Ufcd 0626 - Template Manual Form CMCD

UFCD 0626 – POSTO DE
TRABALHO – ORGANIZAÇÃO E
GESTÃO
MANUAL DE
FORMAÇÃO
INDICE
Parte 1 - Introdução.............................................................................................................3
Enquadramento do curso.........................................................................................................4
Objetivos Pedagógicos..............................................................................................................5
Objetivos Gerais.....................................................................................................................5
Objetivos Específicos..............................................................................................................5
Estrutura Programática...........................................................................................................6
Parte 2 – Desenvolvimento.................................................................................................7
1. Organização e Gestão do Posto de Trabalho..................................................................8
1.1. Posto de Trabalho........................................................................................................8
1.2. Noções de Ergonomia...............................................................................................10
1.3. Equipamentos de Escritório......................................................................................37
1.4. Materiais e Utensílios do escritório e sua manutenção...........................................38
Parte 3 - Conclusão...........................................................................................................45
Conclusão.................................................................................................................................46
Bibliografia..............................................................................................................................47
Nota..........................................................................................................................................48
 0 62 6 – O rg a n i z a ç ã o E G e s t ã o d o P os t o d e Tr a b a l ho Pág. 2 de 42
| Ma n ua l d e F o r ma ç ã o
PARTE 1
Introdução
Parte 1 - Introdução
Enquadramento do curso
Face às exigências do mercado, em que cada vez mais é exigido aos profissionais administrativos,
competências profissionais para desenvolverem da melhor forma as suas funções, torna-se pertinente
desenvolver formações com áreas de interesse, para esses mesmos profissionais ou potenciais
profissionais da área. E a organização do posto de trabalho é um deles. O curso de Organização do
Posto de Trabalho, é uma formação modular composta por UFCD integradas em percursos de nível 2
(de acordo com a nova classificação) de formação. A designação da UFCD em causa é 0626 - Posto de
trabalho - organização e gestão, destina-se desempregados, com idade igual ou superior a 18 anos.
Tem duração de 25 horas distribuídas pelas componentes de formação: 15 teóricas, 10 prática
simulada. É uma formação que abordará conceitos como Posto de Trabalho, Ergonomia e
Equipamentos de trabalho e sua respetiva utilização.
Objetivos Pedagógicos
Objetivos Gerais
O curso de Organização do Posto de Trabalho tem como objetivos gerais dotar os formandos de
conhecimentos e aptidões necessárias ao exercício de uma profissão na área administrativa, no sentido
de perceberem as técnicas de organização e gestão do posto de trabalho
Objetivos Específicos
Em termos de competências específicas a adquirir, pretende-se que no final do curso os formandos

sejam capazes de:
 Compreender a importância da Ergonomia na saúde e bem-estar do trabalhador e consequente
produtividade.
 Reconhecer a importância da localização e instalação do escritório na criação de boas
condições de trabalho.
 Relacionar a funcionalidade do escritório com os fatores ambientais e a gestão dos espaços de
trabalho.
 Identificar o equipamento, materiais e utensílios de escritório
Estrutura Programática
A estrutura programática do curso de formação foi desenvolvida tendo por base as características do
público-alvo, as suas necessidades de formação e os objetivos pedagógicos que se pretendem alcançar
com a intervenção formativa. Os conteúdos programáticos a desenvolver visam, globalmente, o
reforço do nível de conhecimentos e aptidões dos formandos, de forma a potenciar a melhoria do seu
desempenho profissional.
No âmbito do curso de formação, será prosseguido o seguinte plano de estudos:

 Organização e gestão do posto de trabalho;
 Organização do posto de trabalho;
 Noções de ergonomia;
 Equipamento de escritório;
 Materiais e utensílios do escritório e sua manutenção.
PARTE 2
Desenvolvimento
Parte 2 – Desenvolvimento
1. Organização e Gestão do Posto de Trabalho
1.1. Posto de Trabalho
Entende-se por local de trabalho todo o local destinado à implantação de postos de trabalho
e por posto de trabalho, o espaço que o trabalhador ocupa quando desempenha uma tarefa.
O posto de trabalho é a unidade elementar de um processo produtivo, da sequência de trabalho ou da

própria organização, pois, regra geral, corresponde a cada indivíduo e à respetiva tarefa.
É constituído pelo Homem e pelos instrumentos e meios auxiliares indispensáveis à realização da

tarefa.
A organização do espaço do posto de trabalho é de grande importância para se obter produtividade, ou

