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Aprovisionamento e Gestão de Stocks PDF
Aprovisionamento e Gestão de Stocks PDF
Ficha Tcnica
Copyright, 2004
Todos os direitos reservados ao IEFP
Nenhuma parte deste ttulo pode ser reproduzido ou transmitido,
por qualquer forma ou processo sem o conhecimento prvio, por escrito, do IEFP
ndice Geral
Resumo .................................................................................................................................................... 26
Questes e exerccios.............................................................................................................................. 28
Resolues............................................................................................................................................... 29
Resumo .................................................................................................................................................... 56
Questes e exerccios.............................................................................................................................. 57
Resolues............................................................................................................................................... 58
Resumo .................................................................................................................................................... 80
Questes e exerccios.............................................................................................................................. 81
Resolues............................................................................................................................................... 82
BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................191
GLOSSRIO......................................................................................................................193
APROVISIONAMENTO
E GESTO
DE STOCKS
I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO IEFP
Objectivos
Temas
2. A Funo Aprovisionamento
3. Importncia do Aprovisionamento
Resumo
Questes e exerccios
Resolues.
I
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 3
IEFP I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO
Tipos de Materiais
I
4 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO IEFP
Produo em curso
Produo em curso - Produtos que se encontram em certa fase ou operaes intermdias do
processo de transformao, no tendo atingido o fim de fabrico.
Exemplo: chassis em fase de tratamento de superfcie ou em movimentao na linha de
produo.
Semiacabados
Semiacabados - Subconjuntos ou partes de produtos que j sofreram operaes de
transformao e que aguardam a montagem (do produto acabado).
Exemplo: jantes com pneus destinados a linha de montagem.
Produtos acabados
Produtos acabados Bens resultantes do processo produtivo destinados a serem vendidos a
cliente(s) que os utilizaro.
Exemplo: pneus destinados ao mercado de reposio ou a linhas de montagem de automveis.
Subprodutos
Subprodutos - Produtos resultantes do processo de transformao, mas que no so
incorporados no produto acabado. Normalmente, so vendidos a baixo valor.
Exemplo: crmio hexavalente recuperado de um banho de galvanizao.
Matrias ou materiais subsidirios
Materiais subsidirios - Materiais necessrios produo, mas, que no so incorporados nos
produtos acabados.
Exemplo: leos de corte e de lubrificao de equipamento fabril.
Materiais de embalagem primria, secundria, terciria
Materiais de embalagem - Materiais necessrios ao acondicionamento, agrupamento e
transporte de produtos e componentes.
Exemplo: paletes para o transporte(embalagem terciria), de 10 caixas de carto canelado
(embalagem secundria) para conteno e agrupamento de 20 unidades de venda (embalagem
primria).
Numa empresa industrial a classificao distinta dos vrios tipos de materiais muito importante,
na medida em que se encontra associada natureza da procura.
Por exemplo, os stocks de produtos acabados so destinados a muitos clientes, da que a soma
das vrias encomendas por perodos de tempo pode resultar numa informao histrica para
posterior anlise estatstica.
Para estes stocks (de produtos acabados) possvel construir um modelo de base estatstica que
permite estabelecer previses da procura, baseadas na extrapolao da informao histrica, como
veremos adiante.
de notar que a classificao dos stocks apresentada funo da natureza da empresa ou fase de
transformao, porquanto um produto acabado para uma certa empresa, pode constituir uma
matria prima para outra ou at uma mercadoria e mesmo um produto semiacabado.
I
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 5
IEFP I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO
Exemplo
1. A farinha constitui um produto acabado para a moagem, sendo uma matria prima para a
panificadora.
Classificao de Produtos
Bens tangveis
1. Bens de consumo
Nota
Produtos no diferenciados;
Produtos diferenciados;
Produtos normalizados;
Produtos especializados.
I
6 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO IEFP
2. A FUNO APROVISIONAMENTO
Para levar a bom termo o conjunto destas operaes, necessrio, antes de mais, definir de forma
precisa as necessidades (ver I.5.):
Em qualidade (especificaes/requisitos);
Em quantidade (econmica);
Em prazo (til).
Para satisfazer aquelas necessidades, nas melhores condies, deve efectuar-se a pesquisa
sistemtica das possibilidades oferecidas pelo mercado.
Convm, no entanto, que essa pesquisa seja feita em tempo oportuno, isto , que os fornecedores
sejam seleccionados criteriosa e antecipadamente (antes da necessidade imediata ocorrer) e que
com eles sejam estabelecidos contratos que ofeream vantagens para as partes.
Filosofia Just-In-Time
Na prtica, a empresa normalmente tem de constituir stocks de muitos dos materiais (consumveis)
que utiliza, pelo que tem de realizar a gesto de stocks.
I
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 7
IEFP I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO
3. IMPORTNCIA DO APROVISIONAMENTO
Uma boa gesto da funo aprovisionamento pode ser fonte de vantagem competitiva para a
organizao, na medida em que contribui para :
Reduzir os custos e os prazos de entrega dos produtos (bens tangveis e servios) fornecidos
atravs de contratao adequada, de gesto econmica dos stocks, de armazenagem e
expedio convenientes.
I
8 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO IEFP
Nas empresas industriais, comea a ser vulgar a funo aprovisionamento ser considerada uma
das funes do Departamento de Logstica.
Por este facto, vamos abordar, sumariamente, os conceitos de logstica e de cadeia logstica.
Conceito de Logstica
Logstica o processo estratgico (porque gera valor reconhecido pelos clientes, criando
vantagem competitiva sustentada, na medida em que acrescenta diferenciao, aumenta a
produtividade e a rendibilidade) de planeamento, organizao e controlo, eficaz e eficiente, dos
fluxos e armazenagem de materiais (matrias primas, componentes, produo em curso,
produtos semiacabados e acabados) e de informao relacionada, desde a origem
(fornecedores) at ao destino final (consumidores) visando maximizar a satisfao das
necessidades dos clientes, externos e internos.
Esta definio tem vindo a ser adoptada por diversos autores, investigadores e profissionais da
rea.
Se for aceite esta abrangncia para a actuao de um Departamento de Logstica, esta pode
englobar, na empresa produtora, as actividades de seleco e pr-qualificao de fornecedores; de
planeamento geral de operaes e de programao do aprovisionamento, da produo e da
distribuio; de compra, recepo e armazenagem dos materiais; de movimentao e controlo dos
materiais at aos centros de produo e dos produtos finais atravs dos canais de distribuio. E,
ainda, toda a gesto e tratamento da informao associada.
I
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 9
IEFP I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO
Nota
A funo de planeamento geral de operaes elabora o plano mestre da produo ou plano director
da produo, que estabelece os prazos para as operaes a realizar e assegura o equilbrio entre
as cargas e as capacidades nos centros operacionais, respeitando as prioridades das encomendas
dos clientes e os compromissos comerciais da empresa.
Programao do
Programao da Produo Programao da Distribuio
Aprovisionamento
Transporte Transporte
Compra Armazenagem Processos Armazenagem Venda
Produtivos
1
Em 1973, Heskett demonstrou a necessidade de cooperao entre os membros de uma cadeia de
abastecimento, de criao de joint--ventures (contratos jurdicos atravs dos quais as partes se
obrigam entre si a prosseguir, de forma concertada, determinados objectivos e actividades) e
partnerships (contratos jurdicos atravs dos quais as partes se associam, sem prejuzo da
respectiva individualidade jurdica, para cooperar na realizao de determinadas actividades), a fim
de eliminar a duplicao de actividades ao longo da cadeia.
1
HESKETT, James L.. Sweeping Changes in Distribution. Harvard Business Review. Mar.-Apr., 1973, pp. 123-132.
I
10 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO IEFP
FORNECEDOR
Venda de Expedio
material de material
PRODUTOR
Compra de Transporte Transform.
material de material Recepo Armazenagem
de material
Depsito de Expedio
produto de produto
GROSSISTA
Compra de Transporte Venda de
Recepo Armazenagem
produto primrio produto
Picking Expedio
RETALHISTA
Compra de Transporte Ponto de
Recepo Retm
produto secundrio Venda
CONSUMIDOR
Figura I.2 - Cadeia Logstica Externa
Em 1977, J. Heskett2 desenvolveu uma das perspectivas mais importantes do actual conceito de
logstica, a sua ligao estratgia.
Aquele Professor de Harvard recomenda que a viso puramente operacional deve ser abandonada,
passando a logstica a ser encarada como fonte de vantagem competitiva:
2
HESKETT, James L.. Logistics: Essencial to Strategy. Harvard Business Review. Nov.-Dec. 1977, pp. 85-96
I
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 11
IEFP I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO
Sistema logstico
FLUXOS DE INFORMAO
FLUXOS DE MATERIAIS/PRODUTOS
FLUXOS FINANCEIROS
I
12 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO IEFP
DIRECO
GERAL
S.
MARKETING VENDAS APROVISION DISTRIBUI. CONCEP. FABRIC. CONT. TES. ADM.
.
DIRECO GERAL
DP. DP.
DP. COMERCIAL DP. TCNICO
APROVISIONAM. ADMIN./FINANC.
I
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 13
IEFP I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO
APROVISIONAMENTOS
Programao
Gesto de Recepo e
Contratao Compras
Materiais Armazenagem
Nas empresas de maior dimenso estas atribuies repartem-se por diferentes rgos da estrutura,
mas nas pequenas empresas frequente encontrar estas atribuies concentradas em duas ou
trs pessoas, assumindo frequentemente o empresrio ou o gerente algumas delas.
I
14 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO IEFP
A gesto de stocks dever manter o volume dos stocks no nvel mais baixo possvel, sem deixar de
assegurar o fornecimento regular aos utilizadores, isto , sem roturas.
Alm disso, devem ser tomadas todas as medidas para evitar que os stocks se deteriorem e para
reduzir ao mnimo os encargos relativos sua conservao. Estes so atributos da subfuno
armazenagem.
Exemplos
I
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 15
IEFP I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO
A procura
Os custos
Os prazos
A Procura
A procura dos produtos activa os fluxos de informao e de materiais em toda a cadeia logstica
(ver Figura III.3).
Conceito de Procura
Do ponto de vista econmico, a procura de um produto definida pela inteno de compra desse
produto no mercado, ou
I
16 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO IEFP
Exemplo
A procura foi referida como a origem das necessidades logsticas, activando os fluxos de
informao e de material na cadeia logstica. Esta origem das necessidades de materiais est
estritamente ligada ao ciclo de vida do produto acabado, na medida em que este ciclo quantifica o
comportamento da procura do produto durante a sua vida.
Assim,
Representa-se graficamente o ciclo de vida do produto atravs da evoluo das vendas nas
diferentes fases.
V. Vendas F1 - Concepo e
do Produto lanamento
F2 - Desenvolvimento
ou crescimento
F3 - Maturidade
F4 - Declnio
0 F1 F2 F3 F4 Tempo
I
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 17
IEFP I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO
Tipos de Procura
A procura pode apresentar diferentes tipos, consoante a fase do ciclo de vida do produto e
consoante a incidncia de variveis que a afectam directamente.
- Procura sazonal - se o produto tem maiores vendas em determinadas pocas do ano. Estas
vendas anormais na realidade so cclicas, mantendo-se ocasionais e fracas fora da poca alta.
Exemplo
Exemplo
2. Uma empresa fabrica jantes para viaturas automveis. Entretanto, a empresa negociou, com
um fabricante de automveis, o fornecimento exclusivo de certo tipo de jantes destinado a um
novo modelo de viatura.
I
18 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO IEFP
Sabe-se:
fcil conhecer a procura daquele tipo de jantes. Basta multiplicar por cinco as vendas e as
previses de venda para aquele veculo.
Exemplo
3. Uma campanha promocional com reduo do preo de venda induz um aumento previsional de
vendas.
Caractersticas da Procura
Exemplos
Nmero de embalagens: 50
Unidade de volume: m3
Unidade de massa: Kg
Unidade de comprimento: m
Exemplos
Encomendas semanais
Encomendas mensais
Encomendas trimestrais
Diferncia de Encomendas
Risco da Previso
I
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 19
IEFP I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO
Os custos
Tipos de custo
O custo de rotura de stock (Cr) que o custo associado a uma solicitao ou requisio de
material de stock, no atendida totalmente pelo armazm (ver IV.3.).
O custo de posse pode incluir vrias parcelas:
Este custo , normalmente, importante e calcula-se segundo um critrio definido que pode ser o
da taxa de rendibilidade dos capitais prprios ou da melhor taxa de mercado para aplicao de
risco correspondente (risco baixo, pois o stock tem elevado grau de liquidez).
Nota
I
20 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO IEFP
Os prazos
O prazo de recepo pelo fornecedor, que pode desprezar-se se for usado fax ou EDI (Electronic
Data Interchange);
Nota
Adiante retomamos este tema.
As Necessidades Logsticas
As necessidades logsticas que tm, como se viu, a sua principal origem na procura, repercutem-se
a toda a cadeia logstica, atravs do fluxo de informao.
Necessidades dependentes;
Necessidades independentes.
A sua diferena reside no modo como foram originadas em termos de procura e da finalidade que
tm em vista suprir.
I
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 21
IEFP I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO
Necessidades Dependentes
Necessidade Independente
o que acontece nos armazns de Aprovisionamento, cuja existncia resulta de uma gesto de
stocks, baseada em previses de consumo considerado aleatrio.
1. Numa pastelaria, que confecciona diversos tipos de produtos (bolos e pastis) na madrugada,
para utilizao exclusivamente nesse dia, fixam-se as quantidades com base no conhecimento
das vendas anteriores dos produtos, sendo as necessidades de ingredientes independentes.
2. Numa empresa de sabonetes, que conhece a procura dos diferentes tipos de sabonetes e o ciclo
de vida de cada um, desencadeia a fabricao de alguns tipos apenas por mera indicao de
inventrio de produtos acabados e tendo uma expectativa de venda; portanto as necessidades
so independentes.
I
22 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO IEFP
A procura uniforme;
Exemplo
1. O modelo de gesto por anlise estatstica pode aplicar-se na produo de bens de grande
consumo corrente, tais como:
Massas alimentcias;
Bolachas;
Iogurtes;
Detergentes.
Produto
Mercado
Fbrica
I
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 23
IEFP I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO
Este modelo de gesto oposto ao anterior, na medida em que as quantidades a produzir resultam
de encomendas firmes de clientes ou de contratos.
Em termos econmicos, este modelo tem vantagens sobre o modelo push, porque se a produo e
a distribuio de produtos forem realizadas de acordo com a procura real, gera-se um nvel mais
baixo de existncias, stocks de segurana reduzidos ou mesmo nulos, o que influencia
favoravelmente o custo de posse, isto , este diminui. Contudo, os custos de distribuio podem
subir, na proporo de mais fretes com menos capacidade utilizada.
A especificao do(s) produto(s) est bem definida, embora adaptada exigncia especfica do
cliente;
Exemplo
1. O modelo de gesto por encomenda pode aplicar-se na produo de bens de equipamento, tais
como:
Equipamento de movimentao
Modelo pull
Encomenda
Cliente
Fbrica
O modelo pull est frequentemente integrado numa filosofia de gesto global Just-In-Time (JIT).
I
24 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO IEFP
A Gesto JIT
Uma empresa pode adoptar os princpios da filosofia JIT desenvolvida, na dcada de 60, no Japo
pelo hoje lendrio Taiichi Ohnawas.
JIT3 (Just-In-Time) uma filosofia de gesto global, centrada no mercado, cujo princpio
fundamental "produzir quando e apenas o que o cliente necessita ou deseja e aprovisionar
quando e apenas o necessrio e suficiente para garantir aquela produo.
A aplicao da filosofia JIT no exige produo repetitiva, nem dimenso mnima da empresa, nem
investimento excessivamente elevado em novas tecnologias, mas uma "atitude econmica".
