Mtodos de arquivamento

e guarda de documentos
Fabrcio Mariano

Mtodos de arquivamento antes de 1950

Segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (ARQUIVO
NACIONAL, 1992), Mtodo de Arquivamento uma sequncia de operaes
que determina a disposio dos documentos de um arquivo ou coleo, uns
em relao aos outros, e a identificao de cada unidade.

Mtodo alfabtico
subdividido em: especfico, geogrfico, mnemnico e variadex.
 Especfico: representado por palavras dispostas alfabeticamente,
um dos mais difceis processos de arquivamento, pois, consistindo em
agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o
melhor termo ou expresso que defina o assunto a ser arquivado.
 Geogrfico: mtodo de ordenao que tem por eixo aspectos geogrficos. Esse mtodo muito aconselhvel quando o objetivo ordenar a
documentao de acordo com a diviso geogrfica, que pode envolver
a busca por regio, estado, municpio, bairro, rua e local especfico.
 Mnemnico: busca combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar
a memria na busca da informao no material de arquivo.
 Variadex: tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores
diferentes, ou seja, consiste em dar cores a um grupo de letras para
buscar a informao. As cores podem variar de pas para pas, mas a
regra geral que as cores devem ser claras e contrastantes.

Mtodo numrico
um mtodo de arquivamento indireto, pois necessrio que seja realizada uma consulta anterior a um ndice ou arquivo de fichas para localizar
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*
Mestre em Economia
pela Wisconsin International University. Ps-graduado em Finanas e Gesto
Corporativa pela Universidade Candido Mendes
(UCAM). Graduado em
Fsica pela Universidade
Federal do Rio de Janeiro
(UFRJ).Professor do Instituto de Administrao
do Rio de Janeiro (IARJ).
Professor de cursos preparatrios para concursos.

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o nmero atribudo ao assunto em questo. mais demorado, porm, mais

sigiloso. Divide-se em numrico simples e duplex.
 Numrico simples: mtodo de ordenao que tem por eixo o nmero
atribudo s unidades de arquivamento. As pastas devem ser numeradas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma considerao ordem alfabtica dos mesmos, dispensando, assim,
qualquer planejamento anterior do arquivo. Para que esse mtodo tenha sucesso, os ndices devem ser organizados em fichas, e devem ser
organizados dois ndices em fichas:
 em um grupo de fichas sero arquivadas alfabeticamente, para que
se saiba que nmero recebeu o correspondente ou assunto desejado;
 no outro grupo sero arquivadas numericamente, de acordo com
o nmero que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o arquivo. Esse ndice arquivado numericamente considerado tombo
(registro) de pastas ocupadas, que indica qual o ltimo nmero preenchido e, consequentemente, o nmero seguinte.
 Duplex: mtodo de ordenao que tem por eixo a distribuio dos
documentos em grandes classes por assunto, numeradas consecutivamente, que podem ser subdivididas em classes subordinadas, mediante o uso de nmeros justapostos com traos de unio.

Mtodo alfanumrico
Mtodo de ordenao que usa a combinao de letras e nmeros. Combina a simplicidade do mtodo alfabtico com a rapidez do numrico. Divide-se em decimal, automtico e automtico moderno.
 Mtodo decimal: mtodo de ordenao que tem por eixo um plano
prvio de distribuio dos documentos em 10 grandes classes, cada
uma podendo ser subdividida em 10 subclasses, e assim por diante.
 Mtodo automtico e automtico moderno: mtodo bastante usado para arquivamento, parte-se de uma tabela preparada na qual se
associam todas as letras do alfabeto a nmeros.

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Mtodos de arquivamento
aps 1950 (mtodos flexveis)
A partir de 1950, os mtodos de arquivamento passaram a ser determinados pela natureza dos documentos a serem arquivados, e pela estrutura da
entidade. Dividem-se em bsicos e padronizados.

Mtodo alfabtico
o mais simples e mais antigo, baseia-se na ordem alfabtica. Quando
o mtodo alfabtico envolve nome de pessoas, pode ser chamado mtodo
nominal.

