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Assistente Administrativo Basico Secretaria PDF
Assistente Administrativo Basico Secretaria PDF
1. PERFIL DO PROFISSIONAL
Conceito
- Esta uma funo de assessoria. Domina habilidades
requeridas num escritrio, demonstra capacidade para
assumir responsabilidade e tem iniciativa.
- No dia a dia, este profissional deve ser mais do que a
pessoa que digita, mantm seu arquivo e atende
telefonemas. Deve assumir decises de nvel gerencial e
transmitir segurana na realizao das tarefas.
- importante adquirir tambm conhecimentos da rea em
que atua.
- A competncia deste profissional pode ser avaliada pela
sua capacidade em lidar com as pessoas.
Responsabilidades
- Participao ativa em encontros.
- Preparao de eventos.
- Redao de correspondncias.
- Preparao de relatrios administrativos.
- Digitao e edio de textos.
- Superviso e treinamento de auxiliares.
- Seleo e recomendao de equipamentos para
escritrio.
- Aquisio de material de uso dirio.
Natureza da funo e importncia
- Esta profisso exige descrio.
- Desenvolva tambm habilidades relativas a finanas,
economia, marketing, administrao, comrcio exterior,
contabilidade, tributao e relaes humanas no trabalho.
- Para alcanar bom xito importante ser perseverante,
aprender sempre e quebrar paradigmas.
- Continue sempre aprendendo. Tenha a mente aberta
para acompanhar o desenvolvimento do conhecimento e
procure implementar suas habilidades.
- Tenha rigoroso controle de qualidade de todo o seu
trabalho e revise todo o que faz.
Obstculos
- Falta de informaes.
- Inibio.
- Medo exagerado de situaes ou equipamentos novos.
- Incapacidade para boa comunicao.
- No saber ouvir.
- Ser exageradamente extrovertido.
- Ser exageradamente tmido.
- Indiscrio.
- Desinteresse profissional.
- Uso abusivo do telefone para conversas particulares.
- Desleixo com a expresso corporal e roupas.
- Excesso de curiosidade.
- Ausncia prolongada da sala onde trabalha.
- Fofocas.
- Impertinncia.
- Egosmo.
Conhecimentos desejveis
- Procedimentos de trabalho.
- Regulamento e filosofia da empresa.
- Objetivos da empresa.
- Organograma.
- Poltica de negcios.
- Slidos conhecimentos sobre administrao.
- Saibam falar ingls.
- Dominem variados processadores de texto e planilhas
eletrnicas.
- Conhecimento sobre organizao do trabalho.
- Entendam de matemtica financeira.
- Saibam operar calculadoras.
Currculo
- A finalidade alcanar a entrevista.
- Diga sempre a verdade.
- A esttica deve ser bem cuidada.
- Disponha de informaes claras e objetivas.
- No revele salrio pretendido.
Estrutura do currculo
- Dados pessoais
- Objetivo
- Posicionamento profissional
- Principais habilidades
- Experincia profissional
- Relao dos empregos
- Formao escolar
- Idiomas
- Cursos extracurriculares
- Local e data
- Assinatura
- Carta de apresentao
Carta para acompanhar o currculo
- Deve expressar o desejo de ingressar na empresa.
- Deve apresentar alguns motivos pelos quais tomou essa
deciso.
- A linguagem deve ser clara, objetiva e precisa.
- Submeta sua carta para correes a um amigo de bons
conhecimentos lingsticos.
- Fale sobre sua experincia.
- Solicite uma entrevista.
ANEXO I MODELO DE CARTA DE APRESENTAO
Entrevista
- Seja objetivo nas respostas s perguntas feitas pelo
entrevistador.
- Apresente boa argumentao e organizao do
pensamento.
- Tenha ateno na maneira de vestir-se.
- Preencha o cadastro ou a solicitao de emprego com
letra legvel e caprichada.
- Evite tnis, camiseta e chiclete.
- Conhea o perfil da empresa e o perfil da vaga.
