Projeto - Sistematização da

solicitação e entrega do prontuário

MARCELO AUGUSTO – ANALISTA ADMINISTRATIVO
HECAD - SEFAP
MARCO CRISTIANO DA CUNHA
 PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DE LÍDERES - PDL
Você está aqui!

Módulo VII
Módulo I Módulo III Módulo V Módulo VI
Excelência Módulo X
Lançamento Gestão de Engenharia Apresentaçã Técnicas de
Operacional x Encerrament
PDL 2023 Processos de de Processos o processo/ Negociação e
Liderança o PDL 203
Negócio e Lean Módulo IV projeto Influência Módulo IX
Módulo II C.H 8h C.H 4h
Teams Abertura PDL C.H 8h C.H 8h Técnicas de C.H 8h Módulo VII Apresentaçã
Engenharia GAME Outubro/202 Dezembro/23
09/03/23 2023 Abril/23 Junho/23 Apresentaçã Julho/23 Agosto/23 Segurança o dos
de Processos 3
o de Alto Psicológica Resultados
e Lean C.H 4h
C.H 4h Impacto C.H 8h de Melhoria
C.H 8h Agosto/23
20/03/23 C.H 8h Setembro/23 C.H 8h
Maio/23
Julho/23 Novem./23
 PROCESSOS IDENTIFICADOS NO SETOR

RELAÇÃO DOS PROCESSOS IDENTIFICADOS NO SETOR

1 Solicitação do prontuário;

2 Tratativa das pendências de assinatura;

3 Compilar documentos do prontuário solicitado pelo responsável;

4 Entrega do prontuário ao solicitante.

MAPA DE PROCESSOS
 IDENTIFICAÇÃO DO PROCESSO SELECIONADO

NOME DO PROCESSO Solicitação, produção e emissão do prontuário

TIPO DO PROCESSO GERENCIAL FINALÍSITICO SUSTENTAÇÃO

CATEGORIA DO PROCESSO ASSISTENCIAL ADMINISTRATIVO

NÍVEL MACROPROCESSO PROCESSO SUBPROCESSO

OBJETIVO DO PROCESSO
Garantir o cumprimento do Código de Ética Médica – Res. (1931/2009), que
ampara o paciente e garante seu acesso ao prontuário médico,
considerando evoluções, exames e qualquer outro registro efetuado dentro
deste dispositivo.
 INDICADORES MACRO

INDICADOR ATUAL DESEJADO

Taxa de Eficácia no cumprimento da entrega da cópia do 100% 100%

prontuário
 DIAGRAMA DE PROCESSO
Processo:
Documentações Objetivo do Processo Indicadores
Politicas, Diretrizes, Legislações, RDCs Finalidade do processo Indicadores atuais
• POP 117 – Solicitação, Produção e Entrega do • Garantir o cumprimento do Código de Ética
Prontuário; Médica – Res. (1931/2009), que ampara o
• MDO 019 – Solicitação de Documentos do Prontuário paciente e garante seu acesso ao prontuário • Taxa de eficácia no cumprimento da entrega da
• REG 045 – Protocolo de Entrega de Documentos do médico, considerando evoluções, exames e cópia do prontuário
Prontuário qualquer outro registro efetuado dentro deste
dispositivo.
Origem das Entrada Entradas Processos Saídas Destinos das Saídas
Processo antecessor Insumos necessários Principais ações executadas Produtos gerados Processo sucessor
• Validar solicitação do prontuário junto a
Diretoria Técnica;
• Responsável do • Verificar, solicitar e acompanhar o fechamento • Responsável do
• Prontuário unificado.
paciente; • Solicitação do de pendências dentro do prontuário solicitado; paciente;
• Entrega do
• Órgãos fiscalizadores; prontuário. • Download dos documentos eletrônicos • Órgãos fiscalizadores;
prontuário;
• Recepção; devidamente assinados; • Recepção;
• Compilar exames de imagem e laboratório;
• Unificar documentos gerados para emissão;
Setores Evolvidos Recursos Necessários
Setores que participam de alguma forma do processo

Recepção, Gerências (Médica, Multi, Operacional e Enfermagem) Diretoria Técnica. Sistema MV PEP
 LISTA DE ATIVIDADES
Processo:
Id. Atividade Responsável pela Recurso utilizado Observações
Sequencial Ações realizadas no processo execução Sistemas, equipamentos...

1 Acionar Ass. Adm. para coleta de Atendente de Telefone

solicitação do prontuário. Hospitalidade
2 Deslocar até recepção para coleta Assistente Adm. MDO 019
dos dados do solicitante.

