Programa CIEE de Educao a Distncia

CURSO: APRESENTAES EM POWERPOINT

SUMRIO

Aula 1 Planejando a apresentao ...................................................................... 02

Aula 2 Estruturando a apresentao ................................................................... 07

Aula 3 A apresentao na prtica........................................................................ 16

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AULA 1 PLANEJANDO A APRESENTAO

No de hoje que o uso de apresentaes em PowerPoint realidade nos ambientes corporativos e tambm nas instituies de ensino, dando aos expositores a possibilidade de dinamizar e incrementar suas exposies.

Para tratar desse tema, vamos considerar dois tipos de abordagens:

- TCNICA: consiste na montagem da apresentao utilizando os recursos do PowerPoint. - VISUAL E ORAL: envolve aspectos visuais e a apresentao oral do material.

A inteno do curso no de apresentar elementos tcnicos, caso seja necessrio, realize o curso Microsoft PowerPoint que dar a voc uma ampla viso em relao a esses elementos.

Todos os seres humanos apresentam comportamentos e atitudes em relao s apresentaes que, por sua vez, preenchem trs condies bsicas:

1 - as explicaes do apresentador devem possuir qualidade, possibilitando a reflexo ao pblico; 2 - qualidades visuais que produzam emoo; 3 - qualidades tcnicas que agradem aos olhos.

O apresentador possui importncia e papel fundamental para a apresentao.

Alm da habilidade pessoal do apresentador, o material visual utilizado durante uma apresentao tem um grande papel de importncia e deve ser uma ferramenta complementar para despertar a ateno, maximizar o poder de persuaso e o nvel de reteno da mensagem veiculada, bem como garantir uma boa imagem do palestrante.

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Ao escolher e preparar o material da sua apresentao importante ter em mente quatro elementos:

o perfil do pblico-alvo; o objetivo da apresentao; as caractersticas do local; o contedo.

Vamos conhecer cada item detalhadamente.

PBLICO-ALVO Para qualquer atividade que desenvolvemos precisamos definir o pblico-alvo, ou seja, as pessoas que recebero as informaes da sua apresentao. Para que essa anlise seja completa, algumas questes precisam ser consideradas, tais como:

Quem so os participantes? Homens, mulheres, crianas, jovens, adultos, idosos, estudantes, advogados, motoristas de nibus, atendentes etc.

Quais so seus gostos? Informtica, lazer, esporte, cultura, poltica, msica etc.

Existe alguma predisposio para a mensagem? Um problema identificado, a necessidade de padronizao de alguma tcnica, o desenvolvimento de alguma competncia.

Se eu estivesse entre a plateia, como reagiria frente palestra que estou preparando? De maneira agradvel, de forma aptica, com repulso etc.

Agora que conhece o primeiro instrumento para preparao da sua apresentao, vamos aprender sobre o objetivo da apresentao.

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OBJETIVO DA APRESENTAO Em um segundo momento, deve-se perguntar: o que pretendo com a apresentao?

Por meio da resposta poder definir a melhor forma de apresentar o contedo, no entanto, to importante quanto isso saber que o pblico retm:

70% do que v e ouve; 30% do que v; 20% do que ouve; 10% do que l.
Fonte: Wharton Business School - Pensilvnia - EUA

Assim, o apresentador dever dominar o assunto, saber estruturar as ideias de forma lgica e dinmica, alm de distinguir o mais importante e o menos importante.

AS CARACTERSTICAS DO LOCAL Como 3 elemento temos as caractersticas do local, por meio dele voc avaliar uma srie de elementos como tamanho, iluminao do local e disposio da plateia que podem influenciar sua apresentao.

Mesmo que o uso de slides seja indicado para plateias de qualquer tamanho, esteja atento para que as informaes fiquem visveis para todas as pessoas.

Veja na prxima pgina a distncia adequada da plateia e da tela de projeo recomendada para que as informaes dos slides fiquem visveis a todos.

Para definir a distncia ideal entre a plateia e a tela de projeo faa alguns clculos: a distncia entre a tela de projeo e a ltima fileira no deve exceder em oito vezes a altura da tela; a distncia entre a tela de projeo e a primeira fileira no deve ser inferior a duas vezes a altura da tela.

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Exemplo: se a altura da tela for de 2 metros, a ltima fileira no pode ultrapassar em oito vezes a altura da tela, logo 16 metros de distncia. J a primeira fileira no pode ter uma distncia inferior a duas vezes a altura da tela, portanto 4 metros.