Regras de alfabetao
 Nome + sobrenome
Luiz Carlos Oliveira
Arquiva-se: OLIVEIRA, Luiz Carlos
 Artigos e preposies, tais como: a, o, de, d, da, do, e, um, uma
(no so considerados)
Andr Luiz de Oliveira
Arquiva-se: OLIVEIRA, Andr Luiz de
 Prefixos DE, DE LA, LE, VON, MAC, M, D (no se separa)
Stefan De La Rua
Arquiva-se: DE LA RUA, Stefan
Observao: alguns autores falam que as partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como
parte integrante do nome, quando escritas com letras maisculas.
Exemplo:
Esteban De Penedo
Arquiva-se: De Penedo, Esteban
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Giulio di Capri
Arquiva-se: Capri, Giulio di
 Ttulos honorferos, cientficos e profissionais liberais: a titulao
no faz parte da regra de alfabetao
Presidente Fernando Henrique Cardoso
Arquiva-se: CARDOSO, Fernando Henrique (Presidente)
 Sobrenomes compostos: nesse caso, segue-se uma ideia de substantivo + adjetivo
Andr Castelo Branco
Arquiva-se: CASTELO BRANCO, Andr
Heitor Villa-Lobos
Arquiva-se: VILLA-LOBOS, Heitor
 Grau de parentesco como neto, filho, sobrinho, jnior segue a
ideia acima
Paulo Carlos Filho
Arquiva-se: CARLOS FILHO, Paulo
 Sobrenomes com a palavra Santo, Santa e So no se separam
Luciano Santo Cristo
Arquiva-se: SANTO CRISTO, Luciano
 Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome
que corresponde ao sobrenome da famlia do pai
Francisco de Pina de Mello
Arquiva-se: PINA DE MELLO, Francisco de
 Nomes orientais, japoneses, chineses e rabes arquivam-se como
se apresentam
Li Yutang
Arquiva-se: Li Yutang (do mesmo modo)
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 Nomes com sobrenome repetido arquivam-se pela ordem alfabtica dos mesmos
J. Vasconcelos
John Vasconcelos
Jeil Vasconcelos
Arquiva-se:
VASCONCELOS, J.
VASCONCELOS, Jeil
VASCONCELOS, John
 Empresas: nome de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam
EMBRATEL
Arquiva-se: EMBRATEL
 Empresas com artigos
O Globo
Arquiva-se: Globo (O)
Observao: alguns autores admitem arquivar O Globo exatamente
como se escreve, mas na hora da procura o arquivista procura pela letra G.
 Ttulos de congressos, conferncias, reunies, assembleias devero ser arquivados de modo que a numerao no faa parte da
regra de alfabetao, e a procura seja feita em ordem alfabtica
Segunda Conferncia de Fsica
Terceiro Congresso de Geofsica
Arquiva-se:
Conferncia de Fsica (Segunda)
Congresso de Geofsica (Terceiro)

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Mtodo geogrfico
um sistema direto, em que a busca feita diretamente no documento.
o preferido quando o principal elemento do documento a procedncia
ou o local.

Mtodo numrico
O principal elemento o nmero. Dividido em simples, cronolgico e
dgito-terminal.
 Mtodo numrico simples: corresponde atribuio de um nmero
a cada correspondente ou cliente, obedecendo ordem de entrada
ou registro, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica.
Nesse mtodo, quando se anula um registro, este aproveitado para
outro arquivamento.
 Mtodo numrico cronolgico: nesse caso, alm da ordem numrica, deve observar-se a data da produo do documento. Nesse mtodo, quando se anula um registro, s se aproveita o nmero se for na
mesma data.
 Mtodo numrico dgito-terminal: esse mtodo surge em decorrncia da necessidade de reduzir erros no arquivamento de grande
volume, cujo elemento principal de identificao o nmero. Os documentos so numerados sequencialmente, dispostos em trs grupos
de dois dgitos cada um, lidos da direita para a esquerda. Exemplo:
524375:
 grupo primrio: 75;
 grupo secundrio: 43;
 grupo tercirio: 52.

Mtodo ideogrfico ou temtico

Mtodo de ordenao que tem por eixo os assuntos presentes, explicitamente ou no, nos documentos.

