos.
 CAPÍTULO 6
LUCROS E PERDAS
________________

Pode parecer um "nobrainer" para definir exatamente o que são lucro e

prejuízo. Mas é claro que estas têm definições como tudo o mais. O lucro
pode ser chamado de coisas diferentes, para começar. s vezes é chamado de
lucro líquido ou lucro líquido. As empresas que vendem produtos e
serviços geram lucro a partir das vendas desses produtos ou serviços e do
controle dos custos de administração do negócio.

O lucro também pode ser chamado de Retorno do Investimento, ou ROI.

Enquanto algumas definições limitam o ROI ao lucro sobre investimentos
em títulos como ações ou títulos, muitas empresas usam este termo para se
referir a resultados comerciais de curto e longo prazo. O lucro também é às
vezes chamado de renda tributável.

É a função dos profissionais da contabilidade e das finanças avaliar os

lucros e perdas de uma empresa. Eles têm que saber o que criou ambos e
quais são os resultados de ambos os lados da equação empresarial. Eles
determinam o que é o patrimônio líquido de uma empresa.

O patrimônio líquido é o valor em dólares resultante da dedução do passivo

de uma empresa de seus ativos. Em uma empresa privada, isto também é
chamado de patrimônio líquido do proprietário, uma vez que tudo o que
sobra depois que todas as contas são pagas, para dizer de forma simples,
pertence aos proprietários. Em uma empresa de capital aberto, este lucro é
devolvido aos acionistas sob a forma de dividendos.

Em outras palavras, todas as obrigações têm a primeira reivindicação sobre

qualquer dinheiro que a empresa faz. Qualquer coisa que sobra é lucro. Não
é derivado de um ou outro elemento. O patrimônio líquido é determinado
depois que todos os passivos são deduzidos de todos os ativos, incluindo
dinheiro e propriedade.
Mostrar um lucro, ou um valor positivo no balanço patrimonial, é
obviamente o objetivo de cada negócio. É sobre isso que nossa economia e
nossa sociedade são construídas. Nem sempre é assim que funciona. As
tendências econômicas e os comportamentos dos consumidores mudam e
nem sempre é possível prever estes e que renda eles terão com o
desempenho de uma empresa.
 CAPÍTULO 7
NOÇÕES BÁSICAS DE ESCRITURAÇÃO
________________

A maioria das pessoas provavelmente pensa na contabilidade e na

contabilidade como a mesma coisa, mas a contabilidade é realmente uma
função da contabilidade, enquanto a contabilidade engloba muitas funções
envolvidas na gestão dos assuntos financeiros de uma empresa. Os
contadores preparam relatórios baseados, em parte, no trabalho dos
escriturários.

Os contabilistas executam todos os tipos de tarefas de manutenção de

registros. Algumas delas incluem o seguinte:

-Eles preparam o que são chamados de documentos de origem para todas as

operações de uma empresa - a compra, venda, transferência, pagamento e
cobrança. Os documentos incluem papéis tais como ordens de compra,
faturas, boletos de cartão de crédito, cartões de ponto, folhas de horas e
relatórios de despesas. Os contabilistas também determinam e inserem nos
documentos de origem os chamados efeitos financeiros das transações e
outros eventos comerciais. Estes incluem pagar os funcionários, fazer
vendas, pedir dinheiro emprestado ou comprar produtos ou matérias-primas
para produção.

-Os contabilistas também fazem lançamentos dos efeitos financeiros em

jornais e contas. Estas são duas coisas diferentes. Um diário é o registro das
transações em ordem cronológica. Uma conta é um registro separado, ou
página para cada ativo e cada passivo. Uma transação pode afetar várias
contas.

-Os contabilistas preparam relatórios ao final de um período de tempo

específico, como diário, semanal, mensal, trimestral ou anual. Para fazer
isto, todas as contas precisam estar atualizadas. Os registros de inventário
devem ser atualizados e os relatórios verificados e duplamente checados
para garantir que estejam o mais livres possível de erros.

