HÁBITOS

FUNDAMENTAIS
DE
ORGANIZAÇÃO
PESSOAL

INÊS DE CARVALHO
 HÁBITOS
FUNDAMENTAIS
DE
ORGANIZAÇÃO
PESSOAL

INÊS DE CARVALHO
SUMÁRIO

INTRODUÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

HÁBITO 1: INTROSPECÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

HÁBITO 2: PROJEÇÃO PESSOAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

HÁBITO 3: CAPTURA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

HÁBITO 4: PLANEJAMENTO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

HÁBITO 5: PROCESSAMENTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

HÁBITO 6: REVISÃO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

HÁBITO 7: EXECUÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

CONCLUSÃO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
INTRODUÇÃO

Organização pessoal, para mim, é a integração dinâmica entre a

essência de uma pessoa e a circunstância objetiva de sua existência.
É a articulação possível entre aquilo que somos em nosso mais íntimo
(tanto o que já se atualizou quanto o que ainda é simples potência) e o
mundo tal como se apresenta em nossa vida concreta.

Por ser dinâmica, essa harmonização é necessariamente precária em

qualquer momento dado. E é necessário que assim seja, pois os arranjos
vão mudando à medida que crescemos e nos transformamos.

Importa que o dinamismo da organização seja mantido, e não vencido.

Portanto, em vez de propor soluções para ter uma vida organizada,
proponho o desenvolvimento de hábitos para manter uma organização
saudável dentro do dinamismo e da tensão da existência.

Cada um dos hábitos aqui elencados cumpre uma função vital de

engajamento do indivíduo com a própria vida - seja com suas aspirações
mais íntimas, seja com os chamados objetivos da realidade. Esses hábitos
não são soluções rápidas, mas rituais que servem para manter nos trilhos
do crescimento a pessoa que os adota.

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São eles:

1. INTROSPECÇÃO: o auto-questionamento sobre as motivações

verdadeiras;

2. PROJEÇÃO PESSOAL: o desenho do organograma da vida e dos

futuros possíveis;

3. CAPTURA: a recepção de elementos dispersos (da essência e da

circunstância) que nos aparecem sob a forma de pensamentos soltos;

4. PLANEJAMENTO: o delineamento de uma estratégia de ação ordenada;

5. PROCESSAMENTO: a absorção de elementos aleatórios no

planejamento;

6. REVISÃO: a atualização do planejamento para refletir novas revelações

sobre a essência e/ou mudanças na circunstância;

7. EXECUÇÃO: o engajamento focado e consciente na ação presente.

Não existe uma ordem predefinida para a prática dos sete hábitos.
Recorreremos a um ou a outro conforme as demandas específicas do
momento.

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HÁBITO 1: INTROSPECÇÃO
Quando tudo parece confuso em nossa mente, é porque não sabemos –
ou porque nos esquecemos ou porque realmente ainda não sabemos – o
que estamos buscando. Nesses momentos, o que fazer?

Introspecção.

Na introspecção, procuramos as nossas raízes mais profundas: nossa

verdadeira motivação para fazer o que fazemos. E é a partir dessa
motivação mais verdadeira, que parte do nosso núcleo mais íntimo, que
todas as ações posteriores se irradiarão.

A introspecção pode assumir muitas formas – uma conversa com alguém

de confiança, um diálogo consigo mesmo, uma página em um diário ou
uma oração mental.

O que não muda é o objetivo que nos leva a praticar esse hábito: a firme
intenção de eliminar as falsas motivações e de encontrar as verdadeiras;
trazer nossa essência para o processo de organização pessoal e extrair
de questões cotidianas um significado maior.

A introspecção é o hábito que nos leva a reencontrar nosso centro. Vale

para a introspecção o que disse, sobre a prece, Madre Teresa: “tudo
começa com a prece”. Tudo começa com a introspecção, seja ela uma
prece ou alguma outra forma de buscar a verdade sobre si mesmo. Tudo
mesmo. Tudo o que diz respeito a uma vida ordenada: a sua vida.

Ao enfrentar seus dragões interiores, você estará se equipando para

combater os monstros que a vida lhe apresentará.

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HÁBITO 2: PROJEÇÃO PESSOAL

Uma vez feito o discernimento das motivações, resta-me o gosto amargo
de, mesmo sabendo o que quero, não ter a menor ideia do que fazer com
esta vida que me foi dada. Sei que quero ser bom, servir ao próximo e a
Deus. Mas como farei isso na minha circunstância concreta?

