RESUMO “ORÇAMENTO EMPRESARIAL” – Fábio Frezatti

Capítulo 1

PLANEJAMENTO E CONTROLE: AS DUAS FACES DA MESMA MOEDA

1.1Conceitos Gerais

O termo controle tem sido utilizado de maneira enfática, pois, na

verdade, o que se pretende no universo empresarial é garantir que
decisões tomadas realmente ocorram. Se o planejamento é inadequado,
o controle é inócuo. Se o planejamento é adequado, mas a filosofia de
controle é meramente voltada para a constatação, existe uma falha
importante de retroalimentação. Em termos gerais, considera-se que,
quanto mais o profissional sobe na estrutura organizacional, maior o
esforço despendido para planejamento dos negócios. Inversamente,
quanto mais descemos na pirâmide, maior o esforço dedicado ao
controle. Quanto mais alto o nível da pirâmide, maior o tempo dedicado
às decisões.

1.2Decisões Empresariais

Planejar significa decidir antecipadamente, e decidir antecipadamente

constitui-se em controlar o seu próprio futuro. Essa é uma visão
bastante proativa no que se refere ao processo de gestão de certa
organização. Ansoff considera que as empresas têm que tomar três tipos de
decisões distintas:

a) Estratégicas
Voltadas para os problemas externos, mais especificamente
relacionadas com a escolha do composto de produtos e dos mercados
em que tais produtos (e/ ou serviços) serão colocados.
b) Administrativas
“Preocupam-se com a estruturação dos recursos da empresa de modo
a criar possibilidade de execução com os melhores resultados”.
Consiste em estruturar os recursos da empresa para obter
desempenho otimizado.
c) Operacionais
Estão ligadas a obtenção dos indicadores desejados.

O importante é que a organização requer os três tipos para desenvolver

suas atividades. A decisão estratégica exige a eficácia das organizações,
enquanto as duas últimas têm grande preocupação com o aumento da
eficiência.

1.3 Benefícios e
limitações do processo estruturado de planejamento e controle

O que distingue as organizações é a intensidade e a antecipação do

processo decisório.
Em alguma dimensão, sempre o planejamento antecede a execução. Em
alguns casos, essa antecedência é de curtíssimo prazo, quase
imediatamente anterior à execução, enquanto que, em outros, a
antecedência exige um largo espaço de tempo, Significa dizer que
sempre ocorrerá algum esforço de planejamento.

Quais as seriam as vantagens de decidir antecipadamente?

 Coordenação de atividades  Impossível coordenar atividades e

mesmo torná-las viáveis à luz de algum critério, sem algum nível de
planejamento prévio que possa antever os gargalos, riscos e mesmo
possibilidades;

 Decisões antecipadas  Pode permitir a identificação de novas

perspectivas, identificar novas abordagens ou mesmo amadurecer
posições dos gestores em função do enriquecimento do processo em
decorrência de novas informações.

 Comprometimento a priori  No mínimo, decidir antecipadamente

faz com que a percepção coletiva de comprometimento seja afetada,
já que o comportamento de uma área não significa o comportamento
da empresa como um todo, que é o que se almeja no processo de
planejamento.

 Possível maior transparência  Nem sempre tal benefício é

obtido, já que a filosofia de disseminação de informações não
necessariamente caminha ligada à filosofia de planejamento da
organização;

 Definição de responsabilidades  Sem a definição de

responsabilidades, tanto a autoridade como a cobrança de resultados
não podem ser exercidas;

 Destaque para a eficiência  Desempenho inadequado é evitado

na fase de planejamento, já que o controle pressupõe zelar para que
o nível planejado de eficiência seja atingido.

 Possível maior entendimento mútuo  Ao ser mais transparente,

a organização permite aos seus gestores melhor entendimento das
áreas que não são da sua responsabilidade, o que se constitui em
importante beneficio para ela.

 Força a autoanálise  Quando uma área da empresa vislumbra o

processo de planejamento, pode autoavaliar-se frente aos desafios
que pretende superar no futuro.
  Permite avaliação do progresso  Comparar resultado real com o
planejado indica a existência de um padrão aceito para aquele
período e circunstância.

Existem algumas limitações importantes no desenvolvimento do processo

de planejamento, são elas:

 Baseia-se em estimativas – Isso quer dizer que não se espera que

o nível de acerto seja pontual, mas razoável em termos de
tendências.
 Deve estar adaptado às circunstâncias – Isso implica em uma
necessidade de revisões periódicas de instrumentos, de maneira a
manter a utilidade dos mesmos.
 A execução não é automática – Depois de elaborado, o processo
de planejamento só pode ter utilidade desde que efetivamente
adotado pelas pessoas.
 O plano não deve tomar o lugar da administração – Atividades
que não estão previstas no processo de planejamento devem ser
avaliadas pela administração e implementadas, caso considerem que
são adequadas aos seus objetivos.