Modelo Misto
Modelo MRP
O modelo misto tambm designado modelo de gesto MRP (Material Requirements Planning) foi
desenvolvido, na dcada de 60, nos EUA e considera-se misto porque recorre ao clculo de
necessidades logsticas independentes para um horizonte temporal de mdio prazo e de
necessidades dependentes para um horizonte de curto prazo.
Como vimos:
3
Os autores que abordam o JIT no explicitam, normalmente, nos objectivos, o zero acidentes; no entanto, dada a sua relevncia em
Portugal, decidimos evidenci-lo.
I
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 25
IEFP I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO
Resumo
1. Numa empresa pode considerar-se dois tipos de materiais: recursos materiais (input) e
produtos acabados (output).
2. Os recursos materiais podem subdividir-se em materiais consumveis, que so objecto de
processamento (por exemplo, matrias primas) e materiais de utilizao permanente, que so
imobilizado, no consumveis (por exemplo, equipamento).
3. Define-se stock como o conjunto de materiais consumveis armazenados e valorizados em
existncias.
4. Neste captulo, foram, ainda, classificados os materiais de stock em matrias primas,
componentes, produo em curso, semiacabados, produtos acabados, subprodutos, materiais
subsidirios e materiais de embalagens (primrias, secundrias, tercirias).
5. Definiu-se como o output ou resultado de um processo e classificou-se os produtos em bens
tangveis e bens intangveis ou servios.
6. Os bens tangveis subdividem-se em bens de consumo e bens industriais.
7. A funo Aprovisionamento compreende as operaes que permitem disponibilizar em tempo
oportuno, na quantidade e qualidade pr-definidas, todos os recursos materiais e servios
provenientes do exterior da organizao e necessrios ao seu funcionamento, ao menor custo.
8. Depois de descrito o mbito da funo aprovisionamento e justificada a respectiva importncia,
foram apresentadas alternativas de posicionamento do Departamento de Aprovisionamentos
na estrutura organizacional da empresa, como rgo autnomo na dependncia da Direco
Geral ou integrado num Departamento de Logstica.
9. O U.S. Council of Logistics Management adoptou para logstica a definio seguinte: o
processo estratgico (porque gera valor reconhecido pelos clientes, criando vantagem
competitiva sustentada) de planeamento, organizao e controlo, eficaz e eficiente, dos fluxos
e armazenagem de materiais (matrias primas, componentes, produo em curso, produtos
semiacabados e acabados) e de informao relacionada, desde a origem (fornecedores) at
ao destino final (consumidores) visando maximizar a satisfao das necessidades dos clientes,
externos e internos.
10. A logstica pode ser considerada uma fonte de vantagem competitiva na medida em que gera
diferenciao atravs:
11. Da qualidade do servio prestado aos clientes;
12. Do planeamento global e integrado de cada negcio que permite optimizar objectivos
estratgicos a alcanar;
13. Da seleco criteriosa de fornecedores e contratao adequada;
14. Da gesto optimizada da entrada e sada de materiais/produtos;
15. Da gesto optimizada dos transportes e das movimentaes dos materiais/produtos.
16. Um sistema logstico, eficiente e eficaz, planeia, organiza e controla integradamente, fluxos
materiais e informacionais.
17. A gesto de stocks determina quando e quanto se deve encomendar de cada artigo do stock.
18. Relacionados com a gesto de stocks esto trs factores importantes, a saber:
19. Conceito de procura, como origem das necessidades de materiais;
20. Conceitos de custos, nomeadamente, os seguintes:
I
26 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO IEFP
I
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 27
IEFP I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO
Questes e exerccios
1. Defina os principais tipos de recursos materiais indispensveis aos processos de uma empresa
industrial.
I
28 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO IEFP
Resolues
Produtos no diferenciados;
Produtos diferenciados;
Produtos normalizados;
Produtos especializados.
I
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 29
IEFP I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO
5. Uma boa gesto da funo aprovisionamento pode ser fonte de vantagem competitiva
para a organizao, na medida em que contribui para :
6.
Logstica o processo estratgico (porque gera valor reconhecido pelos clientes, criando
vantagem competitiva sustentada, na medida em que acrescenta diferenciao, aumenta a
produtividade e a rendibilidade) de planeamento, organizao e controlo, eficaz e eficiente, dos
fluxos e armazenagem de materiais (matrias primas, componentes, produo em curso,
produtos semiacabados e acabados) e de informao relacionada, desde a origem
(fornecedores) at ao destino final (consumidores) visando maximizar a satisfao das
necessidades dos clientes, externos e internos.
Se for aceite esta abrangncia para a actuao de um Departamento de Logstica, esta pode
englobar, na empresa produtora, as actividades de seleco e pr-qualificao de fornecedores; de
planeamento geral de operaes e de programao do aprovisionamento, da produo e da
distribuio; de compra, recepo e armazenagem dos materiais; de movimentao e controlo dos
materiais at aos centros de produo e dos produtos finais atravs dos canais de distribuio. E,
ainda, toda a gesto e tratamento da informao associada.
I
30 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO IEFP
7.
Venda de Expedio
material de material
Depsito de Expedio
produto de produto
GROSSISTA
Compra de Transporte Venda de
Recepo Armazenagem
produto primrio produto
Picking Expedio
RETALHISTA
Compra de Transporte Ponto de
Recepo Retm
produto secundrio Venda
CONSUMIDOR
Fonte de vantagem competitiva:
I
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 31
IEFP I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO
DIRECO
GERAL
S.
MARKETING VENDAS APROVISION DISTRIBUI. CONCEP. FABRIC. CONT. TES. ADM.
.
I
32 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO IEFP
Necessidades Dependentes
Necessidade Independente
o que acontece nos armazns de Aprovisionamento, cuja existncia resulta de uma gesto de
stocks, baseada em previses de consumo considerado aleatrio.
12.
I
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 33
IEFP I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO
A procura uniforme;
Produto
Mercado
Fbrica
Este modelo de gesto oposto ao anterior, na medida em que as quantidades a produzir resultam
de encomendas firmes de clientes ou de contratos.
Em termos econmicos, este modelo tem vantagens sobre o modelo push, porque se a produo e
a distribuio de produtos forem realizadas de acordo com a procura real, gera-se um nvel mais
baixo de existncias, stocks de segurana reduzidos ou mesmo nulos, o que influencia
favoravelmente o custo de posse, isto , este diminui. Contudo, os custos de distribuio podem
subir, na proporo de mais fretes com menos capacidade utilizada.
A especificao do(s) produto(s) est bem definida, embora adaptada exigncia especfica do
cliente;
I
34 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO IEFP
Encomenda
Cliente
Fbrica
O modelo pull est frequentemente integrado numa filosofia de gesto global Just-In-Time (JIT).
A Gesto JIT
Uma empresa pode adoptar os princpios da filosofia JIT desenvolvida, na dcada de 60, no Japo
pelo hoje lendrio Taiichi Ohnawas.
JIT3 (Just-In-Time) uma filosofia de gesto global, centrada no mercado, cujo princpio
fundamental "produzir quando e apenas o que o cliente necessita ou deseja e aprovisionar
quando e apenas o necessrio e suficiente para garantir aquela produo.
A aplicao da filosofia JIT no exige produo repetitiva, nem dimenso mnima da empresa, nem
investimento excessivamente elevado em novas tecnologias, mas uma "atitude econmica".
3
Os autores que abordam o JIT no explicitam, normalmente, nos objectivos, o zero acidentes; no entanto, dada a sua relevncia em
Portugal, decidimos evidenci-lo.
I
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 35
IEFP I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO
13.
Modelo Misto
Modelo MRP
O modelo misto tambm designado modelo de gesto MRP (Material Requirements Planning) foi
desenvolvido, na dcada de 60, nos EUA e considera-se misto porque recorre ao clculo de
necessidades logsticas independentes para um horizonte temporal de mdio prazo e de
necessidades dependentes para um horizonte de curto prazo.
Como vimos:
I
36 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS
APROVISIONAMENTO
E GESTO
DE STOCKS
II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS IEFP
Objectivos
Classificar os armazns;
Temas
4. Classificao de Armazns
Resumo;
Questes e exerccios;
Resolues.
II
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 39
IEFP II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS
gesto fsica dos stocks compete assegurar que as operaes realizadas com os materiais,
desde a sua entrega na empresa at sua sada de armazm, sejam executadas com eficincia,
isto , ao menor custo e em tempo oportuno.
As atribuies da gesto fsica dos stocks podem estar concentradas num nico rgo estrutural ou
repartidas por vrios rgos ou servios, como por exemplo os seguintes:
Recepo,
Armazns,
Expedio.
Em empresas de maior dimenso podem existir vrios rgos responsveis pela gesto fsica dos
stocks, devendo haver uma dependncia hierrquica e funcional do responsvel pela funo
aprovisionamento, como foi descrito no captulo I (ver I.4).
II
40 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS IEFP
Uma eficiente gesto fsica de stocks deve obedecer aos seguintes requisitos:
- Boas condies para a execuo rpida e cuidada das funes administrativas da recepo;
- Corredores amplos;
- Meios de transporte interno adequados aos espaos disponveis para a movimentao e aos
artigos a movimentar.
- Pouca burocracia;
- Espaos curtos a percorrer em especial para os materiais com maior sada/rotao, volume
ou massa;
II
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 41
IEFP II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS
Nota
II
42 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS IEFP
Factores condicionantes
Volume e peso;
Valor;
Ordem de entrada/sada;
Acondicionamento e embalagem;
Fragilidade/robustez;
Perecividade.
H dois princpios gerais a que correspondem dois tipos bsicos de armazenagem, que podem
coexistir num mesmo armazm:
II
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 43
IEFP II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS
Este sistema obedece ao princpio de um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar.
Todos os materiais tm o seu espao perfeitamente identificado para serem colocados e no
podem ser armazenados noutro stio.
Vantagens:
Inconvenientes:
- Desperdcio de espao visto que cada material tem o seu lugar cativo, para o seu nvel mximo
de stock. Pode dizer-se que normalmente 40% do volume til para armazenar se encontra vazio.
Este sistema obedece ao princpio de seja qual for no stio disponvel. Nos espaos livres pode
colocar-se qualquer material, no existindo lugares marcados, mas critrios gerais de
localizao.
Vantagens:
Inconvenientes:
Nota
Este tipo de armazenagem frequentemente utilizado em materiais de compra directa para obras,
que em princpio s entram em armazm uma vez (encomenda e recepo nicas), embora,
possam sair em parcelas, mas, at esgotar a quantidade em stock.
II
44 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS IEFP
4. CLASSIFICAO DE ARMAZNS
Categorias de Armazns
Armazns industriais
Armazns de distribuio
Entrepostos
Tipos de Armazns
II
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 45
IEFP II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS
As Actividades do Armazm
Movimenta;
Arruma;
Conserva e Protege;
Realiza, periodicamente, o saneamento das existncias suprfluas, sobras e monos que ocupam
desnecessariamente espaos teis.
Assim,
Na anlise e estudo dos armazns no pode ser dissociado o binmio espao/movimento, visto ser
ele que condiciona toda a dinmica da armazenagem, fundamentalmente a escolha do local de
arrumao mais conveniente - o que induz menores custos logsticos. No se pode alhear do facto
destes custos irem influir os parmetros da gesto econmica de stocks, contribuindo para a
reteno de maiores ou menores quantidades.
Unidade de Trabalho
Define-se:
Note-se a correspondncia desta medida com a do trabalho humano, por exemplo: hora x homem.
II
46 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS IEFP
Parmetros da armazenagem
Tipos de Organizao
1. Armazm nico - neste sistema o armazm central ou geral recolhe todos os materiais do
stock e os de compra directa (ver IV.3) para incorporao nos processos de fabrico.
4. Soluo mista - neste sistema pretende aproveitar-se as vantagens de cada um dos casos
precedentes e atenuar as respectivas desvantagens. o caso concreto de pequenos armazns
satlites de oficinas, abastecidos pelo armazm central que, em muitos casos, at podem ser
volantes.
O Equipamento de Armazenagem
As caractersticas dos artigos a armazenar - forma, dimenso, peso, volume, resistncia, etc.;
II
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 47
IEFP II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS
Movimentar cargas suspensas com sinalizao (sonora e luminosa) e com toda a precauo a
fim de diminuir os riscos de acidentes pessoais, de danificao dos materiais ou do prprio
equipamento;
Na arrumao dos materiais, a utilizao do espao til do armazm deve ser orientada no sentido
da ocupao da sua capacidade mxima, decorrendo deste princpio, a utilizao de todo o espao
til e sobretudo em altura - ocupao em volume - dentro dos limites estabelecidos pelas Normas
da Segurana.
A relao logstica volume til/rea total aumenta com a altura de arrumao. Entenda-se como
volume til, o volume efectivamente ocupado. No se consideram os espaos mortos e corredores.
Arrumao - a actividade que consiste na disposio racional e criteriosa dos materiais nos
dispositivos ou nos locais prprios do armazm.
II
48 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS IEFP
Desta relao, conclui-se que o nico factor que uma varivel do armazm a distncia (percurso
do material no armazm) no fluxo material, desde que entra at ao aviamento ou expedio.
Tanto o peso como a frequncia de movimentaes no dependem do armazm.
Minimizao do custo logstico
Nos locais mais afastados da sada sero colocados os materiais de fraca frequncia de sadas; os
monos e os que atravanquem as movimentaes interiores devido sua forma ou tamanho.
Nos nveis superiores, arrumar-se-o os materiais mais leves; os de menor dimenso; e sobretudo
os mais cobiados.
II
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 49
IEFP II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS
Exemplo
Q 03 B 2
Posio 2
Prateleira B
Estante 03
Em cada local os materiais devero ser arrumados criteriosamente, de maneira que os materiais
mais antigos devero ser os primeiros a sair, prevendo assim a hiptese de no ultrapassar datas
de garantias ou prazos de validade.
O posicionamento, atendendo forma do material, ser aquele que lhe confere uma posio de
maior estabilidade, evitando-se assim menores riscos de danos.
Anlise ABC
Para a arrumao criteriosa, h necessidade de se fazer um plano de arrumao. Para isso deve
realizar-se, em primeiro lugar, uma anlise ABC por frequncia de sadas para minimizar os custos
logsticos de armazenagem.
Mtodos de Localizao
Para facilitar a localizao dos materiais armazenados pode utilizar-se um dos mtodos seguintes:
Mtodo da quadrcula;
II
50 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS IEFP
Mtodo da Quadrcula
Coordenadas da quadrcula;
Exemplo Material
A B C D E
1
Estante
2
3
Consiste em considerar o armazm como uma cidade em que as estantes representam os edifcios
e os corredores representam as ruas, identificando em cdigo, sucessivamente:
II
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 51
IEFP II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS
Conservao passiva
Conservao passiva - que no implica qualquer interveno especial, mas apenas o bom senso
e o cuidado de quem arruma, para no colocar os materiais em situaes que s por si sejam
fontes de danos, por mau posicionamento, ou juntar materiais incompatveis entre si, como os
plsticos com as borrachas e tantos outros casos.
Conservao preventiva
O tipo de proteco mais vulgarizada a embalagem, que visa assegurar estanquidade contra o
meio ambiente e ao mesmo tempo permitir o amortecimento da aco de choques e quedas,
diminuindo o risco de inutilizao.
Nos materiais no embalados, podem ser aplicadas duas categorias de proteco, consoante o tipo
de material e o fim a que se destina:
Proteco temporria
Proteco permanente
Notas
Existem tintas e vernizes especiais do tipo shop-primer para proteger alguns materiais enquanto
esto armazenados ou sujeitos a operaes fabris.