- No se assuste com perguntas pessoais.
- A linguagem deve ser formal.
- Transmita uma boa imagem.
- Leve uma cpia extra do currculo.
- Seja discreto.
- A voz deve ser suave e agradvel.
- Seja simptico e sorria.
Perguntas que ocorrem numa entrevista
- Este seu primeiro emprego?
- Porque deixou seu ltimo emprego?
- Porque muda tanto de emprego?
- Porque permaneceu tanto tempo na mesma empresa?
- O que voc fazia anteriormente?
- J teve problemas de relacionamento no trabalho?
- Voc estuda?
- Quais so seus objetivos profissionais?
- Qual sua pretenso salarial?
4)
Base para a prtica da profisso
- Comece numa empresa em que voc possa atingir suas
metas e satisfazer as suas necessidades.
- Aprenda rapidamente a desempenhar todas as tarefas.
- Reconhea a poltica da empresa.
- Faa sobressair seus valores pessoais.
- Se algum dia tiver que deixar a empresa, faa de modo
que a sua carreira no fique prejudicada.
5)
6)
7)
2. FORMAO EDUCACIONAL
Atributos
- Esprito cooperativo para trabalhar em equipe.
- Cuidado com a aparncia.
- Roupas apropriadas para o desempenho do seu trabalho.
- Bons hbitos de higiene e sade.
- Atualizao constantemente.
- Cuidado com o que faz.
- Bom senso nos julgamentos.
- Viso de todo o trabalho.
- Metodologia de execuo do trabalho.
- Flexibilidade para enfocar a tarefa de diferentes modos.
- Esprito de iniciativa e criatividade.
- Sensibilidade para evitar ausentar-se de sua mesa.
- Discrio e respeito por tudo o que deve ser mantido em
segredo.
- Capacidade para reconhecer interesses da empresa.
- Impessoalidade diante de situaes subjetivas.
- Inteligncia para respeitar a autoridade hierrquica.
- Deixar de fazer observaes maldosas aos colegas.
- Compreenso para aceitar tarefas adicionais.
- Alternativas de execuo de tarefa, opinies e
argumentaes.
Qualidades Indispensveis
- Segurana profissional.
- Bom senso.
- Equilbrio emocional.
- Habilidade e intuio para tomar decises corretas.
- Ponderao diante de situaes complexas.
- Humildade.
- Organizao e capacidade de planejamento.
- Disponibilidade.
- Discrio.
- Senso de humor.
Apresentao pessoal
- Postura fsica equilibrada.
- Caminhe com elegncia.
- Evite andar com as costas curvadas e a cabea abaixada.
- Evite a gesticulao excessiva.
Como alcanar objetivos
- Determine seus valores e metas de vida.
- Conhea suas qualidades e fraquezas.
EXERCCIO I
1) Liste seus pontos fortes.
2) Liste seus pontos fracos.
3) Quais so seus macros objetivos?
4) Quais so seus objetivos imediatos (pessoais,
profissionais e acadmicos)?
5) Quais so seus objetivos de mdio prazo (pessoais,
profissionais e acadmicos)?
6) Quais so seus objetivos de longo prazo (pessoais ,
profissionais e acadmicos)?
EXERCCIO II
1) Como um assistente adm/secretria pode investir em
sua profisso?
2) Escreva seu currculo e submeta-o a apreciao dos
colegas.
3) Prepare uma carta candidatando-se a uma vaga de
emprego.
3. TICA PROFISSIONAL
- tica um conjunto de princpios que visa disciplinar e
regular os costumes, a moral e a conduta das pessoas.
- A tica utilizada para conceituar deveres e estabelecer
regras de conduta no desempenho das atividades
profissionais e em seu relacionamento com clientes e
demais pessoas.
Princpios ticos
- Honestidade no trabalho.
- Lealdade para com a empresa.
- Formao de uma conscincia profissional.
- Execuo do trabalho no mais alto nvel de rendimento.
- Respeito dignidade da pessoa humana.
