RESUMÃO “NODAM”

• Documento - É toda informação registrada em suporte material, suscetível de consulta,

estudo, prova e pesquisa.
• Existe dois tipos de documentos: Físico e Digital

• Físico – Conjunto de informações em meio físico e a ele inseparavelmente ligado.

• Digital – É um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos
binários.
• Grupos de Documentos

Publicações

Especiais

Administrativos

Operacionais

• Doc. Administrativos – Visam divulgar normas, transmitir ordens e decisões, esclarecer

situações, declarar direitos, especificar matérias e estabelecer procedimentos
técnicos.

Subdividem-se nos seguintes tipos –

1. Normativos
2. Declaratórios
3. Correspondência

• Documentos Normativos
1. Inst. Normativa (IN) – Exclusivamente do CM para estabelecer instruções e
procedimentos de caráter geral necessário a execução de normas, leis, decretos e
regulamentos.
2. Inst. Permanente (IP) – DA por meio do qual o EMA, os ODS, o GM e OM com atribuições
de DE estabelecem normas e procedimentos sobre assuntos de competência para toda MB.
3. Norma permanente (NP) – Alte em cargo de comando, Direção ou Chefia, Ofi. Sup.
Comte de Força estabelecem normas e procedimentos as OM’s que lhes são subordinadas.
4. Ordem Interna (OI) – Titulares de OM estabelecem normas e procedimentos no âmbito
interno de suas OM.
5. Portaria (PORT) – É o DA expedido em virtude de institucionalização de políticas,
diretrizes, planos, programas, projetos.
• Documentos de Correspondência
1. Carta – Utilizado por Oficias e Civis assemelhados para tratar de assuntos de serviço.
2. Circular – Utilizado por ALTEs em cargo de Comando, Direção ou Chefia e os Of. Sup. COMTE de
Força promovem alterações de DA normativos, Exceto Portaria, ou divulgam assunto de caráter
temporário, que deva ser de conhecimento de um número elevado de OM’s.
3. Comunicação Padronizada – É o Doc. por meio do qual os Elementos organizacionais de OM
diferentes tratam de assuntos de Rotina.
4. Comunicação Interna – É o Doc. por meio do qual, em uma mesma OM, os Elementos
Organizacionais e pessoas comunicam-se, formalmente, entre si podendo ser assinado no IMPTO por
substituto legal.
5. Ofício – É o Doc. por meio do qual o CM e os TOM correspondem-se entre si, podendo ser assinado
por delegação de competência por oficial ou servido assemelhado.
 6. Ofício Externo - É o Doc. por meio do qual o CM e os TOM correspondem-se com autoridades
Extra-MB a respeito de assunto técnico ou administrativo.
7. Despacho – é o Doc. exclusivamente do âmbito interno, em continuação do Ofíco.
8. Memorando – É o Doc. que o CM e o TOM transmite aos seus subordinados Ordens, decisões e
recomendações de caráter sucinto e que impliquem cumprimento imediato.
9. Correspondência Eletrônica - É o Doc. por qual a SECOM das OM Enviam/Distribuem Doc.
Digitias.
10. Requerimento – É o Doc. mediante o qual uma pessoa se dirige a uma autoridade para pleitear
direitos previstos na legislação.
11. Despacho Decisório – É o Doc. Expedido pelo CM com finalidade de proferir decisão sobre o
requerimento submetido à sua apreciação ou para ordenar a execução de serviços.
• Documentos Declaratórios

1. Certidão – É o Doc. Pelo qual os TOM declaram a existência de fatos com base em
documentos existentes na MB
2. Atestado – É o Doc. Pelo qual os TOM ou autoridade delegada comprovam, a pedido, um fato
ou situação de que tenham conhecimento.
3. Parecer – É o Doc. Pelo qual os especialistas emitem opinião fundamentada sobre
determinado assunto.
4. Ordem de Serviço – É o Doc. Pelo qual o CM e o TOM registram direitos e obrigações do
pessoal, relativo a diárias, gratificações, citações meritórias, alterações de funções e etc...
5. Termo -
6. Ordem do Dia – É o Doc. Mediante qual o CM e o TOM exaltam datas Históricas ou fatos
significativos.