II
52 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS IEFP
H determinados materiais, que armazenados libertam gases txicos e/ou inflamveis havendo o
risco de contaminao ambiental, de incndio e/ou exploso, pelo que os armazns devem ser
ventilados e mantidos a temperaturas controladas.
H produtos qumicos que reagem entre si, pelo que tm de ser separados, ou reagem com a
humidade ambiental, pelo que os armazns devem ser climatizados.
Em caso de incndio, nem sempre este pode ser atacado com gua, pelo que importante a
disponibilidade de informao tcnica ao pessoal, a existncia de extintores adequados aos
produtos armazenados e o treino conveniente dos trabalhadores.
Para o aviamento dos materiais necessrio haver uma solicitao especfica (requisio) ou uma
ordem de entrega (automtica) associada a um sistema de programao de operaes.
Se este aviamento for para o exterior, por exemplo, para um estaleiro ou para um subempreiteiro, o
que poder obrigar a operaes de embalagem especfica e/ou de paletizao, haver ento uma
expedio.
Tipos de Aviamento
Aviamento programado
Aviamento programado
II
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 53
IEFP II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS
Aviamento urgente
Nota
Requisies ao Armazm
No aviamento deve o armazm verificar a correco das requisies de materiais no que respeita
s quantidades, unidades de utilizao, cdigos dos materiais e, sobretudo, nmeros de conta de
centros de custos ou de obras que, na contabilidade industrial suportaro os custos destes
materiais.
Observe-se que um material aviado erradamente, origina sempre dois desvios no inventrio. Um
desvio positivo na existncia do item que deveria ter sado e no saiu, e um desvio negativo
naquele que foi entregue erradamente.
Aviamentos Programados
Nos aviamentos programados, com emisso de ordens de entrega, devem ser ordenados os
documentos que dizem respeito a materiais a aviar proximamente, e estes devem ser retirados dos
locais de armazenagem, se possvel, numa sequncia que evite perdas de tempo nos retrocessos e
em trajectos cruzados.
Processamento de Sadas
Informao de inventrio
II
54 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS IEFP
O material expedido deve ser acompanhado de uma guia de transporte e de uma guia de remessa
(original e duplicado), que indica o destinatrio, o local convencionado para a entrega e discrimina
para cada item a quantidade expedida do respectivo artigo.
O Saneamento de Existncias
II
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 55
IEFP II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS
Resumo
1. A gesto material dos stocks compete assegurar que as operaes realizadas com os stocks,
desde a sua entrega na empresa at sua sada de armazm, sejam executadas com
eficincia, isto , ao menor custo e em tempo oportuno.
2. Os requisitos de uma gesto fsica dos stocks eficiente so garantir o bom funcionamento da
recepo, a adequao dos meios de movimentao, a especificidade das instalaes e do
equipamento de armazenagem, a desburocratizao administrativa e as condies de higiene
e segurana das instalaes.
II
56 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS IEFP
Questes e exerccios
II
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 57
IEFP II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS
Resolues
1.
gesto fsica dos stocks compete assegurar que as operaes realizadas com os materiais,
desde a sua entrega na empresa at sua sada de armazm, sejam executadas com eficincia,
isto , ao menor custo e em tempo oportuno.
2. Uma eficiente gesto fsica de stocks deve obedecer aos seguintes requisitos:
- Boas condies para a execuo rpida e cuidada das funes administrativas da recepo;
- Corredores amplos;
- Meios de transporte interno adequados aos espaos disponveis para a movimentao e aos
artigos a movimentar.
- Pouca burocracia;
II
58 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS IEFP
Inconvenientes:
- Desperdcio de espao visto que cada material tem o seu lugar cativo, para o seu nvel mximo
de stock. Pode dizer-se que normalmente 40% do volume til para armazenar se encontra vazio.
II
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 59
IEFP II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS
Este sistema obedece ao princpio de seja qual for no stio disponvel. Nos espaos livres pode
colocar-se qualquer material, no existindo lugares marcados, mas critrios gerais de
localizao.
Vantagens:
Inconvenientes:
Nota: Este tipo de armazenagem frequentemente utilizado em materiais de compra directa para
obras, que em princpio s entram em armazm uma vez (encomenda e recepo nicas), embora,
possam sair em parcelas, mas, at esgotar a quantidade em stock.
Armazns industriais
Armazns de distribuio
Entrepostos
II
60 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS IEFP
Movimentar cargas suspensas com sinalizao (sonora e luminosa) e com toda a precauo
a fim de diminuir os riscos de acidentes pessoais, de danificao dos materiais ou do prprio
equipamento;
Q B
03 2
Posio 2
Prateleira B
Estante 03
II
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 61
III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS
APROVISIONAMENTO
E GESTO
DE STOCKS
III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS IEFP
Objectivos
Temas
Resumo;
Questes e exerccios;
Resolues.
III
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 65
IEFP III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS
Torna-se necessrio, para gerir os stocks, ter um conhecimento exacto de cada item ou artigo das
existncias no s em quantidade fsica, valor e qualidade, mas tambm em dimenso, forma, peso
e campo de aplicao.
Ficheiro de materiais
As atribuies da gesto administrativa dos stocks podem estar concentradas num rgo estrutural
que se ocupa exclusivamente delas e responsvel pela criao e manuteno de um ficheiro de
materiais onde so registadas todas as entradas e sadas, em quantidade fsica e valor, de cada
artigo.
III
66 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS IEFP
A nomenclatura compreende:
A designao;
A codificao.
Pode adoptar-se uma designao externa empresa, por exemplo, a designao do fornecedor.
A cada artigo ou item do stock corresponde um e um s cdigo, da mesma maneira que a cada
cdigo corresponde um e um s artigo ou material;
III
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 67
IEFP III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS
N de ordem do artigo
Checkdigit
Como se constata do exemplo, o stock pode estar subdividido por tipos de material (matria prima),
estes por classes, famlias e finalmente estas por nmeros de ordem.
Assim,
Este sistema de codificao assenta numa base organizativa e classificativa de todos os materiais,
a qual deve ser estruturada e implementada pela gesto administrativa dos stocks.
III
68 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS IEFP
Se fornecedores e clientes usarem para o mesmo artigo ou material a mesma nomenclatura, isto ,
a mesma designao e cdigo para a mesma especificao, ser facilitada a transaco e o
respectivo processamento.
III
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 69
IEFP III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS
A seleco dos materiais que iro incorporar o stock, uma das principais actividades da gesto
administrativa dos stocks.
De toda a gama de materiais existentes, uns normalizados de acordo com Normas Portuguesas
(NP) que so emitidas pelo Instituto Portugus da Qualidade (IPQ) outros de acordo com normas
harmonizadas europeias (EN) que so emitidas pelo Comit Europeu de Normalizao
(CEN/CENELEC) e outros que no so normalizados, alguns dos mais utilizados, podem fazer
parte de uma normalizao ou estandardizao interna da empresa, depois de criteriosa seleco.
Compete gesto administrativa dos stocks analisar caso a caso e decidir quais desses materiais
devero constar no stock, mediante anlises prprias de natureza econmica.
Conhecidos os artigos que constituiro o stock, os dois passos seguintes so:
Estabelecer a nomenclatura e a especificao;
Carregar o ficheiro de materiais.
Critrios de anlise e seleco do material de stock
Alm da anlise prpria de natureza econmica para viabilizar a introduo de artigos no stock,
existem outros critrios mais gerais que tambm devem ser observados. Normalmente, s se
efectua esta anlise depois da filtragem dos artigos pela aplicao daqueles critrios que
condicionam a referida introduo. Os critrios gerais de anlise so de dois tipos:
Critrios de aceitao - indicam a convenincia de se proceder introduo do material no
stock ao verificar-se uma das seguintes condies:
- Materiais de utilizao geral, de difcil aquisio no mercado e com longos prazos de
aprovisionamento;
- Materiais de utilizao restrita, ou fabricados especialmente para o stock (no usuais no
mercado), desde que os prazos de aprovisionamento ou ciclos de produo sejam longos e
incompatveis com os prazos de utilizao, independentemente dos consumos previsionais que
naturalmente sero baixos.
III
70 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS IEFP
Num armazm, muito importante controlar as quantidades que existem de cada material em cada
momento.
Este tipo de controlo efectuado recorrendo ao ficheiro de materiais onde so registadas todas as
entradas e sadas de cada artigo.
A codificao do material;
A designao do material;
A especificao do material;
O registo das quantidades sadas do material do armazm, respectivas datas e identificao dos
documentos (requisies, ordens de entrega);
III
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 71
IEFP III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS
Existncias
, normalmente, o custo mdio ponderado que permite atribuir o valor aos stocks e resulta do preo
de custo (da compra) considerado.
O preo de custo o preo entrada do armazm e obtm-se pela soma dos valores da
factura do fornecedor (deduzidos os descontos comerciais obtidos) com os encargos com a
compra (transportes, seguros, taxas, ...).
Normalmente, calcula-se este preo de custo em relao unidade de compra (que pode diferir da
unidade de utilizao interna), por isso designado preo de custo unitrio.
E c x S + c x Qe
c.m.p. = = a u
St S+Q
e
Nota
Sempre que se fala em existncias, est a referir-se valores (em unidades monetrias); no caso
de se nomear stocks ento o valor em causa a quantidade existente em unidades fsicas.
III
72 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS IEFP
Exerccio:
Nesse mesmo dia, pouco tempo depois da consulta ao ficheiro, deu entrada no armazm uma
remessa de 500 unidades do artigo A, com o preo de custo de 8 000 Euros.
Pretende-se actualizar:
O stock,
A existncia.
Resoluo
V 8 000
Preo de custo unitrio: cu = = = 16 Euros
Qe 500
ca x S x cu x Qe
Custo mdio ponderado: c.m.p. =
S + Qe
15 x 200 + 16 x 500
c.m.p. = = 15,71 Euros
200 + 500
Existncia actualizada: E = Ea + V
III
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 73
IEFP III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS
No que respeita valorizao das sadas podem apontar-se vrios critrios, que podem ser
sintetizados como segue:
Custo especfico
Custo cronolgico directo
Histricos (FIFO)
Custo cronolgico inverso
(LIFO)
a. Critrios c/base
nos custos Preo de substituio (NIFO)
Custo padro
De reposio Custo
Critrios oramentado
Valorimtricos
das Sadas
b. Critrios c/base nos preos de venda - Preo de venda
Dupla avaliao
c. Critrios mistos
Menor dos preos
Atravs destes, as sadas so valorizadas pelo seu preo real no caso dos custos histricos e
eventualmente do custo de reposio, e pelo preo previsto no caso dos custos apriorsticos e
eventualmente no de reposio.
a.1. Os custos histricos correspondem a custos passados, ou seja, aos que foram suportados
na aquisio das existncias, so eles:
Custo Especfico - os bens so avaliados pelo seu preo real ou seja, por todos os
encargos de compra que lhe sejam directamente imputveis. de aplicao difcil,
sendo utilizado apenas por alguns ramos de actividades, nomeadamente, ourivesarias e
joalharias, comrcio de automveis e mquinas industriais, isto , artigos de elevado
valor unitrio.
III
74 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS IEFP
Custo Cronolgico Directo ou FIFO (first in, first out) as existncias vendidas e consumidas
so valorizadas pelos preos mais antigos, sendo, consequentemente, as existncias em
armazm valorizadas aos preos mais recentes. Tal critrio origina que, em perodos
inflacionistas, as empresas tendam a apurar margens mais elevadas, pois o custo das
existncias vendidas funo de preos (de custo) antigos, enquanto as vendas so registadas
a preos recentes (inflacionados). Dever ser evitado quando se pretenda a apresentao de
resultados mais baixos.
Custo Cronolgico Inverso ou LIFO (last in, first out) valorizam-se as existncias em
armazm pelo preo mais antigo, sendo as sadas movimentadas, em consequncia, pelos mais
modernos. Tal procedimento origina, em perodos inflacionistas, o aparecimento de lucros mais
baixos, dado o custeio mais elevado das vendas, havendo no entanto o inconveniente da
subavaliao dos stocks em armazm.
Custo Mdio Ponderado o preo unitrio das existncias determinado pela mdia
ponderada do preo de compra e do valor dos stocks em armazm. Tal mdia pode efectuar-se:
O critrio do custo mdio, situando-se numa posio intermdia do LIFO e do FIFO, elimina as
vantagens e os inconvenientes destes ltimos. Ainda que a sua aplicao origine menos riscos,
apresenta o inconveniente de o custo actual de um dado artigo, ao ser ponderado com um preo
mais antigo, poder vir a ser substancialmente alterado, afastando-se deste modo do seu valor real.
, entretanto, o critrio mais utilizado na prtica, como vimos, e o de mais fcil aplicao aos
processos computorizados.
Custo de Mercado ou NIFO (next in, first out) as existncias so valorizadas pelo preo
que a empresa teria de suportar se substitusse as suas existncias, nas condies em
que se encontravam as actuais.
III
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 75
IEFP III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS
Utilizando-se estes critrios, os stocks so avaliados pelo preo por que se espera que venham
a ser vendidos. Tal procedimento origina o registo no momento da avaliao de lucros
potenciais, ou seja, de resultados que apenas se efectivam no momento da venda. Por esta
razo no corrente a sua utilizao.
c. Critrios Mistos
Nestes critrios, os stocks so avaliados quer pelo seu custo histrico, quer pelo preo de
venda. A opo entre cada um destes, ou ambos simultaneamente, levou ao aparecimento de
dois critrios:
Dupla Avaliao pelo qual os stocks so avaliados pelo seu preo de venda esperado ou
real e pelo custo histrico. Tem a vantagem de possibilitar a determinao do lucro potencial
(esperado) sem, no entanto, desprezar o seu custo histrico.
Menor dos Custos quando o stock avaliado pelo menor dos dois valores: preo de custo
histrico ou preo de venda. No caso do preo de venda ser inferior ao custo histrico caso
de mercadorias depreciadas este critrio apresenta-se vantajoso visto evidenciar valores
mais realistas para o stock.
Este tipo de controlo consiste na contagem fsica dos materiais existentes em armazm,
comparando os resultados obtidos com os saldos administrativos, fornecidos pelo ficheiro de
materiais.
Inventrios
1. Inventrio permanente;
2. Inventrio programado;
III
76 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS IEFP
Inventrio Permanente
A partir do ficheiro de materiais pode efectuar-se uma listagem que contem todos os itens em
armazm e as respectivas quantidades fsicas num dado instante.
Se esta listagem for actualizada no acto de cada movimento de entrada e de sada, e aplicado o
adequado critrio valorimtrico, possvel saber em cada momento o que existe no(s) armazm(s)
da empresa em quantidade e valor monetrio. Esta listagem designada por inventrio
permanente.
Inventrio Programado
Este inventrio permite, no s ter conhecimento dos stocks tericos de materiais, durante os
prximos perodos de controlo, mas, tambm das entradas programadas (provenientes das
encomendas emitidas), das previses de sada, isto , saber em que data se processa qual
movimento. neste pormenor que difere o inventrio comum de materiais do inventrio
programado.
Exemplo
1. Para um determinado item, tendo neste caso a semana como perodo de controlo, apresenta-se
na Figura. III.1, o inventrio programado.
Semanas 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12
1. Stock terico 90 90 80 80 80 90 80 80 60 70 60 40
2. Entradas programadas 0 0 10 0 30 0 0 0 20 0 30 0
3. Necessidades totais programadas 0 10 10 0 20 10 0 20 10 10 50 20
4. Disponvel terico (1 + 2 - 3) 90 80 80 80 90 80 80 60 70 60 40 20
5. Stock de segurana 70 70 70 70 70 70 70 60 70 60 40 20
Programa de Aprovisionamento 30 20 30
Prazo de Aprovisionamento
(4 semanas)
Figura III. 1 - Inventrio Programado
III
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 77
IEFP III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS
Consiste no encerramento peridico do armazm, durante alguns dias, a fim de fazer um balano
(contagem) dos diferentes artigos.