- Segredo profissional.
- Discrio no exerccio da profisso.
- Prestao de contas ao chefe hierrquico.
- Observao das normas administrativas da empresa.
- Tratamento corts e respeitoso a superiores, colegas e
subordinados hierrquicos.
- Apoio a esforos para aperfeioamento da profisso.
Faltas contra a dignidade no trabalho
- Utilizar informaes e influncias obtidas na posio para
conseguir vantagens pessoais.
- Negar-se a prestar colaborao nas distintas
dependncias da entidade para quem trabalha.
- Prestar servio de forma deficiente, demorar
injustamente sua execuo ou abandonar sem motivo
algum trabalho que foi solicitado.
- Delegar a outras pessoas a execuo de trabalhos que
em forma estritamente confidencial lhe tenha sido
solicitada.
- Estimular a discrdia.
- No prestar ajuda aos companheiros.
- Ter conduta egosta na transmisso de experincia e
conhecimentos.
Recomendaes a um iniciante
- Deixar suas preocupaes fora do escritrio.
- Procurar melhorar sua capacidade de observao.
- No demonstrar irritao quando tiver de prorrogar se
horrio por necessidade de trabalho.
- Tratar com pacincia e compreenso todas as pessoas.
- Cooperar com seus colegas e ganhar o respeito de
superiores e de pessoas que prestam servio a voc.
- Ser simptico, agradvel, amvel e prestativo com todos.
EXERCCIO III
1) Que tica profissional?
2) Cite trs princpios ticos que considera fundamentais.
3) Cite trs procedimentos que se constituem em faltas
dignidade na execuo de um trabalho profissional
como secretria.
4) Que recomendaes profissionais faria a um iniciante?
4. ORGANIZAO DO TRABALHO
H algumas tcnicas de organizao do trabalho, so elas:
- Definio dos objetivos a alcanar.
- Diviso da empresa em departamentos.
- Coordenao das vrias partes envolvidas no
procedimento produtivo.
- Delegao de autoridade.
- Superviso.
- Assessoria.
Trs princpios bsicos
- Objetivo.
- Autoridade.
- Subordinao.
Rotina de trabalho
- Realizar servios gerais de escritrio.
- Classificar e dar soluo aos mais variados assuntos.
- Redigir cartas, memorandos, bilhetes, documentos de
toda espcie, como procurao e editais.
- Dar soluo a assuntos pendentes.
- Colocar a mesa do executivo em ordem.
- Redigir listas com a pauta do dia: visitas, nome das
pessoas, assunto a ser tratado.
- Atender ao chefe.
- Cuidar dos instrumentos de trabalho.
- Atender a telefonemas e solicitaes de entrevistas.
- Selecionar assuntos e pessoas que sero atendidas pelo
chefe.
- Organizar arquivos.
- Estabelecer contatos com outros departamentos.
- Prestar informaes.
- Transmitir recados.
- Redigir e digitar correspondncia.
- Receber, classificar e distribuir correspondncias.
- Manter atualizado o arquivo de endereos, preparar a
agenda de reunies, secretariar reunies.
- Elaborar atas.
- Preparar roteiros de viagens.
- Providenciar reservas de hotis, passagens e documentos
necessrios a uma viagem.
- Ter conhecimentos profundos do que a empresa produz
ou dos servios que presta, dos funcionrios que nela
trabalham.
- Deixar a mesa sempre em ordem.
- Manter equipamentos em condio de uso.
- Estocar material suficiente.
- Colocar tudo ao alcance da mo.
- Ter ateno ao conferir uma digitao.
- Levar as atividades at o fim.
- Manter a calma diante de situaes difceis.
- Atender e fazer chamadas telefnicas.
- Anotar recados.
Eficcia Profissional
- A eficcia o resultado da busca contnua de
conhecimentos, tcnicas, observaes e mtodos de
trabalho.
Reunies
- H dois tipos de reunio: ordinrias e extraordinrias.
- Aps decidida a reunio, marcam-se a data e horrio.