seja, para se produzir mais, com menos esforço, tempo e custo, sem perda da qualidade.
É importante que um posto de trabalho esteja bem desenhado, para o que deverá obedecer a regras
decorrentes da aplicação dos princípios da fisiologia e da biomecânica, criando condições para a
definição de esforços aceitáveis, pois evitará as doenças relacionadas com condições laborais
deficientes, designadamente, a fadiga excessiva ou desgastante do organismo, para além de assegurar
maior produtividade do trabalho.
De acordo com Freitas (2003), “o posto de trabalho deve ser desenhado tendo em conta o trabalho e a
tarefa que vai realizar, a fim de que esta seja executada de modo confortável e eficiente”.
Para tanto, há que considerar quer os movimentos exigidos pelo trabalho como, as posturas e o esforço
intelectual. Se o posto de trabalho for adequadamente desenhado, o trabalhador poderá manter uma
postura de trabalho correta e cómoda, sendo certo que se assim não for, poderão decorrer várias
consequências para a saúde.
1.2. Noções de Ergonomia
A necessidade de rentabilizar o trabalho levou ao estudo das condições em que este é

realizado e da forma como o homem a ele se adapta, dando origem ao conceito de ergonomia.
A Ergonomia é assim a ciência da adaptação das máquinas, equipamentos e ambiente dos

locais de trabalho à fisiologia e à psicologia do homem. Inicialmente dirigida à produção
fabril, alargou-se depois a todos os setores, incluindo o escritório.
1.2.1. Estudo do trabalho

Cada tipo de trabalho tem as suas próprias exigências, originando por vezes graves
perturbações físicas e/ou psíquicas, ocasionadas não só pelas condições ambientais (ruídos,
emanações, áreas de trabalho exíguas ou inadequadas, etc.) - doenças profissionais e outros
distúrbios, sobretudo o stress decorrente da fadiga nervosa.
É assim necessário fazer um estudo aprofundado das condições em que um trabalho se realiza,
para procurar minimizar os problemas específicos que acarreta, no sentido de conseguir
ajustar a tarefa com o trabalhador.
1.2.2. Organização científica do trabalho

Qualquer organização procura aumentar a sua produtividade, ou seja, a relação entre o que
produz e os recursos que utiliza. Há assim que estabelecer uma procura científica das
condições de trabalho ideais, que resultam do melhor aproveitamento das capacidades físicas
e mentais do homem, conjuntamente com a criação de condições favoráveis à produção, e a
adaptação dos meios de trabalho às capacidades manifestadas.
Quais os principais aspetos a ter em conta?

Os estudos ergonómicos são complexos e interrelacionam várias ciências (anatomia,
fisiologia, psicologia, biomecânica, etc.) e exigem a colaboração conjunta de especialistas.
Podemos, contudo, dizer que os aspetos principais a ter em conta são os seguintes:
 Adaptação dos locais de trabalho ao trabalho que neles se vai executar;
 A criação de condições favoráveis para cada trabalhador se sinta bem física e
psicologicamente e possa atingir o seu máximo de produtividade;
 A prevenção de acidentes de trabalho e de problemas de saúde;
 A organização de métodos e a racionalização do trabalho.
Que resultados se podem conseguir?
 A diminuição da fadiga e tensão psicológica,
 A redução de riscos e de doenças profissionais
 O aumento da produtividade
 O estímulo da criatividade,
 A realização profissional.
1.2.3. Inter-relação homem/local de trabalho/ambiente/máquinas e sistema laboral

Há assim uma relação estreita e interativa entre o Homem, seu local de trabalho, o
ambiente em que este se desenvolve, as máquinas que utiliza e o sistema laboral em que
está inserido.
Cada um desses fatores condiciona e influencia os outros.
 É necessário escolher a pessoa certa para um determinado trabalho.

 O local deve ser adequado às tarefas a desempenhar.
 As máquinas devem ser as que melhor e com menos desgaste e custos (financeiros e de
esforço humano) permitam realizar o trabalho.
 O ambiente deve ser propício à sua realização e eficiente e eficaz.
 O sistema laboral deve estabelecer estratégias que permitam a racionalização do trabalho
e a obtenção dos objetivos.
A localização e instalação do escritório

O bom funcionamento e máximo aproveitamento dos serviços de escritório dependem em
grande parte da instalação correta do escritório.
Já lá vai o tempo, em que os empresários/ dirigentes das empresas se limitavam a exigir dos
seus funcionários o cumprimento das suas tarefas sem olhar às condições de trabalho, a que
estavam sujeitos.
Atualmente a maioria das empresas estuda cuidadosamente o material da construção e o

equipamento. As pessoas estão mais sensibilizadas para estes problemas, porque concluíram
que a rentabilidade de qualquer ser humano, está intimamente relacionada com o ambiente de
trabalho em que está inserido.
Por outro lado, a medicina tem vindo a preocupar-se com a necessidade de criação de boas
condições de trabalho, em consequência de serem crescentes as situações de stress, de
deficiências auditivas e visuais, bem como situações de doença profissional, em consequência
de um local de trabalho agressivo para os profissionais que nele operam.
Deste modo, a escolha do local, onde irá desenvolver-se a atividade de escritório, deve ser
estudada de forma a proporcionar aos profissionais desta atividade, condições de higiene e
segurança.
Para o efeito é necessário que a implementação do local de trabalho respeite alguns princípios
funcionais, que contribuam para criar boas condições de trabalho, nomeadamente as
relacionadas com a iluminação, a climatização, a cor, os ruídos, o design do equipamento,
a organização dos espaços de trabalho, entre outros.
Estes princípios designaram-se por princípios ergonómicos e resultaram do desenvolvimento