OBS: o Documento espedido pelo Ministro da defesa, com finalidade de disciplinar a aplicação
de leis, decretos e regulamentos ou estabelecer diretrizes e dispor sobre matéria de sua
competência específica é a PORTARIA NORMATIVA.

OBS: Quando se tratar de Instrução Normativa expedida pelos Comandantes da MB, EB e FAB
receberá o título de Instrução Normativa Conjunta.

OBS: Os DA deverão tramitar, preferencialmente, por meio eletrônico.

• Classificação dos DA
1. Âmbito,
2. Precedência e
3. Acesso.

ÂMBITO
• Interno - tramita entre OM da MB. Externo – Tramita entre OM da MB e entidades extra-MB.

PRECEDÊNCIA
• Rotina – É atribuída à maioria dos DA
• Especial – Possui prioridade sobre a tramitação do DA de rotina. Só será atribuído ao
DA de âmbito interno.
• Urgente – Exige ação ou conhecimento imediato do recebedor

ACESSO
 • Ostensivo – É irrestrito, não havendo limitação de conhecimento e de divulgação no
âmbito interno.
• Sigilosos – É restrito, devido à natureza de seu conteúdo, limita sua divulgação ás
pessoas que possuindo Credencial de Segurança, têm necessidade de conhece-lo.
O DA quanto ao grau de sigilo é dividido como:
a) Ultrassecreto – Requer Excepcionais medidas de segurança.
b) Secreto – Requer Rigorosas medidas de segurança.
c) Reservado – DA que não deva, imediatamente ser de conhecimento do público em
geral.

DA “CONTROLADO” – DA em relação ao qual deverá ser exercido um controle de

custódia, em conformidade com as normas em vigor.

OBS: A reprodução de um DA Sigiloso terá o mesmo grau de sigilo do original.

OBS: Extratos de DA Sigiloso serão atribuídos grau de sigilo iguais ou inferiores àquele
atribuído do original.

RECLASSIFICAÇÃO DE SIGILO

• Ultrassecretos – Dependem de permissão da autoridade classificadora.

• Secretos – Dependem de permissão da autoridade classificadora ou de autoridade
hierarquicamente superior.
• Reservado – Serão elaborados sob responsabilidade das autoridades destinatárias.

OBS: O DA ostensivo com a classificação “PESSOAL” será tratado como DA de grau de sigilo
RESERVADO.

ALTERAÇÃO DO GRAU DE SIGILO

• Ultrassecretos – Pela autoridade que classificou inicialmente.

• Secretos e Reservados – Pela autoridade que classificou inicialmente ou por autoridade
hierarquicamente superior.

OBS: A autoridade que alterar o grau de sigilo de um DA deverá divulgar por meio
de Mensagem ou Ofício.

• O DA é composto pelas seguintes partes básicas: Cabeçalho, Texto, Assinatura

e Cópias ou Distribuição.

OBS: Os DA trocados entre OM ou enviados para órgão Extra-MB deverão sempre que
possível, ser gerados no formato PDF, exceto quando houver necessidade de altera-los.
Nesse caso, deverão ser utilizados os formatos de arquivo ODF.

ODF - É um padrão aberto e público e constitui-se como uma alternativa aos formatos
de documentação que são propriedades, sujeitos a licença de uso restrito ou onerosas.

OBS: As Margens será Esquerda 3cm; Direita 1,5cm.

 A Composição do grupo Indicador, é composto por 3 Elementos:
I. Elemento – Elemento Organizacional da OM – de escrituração obrigatória,
são definidos internamente pela OM.
II. Elemento – Classificação sugerida para o arquivamento – de escrituração
obrigatória, são definidos internamente pela OM.

