AUDITORIA OPERACIONAL DAS FUNÇÕES

2 Introdução
O presente trabalho debruçar-se acerca da Auditoria
Operacional das Funções, com particular enfoque para as
Funções de Aprovisionamento, de Marketing e Comercial,
de Produção e Conservação, de Recursos Humanos, de
Base de Dados, e Financeira.
Em termos de estrutura, o presente trabalho está organizado
em 5 partes, onde primeiramente são apresentados os
elementos introdutórios, seguido pela revisão da literatura,
a metodologia, a conclusão e as referências bibliográficas.
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3 Objectivos
Objectivo Geral

 Abordar aspectos inerentes a Auditoria Operacional das principais funções

de uma organização.

Objectivos específicos

 Definir os conceitos de Auditoria Operacional;

 Apresentar os principais aspectos em relação a auditoria operacional nas
seguintes funções: Aprovisionamento, Marketing e Comercial, Produção e
Conservação, Recursos Humanos, Base de Dados e Financeira.
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4 Revisão da literatura
Conceitos e objectivos da Auditoria Operacional

Segundo (Almeida, 2017, p. 20), a “Auditoria Operacional envolve

uma revisão sistemática de parte ou de todo o processo operacional
de uma empresa, avaliando se os recursos estão a ser utilizados
tendo em atenção a eficiência, a eficácia e a economicidade.”

Ainda na visão de (Almeida, 2017), o objectivo da Auditoria

Operacional é avaliar a performance da empresa, identificar áreas
em que possam ser efectuadas melhorias e fazer recomendações. 10/18/2023
5 Conceitos e objectivos da Auditoria Operacional
De acordo com os autores (Boynton et al., 2002), a Auditoria Operacional
é um processo sistemático de avaliação da eficácia, eficiência e economia
de operações sob controle da administração de uma organização, e relato
dos resultados da avaliação a pessoas adequadas, acompanhados de
recomendações para aperfeiçoamento.

A Auditoria Operacional, também denominada de auditoria dos 3 E’s

(Economia, Eficiência e Eficácia), tem como objectivo essencial,
assessorar a administração no desempenho efectivo de suas funções e
responsabilidades (Jund, 2007). 10/18/2023
6 Conceitos e objectivos da Auditoria Operacional

A ISSAI 3100, apresenta os conceitos de economicidade, eficiência

e efectividade:

 A Economicidade significa minimizar os custos dos recursos.

 A Eficiência significa obter o máximo de recursos disponíveis.

 A Efectividade diz respeito a atingir os objectivos estabelecidos e

alcançar os resultados obtidos.

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7 Conceitos e objectivos da Auditoria Operacional
Diante posições colocadas pelos autores acima citados, de um
modo geral, a Auditoria Operacional consiste num exame contínuo
feito pelo auditor interno, com vista a avaliar a eficácia, eficiência e
economicidade da aplicação dos recursos da organização pela
administração. O auditor ao avaliar a área operacional, apresenta
sugestões de melhoria ou recomendações a administração, de modo
a garantir o aperfeiçoamento por parte da administração.
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8 Etapas de uma Auditoria Operacional

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9 Etapas de uma Auditoria Operacional
Selecção do auditado
Para os autores (Boynton et al., 2002), a selecção do auditado
começa com um estudo preliminar que identifique as actividades
em que o potencial para a melhora da eficácia, eficiência e
economia de operações é menor.
Planeamento da audutria
Os autores (Boynton et al., 2002), afirmam que o pilar central do
planeamento é o desenvolvimento de um programa de auditoria.
O planeamento envolve também, a selecção da equipe de auditoria
e a preparação do cronograma dos trabalhos 10/18/2023
10 Etapas de uma Auditoria Operacional
Execução da auditoria

Em uma auditoria operacional, o auditor interno recorre principalmente a

indagações e observação.

Ainda na visão de (Boynton et al., 2002), o auditor deve estudar e medir o

desempenho real contra algum critério desenvolvido internamente pela
organização (metas de produtividade, por exemplo).

Relato das descobertas à administração

De acordo com (Boynton et al., 2002), o relatório de uma auditoria operacional

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11 Etapas de uma Auditoria Operacional

deve conter: os objectivos e a extensão da auditoria; descrição geral dos

trabalhos executados; resumo das descobertas; recomendações para
aperfeiçoamento e comentários.

Follow-up

A etapa final de uma auditoria operacional envolve o follow-up da resposta da

área ou unidade auditada.