No incio de cada dia de trabalho so controlados os movimentos dos artigos entrados e sados,
no dia anterior.
Nota
Nos artigos com maior nmero de movimentos, h maior probabilidade da ocorrncia de desvios.
Exemplo
A empresa trabalha, aproximadamente, 260 dias teis por ano ou 65 dias por trimestre.
Este sistema consiste em contar diariamente, no fim de cada dia de trabalho, apenas os artigos que
tenham tido movimento durante esse dia.
Assim, se houver qualquer erro, ter apenas que se verificar esse dia, simplificando-se a tarefa de
correco.
III
78 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS IEFP
A Contabilidade Geral um excelente suporte da gesto de stocks, pois atravs dela pode
apurar-se os movimentos de existncias, os custos e os resultados que originam.
Segundo o POC, a classe 3 serve para registar a movimentao de contas de existncias que so,
como sabe, os bens armazenveis adquiridos ou produzidos pela empresa e que se destinam
venda ou a serem incorporados na produo.
A movimentao de contas de existncias deve ser efectuada tendo em ateno dois objectivos:
O conhecimento em qualquer momento, do valor dos stocks de que a empresa proprietria, ou
detm;
O apuramento do custo dos produtos vendidos e consumidos e, consequentemente do resultado
apurado nas vendas ou na produo.
Tais objectivos so apurados de duas formas distintas:
Regularizao de Existncias
Segundo o POC, a conta 38 destina-se a servir de contrapartida ao registo de quebras, sobras,
sadas e entradas por ofertas, bem como a outras variaes nas contas de existncias no
derivadas de compras, vendas ou consumos.
Esta conta 38, sendo transitria, aps a realizao da sua funo, saldar atravs da adequada
conta de existncias, qualquer que seja o sistema de inventrio utilizado. No entanto, o momento
em que se opera a transferncia do saldo ocorrido que varia:
No sistema de inventrio permanente as subcontas 38 saldaro logo a seguir aos movimentos
que originaram a extenso inicial;
No sistema de inventrio intermitente, o saldo das subcontas 38 ser transferido, apenas no final
do perodo, para a apropriada conta de existncias.
III
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 79
IEFP III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS
Resumo
III
80 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS IEFP
Questes e exerccios
III
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 81
IEFP III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS
Resolues
Torna-se necessrio, para gerir os stocks, ter um conhecimento exacto de cada item ou artigo das
existncias no s em quantidade fsica, valor e qualidade, mas tambm em dimenso, forma, peso
e campo de aplicao.
2.
A nomenclatura compreende:
A designao;
A codificao.
Pode adoptar-se uma designao externa empresa, por exemplo, a designao do fornecedor.
Checkdigit
III
82 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS IEFP
Como se constata do exemplo, o stock pode estar subdividido por tipos de material (matria prima),
estes por classes, famlias e finalmente estas por nmeros de ordem.
Assim,
Este sistema de codificao assenta numa base organizativa e classificativa de todos os materiais,
a qual deve ser estruturada e implementada pela gesto administrativa dos stocks.
Se fornecedores e clientes usarem para o mesmo artigo ou material a mesma nomenclatura, isto ,
a mesma designao e cdigo para a mesma especificao, ser facilitada a transaco e o
respectivo processamento.
5. A seleco dos materiais que iro incorporar o stock, uma das principais actividades da
gesto administrativa dos stocks.
De toda a gama de materiais existentes, uns normalizados de acordo com Normas Portuguesas
(NP) que so emitidas pelo Instituto Portugus da Qualidade (IPQ) outros de acordo com normas
harmonizadas europeias (EN) que so emitidas pelo Comit Europeu de Normalizao
(CEN/CENELEC) e outros que no so normalizados, alguns dos mais utilizados, podem fazer
parte de uma normalizao ou estandardizao interna da empresa, depois de criteriosa seleco.
Compete gesto administrativa dos stocks analisar caso a caso e decidir quais desses materiais
devero constar no stock, mediante anlises prprias de natureza econmica.
Conhecidos os artigos que constituiro o stock, os dois passos seguintes so:
Estabelecer a nomenclatura e a especificao;
Carregar o ficheiro de materiais.
Critrios de anlise e seleco do material de stock
III
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 83
IEFP III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS
Alm da anlise prpria de natureza econmica para viabilizar a introduo de artigos no stock,
existem outros critrios mais gerais que tambm devem ser observados. Normalmente, s se
efectua esta anlise depois da filtragem dos artigos pela aplicao daqueles critrios que
condicionam a referida introduo. Os critrios gerais de anlise so de dois tipos:
Critrios de aceitao - indicam a convenincia de se proceder introduo do material no
stock ao verificar-se uma das seguintes condies:
- Materiais de utilizao geral, de difcil aquisio no mercado e com longos prazos de
aprovisionamento;
- Materiais de utilizao restrita, ou fabricados especialmente para o stock (no usuais no
mercado), desde que os prazos de aprovisionamento ou ciclos de produo sejam longos e
incompatveis com os prazos de utilizao, independentemente dos consumos previsionais que
naturalmente sero baixos.
Critrios de rejeio - indicam a inconvenincia de se colocar um material no stock se for
verificada uma das condies seguintes:
- Materiais de elevado valor e de reduzido consumo, mesmo que os prazos de aprovisionamento
sejam incompatveis com os programas de fabrico (que definem exactamente o momento da
utilizao);
- Materiais de utilizao corrente, de baixo consumo e de fcil aquisio;
- Materiais de utilizao muito especfica, de consumo espordico, se os prazos de
aprovisionamento forem compatveis com os prazos de utilizao previstos.
Nota
A reduo da variedade de artigos normalizados no stock e a concentrao da compra num nmero
mnimo de fornecedores, que ofeream garantia de qualidade, revela-se de grande vantagem
econmica para a empresa
6. Controlo Administrativo das Existncias
Este tipo de controlo efectuado recorrendo ao ficheiro de materiais onde so registadas todas as
entradas e sadas de cada artigo.
A implementao do ficheiro de materiais e a sua estrutura, deve ser cuidadosamente estudada, e
bem adaptada ao movimento que se pretende controlar. No entanto, no ficheiro de materiais deve
constar, para cada artigo, os seguintes elementos:
A codificao do material;
A designao do material;
A especificao do material;
As unidades de compra (de encomenda a fornecedores) e de utilizao (de requisio interna ao
armazm) do material, e respectiva correspondncia;
O registo das quantidades entradas do material em armazm, respectivas datas e identificao
dos documentos (guias de entrada);
O registo das quantidades sadas do material do armazm, respectivas datas e identificao dos
documentos (requisies, ordens de entrega);
A quantidade existente em armazm (stock);
O ltimo preo de custo unitrio;
III
84 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS IEFP
, normalmente, o custo mdio ponderado que permite atribuir o valor aos stocks e resulta do preo
de custo (da compra) considerado.
O preo de custo o preo entrada do armazm e obtm-se pela soma dos valores da
factura do fornecedor (deduzidos os descontos comerciais obtidos) com os encargos com a
compra (transportes, seguros, taxas, ...).
Normalmente, calcula-se este preo de custo em relao unidade de compra (que pode diferir da
unidade de utilizao interna), por isso designado preo de custo unitrio.
E c x S + c x Qe
c.m.p. = = a u
St S+Q
e
Nota
Sempre que se fala em existncias, est a referir-se valores (em unidades monetrias); no caso
de se nomear stocks ento o valor em causa a quantidade existente em unidades fsicas.
III
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 85
IEFP III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS
este, como j vimos, em todos os encargos (preo de factura, fretes, seguros, etc.) deduzidos dos
descontos comerciais obtidos.
No que respeita valorizao das sadas podem apontar-se vrios critrios, que podem ser
sintetizados como segue:
Custo especfico
Custo cronolgico directo
Histricos (FIFO)
Custo cronolgico inverso
(LIFO)
a. Critrios c/base
nos custos Preo de substituio (NIFO)
Custo padro
De reposio Custo
Critrios oramentado
Valorimtricos
das Sadas
b. Critrios c/base nos preos de venda - Preo de venda
Dupla avaliao
c. Critrios mistos
Menor dos preos
Atravs destes, as sadas so valorizadas pelo seu preo real no caso dos custos histricos e
eventualmente do custo de reposio, e pelo preo previsto no caso dos custos apriorsticos e
eventualmente no de reposio.
a.2. Os custos histricos correspondem a custos passados, ou seja, aos que foram suportados
na aquisio das existncias, so eles:
Custo Especfico - os bens so avaliados pelo seu preo real ou seja, por todos os
encargos de compra que lhe sejam directamente imputveis. de aplicao difcil,
sendo utilizado apenas por alguns ramos de actividades, nomeadamente, ourivesarias e
joalharias, comrcio de automveis e mquinas industriais, isto , artigos de elevado
valor unitrio.
Custo Cronolgico Directo ou FIFO (first in, first out) as existncias vendidas e
consumidas so valorizadas pelos preos mais antigos, sendo, consequentemente, as
existncias em armazm valorizadas aos preos mais recentes. Tal critrio origina que,
em perodos inflacionistas, as empresas tendam a apurar margens mais elevadas, pois o
custo das existncias vendidas funo de preos (de custo) antigos, enquanto as
vendas so registadas a preos recentes (inflacionados). Dever ser evitado quando se
pretenda a apresentao de resultados mais baixos.
Custo Cronolgico Inverso ou LIFO (last in, first out) valorizam-se as existncias em
III
86 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS IEFP
Custo Mdio Ponderado o preo unitrio das existncias determinado pela mdia
ponderada do preo de compra e do valor dos stocks em armazm. Tal mdia pode
efectuar-se:
O critrio do custo mdio, situando-se numa posio intermdia do LIFO e do FIFO, elimina as
vantagens e os inconvenientes destes ltimos. Ainda que a sua aplicao origine menos riscos,
apresenta o inconveniente de o custo actual de um dado artigo, ao ser ponderado com um preo
mais antigo, poder vir a ser substancialmente alterado, afastando-se deste modo do seu valor real.
, entretanto, o critrio mais utilizado na prtica, como vimos, e o de mais fcil aplicao aos
processos computorizados.
Custo de Mercado ou NIFO (next in, first out) as existncias so valorizadas pelo preo
que a empresa teria de suportar se substitusse as suas existncias, nas condies em
que se encontravam as actuais.
Utilizando-se estes critrios, os stocks so avaliados pelo preo por que se espera que venham
a ser vendidos. Tal procedimento origina o registo no momento da avaliao de lucros
potenciais, ou seja, de resultados que apenas se efectivam no momento da venda. Por esta
razo no corrente a sua utilizao.
e. Critrios Mistos
Nestes critrios, os stocks so avaliados quer pelo seu custo histrico, quer pelo preo de
venda. A opo entre cada um destes, ou ambos simultaneamente, levou ao aparecimento de
dois critrios:
Dupla Avaliao pelo qual os stocks so avaliados pelo seu preo de venda esperado ou
III
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 87
IEFP III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS
real e pelo custo histrico. Tem a vantagem de possibilitar a determinao do lucro potencial
(esperado) sem, no entanto, desprezar o seu custo histrico.
Menor dos Custos quando o stock avaliado pelo menor dos dois valores: preo de custo
histrico ou preo de venda. No caso do preo de venda ser inferior ao custo histrico caso
de mercadorias depreciadas este critrio apresenta-se vantajoso visto evidenciar valores
mais realistas para o stock.
Este tipo de controlo consiste na contagem fsica dos materiais existentes em armazm,
comparando os resultados obtidos com os saldos administrativos, fornecidos pelo ficheiro de
materiais.
Inventrios
1. Inventrio permanente;
2. Inventrio programado;
Inventrio Permanente
A partir do ficheiro de materiais pode efectuar-se uma listagem que contem todos os itens em
armazm e as respectivas quantidades fsicas num dado instante.
Se esta listagem for actualizada no acto de cada movimento de entrada e de sada, e aplicado o
adequado critrio valorimtrico, possvel saber em cada momento o que existe no(s) armazm(s)
da empresa em quantidade e valor monetrio. Esta listagem designada por inventrio
permanente.
III
88 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS IEFP
Inventrio Programado
Este inventrio permite, no s ter conhecimento dos stocks tericos de materiais, durante os
prximos perodos de controlo, mas, tambm das entradas programadas (provenientes das
encomendas emitidas), das previses de sada, isto , saber em que data se processa qual
movimento. neste pormenor que difere o inventrio comum de materiais do inventrio
programado.
Consiste no encerramento peridico do armazm, durante alguns dias, a fim de fazer um balano
(contagem) dos diferentes artigos.
No incio de cada dia de trabalho so controlados os movimentos dos artigos entrados e sados,
no dia anterior.
Nota
Nos artigos com maior nmero de movimentos, h maior probabilidade da ocorrncia de desvios.
Este sistema consiste em contar diariamente, no fim de cada dia de trabalho, apenas os artigos que
tenham tido movimento durante esse dia.
Assim, se houver qualquer erro, ter apenas que se verificar esse dia, simplificando-se a tarefa de
correco.
7. No que respeita valorizao das sadas podem apontar-se vrios critrios, que podem
ser sintetizados como segue:
III
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 89
IEFP III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS
Custo especfico
Custo cronolgico directo
Histricos (FIFO)
Custo cronolgico inverso
(LIFO)
a. Critrios c/base
nos custos Preo de substituio (NIFO)
Custo padro
De reposio Custo
Critrios oramentado
Valorimtricos
das Sadas
b. Critrios c/base nos preos de venda - Preo de venda
Dupla avaliao
c. Critrios mistos
Menor dos preos
8. Este inventrio permite, no s ter conhecimento dos stocks tericos de materiais, durante
os prximos perodos de controlo, mas, tambm das entradas programadas (provenientes das
encomendas emitidas), das previses de sada, isto , saber em que data se processa qual
movimento. neste pormenor que difere o inventrio comum de materiais do inventrio
programado.
III
90 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
APROVISIONAMENTO
E GESTO
DE STOCKS
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
Objectivos
Temas
Resumo;
Questes;
Resolues.
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 93
IEFP IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
Objectivos da GES
Estes objectivos so concretizados para cada artigo do stock, que tem caractersticas especficas.
IV
94 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
Para o clculo do pa pode considerar-se o prazo como o somatrio de todos os prazos (estimados
com base em dados histricos) intervenientes no processo de aquisio conforme mostra a Figura
I.1.
PRAZO DE APROVISIONAMENTO
P. P. P. entrega P. P.
circulao tratamento desalfnd. recepo
Data da
Colocao da Data Limite
Encomenda da Entrega
Entende-se por:
Prazo de circulao
Prazo de tratamento
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 95
IEFP IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
Prazo de entrega
Prazo de entrega - o prazo acordado com o fornecedor para a entrega do material na Recepo;
ou se for uma importao, at disponibilidade do material no destino (inclui o prazo de
transporte).
Prazo de desalfandegamento
Prazo de recepo
Pode definir-se:
Stock mdio (Sm) como a quantidade mdia do material em stock num determinado intervalo
de tempo (em unidades fsicas).
As quantidade em armazm dos artigos em stock variam ao longo do tempo em funo das
entradas e sadas do armazm.
Existncia mdia o valor mdio das existncias da empresa num determinado intervalo de
tempo (em unidades monetrias).