III. Elemento – Protocolo do DA anterior, quando houver - é obrigatória

somente quando a elaboração de um DA é resposta de outro.

OBS: O DA que contiver anexos sigilosos será classificado com o grau de sigilo igual ou
superior ao maior grau indicado nesses anexos.
TÍTULO E NÚMERO DE ORDEM DO “DA”

• TÍTULO – Identifica a espécie de DA, antecedendo o número de Ordem.

• Número de Ordem – Poderá ser anual ou deparmental.
- Anual é atribuído sequencialmente, recomeçando pela unidade de cada ano,
para cada espécie de DA, com exceção de Of e OfExt que terão a mesma
numeração sequencial.
- Deparmental Esta forma somente pode ser empregada em OM cujo titular
seja Almirante ou que expeça elevado número de DA.
OBS: O Número de Ordem de um DA normativo cancelado ou renumerado só será
reaproveitado após DOIS ANOS.
OBS: Atestado, Carta, Requerimento e Certidão, normalmente não são numerados.
Mas as OM que utilizam com frequência alguns destes DA poderão numerá-los.

OBS: A tramitação “Via” só se aplica a DA de âmbito interno.

OBS: A ordem de tramitação “Via” independe da antiguidade das autoridades
endereçadas, prevalecendo a necessidade de quem deve conhecer primeiro.
DIVISÃO DE ITENS DE UM DA DE CORRESPONDÊNCIA

• Item 1 – Destina-se à exposição concisa e precisa de um fato;

• Item 2 – Destina-se ao estudo de um fato;
• Item 3 – Destina-se à apresentação da conclusão; e
• Item 4 – Destina-se às informações complementares.

SUBDIVISÃO DE ITENS
a) Item – Indicado por algarismo arábico;
b) Subitem – Indicado por dois algarismos arábico;
 c) Alínea – Identificada por letra minúscula, em ordem alfabética, seguida de
parênteses; e
d) Subalínea – Identificada por algarismos romanos, seguido de parênteses.
ARTIGO – É a unidade básica para apresentação, divisão ou agrupamento de um
assunto.

PARÁGRAFOS – Constituem na técnica legislativa, a imediata divisão de um artigo.

INCISOS – São utilizados como elementos discriminativos de artigo, se o assunto nele
tratado não puder ser condensado no artigo ou não se mostrar adequado a constituir
parágrafo.

VERBO

• Autoridade superior ou Equivalente – poderá usar os seguintes verbos

participar, levar ao conhecimento, restituir, solicitar, consultar, submeter,
transmitir e apresentar.

• Autoridade não – subordinada – poderá usar os seguintes verbos comunicar,

consultar, encaminhar, esclarecer, informar, participar, remeter, restituir,
solicitar, transmitir e apresentar.

• Autoridade subordinada – poderá usar os seguintes verbos comunicar,

determinar, enviar, esclarecer, informar, recomendar, remeter, restituir e
apresentar.

FORMAS DE TRATAMENTO

Excelentíssimo Senhor Presidente da República,

Excelentíssimo Senhor Vice-Presidente da República,
Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,
Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal,
Senhor Senador,
Senhor Ministro,
Senhor Governador,
Senhor Prefeito.

• A forma Vossa Magnificência é empregada a Reitores de universidade.

 • Vossa Santidade – em comunicações dirigidas ao Papa, o vocativo
correspondente é Santo Padre.

• Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima – Em comunicações aos

Cardeais, corresponde-lhe o vocativo: Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou
Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal.

• Vossa Excelência Reverendíssima – é usado em comunicações dirigidas a

Arcebispos e Bispos

• Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima – São usados para

Monsenhores, Cônegos e Superiores Religiosos.

• Vossa Reverência – é empregado para sacerdotes, clérigos e demais religiosos.

NUP (numero único de protocolo) – É utilizada para controle de seus documentos,

avulsos ou processos no Sistema de Protocolo Integrado.

FECHO DE CORTESIA
Respeitosamente – Para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República
Atenciosamente – Para autoridades de uma mesma hierarquia ou inferior.