A Norma 440 do IIA (Instituto dos Auditores Internos), declara que auditores
internos devem fazer follow-up para verificar a adequação das acções
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relacionadas com as descobertas.

12 Auditoria Operacional das funções

A Auditoria Operacional das funções surgiu em decorrência da

necessidade que a auditoria interna tinha para verificar a adequação
do sistema de controle interno implantado em alcançar os resultados
esperados.

Em geral, as unidades de auditoria desenvolvem práticas e

procedimentos internos para assegurar a uniformidade e a qualidade
do seu trabalho, fornecem informações e estabelecem exigências,
relativamente específicas em algumas áreas. 10/18/2023
13 Auditoria Operacional das funções

Conselho de
administração

Depart. De
Auditoria Interna

Área de
Área Área de Área de Área de
recursos
Financeira compras produção vendas
humanos

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14 Funções de aprovisionamento
O Aprovisionamento, de acordo com (Braga, 1991), é um processo que abrange
vários aspectos como:
 A administração e negociação, abastecimento da empresa em termos de
logística;

 O abastecimento tem a ver com matérias-primas, componentes de produção

sobressalentes, produtos acabados e semi-acabados, linhas de montagem e
armazéns.
Natureza e Âmbito da função
A natureza e o âmbito da função de aprovisionamento envolvem o procurement
de bens serviços ao mais baixo custo, mas mantendo a qualidade requerida,
procedendo do seguinte modo:
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15 Funções de aprovisionamento
 Identificar as necessidades de bens e serviços para a empresa;
 Emitir as ordens de compra;
 Transporte e recepção dos bens adquiridos;
 Gestão dos bens recebidos e mantidos em armazém.
Principais riscos envolvidos
 Aquisição de bens ou serviços que não são necessários para a
empresa;
 Compras feitas ao preço desnecessariamente alto;
 Desvio de existências nos armazéns.
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16 Funções de aprovisionamento
Principais controlos gerais e aplicacionais

Controlos gerais

 A segregação de funções: Na área de aprovisionamento, as funções de

recepção e gestão física das existências ou mercadorias e matérias-primas,
devem ser separadas das funções de registo, de modo a garantir melhor
eficácia e menores riscos operacionais.

 A segurança adequada e o acesso limitado ao armazém.

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17 Funções de aprovisionamento
Controlos aplicacionais

 Autorização das ordens de compra;

 Emissão de relatórios de excepção (análise das acções correctivas

implementadas);

 Facturas dos fornecedores comparadas com os pedidos de compra e guias de

recepção;

 Na recepção de bens, deverão ser emitidas guias de entradas pré-enumeradas,

as quantidades e os preços comparados com o pedido de compra.
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18 Funções de Marketing e Comercial

Conceito de Marketing

D e a c o r d o c o m ( I PA D , 2 0 0 9 ) , M a r k e t i n g é a g e s t ã o d e
relacionamentos lucrativos com os clientes. Um dos objetivos
principais do marketing é justamente o de criar valor com os clientes,
sejam eles novos ou não, e atrair os clientes em potencial.

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19 Funções de Marketing e Comercial
Natureza e âmbito da função

A auditoria da área de marketing e comercial tem a função de central de

inteligência, responsável por reunir, sintetizar, analisar interpretar e efetuar
recomendações sobre as principais decisões estratégicas de marketing.
Principais riscos envolvidos
 Deficiente cobertura de vendas e falta de acompanhamento ao cliente;
 Dificuldades em estabelecer relacionamentos duradouros com os
clientes;
 Baixo desempenho global da equipa de vendas.
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20 Funções de Marketing e Comercial
Principais controlos gerais e aplicacionais

 Selecção: recolha de evidências ou informações;

 Codificação: codificação das infomações recolhidas;

 Tabulação: organização das informações para eventuais comparações;

 Análise;

 Interpretação: o auditor faz as interpretações conforme o seu

julgamento.
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21 Funções de produção e Conservação
Natureza e Âmbito da função

A função de produção integra a planificação do processo produtivo,

determinando o que produzir, como e quando, controlando as operações
necessárias para converter as matérias primas em produtos acabados e
monitorar a eficiência e a qualidade destas operações.