1. Modelo simplificado
Por razes de ordem prtica, esta mdia sempre referida ao ano. Ento, calcula-se apenas a
mdia aritmtica das existncias nos finais de todos os meses do ano. Assim:
IV
96 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
Exemplo
Considere-se as existncias correspondentes aos finais dos meses, constantes do seguinte grfico,
em milhares de euros:
10.000
9.000
8.000
7.000
6.000
5.000
4.000
3.000
2.000
1.000
J F M A M J J A S O N D
60 000
Dos valores do grfico conclui-se: E = = 5 000 euros (valor apontado pela seta).
12
Apesar de no ser um valor exacto, visto a existncia mdia variar ao longo do ms, o valor mdio
obtido com base nas existncias mdias mensais j tem uma aproximao suficiente para os
clculos dos parmetros que se iro seguir.
Para o clculo da existncia mdia mensal, parte-se do seguinte princpio: - a existncia final do
ms a mesma existncia no incio do ms seguinte, ou Einicial do ms igual E final do ms anterior.
E + E
inicial do mes final do mes
Em =
2
Exemplo
So dados do problema:
4.000 + 8.000
Ento, a E Maro = = 6.000 ;
2
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 97
IEFP IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
visualizando no grfico:
10.000
8.000
6.000
4.000
2.000
0
Maro Maro Maro
(incio) (mdio) (final)
Sendo
E + E E + E E + E
E Jan = Dez. ant. Jan
; E Fev =
Jan Fev
; ... ; E Dez =
Nov Dez
2 2 2
Da soma destas existncias mdias resulta que a existncia mdia anual corresponde a:
Em
E anual =
12
Custo unitrio (u) de um material como o valor a que o material dever ser contabilizado
entrada em armazm.
Segundo o POC - Plano Oficial de Contabilidade, este valor inclui todos os encargos relativos
compra, designadamente:
IV
98 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
Exerccio
Pode definir-se
Custo mdio de efectivao de uma encomenda (a) ou custo mdio de passagem de uma
encomenda como o encargo total correspondente ao processamento de uma encomenda de um
artigo (pode corresponder a uma posio da encomenda se esta tiver vrias posies), relativo
aos encargos administrativos dos diferentes rgos intervenientes no processo de compra, at
liquidao da factura.
Onde
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 99
IEFP IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
Ntot - a previso do nmero total de encomendas que a empresa lanar ou adjudicar no ano
Pode definir-se
Taxa de posse (t p ) como uma taxa, apresentada sob a forma de percentagem, que aplicada
existncia mdia anual.
Se a taxa de posse for aplicada existncia mdia anual de um artigo, obtm-se ento o custo
anual inerente permanncia desse artigo em armazm, isto , o custo de posse do artigo.
Assim,
Custo de posse dos stocks no mais do que o somatrio dos custos de posse de todos os
artigos que compem o stock.
Vamos considerar que a taxa de posse se obtm pela soma de duas parcelas:
t p = (F + A)%
1. Determinao da taxa F
A taxa de juro bancria (mnima) - J - para os depsitos a prazo de um ano - deduzida da parte
correspondente ao imposto
Resultado da Exploraao
O rcio financeiro: x 100%
Capital Proprio
IV
100 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
2. Determinao da taxa A
Custo total do stock (CTS) o somatrio dos custos totais do stock de todos os artigos que o
integram, sendo composto pelo custo total dos materiais em armazm acrescido dos respectivos
custos de armazenagem e de gesto.
CTS = Ct i
i
O custo total do stock de cada artigo (Ct i ), no perodo de um ano, resulta da soma das parcelas
seguintes:
Da definio do CTS, verifica-se que cada artigo o influi directamente em virtude de ser uma
parcela deste custo.
Como o objectivo principal da Gesto Econmica de Stocks minimizar o CTS, a um nvel tal que
as roturas de armazm se situem numa faixa entre 1% e 2%, pode-se partir do princpio de que se
todas as parcelas forem minimizadas tambm o CTS o ser.
Uma das principais variveis da GES o consumo previsto que traduz uma quantidade
correspondente necessidade independente para um determinado prazo (normalmente um ano) de
um artigo concreto.
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 101
IEFP IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
Consumo previsto (S) para um item do inventrio a previso de utilizao desse item, em
unidades fsicas, para um determinado prazo (em princpio um ano), baseada na necessidade
independente derivada da procura nesse prazo.
O consumo S (em unidades fsicas) corresponde variao do stock desse artigo na unidade
de tempo (ano, ms, dia, hora, etc.) no sentido decrescente (variao negativa).
Se a variao do stock for crescente (variao positiva), tratar-se- de uma entrada de material
no stock, em resultado da chegada a armazm de uma encomenda ou de uma remessa ao
abrigo de uma encomenda em aberto.
Se for S o consumo previsto, para um prazo p, ento, o consumo mdio - S - nesse prazo
dado por:
S
S =
p
Exemplo
Resoluo
S 600
S (mdia mensal) = = = 50 unidades/ms
12 12
O consumo C (em unidades monetrias), no prazo p, de um item cujo preo unitrio u, ser
C=Sxu
IV
102 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
C
C =
p
C = S x u
Exemplo
2. Se o preo de custo unitrio de aquisio do artigo A for de 20 Euros, qual ser o consumo
mdio em unidades monetrias, se o consumo previsto para o ano N for de 600 unidades?
Resoluo
C 12 000
C = = = 1 000 Euros/ms
p 12
ou
600
C = S xu= x 20 = 1 000 Euros/ms
12
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 103
IEFP IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
quantidade Q.
S
O nmero de encomendas - N: Dado por N = ou seja o nmero de vezes que necessrio
Q
reaprovisionar a quantidade Q at perfazer o total de consumo previsto S.
Exemplo
Q Q Q Q
Stock
mdio
tempo
p = um
Neste exemplo
S=4 x s
S
como Q = s e s=
4
S
conclui-se N = = 4
Q
IV
104 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
Q
Sm = SS +
2
Q
E = Sm x u E = ( SS + ) x u
2
SS SS
ps = ps = 12 x
S S
SS = ps x S
Qee Qee
pe = pe = 12 x
S S
Qee = pe x S
O custo total anual (do stock) de um artigo (C t ) corresponde ao consumo anual desse
material em valor, acrescido dos encargos de armazenagem e dos custos de gesto, referidos a
um ano de explorao.
Ct = Cm + Ce + Cp
onde
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 105
IEFP IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
Cm = C = S x u
S
Ce = N x a = x a
Q
Q
Cp = E x tp = ( SS + ) x u x tp
2
S Q
Ct =S x u + x a + ( SS + ) x u x tp
Q 2
IV
106 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
Representando os custos num grfico (Figura. IV.3) em que a varivel independente Q seja a
quantidade a adquirir, verifica-se que existe um valor de Q para o qual o custo total C t ser
mnimo.
Custos
C
Ct t
+ 2%
Custo
mnimo CC p
CC m
Ce
Qe
- 15% Q ee + 20% (quantidade por encomenda)
Assim, para cada artigo de armazm, o custo total anual ser mnimo se calcular o valor de Q
(quantidade a reaprovisionar de cada vez) que minimiza o custo total - Ct, e essa quantidade
denominada a quantidade econmica de encomenda - Qee.
Assim, define-se
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 107
IEFP IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
Desta definio de Wilson decorre que Qee o valor de Q que minimiza o custo total. Ento,
matematicamente Q obtm-se:
dCt
= 0
dQ Qee
2S a
Qee =
u tp
S
Resulta de N = e fazendo Q = Qee , vem
Q
IV
108 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
S C tp
Nee = Nee =
Qee 2 a
o tempo que Qee leva a ser consumida ao ritmo do consumo mdio estimado.
Qee
De pe = 12 x e substituindo Qee pela sua expresso, obtm-se
S
2 a
pe = 12
C tp
(em meses)
12 12
Nee = pe =
pe Nee
Exemplo
1. Uma fbrica de artigos elctricos prev para as vendas de um aparelho no prximo ano
aproximadamente 10 000 unidades.
A Gesto de Stocks conhece a previso e sabe que cada aparelho leva 1,2m de fio elctrico,
incluindo as perdas.
Se o custo unitrio do fio for de 1,60 euros, o custo de efectivao de uma encomenda de 6,00
euros e a taxa de posse de 25%, quais sero os parmetros econmicos deste material?
Resoluo
O consumo previsto do cabo
S = 10 000 x 1,2 = 12 000 m
2S a 2 12000 6,00
Qee = e substituindo valores, Qee = = 600 m.
u tp 1,60 0,25
S 12000
Nee = e substituindo valores, Nee = = 20 entregas/ano
Qee 600
12 12
pe = e substituindo valores, pe = = 0,6 ms ou pe ~ 3 semanas
Nee 20
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 109
IEFP IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
O sistema das duas caixas pode ser usado para artigos de baixo preo e elevado consumo, tais
como parafusos e porcas.
Uma caixa colocada no posto de trabalho para satisfazer as necessidades correntes. Quando
esta caixa se esgota, a segunda caixa que estava armazenada, substitui a primeira e satisfaz as
necessidades durante o perodo de reposio daquela (prazo de aprovisionamento).
Planeamento de necessidades
- Mtodo Misto
IV
110 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
Este mtodo baseia-se no clculo do ponto de encomenda, que corresponde ao nvel de stock de
um artigo que, ao ser atingido, d indicao GES de que o momento de desencadear uma nova
encomenda ou um novo pedido de fornecimento.
Stock
Qee Qee
Ponto de Pe
Encomenda
(a)
Stock de SS
Segurana (b)
t0 t1 t2 t3 tempo
Pa Pe
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 111
IEFP IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
2S a
Qee =
u tp
Quando Encomendar
O momento de reaprovisionar ser quando: a quantidade de material em stock for menor ou igual
ao ponto de encomenda, Pe.
No grfico da fig. 4.4., este acontecimento verifica-se nos momentos t0 e t2.
O prazo econmico do material em causa, como foi j referido, calcula-se pela frmula:
2 a
pe = 12 em que C=Sxu
C tp
Pe = (a) + (b)
Sendo (a) = pa x S e (b) = SS = ps x S
onde:
pa - prazo de aprovisionamento
ps - prazo de segurana
Ento:
Pe = pa x S + ps x S
E finalmente:
Pe = (pa + ps) x S
Assim, define-se
IV
112 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
12
Nee =
p
e
Sendo p e o prazo econmico de encomenda (em meses).
Stock Fictcio de um Artigo/Material
Se (Qee < Pe - SS), a quantidade em stock nunca atinge o ponto de encomenda, pelo que para
utilizar a metodologia do ponto de encomenda necessrio considerar o stock fictcio:
Sf = Sr + (Pe - SS)
Stock Stock
Sf
Pe Pe
Qee Sr
Qee
Ss Sf
Ss
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 113
IEFP IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
Este mtodo assenta na anlise peridica dos stocks dos artigos do inventrio, estabelecendo-se
um prazo de reviso fixo e determinante para o reaprovisionamento, sem contudo ser vinculativo,
pois oferece a possibilidade de poder ser antecipado ou retardado consoante a evoluo das
quantidades disponveis em armazm.
Como baseado em prazos fixos, decorre desta caracterstica, o poder programar-se as revises e
as quantidades a reaprovisionar em conformidade com as necessidades dependentes,
compatibilizando o planeamento e controlo do aprovisionamento com o planeamento e controlo da
produo.
Para os materiais de forte consumo e de grandes oscilaes, este mtodo o aconselhvel dada a
possibilidade da constante adaptao em presena das quantidades ainda no stock e da reposio
sistemtica do stock de segurana.
Visto que as quantidades so calculadas com base em prazos e no nos parmetros econmicos,
este mtodo gera custos totais das existncias, correspondentes aos artigos a que aplicado, mais
onerosos, quer as quantidades sejam superiores ou inferiores quantidade econmica de
encomenda, sobretudo fora do intervalo de -15% a 20% da Qee.
Representao grfica do mtodo:
Q3
Stock
Q1
Q5
Q2
Q4
Ponto de
Alerta
Stock de
Segurana
Pa P Pa P Pa P Pa P Pa
P P P P
IV
114 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
Como neste mtodo fixado o prazo de reviso do stock, p, e como se v na Fig. 4.6 est
desfasado do prazo de utilizao pelo prazo de aprovisionamento, significa que o prazo de reviso
igual ao prazo de utilizao do material. Conhecendo-se a previso de consumo para o prazo (ou
para o ano), S, determina-se o consumo mdio S .
Define-se
Disponvel terico total (Dtt como a quantidade actual em armazm acrescida das quantidades
encomendadas, que ainda no deram entrada no armazm.
Se, porventura, se chegar a um resultado bastante negativo, sinal de que haver material
significativamente em excesso, o que obrigar a tomar medidas correctivas face a esta concluso.
Uma das medidas poder ser a de protelar o reaprovisionamento para o prximo ciclo e ir
sistematicamente observando a evoluo dos consumos.
Considere-se um ciclo, para efeitos de comparao do Dtt com o consumo terico total, sendo a
anlise de reviso efectuada em t0.
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 115
IEFP IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
Stock
Dtt
Q
(c)
(e)
Ponto de
Alerta
(d) (b)
Stock de
Segurana
(a)
t0 t1 t2
tempo
pa p
Figura IV.7 - Balano do disponvel terico com as quantidades previstas para o consumo
Assim tem-se:
(b) - representa a quantidade de material que seria totalmente consumida ao ritmo do consumo
S durante o prazo de aprovisionamento, e expressa por - pa x S .
(c) - ser a quantidade prevista para ser consumida durante o prazo de ciclo, dada por - p x S .
IV
116 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
(e) - a quantidade de material encomendado e que ainda no deu entrada em armazm. So,
portanto, as encomendas em curso.
Ento, o disponvel terico total correspondente resulta da soma das parcelas anteriores:
Qt = Dtt
ou
(a) + (b) + (c) = (d) + (e) + Q Q = (a) + (b) + (c) - (d) - (e)
Finalmente:
Quando Encomendar
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 117
IEFP IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
Como se viu:
Pa = (pa + ps) x S
Assim define-se
12
N=
p
Assim, define-se
Dtt = SS + SL + SA + SP
onde
SS -Stock de segurana.
.SL -Stock livre. Stock real em armazm
SA -Stock afectado.
SP -Stock potencial Encomendas em curso
IV
118 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
Mtodo Misto
Este mtodo baseia-se nos dois anteriores, conciliando as vantagens de cada um e ao mesmo
tempo atenua os respectivos inconvenientes.
Por se tratar de um mtodo de ciclo de reviso constante, em que o prazo p fixado e neste caso
concreto, p o prazo econmico de encomenda pe, o reaprovisionamento do material pode ser
integrado tambm numa programao, com a grande vantagem de se beneficiar de menores custos
totais do stock.
Qee 2 a
pe = = 12 em que C = Sxu
S / 12 C tp
Q ~ pe x S
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 119
IEFP IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
Quando Encomendar
A resposta ao quando reaprovisionar igual do mtodo anterior, com a nica diferena de ser
o pe que regula o ciclo em lugar dum outro prazo qualquer p.
Pa = (pa + ps) x S
N = Nee
Exemplo
1. Considere um artigo com o consumo anual de 1 200 unidades, o preo de custo unitrio de 2,00
Euros, o custo de efectivao de uma encomenda de 6,00 Euros e uma taxa de posse de 11%.
Resoluo
Dados:
S = 1 200 unidades
u = 2,00 Euros
a = 6,00 Euros
tp = 0,11
SS = 60 unidades
Pa = 1 ms
IV
120 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
Qee 256
Pe= = = 2,56 meses
S 100
12 12
Nee = = = 4,68 ~ 5 reaproviasionamentos/ano
Pe 2 ,56
Prazo de segurana
SS 60
Ps = = = 0,6 ms
S 100
Ponto de encomenda
Ponto de alerta
P a P e = 160 unidades
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 121
IEFP IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
Estes indicadores que alimentam o Tableau de Bord da Gesto de Stocks, permitem analisar a
evoluo da situao e tomar medidas correctivas, caso se verifiquem desvios poltica de stocks
delineada pelo Departamento de Aprovisionamentos.