ASSINATURA – Todo documento só existe após ter sido assinado pelo TOM ou por
autoridade por ele delegada. Os tipos de assinaturas são:
Interinamente – Quando a autoridade estiver no exercício de cargo ou função em
caráter interino, os Doc. Por ela assinados terão a denominação “Interino”
Por Delegação de Competência – Compete ao TOM decidir sobre a necessidade de
delegar competência, os Doc. Serão assinados com a denominação “Por Ordem”.
Assinatura no Impedimento – Na ausência, prevista ou imprevista da autoridade
incumbida pela assinatura, os Doc. Serão assinados com a denominação “No
Impedimento de” ou se abrevia-la “No Impto. De”
OBS: Nos Doc. de âmbito externo a denominação que usaremos para os 3 tipos de
assinatura será “incumbiu-me”
DOCUMENTOS DIGITAIS – Informação registrada, codificada em dígitos binários,
acessível e interpretável por meio de sistema computacional podendo ser:
Documento nato-digital – documento criado originariamente em meio eletrônico.

Documento digitalizado – documento obtido a partir da conversão de um documento

não digital. Gerando uma fiel representação em código digital.
SiGDEM – Sistema de gerenciamento homologado pela marinha que permite o
gerenciamento de parte da gestão documental dos DA.

OBS: Documentos que devem ser inseridos na LEGISMAR são Instrução Permanente,
Norma Permanente, Portaria, Instrução Normativa, Memorando e Parecer.
OBS: A DGMM e a DCTIM estabelecem quais os sistemas de correio eletrônico e quais
os procedimentos em vigor na MB.
ASSINARUTA DIGITAL – É um tipo especifico de assinatura eletrônica que usa
criptografia de chaves públicas (conhecido como criptografia assimétrica).
AUTENTICAÇÃO DIGITAL – Consiste na utilização de assinatura digital por pessoa com
delegação de competência para autenticar o DA, visando a desobrigar a autoridade
expedidora de utilizar a sua própria assinatura digital.

PROCEDIMENTOS ARQUIVISTICO

• Ordenação - consiste na união de todos os documentos de cada processo de

trabalho, classificados no mesmo assunto, estabelecendo unidade-ordem.

• Arquivamento - consiste na colocação dos documentos nas unidades de

acondicionamento mais apropriadas para cada tipo de suporte documental.

• Seleção - utilizado para separar os documentos de acordo com a sua

classificação.

• Classificação - análise e identificação do conteúdo dos documentos que

possibilita agrupar aqueles que versem sob um mesmo tema, agilizando a sua
recuperação.

• Transferência - É a passagem dos documentos recebidos (extra-MB) e

produzidos pela OM, para o arquivo intermediário, conforme os prazos de
guarda definidos na TTDD.

• Recolhimento - É a entrada dos documentos no arquivo permanente visando

à conservação e a preservação do Patrimônio Documental da MB, necessário
para subdividir a pesquisa da História Marítima Brasileira.
CICLO DE PROCESSAMENTO

• É o fluxo de um Documento Administrativo no âmbito interno e externo das OM

• O Ciclo de Processamento dos Documentos Divide-se nas seguintes fases:
a) Estudo - é a fase em que o DA será conhecido e analisado.
b) Expedição - é a fase na qual um DA, após assinado, será remetido aos
endereçados.
c) Recepção - é a fase que compreende na conferência do DA recebido e
seu registro no sistema de controle da OM recebedora.
d) Produção - é a fase na qual um Elemento Organizacional da OM, após
um estudo de uma situação ou de um documento recebido, prepara um
novo DA.
e) Seleção - é fase que compreende na identificação dos Elementos
Organizacionais da OM recebedora que têm interesse no DA recebido.
f) Distribuição Interna (Tramitação) - é a fase que compreende no
encaminhamento, na circulação e no controle do DA no âmbito interno
da OM recebedora.
g) Arquivamento na OM - É a fase do Ciclo de Processamento na qual os
DA recebidos e expedidos serão arquivados na OM.