O CONTEDO O contedo um elemento muito importante na montagem da sua apresentao em PowerPoint, porm desenvolv-lo no to simples quanto parece.

A diagramao das informaes dever ser estruturada de maneira a tirar o mximo proveito da sequncia natural de observao do pblico que consiste em perceber os elementos na seguinte ordem: imagens / ilustraes; ttulos e legendas; texto.

A ideia apresentar todos os elementos de forma que chame a ateno do seu pblico. E isso que estudaremos em nossa prxima aula.

Muito bem! Voc finalizou a primeira aula do curso Apresentaes em Powerpoint.

Nessa aula aprendemos que: existem trs condies bsicas que devemos levar em considerao ao realizar uma apresentao: as explicaes do apresentador, a qualidade visual e tcnica da apresentao; ao escolher e preparar o material da sua apresentao tenha em mente: o perfil do pblico-alvo, o objetivo da apresentao, as caractersticas do local e o contedo; em uma apresentao o pblico retm: 70% do que v e ouve, 30% do que v, 20% do que ouve e 10% do que l;

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preciso definir a distncia ideal entre a plateia e a tela de projeo para que as informaes no fiquem ilegveis; para tirar o mximo proveito da seqncia natural de observao do pblico, leve em considerao os seguintes elementos nessa ordem: 1 imagens / ilustraes, 2 ttulos e legendas e 3 texto.

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AULA 2 ESTRUTURANDO A APRESENTAO

Ol! Seja bem-vindo(a) a 2 aula do curso!

Nas prximas pginas, aprenderemos a montar a apresentao desde a seleo do texto, incluindo a escolha do template, padronizao do slide, imagem, efeitos etc.

Apesar de o curso tratar o PowerPoint como ferramenta principal para criao de apresentaes, saiba que seus slides podem ser preparados em outros softwares apropriados, como o CorelDraw, por exemplo.

O primeiro assunto relacionado estrutura da apresentao em PowerPoint que trataremos nessa aula a padronizao! Padronizar estabelecer padres, modelos ou critrios pr-estabelecidos.

Para que sua apresentao em PowerPoint fique padronizada, defina um modelo geral de layout (localizao de ttulos, logos, formato do texto etc.), desta forma, sua apresentao ficar mais harmnica e consistente.

As imagens devem seguir a mesma padronizao em relao ao tipo: desenhos vetoriais, imagens digitalizadas - preto e branco ou coloridas etc.

Para iniciar sua apresentao informe o plano de voo em um dos seus primeiros slides, ou seja, os principais tpicos que sero expostos durante a apresentao. Esse plano deve ser seguido durante toda a apresentao como forma de orientao da plateia.

Veja um modelo de plano de voo que preparamos para voc:

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Voc sabia? Normalmente, aproximadamente 75% de todo material visual de uma apresentao consiste em textos.

Com base nessa informao, chegamos a concluso que a facilidade de leitura do material visual deve ser imprescindvel.

TED: Portanto... evite excesso de informaes em um nico slide; evite pargrafos longos; escreva sob a forma de frases ou palavras-chave; escreva em tpicos, utilize grficos e imagens, pois dessa forma as pessoas prestaro mais ateno no que voc est dizendo; se o fundo for claro, use fontes em negrito para facilitar a leitura; legendas e notas de rodap devem ser legveis; deixe uma margem de aproximadamente 5% nas bordas da tela; mostre um ponto de cada vez por slide. Se mostrar muita coisa, o pblico ir se concentrar no slide e perder o foco em voc.

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Outro elemento muito importante para qualquer apresentao a fonte utilizada. Os detalhes relacionados a ela fazem toda diferena na apresentao. Vamos conhecer alguns deles? como informado na aula anterior, aplique uma fonte com tamanho suficiente para que toda a plateia consiga ler as informaes com facilidade; evite textos maisculos, eles complicam sensivelmente a leitura; para os ttulos utilize apenas as iniciais maisculas, pois assim ficaro mais legveis; defina o tamanho mnimo e mximo das letras e respeite esses limites ao longo do material, lembre-se da padronizao que estudamos anteriormente; no sublinhe; se for necessrio, utilize outros artifcios como o itlico;

Imagine que voc criou uma apresentao, mas ao abr-la em outro computador, percebeu que a fonte est diferente. O que aconteceu e como agir perante uma situao desses?

Isso certamente ocorreu porque essa fonte no est instalada no computador em questo.