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 Enciclopdico: faz prevalecer a classificao pelos assuntos bsicos ou

temas que admitem diversas decomposies. muito indicado quando a departamentalizao por processo e existem campos tcnicos
bem definidos.
 Mtodo dicionrio: despreza a classificao por assuntos correlatos
em subcampos, procedendo-se apenas rigorosa ordenao alfabtica. aconselhvel para pequenos arquivos.
 Mtodo duplex: utilizado com o estabelecimento de um cdigo numrico para os diversos ttulos e subttulos de assuntos principais e
correlatos.
 Mtodo de classificao decimal: o conhecimento dividido em 10
classes, e estas podem ser divididas em outras 10 subclasses.
 Unitermo ou indexao coordenada: o mtodo consiste em atribuir
a cada documento ou grupo de documentos um nmero em ordem
crescente, de acordo com a sua entrada. Esse nmero, denominado
nmero de registro, controlado atravs de livro prprio, deve ser assinalado no documento em local visvel e previamente determinado.

Sistemas padronizados
 Variadex: esse mtodo foi padronizado pela Remington Rand, considerado uma variao do sistema alfabtico. Para um grupo de letras
definida uma cor associada. O mtodo no fixo, ou seja, as cores
podem variar de pas para pas.
 Mtodo soundex: mtodo baseado no som das palavras, em funo
da pronncia e da letra inicial, mtodo criado pela lngua inglesa. Busca de sons prximos e semelhantes.
 Mtodo rneo: conhecido tambm como mtodo hbrido, um mtodo que est em franco desuso. O seu mecanismo consiste na combinao do mtodo alfanumrico com o numrico ordinrio.
 Mtodo automtico: aps 1950, as empresas estavam em um novo
momento administrativo e os materiais de arquivos tiveram que ter
novas metodologias, ou seja, ser flexveis para atender a massa documental que cresceu exponencialmente.

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Outro mtodo de arquivamento

 Mtodo de vigncia contnua: tambm conhecido como follow-up.
Tem grande valor para o controle de informao solicitada, encomendas de materiais. A sua indicao recomendada quando se precisa,
entre outras coisas, evitar o procedimento errado de muitos chefes,
que prendem documentos importantes em seu poder.

Resoluo de questes
1. (BNDES) Quando se organiza um arquivo utilizando-se o mtodo numrico simples, a preocupao inicial recai somente na atribuio de
nmeros a cada novo cliente ou correspondente, obedecendo apenas
ordem de entrada ou registro, como apresentado a seguir: 1 Alba
Santos Silva; 2 Brbara Assuno; 3 Banco Nacional do Desenvolvimento Econmico e Social; 4 Alcedo Costa; 5 Ricardo Alves; e 6
Banco do Brasil. Como se observa, essa a ordem em que os documentos encontram-se no arquivo. No entanto, para a efetiva recuperao dos documentos, necessrio elaborar o ndice alfabtico remissivo, que a seguinte sequncia:
a) 1, 2, 3, 4, 5, 6.
b) 1, 4, 6, 2, 3, 5.
c) 3, 6, 4, 5, 2, 1.
d) 5, 2, 6, 3, 4, 1.
e) 6, 5, 4, 3 ,2, 1.
Soluo:

Colocando os nomes segundo as regras de alfabetao, temos:

1 Alba Santos Silva Santos Silva, Alba

2 Brbara Assuno Assuno, Brbara

3 Banco Nacional do Desenvolvimento Econmico e Social Banco

Nacional do Desenvolvimento Econmico e Social

4 Alcedo Costa Costa, Alcedo

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5 Ricardo Alves Alves, Ricardo

6 Banco do Brasil Banco do Brasil

Gabarito: D

2. Os mtodos de arquivamento dicionrio e enciclopdico so mtodos

considerados
a) bsicos e geogrficos.
b) padronizados e ideogrficos.
c) alfabticos e hierarquizados.
d) alfabticos e ideogrficos.
e) bsicos e numricos.
Soluo:

O mtodo dicionrio considerado alfabtico, e o enciclopdico

ideogrfico.

Gabarito: D

3. Qual o mtodo que combina letras e cores?

a) Colorex.
b) Soundex.
c) Variadex.
d) Visualex.
e) Alfacores.
Soluo:

O mtodo que combina letras e cores o variadex.