1.4Visão geral do planejamento e controle

Planejar é quase uma necessidade intrínseca, como o é alimentar-se

para o ser humano. Não se alimentar significa enfraquecimento e o
mesmo ocorre com a organização, caso o planejamento não afete o seu
dia a dia dentro do seu horizonte mais longo prazo.

a) Certa
base de dados existe na organização, possibilitando o resgate do
desempenho passado.
b) As expectativas dos interesses externos pressionam os agentes
internos.
c) As expectativas dos interesses internos, ou seja, dos gestores
interagem com as pressões dos agentes externos.
 d) Missão, objetivos de longo prazo, estratégias, políticas e planos
operacionais são definidos, revisados e ajustados periodicamente.
e) O orçamento é o instrumento que implementa as decisões do plano
estratégico dentro do horizonte temporal anual, estando a ela
subordinado.
f) O controle orçamentário é a forma de se monitorar o plano
estratégico da organização no que se refere à sua parcela de
horizonte imediato. Serve para corrigir desvios e realimentar o seu
processo de planejamento.

1.5Intensidade do processo de planejamento e controle

Não adianta fazer apenas o orçamento, sem um plano estratégico

amadurecido. A ambição em termos de dispor de instrumento de
planejamento integrado e amplo permite que a organização persiga o
sucesso empresarial de maneira organizada, paulatina e consistente.

1.6 “Ênfase” no planejamento ou no controle?

Planejar sem controlar é uma falácia e desperdício de tempo e energia.

Significaria que energia foi despendida pelos gestores decidindo o futuro,
sem que se possa saber se os objetivos estão sendo atingidos. O controle é
fundamental para o entendimento do grau de desempenho tingido e quão
próximo o resultado almejado se situou em relação ao planejado.

Perfis de planejamento-controle:

Quadrante 1

Predominância de foco nas atividades de planejamento

Trata-se daquela organização em que a atividade de planejamento é mais

valorizada e as pessoas estão alertas para sua relevância e impacto.

Conseqüências prováveis
Quando esse perfil se constitui em característica permanente, traz
conseqüências indesejáveis, à medida que pessoas nunca sabem o que
realmente está ocorrendo. As razões para esse tipo de abordagem podem
estar ligadas à origem e à formação dos gestores, inadequação do sistema
de informações da empresa, despreparo da contabilidade para tratar as
necessidade de informações dos gestores etc.

Quadrante 2

Predominância de foco nas atividades de controle

Existe um tipo de organização que considera que seu poder de afetar/

influir/ impactar o mercado é tão pequeno que nem vale a pena planejar. Na
verdade, nesse tipo de organização, a gestão do negócio é casuística e
repetitiva em termos de soluções e ações. Característica de organizações
imediatistas e com pouca disposição para aprofundar a análise de
oportunidades e ameaças. A própria postura de não planejar demonstra a
pouca percepção proativa e de gestão. É possível encontrar nesse tipo de
organização um grupo enorme de relatórios com muitos números, mas
poucas informações para suporte ao processo decisório.

Consequências prováveis

Vários consultores garantem que esse tipo de organização tende a

desaparecer a médio e mesmo longo prazo.

Quadrante 3

Significativo foco, tanto no planejamento como no controle

É a abordagem mais desejada e recomendada.

 Planejamento e controle existem em todas as áreas funcionas de uma

organização, e não apenas na área financeira;
 Pode-se afirmar que, dentro da alta administração, normalmente, são
gastas mais horas com planejamento do que com controle;
 Analogamente ao item anterior, pode-se afirmar que, na área
financeira, gasta-se mais tempo e recursos com controle do que na
área comercial clássica; e
 Controle numa abordagem estratégica pode significar algo distinto
daquele encontrado na abordagem tática.

Consequências prováveis

Quando isso ocorre, pode-se afirmar que temos uma organização madura,
com condições de desenvolver suas atividades de maneira consistente e
relativamente mais segura do que outros tipos referenciados.

Quadrante 4

Reduzido foco tanto no planejamento como no controle

Esse tipo de organização já tem seu rumo traçado, já se encontram em rota
de extinção, dada a vulnerabilidade com a qual se envolvem.

Consequências prováveis

A extinção de atividades a curto ou médio prazos pela dificuldade de

responder com a agilidade e direcionamento às demandas do mercado.

Alguém já disse que a melhor forma de entender as prioridades é perguntar

para uma pessoa como divide o seu tempo e recursos financeiros a eles
alocados.