TABELA DE TEMPORIALIDADE e DESTINAÇÃO de DOCUMENTOS de ARQUIVO (TTDD)

• É o registro esquemático do ciclo de vida dos documentos produzidos e recebidos por
uma Organização Militar, elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

• Resulta da avaliação documental, que tem por objetivo definir prazos de guarda
e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a
quantos dela necessitem.

• A TTDD é elaborada a partir das seguintes atividades:

a) Atividade-Fim – Expressão que designa as atividades desenvolvidas em
decorrência da finalidade da MB e que resulta na acumulação de documentos
de caráter substantivo para o seu funcionamento.

b) Atividade-Meio – Expressão que designa as atividades que dão suporte à

consecução das Atividades-Fim da MB e que resulta na acumulação de
documentos de caráter instrumental e acessório.

EXPEDIENTE – É o conjunto formado pelo Ofício e seus Despachos. Engloba, portanto,

vários Doc. Administrativos.
“SERVIÇO CONTROLADO” - Essa expressão é utilizada para designar modalidades de
remessa que, mesmo envolvendo serviços extra-MB, propiciem o imprescindível grau
de segurança aos documentos transportados.

LISTA DE VERIFICAÇÃO ANUAL (LVA)

• Destina-se a divulgar os documentos em vigor expedidos por uma OM. Possui caráter
meramente informativo não lhe cabendo a finalidade de cancelar qualquer documento,
mesmo que nela não tenho sido relacionado.
• Consiste na relação de documentos, de um mesmo tipo, que se encontram em
vigor.
• Complementa as ações previstas no Sistema de Gerenciamento de Legislação da
Marinha (LEGISMAR).

AVALIAÇÃO de DOCUMENTOS OSTENSSIVOS

• É processo de análise de documentos de arquivo, com o propósito de estabelecer tanto

seus prazos de guarda, quanto a sua destinação, de acordo com os valores que lhe são
atribuídos. É executada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
(CPAD).

COMISSÃO PERMANENTE de AVALIAÇÃO de DOCUMENTOS (CPAD)

• Comissão multidisciplinar encarregada da avaliação de documentos de arquivos

ostensivos. Tem por propósito normatizar e orientar as ações das Subcomissões
Permanentes de Avaliação de Documentos (SPAD), sendo composta por Elementos
organizacionais designados em Portaria do EMA.

INSTRUÇÃO PERMANENTE

• Modificação – Poderá ser modificada total ou parcialmente

• Cancelamento – Será divulgado no último item de uma outra Inst. Permanente ou por
circular.

NORMA PERMANENTE

• Modificação - Poderá ser modificada total ou parcialmente

• Cancelamento – Será divulgado no último item de uma outra Norma Permanente ou
por circular.

ORDEM INTERNA
 • Cancelamento – Se dará por meio de divulgação em Plano do Dia.

CERTIDÃO

• Uma certidão pode ser classificada nos seguintes tipos:

a) INTEGRAL – Quando transcreve por inteiro o conteúdo do registro ou
documento fonte.

b) PARCIAL – Quando reproduz apenas parte do conteúdo do registro ou

documento fonte.

c) NARRATIVA – Quando descreve pedaços esparsos do original, sem copiar todo

o texto ou ainda quando informa ou responde a perguntas formuladas. Neste
caso também é chamada de “ Certidão em Relatório” ou “Certidão Informativa”.

d) NEGATIVA – Quando nega a existência ou registro de um determinado ato ou

fato.

PARECER

• Os PARECES deverão ser compostos das seguintes partes:

a) Propósito – Deverá conter de forma objetiva, um resumo do propósito da
proposição.

b) Análise – Deverá abordar toda a parte técnica especializada sobre assunto.

c) Conclusão – Com base na análise efetuada, a conclusão deverá conter

expressamente a sugestão de como a MB deve posicionar-se frente à
proposição.