-Os contabilistas também compilam listas completas de todas as contas. Isto

é chamado de balancete ajustado. Enquanto uma pequena empresa pode ter
uma centena de contas, as empresas muito grandes podem ter mais de
10.000 contas.

-O passo final é que o contabilista feche os livros, o que significa encerrar e

resumir toda a contabilidade de um ano fiscal.
 CAPÍTULO 8
CONTABILIDADE PESSOAL
________________

Se você tiver uma conta corrente, é claro que você a equilibra

periodicamente para contabilizar quaisquer diferenças entre o que está em
seu extrato e o que você escreveu para cheques e depósitos. Muitas pessoas
o fazem uma vez por mês quando seu extrato lhes é enviado pelo correio,
mas com o advento dos bancos on-line, você pode fazê-lo diariamente se
for do tipo cujo banco tende a se afastar deles.

Você salda seu talão de cheques para anotar quaisquer encargos em sua
conta corrente que você não tenha registrado em seu talão de cheques.
Algumas delas podem incluir taxas de ATM, taxas de saque a descoberto,
taxas de transações especiais ou baixas taxas de saldo, se você for obrigado
a manter um saldo mínimo em sua conta. Você também salda seu talão de
cheques para registrar quaisquer créditos que não tenha anotado
anteriormente. Eles podem incluir depósitos automáticos, ou reembolsos ou
outros depósitos eletrônicos. Sua conta corrente pode ser uma conta
remunerada e você deseja registrar quaisquer juros que ela tenha ganho.

Você também precisa descobrir se cometeu algum erro na manutenção de

seus registros ou se o banco cometeu algum erro.

Outra forma de contabilidade que todos nós tememos é a apresentação de

declarações anuais de imposto de renda federal. Muitas pessoas usam um
CPA para fazer suas declarações; outras o fazem elas mesmas. A maioria
dos formulários inclui os seguintes itens:

Renda - qualquer dinheiro que você ganhou trabalhando ou possuindo bens,

a menos que haja isenções específicas do imposto de renda.

Isenções pessoais - esta é uma certa quantia de renda que é dispensada do

imposto de renda.
Dedução padrão - algumas despesas pessoais ou despesas comerciais
podem ser deduzidas de sua renda para reduzir o valor tributável da renda.
Essas despesas incluem itens como juros pagos sobre a hipoteca de sua
casa, contribuições de caridade e impostos sobre a propriedade.

Renda tributável - este é o saldo da renda que está sujeito a impostos após
as isenções e deduções pessoais.
 CAPÍTULO 9
OBTENDO LUCROS
________________

Os contadores são responsáveis pela preparação de três tipos principais de

demonstrações financeiras para um negócio. A declaração de renda informa
as atividades lucrativas da empresa e os lucros ou prejuízos financeiros de
um período específico.

Os balanços relatam a posição financeira da empresa em um ponto

específico no tempo, do último dia do período. e a demonstração de fluxos
de caixa relata quanto dinheiro foi gerado a partir do lucro o que a empresa
fez com esse dinheiro.

Todos sabem que o lucro é uma coisa boa. É nisto que nossa economia se
baseia. Não parece ser um negócio tão grande. Ganhe mais dinheiro do que
você gasta para vender ou fabricar produtos. Mas é claro que nunca nada é
realmente simples, não é mesmo? Um relatório de lucro, ou declaração de
renda líquida identifica primeiro o negócio e o período de tempo que está
sendo resumido no relatório.

Você lê uma declaração de renda da linha de cima para a linha de baixo.

Cada etapa do demonstrativo de renda reporta a dedução de uma despesa. A
demonstração de resultados também relata mudanças no ativo e passivo, de
modo que, se houver um aumento de receita, é porque houve um aumento
no ativo ou uma diminuição no passivo de uma empresa.

Se houve um aumento na linha de despesa, é porque houve ou uma

diminuição no ativo ou um aumento no passivo.