Para evitar problemas desse tipo, siga as orientaes abaixo: utilize fontes comuns como: Arial, Verdana, Times New Roman ou Tahoma. salve as fontes junto ao documento, pois desta forma poder utilizar a fonte que quiser e abri-la em qualquer mquina, sem se preocupar se ela est instalada ou no no computador em questo. Para isso, acesse Salvar Como > Ferramentas > Opes de Salvamento > Salvar fontes TrueType.

Agora vamos aprender outros elementos importantes. Primeiramente precisamos compreender que o processo de aprendizado do ser humano altamente visual. muito mais fcil para o crebro se lembrar de uma imagem do que de textos e nmeros.

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Por isso, no se limite aos recursos que o PowerPoint oferece. Use imagens e elementos grficos como tabelas, quadros, esquemas para variar e atrair visualmente, inclusive vdeo. O uso de videoclipes curtos acrescenta humor, transmite uma

mensagem e atrai a ateno do pblico. Observe os exemplos:

Aproveitando o assunto, muita gente costuma inserir imagens no PowerPoint usando o recurso "copiar e colar".

Em princpio, isso pode no trazer nenhum problema, mas se sua apresentao tem muitos slides com figuras inseridas dessa forma, pode ser que alguma deixe de ser exibida durante a apresentao ou, no pior dos casos, o arquivo pode ficar corrompido por completo.

Para evitar problemas do tipo, fundamental inserir imagens de maneira correta. Na prxima pgina vamos aprender mais sobre esse recurso do PowerPoint de acordo com a sua verso do PowerPoint:

PowerPoint 2003 Acesse o menu Inserir / Imagem / Do arquivo. Na janela que surgir, localize o diretrio onde a figura est armazenada e selecione-a;

PowerPoint 2007 Acesse o menu Inserir e clique no boto Imagem. Na tela que surgir, localize a pasta onde a figura est armazenada e selecione-a.

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Dica O uso de imagens muito eficiente em apresentaes, porm o bom senso fundamental. Usar slides com muitas figuras pode dificultar o entendimento do pblico, portanto use-as com moderao.

Os recursos de som e efeitos devem ser utilizados com muita cautela em suas apresentaes, eles devem ser evitados, como transies de textos muito rebuscadas e efeitos sonoros. Alguns elementos podem ser utilizados com muito bom senso. A apresentao deve possuir efeitos simples para transmitir a mensagem com objetividade.

Para aplicar os recursos apresentados, voc pode fazer uso de templates, tambm conhecidos como modelos de apresentao ou simplesmente fundos.

Os templates so elementos fundamentais para valorizar a sua apresentao, porm alguns cuidados so fundamentais ao utiliz-los. Preste ateno nas dicas que preparamos para voc: no use fundos muito rebuscados, com grande quantidade de elementos visuais; fundos claros com letras escuras e fundos escuros com letras claras so eficientes para uma boa leitura; evite colocar os textos com cores quentes (vermelho, amarelo etc.) em fundos de cores frias (azul claro, verde claros).

Veja alguns exemplos de templates:

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Um item que no devemos deixar de comentar a cor do slide.

A cor , sem dvida, um poderoso instrumento. Ela pode incrementar uma apresentao, tornar uma mensagem clara, propiciar um ar mais convidativo, chamar a ateno dos participantes e garantir uma melhor compreenso e memorizao da mensagem veiculada.

Para se ter uma ideia, um anncio colorido lido por 80% a mais de leitores e vende de 50% a 85% mais do que um similar em preto e branco.

A cor requer alguma habilidade e ponderao no seu uso, portanto prefervel o uso simultneo de poucos tons a pecar pelo excesso. Atente-se a algumas dicas importantes relacionadas cor na montagem da sua apresentao:

em primeiro lugar defina as cores de fundo; d preferncia a cores frias (turquesa, azul, prpura, etc), pois naturalmente parecem recuar ou afastar, favorecendo a leitura dos slides.

defina um padro de cor que ser utilizado e utilize um mesmo conjunto de cores ao longo da apresentao;

deixe os ttulos, linhas de tabelas, logos, diagramas e elementos grficos em outra cor da utilizada nos textos;

no caso de fundos degrads, utilize tons que combinem entre si para facilitar a visualizao de elementos grficos como: tabelas, grficos, quadros etc.;

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quanto menor um elemento grfico, maior a necessidade de contraste para que ele fique legvel; medida que o tamanho desse elemento aumenta, pode-se diminuir o contraste.

defina textos e linhas largas o suficiente para serem preenchidos pelas cores. o uso das cores vivas e estimulantes como o vermelho, laranja e amarelo servem para destacar ou exprimir ao.

