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AGÊNCIAS BANCÁRIAS
Resumo
O estudo de caso apresenta a importância da gestão eficaz das filas por parte dos gestores
de serviços, pois o tempo nas mesmas influencia a opinião dos clientes sobre a qualidade do
mesmo. Além disso, a melhor gestão das filas influencia diretamente nos custos dos
processos nas agências bancárias. Nesta análise, são descritos os processos de formação
de filas e os procedimentos utilizados pelos responsáveis para redução do tempo de espera
na fila, prevenindo e diminuindo os impactos negativos causados, tanto no tempo, quanto nos
custos operacionais da agência. Através deste estudo mostra-se que com a modelagem de
sistemas, os gestores podem averiguar e comparar os fatores que ocasionam a formação de
filas e buscar soluções visando a otimização dos processos. O estudo de caso foi realizado
comparando duas agências bancárias do mesmo porte na região sudeste do Brasil.
Abstract
The case studyshows theimportance ofeffective management ofqueuesby servicemanagers,
for the time in the sameinfluencesopinions from customersaboutthe quality of it. In
addition,better management ofqueuesdirectly influencesthe costs ofprocesses inbank
branches.In this analysis,thequeuingprocessesand proceduresare describedused
byresponsibleusetoreduce waitingtime in the queue, preventing and reducingthe
negativeimpacts, both in timeand in theagency'soperating costs.Through this studyit is shown
thatwith modelingsystems, managers can determineand compare thefactorsthat causethe
formation ofqueuesand seeksolutions for theoptimization of processes. The case studywas
conductedcomparing twobranchesof the same sizein southeasternBrazil.
1. Introdução
A fundamentação da logística possui grande importância para as organizações, pois ela
proporciona um sistema de gestão que promove a competitividade no mercado e qualidade
ao consumidor final. Essencialmente, a logística possibilita que a empresa realize sua missão
organizacional através de um planejamento estratégico de posicionamento e adequação
mercadológica. Tais procedimentos sugerem a apresentação de um atendimento diferenciado
e de interesse social, sendo eles promovidos, transmitidos e valorizados de modo a torná-lo
um serviço competitivo no mercado (MARGOTTI, 2015).
A eficiente gestão Logística é capaz de trazer consigo resultados que influenciam diretamente
no atendimento, processamento de pedidos, no tempo do processo, na otimização do layout,
no maior aproveitamento dos recursos disponíveis, gerando assim um serviço prestado com
maior qualidade e menores custos para a empresa.
A qualidade no atendimento é uma das principais preocupações de todas as empresas do
mundo atual, neste contexto, percebem-se também mudanças sociais, onde as pessoas estão
cada vez mais exigentes e informadas, e a concorrência cada vez maior, devido à crescente
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oferta na prestação de serviços, sendo assim, surge um novo cenário baseado na competição
de empresas no mesmo ramo.
Verifica-se a suma importância na gestão para o sucesso das organizações, levando em conta
vários aspectos, como a qualidade, satisfação do cliente, gerenciamento eficiente de tempo,
entre outros fatores e consequentemente há redução dos custos.
Quanto ao atendimento, levando em consideração o aspecto qualidade, ganham-se destaque
a cordialidade, a acessibilidade, competência, e o tempo de atendimento. Nenhum cliente se
agrada em ser atendido sem esclarecimento de dúvidas, sem gentileza, e nem de esperar
muito tempo para concretizar o que se precisa realizar. Nesse estudo de caso foi analisado o
tempo de atendimento na fila do caixa, pois o mesmo pode influenciar na opinião do cliente
sobre qualidade.
Sabe-se que agências bancárias por portarem um grande fluxo de pessoas diariamente,
possuem como um de seus maiores gargalos o tempo de espera na fila do caixa, seja qual
for o procedimento que o cliente irá efetuar, por exemplo, pagamento de boletos, depósitos,
saques, troca de cheques, transferências bancárias, entre outros. O tempo que se espera
para ser atendido deve ser o menor possível, pois tempo em fila é considerado como perda
do mesmo. Esperar causa desconforto, tédio, impaciência descontentamento, e a associação
à falta de qualidade no atendimento, sendo assim, a empresa que consegue reduzir estes
empasses, esta à frente de seus concorrentes.
É possível diminuir o tempo de fila através da verificação eficaz de que se realmente é
necessário que o cliente aguarde ou se há outra maneira de atendê-lo através de outro canal
como: o caixa eletrônico, aplicativo do celular, fone fácil (atendimento telefônico) e internet
banking, sem que o mesmo precise esperar na fila do caixa. Essa verificação traz benefícios
tanto para o cliente, pois o mesmo poderá aprender a se autoatender, quanto para o banco,
pois a diferença nos custos das operações diminui bruscamente quando o cliente não utiliza
o caixa dentro da agência.
Através da teoria das filas, visto que, esta representa uma das maiores causas de insatisfação
dos clientes, tem-se como objetivo neste estudo de caso, identificar os processos de formação
de fila e métodos utilizados pelos gestores para otimiza-las a ponto de diminui-las para maior
qualidade no atendimento e redução dos custos dos processos da empresa prestadora de
serviços. Para que essa análise seja realizada, haverá a utilização do método comparativo
entre duas agências bancárias do mesmo porte, que utilizam métodos diferentes de gestão
de filas.