O patrimônio líquido também é referido como patrimônio líquido dos

proprietários da empresa. Eles não são exatamente intercambiáveis. O
patrimônio líquido expressa o total dos ativos menos os passivos. O
patrimônio líquido se refere a quem possui os ativos depois que os passivos
são satisfeitos.

Estas mudanças de ativos e passivos são importantes para proprietários e

executivos de um negócio porque é de sua responsabilidade administrar e
controlar tais mudanças. Obter lucro em um negócio envolve várias
variáveis, não apenas aumentando a quantidade de caixa que flui através de
uma empresa, mas também a gestão de outros ativos.
 CAPÍTULO 10
ATIVOS E PASSIVOS
________________

A obtenção de lucro em um negócio é derivada de várias áreas diferentes.

Pode ficar um pouco complicado porque, assim como em nossas vidas
pessoais, os negócios também são feitos a crédito. Muitas empresas vendem
seus produtos a seus clientes a crédito.

Contadores usam uma conta de ativos chamada contas a receber para

registrar o valor total devido ao negócio por seus clientes que ainda não
pagaram o saldo na totalidade. A maior parte do tempo, uma empresa ainda
não cobrou seus créditos na totalidade até o final do ano fiscal,
especialmente para tais vendas a crédito que poderiam ser transacionadas
próximo ao final do período contábil.

O contador registra a receita das vendas e o custo das mercadorias vendidas

para essas vendas no ano em que as vendas foram feitas e os produtos
entregues ao cliente. Isto é chamado de contabilidade de provisões, que
registra a receita quando as vendas são feitas e registra as despesas quando
elas são incorridas também. Quando as vendas são feitas a crédito, a conta
de ativos de contas a receber é aumentada. Quando o dinheiro é recebido do
cliente, então a conta de caixa é aumentada e a conta de contas a receber é
diminuída.

O custo dos bens vendidos é uma das maiores despesas das empresas que
vendem bens, produtos ou serviços. Mesmo um serviço envolve despesas.
Significa exatamente o que diz, pois é o custo que uma empresa paga pelos
produtos que vende aos clientes. Uma empresa lucra vendendo seus
produtos a preços suficientemente altos para cobrir o custo de produção dos
mesmos, os custos de administração do negócio, os juros sobre qualquer
dinheiro emprestado e os impostos de renda, com dinheiro sobrando para o
lucro.
Quando a empresa adquire produtos, o custo dos mesmos vai para o que é
chamado de conta de ativos de estoque. O custo é deduzido da conta de
caixa, ou adicionado à conta de passivo de contas a pagar, dependendo se a
empresa pagou com dinheiro ou crédito.
 CAPÍTULO 11
GANHOS E PERDAS
________________

Seria provavelmente ideal se os negócios e a vida fosse tão simples quanto

produzir mercadorias, vendê-las e registrar os lucros. Mas muitas vezes há
circunstâncias que interrompem o ciclo, e faz parte do trabalho dos
contadores relatá-las também. Mudanças no clima empresarial, ou no custo
dos bens ou qualquer número de coisas podem levar a ganhos e perdas
excepcionais ou extraordinários em um negócio.

Algumas coisas que podem alterar a demonstração de resultados podem

incluir redução de tamanho ou reestruturação do negócio. Isto costumava
ser uma coisa rara no ambiente de negócios, mas agora é bastante comum.
Normalmente é feito para compensar perdas em outras áreas e para diminuir
o custo dos salários e benefícios dos funcionários. Entretanto, há custos
envolvidos com isto também, tais como indenizações, serviços de
outplacement e custos de aposentadoria.

Em outras circunstâncias, uma empresa pode decidir descontinuar

determinadas linhas de produtos. A Western Union, por exemplo, entregou
recentemente seu último telegrama. A natureza da comunicação mudou tão
drasticamente, com e-mails, telefones celulares e outras formas, que os
telegramas se tornaram obsoletos. Quando você não vende mais um produto
com lucro suficiente para fazer valer os custos de fabricação, então é hora
de mudar seu mix de produtos.