Ao avaliar a circunstância à luz da essência, que é o que fazemos

na introspecção, surge a necessidade de avaliar a essência à luz da
circunstância. Ainda que nossas motivações estejam claras, a forma como
nos projetaremos na realidade só se elucidará a partir do momento em
que fizermos um exercício imaginativo a que chamo projeção pessoal, e
que consiste no desenho de um organograma da vida e no delineamento
de futuros possíveis.

A projeção é um cálculo que leva em conta nossas motivações interiores

e nossa situação concreta. É um cruzamento entre as duas. É, entre as
duas, uma solução de compromisso.

Na projeção pessoal, seguimos no fio da introspecção para delinear uma

visão de futuro possível. Uma certa conclusão sobre isso deve ser atingida.
E é bom que, desde já, nos conformemos e estejamos em paz com o fato
de que ela não será a resposta definitiva, mas a resposta do momento
presente, que é a que importa. Essa resposta provisória aparecerá sob
a forma de um quadro de referências. Precisamos partir de algum lugar,
por menos precisa que seja essa resposta. No futuro, o exercício de
reformulá-la nos tornará gradativamente mais capazes de ver com clareza
os nossos objetivos.

Em um primeiro momento, basta listar o que é mais urgente e importante.

Reflita sobre as linhas gerais. Quais as grandes áreas de responsabilidade
da minha vida? Aqui entram os papéis que você desempenha, as suas
áreas de desenvolvimento pessoal e profissional, as áreas de interesse…
Quais os resultados que procuro em cada área da minha vida? O que eu
quero realmente?

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Quanto mais precisão e especificidade houver na definição de onde

pretendo chegar, mais facilmente terei ideias concretas de passos que
poderão me levar até lá. É como a trajetória de um míssil: vai em linha reta
e só funciona quando se tem em mente o alvo/resultado. Uma boa dica é
usar verbos no infinitivo para qualificar os resultados esperados.

Aqui, o foco são os resultados esperados e não os marcos intermediários

ou as atividades, pois os marcos intermediários e as atividades podem
mudar (estes serão definidos no planejamento, que é o hábito 4). Pensar
em termos de resultados – e não de atividades – é mais demorado no início,
mas com o tempo se revela mais eficiente. Quando nos acostumamos
a pensar nos resultados com frequência, começamos a pautar nossas
ações cotidianas de um modo mais automático. O processamento das
ações (hábito 5) passará por esse filtro e saberemos priorizar com mais
eficiência. Por isso, o objetivo tem que ser o mais claro e específico
possível. Quanto mais genérico, mais confuso e menos eficaz.

Esta é a hora de refletirmos sobre os nossos horizontes:

•• propósito e princípios;
•• visão;
•• metas e objetivos;
•• áreas da vida;
•• projetos em cada área.

E é hora de verbalizar isso e, idealmente, de colocar essas ideias no papel.

Percebam que o que fazemos aqui é uma continuidade natural do

processo de introspecção. A projeção pessoal é um tipo de extrospecção
a partir do núcleo desvelado na introspecção.

Na projeção pessoal, traçamos um quadro de referências onde, depois,

os projetos e ações mais concretos vão se encaixar. Integrado nesse
organograma minimalista e impressionista, o plano mais concreto de
projetos e ações (hábito 4) ganha um respeito e uma imponência que, de
outro modo, dificilmente teria.

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HÁBITO 3: CAPTURA
Quando surge a lembrança de algo que precisa ser feito ou uma ideia
para aquele trecho difícil de um projeto em andamento, o que você faz?
Se a resposta foi qualquer coisa que não envolva ou a ação imediata ou o
ato de registrar, está errada.

A ação imediata pode ser um tiro no pé. Por exemplo, se estou

escrevendo um texto e me lembro de que ainda não anotei na agenda
um compromisso, posso me sentir tentada a abrir a agenda para anotar
o compromisso, em vez de anotar numa folha de papel para registrar
depois. Mas, no ato mesmo de pegar o celular para registrar na agenda
o compromisso, já abro por ato involuntário uma rede social, clico em
uma notificação e pronto: fui enredada em uma sequência de ações não
planejadas e cronofágicas.

Nunca, jamais deixe que um pensamento aleatório tire o foco do

que você está fazendo. Com a exceção dos casos em que executar a
ideia é pertinente ao contexto, o registro ou captura é o ato mais prudente:
trata-se do reconhecimento de que o elemento lembrado faz parte da
sua vida e precisa ser processado por você, de algum modo, na primeira
oportunidade. Mas não agora.