de uma nova ciência – a ERGONOMIA.
Conceito de Ergonomia:
A palavra "Ergonomia" vem de duas palavras Gregas: "ergon" que significa trabalho, e
"nomos" que significa leis. Hoje em dia, a palavra é usada para descrever a ciência de
"conceber uma tarefa que se adapte ao trabalhador, e não forçar o trabalhador a adaptar-se à
tarefa".
Ergonomia – é a ciência cujo objetivo é estudar as características laborais de forma a adequar

o local de trabalho e o equipamento ao trabalhador, gerando mais conforto, segurança,
eficiência e produtividade.
Ergonomia - é a ciência que estuda o Homem no local e em situação de trabalho, com a

finalidade de garantir a sua integridade física e mental e proporcionar-lhe bem-estar.
Conhecida comummente como estudo científico da relação entre o homem e seus ambientes
de trabalho, a ergonomia tem alguns objetivos básicos que são: possibilitar o conforto ao
indivíduo e proporcionar a prevenção de acidentes e do aparecimento de patologias
específicas para determinado tipo de trabalho.
São constantes os estudos feitos a respeito da relação do homem com o ambiente de trabalho,
o conforto ou mesmo horas de descanso. Ambos são de grande importância, mas, poucas
pessoas prestam atenção nestes detalhes. A ergonomia vem justamente estudar estas medidas
de conforto, a fim de produzir um melhor rendimento no trabalho, prevenir acidentes e
proporcionar uma maior satisfação do trabalhador.
Objetivos da Ergonomia:
Numa primeira análise os objetivos da ergonomia são:
 Criar ao Homem boas condições de trabalho.
 Proporcionar à empresa maior rentabilidade no trabalho produzido pelo Homem
Só criadas boas condições de trabalho é que se torna possível proporcionar à empresa maior
rentabilidade no trabalho produzido pelo homem.
Para além dos objetivos mencionados a Ergonomia também permite:
 Diminuir o stress
 Diminuir o número de acidentes de trabalho;
 Diminuir a incidência de doenças profissionais.
 Aumentar a eficácia do trabalho;
 Prevenir a fadiga;
 Proporcionar maior satisfação do trabalhador
 Obter maior eficácia das máquinas e instalações
Legislação: Decreto-Lei nº 243/86 de 20 de Agosto
A aplicação de alguns princípios da Ergonomia permite uma organização do posto de trabalho

mais racional e mais de acordo com as necessidades dos trabalhadores no sentido de se
conseguirem melhores níveis de desempenho por parte destes e consequentemente uma
melhor rentabilização dos investimentos em máquinas e equipamentos.
Fatores Ambientais
Dos fatores que mais afetam o desempenho do trabalho pelos profissionais são de
destacar os fatores ambientais, aqueles que se relacionam diretamente com o
funcionamento das instalações.
Na instalação de um escritório, devemos atender a um conjunto de fatores que influem no
rendimento do trabalho do homem.
Entre eles são de destacar os fatores ambientais:

 a iluminação,
 a cor,
 o arejamento
 a temperatura,
 e os ruídos
que influenciam de uma forma decisiva a produtividade do Homem, bem como a sua própria
saúde física e mental.
Vamos então analisar esses fatores:
 A ILUMINAÇÃO
Uma boa iluminação é aquela que permite a realização do trabalho com o mínimo esforço.
Uma iluminação insuficiente exige um maior esforço do trabalhador, provocando problemas
de visão, cansaço, dores de cabeça e desconforto, contração dos músculos faciais e postura
incorreta. O trabalhador vê afetada a sua capacidade de trabalho e a sua integridade física.
Uma boa iluminação será, então, aquela que permite a realização do trabalho com o mínimo
de esforço físico.
A luz natural é a mais aconselhada e na sua impossibilidade ou insuficiência deve recorrer-se
a luz artificial fluorescente por se menos agressiva e, simultaneamente mais barata e mais
intensa.
Para uma boa utilização da luz natural, o local deve ter janelas cuja superfície seja um sexto
da área do solo.
Alguns aspetos a considerar relativamente à posição ou incidência da fonte de luz:
 A fonte de luz não deve incidir diretamente
nos olhos do trabalhador, antes deve incidir no
trabalho a executar.
 A fonte luminosa deve situar-se à esquerda do
operador para os indivíduos destros e à sua
direita para os esquerdinos, de forma a que o
braço do operador não se interponha entre a
fonte luminosa e o trabalho a executar.
 Devem evitar-se possíveis fontes de
deslumbramento ou encandeamento.
 A COR
Estudos recentes vêm provar que a cor tem influência na
luminosidade dos espaços e no estado de espírito dos
indivíduos. À cor mal escolhida atribui-se irritabilidade e
fadiga.
Deste modo, verificou-se que as cores claras são as mais aconselhadas porque aumentam a
luminosidade do espaço, criam a sensação de maior espaço e também tornam o ambiente mais
relaxante favorecendo a concentração intelectual.
Os escritórios necessitam de luz, espaço e ambiente relaxante, pelo que devem ter paredes e
tetos com cores claras.
Todo o restante material necessário para equipar e ornamentar o escritório deve contrastar
com o fundo (para evitar a sensação de monotonia e de rotina).
É importante que o local de trabalho seja equipado com material que contraste com a cor do
meio ambiente e seja alegrado com “notas de cor” por ex. uma pintura na parede ou uma jarra
de flores, etc.
A cor favorece o ambiente