Nos dois primeiros casos, s possvel determinar os indicadores a partir de valores em unidades
monetrias.
Dados de Partida
Sm - stock mdio;
E - existncia mdia;
Sa = stock em armazm;
ps - prazo de segurana;
pe - prazo econmico.
IV
122 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
Indicadores
Os principais indicadores de gesto de stocks que mostram a evoluo do stock ou das existncias
so:
a. Taxa ou ndice de rotao (Ir indica o nmero de vezes que a existncia mdia foi renovada.
C S
Ir = ou Ir =
E Sm
b. Taxa ou ndice de rotao ptimo (Iro o ndice padro que serve de termo de comparao
para os Ir(s) obtidos para os artigos.
S 12 S 12
Iro = = ou Iro =
Sm (ps + pe ) S pe
ps +
2 2
c. Taxa ou ndice de cobertura (Ic indica o tempo, em meses, de durao previsto para o stock
existente, em funo dos consumos mdios mensais.
E Sm
Em termos de mdias - Icm: Icm = ou Icm =
C S
E Sa
Em termos reais - Icr: Icr = ou Icr =
C S
d. Taxa de rotura (Tr) d indicao da percentagem de roturas de stock em armazm.
Rotura de stock em armazm ocorre quando qualquer solicitao de material no for satisfeita
na sua totalidade.
Nota
Da definio de rotura est explcito, de forma clara, que a rotura ocorre quando uma solicitao
no for atendida totalmente, isto , mesmo que tenha sido parcialmente satisfeita considerada
rotura.
Por outro lado, se o stock de um artigo estiver a zero, (potencialmente em rotura) mas se at
entrada do prximo reaprovisionamento em armazm no existirem requisies para esse artigo,
no ocorre a rotura, o que quer dizer que podero existir itens com existncia a zero, sem contudo
originarem roturas.
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 123
IEFP IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
e. Nvel de servio - Ns: indica o nvel geral de satisfao das necessidades em termos de
funcionamento de armazm, e da performance da gesto de stocks.
.
N de solicitaes totalm. satisfeitas/ano
Ns = x 100%
Total de solicitaes/ano
Como:
( n de solicitaes
satisfeitas ) + ( n desatisfeitas
solicitaes no
) = ( Total de
solicitaes )
resulta de imediato que: Ns + Tr = 100%
ou
Ns = (100 - Tr)%
O Mtodo ABC
A stocks desequilibrados.
O mtodo ABC ou lei de Pareto, que se vai referir, resumidamente, recomendvel pela sua
simplicidade e eficcia, assegura a manuteno de stocks mdios reduzidos e conduz incidncia
do esforo de gesto sobre os materiais importantes, tornando mais econmico o funcionamento
associado.
IV
124 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
C = S x u
Pareto constatou:
Que o grupo A, que constitudo pelos artigos do stock com cerca de 80% do valor de consumo
anual, representa aproximadamente 20% do nmero total de itens em stock;
Que o grupo B, que constitudo pelos artigos do stock representando cerca de 30% do nmero
total de itens, atinge 15% do valor de consumo anual;
Que o grupo C, que abrange a maioria dos itens do stock, ou seja, cerca de 50%, representa um
valor de apenas 5% do consumo total.
Sejam lanadas frequentes encomendas de reposio para os itens do grupo A (em alternativa,
encomendas anuais com entregas escalonadas, quando possvel) o que permite:
- Para o mesmo consumo anual, manter os nveis mdios dos stocks em valores baixos;
O nmero de encomendas (ou entregas) anuais para o grupo A deve ser de 6 a 12;
Naturalmente que a utilizao do mtodo ABC para o reaprovisionamento, no deve ser impeditiva
do clculo do ponto de encomenda e de outros parmetros da gesto dos stocks, que visam
prevenir as situaes de rotura.
econmico manter o stock desse material ou ser mais vantajoso deixar esgot-lo e sempre
que for necessrio efectuar uma compra directa?
A resposta a esta questo pondera para alm do factor econmico, outros factores, tais como:
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 125
IEFP IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
Anlise Econmica
Quando surgem quebras no consumo de um artigo, deixa de ter interesse econmico mant-lo em
stock quando o custo total anual do stock, Ct, superar o custo global anual do material comprado
directamente, Cd.
Ct Cd
isto ,
Cs + Ce + Cp Cd + E
onde,
Cs = S x us
Ce = N x a
N -Nmero anual de encomendas
a -Custo mdio administrativo de efectivao de uma encomenda
Cp -Custo de posse do material em armazm:
Sxu
s
Cp = x tp
2N
tp -taxa de posse
Cd -Custo anual de compra directa do material:
Cd = S x ud
ud -Custo unitrio de compra directa a retalhista(s)
IV
126 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
Assim, sera:
S x u S x u
s s
S x us + a + x tp + E
2 K
ou
( a - E) x K
S x us = Cs
tp
1 - K 1 +
2
ou
a - E
S x ud = Cd
tp
1 - K 1 +
2
ou graficamente:
Cd
Material de
stock
Mat. de
Compra
Directa
0 E
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 127
IEFP IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
Resumo
1. Neste captulo comeou por definir-se a gesto econmica dos stocks (GES), como a aplicao
de um conjunto de princpios, regras de deciso e metodologias que visam determinar a
quantidade a reaprovisionar de cada artigo do stock e estabelecer quando faz-lo, por forma a
assegurar um custo total do stock mnimo, com roturas controladas, isto , a taxa de rotura
compreendida entre 1 e 2%.
2. Os conceitos fundamentais associados GES so os seguintes:
Prazo de (re)-aprovisionamento (Pa) de um artigo que o prazo de disponibilizao do
material a partir da data de deteco da necessidade;
Stock mdio (Sm) de um artigo que a quantidade mdia em armazm do artigo durante um
ano (em unidades fsicas);
IV
128 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
- Taxa de rotura (T r )
- Nvel de servio (N s )
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 129
IEFP IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
Questes e exerccios
3. Indique as parcelas que normalmente se consideram no clculo do custo total anual do stock de
um artigo.
IV
130 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
Resolues:
1.
Objectivos da GES
Estes objectivos so concretizados para cada artigo do stock, que tem caractersticas especficas.
PRAZO DE APROVISIONAMENTO
P. P. P. entrega P. P.
circulao tratamento desalfnd. recepo
Data da
Colocao da Data Limite
Encomenda da Entrega
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 131
IEFP IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
Entende-se por:
Prazo de circulao
Prazo de tratamento
Prazo de entrega - o prazo acordado com o fornecedor para a entrega do material na Recepo;
ou se for uma importao, at disponibilidade do material no destino (inclui o prazo de
transporte).
Prazo de desalfandegamento
Prazo de recepo
3.
O custo total anual (do stock) de um artigo (C t ) corresponde ao consumo anual desse
material em valor, acrescido dos encargos de armazenagem e dos custos de gesto, referidos a
um ano de explorao.
Ct = Cm + Ce + Cp
onde
Cm = C = S x u
IV
132 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
S
Ce = N x a = x a
Q
Q
Cp = E x tp = ( SS + ) x u x tp
2
S Q
Ct =S x u + x a + ( SS + ) x u x tp
Q 2
4.
Custos
Ct
+ 2% Ct
Custo
mnimo CC p
CC m
Ce
Qe
- 15% Q ee + 20% (quantidade por encomenda)
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 133
IEFP IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
Assim, para cada artigo de armazm, o custo total anual ser mnimo se calcular o valor de Q
(quantidade a reaprovisionar de cada vez) que minimiza o custo total - Ct, e essa quantidade
denominada a quantidade econmica de encomenda - Qee.
Assim, define-se
Desta definio de Wilson decorre que Qee o valor de Q que minimiza o custo total. Ento,
matematicamente Q obtm-se:
dCt
= 0
dQ Qee
2S a
Qee =
u tp
tp - taxa de posse.
Demonstra-se que o custo total anual do stock de um artigo (Ct) afectado apenas em cerca de
+ 2%, por variaes de Qee no intervalo [- 15%, + 20%], como alis se pode constatar no grfico
da Figura. IV.3.
A frmula da Qee pode ser utilizada como critrio de deciso de compra, quando os fornecedores
concedem descontos nos preos unitrios dos materiais, por aumento das quantidades a
encomendar.
IV
134 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
A quantidade assim determinada corresponde do mnimo custo total anual do artigo, sendo
portanto a opo a adoptar.
S
Resulta de N = e fazendo Q = Qee , vem
Q
S C tp
Nee = Nee =
Qee 2 a
o tempo que Qee leva a ser consumida ao ritmo do consumo mdio estimado.
Qee
De pe = 12 x e substituindo Qee pela sua expresso, obtm-se
S
2 a
pe = 12
C tp
(em meses)
12 12
Nee = pe =
pe Nee
5. Os sistemas de gesto econmica dos stocks (GES) so de dois tipos:
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 135
IEFP IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
6.
Este mtodo assenta na anlise peridica dos stocks dos artigos do inventrio, estabelecendo-se
um prazo de reviso fixo e determinante para o reaprovisionamento, sem contudo ser vinculativo,
pois oferece a possibilidade de poder ser antecipado ou retardado consoante a evoluo das
quantidades disponveis em armazm.
Como baseado em prazos fixos, decorre desta caracterstica, o poder programar-se as revises e
as quantidades a reaprovisionar em conformidade com as necessidades dependentes,
compatibilizando o planeamento e controlo do aprovisionamento com o planeamento e controlo da
produo.
Para os materiais de forte consumo e de grandes oscilaes, este mtodo o aconselhvel dada a
possibilidade da constante adaptao em presena das quantidades ainda no stock e da reposio
sistemtica do stock de segurana.
Visto que as quantidades so calculadas com base em prazos e no nos parmetros econmicos,
este mtodo gera custos totais das existncias, correspondentes aos artigos a que aplicado, mais
onerosos, quer as quantidades sejam superiores ou inferiores quantidade econmica de
encomenda, sobretudo fora do intervalo de -15% a 20% da Qee.
Q3
Stock
Q1
Q5
Q2
Q4
Ponto de
Alerta
Stock de
Segurana
Pa P Pa P Pa P Pa P Pa
P P P P
IV
136 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
Como neste mtodo fixado o prazo de reviso do stock, p, e como se v na Fig. 4.6 est
desfasado do prazo de utilizao pelo prazo de aprovisionamento, significa que o prazo de reviso
igual ao prazo de utilizao do material. Conhecendo-se a previso de consumo para o prazo (ou
para o ano), S, determina-se o consumo mdio S .
Define-se
Disponvel terico total (Dtt como a quantidade actual em armazm acrescida das quantidades
encomendadas, que ainda no deram entrada no armazm.
Stock
Dtt
Q
(c)
(e)
Ponto de
Alerta
(d) (b)
Stock de
Segurana
(a)
t0 t1 t2
tempo
Assim tem-se: pa p
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 137
IEFP IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
(b) - representa a quantidade de material que seria totalmente consumida ao ritmo do consumo
S durante o prazo de aprovisionamento, e expressa por - pa x S .
(c) - ser a quantidade prevista para ser consumida durante o prazo de ciclo, dada por - p x S .
(e) - a quantidade de material encomendado e que ainda no deu entrada em armazm. So,
portanto, as encomendas em curso.
Ento, o disponvel terico total correspondente resulta da soma das parcelas anteriores:
Qt = Dtt
ou
(a) + (b) + (c) = (d) + (e) + Q Q = (a) + (b) + (c) - (d) - (e)
Finalmente:
IV
138 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
Quando Encomendar
Como se viu:
Pa = (pa + ps) x S
Assim define-se
12
N=
p
Assim, define-se
Dtt = SS + SL + SA + SP
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 139
IEFP IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
onde
SS -Stock de segurana.
SA -Stock afectado.
Por se tratar de um mtodo de ciclo de reviso constante, em que o prazo p fixado e neste caso
concreto, p o prazo econmico de encomenda pe, o reaprovisionamento do material pode ser
integrado tambm numa programao, com a grande vantagem de se beneficiar de menores custos
totais do stock.
10. Os principais indicadores de gesto de stocks que mostram a evoluo do stock ou das
existncias so:
a.) Taxa ou ndice de rotao (Ir) indica o nmero de vezes que a existncia mdia foi renovada.
Pode ser calculado a partir do consumo anual em unidades monetrias ou em quantidades fsicas
(s para artigos individualizados).
C S
Ir = ou Ir =
E Sm
b.) Taxa ou ndice de rotao ptimo (Iro o ndice padro que serve de termo de comparao
para os Ir(s) obtidos para os artigos.
S 12 S 12
Iro = = ou Iro =
Sm (ps + pe ) S pe
ps +
2 2
IV
140 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS IEFP
A stocks desequilibrados.
O mtodo ABC ou lei de Pareto, que se vai referir, resumidamente, recomendvel pela sua
simplicidade e eficcia, assegura a manuteno de stocks mdios reduzidos e conduz incidncia
do esforo de gesto sobre os materiais importantes, tornando mais econmico o funcionamento
associado.
econmico manter o stock desse material ou ser mais vantajoso deixar esgot-lo e sempre
que for necessrio efectuar uma compra directa?
A resposta a esta questo pondera para alm do factor econmico, outros factores, tais como:
IV
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 141
V. A RECEPO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS
APROVISIONAMENTO
E GESTO
DE STOCKS
V. A RECEPO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS IEFP
Objectivos
Temas
Resumo;
Questes e exerccios;
Resolues.
V
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 145
IEFP V. A RECEPO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS
A funo recepo dos materiais tem uma componente tcnica, nomeadamente no que se refere
verificao das caractersticas dos materiais fornecidos, podendo ter de realizar testes e ensaios.
O rgo Recepo dos Materiais dever dispor de espao prprio para a sua actividade,
eventualmente de rea para laboratrios, diferenciado do espao dos Armazns, com a capacidade
suficiente para albergar todos os fornecimentos a recepcionar e para separar os materiais
rejeitados at respectiva resoluo (devoluo ou correco de no-conformidade).
O rgo Recepo dos Materiais dever dispor de recursos humanos habilitados para a realizao
competente da sua actividade a ritmo compatvel com os prazos dos programas da produo.
Enquadramento Estrutural
As atribuies da Recepo dos Materiais podem estar concentrados num rgo autnomo do
Departamento de Aprovisionamentos ou integradas na rea de responsabilidade da armazenagem.
Neste ltimo caso deve assegurar-se a separao fsica dos espaos de recepo e de
armazenagem dos materiais.
V
146 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
V. A RECEPO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS IEFP
Depois de concludas com sucesso as actividades deste processo de recepo quantitativa, pode
ento ser elaborada a guia de entrada a ttulo provisrio, a qual s ter validade definitiva aps ser
sancionada pela Recepo Qualitativa.
Guia de devoluo
Se a recepo quantitativa rejeitar o fornecimento, deve ser elaborada uma guia de devoluo e
informada Compras.
V
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 147
IEFP V. A RECEPO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS
A verificao pode visar as caractersticas fsicas e qumicas dos materiais, as dimenses, etc.,
segundo determinados critrios, padres e tolerncias.
A verificao pode realizar-se atravs de inspeces, testes e ensaios ou pela aceitao de
certificados de conformidade (de garantia da qualidade) emitidos por entidades acreditadas para o
efeito.