Com a comparação entre duas agências, há possibilidade da visualização dos métodos
utilizados em cada uma delas, e assim a percepção do que é mais eficaz na redução do tempo
de espera na fila, e consequentemente o custo operacional para o banco.
2. Objetivos
Identificar através de comparação entre duas agências bancárias do mesmo porte, qual o
método mais eficiente de gestão utilizado para redução do tempo de fila.
3. Metodologia
No artigo apresentado a metodologia utilizada no quesito classificação é pesquisa descritiva
e utiliza como métodos a pesquisa quantitativa, qualitativa e estudo de caso.
Usou-se pesquisa quantitativa, pois consideraram-se os aspectos quantificáveis, o que
significa a tradução em números, opiniões e informações classificadas e analisadas. O
método utilizado requereu o uso de recursos e técnicas estatísticas, no caso desse artigo foi
utilizada a média.
Referente à pesquisa de característica qualitativa, foi analisado o ambiente natural, onde as
agências foram fontes diretas para coleta de dados e o instrumento-chave; sendo o processo
e seu significado os focos principais de abordagem.
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Trata-se de pesquisa descritiva, pois visa descrever as características entre relação cliente e
empresa prestadora de serviços, envolvendo o uso de técnicas padronizadas de coleta de
dados e observação sistemática.
Utilizou-se de estudo de caso, pois foi envolvido o estudo profundo dos objetos de maneira
que se permitiu o seu amplo conhecimento.
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perceber as diferentes reações e assim dispensar um tratamento individual e único aos
clientes.
Segundo Bogman (2002), a qualidade do atendimento que a empresa oferece ao cliente pode
determinar o sucesso ou o fracasso de um negócio. O contato de um funcionário com os
clientes da empresa como um todo influenciará o relacionamento com a companhia.
Em relação aos custos da empresa prestadora de serviços, é sempre necessário subsidiar
informações úteis e oportunas ao processo de gestão das diversas áreas da empresa,
buscando sempre otimizar ao máximo seu resultado econômico, o que vai envolver processo
de classificação, identificação, mensuração, acumulação, análise das informações
operacionais, econômicas e financeiras, que são de suma relevância para tomada de
decisões para toda a empresa. (FARIA, 2010).
Segundo Faria (2010), custos minimizados são gerados a partir de processos otimizados, mas
sem perder a excelência no serviço prestado aos clientes. Na busca por resultados melhores,
os gestores devem empregar as melhores táticas e estratégias para atingir o objetivo de
redução dos custos, assim consequentemente obter o maior lucro.
No intuito de mensurar os impactos dos custos no resultado econômico da empresa, assim
como gerar conhecimento sistematizado sobre o assunto e desenvolver uma metodologia
para o gerenciamento dos referidos custos, tem-se o objetivo de desenvolver um referencial
de informações de controle que ser torne adequado as necessidades nas tomadas de
decisões, através de seu papel estratégico (FARIA, 2010).
De acordo com FARIA (2010), para um sistema fluir de maneira eficiente e eficaz, é necessário
que os gestores da atividade partam dos seguintes pressupostos:
melhorar o desempenho de uma empresa e visar minimizar o uso de recursos
que são escassos;
lembrar que o resultado econômico é fruto das ações tomadas ao longo dos
processos realizados na empresa, pois isso impacta no resultado econômico;
tem que ser capaz de identificar os custos totais que se utiliza para manter o
nível de serviço ao cliente; e
é imprescindível obter informações úteis e oportunas para melhor gestão de
seus recursos.
“A minimização dos custos é a racionalização de operações, introdução e melhor
aproveitamento das tecnologias utilizadas, menores custos de processamento de pedidos,
compartilhamento de recursos e serviços entre os membros de uma cadeia de suprimentos
ou decisões de terceirização de funções que não sejam da competência central da empresa”
(FARIA, 2010, p. 39).
5. Resultados e Discussão
O Estudo de caso analisou duas agências bancárias do mesmo porte, situadas no interior de
São Paulo.
A agência A é considerada de porte grande, e possui 48 (quarenta e oito) funcionários, com
uma carteira de aproximadamente 37.000 (trinta e sete mil) clientes.
Referindo-se à agência B, também é considerada de porte grande, e possui 45(quarenta e
cinco) funcionários, com uma carteira de aproximadamente 31.000 (trinta e um mil) clientes.
Como já se sabe um dos maiores gargalos de agências bancárias, é o tempo de fila de caixa,
que vem sendo um dos maiores desafios para melhora no atendimento e redução dos custos.
Cada vez mais os bancos criam e incentivam o uso de canais alternativos para arealização
dos procedimentos bancários por parte dos clientes. Para que as agências consigam cumprir
esse desafio, as mesmas têm investido em treinamento para seu pessoal, a fim de eliminar
procedimentos desnecessários como: pagamentos de boleto que podem ser pagos pelo caixa
eletrônico, transferências bancárias, depósitos, entre outros, ou seja, que podem ser
resolvidos nos outros canais oferecidos pelo banco.