Ações judiciais e outras ações legais podem causar perdas ou ganhos

extraordinários também. Se você ganhar danos em uma ação judicial contra
outros, então você terá incorrido em um ganho extraordinário. Da mesma
forma, se suas próprias taxas legais e danos ou multas forem excessivas,
então estas podem ter um impacto significativo na demonstração de
resultados.
Ocasionalmente, uma empresa mudará os métodos contábeis ou precisará
corrigir quaisquer erros que tenham sido cometidos em relatórios
financeiros anteriores. Os Procedimentos Contábeis Geralmente Aceitos
(GAAP) exigem que as empresas tornem qualquer perda ou ganho pontual
muito visível em sua demonstração de resultados.
 CAPÍTULO 12
BALANÇO PATRIMONIAL
________________

Um balanço é um retrato rápido da condição financeira de um negócio em

um período específico de tempo. As atividades de uma empresa se dividem
em dois grupos separados que são relatados por um contador. São
atividades com fins lucrativos, que incluem vendas e despesas. Isto
também pode ser referido como atividades operacionais.

Há também atividades de financiamento e investimento que incluem a

obtenção de dinheiro de fontes de capital de dívida e capital próprio,
devolução de capital a essas fontes, distribuição de lucros aos proprietários,
investimentos em ativos e, eventualmente, a alienação dos ativos.

As atividades lucrativas são relatadas na declaração de renda; as atividades

de financiamento e investimento são encontradas na declaração dos fluxos
de caixa. Em outras palavras, duas demonstrações financeiras diferentes
são preparadas para os dois tipos diferentes de transações.

A demonstração de fluxos de caixa também relata o aumento ou

diminuição do lucro durante o ano, em oposição ao montante de lucro que
é relatado na demonstração de resultados.

O balanço patrimonial é diferente das demonstrações de renda e fluxo de

caixa que relatam, como diz, a renda de caixa e o fluxo de saída de caixa.
O balanço representa os saldos, ou valores, ou o ativo, passivo e
patrimônio líquido de uma empresa em um instante no tempo. A palavra
saldo tem significados diferentes em momentos diferentes.

Como é usada no termo balanço patrimonial, refere-se ao saldo dos dois

lados opostos de uma empresa, o total do ativo de um lado e o total do
passivo do outro. Entretanto, o saldo de uma conta, como as contas de
ativos, passivos, receitas e despesas, refere-se ao valor na conta após
registrar aumentos e diminuições na conta, assim como o saldo em sua
conta corrente.

Os contadores podem preparar um balanço a qualquer momento que um

gerente o solicitar. Mas eles são geralmente preparados no final de cada
mês, trimestre e ano. É sempre preparado no encerramento dos negócios,
no último dia do período de lucro.
 CAPÍTULO 13
RECEITA E CONTAS A RECEBER
________________

Na maioria das empresas, o que impulsiona o balanço são as vendas e as

despesas. Em outras palavras, eles provocam os ativos e passivos de uma
empresa. Um dos itens contábeis mais complicados são as contas a receber.
Como uma situação hipotética, imagine uma empresa que oferece a todos
os seus clientes um período de crédito de 30 dias, o que é bastante comum
em transações entre empresas, (não em transações entre uma empresa e
consumidores individuais).

Um ativo de contas a receber mostra quanto dinheiro os clientes que

compraram produtos a crédito ainda devem ao negócio. É uma promessa de
caso que o negócio irá receber. Basicamente, as contas a receber é o
montante da receita de vendas não cobrada no final do período contábil. O
dinheiro em espécie não aumenta até que a empresa realmente receba esse
dinheiro de seus clientes comerciais. Entretanto, a quantidade de dinheiro
em contas a receber é incluída na receita total de vendas para esse mesmo
período. A empresa fez as vendas, mesmo que ainda não tenha adquirido
todo o dinheiro das vendas. A receita de vendas, então, não é igual à
quantidade de dinheiro que o negócio acumulou.