É importante criar um ambiente harmonioso e tonificante, uma vez que influi no conforto
afetivo, daí que:
 Para grandes superfícies – cores deslavadas e quentes
 Para pequenas superfícies – cores vivas e frescas
 Para trabalhos intelectuais – cores calmas
Efeitos psicológicos da cor:

 Repousantes – Verde (ação equilibrante), Azul (ação calmante), Violeta (facilita o
sono).
 Excitantes – Encarnado (excita o sistema nervoso), Laranja (aumenta a vitalidade),
Amarelo (aumenta a criatividade cerebral)
 O AREJAMENTO
O ambiente onde se trabalha deve estar isento de poeiras, odores, fumos, etc. Um bom
ambiente de trabalho exige que nos sintamos confortáveis. Para essa sensação de bem-estar
contribui uma temperatura adequada e um eficaz processo de circulação e renovação do ar. É
conveniente existir um arejamento natural e suficiente para que haja sempre ar puro. Devem
existir janelas em número adequado para se obter um bom arejamento.
No entanto, nem sempre é possível que o arejamento natural seja suficiente, tornando-se
necessário recorrer ao ar condicionado.
A renovação do ar deve ser feita com tanta maior frequência quanto menor for o local de
trabalho e atendendo sempre à temperatura e à humidade que é necessário manter.
 A TEMPERATURA
A temperatura é um dos fatores que mais influi no rendimento do trabalho do homem. Ao
calor e ao frio em excesso atribui-se uma influência negativa na produtividade. De uma
maneira geral, podemos considerar que a temperatura ótima para o nosso local de trabalho
deve oscilar entre os 18º e os 22º C.
Com o objetivo de se obter, em qualquer época do ano, condições climáticas favoráveis,

recorre-se a aparelhos como, por exemplo, aparelhos de ar condicionado, aquecedores,
ventoinhas, etc.
A produtividade intelectual é seriamente afetada pela inexistência de condições climáticas

favoráveis.
 Não devemos esquecer que a temperatura ideal deve atender à natureza do trabalho:
Trabalho sedentário – 19ºC a 21º C
 Trabalho ligeiro de pé – 18º C
 Trabalho pesado de pé – 15ºC a 17º
As temperaturas perfeitas para as pessoas com mais de 40 anos, são 1º C mais elevadas, que
as atividades referenciadas.
 O RUÍDO
Ruído é o som que incomoda.
Aos ruídos está associado o “stress”.
Os danos provocados pelo ruído são variados, desde o risco de perda de audição, aumento da
fadiga, doenças do sistema nervoso, diminuição da capacidade de concentração até à
diminuição do rendimento de trabalho.
Assim, aconselha-se a filtrar do escritório todos os barulhos existentes no seu interior,

resultantes, nomeadamente, da normal utilização do equipamento e também os provenientes
do exterior. Daí a razão de não ser favorável a localização do escritório junto da parte fabril
das empresas ou junto a ruas muito movimentadas. Por vezes é necessário recorrer a
substâncias isoladoras, capazes de amortecer o ruído, como a corticite, esferovite, fibra de
vidro, …
Os ruídos provenientes do exterior são sintoma de que na escolha do local para o escritório
não foram observadas as condições aconselháveis, pelo que,
agora, apenas resta o recurso a substâncias isoladoras para
minimizar os seus efeitos.
Quanto aos ruídos interiores, podemos minimizá-los

substituindo o equipamento por outro mais silencioso, isolar
os gabinetes de receção, alcatifar salas, colocar suportes de borracha nas cadeiras e nos
móveis.
A GESTÃO DOS ESPAÇOS E DOS EQUIPAMENTOS