Podem seguir-se neste processo diversos procedimentos de verificao de conformidade:
Controlo da qualidade do material fornecido para verificar a conformidade com as
caractersticas exigidas e com os requisitos definidos na encomenda;
Exemplos
1. Na recepo e um equipamento deve verificar-se, atravs de ensaios, se esto satisfeitas as
exigncias tcnicas ou requisitos essenciais impostos pelas directivas comunitrias e
regulamentao aplicvel, nomeadamente, os atributos relativos segurana e preservao
ambiental, e se o equipamento cumpre as funes e utilidades com o rigor especificado na
respectiva encomenda;
2. Na recepo de um produto qumico deve verificar-se, atravs de testes e ensaios laboratoriais,
se a composio respeita os requisitos da especificao tcnica e a legislao e regulamentao
aplicveis.
Verificao dos certificados e garantias tcnicas dos fornecedores:
- Verificao dos certificados enviados pelo fornecedor a fim de concluir sobre a validade da
conformidade com os requisitos exigidos;
- Verificao das garantias a fim de concluir sobre os prazos de validade e/ou condies de
utilizao.
Decorridas estas verificaes, chegado o momento crucial do processo de recepo, na
consecuo do seu resultado fundamental: a aceitao dos materiais ou a rejeio (resultante de
no conformidades).
V
148 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
V. A RECEPO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS IEFP
Pode ser um rgo repartido, se existirem diferentes armazns, dispondo cada um deles de
uma rea restrita reservada recepo, compensando os menores custos logsticos com o
maior esforo de coordenao exigido.
Pode ser um rgo descentralizado com as respectivas funes atribudas ao pessoal dos
armazns ou outro, desde que possuam conhecimentos e competncia para o efeito, obtendo-se
assim menores custos logsticos de movimentao dos materiais.
Nota
Em muitos casos, a empresa pode transferir o processo de recepo qualitativa para outras
empresas especializadas e credenciadas ou entidades acreditadas, mediante contratos, o que
uma forma de outsourcing, que pode contudo ser condicionada pelos prazos.
Chegado e descarregado o material, este dever ser colocado no espao disponvel da Recepo.
ii. Proceder ao clculo das quantidades recebidas e confrontar os resultados com as quantidades
que o fornecedor indica nos documentos atrs mencionados;
iii. Confrontar o que de facto chegou, com a nota de encomenda que deu origem ao fornecimento e
eventualmente, desencadear correces, informando Compras ou directamente o fornecedor de
eventuais desvios;
iv. Desencadear a recepo qualitativa dos materiais j identificados e conferidos, acompanhados
da respectiva guia de entrada (provisria);
V
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 149
IEFP V. A RECEPO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS
v. Aps a aceitao e emisso da guia de entrada definitiva, entregar os materiais ao destino, que
pode ser um Armazm ou um Entreposto da Produo;
vi. Nos casos de rejeio, separar o material e preparar a devoluo ao fornecedor, informando
Compras.
Deve observar-se a regra: nenhum material deve ser entregue ao Armazm ou ao circuito
produtivo, sem que tenha sido objecto de aceitao, sendo ento acompanhado por guia de
entrada definitiva.
Nota
S a partir do processamento das guias de entrada definitivas, que os materiais ficaro a integrar
o stock da empresa e estar actualizado o ficheiro de materiais e o(s) inventrio(s).
V
150 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
V. A RECEPO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS IEFP
Resumo
funo recepo de stocks compete assegurar a conformidade das remessas de materiais dos
fornecedores com os requisitos expressos nas respectivas encomendas e com a legislao e
regulamentao aplicveis.
Modelo repartido, instalado em reas reservadas junto dos diferentes armazns da empresa,
mas, com coordenao tcnica e de gesto especfica e centralizada;
V
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 151
IEFP V. A RECEPO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS
Questes e exerccios
V
152 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
V. A RECEPO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS IEFP
Resolues
1.
A funo recepo dos materiais tem uma componente tcnica, nomeadamente no que se refere
verificao das caractersticas dos materiais fornecidos, podendo ter de realizar testes e ensaios.
O rgo Recepo dos Materiais dever dispor de espao prprio para a sua actividade,
eventualmente de rea para laboratrios, diferenciado do espao dos Armazns, com a capacidade
suficiente para albergar todos os fornecimentos a recepcionar e para separar os materiais
rejeitados at respectiva resoluo (devoluo ou correco de no-conformidade).
O rgo Recepo dos Materiais dever dispor de recursos humanos habilitados para a realizao
competente da sua actividade a ritmo compatvel com os prazos dos programas da produo.
V
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 153
IEFP V. A RECEPO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS
3.
A verificao pode visar as caractersticas fsicas e qumicas dos materiais, as dimenses, etc.,
segundo determinados critrios, padres e tolerncias.
4. Em muitos casos, a empresa pode transferir o processo de recepo qualitativa para outras
empresas especializadas e credenciadas ou entidades acreditadas, mediante contratos, o que
uma forma de outsourcing, que pode contudo ser condicionada pelos prazos.
viii. Proceder ao clculo das quantidades recebidas e confrontar os resultados com as quantidades
que o fornecedor indica nos documentos atrs mencionados;
ix. Confrontar o que de facto chegou, com a nota de encomenda que deu origem ao fornecimento e
eventualmente, desencadear correces, informando Compras ou directamente o fornecedor de
eventuais desvios;
xi. Aps a aceitao e emisso da guia de entrada definitiva, entregar os materiais ao destino, que
pode ser um Armazm ou um Entreposto da Produo;
xii. Nos casos de rejeio, separar o material e preparar a devoluo ao fornecedor, informando
Compras.
V
154 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
VI. FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO
E GESTO ADMINISTRATIVA
APROVISIONAMENTO
E GESTO
DE STOCKS
VI. A FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA IEFP
Objectivos
Temas
Resumo;
Questes e exerccios;
Resolues.
VI
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 157
IEFP VI. A FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA
O Problema
Analisar o mercado;
Analisar o Mercado
Analisar o mercado estud-lo nas componentes tcnica e econmica, a fim de avaliar novos
potenciais fornecedores e tomar conhecimento de novos materiais e servios.
Parmetros da encomenda
1. O preo;
2. O prazo;
3. A quantidade;
VI
158 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
VI. A FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA IEFP
4. A qualidade;
5. A garantia;
1. O Preo
O preo uma das principais variveis, na qual recai a negociao no sentido de o baixar ou
manter.
O preo de custo o valor do material entrada da empresa, pois nele esto includos todos os
encargos relativos compra (valor da factura, transportes, seguros, ...) e deduzidos os
descontos e bnus que eventualmente se conseguiram negociar.
O preo de compra o valor de factura do material, sem encargos adicionais a que fica sujeito,
mas j com os descontos e bnus deduzidos.
A negociao, normalmente, recai sobre o preo unitrio de compra, sem que por isso se deixe de
considerar o valor total do preo de custo.
Ma Ta Ea
I.1 - Pa = Pi ( + + + )
Mi Ti Ei
VI
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 159
IEFP VI. A FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA
onde ( + + + = 1)
Este clculo pode ser realizado quando se entender, desde que se conheam os parmetros
actualizados data e devidamente justificados por dados e estatsticas oficiais.
Dados iniciais em valores Dados actuais em valores
Unitrios unitrios
Aplicao
Considere-se uma encomenda aberta, cujo prazo de validade de dois anos, com o preo
negociado data da aceitao da encomenda de 1.000 Euros e a frmula de reviso acordada
seguinte:
Ma Ta Ea
Pa = Pi ( 0,1 + 0,3 + 0,4 + 0,2 )
Mi Ti Ei
pretende-se calcular o preo, decorrido o primeiro ano.
Os dados relativos aos parmetros devem ser devidamente justificados, com valores oficiais.
Resoluo:
Pi = 1.000 Euros Pa - ?
VI
160 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
VI. A FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA IEFP
Nota
As empresas que adoptam os incoterms nos contratos no devem esquecer que estes se aplicam
unicamente nas relaes entre o fornecedor e o comprador e que nenhuma das suas disposies
afectam as relaes com o transportador, as quais sero definidas no contrato especfico de
transporte.
2. O Prazo
O prazo sendo dos principais parmetros da encomenda e tendo incidncia directa na continuidade
do fluxo material, cria, por vezes, situaes de litgio.
Prazo de garantia - o prazo durante o qual so vlidas as garantias tcnicas oferecidas pelo
fornecedor.
3. A Quantidade
A quantidade uma varivel chave da encomenda e, em princpio, cada pedido de compra1 pode
contemplar, para cada posio:
4
Incoterms - abreviatura da espresso: international commerce term (ver 6.6.3. deste guia).
5
Pedido de compra - um documento interno a partir do qual elaborada a nota de encomenda para o fornecedor.
VI
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 161
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Nota
Nesta situao, poder ser indicado no pedido de compra o coeficiente de converso que relaciona
directamente as duas quantidades.
Exemplo:
Varo de ao ou folha de cartolina de embalagem que se utilizam e movimentam na empresa ao
metro, mas, que se compram ao quilograma ou tonelada.
4. A Qualidade
A qualidade outra varivel fundamental da encomenda e cada pedido de compra deve especificar
os requisitos da qualidade do fornecimento, considerando as necessidades a satisfazer, e se
possvel as normas tcnicas a cumprir.
5. A Garantia
A garantia outro parmetro da negociao e neste contexto, existem dois tipos de garantias:
Garantia tcnica
Exemplo:
Numa viatura a garantia de 3 anos ou de 100 000 km.
Garantia Comercial
Garantia comercial - quando, entre outras, fica o fornecedor obrigado a uma cauo em depsito
bancrio, numa percentagem do valor total da encomenda, com a durabilidade da garantia
tcnica e que ser libertada s no final da validade da referida garantia.
Exemplo:
Num equipamento uma garantia bancria.
VI
162 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
VI. A FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA IEFP
Preos - se considerados certos e portanto dentro dos limites estabelecidos, quer pelas
negociaes, quer pelos preos da concorrncia;
Litgios - se foram verificados litgios com o fornecedor, qual o seu grau de gravidade e como se
resolveram.
o conjunto destas informaes que em termos globais, e de uma forma objectiva, reflectem o
servio prestado pelo fornecedor empresa, que sintetizado no seu nvel de servio logstico,
e pode exprimir-se quantitativamente como:
em que:
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Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 163
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As Compras, como rgo dos Aprovisionamentos ao qual foi delegada a misso de negociar e
comprar bens ou servios, tem como objectivo fundamental:
Notas:
Manter actualizada a informao relativa aos itens de compra corrente, face evoluo e
desenvolvimento de novos materiais e tcnicas;
VI
164 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
VI. A FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA IEFP
So as Compras que representam a empresa nos contactos formais com os fornecedores. Deste
princpio resulta que, nas questes a levantar, nas informaes a solicitar, nos problemas a resolver
junto dos fornecedores, devero ser as Compras o pivot, no obstante outros sectores estabeleam
contactos com os fornecedores ou potenciais fornecedores, mas sempre de natureza consultiva e
meramente informal.
VI
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 165
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Materiais estratgicos
Existe um outro grupo de materiais estratgicos, responsveis por certa diferenciao ou vantagem
competitiva da empresa, para os quais se torna adequada a realizao de acordos de cooperao
estveis com fornecedores ou parceiros de negcio.
Materiais rotineiros
Materiais vulnerveis
Os materiais rotineiros, embora exigindo pouco esforo financeiro (cerca de 5%), requerem grande
envolvimento humano na sua gesto dado o seu volume (cerca de 50%) e variedade e os materiais
vulnerveis requerem disponibilidade e elevado nvel de servio logstico dos fornecedores.
Baixo Elevado
RISCO DE ABASTECIMENTO
Figura VI.1 - Tipos de Materiais
VI
166 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
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Os materiais estratgicos exigem acordos de longo prazo com os fornecedores, com garantia
de reserva de informao tcnica (contratos de parceria ou partenariado);
Nota
A classificao ABC dos materiais, com origem na lei de Pareto 80/20, permite suportar uma
poltica de compras coerente com a apresentada, e com resultados prticos aceitveis e no muito
afastados dos obtidos pelo modelo sumariamente descrito.
VI
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 167
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3. Seleco de fornecedores;
4. Consulta a fornecedores;
5. Anlise de propostas;
6. Adjudicao da encomenda;
7. Seguimento da encomenda;
8. Recepo da encomenda;
9. Conferncia de facturas;
Exemplos
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168 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
VI. A FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA IEFP
Na anlise do pedido de compra, deve ser formada uma ideia global sobre todos os aspectos
tcnico-econmicos da(s) necessidade(s) e verificada a sua coerncia. O pedido da compra deve
ser revisto e se necessrio completado ou corrigido, pois vai desencadear a emisso das consultas
as quais devem estar isentas de erros e omisses, e ser este o momento exacto para a ltima
rectificao.
Uma cpia do documento final revisto e visada pelo comprador deve ser remetida para o emissor
do pedido de compra original.
Seleco de Fornecedores
Classificao de fornecedores
H empresas que, fazendo sistematicamente uma anlise do nvel de servio logstico dos
fornecedores, os mantm classificados numa das trs categorias:
Qualificado;
Qualificvel;
Rejeitado.
Neste caso, a seleco dos fornecedores est facilitada, podendo escolher-se os da categoria 1,
cujo nvel de servio est acima dos 80%, porque so esses que do maior garantia de satisfao.
Consulta a Fornecedores
As consultas devem ser emitidas, indicando-se o prazo para recepo das propostas dos
fornecedores e os critrios de seleco, em que o preo pode no ser o parmetro decisivo.
Anlise de Propostas
5
Vrios autores defendem a policompetncia profissional combatendo, portanto, a especializao, particularmente nas
PME.
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Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 169
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Adjudicao da Encomenda
este documento, denominado encomenda ou nota de encomenda, que ir ser enviado para o
fornecedor, eventualmente, por via telemtica, fax
Seguimento da Encomenda
Esta actividade de crucial importncia, no tratamento da compra, para que o objectivo, no que
concerne ao cumprimento do prazo de entrega, seja alcanado. Trata-se de efectuar relances com
o fornecedor, o transportador, o despachante, ... no sentido de acompanhar o fornecimento desde a
empresa fornecedora at entrega, identificar quaisquer problemas e encontrar solues para
evitar previsveis atrasos.
Recepo da Encomenda
As Compras podem acompanhar a recepo do fornecimento e atravs das cpias das guias de
entrada (provisrias e definitivas - ver captulo 5) ou atravs do acesso directo informao
introduzida pela Recepo no sistema informtico, confirmam se o material foi entregue em
conformidade com todos os requisitos da encomenda (quantidade, qualidade, prazo, preo, ...).
Qualquer no-conformidade deve ficar registada e ser comunicada de imediato, pelo comprador ao
fornecedor.
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170 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
VI. A FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA IEFP
Conferncia de Facturas
O comprador, responsvel pela encomenda, pode verificar se as facturas emitidas pelo fornecedor
condizem com as condies da encomenda e com as guias de entrada, no entanto, o mais normal
esta actividade ser realizada na rea financeira.
Nota
Em caso de extravio de uma factura deve ser emitida uma nova factura e anulada a anterior, mas,
nunca deve ser emitida uma 2 via da factura.
Tratamento de Reclamaes
As reclamaes podem ter origem nas actividades realizadas pelo comprador, mas tambm, nas
actividades inerentes recepo ou rea financeira, no entanto, deve competir exclusivamente a
Compras, apoiada pelo(s) rgo(s) detector(es) da(s) no-conformidade(s), a aco de manifestar
formalmente ao fornecedor, atravs dos seus Servios Comerciais ou da Assistncia a Clientes, as
reclamaes, com o objectivo de conseguir a resoluo dos problemas.
Ordem de Pagamento
Depois de atendidas pelo fornecedor as eventuais reclamaes, Compras dever informar a rea
financeira que activar a tesouraria.
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Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 171
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A Estrutura de Compras
A estrutura orgnica das Compras pode apresentar diversos modelos, consoante os objectivos da
empresa, e pode, seguir critrios de subdiviso, tais como:
Por material - equipas de compradores especializados por tipo de bem ou servio;
Por mercado - equipas de compradores especializadas no:
- Mercado Nacional;
- Mercado Estrangeiro.