Para obter o fluxo de caixa real, o contador deve subtrair o valor das vendas
a crédito não coletado da receita de vendas em dinheiro. Em seguida,
adicionar a quantia de dinheiro que foi coletada pelas vendas a crédito que
foram feitas no período anterior do relatório. Se o montante de vendas a
crédito que um negócio fez durante o período do relatório for maior do que
o que foi coletado dos clientes, então a conta a receber aumentou durante o
período e o negócio tem que subtrair da receita líquida essa diferença.

Se o montante cobrado durante o período do relatório for maior do que as

vendas de crédito efetuadas, então as contas a receber diminuíram durante o
período do relatório, e o contador precisa adicionar ao lucro líquido essa
diferença entre as contas a receber no início do período do relatório e as
contas a receber no final do mesmo período.
 CAPÍTULO 14
ESTOQUE E DESPESAS
________________

O inventário é geralmente o maior ativo atual de uma empresa que vende

produtos. Se a conta de estoque for maior no final do período do que no
início do período do relatório, o valor que o negócio realmente pagou em
dinheiro por esse estoque é maior do que o que o negócio registrou como
custo da despesa de boa venda. Quando isso ocorre, o contador deduz o
aumento de estoque da receita líquida para determinar o fluxo de caixa do
lucro.

a conta de ativos de despesas pagas antecipadamente funciona de forma

muito semelhante à mudança no estoque e nas contas a receber. Entretanto,
as mudanças nas despesas pré-pagas são geralmente muito menores do que
as mudanças naquelas duas outras contas de ativos.

O saldo inicial das despesas pré-pagas é debitado nas despesas do ano

corrente, mas o caixa foi efetivamente pago no ano passado. neste período,
a empresa paga caixa para as despesas pré-pagas do próximo período, o que
afeta o fluxo de caixa deste período, mas não afeta a receita líquida até o
próximo período. Simples, certo?

Conforme uma empresa cresce, ela precisa aumentar suas despesas pré-
pagas por coisas como prêmios de seguro contra incêndio, que têm que ser
pagos antecipadamente da cobertura do seguro, e seus estoques de material
de escritório. Aumentos nas contas a receber, estoques e despesas pré-pagas
são o preço do fluxo de caixa que uma empresa tem que pagar para crescer.
Raramente você encontra um negócio que possa aumentar sua receita de
vendas sem aumentar estes ativos.

O efeito retardado do fluxo de caixa é o preço do crescimento do negócio.

Gerentes e investidores precisam entender que aumentar as vendas sem
aumentar as contas a receber não é um cenário realista para o crescimento.
No mundo dos negócios reais, geralmente não se pode aproveitar o
crescimento da receita sem incorrer em despesas adicionais.
 CAPÍTULO 15
DEPRECIAÇÃO
________________

Depreciação é um termo que ouvimos falar com freqüência, mas que não
entendemos realmente. No entanto, é um componente essencial da
contabilidade. Depreciação é uma despesa que é registrada ao mesmo
tempo e no mesmo período que outras contas.

Os ativos operacionais de longo prazo que não são mantidos para venda no
curso dos negócios são chamados de ativos fixos. Os ativos fixos incluem
edifícios, máquinas, equipamentos de escritório, veículos, computadores e
outros equipamentos. Pode também incluir itens como prateleiras e
armários.

Depreciação refere-se à distribuição do custo de um ativo fixo ao longo dos

anos de sua vida útil para uma empresa, em vez de cobrar todo o custo em
despesas no ano em que o ativo foi adquirido. Dessa forma, cada ano em
que o equipamento ou ativo é utilizado suporta uma parte do custo total.
Como exemplo, carros e caminhões são tipicamente depreciados ao longo
de cinco anos. A idéia é cobrar uma fração do custo total da despesa de
depreciação durante cada um dos cinco anos, em vez de apenas no primeiro
ano.