Para conhecer mais sobre o impacto das cores no pblico, conhea algumas associaes e simbolismo das principais cores:

BRANCO CYAN MAGENTA VERDE AZUL

pureza e inocncia, liberdade - cor fria e fresca fria e fresca - sugere inverno depressiva quando usada em excesso fresca e relaxante - cime, inveja, Primavera, dinheiro calma e frescor - justia, lealdade, honestidade, tranqilidade e pureza

VERMELHO

ardor, fogo, paixo, amor, coragem, perigo, raiva, fora, perda financeira, resultados negativos

AMARELO LARANJA OURO VIOLETA CINZA ESCARLATE

calor, pr-do-sol, comemorao, festa, divertimento mais quente que amarelo: cor estimulante, decorativa sade, glamour realeza e esplendor; angstia conservadorismo e estabilidade crueldade e raiva

VERDE-ESCURO paz, espao, ar livre PRETO morte, luto, desespero

Para perceber a influncia da cor na sua apresentao, observe os slides. Apesar de possurem o mesmo contedo, verifique a diferena que as cores proporcionam entre um e outro.

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Agora vamos conhecer outros recursos do PowerPoint que podem facilitar muito nosso trabalho na montagem dos slides.

Voc sabia que no PowerPoint possvel utilizar grades para facilitar a padronizao da apresentao?

Se os slides de sua apresentao forem muito detalhados, o uso de grades pode lhe ajudar a posicionar melhor os itens. Para ativar essa opo, clique com o boto direito do mouse sob o slide atual e escolha a opo Grades e Guias. Na janela que surgir, escolha o espaamento desejado e clique no boto Exibir grade na tela. Para desativar esse item, basta executar o procedimento contrrio.

Observe no exemplo as guias aplicadas ao slide:

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Note que as grades e guias servem apenas para ajud-lo no posicionamento dos itens, portanto, no aparecero durante a apresentao. O procedimento acima vale tanto para a verso 2003 quanto para a 2007 do PowerPoint.

Muitas vezes encontramos dificuldade para alinhar perfeitamente as figuras e caixas de texto no slide, no mesmo?

O PowerPoint possui um recurso que possibilita mover perfeitamente esses objetos.

Uma das formas para isso selecionar o item, pressionar a tecla Control e mant-la pressionada e, finalmente, movimentar o objeto usando as setas do teclado.

Parabns! A aula 2 foi finalizada! Nessa aula aprendemos muitos recursos para utilizar nas apresentaes em PowerPoint. Vejamos: aprendemos que fundamental padronizar sua apresentao; as fontes utilizadas devem ser padro ou salvas como fontes TrueType; os elementos grficos como tabelas, quadros, ilustraes, esquemas e vdeos podem ajudar muito na transmisso das informaes; a cor exerce grande influncia nas apresentaes de PowerPoint; para alinhar perfeitamente os objetos e ilustraes, o PowerPoint disponibiliza o recurso de grades e guias.

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AULA 3 A APRESENTAO NA PRTICA

Ol! Chegamos ltima aula do curso Apresentaes em PowerPoint.

Nela estudaremos algumas tcnicas de apresentao, para que as informaes dos slides sejam apresentadas de forma cativante para a plateia.

Essa aula est estruturada em quatro partes: 1 - ANTES da apresentao 2 - INCIO da apresentao 3 - DURANTE a apresentao 4 - FINALIZAO da apresentao

Antes de iniciar sua apresentao importante se atentar a alguns detalhes que fazem toda a diferena.

Primeiramente monte um roteiro do que ser apresentado, levando em considerao o tempo mximo disponvel para evitar estour-lo ou ser rpido demais.

Um ensaio prvio importante para fazer uma estimativa do tempo gasto, alm disso, ao montar o roteiro, defina o que ser dito enquanto cada slide apresentado.

Revise todos os textos que faro parte da apresentao. Se algo parecer desinteressante, dispersivo ou confuso, faa alteraes. So grandes as chances de a apresentao ficar melhor depois disso.

Examine os ttulos, os alinhamentos e as ilustraes.

Observe se h algo deslocado, se h algum texto ilegvel ou sobreposto, se a ordem dos slides est correta e se todo slide tem um ttulo enfatizando a sua ideia central.

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Observe erros de portugus, tanto gramaticais quanto ortogrficos, esses erros so imperdoveis, alm de prejudicar bastante sua imagem.

importante levar cpias da apresentao em diversos tipos de mdia (pendrive, CD/DVD). Caso no v usar seu prprio computador, procure salvar o arquivo em diferentes verses para evitar a desagradvel surpresa de no ter uma verso compatvel com sua apresentao.

