FERRAMENTA

MATRIZ DE
ADMINISTRAÇÃO
DO TEMPO
 MATRIZ DO TEMPO

INTRODUÇÃO

Stephen Covey aprimorou uma metodologia e elaborou uma ferramenta que nos auxilia
a organizar e buscar a clareza sobre as demandas das atividades que temos que realizar
diariamente, sejam elas de cunho pessoal ou profissional.

A Matriz de Administração do Tempo nos permite alocar as diferentes obrigações,

compromissos e tarefas em quatro diferentes quadrantes. A partir dessa distribuição
das tarefas, conseguimos distinguir o que é Urgente e o que é Importante, além de
identificarmos os “ladrões de tempo”, aquilo que nos faz perder tempo e nem percebemos.
Procure sempre preencher a matriz avaliando as tarefas e alocando-as no quadrante

Q1 - IMPORTANTE E URGENTE Q2 - IMPORTANTE, MAS NÃO URGENTE

IMPORTANTE

IMPORTANTE IMPORTANTE,
E URGENTE MAS NÃO URGENTE

Q3 - URGENTE, MAS NÃO IMPORTANTE Q4 - NÃO URGENTE E NÃO IMPORTANTE

NÃO IMPORTANTE

URGENTE, NÃO URGENTE E

MAS NÃO IMPORTANTE NÃO IMPORTANTE

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 MATRIZ DO TEMPO

correto. Mas lembre-se de que, se você não tiver comprometimento e autodisciplina,

nenhuma ferramenta será capaz de ajudá-lo a gerir melhor o seu tempo! Procure alinhar
planejamento, organização, comprometimento e autodisciplina, pois são atitudes que
resultam em sucesso.

PLANEJAMENTO ORGANIZAÇÃO

MENOS TEMPO NA EXECUÇÃO MAIS EXECUÇÃO E PRODUTIVIDADE

MAIS RESULTADOS MENOS ESTRESS

COMPROMETIMENTO AUTODISCIPLINA

TERMINE O QUE COMEÇOU PROCURE SEGUIR O QUE PLANEJOU

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MATRIZ DE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Reveja agora o que é importante alocar em cada quadrante da matriz:

Q1 - IMPORTANTE E URGENTE Q2 - IMPORTANTE, MAS NÃO URGENTE

• prevenção
IMPORTANTE

• crises • criatividade

• reuniões • recreação

• problemas urgentes e inadiáveis • aprendizado

• projetos com data marcada • planejamento

• desenvolvimento de relacionamentos
• identificação de novas oportunidades

Q3 - URGENTE, MAS NÃO IMPORTANTE Q4 - NÃO URGENTE E NÃO IMPORTANTE

NÃO IMPORTANTE

• interrupções • detalhes
• telefonemas • pequenas tarefas
• relatórios • correspondências sem
• correspondência importância
• atividades populares • atividades agradáveis
• assuntos estressantes • perda de tempo

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Procure distribuir suas tarefas de forma inteligente para não comprometer tempo
precioso com o que não é urgente, nem importante. Aprenda a dizer “não” e interromper
situações frívolas que tomam seu tempo. Os mais comuns “ladrões do tempo” são:

• atender ligações telefônicas ou ler e responder mensagens de texto constantemente;

• falta de planejamento diário e comprometimento para seguir o que se planejou;
• indisciplina;
• objetivos não definidos;
• inexistência de processos eficientes;
• dificuldade em elencar prioridades;
• má utilização dos recursos de comunicação (celular, internet, e-mail etc.);
• visitas não agendadas previamente;
• reuniões prolongadas;
• atrasos;
• desorganização pessoal;
• excesso de centralização de tarefas (dificuldade de delegar o que é possível);
• treinamentos deficientes;
• excesso de material para ler ou elaborar (relatórios, catálogos, e-mails, propostas
comerciais etc.);
• falta de organização dos arquivos;
• inexistência de padrões e critérios.

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COMO PREENCHER A MATRIZ DE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Observe, a seguir, o exemplo da Matriz de Administração do Tempo preenchida por uma
secretária executiva que trabalha numa distribuidora de materiais de escritório, cursa
alemão e mantém um blog na internet sobre moda e etiqueta empresarial.
Diariamente, ela elabora a matriz anotando as tarefas dos quatro quadrantes em post-its
de diferentes cores, o que a ajuda não apenas a lembrar do que é mais importante, mas
torna esse hábito uma rotina que mantém sua disciplina em relação às tarefas.

Observe que ela nomeou os quadrantes de UI (Urgente e Importante), NUI (Não Urgente,
mas Importante), UNI (Urgente, mas Não Importante) e NUNI (Não Urgente e Não
Importante).

Q1 - IMPORTANTE E URGENTE Q2 - IMPORTANTE, MAS NÃO URGENTE

UI NUI
IMPORTANTE

• Reservar sala e providenciar • Pagar boleto da rematrícula do

suporte para a reunião curso de alemão
• Responder ao e-mail do diretor • Conversar com gerente do DH
• Imprimir material para reunião • Comprar presente da Ana

Q3 - URGENTE, MAS NÃO IMPORTANTE Q4 - NÃO URGENTE E NÃO IMPORTANTE

NÃO IMPORTANTE

UNI NUNI

•Ligar para a gráfica • Responder e-mails pessoais

•Revisar relatórios comerciais
•Despachar encomenda
•Reclamar com a empresa de
manutenção da máquina de café
• Ligar para a faxineira
• Marcar almoço com Renata
• Responder às mensagens dos
grupos de WhatsApp
• Atualizar o blog

Bem, agora é a sua vez de começar a fazer uso dessa ferramenta. Imprima-a e inicie a
gestão do seu tempo de forma mais objetiva e produtiva!