A depreciação se aplica apenas aos ativos fixos que você realmente compra,
não àqueles que você aluga ou arrenda. Depreciação é uma despesa real,
mas não necessariamente uma despesa de caixa no ano em que é registrada.
O desembolso em dinheiro ocorre de fato quando o ativo fixo é adquirido,
mas é registrado durante um período de tempo.

A depreciação é diferente de outras despesas. Ela é deduzida da receita de

vendas para determinar o lucro, mas a despesa de depreciação registrada em
um período de relatório não requer nenhuma despesa de caixa real durante
esse período. A despesa de depreciação é aquela parte do custo total do
ativo imobilizado de uma empresa que é alocada ao período para registrar o
custo de utilização dos ativos durante o período. Quanto maior o custo total
dos ativos fixos de uma empresa, maior será sua despesa de depreciação.
 CAPÍTULO 16
RELATÓRIO DE DEPRECIAÇÃO
________________

Nos sistemas de relatórios de um contador, a depreciação dos ativos fixos

de uma empresa, como seus edifícios, equipamentos, computadores, etc.,
não é registrada como uma despesa de caixa. Quando um contabilista mede
o lucro com base na contabilidade de exercício, ele ou ela conta a
depreciação como uma despesa.

Edifícios, máquinas, ferramentas, veículos e móveis, todos têm uma vida

útil limitada. Todos os ativos fixos, exceto os terrenos reais, têm uma vida
útil limitada para uma empresa. A depreciação é o método de contabilidade
que aloca o custo total dos ativos fixos a cada ano de seu uso para ajudar a
empresa a gerar receita.

Parte da receita total de vendas de uma empresa inclui a recuperação do

custo investido em seus ativos fixos. Em um sentido real, uma empresa
vende alguns de seus ativos fixos nos preços de venda que cobra de seus
clientes. Por exemplo, quando você vai a uma mercearia, uma pequena
parte do preço pago por ovos ou pão vai para o custo dos edifícios, das
máquinas, dos fornos de pão, etc. A cada período do relatório, uma empresa
recupera parte do custo investido em seus ativos fixos.

Não é suficiente que o contador acrescente a depreciação do ano ao lucro

final. As mudanças em outros ativos, assim como as mudanças no passivo,
também afetam o fluxo de caixa a partir do lucro. O contador competente
levará em conta todas as mudanças que determinam o fluxo de caixa a
partir do lucro.

A depreciação é apenas um dos muitos ajustes no lucro líquido de uma

empresa para determinar o fluxo de caixa das atividades operacionais. A
amortização de ativos intangíveis é outra despesa que é registrada contra os
ativos de uma empresa durante o ano. É diferente na medida em que não
requer desembolso de caixa no ano em que a despesa é cobrada. Isso
ocorreu quando a empresa investiu nesses ativos tangíveis.
 CAPÍTULO 17
INVESTIMENTO E FINANCIAMENTO
________________

Outra parte da declaração de fluxos de caixa relata o investimento que a

empresa fez durante o ano do relatório. Novos investimentos são sinais de
crescimento ou modernização das instalações de produção e distribuição e
da capacidade da empresa. A alienação de ativos a longo prazo ou o
desinvestimento de grande parte de seus negócios podem ser boas ou más
notícias, dependendo do que está impulsionando essas atividades.

Uma empresa geralmente dispõe de alguns de seus ativos fixos a cada ano
porque eles chegaram ao fim de suas vidas úteis e não serão mais
utilizados. Esses ativos fixos são alienados ou vendidos ou negociados em
novos ativos fixos. O valor de um ativo fixo no final de sua vida útil é
chamado de seu valor de resgate. Os lucros da venda de ativos fixos são
relatados como fonte de dinheiro na seção de atividades de investimento da
demonstração de fluxos de caixa. Normalmente são quantias muito
pequenas.