- Procure saber o nmero de participantes e da pauta.
- Emita a convocao.
- Confirme as presenas.
- Prepare a sala e todo material que ser usado.
- Verificar se precisa de equipamentos.
Introduo
- Conhea a si mesmo.
- Compreenda os outros.
- Tenha boa convivncia grupal.
- Desenvolva suas aptides para o relacionamento
humano.
Importncia
- As relaes humanas resume-se em obter e conservar a
confiana dos semelhantes.
Relaes de liderana
- Conquiste a cooperao espontnea do grupo.
- A instruo deve ser compreensvel ao subordinado.
Atitudes considerveis
- Ouvir to bem quanto falar.
- No interromper conversas.
- No impor as prprias idias.
- Compreender as pessoas a partir do ngulo de viso
delas.
Aspectos do comportamento humano
- Atitudes.
- Motivao.
- Satisfao de necessidades.
- Frustrao.
- Comportamento defensivo.
- Esteretipos
Problemas que envolvem as relaes de trabalho
- Conflito.
- Fracasso.
- Medo.
- Ansiedade.
Relacionamento com chefe, clientes e colegas
- Conhea sua organizao.
- No favorea ningum.
- Troque idias com colegas.
- Cumprimente a todos.
- Evite falar ou rir desbragadamente.
- No se lastimar da vida.
- No bisbilhotar a vida dos outros.
- Evite sentar ao lado de seu chefe se no for convidado.
- Manifeste sempre vontade de cooperao.
- No demonstre reprovao quanto s manias do chefe.
- Use tratamento adequado, quando dirigir-se ao seu
chefe.
- Controlar o prprio temperamento.
- Apoiar as polticas da empresa.
- Evitar discutir assuntos que tratou com seu chefe.
- Realizar tudo conforme determinao dele.
- Evitar choques de opinio.
- Seguir a metodologia de trabalho por ele estabelecido.
- Evitar perguntas tolas e inconvenientes.
- Aprenda a contornar as situaes difceis.
- Evite entrar, atropeladamente e a todo instante, na sala
de seu chefe.
- Lembre-se do aniversrio da pessoa com quem trabalha.
- Jamais conclua que seu chefe menos inteligente ou
competente que voc.
- No recusar trabalhos que voc nunca fez.
- Jamais d a impresso de que conhea tudo.
- Tenha pacincia.
- Procure desempenhar o trabalho de forma eficiente e
profissional.
- Saiba aceitar as crticas.
Timidez
- Est ligada a insegurana, ao medo do desconhecido, de
errar, de ser visto como intruso.
- Em geral, ocorre o medo de no sermos aceitos,
tememos que o trabalho no seja aceito, tememos por
nossa capacidade de executar determinado trabalho.
- Retrao do comportamento, ou fugas no ajudam a
vencer obstculos.
- O dilogo um procedimento eficaz para superar a
timidez.
Caractersticas
- No passado, a documentao era esttica.
- Nos dias atuais, a documentao assume uma posio
mais dinmica.
Era da Informao
- Provocou verdadeira revoluo
- Como conseqncia veio a exploso do conhecimento.
Fontes de informao
- Livros.
- Manuais.
- Jornais.
- Revistas.
- Publicaes especializadas.
- Relatrios.
- Noticirios tcnicos.
- Anlises.
- Estudos de tendncias.
- Monografias.
- Dissertaes.
- Conferncias.
- Simpsios.
- Informaes pessoais.
- Correspondncia.
- Dados estatsticos.
- ndice de produo, etc.
Funes especficas
- Captar informaes direta ou indiretamente relacionadas
com a empresa.
- Direcionar para os vrios setores da empresa um fluxo
constante de informaes que no lhes dizem respeito ou
que no sejam de seu interesse imediato.
- Manter um sistema prtico e atualizado a qualquer
momento.
Fases do processo de documentao
- Recolhimento.
- Leitura.
- Classificao.
Classificao
- Alfabtico.
- Numrico.