Veja as dicas abaixo para evitar surpresas desagradveis. teste tudo antes: notebook, computador, projetor multimdia e at o sistema de som, se for o caso; desative o protetor de tela e qualquer programa que possa interromper sua apresentao ou sobrepor alguma informao a ela; nunca dependa do PowerPoint, se por ventura ele falhar, tenha uma cpia da sua apresentao para servir-lhe de apoio.

Ao iniciar a exposio, apresente-se na abertura de forma simptica.

Se as pessoas j o(a) conhecerem seja cordial, d bom dia, boa tarde ou boa noite e indique o tempo aproximado da apresentao.

Falar sobre o assunto principal logo no incio e praticar o que ser apresentado so pontos que garantem o sucesso de uma apresentao.

Nenhum orador quer falar para um pblico que est entretido lendo o resumo de seus comentrios, portanto se o acompanhamento da apostila no for essencial para a apresentao, aguarde o trmino para distribuir o material.

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DURANTE A APRESENTAO Agora que j aprendemos os elementos fundamentais para antes da apresentao e incio, vamos conhecer os elementos durante a apresentao.

O objetivo de qualquer apresentao convencer uma plateia de uma determinada ideia. Para que esse pblico compreenda a apresentao em nvel intelectual e emocional, preciso lhe contar uma narrativa coesa - uma histria.

O pblico precisa saber de trs coisas:

onde estamos agora onde desejamos chegar como avanaremos at l

Toda a apresentao deve ser usada para comunicar essas trs simples ideias. Esse processo funcionar melhor por meio de declaraes simples em texto, imagens e grficos, como explicado anteriormente.

Conhea algumas dicas importantes sobre o assunto: muito importante falar pausadamente e olhar para a plateia, a apresentao para servir de apoio e no para dar todas as informaes, portanto no leia o que est escrito nos slides; um dos hbitos mais comuns e prejudiciais fazer uma leitura simples da apresentao visual para o pblico. Sua apresentao ficar muito melhor com observaes orais que ampliam e discutem, em vez de reproduzir o que est na tela.

O PowerPoint mais eficaz como acompanhamento visual do discurso oral. Usurios experientes do PowerPoint no se acanham em deixar a tela vazia de vez em quando. Isso no s permite um descanso visual, como tambm eficaz para concentrar a

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ateno em trocas mais orais, como uma discusso em grupo ou sesso de perguntas e respostas. Veja algumas dicas para deixar a tela vazia rapidamente: - para deixar a tela toda preta, pressione a tecla E em seu teclado; - para deixar a tela toda branca, pressione a tecla C em seu teclado; - para voltar apresentao de onde ela parou, simplesmente pressione qualquer tecla.

Voc sabia que possvel escrever ou rabiscar seus slides durante a apresentao? Alm de ser possvel e muito simples! Se voc quiser destacar uma palavra, uma frase ou qualquer outro item do slide durante a apresentao, basta clicar com o boto direito do mouse no slide e escolher opes de ponteiro e escolher entre as opes caneta ou marca-texto. Pronto! Voc poder "rabiscar" o slide e fazer os destaques que quiser. Note que, quando finalizar ou mudar de slide, o programa perguntar se voc quer salvar esses "rabiscos".

Slide sem o recurso escrever ou rabiscar

Slide com o recurso escrever ou rabiscar

Essa dica vale para ambas as verses do PowerPoint tratadas aqui.

Para finalizar sua apresentao com chave de ouro, atente-se a algumas dicas: sempre conclua sua apresentao usando frases fortes e de impacto para marcla; deixe as questes e dvidas para o final. Evite respond-las durante a apresentao. Essa atitude interrompe o apresentador e causa dificuldade na

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continuidade dela. Esclarea a plateia que as questes e dvidas sero esclarecidas ao final da apresentao; deixe seus contatos, pode ser endereo de correspondncia, telefone, email etc. Enfim, alguma forma atravs da qual as pessoas possam lhe contatar; ao final da apresentao, agradea o pblico presente.

A aula 3 foi finalizada! Nela aprendemos que: a apresentao pode ser dividida em quatro partes: antes, incio, durante e final; antes da apresentao fundamental fazer a reviso completa do material, testar os recursos que sero utilizados e se preparar para possveis imprevistos; no incio da exposio, apresente-se e informe o tempo aproximado da apresentao; durante a apresentao fundamental esclarecer trs pontos: onde estamos, onde desejamos chegar e como avanaremos at l; A finalizao deve contemplar frases fortes e de impactos, alm de esclarecimento de dvidas e agradecimentos necessrios.

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