Como indivíduos, as empresas às vezes têm que financiar suas aquisições

quando seu fluxo de caixa interno não é suficiente para financiar o
crescimento do negócio. financiamento refere-se a um negócio que levanta
capital de fontes de dívida e de quity, pedindo dinheiro emprestado a
bancos e outras fontes dispostas a emprestar dinheiro ao negócio e por seus
proprietários colocando dinheiro adicional no negócio. O termo também
inclui o outro lado, fazendo pagamentos sobre dívidas e devolvendo capital
aos proprietários. inclui distribuições em dinheiro pela empresa a partir do
lucro para seus proprietários.

A maioria das empresas pede dinheiro emprestado tanto a curto como a

longo prazo. A maioria das demonstrações de fluxo de caixa informa
apenas o aumento ou diminuição líquida da dívida de curto prazo, não os
montantes totais emprestados e os pagamentos totais sobre a dívida. Ao
relatar dívidas de longo prazo, no entanto, tanto os montantes totais como
os pagamentos sobre dívidas de longo prazo durante um ano são geralmente
relatados na demonstração de fluxos de caixa. Estes são reportados como
valores brutos, em vez de líquidos.
 CAPÍTULO 18
RESERVAS DE DINHEIRO PARA CONSTRUÇÃO
________________

A construção de uma almofada financeira para seu negócio nunca é fácil.

Especialistas dizem que as empresas devem ter entre seis e nove meses de
renda armazenados em segurança no banco. Se você for um negócio com
um valor bruto de 250.000 dólares por mês, a mera ideia de economizar
mais de 1,5 milhões de dólares em uma conta de poupança fará com que
você caia de uma gargalhada ou do pânico paralisante que acaba de se
instalar.

O que pode ser uma boa ideia em teoria pode ser facilmente atirado pela
janela quando você mal está fazendo folha de pagamento a cada mês.
Então, como é que um pequeno empresário pode sequer iniciar um
programa de poupança prudente para o sucesso a longo prazo?

Perceber que sua empresa precisa de um plano de poupança é o primeiro

passo para uma melhor gestão. As razões para o crescimento de um ninho
financeiro são fortes. Construir economias permite planejar o crescimento
futuro de sua empresa e ter pronto o capital de investimento necessário para
lançar esses planos. Ter uma fonte de renda de reserva pode muitas vezes
levar um negócio através de um período difícil.

Quando as flutuações do mercado, tais como o aumento dramático dos

preços da gasolina e do petróleo, começam a afetar seu negócio, talvez seja
necessário mergulhar em suas economias para manter as operações
funcionando sem problemas até que as dificuldades passem.

A economia também pode suportar negócios sazonais com a capacidade de

comprar estoques e cobrir a folha de pagamento até que chegue o fluxo de
dinheiro novo. Tente lembrar que você não construiu seu negócio da noite
para o dia e também não pode construir uma conta de poupança
instantaneamente.
Revise seus livros mensalmente e veja onde você pode cortar despesas e
redirecionar as economias para uma conta separada. Isto também o ajudará
a manter o fluxo de caixa e outras questões financeiras. Embora possa ser
bastante alarmante ver seu fluxo de caixa fluindo para fora sem
aparentemente nenhum fim à vista, é melhor vê-lo acontecer e colocar
medidas corretivas em prática, ao invés de descobrir suas perdas cinco ou
seis meses tarde demais.
 CAPÍTULO 19
SOFTWARE QUASAR
________________

A contabilidade tem se tornado cada vez mais complexa, assim como as

empresas que utilizam funções contábeis. Felizmente, existem vários
excelentes pacotes de software que podem ajudá-lo a gerenciar esta
importante função. Quasar é um desses pacotes.

Todas as versões do Quasar oferecem controles de inventário abrangentes.

Em seu uso mais básico, o módulo de inventário permite que um
empresário rastreie os locais e as quantidades de todos os itens de
inventário. Além disso, as capacidades do inventário vão além da simples
manutenção de registros. Fabricantes e atacadistas podem montar kits
usando itens componentes; sempre que um kit é montado, o inventário que
representa seus itens componentes é ajustado de acordo.