3 Verificação do motivo da solicitação Assistente Adm. N/A

do prontuário.

4 Efetuar cópia dos documentos Assistente Adm. N/A

originais do responsável e do
paciente.
5 Orientação sobre prazo de entrega. Assistente Adm. N/A

6 Encaminhar MDO 019 para validação Assistente Adm. N/A

da solicitação do prontuário
 LISTA DE ATIVIDADES
Processo:
Id. Atividade Responsável pela Recurso utilizado Observações
Sequencial Ações realizadas no processo execução Sistemas, equipamentos...

7 Validar solicitação do prontuário. Diretoria Técnica MDO 019

9 Verificar pendências de assinatura Ass. Administrativo MV PEP

9 Tratar pendências de assinatura Gerência Responsável MV PEP

10 Baixar documentos do prontuário Ass. Administrativo MV PEP

11 Unificar documentos do prontuário Ass. Administrativo Aplicativo de PDF

12 Gravar/Imprimir prontuário para Ass. Administrativo CD e/ou Impressão

entrega ao solicitante
FLUXOGRAMA (AS IS) OU MAPA FLUXO DE VALOR (ESTADO ATUAL) 01

02

03

04

05

06

07

08
 ANÁLISE DAS POSSÍVEIS FALHAS
ISHIKAWA – MÉTODO 6M – CAUSA E EFEITO 01
PROBLEMA: Controle do prontuário solicitado e entregue ao responsável
02
MÉTODO MÁQUINA MEDIDA
03
CAUSA: CAUSA: CAUSA:
• Falta de • Não se aplica • Perda de
rastreabilidade e informações 04
controle de status frente ao status
do prontuário do prontuário
solicitado solicitado
PROBLEMA
05
CAUSA: CAUSA: CAUSA:
• Não se aplica • Falta de • Ausência de
arquivamento disseminação do
adequado do processo dentro 06
prontuário da equipe
solicitado envolvida

MEIO
AMBIENTE
MATERIAL
MÃO DE
OBRA
07

08
 SOLUÇÃO DO PROBLEMA
BRAINSTORMING 01

02
Tempo de
espera do
Possibilidade
03
usuário
Acesso para de gestão por
solicitação a painel de
toda Recepção indicadores 04
Rastreabilidade
Integração do dos dados
processo junto 05
ao sistema MV
Redução de
arquivo físico
06

07

08
FLUXOGRAMA (TO BE) OU MAPA FLUXO DE VALOR (ESTADO FUTURO) 01

02

03

04

05

06

07

08
 PLANO DE AÇÃO
5W2H 01

O quê (What)
Objetivo
Por que (Why)
Motivo
Quem (Who)
Responsável
Onde (Where)
Local
Quando (When)
Cronograma
Como (How)
Processo
Quanto (How Much)
Custo 02
Validar processo de
Coordenação
solicitação junto a Analista
Integração do processo de 07/07/2023 Reunião de alinhamento R$ -
Supervisão
Recepção
da Administrativo
Acolhimento 03
Verificar telas e campos
Regularizar as telas
necessários para
necessárias dentro do Analista
MV Apoio para
solicitação e controle
Validação de telas Administrativo +
Gerente T.I.
MV 17/07/2023
preenchimento durante
etapa de solicitação,
R$ - 04
gestão e entrega do
do prontuário
prontuário

Orientar equipe sobre leis

Treinar
recepção
equipe
sobre
de
a
Analista
Administrativo + Sala de
regulamentadoras, 05
Capacitar equipe 09/10/2023 apresentação do POP R$ -
solicitação e entrega do Atendentes de Reunião
setorial e treinamento em
prontuário Hospitalidade
telas do MV

Treinar
Administrativo
Ass.
para Analista
Supervisão de
Apresentar painel de
gestão, telas do MV e
06
Capacitar equipe Faturamento 21/07/2023 R$ -
gestão das solicitações Administrativo controle do prontuário
e Prontuário
e entregas por OS.

Treinar Diretoria
Apresentar novo modelo
de validação, tela a ser
07
Tecnica para validação Analista
Capacitar equipe Sala da DIT 13/08/2023 utilizada para validação R$ -
da solicitação de Administrativo
da solicitação do
prontuário via sistema
prontuário.
08
 “A coisa mais difícil é a decisão
OBRIGADO! de agir, o resto é apenas
tenacidade”
- Amelia Earhart