Principais controlos gerais e aplicacionais

Principais controlos gerais
 Segregação de tarefas;
 Segurança adequada e acesso limitado ao armazém de produtos acabados.
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22 Funções de produção e Conservação
Principais controlos aplicacionais
 As requisições de matérias-primas para a produção deverão ser
devidamente autorizadas;
 As requisições de bens do armazém deverão ser devidamente
autorizadas.
Principais riscos envolvidos
 Planeamento e controlo inadequado do processo produtivo;
 Desvios ou perdas de matérias primas e produção acabada;
 Demoras no processo produtivo;
 Custos incorrectos alocados a produção. 10/18/2023
23 Funções de Recursos Humanos

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24 Funções de Recursos Humanos
Natureza e Âmbito da função
A natureza e âmbito da função de recursos humanos, poderão englobar um
conjunto de actividades relacionadas com a requisição interna, recrutamento e
selecção, contratação, acompanhamento, processamento de salários, sua
contabilização e pagamentos.
O auditor interno deverá avaliar a idoneidade do sistema de selecção e contratação
do pessoal de forma eficaz para utilizar os recursos humanos em função das
necessidades da empresa.
Principais riscos envolvidos
 Contratação de pessoal não qualificado;
 Fraca supervisão dos gestores responsáveis pela área;
 Insatisfação do pessoal pelo pagamento tardio e incorrecto do salário.
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25 Funções de Recursos Humanos
Principais controlos gerais e aplicacionais
Controlos gerais
 Segregação de tarefas;
 Segurança adequada no sistema informático.
Controlos aplicacionais
 O tempo trabalhado incluindo as horas extras devem ser devidamente
autorizados;
 Contratação de pessoal qualificado. Este processo deve ser devidamente
autorizado pelos superiores da organização;

 Um arquivo com os principais dados dos funcionários (identificação pessoal,

salário actual, nível académico, data de admissão, entre outros). 10/18/2023
26 Funções de Base de Dados
Natureza e Âmbito da função
A função de base de dados traz ferramentas e tecnologias para analisar,
visualizar e tomar decisões a partir de dados, mostrando-se assim uma
atividade estratégica em diversos cenários, que possibilita a solução de
variados problemas.

Considerando a realidade de uma empresa, pode-se imaginar a quantidade

de dados gerados a cada dia: pedidos, vendas, pagamentos, relacionamento
com clientes, processos internos, contabilidade, finanças, auditorias,
sistemas, entre outros. 10/18/2023
27 Funções de Base de Dados
Principais riscos envolvidos
 Dados corrompidos;
 Intervalos de data incorretos e transações ausentes.
As falhas no sistema de dados podem acarretar resultados incorretos, o
que faz com que todo o trabalho seja invalidado.
Principais controlos
O auditor interno faz uma avaliação focada essencialmente na informação,
na fiabilidade e integridade dos dados a colocar no sistema, na correta
conversão da totalidade da informação e dos dados externos para impedir
a existência de erros aquando da sua utilização. 10/18/2023
28 Função Financeira
Natureza e Âmbito da função

A função financeira envolve a gestão de financiamento de tesouraria nos

seguintes aspectos:

 Pesquisa, selecção e analise das formas adequadas de financiamento;

 Apuramento das necessidades de tesouraria;

 Optimização da aplicação de fundos;

 Selecção de investimentos e custodia física dos títulos.

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29 Função Financeira
Informação sobre o sistema de controlo

Com o objectivo de conhecer e avaliar o funcionamento do sistema de controlo

interno, o auditor interno recorre, para alem das conversações directas com os
responsáveis de cada função ou actividade, a questionários de controlo interno,
acompanhados, sempre que necessário, com anotações e descrição gráfica da
informação recolhida num ou em vários fluxogramas.
Principais riscos envolvidos
 A não utilização de um fundo fixo de caixa;
 A não verificação dos documentos que suportam os pagamentos. 10/18/2023
30 Conclusão
No presente trabalho podemos concluir que o conceito de auditoria alcançou uma
grande evolução até aos dias de hoje. Anteriormente, sua atuação se limitava à
simples verificação da confiabilidade dos registros contabilísticos, de controles dos
ativos e de sua real existência.

É importante também salientar que, para que as funções sejam bem executadas por
parte dos funcionários, é necessário que haja segregação de funções, evitando
assim a sobrecarga e fatiga dos funcionários.

A auditoria operacional das funções é de extrema importância para o crescimento

das organizações, no alcance dos objectivos e metas previamente traçadas. 10/18/2023
 FIM
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Agradecemos pela atenção

dispensada!

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