Os itens podem ser agrupados em várias categorias e os grupos podem ser

agrupados em vários níveis de profundidade. Pedidos de compra de
fornecedores podem ser gerados para itens cujas quantidades estão abaixo
de um nível pré-definido. Os custos e os preços de venda dos itens podem
ser definidos e descontados de diversas maneiras. Finalmente, estes itens
podem ser relatados para mostrar coisas tais como lucros, margens e vendas
por item.

As vendas e compras são outro ponto forte de Quasar. As cotações dos

clientes podem ser facilmente convertidas em faturas a serem pagas.
Promoções podem ser criadas e descontos podem ser concedidos com base
em data, cliente ou localização da loja. As margens podem ser informadas
para características tais como itens individuais, clientes individuais ou
vendedores individuais.

Da mesma forma, um pedido de compra pode ser criado e convertido em

uma fatura de fornecedor, que pode ser paga de várias maneiras diferentes,
incluindo a impressão de um cheque. A Quasar pode manter registro de
taxas diversas, tais como depósitos de contêineres, taxas de frete e taxas de
franquia.

O design inteligente da interface de usuário do Quasar permite a entrada de

dados rápida e fácil. Alguns programas que você pode encontrar não são
otimizados para o uso do teclado. Estes programas exigem que você mova
sua mão para o mouse para selecionar as opções freqüentemente
necessárias. Enquanto algumas das opções do menu Quasar são apenas
acessíveis ao mouse, a maior parte da interface de usuário do Quasar é
projetada de tal forma que você pode manter as mãos no teclado, usando
atalhos especiais. Isto permite uma entrada de dados mais rápida, o que
pode economizar tempo (e, portanto, dinheiro) a longo prazo.
 CAPÍTULO 20
GERENCIANDO O RESULTADO FINAL
________________

Se você não acompanha quanto dinheiro está ganhando, você não tem idéia
se seu negócio é bem sucedido ou não. Você não pode dizer se seu
marketing está funcionando bem. E não quero dizer apenas que você deve
saber o valor de suas vendas totais ou receita bruta. Você precisa saber qual
é o seu lucro líquido. Se você não souber, não há como saber como
aumentá-lo.

Se você quer que seu negócio tenha sucesso, precisa fazer um plano
financeiro e compará-lo com os fatos mensalmente, então tome medidas
imediatas para corrigir qualquer problema. Aqui estão os passos que você
deve tomar:

* Crie um plano financeiro para seu negócio. Faça uma estimativa da

receita que você espera obter a cada mês, e projete quais serão suas
despesas.

* Lembre-se de que os lucros perdidos não podem ser recuperados. Quando

os empresários comparam suas projeções à realidade e acham os ganhos
muito baixos ou as despesas muito altas, muitas vezes concluem: "Eu os
recuperarei mais tarde". O problema é que você realmente não pode
compensar mais tarde: cada mês que os lucros são muito baixos é um mês
que se foi para sempre.

* Faça ajustes imediatamente. Se as receitas forem inferiores ao esperado,

aumente os esforços em vendas e marketing ou procure formas de aumentar
suas tarifas. Se os custos gerais forem muito altos, encontre maneiras de
reduzir. Há outros negócios como o seu por perto. Qual é o segredo deles
para operar de forma lucrativa?
* Pense antes de gastar. Ao considerar qualquer nova despesa comercial,
incluindo atividades de marketing e vendas, avalie o aumento de ganhos
que você espera trazer em relação ao seu custo antes de proceder a uma
compra.

* Avalie o sucesso de seu negócio com base no lucro e não na receita. Não
importa quantos milhares de dólares você esteja trazendo por mês se suas
despesas forem quase tão altas, ou mais altas. Muitas empresas de alta
receita foram afundadas por esta mesma razão - não seja uma delas.