“A correta instalação do escritório e consequente criação de boas condições de trabalho,
depende não só da correta harmonização dos fatores ambientais, mas também da escolha do
equipamento e sua distribuição.”
Os escritórios não podem funcionar só com pessoas. As pessoas para poderem desempenhar
convenientemente as tarefas que lhe são distribuídas necessitam de possuir o equipamento
(mobiliário, máquinas e utensílios) adequado ao exercício dessas tarefas e que lhes
proporcione o conforto necessário, de modo a produzirem trabalho rentável, com o mínimo de
saturação possível.
Todos os equipamentos que compõem um posto de trabalho devem estar adequados às

características psicofisiológicas dos trabalhadores e à natureza do trabalho a ser executado.
O EQUIPAMENTO
O equipamento é constituído pelo:
1. Mobiliário
2. Máquinas e utensílios
de que o local de trabalho dispõe, de forma a tornar possível a realização da atividade

produtiva.
A escolha do equipamento deve obedecer a condições de Ergonomia. Assim, a seleção do
equipamento deve contribuir para maximizar o rendimento, com o mínimo dispêndio de
recursos.
1. MÁQUINAS E UTENSÍLIOS
A escolha da maquinaria e utensílios deverá atender:
 - Às funções que irão desempenhar;
 - Às qualificações profissionais dos utilizadores;
 - Aos ruídos que provocam.
Habitualmente a aquisição de novos equipamentos exige que a empresa proceda a ações de
formação profissional, de forma a dotar os seus operadores das competências necessárias à
sua utilização.
“A máquina passou a exigir do Homem maior qualificação profissional”.
2. O MOBILIÁRIO
A escolha do mobiliário deve ter em atenção diversos fatores:
 a função que irá desempenhar;
 o espaço disponível para o receber e o número de trabalhadores
 o conforto (indispensável ao seu bem-estar),
 o aspeto estético (devem ser modernos e atraentes, a cor deve respeitar o fundo em que se
integra).
 o tipo de material (duradouro e de metal de preferência, apesar de serem mais “frios”
protegem os documentos do fogo).
 A mesa e a cadeira do profissional de secretariado

No que respeita ao profissional de secretariado e considerando a importância de que se
revestem, para ele, a sua mesa e cadeira, a escolha destas peças deve atender às suas
características pessoais (estatura).
A Mesa
 A mesa deverá apresentar uma superfície adequada às atividades a desempenhar pelo
profissional;
 As mesas deverão ter dimensões que permitam que um homem ou mulher
independentemente da sua estatura, possam trabalhar à vontade e possam alcançar e atingir
qualquer ponto da secretária (sem esforço);
 O tampo deve estar a uma altura do solo de cerca de 78 cm.
 A gaveta central não deverá ter a profundidade do tampo pois, nesse caso, a sua utilização
exige que o profissional se afaste da mesa sempre que precisar de a utilizar. Uma
profundidade de 20 cm parece ser a adequada.
Dimensões da secretária
As dimensões da secretária e dos planos complementares (mesas e secretárias auxiliares)
devem ser estudadas de forma a permitir:
 A colocação dos utensílios e equipamentos de mais frequente utilização sem prejudicar a
área de escrita e consulta de documentos.
 O acesso a qualquer ponto da mesa por parte do utilizador.
Dimensões aconselháveis de uma mesa de trabalho

Máxima: Largura 75 cm x Comprimento 196 cm x Altura 80
cm
Estas dimensões permitem que um profissional de pequena
estatura alcance sem esforço um documento A4 em qualquer
parte da secretária.
Mínima: Largura 60 cm x Comprimento 75 cm x Altura 60

cm
Estas dimensões permitem que um profissional de grande estatura trabalhe à vontade sobre
um documento de formato A4.
A cadeira
(deve oferecer ao corpo numerosos pontos de apoio)
Para que a cadeira do profissional de secretariado possa dar ao corpo todos os pontos de apoio
necessários, deve apresentar determinadas características, sob pena de conduzir a posturas
corporais incorrectas, com as consequentes sequelas nos indivíduos.
Deste modo, para permitir uma posição natural do corpo, é desejável que a cadeira possua:
 Um encosto regulável, adequado a um correto posicionamento da coluna vertebral;
 Um assento regulável (altura), a fim de nos podermos sentar de forma a que os
nossos cotovelos fiquem ligeiramente acima do tampo da mesa;
 Um assento, cuja forma, contribua para uma distribuição do nosso peso por toda a
superfície.
Apoio para os pés

Este dispositivo é muito útil para quem não apoia bem os pés no chão.
Deve ser estável para dar aos pés apoio sólido e evitar escorregamentos;
Deve ter a altura regulada de acordo com o nível da cadeira.
 Gestos e posturas
o mobiliário tem de estar adaptado ao
trabalhador e à tarefa que desenvolve no
âmbito da sua atividade profissional (seja
de pé, seja sentado).
https://www.youtube.com/watch?v=0pyHm0mUM8c
A postura tem de ser cuidada, pois pode provocar:

• fadiga, dores lombares e cãibras;
• problemas permanentes na coluna.
Estes problemas podem ser evitados com:

• assentos mais adequados a cada tipo de função;
• dimensões do assento adequadas ao utilizador, permitindo variações de postura;
• assento e mesa, num conjunto integrado.
No trabalho de pé o trabalhador deve (se possível):