Gabarito: C

4. So exemplos de mtodos de arquivamento numricos e ideogrficos:

a) numrico simples e unitermo.
b) unitermo e dgito-terminal.
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c) duplex e indexao desordenada.

d) cronolgico e decimal.
e) decimal e unitermo.
Soluo:

O mtodo decimal um mtodo numrico, e o unitermo um mtodo ideogrfico.

Gabarito: E

Guarda de documentos
Instalaes
O arquivo deve ser localizado prximo dos escritrios administrativos e tcnicos, possibilitando que a busca seja rpida. Por motivo de segurana, deve
ficar afastado de canos e esgotos. Quanto ao modo de armazenar os documentos, deve haver flexibilidade do sistema de arquivamento, com arquivos
verticais, horizontais, gavetas, mesas adaptadas e estantes. Para a conservao
dos documentos, deve haver luz e higienizao adequada e controle dos fatores fsicos, qumicos e biolgicos que possam afetar a massa documental.
 Iluminao: o arquivo exige bastante luz, convindo, de preferncia,
banhado pela luz solar, a qual alm de iluminar adequadamente, traz
outras vantagens, como higienizar o ambiente de trabalho. Entretanto,
o excesso de luz pode gerar a queima do papel do material de arquivo. Se possvel, utilizar mtodo de iluminao indireta para iluminar o
ambiente.
 Arejamento: deve-se procurar ventilao natural, constante, ou utilizar processos auxiliares de ventilao artificial, se necessrio.
 Higienizao: necessitam de uma higienizao perfeita, vigilncia e
desinfeco continuadas.
 Disposio (layout): ao planejar o arquivo, o tcnico deve considerar
uma flexibilidade do sistema de arquivamento: arquivos verticais, arquivos horizontais, gavetas de mesas adaptadas arquivamentos, estantes para arquivo inativo.
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Preservao/conservao/restaurao
de documentos
Fatores qumicos
Valor do pH: grau de concentrao de ons de hidrognio num suporte.
expresso numa escala logartmica de 0 a 14, sendo 7 o ponto neutro. Os
valores acima de 7 caracterizam o estado alcalino, e os inferiores a acidez.

Fatores fsicos
Luz solar, infravermelho que agridem as fibras do papel, umidade relativa
do ar, variao de temperatura.

Fatores biolgicos
Evitar poeira, higienizar o lugar com ventilao para evitar o acmulo de
poeira e alergias, para quem manuseia a massa documental, ventilao e ar
condicionado, para evitar aparecimento de fungos, bactrias e insetos que
degradem o material de arquivo.

Principais operaes de conservao

de documentos
Restaurao
Exige do profissional da rea conhecimento dos papis e tintas empregados. O mtodo objetiva aumentar a resistncia do papel ao envelhecimento
natural e s agresses externas do ambiente (mofo, pragas, manuseio etc.).
Conjunto de procedimentos especficos para recuperao e reforo de documentos deteriorados e danificados.

Banho de gelatina
Esse mtodo consiste em mergulhar o documento em gelatina ou cola,
objetivando aumentar a resistncia do documento, no prejudicando a visiEste material parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A.,
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bilidade e flexibilidade, proporcionando a passagem dos raios ultravioletas

e infravermelhos.

Alisamento
Esse mtodo consiste em colocar os documentos em bandejas de ao
inoxidvel, expondo-os ao do ar e com umidade variando de 90 a 95%,
por um perodo de uma hora, em uma cmara de umidificao; posteriormente, ser passado a ferro folha por folha, em mquinas eltricas.

Desinfestao
o combate aos insetos atravs da fumigao, que consiste em utilizar
uma substncia qumica de modo que venha a garantir a integridade do
papel e da tinta sobre sua ao.

Encapsulao
Processo de preservao no qual o documento protegido entre folhas
de polister transparente, cujas bordas so seladas.

Desacidificao
Processo pelo qual o valor do pH do papel elevado a um mnimo de 7,
com vistas sua preservao.