Capture o que lhe chega pelos sentidos e pela intuição em um caderninho,

e o resto você vê depois, como puder. (Chegaremos lá.)

Capturar é um verbo forte que denota uma ação certeira. Aqui, o timing é
mais importante do que a forma. Se lhe ocorreu do nada e pareceu urgente
ou importante, é capturar na hora ou perder a ideia. É, também, capturar a
ideia ou ser capturado por ela.

O que torna o hábito da captura tão imprescindível é seu poder de afastar

as distrações e reabrir o espaço mental para focar na ação presente.

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HÁBITO 4: PLANEJAMENTO
O cruzamento impressionista entre essência e circunstância foi
vislumbrado na projeção pessoal, mas é no planejamento que esse
cruzamento se encaminha para uma solução prática de compromisso,
sem a qual é grande o risco de ficarmos presos no plano das ideias. O
planejamento é a concretização possível do cruzamento entre essência e
circunstância no plano mais estratégico e prático, encaminhado à ação. É
uma extensão da projeção; é, por assim dizer, sua derivação pragmática.

No planejamento, vamos proceder à listagem dos projetos e tarefas.

Vamos nos propor a realizar coisas e delinearemos uma estratégia para
isso. É aqui que o sistema de organização pessoal propriamente começa
a se delinear.

Fazemos uma lista de projetos. E, para cada projeto, listamos as próximas

ações. Definimos, também, uma forma de rastrear nosso progresso, e
tomamos decisões importantes sobre o emprego de nosso tempo. As
formas possíveis de fazer isso são muitas, o objetivo é um só: manter
a consistência no campo de batalha. (Excelente para os sanguíneos,
portanto.)

Pois seremos, sim, atrapalhados. E, quando o formos, já temos uma arma

contra a distração: a captura, que nos permitirá manter o foco no que
quer que estejamos fazendo. A outra arma contra a dispersão é ter um
plano, que é o que estamos delineando aqui.

Às vezes, uma perturbação será providencial para mostrar que o seu

planejamento estratégico caducou e precisa ser revisto ou reescrito, o
que requer humildade. Veremos isso no hábito 6 (revisão).

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HÁBITO 5: PROCESSAMENTO
O processamento é a integração de elementos da circunstância no plano
de ação. É o processamento das coisas da vida à luz do sistema.

Não podemos nos iludir. E-mail, aplicativos de notas, papéis… Na vida,

temos muitas caixas de entrada. Até a bagunça física. Os brinquedos das
crianças! Os livros sobre a mesa! Até a pia suja é uma caixa de entrada.
Não se iluda. Não tente ser exaustivo. É impossível. Foque no que é mais
importante, uma coisa de cada vez.

O processamento será feito de modo muito mais eficaz se você tiver feito
a sua lição de casa nos hábitos 2 e 4.

Dito isso, haverá um momento em que processar cada coisa individualmente

se fará necessário. Aquela pilha de papéis em cima da sua mesa, as notas
garranchadas e desordenadas que você tomou naquele caderninho, as
mensagens estreladas de WhatsApp, que seja.

O processamento é uma captura informada. Cada coisa vai para sua cesta.

Como fazer?

(Agora entramos numa parte procedimental e talvez meio maçante deste

texto, onde delineamos o fluxograma do processamento. O leitor pode
pulá-la se preferir.)

Você pega cada item da sua caixa de entrada (que pode ser o caderno ou
qualquer uma daquelas mil que eu mencionei acima, se quiser ficar louco)
e se pergunta:

Isto demanda algum tipo de ação?

Se a resposta for NÃO, você tem algumas opções:

A. Jogar fora o que não tem mais valor nem utilidade.

B. Arquivar como referência, isto é, guardar em um gerenciador de

notas ou em uma pasta física específica para aquele assunto. Dependendo
do caso, a “coisa” pode se tornar um item em uma lista dentro do seu

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sistema (hospedada no gerenciador de notas ou no gerenciador de tarefas).

Exemplo: Bibliografia sobre arquitetura medieval. O item não demanda ação
imediata. Você o arquiva em um local que faça sentido, como referência.

C. Incubar para avaliar posteriormente. Isso é o que você faz com

projetos, sonhos, ideias e tudo o que não pode ser realizado agora, mas
que você gostaria de manter em mente para o futuro. Neste caso, você
pode usar duas estratégias para alocar esses itens:

C1. Inseri-los em uma lista chamada “talvez um dia”; ou

C2. Acrescentar um “gatilho” no seu calendário ou gerenciador de tarefas

para uma data futura.