• sentar-se durante as interrupções de trabalho;
• nos maiores intervalos, colocar as pernas numa posição elevada;
• executar o trabalho sentado sempre que possível.
A DISTRIBUIÇÃO DO EQUIPAMENTO E A GESTÃO DOS ESPAÇOS
Da mesma forma que nos devemos preocupar com os fatores ambientais, também é bastante
importante não esquecermos a correta instalação dos serviços, nomeadamente, no que
concerne à disposição do equipamento: mobiliário e ferramentas de trabalho/utensílios.
Assim para que haja boas condições de trabalho e se obtenha o melhor rendimento possível, é
fundamental gerir adequadamente os espaços:
Assim, é indispensável que cada indivíduo tenha o seu próprio espaço e que esse espaço seja
só por si utilizado e ainda que a sua deslocação nas instalações seja fácil e não colida com o
espaço próprio dos outros colegas.
A independência nos espaços de trabalho é um princípio a considerar na instalação dos

escritórios.
A inexistência de uma boa gestão do espaço poderá sobrelotar o escritório, seja em mobiliário
e restante equipamento, seja em indivíduos e respetivos postos de trabalho. Esta situação
poderá contribuir para um certo atropelo de uns pelos outros, dificultando as deslocações e o
acesso ao material, e para multiplicar o ruído e outras situações que contribuem para
sensações de desconforto e para que o trabalho se torne menos produtivo.
Por vezes não é só a quantidade de mobiliário que cria situações negativas (atropelo, sufoco,
dificuldade de deslocação), mas sim a forma como esse mobiliário é distribuído pelo espaço.
Considera-se ideal a disposição em que os móveis não impedem os seus utentes de:
- Possuírem o seu próprio espaço de trabalho;
- Facilmente terem acesso a todo e qualquer material;
- Desenvolverem o seu trabalho sem atropelos e “sufoco”, apesar de se encontrarem
abertas gavetas ou armários;
- E ainda que lhes facilite ou reduza os movimentos ou deslocações que sejam obrigados a
efetuar.
Os aquecedores, ventoinhas e outros utensílios devem ser dispostos de modo a não
estorvarem nem dificultarem os trabalhos no interior das instalações.
Gerir os espaços, tendo em vista a rentabilidade, é

 conhecer bem as instalações; (no sentido de podermos escolher locais de acordo com
os nossos objetivos)
 conhecer as necessidades de mobiliário e restante equipamento, atendendo às funções
(tarefas que se irão realizar) e também ao pessoal (a fim de adquirir apenas o
mobiliário e equipamento indispensável);
 distribuir o equipamento respeitando:
. a independência dos espaços de trabalho
. a necessidade de espaços amplos que permitam a livre movimentação e
circulação.
1.3. Equipamentos de Escritório
Os escritórios não podem funcionar só com pessoas. As pessoas para poderem desempenhar
convenientemente as tarefas que lhe são distribuídas necessitam de um espaço próprio com
condições que promovam e estimulem a sua produtividade, para isso devem dispor de
mobiliário e ferramentas de trabalho que facilitem a sua atividade.
 Mobiliário: secretária, cadeiras, estante/armário, mesa de apoio, ficheiros (de armário,

de gavetas, etc.
 Máquinas: computador, impressora, fotocopiadora, máquina de calcular, fax, scanner,

telefone, destruidora de papel, projetor de vídeo, videoconferência, etc.
 Utensílios de uso corrente: furador, agrafador, saca-agrafos, datadores, numeradores,

carimbos, almofada para carimbos, pesa-cartas, cesto para correspondência, molha
dedos, etc.
 Material de escrita e reprografia: pastas/dossiers, sobrescritos, agendas, papel,

réguas, cola, tesoura, agrafos, fita-cola, clips, tinteiros, bloco memorando/mensagens,
etc.
1.4. Materiais e Utensílios do escritório e sua

manutenção
Fotocopiadora – A máquina de fotocopiar é um instrumento que permite a reprodução de
documentos, a preto e branco ou a cores, a partir de um original.
Apesar de existirem inúmeros modelos no mercado, as fotocopiadoras assentam, basicamente,
nos mesmos princípios, apresentando, no entanto, características e funções diversas:
- Cópias a preto e branco ou a cores;
- redução e ampliação das cópias;
- Reprodução frente e verso;
- Alimentação automática e folha a folha;
- Separar conjuntos de cópias e agrafar;
- Vários tamanhos de papel;
- etc.
Quanto aos formatos, temos fotocopiadoras de secretária, de carro móvel e portáteis.