Laminao
Processo de restaurao que consiste no reforo de documentos deteriorados ou frgeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura,
fixadas por adesivo natural, semissinttico ou sinttico, por meio de diferentes tcnicas, manuais ou mecnicas.

Silking
Esse mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande
durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas qua12

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lidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reproduo e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados (PAES, 2005).

Resoluo de questes
1. A conservao adequada dos documentos serve para preserv-los por
mais tempo, alm de disponibiliz-los aos consulentes sem maiores
preocupaes. Acerca do assunto, assinale a assertiva incorreta.
a) No umedea o dedo com a saliva para virar as pginas de um livro. Isto pode afetar a sua sade, alm de provocar o desenvolvimento de micro-organismos na documentao.
b) Tintas e grafites podem causar danos documentao, manchando, causando riscos, perfuraes ou rasgos.
c) Utilizar aparelhos de ar-condicionado, pelo menos durante o dia.
d) Evite cpias xerox de documentos. A luz ultravioleta causa danos
cumulativos irreversveis, e o manuseio provoca dobras e rasgos
nas lombadas.
e) O ar seco e a temperatura enfraquecem o papel, e esta provoca
mofo.
Soluo:

A alternativa C a nica incorreta, pois, caso o ambiente tenha ventilao natural adequada, no necessrio ar-condicionado.

Gabarito: C

2. So consideradas operaes de conservao, exceto

a) banho de gelatina.
b) restauro.
c) limpeza.
d) desinfestao.
e) alisamento.
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Soluo:

A limpeza no uma operao de conservao, mas sim uma prtica a

ser mantida.

Gabarito: C

3. Uma das operaes de conservao exige conhecimento profundo

dos papis e tintas empregados, que
a) o restauro.
b) a desinfetizao.
c) a limpeza.
d) o alisamento.
e) a especializao.
Soluo:

Para restaurar documentos, imprescindvel que o profissional conhea profundamente os papis e tintas empregadas, para que possa realizar procedimentos de recuperao adequados.

Gabarito: A

4. Acerca das instalaes e localizao dos arquivos, a nica alternativa

errada :
a) a localizao dos arquivos correntes deve ser prxima dos escritrios administrativos e tcnicos.
b) a luz deve ser forte no local do arquivo para iluminao do ambiente e da documentao.
c) verificar se no local do arquivo no passam canos ou esgotos, pois
sua ruptura pode gerar perda dos documentos.
d) verificar a higienizao do ambiente.
e) conseguir ventilao natural constante.

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Soluo:

A luz deve ser adequada, pois, se for forte demais, pode danificar as
fibras do papel.

Gabarito: B

5. (BR Distribuidora) Para recuperarmos documentos danificados ou atacados por pragas, temos algumas tcnicas arquivsticas, indique a que
apresenta a caracterstica a utilizao de tecidos (crepeline ou musseline de seda) de grande durabilidade:
a) desinfestao.
b) banho de gelatina.
c) tecido.
d) silking.
e) laminao mecanizada.
Soluo:

O mtodo que utiliza tecidos o silking.

Gabarito: D

6. (TRE/MS Tcnico Judicirio FCC) A longevidade de documentos em

suporte papel supe aes preventivas, como
a) o emprego de tintas ferroglicas.
b) a exposio luz natural do Sol.
c) o uso constante de fungicidas.
d) a manuteno do pH neutro.
e) a reenfibragem e a laminao.
Soluo:

A durabilidade do papel aumentada quando se mantm o pH neutro

(prximo a 7).

Gabarito: D

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Dica de estudo
MARIANO, Fabrcio. Arquivologia para Concursos. Rio de Janeiro: Academia,
2010.

Referncias
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental.
Rio de Janeiro: FGV, 2004.
DISPONVEL EM: <www.siga.arquivonacional.gov.br/Media/siga/roteiro%20para%20
mensuracao%20de%20documentos%20textuais.pdf>. Acesso em: 15 jan. 2010.
DICIONRIO de Termos Arquivsticos: subsdios para uma terminologia brasileira.
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1992.
FARIA, A. Nogueira de. Organizao de Empresas. Rio de Janeiro: Record, 1969.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2005.
SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princpios e tcnicas. Rio de
Janeiro: FGV, 2005.

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