- Alfanumrico.
- Assunto em ordem alfabtica.
- Assunto em ordem de codificao.
- Cronolgico.
- Origem ou destino em ordem alfabtica.
- Origem ou destino em ordem de codificao.
- Geogrfico.
- Natureza do documento.
7. ARQUIVO
Introduo
- Desburocratizao.
- Avaliao constante.
Conceito
- Conjuntos organizados de documentos.
- Podem ser pblicos ou privados.
Organizao
- Segurana.
- Preciso.
- Simplicidade.
- Flexibilidade.
- Acesso.
Tipos de arquivo
- Ativo.
- Inativo.
- Morto.
Vantagens da centralizao
- Eficincia.
- Responsabilidade.
- Economia.
- Uniformidade.
- Concentrao.
- Utilizao.
Desvantagens da centralizao
- Consulta dificultada.
- Acmulo de pessoas.
- Perda de tempo.
- Espao.
- Dificuldade no sigilo.
- Disperso.
Regras prticas
- No empilhe papis.
- preciso estabelecer dia e hora para a organizao do
arquivo.
- Trabalhe com dois arquivos.
- Se trabalhar para mais de uma pessoa, mantenha
separados os arquivos de uma e de outro.
- No use clipes para juntar documentos.
- Se precisar sacar algum documento de um arquivo,
escreva nele onde estava arquivado.
Mtodos de arquivamento
- Alfabtico.
- Numrico.
- Alfanumrico.
EXERCCIO VI
1) Quais so as condies necessrias para a organizao
de um arquivo?
2) Quais as vantagens e desvantagens da centralizao de
arquivos?
3) Quantos so os sistemas de arquivamento?
4) Cite os mtodos de arquivamento.
5) Descreva o mtodo alfabtico.
6) Como funciona o mtodo especfico ou por assunto?
8. ATENDIMENTO TELEFNICO
Introduo
- O telefone um importante veculo de comunicao para
todo profissional, por se tratar de um meio de
comunicao rpido, eficiente, e por isso, bastante prtico.
- de bom tom que se evite longas conversas
desnecessrias principalmente em ambiente de trabalho.
Familiares e amigos tem de ser prevenidos no sentido de
fazer ligaes pessoais apenas em situaes de absoluta
emergncia.
- Considerando-se que as pessoas que se comuniquem por
telefone no se vem, no podendo, portanto, observar
reaes e expresses faciais. o tom de voz e a
linguagem que estabelece a simpatia do interlocutor. Uma
voz alegre e profissional causa boa impresso, ao contrrio
daquela seca e distante.
Cuidados
- Atender, prontamente, ao chamado, evitando espera
excessiva por parte de quem deu o telefonema;
- Dizer o nome da empresa ou setor, o cumprimento e o
seu nome;
- Ouvir atentamente o que a pessoa fala;
- Falar tranqilamente, com clareza e certa cerimnia, em
tom adequado para ser bem ouvido;
- Ser cordial e objetivo, evitando qualquer expresso
vulgar, no condizente com um atendimento profissional;
Fique na linha.
Com quem?
O Sr. Paulo nunca vem antes das dez.
Tchau.
Quem est falando.
Qual o seu nome?
Repita isso, eu no entendi.
Ele no est na sala, mas est em algum lugar
da empresa...
Pedi-lhe que ligasse para o senhor, mas a sua
memria no grande coisa.
D para esperar?
S um minutinho.
Quem deseja?
Quem gostaria?
Ce pode falar um pouquinho mais alto.
Pera que eu vou ver se ela est.
Eu no sei.
Ela no se encontra no momento.
Tratamento
Usado para
V.A.