Computador – o computador é uma máquina capaz de receber, tratar, armazenar e fornecer
informações de forma automática, com grande rapidez e precisão. Dispondo de inúmeros
programas operacionais como processador de texto,
folhas de cálculo, base de dados, agendas, correio eletrónico, tonou-se uma ferramenta
indispensável no escritório atual. Um profissional de secretariado, consciente e atualizado,
tem hoje de ter conhecimentos de informática, na ótica do utilizador, dominando programas
indispensáveis como os que mencionámos acima.
Telefax – é uma máquina que permite a transmissão, via

telefónica, de um documento, para qualquer parte do mundo,
em poucos segundo. Através do fax o documento é transmitido
de um aparelho para outro. Tem a vantagem de permitir o
envio, bastante rápido, de textos, fotografias, desenhos, etc.. Embora tenha vindo a ser
substituído, em algumas situações, pelo correio eletrónico, o fax continua a ser muito
utilizado em quase todos os escritórios. Para o escritório, o fax apresenta uma vantagem
acrescida: permite enviar documentos que exijam assinaturas para identificação, como
contratos, documentos de operações bancárias, tornando muito mais fácil a circulação de
documentação oficial.
Scanner – é uma máquina que permite digitalizar textos,

imagens e fotografias.
Projetor de vídeo – é um projetor de imagem num ecrã e

assemelha-se a um retroprojetor.
Videoconferência – Serviço de comunicação que permite a reunião de um grupo de pessoas
situadas em diferentes locais, ligadas entre si através de uma rede de computadores, câmaras
de vídeo e microfones. É uma maneira útil de conduzir uma reunião e poupa em tempo de
viagens e custos.
Destruidora de papel – Permite destruir papel para mais tarde ser

reciclado.
Calculadora – é uma máquina que permite fazer operações aritméticas.

Com elas podem-se efetuar desde as mais elementares operações aritméticas até outros
cálculos de maior complexidade, com eficiência, rapidez e com esforço mental reduzido.
Quanto à forma de registo, as calculadoras podem ser escreventes/Impressoras (apresentam os
registos numa fita de papel); não escreventes/não impressoras (os registos aparecem num
visor luminoso) e mistas (apresentam os registos num visor luminoso e numa fita de papel).
Utensílios de uso corrente
Além de todas estas ferramentas de trabalho que acabámos de estudar, existem, também
diversos utensílios de escritório – furadores, agrafadores, saca-agrafos, datadores,
numeradores, carimbos, pesa-cartas, etc – indispensáveis em qualquer escritório.
Estes utensílios são objetos de uso quotidiano, facilmente manuseados por qualquer pessoa,
uma vez que a sua utilização não é muito exigente.
A breve descrição que vamos fazer pretende dar algumas noções sobre o seu modo de
funcionar e também sobre a sua utilidade.
Furador – Destina-se a permitir, através das perfurações que faz,

o arquivo de folhas e documentos em pastas apropriadas.
Agrafador – Utiliza-se para prender documentos através de

agrafos ou grampos. Os agrafadores utilizam agrafos de medidas
diferentes, que são introduzidos num carregador. Normalmente, os
agrafadores têm dois modos distintos de colocar os agrafos nas
folhas (agrafos fechados ou agrafos com braços abertos)
Saca-agrafos – É um pequeno aparelho que se destina a retirar os

agrafos colocados em folhas quando já não são necessários ou
então quando foram colocados indevidamente. Para se retirar um
agrafo que une um grupo de folhas, colocam-se os ganchos que
estão nas extremidades dos braços, junto do agrafo e pressiona-se. Deste modo o agrafo
desprende-se da folha com facilidade e sem rasgar.
Carimbos – são de vários tipos e têm finalidades diferentes, permitindo desde a simplificação
de trabalhos repetitivos, até a autenticidade de documentos. Utiliza-se molhando numa
almofada própria com tinta.
Datador – é um tipo de carimbo utilizado para imprimir datas.

Tem anexa uma almofada embebida em tinta de óleo que permite a
impressão. Com um estilete deslocam-se os discos giratórios (dia,
mês e ano) de modo a obter-se a data pretendida.
Numerador – é um tipo de carimbo de estrutura semelhante ao

datador, embora de maiores dimensões. É utilizado para imprimir
números
Além dos utensílios já referidos, outros poderemos mencionar, como por exemplo, o pesa-
cartas, o suporte para carimbos, a almofada de carimbos, o molha-selos, o molha-dedos, etc.
Pesa-cartas - pequena balança para

determinar o peso de uma carta
Separador de correspondência - cesto

(normalmente) triplo utilizado para separar a
correspondência/processos que deu entrada, da que está
pronta para sair e da que está pendente.
PARTE 3
Conclusão
Parte 3 - Conclusão
Conclusão
Este manual permite aos alunos terem um amplo conhecimento dos conteúdos abordados,
como o Posto de Trabalho, a Ergonomia e os equipamentos de escritório bem como a sua
forma de manutenção e manuseamento.
Bibliografia
 http://www.ergonomianotrabalho.com.br/ergonomia.html
 http://www.materialescritorio.com/nocoes-uso-equipamentos-escritorio/
 Revista Dirigir. A Revista para chefias e quadros. N.º 117. 2012.
 Pimentel, Marília (dir.) (1998). Enciclopédia da secretária. Setúbal: Marina
Editores.
Nota
Os conteúdos deste manual de formação são da exclusiva responsabilidade do/a formador/a Sofia Gonçalves.
As fontes mencionadas foram fornecidas pelo autor.
Os direitos são cedidos pelo autor ao CMCD para efeitos de reprodução e disponibilização aos formandos em
frequência do curso de Organização e Gestão de Posto de Trabalho.

