Ata de Reunião/ Plano de Ação

Data: Início: (hora) h.

Local: Término: (hora)h.

Participantes
São fixos, pessoas decisores e envolvidas no assunto

Objetivos da Reunião

Pauta

mencionar todos o assuntos que precisam ser resolvidos

Como Preencher a ata

Assunto: (O que fazer). É uma ação, o ideal é começar com um verbo no infinitivo. Realizar/Analisar/Levantar
Dono: Apenas um nome. O Dono é o que fará o acompanhamento e trará o status e follow-up para a reunião
Quando: Uma data para a solução do problema e somente pode ter no máximo duas prorrogações
Status: É realmente o status da ação que gera o gráfico acima automaticamente
Follow UP: Informações resumidas dos status. Seleciona as linhas da coluna Stasua da ação
Formatação condicional
DONO (Quem QUANDO (Data
Nº Assunto (O que fazer) Status da ação Comentarios/Observações
Resolverá) da solução) Gerenciar regras

1 Mapear os treinamentos necessários para a equipe de produção Marcos 22.06.2023 CONCLUIDO Concluído
Nova regra

2 Apresentar um plano de melhoria para as mautenções dos equipamentos Willian 26.06.2023 EM ANDAMENTO pendente
Formatar células que contenha

3 Implementar novio procedimento de auditoria na área industrial Carla 26.06.2023 PENDENTE em andamento
Valor da célular

4
igual a digitar o status e formatar a cor

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 ESTOQUE ESTOQUE ESTOQUE SOLICITAR
CÓD MATERIAL INICIAL ENTRADAS SAÍDAS ATUAL MÍNIMO REPOSIÇÃO?
1 Papel A4 25 17 24 18 18 REPOSIÇÃO
2 Caneta Azul 35 25 6 54 20 OK
3 Caneta Vermelha 15 18 4 29 15 OK
4 Lápis 18 14 3 29 10 OK
5 Pen Drive 5 2 1 6 5 OK
6 Grampeador 4 7 1 10 3 OK
7 Furador 10 8 2 16 5 OK
8 Tesouras 8 4 2 10 5 OK
 PRIORIZAÇÃO DAS AÇÕES-Matriz GUT

É amplamente utilizada para ajudar as equipes a classificar e priorizar problemas, identificar áreas de foco e tomar medidas adequadas.

1. Escreva todas as atividades que precisam ser realizadas

2.Utilize a tabela a seguir para analisar as informações
3. Preencha a planilha a seguir com base nos valores atribuídos
Como definir prioridades: 4. Multiplique os pesos estabelecidos para cada ação/projeto

5.Ordene as atividades de acordo com sua classificação, ou seja, nível de prioridade.

Gravidade (G): avalia o impacto ou

a intensidade que o problema
Urgência (U): está relacionado ao fator
situação pode causar se não for
tempo, ou seja, a urgência que
solucionado. Esse impacto pode
determinada situação precisa ser
estar relacionado aos
resolvida. Refere-se à urgência ou prazo
colaboradores, processos, tarefas,
para resolver o problema.Uma boa
resultados da empresa, assunto
forma de fazer uma avaliação correta
financeiro, risco de falência, perda
desse tempo é se perguntar: “isso pode
de cliente, danos à imagem ou
esperar?”.
qualquer outro ponto crítico
dependendo da organização.

Tendência (U): refere-se ao potencial que o problema ou situação tem

de crescer com o passar do tempo. Pode ser compreendido como a
tendência de permanecer como está ou piorar rapidamente caso não seja
solucionado.

Gravidade x Urgência x
ATIVIDADE / PROBLEMA (DESAFIO) Gravidade Urgência Tendência Classificação
Tendência
Arquivar documentos - arquivo corrente 4 4 4
64 64
 Atualizar planilha de protocolo 4 5 3
60 60
Dar suporte no processo de recrutamento - fazer
5 4 4
ligações para candidatos 80 80
Digitar memorando para retirada de material de
2 2 4
escritório no almoxaridado 16 16
 GERENCIAMENTO DA ROTINA
HORÁRIO SEGUNDA TERÇA QUARTA
8:00
9:00
10:00
11:00
12:00 ALMOÇO
13:00
14:00
15:00
16:00
17:00
18:00
NTO DA ROTINA
QUINTA SEXTA SÁBADO
 Protocolo de Entrega de Documento

Nº do
Data de recebimento Remetente Destinatário
Protocolo
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a de Documentos

Descrição do documento Data de Responsável

entregue entrega pela entrega
 CONTROLE DE COSULTA DE DOCUMENTOS DO ARQUIVO

Data da Hora da Nome do responsável pela Assinatura do responsável pela consulta de

Motivo da consulta
ocorrência ocorrência consulta de documento documento

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