(O Mercado Estrangeiro pode subdividir-se por regies: Unio Europeia, Amrica do Norte,
Amrica do Sul).
Complementarmente, ainda podem coexistir os rgos estruturais seguintes:
Transportes - um rgo que se dedique exclusivamente gesto dos transportes dos materiais
adquiridos, bem como contratao de empresas transportadoras em regime de outsourcing;
Planeamento - um rgo que responda pelo planeamento de Compras, e que controle os prazos
de aprovisionamento versus prazos limites (definidos a partir do plano mestre da produo).
Tipos de Compras
VI
172 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
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Torna-se necessrio para gerir as compras uma correcta avaliao e pr-qualificao dos
fornecedores e um conhecimento das condies standard dos contratos de fornecimento.
Renegociao - fazer aceitar qualquer eventual alterao das condies das encomendas, sem
esquecer a defesa dos benefcios para a empresa;
Pr-Qualificao de Fornecedores
VI
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 173
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O fornecedor tem interesse no contrato aberto na medida em que assegura vendas regulares,
durante um certo perodo (um ano ou mais), de um conjunto de materiais e/ou servios.
O cliente tem interesse no contrato aberto na medida em que negociando com base em maiores
quantidades dever obter do fornecedor melhores condies comerciais.
Competncia tcnica;
Assistncia pr-venda;
Assistncia ps-venda;
Condies de pagamento;
Proximidade geogrfica.
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174 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
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Apesar de haver um contrato de fornecimento ele no deve ter carcter de exclusividade, isto , a
empresa deve manter a liberdade de escolha do fornecedor, embora dando prioridade ao pr-
qualificado, que em princpio deve oferecer as melhores condies de preo, prazo, qualidade,
assistncia, garantia, ...
A pr-qualificao dos fornecedores deve fomentar uma cooperao confivel e de longo prazo
entre empresas. S excepcionalmente e com justificao demonstrada, o cliente compra a
fornecedores no pr-qualificados. No entanto, se esta situao comea a ocorrer com frequncia
assinalvel e com um determinado fornecedor, o contrato aberto em vigor deve ser revisto,
renegociado ou eventualmente denunciado, pr-qualificando-se outro fornecedor.
Notas:
Se um novo fornecedor, apresentar um elevado potencial, isto , uma pontuao elevada pelo
critrio de avaliao aplicvel, poder vir a ser qualificado em prxima negociao.
Os Incoterms
Incoterms de partida;
Incoterms de chegada.
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Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 175
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Incoterm de Partida
Significa que o cliente responsvel pela recolha e transporte e que o fornecedor apenas se
compromete a deixar o material/mercadoria em condies de recolha na sua fbrica, armazm,
em embalagem normal de expedio e no contentorizada para transporte a longa distncia.
Significa que o fornecedor cessa a sua responsabilidade com a transferncia do material para o
transportador em local pr-estabelecido.
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176 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
VI. A FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA IEFP
Para que nas relaes comerciais entre fornecedores e clientes haja condies para um bom
entendimento, devem ser evitados equvocos ou diferentes interpretaes dos termos usados nos
contratos, pelo que se recomenda a preparao de um suplemento a cada contrato com o
significado das expresses utilizadas no respectivo contrato.
Exemplo
Country of dispatch - o pas do qual o vendedor faz o despacho do material para o local de
entrega designado no contrato.
Notas:
Certas abreviaturas de uso corrente no comrcio interno podem no ser de fcil interpretao no
comrcio internacional, pelo que devem ser evitadas.
Se as partes contratantes adoptam os incoterms devem clarificar as respectivas regras, mas
tambm podem especificar variantes ou adicionais. Devem, no entanto, ter sempre presente que
quaisquer disposies especiais num contrato, anulam outras que lhes estejam em contradio ou
desacordo.
VI
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 177
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A Situao Tradicional
Aquisio do material especificado, aps consulta a vrios fornecedores, com base no critrio do
menor preo, desde que o prazo de entrega seja compatvel com a data limite do programa da
produo;
Exemplo
A Ford, em 1996 trabalhava com cerca de 57 000 fornecedores, mas tem como objectivo para o
ano 2 000 pr-qualificar apenas 5 000 fornecedores.
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178 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
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Nota:
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Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 179
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As Centrais de Compras
Tm sido constitudas centrais de compras (comuns a vrias empresas, clientes dos mesmos
fornecedores) detentoras de entrepostos de distribuio. As centrais negoceiam, com os
fornecedores pr-qualificados, contratos abertos por perodos dilatados, com base em estimativas
de consumo das vrias empresas associadas.
As centrais de compras procuram colocar, regularmente, nos fornecedores, requisies6 no mbito
dos contratos abertos e pr-negociadas e, depois, repartem e distribuem pequenas quantidades
pelos diferentes clientes (empresas associadas).
Os fornecedores, com garantias de mercado a prazo, podem desenvolver esforos de melhoria dos
respectivos sistemas produtivos, no sentido da qualidade, da flexibilidade, do preo e do prazo de
entrega.
A recepo de cargas completas nos entrepostos, abastecidos pelos fornecedores, reduz o custo
do aprovisionamento.
Vantagem da utilizao de uma central de compras
A grande vantagem das centrais de compras est no facto de cada empresa associada ou cliente
passar a receber apenas as quantidades necessrias de materiais certificados, nas datas mais
tarde. A reduo do capital aplicado em stocks (existncias) e a libertao do recurso humano
relativamente a diversas actividades de aprovisionamento (consultas, seleco de fornecedores,
acompanhamento de encomendas, recepes qualitativas, ...) compensar, favoravelmente, um
pequeno aumento dos preos unitrios de compra. Este provvel acrscimo de preo resulta do
facto de a empresa associada assumir uma parcela dos custos da central de compras e do
respectivo sistema de distribuio.
Desvantagens da utilizao de uma central de compras
As centrais de compras podem, tambm, apresentar algumas desvantagens:
Exigem para a sua criao a disponibilidade de importantes verbas para investimento em
espaos de armazenagem, sistemas eficientes de movimentao e localizao de materiais,
frota e sistema de informao;
6
As requisies resultam dos agrupamentos, por fornecedor, das pequenas quantidades necessrias para satisfazer os
programas da produo de curto prazo das vrias empresas clientes e associadas.
VI
180 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
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Resumo
5. Os materiais centrais devem ser fornecidos por fornecedores pr-qualificados que assegurem
a melhor relao qualidade/preo;
Adjudicao da encomenda;
Seguimento da encomenda;
Recepo do material;
Conferncia de facturas;
Tratamento de reclamaes;
Pagamentos.
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Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 181
IEFP VI. A FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA
7. Este processo tem tendncia a simplificar-se atravs do recurso a contratos abertos com
fornecedores pr-qualificados segundo determinados parmetros. Assim se reduzem os prazos
de reaprovisionamento e se melhoram os fornecimentos em qualidade e preo.
FCA DAF
Outro CIP
EXW FOR DDU
Modo CPT
FOT DDP
VI
182 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
VI. A FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA IEFP
Questes e exerccios
VI
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 183
IEFP VI. A FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA
Resolues
1.
O preo;
O prazo;
A quantidade;
A qualidade;
A garantia;
Preos - se considerados certos e portanto dentro dos limites estabelecidos, quer pelas
negociaes, quer pelos preos da concorrncia;
Litgios - se foram verificados litgios com o fornecedor, qual o seu grau de gravidade e como se
resolveram.
o conjunto destas informaes que em termos globais, e de uma forma objectiva, reflectem o
servio prestado pelo fornecedor empresa, que sintetizado no seu nvel de servio logstico,
e pode exprimir-se quantitativamente como:
VI
184 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
VI. A FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA IEFP
em que:
4.
Os materiais estratgicos exigem acordos de longo prazo com os fornecedores, com garantia
de reserva de informao tcnica (contratos de parceria ou partenariado);
Nota
A classificao ABC dos materiais, com origem na lei de Pareto 80/20, permite suportar uma
poltica de compras coerente com a apresentada, e com resultados prticos aceitveis e no muito
afastados dos obtidos pelo modelo sumariamente descrito.
5. Este processo tem tendncia a simplificar-se atravs do recurso a contratos abertos com
fornecedores pr-qualificados segundo determinados parmetros. Assim se reduzem os prazos de
reaprovisionamento e se melhoram os fornecimentos em qualidade e preo.
Torna-se necessrio para gerir as compras uma correcta avaliao e pr-qualificao dos
fornecedores e um conhecimento das condies standard dos contratos de fornecimento.
No mbito da gesto administrativa de compras deve assegurar-se:
Controlo de entregas - acompanhar todas as fases do aprovisionamento para garantir o
cumprimento das datas limites expressas nas encomendas, reclamando os atrasos das
entregas. Eventualmente, promover a antecipao de entregas;
Renegociao - fazer aceitar qualquer eventual alterao das condies das encomendas, sem
esquecer a defesa dos benefcios para a empresa;
VI
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 185
IEFP VI. A FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA
7.
A Situao Tradicional
Aquisio do material especificado, aps consulta a vrios fornecedores, com base no critrio do
menor preo, desde que o prazo de entrega seja compatvel com a data limite do programa da
produo;
Exemplo
1. A Ford, em 1996 trabalhava com cerca de 57 000 fornecedores, mas tem como objectivo para o
ano 2 000 pr-qualificar apenas 5 000 fornecedores.
VI
186 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
VI. A FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA IEFP
Nota:
As Centrais de Compras
Tm sido constitudas centrais de compras (comuns a vrias empresas, clientes dos mesmos
fornecedores) detentoras de entrepostos de distribuio. As centrais negoceiam, com os
fornecedores pr-qualificados, contratos abertos por perodos dilatados, com base em estimativas
de consumo das vrias empresas associadas.
VI
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 187
IEFP VI. A FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA
Os fornecedores, com garantias de mercado a prazo, podem desenvolver esforos de melhoria dos
respectivos sistemas produtivos, no sentido da qualidade, da flexibilidade, do preo e do prazo de
entrega.
A recepo de cargas completas nos entrepostos, abastecidos pelos fornecedores, reduz o custo
do aprovisionamento.
A grande vantagem das centrais de compras est no facto de cada empresa associada ou cliente
passar a receber apenas as quantidades necessrias de materiais certificados, nas datas mais
tarde. A reduo do capital aplicado em stocks (existncias) e a libertao do recurso humano
relativamente a diversas actividades de aprovisionamento (consultas, seleco de fornecedores,
acompanhamento de encomendas, recepes qualitativas, ...) compensar, favoravelmente, um
pequeno aumento dos preos unitrios de compra. Este provvel acrscimo de preo resulta do
facto de a empresa associada assumir uma parcela dos custos da central de compras e do
respectivo sistema de distribuio.
O grande volume de stock armazenados nas empresas industriais, para alm de se traduzir em
elevado valor de capital aplicado em existncias e muito espao ocupado, gera reaces
mudana de especificaes dos produtos finais e seus componentes porque, se tal ocorrer, origina
monos em armazm e, portanto, desperdcios significativos.
Uma filosofia de gesto JIT e o recurso a central de compras pode libertar a empresa para a
inovao e deve proporcionar maior competitividade.
6
As requisies resultam dos agrupamentos, por fornecedor, das pequenas quantidades necessrias para satisfazer os
programas da produo de curto prazo das vrias empresas clientes e associadas.
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188 Guia do Formando Aprovisionamento e Gesto de Stocks
VI. A FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA IEFP
Incoterms de partida;
Incoterms de chegada.
A grande vantagem das centrais de compras est no facto de cada empresa associada ou cliente
passar a receber apenas as quantidades necessrias de materiais certificados, nas datas mais
tarde. A reduo do capital aplicado em stocks (existncias) e a libertao do recurso humano
relativamente a diversas actividades de aprovisionamento (consultas, seleco de fornecedores,
acompanhamento de encomendas, recepes qualitativas, ...) compensar, favoravelmente, um
pequeno aumento dos preos unitrios de compra. Este provvel acrscimo de preo resulta do
facto de a empresa associada assumir uma parcela dos custos da central de compras e do
respectivo sistema de distribuio.
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Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando 189
BIBLIOGRAFIA IEFP
Bibliografia
ASSIS, Rui, FIGUEIRA, Mrio. MICROSTOCK - Apoio Deciso em Gesto Econmica de Stocks.
Lisboa, IAPMEI, 1991.
HESKETT, James L.. Sweeping Changes in Distribution. Harvard Business Review, Mar.-Apr.,
1973, pp. 123-132.
HESKETT, James L.. Logistics: Essential to Strategy. Harvard Business Review, Nov.-Dez., 1977,
pp. 85-96.
JESUNO, Jorge Correia - A Negociao: Estratgias e Tcticas. Lisboa, Texto Editora, 1996.
TERSINE, Richard J.. Materials Management and Inventory Systems. Amsterdam, North Holland,
1987.
Glossrio
A
Consumo previsto S
Afectao de material ao stock
para um artigo do inventrio a previso de
uma reserva antecipada ao stock de
utilizao desse item, em unidades fsicas,
determinada quantidade de material que se
para um determinado prazo (em princpio um
pretende disponvel para utilizao em data
ano), baseada nas necessidades
prevista no programa da produo.
independentes derivadas da procura nesse
Armazm prazo.
todo o espao coberto ou descoberto,
Contrato de fornecimento
adequado e responsabilizado para a
um acordo oneroso que obriga o contraente
arrumao ordenada dos materiais da
vendedor a transferir a propriedade do bem
empresa - stocks e outros - necessrios ao
para o contraente comprador, mediante a
circuito produtivo, o qual detm todos os
obrigao deste retribuio ou pagamento
equipamentos apropriados : movimentao -
do preo convencionado ou acordado, em
meios de manobra ou de transporte;
valor monetrio e nas condies expressas
conteno - os receptculos e estruturas para
no contrato, formalizado por uma encomenda
guardar os materiais com o mnimo risco
ou nota de encomenda.
possvel de os deteriorar.
Custo de efectivao de encomendas (Ce)
Arrumao
de um artigo
a operao que consiste na disposio
o custo administrativo anual relativo ao
racional e criteriosa dos materiais nos
processamento das encomendas desse
dispositivos, ou nos locais prprios do
artigo.
armazm.
Custo de efectivao de uma encomenda
Aviamento
(a) ou custo de passagem de uma
a actividade de entrega do material
encomenda
requisitado no local de aviamento ou o
o encargo total correspondente emisso
encaminhamento para o local de utilizao,
de uma encomenda de um artigo (pode
em conformidade com a programao.
corresponder a uma posio da encomenda
C se esta tiver vrias posies), relativo aos
Ciclo de vida de um produto encargos administrativos dos diferentes
o perodo caracterizado por vrias fases rgos intervenientes no processo de compra,
(concepo e lanamento, crescimento ou at liquidao da factura.
desenvolvimento, maturidade e declnio),
desde a pesquisa inicial at ao fim da Custo de penria
o custo resultante das roturas do stock as
produo.
quis geram encargos devido s perturbaes
Codificao causadas no fluxo material nos circuitos a
uma representao simblica ou uma jusante do armazm.
referncia que identifica exactamente o
material ou artigo de forma inequvoca. Custo de posse (C p )
o custo inerente permanncia do stock
Conservao mdio em armazm, num ano.
Consiste na preservao da qualidade dos
materiais armazenados, assegurando que ao Custo total anual (do stock) de um artigo
serem utilizados esto em perfeitas o consumo anual desse material em valor,
condies, mantendo intacto todos os seus acrescido dos encargos logsticos de
atributos de qualidade, como as armazenagem e dos custos de gesto,
caractersticas fsico-qumicas, as formas e as referidos a um ano de explorao.
dimenses.