Se a resposta for SIM, isso demanda uma ação; precisamos saber definir
se está inserido em um projeto e qual a próxima ação. Para isso, algumas
orientações:

Use a regra dos 2 minutos: se a ação pode ser realizada em 2 minutos ou

menos, faça na mesma hora. (Kudos para David Allen, criador do método
GTD, de onde vêm algumas das ideias desta série.)

A. Se a ação puder ser delegada (às vezes a empregada ou o chefe são a

pessoa mais apropriada para executar), delegue e coloque em uma lista
de espera, para fazer o acompanhamento da execução.

B. Planeje para fazer no momento ou contexto mais apropriado. Existe

um momento ou local específico para realizar essa tarefa?

B1. Caso a resposta seja sim, adicione ao calendário ou insira um gatilho

no gerenciador de tarefas.

B2. Se for não, entrará em uma lista de próximas ações que pode estar
organizada por contexto (lugares, ferramentas, pessoas), ou entrará
direto em uma lista de projeto, desde que a próxima ação desse projeto
já esteja definida.

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A qualquer momento desse processo, podemos descobrir que esse item

faz parte de um projeto maior. Refletir: Essa ação em si conclui o que é
necessário fazer ou preciso fazer mais alguma coisa?

O fluxograma acima não pretende deixar o leitor louco, embora possa

parecer. É óbvio que vamos processar as coisas seletivamente.
Seremos intencionais na seleção daquilo que merece ser processado, e
mais intencionais ainda na seleção do que merece uma consideração mais
cautelosa no processamento.

A organização não vai acontecer se você tiver uma mentalidade acumuladora.

A seletividade é essencial. Aprender isso envolve um certo feeling e muita
segurança de si. E é isso — como priorizar — que método de organização
nenhum vai lhe ensinar... Porque isso depende – adivinha – do sentido da
SUA (irredutivelmente sua) vida!

Por isso, antes de processar, planeje; antes de planejar, projete; e antes

de projetar, medite! Se a ordem exterior existir apenas para mascarar a
ausência de ordem interior, ela terá cumprido a função de cobrir sua vida
de mentiras. Tenho certeza de que não é isso o que você quer!

Para usar uma metáfora de limpeza e outra de conto de fadas, o

processamento do que é importante elimina o acúmulo de sujeira embaixo
do tapete ou, se preferir, diminui o tamanho do dragão atrás da porta. É
um saneamento básico necessário em qualquer sistema de organização,
ainda que os objetos processados e as formas de processá-los possam
variar infinitamente.

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HÁBITO 6: REVISÃO
Nenhum sistema de organização resiste sozinho à realidade: você precisa
ajudar, e esse é exatamente o trabalho da revisão, seja ela diária, semanal,
mensal ou sem periodicidade fixa.

Não é preciso prescrever uma periodicidade e nem uma forma de fazer a

revisão do sistema. Basta dizer que, sem o hábito da revisão, ele ruirá. Isso
porque o seu sistema de organização não é uma entidade autônoma mas,
como já vimos, um reflexo prático da integração dinâmica entre a sua essência
e a sua circunstância. Portanto, faça a manutenção antes que a catástrofe
aconteça. E, se já aconteceu, junte os pedaços e reconstrua seu edifício.

Leia suas notas, suas listas, repasse seus projetos e as listas de próximas
ações.

Revisão não é processamento, embora possa parecer. Processar é

repassar os itens soltos a partir de um critério, qual seja, o critério do
sistema. Se você ainda tem esse critério, é hora de processar (hábito 5);
se já perdeu esse critério, é porque chegou a hora de revisar o sistema.

Ao revisar o sistema, você revisa também os critérios. Revisa tudo. Por isso
mesmo, a revisão não é algo que possa ser encarado mecanicamente.
(Vale dizer que de todos esses hábitos, o único mais ou menos mecânico
é o da captura.)

Uma boa revisão levará naturalmente a um novo esforço projetivo (hábito

2), onde você se indagará sobre quais seus verdadeiros projetos, e essa
reflexão o levará naturalmente à introspecção (hábito 1), onde você se
questionará sobre suas verdadeiras motivações. Integrar motivações,
projetos, tarefas e execução é o objetivo do seu sistema de organização.

Revise sempre. Mas não se demore. O sistema pessoal nunca será perfeito.
Se você tem a pretensão de fazer desse sistema algo estático, desista logo
de uma vez.

Apenas faça o possível, hoje, para que as suas escolhas tenham um

bocadinho mais de sentido – e, com elas, a sua vida, que de escolhas é feita.

