OS DEZ MANDAMENTOS DO CONTROLE ORÇAMENTÁRIO

Nos dez pontos apresentados a seguir, estão resumidas as bases fundamentais para o êxito de um sistema
de controle orçamentário. Tais princípios proporcionam, de um lado, os requisitos necessários para que o
controle orçamentário seja eficaz; por outro, servem para demonstrar que um sistema de controle baseado
em tais requisitos constitui um instrumento de valor incalculável para a administração da empresa.

1º A DIREÇÃO DA EMPRESA DEVE CONSIDERAR O ORÇAMENTO COMO ESSENCIAL - o

controle orçamentário requer a cooperação de todos os executivos da empresa. Se a alta administração da
empresa não estiver convencida de que o controle orçamentário é essencial, ocorrerá o enfraquecimento na
cooperação, prejudicando toda a eficácia do sistema. O controle orçamentário só deve ser implantado
quando reconhecida a necessidade e suas vantagens.

2° OS EXECUTIVOS RESPONSÁVEIS DEVEM SENTIR ENTUSIASMO PELO CONTROLE

ORÇAMENTÁRIO - os executivos responsáveis pelos aspectos relativos ao funcionamento do plano
orçamentário devem ser muito capacitados, sentir entusiasmo pelo sistema, acreditando e reconhecendo
nele a maneira adequada de dirigir uma empresa. Assim, poderão estar preparados psicologicamente para
superar as dificuldades que irão encontrar, especialmente no início.

3° O CONTROLE ORÇAMENTÁRIO É, EM GRANDE PARTE, UM PROBLEMA

PSICOLÓGICO. IGNORAR ESTE ASPECTO É ABRIR CAMINHO AO FRACASSO - quando a
organização entra numa fase de dirigir a responsabilidade dos indivíduos, se o aspecto psicológico não for
levado em conta, nascerá uma resistência, pelo julgamento de que o novo controle é contra eles. Somente
quando se leva em conta o aspecto psicológico é possível orçamentar eficazmente e criar uma equipe de
orçamento que exercerá todas as funções relacionadas ao sistema, dentro da empresa.

4° UMA ANÁLISE CRÍTICA DA ORGANIZAÇÃO É ESSENCIAL. ESTA ANÁLISE DEVE SER

REALIZADA ANTECIPADAMENTE E, DEPOIS DA IMPLANTAÇÃO DO CONTROLE
ORÇAMENTÁRIO, SE REPETIR A INTERVALOS REGULARES DE TEMPO - toda organização
eficiente requer, como condição essencial, a existência de autoridades indiscutíveis e responsabilidades
bem definidas. A necessidade de tal análise decorre do fato de que o controle orçamentário implica uma
delegação de autoridade e a determinação de uma tarefa, sendo utilizado pela administração como um
instrumento de controle de eficiência. O sistema de controle necessita de uma análise crítica da
organização e que, dessa forma, se reveja continuamente a delegação de autoridade.

5° DEVE HAVER UM FUNCIONÁRIO RESPONSÁVEL PARA CADA ORÇAMENTO

PARCIAL - um funcionário pode ser responsável por mais de um orçamento dentro da empresa, mas para
cada orçamento parcial deve haver um e somente um funcionário que seja diretamente responsável por
ele. A responsabilidade do funcionário constitui um fator importante. É essencial que quem vai assumir
uma responsabilidade a aceite, porque do contrário não poderá prestar conta de seus atos. Lembrando o
fator psicológico: nenhuma pessoa pode ser responsabilizada por uma obrigação ou objetivo se não está
disposta a assumi-Ia.

6° A TAREFA DETERMINADA NO ORÇAMENTO DEVE TER UMA RELAÇÃO CAUSAL

COM AS ATIVIDADES DA EMPRESA - a direção da empresa deve poder responsabilizar o
funcionário que não cumpre o programado no orçamento ou elogiar o que executou sua parte conforme o
programado. Isto só será possível se existir uma relação válida entre a determinação das tarefas e as
atividades da empresa. As gerências devem obter informações precisas sobre as atividades departamentais.
7° O CONTROLE ORÇAMENTÁRIO DEVE SER INTEGRAL, ISTO É, DEVE ABRANGER
TODAS AS ATIVIDADES DA EMPRESA - quando tratamos de controle orçamentário, nos referimos a
um programa de controle que a direção da empresa estabelece para um certo período de tempo, programa
para o qual devem se dirigir todos os esforços e contra o qual se medirão os resultados finais. O orçamento
deve incluir todas as atividades. Por exemplo, um programa de vendas sem uma demonstração dos
resultados orçados ou sem os orçamentos financeiros proporciona um quadro insuficiente para a condução
dos negócios.

8° O CONTROLE ORÇAMENTÁRIO É ESSENCIAL QUANDO SE QUER PROPORCIONAR À

DIREÇAO DA EMPRESA UMA BASE PARA DESCENTRALIZAR A AUTORIDADE E A
RESPONSABILIDADE, DETERMINAR TAREFAS, CONTROLÁ-LAS E ESTABELECER OS
PREÇOS - a determinação de tarefas e o controle são dois aspectos estritamente relacionados. Uma
revisão periódica da determinação de tarefas e dos resultados obtidos, que inclua comparações com outros
períodos e com outras empresas ou departamentos, proporciona uma valiosa experiência que será de
grande utilidade para estabelecer valores padrões (valores que indiquem os resultados a esperar de certas
atividades, isoladas das condições locais ou temporárias).

9° SOZINHO, O ORÇAMENTO É ESTÉIL; MAS JUNTO COM O CONTROLE

ORÇAMENTÁRIO ALCANÇA SEMPRE O OBJETIVO COLIMADO: ADMINISTRAÇÃO
EFICIENTE - para que um programa de tarefas consiga os efeitos desejados é necessário uma verificação
periódica, para se saber até que ponto o programa está sendo cumprido. As variações entre o orçado e o
efetivamente realizado devem ser analisadas, porque as causas - controláveis ou não controláveis -
interessam à direção. Somente mediante a análise se revelarão tais causas em sua verdadeira significação.

10° PARA COMPLEMENTAR O CONTROLE ORÇAMENTÁRIO É NECESSÁRIO A

OBSERVAÇÃO ESTATÍSTICA - em toda a análise de variações é indispensável às aplicações de
técnicas estatísticas. A estatística também é valiosa no estabelecimento de padrões e para a determinação
de tarefas.