Segue abaixo Figura que se refere ao layout padrão que as agências bancárias do banco
analisado possuem, conforme Figura 1 apresenta:
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Figura 1 – Layout padrão das agências bancárias
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Figura 2 – Fluxograma do atendimento em agências bancárias
Verificou-se que a gestão no tempo das filas é de suma importância para qualidade no
atendimento, pois através de visitas e relatórios de números de atendimento cedidos pelos
gestores responsáveis pela administração do tempo nas filas do caixa, pode-se constatar que
algumas medidas podem ser tomadas buscando pela otimização dos processos, visando o
bem-estar do cliente e a redução de custos para a prestadora de serviços.
Durante as análises comparativas no tempo de fila de cada agência, foram detectadas
diferenças na gestão entre as duas agências, que serão identificadas neste estudo de caso.
Seguem abaixo Tabela A e Tabela B com informações a respeito dos atendimentos nas
agências bancárias e o tempo de fila:
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Tabela B – Atendimento e tempo médio de fila da Agência B
Período Atendimentos Tempo médio de fila
MAIO DE 2015 3.332 11,67 MINUTOS
AGOSTO DE 2015 3.003 11,80 MINUTOS
Fonte: autores (2015)
Constatou-se que as duas agências possuem 6 (seis) guichês de atendimento do caixa, com
horário de atendimento ao público das duas agências é das 10h00min às 15h00min, e deve-
se levar em conta que, no período do horário de almoço, das 11h00min às13h00min, cada
funcionário possui 15 (quinze) minutos para realizar a refeição e retornar ao caixa.
O que difere é que a AGÊNCIA A, deslocou um de seus funcionários do caixa para trabalhar
no pré-atendimento realizando a função de triagem e eliminando da fila do caixa os serviços
que podem ser realizados em outro canal de atendimento. Esse funcionário fica manuseando
o monitor de senhas, e ao perguntar o que o cliente fará no caixa, já consegue identificar se
realmente há a necessidade de entrar na fila, ou se há outro canal para atendê-lo. Ou seja,
aAGÊNCIA A trabalha com 4 (quatro) caixas atendendo, e só coloca o quinto se o tempo de
fila ultrapassar 20 (vinte) minutos, e possui então, 3 (três) pré-atendentes. Já a AGÊNCIA B,
trabalha com 5 caixas e coloca o sexto quando a fila ultrapassa 20 (vinte) minutos, então
possui 2 (dois) pré-atendentes.
Apesar das agências bancárias serem do mesmo porte, a AGÊNCIA A atendeu, no período
do estudo de caso, um maior número de clientes que a AGÊNCIA B.
Referente aos métodos utilizados em cada agência para a gestão de fila de caixa segue
abaixo a descrição de cada uma delas:
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Tabela C – Diferenças entre Agência A e Agência B
Agências Nº de pré – Distância entre agência e
atendentes correspondente bancário
AGÊNCIA A 3 200 METROS
AGÊNCIA B 2 5.000 METROS
Fonte: autores (2015)
Os procedimentos realizados pelo banco possuem custos diferentes de acordo com o canal
onde é efetuado, segue abaixo Tabela D de custos:
6. Conclusões
Em suma, observou-se que, apesar da Agência A ter mais atendimentos, 32% a mais do que
Agência B, os tempos de fila são parecidos, o que indica que a Agência A possui atendimento
mais eficiente, pois só permanece na fila quando não há possibilidade de realizar o
procedimento em outro canal oferecido pelo banco. Essa agilidade da primeira agência em
relação à segunda deve-se, principalmente ao fato de possuir um correspondente bancário
ao lado da agência, pois esse fator é determinante na diminuição do tempo de fila e por possuir
um pré-atendente a mais que tem a função específica de impedir de entrar na fila do caixa do
banco clientes que têm a possibilidade de resolver suas necessidades em outros canais.
Referente ao custo das operações analisadas, conclui-se que os canais adicionais oferecidos
pelo banco são essenciais para as agências bancárias, pois geram a redução nos custos
operacionais dos processos realizados pelo banco. Realizando o procedimento pelo caixa
eletrônico há redução de 70,38% dos custos e realizando as operações via internet, aplicativo
no celular ou fone fácil de 85,19% em relação ao caixa.
Levando em consideração a gestão no tempo de fila, observa-se a melhora na qualidade do
atendimento para o cliente e redução dos custos operacionais da agência bancária, partindo
do conceito de que tanto os clientes quanto a instituição prestadora de serviços, são
beneficiados.
Referências
BALBI, S. João Carlos. Elaboração da Metodologia. Disponível em:
<http://pt.slideshare.net/joaobalbi/19-elaborao-da-metodologia>. Acesso em: 03 de Out. 2015.
MARQUES, Fábio. Guia prático da qualidade total em serviços. São Paulo: APMS,
1997,1ed
PRADO, Darci. Teoria das filas e da simulação. Nova Lima – MG: Ed. INDG Tecnologia e
Serviços, 2009.
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