Vossa Alteza
Arquiduques,
Cardeais,
Prncipes
V. Em
Vossa Eminncia
Cardeais
V. Ex
Vossa Excelncia
Altas autoridades
do Governo e
das Foras
Armadas
V. Mag
Vossa
Magnificncia
Reitores de
Universidades,
bispos e
arcebispos
V. Revm
Vossa
Reverendssima
Sacerdotes em
geral
V. S.
Vossa Santidade
Papa
V. S
Vossa Senhoria
Funcionrios
Pblicos, pessoas
de cerimnia
Como escrever
- Problemas: falta de conhecimento, mal uso da
linguagem, vocabulrio imprprio, insuficincia de
argumentao, falta de lgica dos pensamentos.
- preciso que se tenha aptido para pensar claramente.
- Aprender a escrever antes de tudo, aprender a pensar.
- Debates e discusses podem ajudar a aprender encontrar
argumentos, e a pensar com coerncia.
Expresses vazias
- aspecto
- casualmente
- circunstncia
- coisa
- conjuntura atual
- efetivamente
- ensejo
- eventualmente
- fatores
- mui respeitosamente
- negcio
- oportuno
- outrossim
- sobretudo
- seu estimado favor
- ao mesmo tempo
- por sua vez
- via de regra
- verdadeiro caos
- lacuna preenchida
- por especial obsquio
- para os devidos fins
- motivos de ordem superior
- chamo sua ateno
- reportando-me a sua missiva
xito
- Procure empregar palavras cujo sentido voc conhece i
que so apropriadas ao momento.
- Ordene o assunto antes de escrever.
- Organize seus pensamentos.
- No utilize palavras desconhecidas do destinatrio.
Coloque-se no lugar dele, reflita sobre o assunto, seja
natural e corrija suas cartas antes de envi-las.
- A redao profissional ser tanto mais eficaz quando se
diz tudo o que se pensa de tal forma que o leitor entenda
logo que acabe a leitura.
EXERCCIO VIII
1) Que acha do uso da gria na correspondncia comercial?
2) Como possvel ser claro numa carta comercial?
3) Quando a comunicao eficaz?
12. ESTILO E TCNICAS DE ELABORAO DE CARTAS
COMERCIAIS
Antes de redigir
- Tenha um objetivo em mente.
- Coloque-se no lugar do receptor.
- Tenha informaes suficientes.
- Planeje a estrutura da comunicao a ser feita.
- Domine todas as palavras necessrias.
- Trate do assunto com prioridade.
- Selecione fatos e evite opinies.
- Reflita sobre o assunto.
- Seja natural e conciso.
- Use linguagem de fcil compreenso.
- Responda todas as perguntas, no caso de resposta a uma
carta.
- Use espao maior em cartas de texto pequeno.
Qualidades da Redao
- Exatido
- Coerncia de idias
- Clareza
- Conciso
Tcnicas de Simplificao
- Acusamos o recebimento: recebemos.
- Anteriormente citado: citado.
- Segue anexo a esta: anexamos.
- Sua correspondncia datada de: sua carta de.
- Ser prontamente atendido: ser atendido.
- Na expectativa de: esperamos.
- Um cheque nominal no valor de: um cheque de.
- No decorrer do ano em curso: durante.
- O corrente ms de julho: neste ms.
EXERCCIO IX
1) Se voc tem de escrever uma carta de cobrana, qual
seu objetivo?
2) Que significa colocar-se no lugar do receptor? Ao
escrever, o redator deve levar em conta quem vai ler a
carta? Deve preocupar-se com o grau de escolaridade
dessa pessoa? Como ser o vocabulrio dessa carta?
3) Ao escrever uma carta comercial, uma secretria
precisa de informaes sobre o que ser o assunto
dela? Por qu?
4) Como que voc planeja a estrutura de comunicao
de uma carta? Voc tem o hbito de elaborar o plano de
uma carta, considerando o que colocar na introduo,
no desenvolvimento, na concluso? Tem o costume de
abordar todos os ngulos da questo: os positivos e os
negativos? Por qu?
5) Que significa ter de refletir antes de escrever uma
carta?
6) Frases curtas para ampliar a eficcia da mensagem
procedimento adequado na prtica da redao
comercial?
Daniela de Oliveira
contato@danieladeoliveira.com.br