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UFCD 0626 – POSTO DE

1. Organização e Gestão do Posto de Trabalho..................................................................8

1.1. Posto de Trabalho........................................................................................................8

1.2. Noções de Ergonomia...............................................................................................10

1.3. Equipamentos de Escritório......................................................................................37

1.4. Materiais e Utensílios do escritório e sua manutenção...........................................38

Em termos de competências específicas a adquirir, pretende-se que no final do curso os formandos

No âmbito do curso de formação, será prosseguido o seguinte plano de estudos:

1.1. Posto de Trabalho

O posto de trabalho é a unidade elementar de um processo produtivo, da sequência de trabalho ou da

É constituído pelo Homem e pelos instrumentos e meios auxiliares indispensáveis à realização da

A organização do espaço do posto de trabalho é de grande importância para se obter produtividade, ou

A necessidade de rentabilizar o trabalho levou ao estudo das condições em que este é

A Ergonomia é assim a ciência da adaptação das máquinas, equipamentos e ambiente dos

1.2.1. Estudo do trabalho

1.2.2. Organização científica do trabalho

Quais os principais aspetos a ter em conta?

1.2.3. Inter-relação homem/local de trabalho/ambiente/máquinas e sistema laboral

Cada um desses fatores condiciona e influencia os outros.

 É necessário escolher a pessoa certa para um determinado trabalho.

A localização e instalação do escritório

Atualmente a maioria das empresas estuda cuidadosamente o material da construção e o

Estes princípios designaram-se por princípios ergonómicos e resultaram do desenvolvimento

Ergonomia – é a ciência cujo objetivo é estudar as características laborais de forma a adequar

Ergonomia - é a ciência que estuda o Homem no local e em situação de trabalho, com a

Legislação: Decreto-Lei nº 243/86 de 20 de Agosto

A aplicação de alguns princípios da Ergonomia permite uma organização do posto de trabalho

Entre eles são de destacar os fatores ambientais:

Vamos então analisar esses fatores:

A cor favorece o ambiente

Efeitos psicológicos da cor:

Com o objetivo de se obter, em qualquer época do ano, condições climáticas favoráveis,

A produtividade intelectual é seriamente afetada pela inexistência de condições climáticas

Assim, aconselha-se a filtrar do escritório todos os barulhos existentes no seu interior,

Quanto aos ruídos interiores, podemos minimizá-los

A GESTÃO DOS ESPAÇOS E DOS EQUIPAMENTOS

Todos os equipamentos que compõem um posto de trabalho devem estar adequados às

de que o local de trabalho dispõe, de forma a tornar possível a realização da atividade

“A máquina passou a exigir do Homem maior qualificação profissional”.

 A mesa e a cadeira do profissional de secretariado

Dimensões aconselháveis de uma mesa de trabalho

Mínima: Largura 60 cm x Comprimento 75 cm x Altura 60

Apoio para os pés

A postura tem de ser cuidada, pois pode provocar:

Estes problemas podem ser evitados com:

No trabalho de pé o trabalhador deve (se possível):

A independência nos espaços de trabalho é um princípio a considerar na instalação dos

Gerir os espaços, tendo em vista a rentabilidade, é

 Mobiliário: secretária, cadeiras, estante/armário, mesa de apoio, ficheiros (de armário,

 Máquinas: computador, impressora, fotocopiadora, máquina de calcular, fax, scanner,

 Utensílios de uso corrente: furador, agrafador, saca-agrafos, datadores, numeradores,

 Material de escrita e reprografia: pastas/dossiers, sobrescritos, agendas, papel,

1.4. Materiais e Utensílios do escritório e sua

Quanto aos formatos, temos fotocopiadoras de secretária, de carro móvel e portáteis.

Telefax – é uma máquina que permite a transmissão, via

Scanner – é uma máquina que permite digitalizar textos,

Projetor de vídeo – é um projetor de imagem num ecrã e

Destruidora de papel – Permite destruir papel para mais tarde ser

Calculadora – é uma máquina que permite fazer operações aritméticas.

Furador – Destina-se a permitir, através das perfurações que faz,

Agrafador – Utiliza-se para prender documentos através de

Saca-agrafos – É um pequeno aparelho que se destina a retirar os

Datador – é um tipo de carimbo utilizado para imprimir datas.

Numerador – é um tipo de carimbo de estrutura semelhante ao