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HÁBITO 7: EXECUÇÃO
E o que fazemos quando decidimos agir?

Agimos.

Este é o famoso hábito de colocar a mão na massa.

NUNCA o subestime.

Nunca subestime a importância de dar um passo concreto na direção do

que foi decidido.

O hábito de colocar a mão na massa é especialmente importante para

aqueles entre nós (eu inclusa) cuja tendência é superestimar a organização
a ponto de subestimar a ação de realizar o que foi planejado.

Nunca é demais lembrar que não precisamos ter tudo organizado e

perfeitinho para começar a agir. Pelo contrário: se esperarmos a situação
ideal, não agiremos jamais. (Melancólicos, acordem!)

É o hábito de trabalhar, partir para a ação, priorizando o que é importante

e usando sabiamente o tempo.

É nesse momento que somos favorecidos pela organização. Quando

nos organizamos bem, a hora H do engajamento ganha um sabor mais
intenso. E aí nos sentimos vivos porque, de fato, estamos.

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CONCLUSÃO
No passado, acreditei (ou melhor, tentei acreditar que acreditava) que
meu sistema de organização pessoal poderia fazer uma ponte perfeita
entre minha circunstância e meu núcleo pessoal. Hoje percebo que
acreditar na perfeição e na estabilidade desse elo é o que afasta tantas
pessoas de viver na realidade – e também de manter qualquer sistema
de organização.

Aprendi que ajustar as expectativas em relação ao sistema adotado é

fundamental; organização pessoal é a integração possível entre essência
e circunstância. Uma certa dose de caos é necessária, não só porque é
mesmo impossível integrar tudo em um sistema, mas sobretudo porque a
própria atividade criativa reside na exaltação do que a neurose ordenadora
quer varrer para baixo do tapete: o desconhecido. É ali que preciso buscar
a verdade e o sentido da minha vida. É necessário articular o conhecido
para abrir espaço para o desconhecido, e a função da organização sempre
foi esta: a de estabilizar o estabelecido para possibilitar a desorganização
em uma nova esfera. É a limitação aí descoberta que impulsiona o
crescimento humano.

E é o medo de viver dentro da tensão da existência que nos impede de

enxergar com clareza que a circunstância em que Deus nos colocou - aqui
e agora - é exatamente o onde e o quando devemos atuar.

Dos sete hábitos vistos, dois são de reflexão e cinco são de organização.

Os dois primeiros - introspecção e projeção - são os que nos salvam

do permanente perigo da neurose existencial. Eles nos redimem da
pretensão de engessar nossa narrativa e construir nossa vida sobre
premissas falsas. A simples tentativa de estabilizar a integração entre
essência e circunstância é suficiente para lançar as bases de uma neurose
(uma mentira que passamos a tomar por fato, erigindo sobre o suposto
fato nossas decisões). Não existe sanidade mental sem volta periódica à
realidade. E, sem sanidade, valeria a pena ser organizado? (A pergunta é
retórica; você já sabe a resposta.)
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Os outros cinco hábitos, inspirados em métodos consagrados de

organização pessoal, só serão úteis na medida em que ancorados na
base lançada pelos dois primeiros.

Quando falarmos em hábitos fundamentais de organização pessoal, não

nos esqueçamos nunca de que é esta, e somente esta, a finalidade de
qualquer organização pessoal que se preze, qual seja, atualizar o sistema
de modo constante para que englobe com o maior grau possível de
automatismo e desdramatização tudo o que é necessário, porém
acessório, e possibilite, assim, a abertura de um espaço para
realizarmos na prática o que realmente importa: nossa vocação.

Não quero com isso necessariamente dizer que enquanto o pequeno

(obrigações cotidianas) não estiver perfeito não podemos pensar no grande
(projetos maiores ligados à vocação pessoal). Existe, sim, muita sabedoria
na constatação petersoniana de que, enquanto não arrumamos nosso
quarto, não podemos querer mudar o mundo. O pequeno é sem dúvida por
onde devemos começar para construir uma personalidade sólida. Porém,
a graça da vida é carregar, à medida que avançamos, um fardo que, cada
vez maior do ponto de vista objetivo, nos pareça sempre igual do ponto de
vista subjetivo, isto é, sempre no limite entre o que podemos carregar e o
que já não suportamos.

Cada um de nós é, com Deus, o único responsável pelas trajetórias que

decidiu assumir. Uma vida vivida sem esses riscos calculadamente corridos
mal pode receber o epíteto de humana.

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 INÊS DE CARVALHO
organização pessoal com propósito e sem frescuras