Fichamento 3 - Capítulo 4: Diagnóstico organizacional

Referência Bibliográfica:
ALMEIDA, Maria C. B de. Planejamento de Bibliotecas e serviços de informação.
Brasília: Briquet de Lemos, 2005. Cap. 4, p. 53-92.

● Diagnóstico organizacional: Consiste numa intervenção na rotina da organização,

usando conceitos e métodos das ciências sociais para avaliar o estado da organização
num determinado momento.
● Seus objetivos específicos são: identificar pontos fortes e fracos na estrutura e no
funcionamento da organização; compreender a natureza e as causas dos problemas ou
desafios apresentados; descobrir formas de solucionar esses problemas; e melhorar a
eficiência e a eficácia organizacionais.
● O diagnóstico organizacional é a linha de base para o plano de ação da organização. À
luz dos dados nele levantados são recomendadas mudanças na organização, que
podem referir-se a: objetivos e estratégias (por exemplo, desenvolver um novo
produto); habilidades, conhecimento e atitudes do pessoal (por exemplo, necessidade
de certas habilidades para o trabalho em grupo); processos interpessoais e intergrupais
(por exemplo, padrões de liderança); estruturas organizacionais.
● O desenvolvimento do diagnóstico exige uma série de atividades que podem ser
agrupadas em três principais etapas: preparação, elaboração do projeto do diagnóstico
e implementação do diagnóstico.
● A preparação tem por objetivo estabelecer um cenário organizacional que encoraje a
avaliação e assegure que o pessoal conheça os componentes básicos do processo de
avaliação. Não começa, portanto, com a coleta de dados, mas com a análise ou
definição de objetivos e metas tanto da organização quanto da unidade de informação,
com a identificação de aspectos ou das áreas a serem avaliadas e com o treinamento
do pessoal.
● A elaboração do projeto de diagnóstico é um plano que contém os objetivos do
diagnóstico, o problema ou as questões de pesquisa, as hipóteses de trabalho, a
metodologia a ser utilizada para a coleta de dados, as medidas de desempenho ou os
indicadores de avaliação a serem utilizados e o cronograma do processo.
● A última atividade no processo de elaboração do diagnóstico refere-se às formas de
implementação da pesquisa. Envolve a elaboração do cronograma, a definição das
atividades a serem executadas por cada um, a definição da coordenação da equipe, a
aplicação do pré-teste e a definição dos recursos que serão necessários ao
desenvolvimento do diagnóstico.
● A implementação do diagnóstico envolve basicamente duas grandes subetapas: a
coleta de dados e a análise e interpretação desses dados. A coleta de dados é uma
etapa eminentemente prática, que consiste na aplicação da metodologia prevista no
projeto do diagnóstico. Depende de três ações integradas: ler, ver e ouvir (Gil, 1999).
● Diagnóstico exploratório é um tipo de mapeamento que perpassa todos os
componentes de uma unidade de informação — estrutura, atividades, recursos,
processos, produtos e usuários —, permitindo uma primeira aproximação do serviço.
● Diagnóstico específico também analisa o conjunto, mas aprofunda no foco
selecionado, que pode ser um serviço (por exemplo, o serviço de referência), uma
estratégia (por exemplo, a comunicação), um produto (por exemplo, o site), dentre
outros possíveis focos.
● No caso do auto diagnóstico — diagnóstico conduzido pelos membros da organização
sem a ajuda de um consultor externo — o pessoal tem que estar aberto à autoanálise e
à crítica e ser capaz de coletar, analisar e interpretar os dados obtidos.
● A inclusão dos usuários da unidade de informação no processo é desejável e deve ser
buscada, sempre que possível, pois é fundamental que a avaliação acolha a opinião do
principal. Além disso, o usuário pode contribuir com dados externos e novos
parâmetros que, em outras situações, dificilmente seriam obtidos dentro da
organização.
● Deve-se lembrar que a participação dos usuários no processo de diagnóstico sem
dúvida também trará dividendos políticos, à medida que contribui para a mudança de
imagem da unidade de informação.
● É importante a competência técnica do avaliador; o diagnóstico é um tipo de pesquisa
aplicada, que envolve técnicas, conhecimento, percepção aguçada, experiência e
criatividade.
● As hipóteses, que tendem a ser mais específicas que as questões de pesquisa,
especificam relações entre variáveis ou níveis de atividades e oferecem uma visão do
que o avaliador suspeita encontrar.
● As questões de pesquisa são questões; as hipóteses são afirmações, mas ambas
ajudam a estruturar o diagnóstico (É uma afirmação que não compreendi durante a
leitura).
● Em muitos casos, a avaliação de um serviço ou produto de uma biblioteca ou qualquer
outro serviço de informação é exploratória, isto é, constitui uma primeira tentativa de
identificação de variáveis e fatores relacionados, não havendo conhecimento
suficiente do problema que possibilite a formulação de hipóteses.
● No projeto do diagnóstico, definem-se, também, as fontes de dados e os instrumentos
de coleta de dados a serem utilizados. A coleta de dados é atividade básica do
diagnóstico e, por essa razão, é preciso definir cuidadosamente que dados devem ser
coletados, por que e como coletá-los.
● Para a coleta de dados podem ser utilizados vários instrumentos que vão desde
questionário ou entrevista, até observação, simples ou participante, e grupo focal.
● A observação é elemento fundamental no diagnóstico, sobretudo na fase de coleta de
dados.
● Outras informações fundamentais para o diagnóstico podem ser extraídas de fontes
diversas como relatórios, regimentos, regulamentos, planos de trabalhos, etc. Esses
documentos podem fornecer dados relativos ao acervo, desde a aquisição até a
circulação, aos recursos humanos, financeiros e materiais e aos serviços.
● Nenhum método de coleta de dados é adequado a todos os problemas, pois cada
instrumento de coleta apresenta um tipo de limitação. Por essa razão, a combinação de
diferentes formas de coleta de dados pode trazer melhores resultados, pois garantirá a
 credibilidade pela ‘triangulação’, isto é, pela possibilidade de confirmação de dados
com o uso de outras técnicas ou em outras fontes.
● A pesquisa de campo, quando lida com um universo numeroso, deve ser feita por
amostragem, ou seja, com uma pequena parte dos elementos que compõem esse
universo ou população.
● Por estudo de uso, entende a coleta sistemática de dados sobre o sistema — suas
atividades, operações, pessoal, uso e usuários, em um dado momento ou em um
período de tempo. O estudo de usuário, de outra parte, preocupa-se em entender as
necessidades informacionais, preferências, opiniões e avaliações de usuários e não-
usuários a respeito de serviços oferecidos ou a serem oferecidos.