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domingo, 22 de abril de 2012

GRAVE DOENA ORGANIZACIONAL: FALHA NA COMUNICAO INTERNA (by Carmen)

Na era da informao e do conhecimento, as empresas esto sofrendo de uma sria doena organizacional que a falha (ou falta) na comunicao. De acordo com o que tenho observado nas minhas andanas pelas organizaes, a doena j virou epidemia. A comunicao no faz chegar as informaes relevantes aos interessados, que so os colaboradores, estes reclamam que s sabem o que acontece pelos corredores (a famosa rdio peo ou corredor) e a direo afirma que comunica e o pessoal no l os comunicados ou no acessa a intranet. Segundo um levantamento realizado pelo PMI (Project Management Institute Brasil), com 300 empresas de grande porte, para 76% delas, a falha na comunicao o principal motivo para os projetos fracassarem*. Observe, ainda, o que diz Walther Krause, do PMI-Rio*, o problema de comunicao antigo, mas est se tornando mais evidente. No sabemos escrever bem, no falamos bem o que queremos e no nos relacionamos bem com todos os perfis existentes num ambiente de projeto. Paradoxalmente, estamos na era da tecnologia, em que todas as informaes podem chegar a todos imediatamente, estejam onde estiverem O processo comunicao interno nas organizaes deixou de ser mero repassador de notcias para ser um canal de transferncia e compartilhamento de conhecimento entre os colaboradores da empresa e entre a direo e os colaboradores. Se bem conduzido, pode provocar uma melhoria no clima organizacional, porque as pessoas iro se sentir valorizadas em um ambiente integrado de respeito ao seu trabalho. A comunicao utilizada para transmitir mensagens entre o emissor e o receptor, mas a comunicao interna estando ruim, sempre um grande problema entre equipes de uma mesma empresa que precisam trocar informaes para atingir um objetivo de trabalho. Mesmo com tantos recursos disponveis como, videoconferncia, intranet, portais corporativos, celulares, e-mails, ainda existe muita falha de comunicao. Porm a existncia dessas ferramentas no demonstra que h um sistema de comunicao funcionando. A boa comunicao inclui contedo e qualidade da mensagem e deve ser adequada ao seu pblico-alvo, podendo ser simples e direta. Desse modo, evitam-se os rudos, que impedem que a mensagem seja transmitida de maneira clara. Nesse momento

deve-se verificar at que ponto a forma de estrutura organizacional, a organizao dos processos internos e a tecnologia atendem s necessidades de comunicao da empresa. Outro fator importante alinhar a comunicao a cultura organizacional da empresa para que essa seja mais eficiente e possa ser utilizada de maneira estratgica. Muitos mal-entendidos por falha de comunicao poderiam ser evitados melhorando a habilidade de interagir com as pessoas a nossa volta e essa habilidade no depende exclusivamente das novas tecnologias.

Os lderes exercem um papel importante nesse processo, percebe-se que muitos lideres so timos comunicadores e possuem caractersticas como simpatia, cortesia e transmitem segurana e confiana. A posio de liderana torna a pessoa um modelo de comportamento, os colaboradores devero segui-lo como exemplo. Ento a comunicao com clareza um aspecto fundamental Uma falha na comunicao pode afetar os rumos de qualquer organizao, pois ela a base para o alinhamento da cultura organizacional, que por sua vez alinha e transforma os objetivos da empresa. E se no for pensada cuidadosamente, pode levar a erros interpretativos, que podem resultar em uma crise**. A existncia, ento, de um bom sistema de comunicao interno primordial para as empresas. Se a empresa ainda no tem, deve encarar esse desafio de cri-lo. Caso a empresa j possua algumas ferramentas de composio desse sistema, estas devem ser aprimoradas. De acordo com Vasconcellos (1972) o sistema de comunicao a rede por meio da qual fluem as informaes, que permitem o funcionamento da estrutura de forma integrada e eficaz. E nesse sistema precisa ser entendido: - o que deve ser comunicado; - como deve ser comunicado; - quando deve ser comunicado; - de quem deve vir a informao; - para quem deve ir a informao; por que deve ser comunicado; - quanto deve ser comunicado. Algumas aes podem ser somadas para o aprimoramento do sistema de

comunicao interna das empresas*** : - Fazer um diagnstico, verificando se as informaes so padronizadas, se h sincronismo nas informaes, identificar os problemas originados pela m comunicao, os motivos pelos quais no existe uma melhor comunicao interna. - No contaminar o processo de contaminao j existente, dissociando disputas de cargos das transmisses da informao propriamente dita, ou seja, responsabilizar aqueles que deixarem de repassar as informaes devido a disputas ou desavenas pessoais. - Fazer bom uso dos relatrios de informaes gerenciais, criando um banco de dados que poder fornecer a possibilidade da busca dessas informaes preciosas mesmo depois de algum tempo passado. - No polarizar a informao, porque um bom sistema de comunicao, s ser eficiente se for bilateral, ou seja, transmitir e receber informaes. - Conscientizar a equipe, procurando esclarecer todos sobre a importncia da comunicao, dando recursos, ou seja, treinamento para que as pessoas possam fazer bom uso da informao e compartilhando a mesma. Outras aes so importantes so: implantar um sistema de compartilhamento da informao por meio de reunies semanais, em que devero ser repassadas informaes relevantes; e verificar a utilizao da intranet, acesso aos e-mails, quadros de avisos, circulares e outros. Deve-se, ainda, estar aberto s mudanas, porque o novo sempre causa alguma apreenso na sua implantao, precisa-se ter em mente que mudanas so mais simples quando bem esclarecidas. Sempre que houver necessidade de qualquer mudana na organizao comunicar de maneira ampla, para que no haja dvidas ou que as dvidas no sejam preenchidas com boatos. Referncias *http://www.administradores.com.br/informe-se/informativo/falha-na-comunicacao-eprincipal-motivo-para-fracasso-nos-projetos/32434/ **http://dominioti.wordpress.com/2011/04/26/ ***Comunicao Organizacional: quando a comunicao falha. Marcelo Salmeron Figueredo Postado por Carmen Lcia Couto Fonseca s 16:29